物業(yè)中心鑰匙委托管理作業(yè)規(guī)程

包括什么內(nèi)容

本規(guī)程旨在規(guī)范物業(yè)中心鑰匙的委托管理工作，確保鑰匙的安全保管和有效使用，主要內(nèi)容包括：

1. 鑰匙的分類與編碼

2. 鑰匙的申請與發(fā)放

3. 鑰匙的使用與歸還

4. 鑰匙的保管與登記

5. 鑰匙的丟失與補辦

6. 鑰匙的報廢與更新

7. 違規(guī)行為的處理

編制指南

1. 鑰匙分類與編碼：所有鑰匙應(yīng)按區(qū)域、用途進行分類，并賦予唯一的編碼，便于識別和管理。

2. 申請與發(fā)放：員工需填寫鑰匙申請表，經(jīng)部門負責人審批后，由物業(yè)中心統(tǒng)一發(fā)放，并記錄領(lǐng)取人、領(lǐng)取時間等信息。

3. 使用與歸還：鑰匙使用者需按指定時間、地點使用，使用完畢后及時歸還，不得私自轉(zhuǎn)借他人。

4. 保管與登記：鑰匙應(yīng)存放在安全的鑰匙柜內(nèi)，定期盤點，確保賬實相符。

5. 丟失與補辦：一旦發(fā)現(xiàn)鑰匙丟失，應(yīng)立即報告并采取應(yīng)急措施，補辦新鑰匙并更新相關(guān)記錄。

6. 報廢與更新：對損壞或過時的鑰匙，應(yīng)及時報廢，更換新的并做好相關(guān)記錄。

7. 違規(guī)處理：對違反規(guī)定的，將依據(jù)公司規(guī)章制度進行處罰，嚴重者可取消其鑰匙使用權(quán)。

復(fù)審規(guī)定

1. 每季度進行一次全面的鑰匙管理復(fù)審，檢查鑰匙的使用情況，評估管理效果。

2. 復(fù)審過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出改進措施，并在下次復(fù)審前落實整改。

3. 年度終了時，對鑰匙管理制度進行修訂，以適應(yīng)業(yè)務(wù)變化和技術(shù)進步的需求。

4. 復(fù)審結(jié)果和改進措施應(yīng)形成書面報告，提交物業(yè)中心管理層審議。

本規(guī)程旨在為物業(yè)中心的鑰匙管理提供清晰的操作流程和責任劃分，確保物業(yè)設(shè)施的安全與正常運行。各相關(guān)部門和個人需嚴格遵守，共同維護良好的鑰匙管理秩序。

物業(yè)中心鑰匙委托管理作業(yè)規(guī)程范文

物業(yè)中心鑰匙委托管理標準作業(yè)規(guī)程

一、目的

規(guī)范鑰匙管理工作,確保妥善保管好手管的鑰匙。

二、適用范圍

適用于物業(yè)服務(wù)中心來入住單位鑰匙的管理。

三、職責

1、服務(wù)中心副主管負責組織、安排鑰匙的管理工作。

2、服務(wù)中心管理員負責依照本規(guī)程實施鑰匙的日常管理工作。

四、程序要點

1、管理處可以進行鑰匙保管的范圍

(1)發(fā)展商交樓后,業(yè)主未入住時由發(fā)展商托管的鑰匙。

(2)特定情況下業(yè)主托管的鑰匙。特定情況是指:業(yè)主確有實際的生活、工作困難確需托管鑰匙,又不至于給管理處工作帶來額外端的情況。

2、發(fā)展商托管的鑰匙

(1)物業(yè)接管驗收工作結(jié)束后,管理處可以根據(jù)發(fā)展商的托管要求接管未入住單位的鑰匙。

(2)接管過來的鑰匙由服務(wù)中心管理員清楚標明鑰匙單位編碼并整齊有序的放置在鑰匙柜中。

(3)鑰匙的發(fā)放工作詳見《入住管理標準作業(yè)規(guī)程》。

3、業(yè)主在特定情況下托管的鑰匙

(1)業(yè)主委托保管鑰匙時,管理員應(yīng)按《業(yè)主托管鑰匙委托書》(一式兩聯(lián))要求填寫日期、單位編號、業(yè)主姓名、鑰匙數(shù)量、托存原因及領(lǐng)取鑰匙的要求等項目。

(2)管理員應(yīng)特別向業(yè)主說明本管理處不承擔為業(yè)主保管家庭財產(chǎn)的責任,業(yè)主同意后,請業(yè)主在《業(yè)主托管鑰匙委托書》的業(yè)主簽名欄簽名確認。

(3)管理員將《業(yè)主托管鑰匙委托書》第二聯(lián)交業(yè)主保管。

(4)管理員將《業(yè)主托管鑰匙委托書》上的有關(guān)內(nèi)容登記在《業(yè)主托管鑰匙登記表》內(nèi),并在托管的鑰匙上貼上標有業(yè)主姓名的標識,然后將鑰匙整齊有序的放置在鑰匙柜中保存。

4、托管鑰匙的管理

(1)管理處有維修或空置房管理需要使用托管的鑰匙時,由服務(wù)中心管理員在借用人辦理鑰匙借用手續(xù)后,將鑰匙交給借用人。鑰匙借用手續(xù)的輸程序為:借用人在《借用鑰匙登記表》中如實填寫借用日期、鑰匙編號、數(shù)量、預(yù)借期、借鑰匙原因、借用人聯(lián)系電話等內(nèi)容,然后簽名確認。

(2)辦理鑰匙退還手續(xù)時,管理員應(yīng)在核對鑰匙數(shù)量后,在《借用鑰匙登記表》中標注鑰匙退還日期,并在接收人一欄簽名確認。

(3)服務(wù)中心主管應(yīng)安排管理員根據(jù)各類登記表的記錄檢查鑰匙的借還情況,發(fā)現(xiàn)借期超過三天不還鑰匙者,應(yīng)致電借鑰匙部門或個人催還。

(4)當接到丟失或損壞鑰匙報告時,管理員應(yīng)按《鑰匙管理備忘錄》要求記錄事件經(jīng)過并報告服務(wù)中心主管;服務(wù)中心主管與房地產(chǎn)開發(fā)商/業(yè)主聯(lián)系,征得同意后,采取補配鑰匙或抵達鎖措施確保遺失鑰匙單位的安全,管理員將處理結(jié)果記錄在《鑰匙管理備忘錄》中。

(5)業(yè)主或業(yè)主指定的領(lǐng)鑰匙人前來領(lǐng)取鑰匙時,管理員憑《業(yè)主證》/領(lǐng)鑰匙人的身份證移交鑰匙給領(lǐng)鑰匙人。同時應(yīng)在《業(yè)主托管鑰匙登記表》中標注移交日期,請《業(yè)主/領(lǐng)鑰匙人簽名確認。在無任何證件證明索匙者為鑰匙所屬單位的業(yè)主/業(yè)主指定的領(lǐng)鑰匙人時,管理員不得將鑰匙轉(zhuǎn)交。

5、所有與鑰匙管理有關(guān)的記錄應(yīng)由部門歸檔保存兩年。

6、本規(guī)程執(zhí)行情況作為相關(guān)人員的績效考評的依據(jù)之一。

五、記錄

1、《業(yè)主托管鑰匙委托書》

2、《業(yè)主托管鑰匙登記表》

3、《借用鑰匙登記表》

4、《鑰匙管理備忘錄》

六、相關(guān)支持文件

1、《物業(yè)接管驗收標準作業(yè)規(guī)程》

2、《入住管理標準作業(yè)規(guī)程》