有哪些
一、文件資料分類：
1. 政策法規(guī)類：包含各類政策文件、法律法規(guī)文本。
2. 內(nèi)部制度類：公司內(nèi)部規(guī)章制度、工作流程手冊等。
3. 項目資料類：項目提案、合同、進度報告等。
4. 財務報表類：財務報告、審計文件、預算文檔等。
5. 員工檔案類：員工入職資料、績效評估、培訓記錄等。
6. 客戶資料類：客戶信息、合同、交流記錄等。
二、文件資料管理流程：
1. 收集：確保所有文件資料及時、完整地收集。
2. 登記：對新收文件進行編號、登記，錄入管理系統(tǒng)。
3. 存儲：分類存儲，保持文件整潔，防止損壞。
4. 分發(fā)：根據(jù)需要，及時將文件分發(fā)給相關(guān)人員。
5. 使用：確保文件的安全使用，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。
6. 更新：定期更新過時文件，保持信息準確。
7. 歸檔：不再使用的文件，按規(guī)定進行歸檔或銷毀。
三、文件資料安全措施：
1. 訪問控制：設定權(quán)限，限制無關(guān)人員訪問。
2. 加密保護：敏感信息應加密存儲，防止泄露。
3. 定期備份：確保文件數(shù)據(jù)的安全，防止意外丟失。
4. 災難恢復計劃：制定應急方案，應對突發(fā)事件。
模板
1. 文件編號格式：部門代碼 年份 序列號，如hr2022-001代表人力資源部2022年的第一份文件。
2. 存儲位置標簽：文件夾名稱應清晰，包括文件類別和時間，如“財務/2022年度/預算報告”。
3. 分發(fā)清單：每次分發(fā)文件后，記錄接收人、日期和文件版本，便于追蹤。
4. 文件更新記錄表：記錄文件的修改日期、修改人和變更內(nèi)容，方便查閱歷史版本。
標準
1. 文件完整性：所有文件必須完整無缺，不得隨意刪減。
2. 標準化命名：文件名需反映文件內(nèi)容，統(tǒng)一格式，避免混亂。
3. 及時性：確保文件的更新與實際工作同步，避免使用過期信息。
4. 準確性：文件內(nèi)容應準確無誤，避免誤導。
5. 保密性：遵守公司保密政策，保護敏感信息。
6. 可追溯性：所有文件操作應有記錄，便于追溯和審計。
7. 一致性：文件格式、字體、排版應保持一致，提升閱讀體驗。
本規(guī)程旨在規(guī)范a管理處的文件資料管理工作，提高工作效率，保障信息安全，為日常工作提供有序、有效的支持。所有員工需嚴格遵守，共同維護良好的文件管理體系。
a管理處文件資料管理工作規(guī)程范文
1 工作目標
1.1確保文件、資料得到妥善保管,及時傳遞各類信息,滿足信息溝通的需要;確保管理處日常事務性工作的正常開展。
1.2適用于__康城管理處文件資料的管理,包括對外收發(fā)文、檔案管理、創(chuàng)優(yōu)資料、合同協(xié)議、質(zhì)量記錄等各類文件資料的編目、歸檔、保管和借閱、復印控制工作。
2 工作職責
2.1管理處經(jīng)理是管理處文件資料管理的全面負責人,負責實施文件資料管理工作規(guī)程。
2.2管理處文件資料管業(yè)助理是文件資料管理工作的具體實施人。
2.3管理處各員工應積極支持、配合開展文件資料管理工作。
3 工作指引
3.1管理處發(fā)文
3.1.1按公司統(tǒng)一格式打印文件,填寫《發(fā)文擬稿紙》,經(jīng)管理處經(jīng)理簽發(fā)后蓋章。
3.1.2填寫《文件發(fā)放登記表》,按文件發(fā)放范圍發(fā)放,并要求收文人在《文件發(fā)放登記表》上簽名?！段募l(fā)放登記表》保存期限10年,按編號次序存放,裝入專用文件夾統(tǒng)一保存。
3.1.3將文件復印件連同《發(fā)文擬稿紙》存檔,《發(fā)文擬稿紙》與所附文件保存同樣期限。
3.2管理處收文
3.2.1外來文件收到后,首先填寫《收文登記表》及《收文處理專用紙》,交經(jīng)理批閱。《收文登記表》保存期限10年,按編號次序存放,裝入專用文件夾統(tǒng)一保存。
3.2.2根據(jù)經(jīng)理閱辦意見,將文件送相關(guān)人員傳閱、處理并簽名。
3.2.3將傳閱、處理后的文件及時收回并連同《收文處理專用紙》存檔,《收文處理專用紙》與所附文件保存同樣期限。
3.3檔案管理
3.3.1檔案分系統(tǒng)進行管理,用檔案局統(tǒng)一印制的檔案盒保存,每個檔案盒應清楚標明所存
檔案的名稱。
3.3.2每個檔案盒內(nèi)應有一份卷內(nèi)目錄,并隨時根據(jù)存檔情況變化予以調(diào)整。
3.3.3查閱檔案應詳細填寫《檔案借閱登記表》,文件資料管業(yè)助理應認真檢查所歸還的檔案,在確認無任何損壞后方可接收,對有損壞現(xiàn)象的,需進行修補。如無法補救的文件,上報管理處經(jīng)理?！稒n案借閱登記表》保存期限10年,按年度進行統(tǒng)一編目、歸檔,每年裝訂成一本,制作封面。封面內(nèi)容包括表格名稱、日期、保管期限。
3.3.4質(zhì)量手冊、程序文件的復印由申請人填寫《文件復印申請表》,寫明復印原因、復印份數(shù)、發(fā)放范圍,經(jīng)管理處經(jīng)理批準后,由文件資料管業(yè)助理負責復印,必須加蓋受控文件章后下發(fā)。同時填寫《質(zhì)量文件發(fā)放范圍清單》和《質(zhì)量記錄表格發(fā)放范圍清單》,并將《文件復印申請表》存檔?！顿|(zhì)量文件發(fā)放范圍清單》和《質(zhì)量記錄表格發(fā)放范圍清單》均為保存期限10年,按年度進行統(tǒng)一編目、歸檔,每年裝訂成一本,制作封面。封面內(nèi)容包括表格名稱、日期、保管期限。
3.3.5作業(yè)指導書由文件資料管業(yè)助理根據(jù)使用范圍復印下發(fā),并加蓋受控文件章,同時填寫《質(zhì)量文件發(fā)放范圍清單》和《質(zhì)量記錄表格發(fā)放范圍清單》。
3.3.6往來受控文件的復印由申請人填寫《文件復印申請表》,寫明復印原因、復印份數(shù)、發(fā)放范圍,經(jīng)管理處經(jīng)理批準后,由文件資料管業(yè)助理負責復印和下發(fā),并將《文件復印申請表》存檔。《文件復印申請表》保存期限10年,按年度進行統(tǒng)一編目、歸檔,每年裝訂成一本,制作封面。封面內(nèi)容包括表格名稱、日期、保管期限。
3.3.7文件在實施中,管理處根據(jù)需要修改或更新的文件,應有有效的《文件更改申請單》,文件資料管業(yè)助理應統(tǒng)一標號,妥善保存。更改后的文件由文件資料管業(yè)助理按原發(fā)放范圍發(fā)放,在《文件發(fā)放登記表》中做好記錄,按《文件更改通知單》的要求實施更改?！段募耐ㄖ獑巍繁４嫫谙?0年,按年度進行統(tǒng)一編目、歸檔,每年裝訂成一本,制作封面。封面內(nèi)容包括表格名稱、日期、保管期限。
3.3.8按照各類文件的保存期限,對超過保存期的文件應統(tǒng)一由文件資料管業(yè)助理及時進行銷毀,并根據(jù)銷毀情況登記《文件銷毀申請單》,銷毀時需有一名監(jiān)銷人員在場。《文件銷毀申請單》保存期限10年,按年度進行統(tǒng)一編目、歸檔,每年裝訂成一本,制作封面。封面內(nèi)容包括表格名稱、日期、保管期限。
3.3.9作廢版本的文件應予以銷毀,同時根據(jù)銷毀情況登記《文件銷毀申請單》,銷毀時需有一名監(jiān)銷人員在場。確需保留的,應填寫《文件留用申請單》并在明顯位置予以作廢標識,防止作廢文件的非預期使用?！段募粲蒙暾垎巍繁４嫫谙?0年,按年度進行統(tǒng)一編目、歸檔,每年裝訂成一本,制作封面。封面內(nèi)容包括表格名稱、日期、保管期限。
3.3.10創(chuàng)優(yōu)文件由管理處經(jīng)理負責建立后交由文件資料管業(yè)助理保存歸檔。
3.3.11管理處日常來往的受控文件每月底檢查清理一次,并將變動、銷毀、丟失的情況小結(jié)一次,填入管理處《受控文件清單》。每年6月和12月各上報人事行政部一次?！妒芸匚募鍐巍窇诿吭碌走M行更新,保持最新的有效版本。
3.3.12所有合同即收即交文件資料管業(yè)助理歸檔。
3.4質(zhì)量記錄
3.4.1文件資料管業(yè)助理根據(jù)各模塊執(zhí)行人上報的質(zhì)量記錄表格名稱匯總一份《質(zhì)量記清單》?！顿|(zhì)量記錄清單》應于每月底進行更新,保持最新的有效版本。
3.4.2各模塊執(zhí)行人負責收集形成的質(zhì)量記錄,進行分類編目、歸檔,并及時報給文件資料管業(yè)助理備案。
3.4.3公司員工因工作需要,需查閱存檔的質(zhì)量記錄時,填寫《質(zhì)量記錄查閱申請單》,經(jīng)管理處經(jīng)理同意,可以查閱存檔的質(zhì)量記錄。
3.4.4合同要求時,在商定期內(nèi)質(zhì)量記錄可以提供給顧客或其代表查閱,須填寫《質(zhì)量記錄查閱申請單》,并經(jīng)管理處經(jīng)理同意?！顿|(zhì)量記錄查閱申請單》保存期限10年,按年度進行統(tǒng)一編目、歸檔,每年裝訂成一本,制作封面。封面內(nèi)空包括表格名稱、日期、保管期限。
3.4.5在質(zhì)量記錄引出的文件中應規(guī)定各質(zhì)量記錄的保存期限和保存要求。
3.4.6按照質(zhì)量記錄的保存期限,對超過保存期的質(zhì)量記錄應統(tǒng)一由文件資料管業(yè)助理及時進行銷毀,并根據(jù)質(zhì)量記錄銷毀情況登記《文件銷毀申請單》,銷毀時需有一名監(jiān)銷人員在場。
4.質(zhì)量記錄
4.1《發(fā)文擬稿紙》
4.2《文件發(fā)放登記表》
4.3《收文處理專用紙》
4.4《收文登記表》
4.5《受控文件清單》
4.6《文件銷毀申請表》
4.7《文件留用申請表》
4.8《文件更改申請表》
4.9《文件復印申請表》
4.10《檔案借閱登記表》
4.11《質(zhì)量記錄清單》
4.12《質(zhì)量記錄查閱申請單》
4.13《質(zhì)量文件發(fā)放范圍清單》
4.14《質(zhì)量記錄表格發(fā)放范圍清單》
5 參閱文件資料
5.1《質(zhì)量手冊》
5.2《程序文件》
5.3《文件和資料管理程序》
5.4《質(zhì)量記錄管理程序》
5.5《不合格控制程序》
5.6《糾正措施管理程序》
