- 目錄
包括什么內(nèi)容
本規(guī)程旨在規(guī)范物業(yè)公司的備用金管理流程，確保資金使用的透明度和效率。主要內(nèi)容包括備用金的申請、審批、使用、報銷及核銷等環(huán)節(jié)的操作步驟和注意事項。
1. 備用金申請：明確備用金用途，提交詳細預算。
2. 備用金審批：財務部門審核，確保合規(guī)性。
3. 備用金使用：記錄每一筆支出，保持賬目清晰。
4. 備用金報銷：提供有效憑證，及時辦理報銷手續(xù)。
5. 備用金核銷：定期盤點，確保資金安全。
編制指南
1. 制定流程：建立標準化的備用金管理流程，明確各環(huán)節(jié)職責。
2. 培訓員工：組織培訓，確保全員理解并遵守規(guī)程。
3. 實施監(jiān)控：定期審計，檢查規(guī)程執(zhí)行情況。
4. 反饋調(diào)整：收集執(zhí)行反饋，適時優(yōu)化規(guī)程。
復審規(guī)定
1. 定期復審：每年至少進行一次規(guī)程全面復審，以適應公司發(fā)展變化。
2. 不定期審查：當業(yè)務環(huán)境或政策變動時，及時進行規(guī)程修訂。
3. 復審參與：涉及備用金管理的各部門應參與復審，確保規(guī)程的全面性和實用性。
4. 記錄存檔：復審結(jié)果應記錄在案，供日后參考。
備用金管理是物業(yè)管理的重要組成部分，務必遵循此規(guī)程，確保資金的有效利用和合理管控。對于規(guī)程執(zhí)行過程中遇到的問題，應及時向上級匯報并尋求解決方案。在日常工作中，我們要強化財務紀律，提高資金使用效率，為業(yè)主提供優(yōu)質(zhì)服務，實現(xiàn)公司的長期穩(wěn)定發(fā)展。
物業(yè)公司備用金管理作業(yè)規(guī)程范文
1.0目的
1.1本規(guī)程規(guī)范備用金的管理程序,確保備用金借支、沖減的合理及安全。
2.0適用范圍
2.1本規(guī)程適用于公司的備用金管理工作。
3.0職責
3.1備用金借支人負責備用金的保管工作。
3.2備用金領用部門主管負責備用金的管理工作。
3.3出納員負責按照本規(guī)程進行備用金借支、沖減工作。
3.4財務部會計負責備用金的核算工作。
3.5財務部經(jīng)理負責備用金管理的監(jiān)督工作。
4.0工作要點
4.1備用金的借支范圍
4.1.1為方便公司日常零星開支的需要而借支的備用款項。
4.1.2為方便經(jīng)常出差人員必須攜帶現(xiàn)金而借支的款項。
4.2備用金的借支規(guī)定
4.2.1借支備用金人員應及時沖減備用金。
4.2.2備用金借支人不得擅自挪用備用金。
4.3備用金的借支標準
4.3.1在日常零星開支平均全額的基礎上上浮20%,但最高不超過2000元。
4.3.2出差人員按出差地點的長短決定。
4.3.3采購人員憑《采購計劃表》上匯總金額借支。
4.4備用金的分類
4.4.1定額備用金:是為了滿足公司有關部門日常零星開支需要的備用金,定額備用金經(jīng)核定后,一般不得隨意增減;
4.4.2非定額備用金:是用款部門根據(jù)某次實際需要向財務部門領取的備用金。
4.5備用金的申請、支付程序
4.5.1申請領用備用金的部門或個人,應填制《現(xiàn)金借款單》,借款單包括:借款人、借款理由、借款金額、還款期限等內(nèi)容。
4.5.2 業(yè)務費備用金憑總經(jīng)理審批后的《業(yè)務費申請表》辦理借款。
4.5.3 旅差費備用金憑審批后的《出差申請表》辦理借款。
4.5.4申請人將《現(xiàn)金借款單》交其所在部門負責人簽名確認后,送財務部經(jīng)理審核。
4.5.5財務部經(jīng)理經(jīng)審核后認為符合借支規(guī)定的,應在財務審核欄內(nèi)簽署姓名及審核日期報總經(jīng)理審批(屬管理處備倉或日常采購的,經(jīng)管理處主任簽名即可);如經(jīng)審核不符合借支規(guī)定的,財務部經(jīng)理應在《現(xiàn)金借款單》上簽署具體意見后退回借款人。
4.5.6總經(jīng)理或管理處主任審批后,借款人到財務部出納處領取備用金。
4.5.7出納員按照《現(xiàn)金管理標準作業(yè)規(guī)程》中的有關規(guī)定支付現(xiàn)金。
4.5.8員工非工作原因需借支備用金的,應按照《現(xiàn)金管理標準作業(yè)規(guī)程》中的相關規(guī)定進行處理。
4.6 備用金的沖減程序
4.6.1 領用定額備用金的部門或個人,原則上應在費用發(fā)生后的五日內(nèi)按照《費用報銷標準作業(yè)規(guī)程》到財務部辦理費用報銷手續(xù);因特殊情況無法在規(guī)定期限內(nèi)報銷的,須事先經(jīng)財務部經(jīng)理同意后可適當延遲,但最長不超過一個月。
4.6.2 借支定額備用金的報銷費用由出納員按照《現(xiàn)金管理標準作業(yè)規(guī)程》支付借支人,以便補足備用金定額。
4.6.3 領用非定額備用金的部門和個人原則上應在費用發(fā)生后的五日內(nèi)按照《費用報銷標準作業(yè)規(guī)程》到財務部辦理費用報銷手續(xù);如因故不能在規(guī)定期限內(nèi)報銷的,應事先經(jīng)財務部經(jīng)理同意后可適當延遲,但最長不超過一個月。
4.6.4 財務部出納沖減備用金。
4.6.5 如借支金額大于支出的報銷金額,借支人應按規(guī)定交回備用余金額;如借支金額小于報銷金額的,出納員應補回差額部分。
4.6.6 非定額備用金的借支人如不能在規(guī)定的期限內(nèi)歸還,又無正當理由的,公司財務部將在其當月工資中扣除;情節(jié)嚴重的除追收滯納金外,還將按公司獎罰制度中的相關規(guī)定處罰。
4.6.7 財務部負責人應于每月末對備用金借支財政部進行核查,如發(fā)現(xiàn)違反了備用金管理規(guī)定,財務部將視其情節(jié)輕重收回備用金,嚴重的還將按公司獎罰制度中的有關規(guī)定予以處罰。
4.7 備用金資料的保管
4.7.1每月末,財務部會計應將當月備用金憑據(jù)匯總編制記賬憑證登記賬簿,并進行相應的賬務處理。
4.7.2財務部經(jīng)理對當月發(fā)生的備用金借支、沖減資料進行審核無誤后,加密在財務
部長期保存。
4.8 本規(guī)程的執(zhí)行情況將作為財務部相關人員的考評依據(jù)之一。
5.0 引用文件和記錄表格
5.1 《現(xiàn)金借款單》
5.2 《采購計劃表》
5.3 《業(yè)務費申請表》
5.4 《出差申請表》
