管理處回訪管理作業(yè)規(guī)程-9

包括什么內(nèi)容

本規(guī)程旨在規(guī)范管理處的回訪管理工作，確保服務(wù)質(zhì)量和客戶滿意度。主要包括以下幾個方面：

1. 回訪目標(biāo)設(shè)定：明確回訪的目的，如了解客戶需求、解決遺留問題、收集反饋等。

2. 回訪對象確定：確定回訪的對象，包括新老客戶、投訴客戶及特殊需求客戶。

3. 回訪方式選擇：電話、郵件、在線問卷等多種形式，根據(jù)客戶偏好和情況靈活選擇。

4. 回訪內(nèi)容設(shè)計：制定標(biāo)準(zhǔn)化的問題清單，涵蓋服務(wù)體驗、產(chǎn)品滿意度、建議與改進點等。

5. 回訪時間安排：合理規(guī)劃回訪時間，確保不影響客戶正常工作生活。

6. 回訪執(zhí)行與記錄：執(zhí)行回訪，詳細記錄客戶反饋，及時更新客戶檔案。

7. 回訪結(jié)果處理：分析回訪數(shù)據(jù)，提出改進措施，跟蹤處理進度。

編制指南

1. 目標(biāo)明確：在制定回訪計劃時，需清晰界定回訪的目標(biāo)，以便有針對性地進行。

2. 客戶導(dǎo)向：尊重客戶意愿，靈活調(diào)整回訪方式，確保溝通效果。

3. 數(shù)據(jù)完整性：記錄回訪過程中的所有信息，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。

4. 及時響應(yīng)：對于客戶反饋的問題，應(yīng)迅速響應(yīng)，給出解決方案。

5. 持續(xù)改進：定期評估回訪效果，根據(jù)反饋調(diào)整工作流程，提升服務(wù)質(zhì)量。

復(fù)審規(guī)定

1. 定期復(fù)審：每季度進行一次全面的回訪管理規(guī)程復(fù)審，確保其時效性和適用性。

2. 復(fù)審人員：由管理層指定專人負(fù)責(zé)，確保復(fù)審的公正性和專業(yè)性。

3. 復(fù)審內(nèi)容：檢查規(guī)程執(zhí)行情況，評估回訪質(zhì)量，查找潛在問題。

4. 修改建議：針對復(fù)審發(fā)現(xiàn)的問題，提出修改建議，經(jīng)管理層批準(zhǔn)后實施。

5. 記錄存檔：復(fù)審過程和結(jié)果應(yīng)詳細記錄，并存檔備查。

通過以上規(guī)程，我們旨在構(gòu)建一個高效、客戶導(dǎo)向的回訪管理體系，不斷提升我們的服務(wù)品質(zhì)，滿足并超越客戶的期待。在實踐中，每位員工都應(yīng)積極參與，共同推動我們的服務(wù)質(zhì)量持續(xù)改進。

管理處回訪管理作業(yè)規(guī)程-9范文

管理處回訪管理作業(yè)規(guī)程(九)

1.0目的

規(guī)范回訪工作,及時驗證管理服務(wù)工作的質(zhì)量和效果,確保管理服務(wù)工作質(zhì)量。

2.0適用范圍

適用于管理處投訴處理、維修服務(wù)效果及其它便民服務(wù)工作效果的回訪工作。

3.0職責(zé)

3.1客戶服務(wù)中心負(fù)責(zé)制定回訪計劃,組織、安排正常的回訪工作。

3.2管理處其他人員接到業(yè)戶對所提供的服務(wù)工作效果的意見,應(yīng)及時反饋到新生活服務(wù)中心。

3.3管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)重大投訴的回訪工作。

3.4客戶服務(wù)中心員工與相關(guān)責(zé)任部門負(fù)責(zé)依照本規(guī)程實施具體回訪工作。

4.0程序要點

4.1客戶服務(wù)中心負(fù)責(zé)制定回訪計劃,安排回訪。

4.1.1回訪時間安排:

(1)投訴事件的回訪:應(yīng)在投訴處理完畢后的2天內(nèi)進行;

(2)維修工程的回訪:應(yīng)在完成維修工程30天內(nèi)進行;

(3)特約服務(wù)的回訪:應(yīng)安排在合同執(zhí)行期的中期階段和結(jié)束后進行;

(4)急救病人的回訪:應(yīng)安排在急救工作結(jié)束后的3天內(nèi)進行;

(5)管理處派發(fā)的報刊、雜志,應(yīng)在發(fā)行完畢后15天內(nèi)進行回訪;

(6)由公司或管理處組織的文體活動的回訪:應(yīng)當(dāng)在活動組織后15天內(nèi)安排回訪。

(7)其他管理服務(wù)工作的回訪:應(yīng)安排在完成管理服務(wù)工作后的5天內(nèi)進行。

4.1.2回訪率:

(1)投訴事件的回訪率要求達到100%;

(2)維修服務(wù)、特約服務(wù)的回訪率要求分別達到60%和100%;

(3)求助服務(wù)的回訪率要求達到50%;

(4)報刊、雜志及組織的文體活動的回訪率要求達到10%;

(5)其他管理服務(wù)工作的回訪率按當(dāng)時情況由管理處經(jīng)理確定。

4.1.3回訪人員的安排:

4.1.3.1重大投訴的回訪由管理處經(jīng)理組織進行;

4.1.3.2一般投訴的回訪由被投訴部門與客戶服務(wù)中心員工共同進行;

4.1.3.3維修服務(wù)、特約服務(wù)和求助服務(wù)的回訪由客戶服務(wù)中心員工進行。

4.1.4回訪的內(nèi)容:

(1)質(zhì)量評價;

(2)服務(wù)效果的評價;

(3)業(yè)戶的滿意程度評價;

(4)缺點與不足評價;

(5)業(yè)戶建議的征集。

4.1.5回訪方式

--用戶回訪可以采用電話回訪和上門回訪等的方式。

--無論哪種回訪均需在相關(guān)記錄中記錄回訪情況。

4.2 投訴回訪

4.2.1管理人員按照《業(yè)戶投訴處理表》,對有效投訴進行100%回訪,回訪時間按投訴內(nèi)容具體確定。

4.2.2回訪中應(yīng)了解業(yè)戶對投訴處理的滿意情況,如不滿意應(yīng)聯(lián)系有關(guān)人員進行處理并記錄處理結(jié)果,直到業(yè)戶滿意為止。

4.3安裝維修回訪

4.3.1管理人員根據(jù)前一星期的《有償服務(wù)單》,安排人員對安裝維修服務(wù)進行回訪,回訪率應(yīng)達到60%以上。

4.3.2對安裝維修的回訪工作可采取與業(yè)戶當(dāng)面或電話交談,現(xiàn)場查看、檢查等方式進行。

4.3.3回訪結(jié)果應(yīng)記錄在《有償服務(wù)單》中。對客戶不滿意的維修服務(wù)應(yīng)聯(lián)系有關(guān)人員進行處理并記錄處理結(jié)果,直到業(yè)戶滿意為止。

4.4客戶服務(wù)中心依照回訪計劃,通知相關(guān)人員進行回訪,回訪人員應(yīng)到客戶服務(wù)中心領(lǐng)取《回訪記錄表》,并在《回訪記錄簽收表》上簽收。

4.5回訪人員在限定時效內(nèi)進行回訪,回訪工作一般采用與住戶面談、現(xiàn)場察看的方式綜合進行,將回訪內(nèi)容扼要記錄在《回訪記錄表》上,并請住戶對記錄內(nèi)容簽名確認(rèn)。

4.6回訪人員在《回訪記錄表》上簽名確認(rèn),并將表格交回客戶服務(wù)中心。

4.7客戶服務(wù)中心負(fù)責(zé)對處理完畢的《回訪記錄表》進行審核,并加注意見。對于回訪內(nèi)容反饋為不合格的事件應(yīng)上報管理處經(jīng)理,按《業(yè)戶投訴處理作業(yè)規(guī)程》辦理,并將處理意見記錄在《回訪記錄表》上。

4.8回訪結(jié)果統(tǒng)計

4.8.1 客戶服務(wù)中心每月應(yīng)對回訪結(jié)果進行統(tǒng)計,發(fā)現(xiàn)存在的嚴(yán)重問題應(yīng)及時向管理處經(jīng)理匯報,安排人員限期解決,并再次進行回訪,直至業(yè)主、用戶滿意為止。

4.8.2客戶服務(wù)中心員工每季度末對回訪結(jié)果進行統(tǒng)計、分析,對發(fā)現(xiàn)的回訪不合格、連續(xù)就同一事項投訴兩次以上、同一種維修3次以上的現(xiàn)象,寫成統(tǒng)計分析報告,以書面形式經(jīng)新生活服務(wù)中心負(fù)責(zé)人審核處理,。

4.8.3管理處經(jīng)理根據(jù)統(tǒng)計結(jié)果決定是否需要采取糾正或預(yù)防措施。

4.8.4《回訪記錄表》于下一季度10號前統(tǒng)一交由管理處存檔保管兩年。

4.9本規(guī)程作為相關(guān)人員績效考評的依據(jù)之一。

5.0相關(guān)記錄

5.1《回訪記錄表》。

5.2《回訪記錄簽收表》

5.3《業(yè)戶投訴處理記錄表》。

5.4《有償服務(wù)單》

第2篇 管理處回訪管理作業(yè)規(guī)程

管理處回訪管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程

1.0目的

規(guī)范回訪工作,及時驗證管理服務(wù)工作的質(zhì)量和效果,確保管理服務(wù)工作質(zhì)量。

2.0適用范圍

適用于物業(yè)管理處各項管理服務(wù)工作效果的回訪。

3.0職責(zé)

1、管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)重大投訴的回訪工作。

2、服務(wù)處主管負(fù)責(zé)制定回訪計劃和組織、安排一般回訪工作。

3、服務(wù)處管理員依照《廈門市社會保障性住房管理辦法》及本規(guī)程實施具體回訪工作。

4.0程序要點

4.1服務(wù)中心主管制定回訪計劃,安排回訪

(1)回訪時間安排:

a、投訴事件的回訪,應(yīng)在投訴處理完畢后的三天內(nèi)進行;

b、維修工程的回訪,應(yīng)在完成維修工程一個月后,兩個月內(nèi)進行;

c、配合相關(guān)部門對住戶進行保障性住房監(jiān)管性的回訪。

d、急救病人的回訪,應(yīng)安排在急救工作結(jié)束后的一周內(nèi)進行;

e、管理處發(fā)行的報刊、雜志及組織的文體活動的回訪,組織、發(fā)行完畢后一個月內(nèi)進行;

f、其他管理服務(wù)工作的回訪,應(yīng)安排在完成管理服務(wù)工作后的一周內(nèi)進行。

(2)回訪率:

a、投訴事件的回訪率要求達到100%;

b、維修服務(wù)、特約服務(wù)和求助服務(wù)的回訪率要求分別達到30%;

c、報刊、雜志及組織的文體活動的回訪率要求達到10%;

d、其他管理服務(wù)工作的回訪率按當(dāng)時情況由服務(wù)中心主管確定。

e、監(jiān)管性回訪按政府相關(guān)部門規(guī)定執(zhí)行。

(3)回訪人員的安排:

a、重大投訴的回訪由管理處經(jīng)理組織進行;

b、一般投訴的回訪由被投訴部門主管與服務(wù)中心管理員共同進行;

c、維修服務(wù)、特約服務(wù)和求助服務(wù)的回訪由管理員進行。

(4)回訪的內(nèi)容:

a、質(zhì)量評價;

b、服務(wù)效果的評價;

c、住戶的滿意程度評價;

d、缺點與不足評價;

e、住戶建議的征集。

f、住戶居住人員、資產(chǎn)、住房等情況。

4.2服務(wù)中心主管依照回訪計劃,通知相關(guān)人員進行回訪,回訪人員應(yīng)到服務(wù)中心領(lǐng)取《回訪記錄表》,并在《回訪記錄簽收表》上簽收。

4.3回訪人員在限定時效內(nèi)進行回訪,回訪工作一般采用與住戶面談、現(xiàn)場查看的方式綜合進行,將回訪內(nèi)容扼要記錄在《回訪記錄表》上,并請住戶對記錄內(nèi)容簽名確認(rèn)。

4.4回訪人員在《回訪記錄表》上簽名確認(rèn),并將表格交回服務(wù)中心。

4.5服務(wù)中心主管對處理完畢的《回訪記錄表》進行審核,并加注意見。對于回訪內(nèi)容反饋為不合格的事件應(yīng)上報管理處經(jīng)理,按《住戶投訴處理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》辦理,并將處理意見記錄在《回訪記錄表》上。

4.6管理員每月末對回訪結(jié)果進行統(tǒng)計、分析,對發(fā)現(xiàn)的回合格、連續(xù)就同一事項投訴兩次以上、同一種維修3次以上的現(xiàn)象,寫成統(tǒng)計分析報告,以書面形式經(jīng)服務(wù)中心主管審核后,報管理處經(jīng)理決定是否按照《不合格糾正、預(yù)防標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》輸。

4.7《回訪記錄表》于每月25日前統(tǒng)一交經(jīng)理助理審核后部分可作為員工績效考評依據(jù))交辦公室存檔保管兩年。

4.8回訪情況及時登記到“廈門市社會保障性住房管理系統(tǒng)”接受公房中心等部門的監(jiān)督與管理。

5.0記錄

1、《回訪記錄簽收表》

2、《回訪記錄表》

3、《回訪統(tǒng)計表》

6.0相關(guān)支持文件

《住戶投訴處理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》

《廈門市社會保障性住房管理辦法》