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包括什么內(nèi)容
本規(guī)程旨在規(guī)范物業(yè)區(qū)域內(nèi)資料的管理工作，確保信息的準(zhǔn)確、完整與安全，主要包括以下內(nèi)容：
1. 資料分類與編碼：對各類資料進(jìn)行科學(xué)分類，并設(shè)定統(tǒng)一的編碼規(guī)則。
2. 收集與整理：規(guī)定資料的收集途徑、時間及整理方法。
3. 存儲與保護(hù)：明確資料的存儲方式、期限及保護(hù)措施。
4. 查詢與借閱：制定查詢流程與借閱規(guī)定，保證信息的及時獲取。
5. 更新與銷毀：規(guī)定資料更新的周期與程序，以及過期資料的處理辦法。
6. 安全管理：包括權(quán)限控制、保密措施及應(yīng)急處理方案。
編制指南
1. 制定標(biāo)準(zhǔn)：依據(jù)物業(yè)管理行業(yè)的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合物業(yè)區(qū)域的實際情況，制定適合的資料管理標(biāo)準(zhǔn)。
2. 培訓(xùn)員工：組織員工進(jìn)行資料管理培訓(xùn)，確保他們理解并掌握規(guī)程要求。
3. 實施監(jiān)控：定期檢查資料管理執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時調(diào)整優(yōu)化。
4. 持續(xù)改進(jìn)：根據(jù)反饋和業(yè)務(wù)發(fā)展，適時修訂規(guī)程，保持其適用性與有效性。
復(fù)審規(guī)定
1. 年度復(fù)審：每年至少進(jìn)行一次全面的規(guī)程復(fù)審，確保其與法規(guī)、政策和業(yè)務(wù)需求保持一致。
2. 不定期復(fù)審：在發(fā)生重大變更（如系統(tǒng)升級、人員調(diào)整）或發(fā)現(xiàn)明顯問題時，立即進(jìn)行規(guī)程復(fù)審。
3. 復(fù)審流程：由物業(yè)管理部門主導(dǎo)，涉及部門參與，通過討論、評估和修訂，形成新的規(guī)程版本。
4. 記錄與公示：復(fù)審結(jié)果應(yīng)詳細(xì)記錄，并在內(nèi)部進(jìn)行公示，以便員工了解和遵守。
本規(guī)程的實施將有助于提升物業(yè)區(qū)域資料管理的規(guī)范化水平，促進(jìn)工作效率，保障信息的安全，為物業(yè)服務(wù)提供有力支持。各相關(guān)部門需嚴(yán)格執(zhí)行，確保資料管理工作的有序進(jìn)行。
物業(yè)區(qū)域資料管理作業(yè)規(guī)程-7范文
物業(yè)區(qū)域資料管理作業(yè)規(guī)程(七)
1.0目的
規(guī)范檔案的管理工作,確保檔案的安全、完整及借閱等有序管理。
2.0適用范圍
適用于所轄物業(yè)區(qū)域內(nèi)所有檔案的管理。
3.0職責(zé)
3.1客服中心主管負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。
3.2客服中心負(fù)責(zé)依照本規(guī)程具體實施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。
3.3各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)相關(guān)內(nèi)容信息的審核。
4.0程序要點
4.1資料管理員對發(fā)展商提供的相關(guān)資料(產(chǎn)權(quán)資料、竣工圖資料、技術(shù)資料)按工程號及物業(yè)號歸檔,按《資料及資料室管理規(guī)定》的相關(guān)要求進(jìn)行資料整理、永久保存,編制資料三級目錄和文件清單,并在資料柜上進(jìn)行標(biāo)識,使文檔方便檢閱,保證在三分鐘內(nèi)取閱。
4.2資料管理員根據(jù)《資料及資料室管理規(guī)定》的相關(guān)要求,按物業(yè)號對入住后文件(包客戶姓名、出生日、性別、身份證復(fù)印件、電話等基本資料)、裝修資料、房屋維修資料及日常管理工作等資料進(jìn)行整理,由分管主管審核后及時歸檔;建立每戶業(yè)主檔案,永久保存;按類別建立檔案室目錄、檔案柜內(nèi)目錄、卷內(nèi)目錄,使文檔方便檢閱,保證在三分鐘內(nèi)取閱。
4.3保證存儲于電腦中的公司內(nèi)部及公司與外部單位間的來往審批文件、與業(yè)主相關(guān)的資料、行政管理制度等重要電腦文件有備份并設(shè)置相應(yīng)的開機(jī)密碼和屏幕保護(hù)密碼。
4.4資料管理員按《資料及資料室管理規(guī)定》出借資料;資料查閱人員需經(jīng)管理處負(fù)責(zé)人或客服主管同意后方可查閱,并辦理借閱手續(xù),在資料管理員指定地點查閱。
4.5維修人員、項目部人員如需借閱資料,資料管理員需在《資料出借登記表》上認(rèn)真填寫借閱日期、借閱部門、借閱人、借閱資料名稱及資料數(shù)量,并讓借閱人員簽字認(rèn)可。
4.6外單位查閱資料,需經(jīng)管理處負(fù)責(zé)人審核單位介紹信和個人證件并同意后,資料管理員方可讓其查閱并辦理登記手續(xù)。4.7按《資料及資料室管理規(guī)定》向借閱人及時催還資料或辦理續(xù)借手續(xù)。資料歸還后歸檔,在《資料出借登記表》注明歸還日期及簽收人。
4.8客服主管每周對資料借閱情況進(jìn)行審核。
4.9每月5日之前匯總上月管理處所有質(zhì)量記錄,裝訂成冊,送管理處主任審核后保存。
4.10建立規(guī)范的檔案資料室,配備相應(yīng)的滅火器材;每周對資料室進(jìn)行打掃,及時更換干燥劑,如發(fā)現(xiàn)發(fā)霉的資料文件,用干布及時擦拭。
4.11資料管理員崗位出現(xiàn)變動時,應(yīng)及時辦理交接手續(xù),并由雙方簽字確認(rèn),由直接上司監(jiān)督進(jìn)行。
4.12檔案盒(夾)的制作
4.12.1根據(jù)檔案盒(夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。
4.12.2在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號字體的檔案類別名稱,其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成,如:×××-××-sw-業(yè)主檔案:表示物業(yè)管理有限公司××管理處的業(yè)主檔案。
4.12.3將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置上,并排列在柜中。
4.12.4將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后順序排列在檔案盒(夾)內(nèi)。
4.12.5按檔案盒(夾)內(nèi)的各檔案排列順序?qū)n案有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主檔案目錄》內(nèi),內(nèi)容包括:序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。
4.13業(yè)主檔案的跟蹤:
4.13.1當(dāng)發(fā)生下列情況變化時,客服中心主管應(yīng)將變化情況記錄在業(yè)主檔案中:通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時;業(yè)主發(fā)生更替時。
4.13.2 業(yè)主檔案跟蹤管理:由客服中心主管負(fù)責(zé)每季度進(jìn)行一次家庭情況的普查,對拖欠管理費、水電費和其他服務(wù)費一個月以上的業(yè)主,管理員應(yīng)至少每隔15天跟蹤一次。
4.13.3業(yè)主檔案屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須上報,經(jīng)管理處負(fù)責(zé)人同意后方可查閱。
4.13.4業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。
4.13.5具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進(jìn)行管理。
4.13.6本規(guī)程執(zhí)行情況作為檔案管理員績效考評的依據(jù)之一。
5.0 相關(guān)記錄
《資料借閱登記表》
