- 目錄
包括什么內(nèi)容
1. 文書(shū)分類與編碼：確立各類文書(shū)的分類標(biāo)準(zhǔn)，如行政文件、財(cái)務(wù)文件、客戶服務(wù)文件等，并為每類文書(shū)設(shè)定唯一的編碼體系。
2. 文書(shū)收發(fā)管理：規(guī)定文書(shū)的接收、登記、分發(fā)流程，確保信息及時(shí)傳遞。
3. 文書(shū)存儲(chǔ)與保管：制定紙質(zhì)及電子文檔的存儲(chǔ)方式、期限、檢索機(jī)制，確保信息安全。
4. 文書(shū)借閱與復(fù)制：設(shè)定借閱權(quán)限、申請(qǐng)流程和復(fù)制規(guī)定，防止信息泄露。
5. 文書(shū)銷毀：明確不再需要的文書(shū)的銷毀程序，遵循保密原則。
6. 文書(shū)歸檔與備份：規(guī)范文書(shū)的歸檔流程，定期進(jìn)行電子備份，以防數(shù)據(jù)丟失。
7. 文書(shū)安全與保密：強(qiáng)化員工對(duì)文書(shū)安全的意識(shí)，明確保密責(zé)任。
編制指南
1. 制定流程：依據(jù)公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)，制定符合實(shí)際需求的文書(shū)管理流程，確保操作簡(jiǎn)便、高效。
2. 明確職責(zé)：界定各部門(mén)在文書(shū)管理中的角色和責(zé)任，確保職責(zé)清晰。
3. 培訓(xùn)員工：對(duì)全體員工進(jìn)行文書(shū)管理規(guī)定的培訓(xùn)，提升執(zhí)行能力。
4. 持續(xù)改進(jìn)：定期評(píng)估規(guī)程執(zhí)行效果，根據(jù)反饋調(diào)整優(yōu)化。
5. 法規(guī)遵從：確保規(guī)程符合相關(guān)法律法規(guī)，避免合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)。
復(fù)審規(guī)定
1. 定期復(fù)審：每年至少進(jìn)行一次全面的文書(shū)管理規(guī)程復(fù)審，以適應(yīng)公司發(fā)展變化。
2. 異常調(diào)整：在遇到新的業(yè)務(wù)需求或法規(guī)變更時(shí)，應(yīng)及時(shí)修訂規(guī)程。
3. 復(fù)審參與：由文書(shū)管理負(fù)責(zé)人主導(dǎo)，相關(guān)部門(mén)參與，確保復(fù)審的全面性和準(zhǔn)確性。
4. 記錄留存：復(fù)審過(guò)程及結(jié)果應(yīng)詳細(xì)記錄，以便追蹤和參考。
5. 變更通知：規(guī)程變動(dòng)后，應(yīng)及時(shí)通知全體員工，確保執(zhí)行的一致性。
本規(guī)程旨在建立一套有序、安全的物業(yè)公司文書(shū)管理體系，通過(guò)規(guī)范化的操作，提升工作效率，保障信息的安全與保密。各環(huán)節(jié)的執(zhí)行需嚴(yán)格遵守，以實(shí)現(xiàn)文書(shū)管理的標(biāo)準(zhǔn)化和專業(yè)化。
物業(yè)公司文書(shū)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程范文
物業(yè)公司文書(shū)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
(四)
1.0目的規(guī)范文件分類、編號(hào)、擬制、審批、用印、收發(fā)處理工作。
2. 0適用范圍適用于物業(yè)公司及下屬項(xiàng)目、部門(mén)的文書(shū)管理工作。
3. 0職責(zé)3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)所有發(fā)文審批。
3. 2部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門(mén)文件的擬制與審核。
3. 3人事行政部負(fù)責(zé)公司文件格式及內(nèi)容的審核打印、文號(hào)管理、用印管理、。
收發(fā)及歸檔工作。
4.0程序要點(diǎn)
4.1公文格式。
4.1.1公文種類。
(1)按《國(guó)家行政公文管理與處理辦法》有關(guān)規(guī)定要求,常用行政文書(shū)包括:命令、指令;
決定(決議);
指示;
公告、通告(布告);
通知;
通報(bào);
請(qǐng)示;
批復(fù);
函;
會(huì)議紀(jì)要;
計(jì)劃;
總結(jié)。
(2)根據(jù)物業(yè)管理特點(diǎn),可引入以下文件類別:上行文:請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié);
下行文:批復(fù)、決定、通知、通告、通報(bào);
平行文:函、會(huì)議紀(jì)要。
4.1.2文件標(biāo)題:
(1)行政發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別,字間距要適當(dāng),以清晰、美觀為原則;
(2)標(biāo)題統(tǒng)一使用2號(hào)黑體字,放在公文紙間隔線以下,文號(hào)上方居中位置。
4.1.3發(fā)文字號(hào):簡(jiǎn)稱文號(hào),包括機(jī)關(guān)代字、年號(hào)和順序號(hào)三項(xiàng)內(nèi)容:
(1)根據(jù)發(fā)文順序及發(fā)文時(shí)間對(duì)文件編號(hào)。
(2)物業(yè)管理公司文號(hào)作為以下統(tǒng)一規(guī)定。
物業(yè)公司文號(hào):如:昌達(dá)物發(fā)[2022]15號(hào),是指物業(yè)管理公司2023年所發(fā)的公司第15個(gè)文件。
(3)文號(hào)統(tǒng)一使用5號(hào)宋體字,放在文件標(biāo)題下一行的偏右位置。
(4)公司文號(hào)由人事行政部統(tǒng)一管理。
(5)其他部門(mén)發(fā)文部門(mén)需到人事行政部登記領(lǐng)取文號(hào)后,方可發(fā)文。
4.1.4秘密等級(jí)和緊急程度,用來(lái)確定公文發(fā)送方式及辦理速度:
(1)普通文件不加注明;
(2)秘密文件必須在文件的左上角位置注明“秘密”字樣;
(3)急件必須在文件的左上角位置注明“急件”字樣;
(4)為示區(qū)別,一般用紅色字體進(jìn)行標(biāo)注,統(tǒng)一使用2號(hào)宋體字。
4.1.5主送機(jī)關(guān):是指用來(lái)處理或答復(fù)公文中有關(guān)問(wèn)題和有關(guān)事項(xiàng)的機(jī)關(guān);
4.1.6應(yīng)放在文號(hào)下方,正文之上,專行頂格,結(jié)尾用“冒號(hào)”;
4.1.7主送機(jī)關(guān)不止一個(gè)時(shí),要按其機(jī)關(guān)級(jí)別的高低、職權(quán)范圍大小依次排列,中間用“頓號(hào)”隔開(kāi);
4.1.8根據(jù)文件內(nèi)容量,一般選擇使用4號(hào)或小4號(hào)宋體字。
4.1.9正文:是文件的主體部分。
文件制發(fā)的目的和根據(jù),講述什么事情,解決什么問(wèn)題以及辦法和要求,都要在正文中闡述清楚:
(1)正文文字一律自左而右橫排;
(2)要合理地劃分段落、正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào),每段開(kāi)頭空兩個(gè)字;
(3)正文字體與主送保持一致。
4.1.9 :通常指隨正文發(fā)出的補(bǔ)充說(shuō)明
(1)如果該文件有 的,應(yīng)在正文之下、機(jī)關(guān)落款的左上側(cè),專行空兩格注明“ :______”字樣;
如果 較多,還須編上序號(hào)
1、2、3……末尾用分號(hào),最后一個(gè) 用句號(hào)結(jié)束;
文件無(wú) 的無(wú)須注明;
(2)要寫(xiě)明 的全稱;
(3) 字體與正文相同。
4.1.10落款:指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱。
以總經(jīng)理的名義發(fā)出的,要用負(fù)責(zé)人姓名(前面冠以職務(wù)身份)署名:
(1)落款一般放在正文(或 標(biāo)記)的右下角,相當(dāng)于書(shū)信中具名的位置;
(2)如果正文恰好占滿全頁(yè),落款必須放在另頁(yè)空白紙上時(shí),并在其上面加注一行“(此頁(yè)無(wú)正文)”字樣;
(3)落款字體與正文相同。
4.1.11日期:
(1)一般應(yīng)寫(xiě)發(fā)文日期;
(2)會(huì)議通過(guò)的文件應(yīng)寫(xiě)會(huì)議通過(guò)的日期;
(3)重要的文件應(yīng)寫(xiě)簽發(fā)的日期;
(4)日期的字體與正文相同,放在落款下面正下方位置。
4.1.12蓋章:是發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)文件負(fù)責(zé)的標(biāo)志,是文件合法生效的標(biāo)志,一般情況下文件都應(yīng)加蓋印章(單位經(jīng)理署名除外):
(1)蓋章應(yīng)在公文打印校對(duì)完之后進(jìn)行,由管理印章的工作人員經(jīng)手并登記;
(2)印章應(yīng)蓋在落款和 日中間,即“騎年蓋月”位置。
4.1.13公文文尾:指落款以下的頁(yè)面部分,位于末頁(yè)下端,包括:抄送機(jī)關(guān)、印刷機(jī)關(guān)、印刷時(shí)間和印刷份數(shù)等內(nèi)容:
(1)公文文尾與文件日期中間應(yīng)有間隔,一般需用一直線分割以示區(qū)別;
(2)公文文尾字體與正文相同,另行頂格;
(3)抄送機(jī)關(guān)是協(xié)助或配合主送機(jī)關(guān)執(zhí)行任務(wù)或需要知道文件內(nèi)容的機(jī)關(guān)。
對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的抄送叫抄報(bào)。
先寫(xiě)抄報(bào)機(jī)關(guān),再寫(xiě)抄送機(jī)關(guān);
(4)印刷時(shí)間指開(kāi)印的時(shí)間,印刷機(jī)關(guān)和印刷時(shí)間排在一行,通常用兩條黑色橫線夾住,與版頭遙相呼應(yīng);
(5)印刷份數(shù)指的是印刷的總份數(shù),位于底線的偏右側(cè)位置。
4.2發(fā)文辦理:包括交擬、擬議、撰寫(xiě)、審核、簽發(fā)、裝訂、蓋印、發(fā)放等工作。
4.2.1 交擬和擬議
(1)經(jīng)理將撰寫(xiě)文書(shū)的任務(wù)和意圖明確具體交代給負(fù)責(zé)草擬文稿的具體部門(mén)或人員。
(2)擬稿人員接受任務(wù)后,對(duì)所要撰寫(xiě)的文書(shū)進(jìn)行醞釀和構(gòu)思:深入領(lǐng)會(huì)意圖,掌握其精神實(shí)質(zhì);
注意提煉觀點(diǎn),選擇材料;
安排文稿的結(jié)構(gòu)、搭好文件的骨架;
如對(duì)原交擬意圖不清或需有重大修正時(shí),須征得交擬人同意,不可擅自做主。
4.2.2 撰寫(xiě)和審核(正規(guī)文件須打印,一般情況下,人事行政部負(fù)責(zé)打印,擬稿人進(jìn)行校對(duì))。
(1)擬稿人在擬議的基礎(chǔ)上,按照擬議的設(shè)計(jì)撰寫(xiě)文稿,撰寫(xiě)時(shí)應(yīng)注意:不與國(guó)家法律、法規(guī)相違背;
把握各種文書(shū)的特點(diǎn)、規(guī)律和寫(xiě)作方法;
堅(jiān)持觀點(diǎn)與材料相統(tǒng)一。
(2)交擬人對(duì)擬稿人的文件進(jìn)行審核:審查文稿內(nèi)容,看其主旨是否符合交擬原意,是否違法;
所提的任務(wù)、措施或方法是否切實(shí)可行;
所規(guī)定的步驟和期限是否恰當(dāng);
主送和抄送單位規(guī)定的是否恰當(dāng);
文字中的引語(yǔ)、事例、數(shù)字以及專用術(shù)語(yǔ)是否正確。
(3)公司主管經(jīng)理或人事行政部經(jīng)理審核文件以下內(nèi)容:文稿體式和格式是否完備、規(guī)范;
所用文種和名義是否恰當(dāng);
文字表達(dá)是否通順、清晰、嚴(yán)密,符合標(biāo)準(zhǔn)的,附上《發(fā)文審批表》交擬稿部門(mén)簽署后報(bào)總經(jīng)理審批;
不符合的退回?cái)M稿部門(mén)。
4.2.3 簽發(fā):總經(jīng)理對(duì)簽發(fā)的文件負(fù)有完全責(zé)任,應(yīng)本著負(fù)責(zé)精神,仔細(xì)閱讀文稿,實(shí)事求是地?cái)M寫(xiě)批語(yǔ)。
同意簽發(fā)的,注明“同意發(fā)文”字樣后按正常手續(xù)辦理;
不同意的寫(xiě)出具體意見(jiàn)返還人事行政部重新撰寫(xiě)。
4.2.4 蓋章和發(fā)放:
(1)蓋章部門(mén)管理人員依據(jù)總經(jīng)理簽準(zhǔn)的意見(jiàn)加印:總經(jīng)理未簽準(zhǔn)的公文一律不能蓋章;
蓋章的份數(shù)嚴(yán)格按照文件要求印發(fā)的份數(shù)要求蓋章;
須將蓋章文件至少保留一份存檔(對(duì)特殊約定的按約定處理);
對(duì)一頁(yè)以上的重要文件還須加蓋騎縫印章。
(2)發(fā)放:發(fā)放(裝封和發(fā)送)工作要迅速、準(zhǔn)確、安全:發(fā)文登記:由人事行政部將要發(fā)放的文件進(jìn)行登記后,依據(jù)發(fā)送范圍(包括:主送單位、抄報(bào)部門(mén)、抄送部門(mén))填寫(xiě)《文件發(fā)放登記表》;
采用快捷方式(電子郵件、信件或親自送達(dá))發(fā)放文件,并落實(shí)收到情況;
將發(fā)放情況登記在《文件發(fā)放登記表》中;
次年二月底將當(dāng)年的《文件發(fā)放登記表》與所發(fā)文件底稿移交檔案室保管;
重要文件接收方需簽收。
4.3收文辦理:包括:收拆、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等工作。
4.3.1 收拆:指文書(shū)的收到和拆封。
(1)公司或人事行政部為收拆工作的主要部門(mén)。
(2)凡封套上寫(xiě)明給本機(jī)關(guān)或辦公室收啟的文件由人事行政部拆封;
寫(xiě)明由人事行政部收啟的人事行政部拆封;
寫(xiě)明為具體部門(mén)或具體人收啟的信,由收信部門(mén)/人拆封,拆封時(shí)應(yīng)注意:檢查信封內(nèi)文件是否齊全,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,要做出必要的記載和及時(shí)處理;
取凈封內(nèi)的文件及 ,注意保持封套和文件的完好;
急件拆封后要立即登記分送,密件一般交由部門(mén)經(jīng)理拆封。
4.3.2 歸檔:文件辦理完畢后,由人事行政部按有關(guān)規(guī)定辦理歸檔工作。
5.0相關(guān)記錄表格
5.1《文件審批箋》文件編碼: cd/r/qr/018
5.1《文件更改申請(qǐng)單》 文件編碼: cd/r/qr/019
5.1《文件發(fā)放登記表》 文件編碼: cd/r/qr/020
5.2《文件借閱/復(fù)制登記表》文件編碼: cd/p/qr/0216.0相關(guān)支持性文件
6.1《國(guó)家行政公文管理與處理辦法》
第2篇 物業(yè)公司文書(shū)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程4
物業(yè)公司文書(shū)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(四)
1.0目的
規(guī)范文件分類、編號(hào)、擬制、審批、用印、收發(fā)處理工作。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)公司及下屬項(xiàng)目、部門(mén)的文書(shū)管理工作。
3.0職責(zé)
3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)所有發(fā)文審批。
3.2部門(mén)經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門(mén)文件的擬制與審核。
3.3人事行政部負(fù)責(zé)公司文件格式及內(nèi)容的審核打印、文號(hào)管理、用印管理、。收發(fā)及歸檔工作。
4.0程序要點(diǎn)
4.1公文格式。
4.1.1公文種類。
(1)按《國(guó)家行政公文管理與處理辦法》有關(guān)規(guī)定要求,常用行政文書(shū)包括:命令、指令;決定(決議);指示;公告、通告(布告);通知;通報(bào);請(qǐng)示;批復(fù);函;會(huì)議紀(jì)要;計(jì)劃;總結(jié)。
(2)根據(jù)物業(yè)管理特點(diǎn),可引入以下文件類別:
上行文:請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié);
下行文:批復(fù)、決定、通知、通告、通報(bào);
平行文:函、會(huì)議紀(jì)要。
4.1.2文件標(biāo)題:
(1)行政發(fā)文統(tǒng)一使用以上文件類別,字間距要適當(dāng),以清晰、美觀為原則;
(2)標(biāo)題統(tǒng)一使用2號(hào)黑體字,放在公文紙間隔線以下,文號(hào)上方居中位置。
4.1.3發(fā)文字號(hào):簡(jiǎn)稱文號(hào),包括機(jī)關(guān)代字、年號(hào)和順序號(hào)三項(xiàng)內(nèi)容:
(1)根據(jù)發(fā)文順序及發(fā)文時(shí)間對(duì)文件編號(hào)。
(2)物業(yè)管理公司文號(hào)作為以下統(tǒng)一規(guī)定。
物業(yè)公司文號(hào):如:昌達(dá)物發(fā)[2000]15號(hào),是指物業(yè)管理公司2000年所發(fā)的公司第15個(gè)文件。
(3)文號(hào)統(tǒng)一使用5號(hào)宋體字,放在文件標(biāo)題下一行的偏右位置。
(4)公司文號(hào)由人事行政部統(tǒng)一管理。
(5)其他部門(mén)發(fā)文部門(mén)需到人事行政部登記領(lǐng)取文號(hào)后,方可發(fā)文。
4.1.4秘密等級(jí)和緊急程度,用來(lái)確定公文發(fā)送方式及辦理速度:
(1)普通文件不加注明;
(2)秘密文件必須在文件的左上角位置注明“秘密”字樣;
(3)急件必須在文件的左上角位置注明“急件”字樣;
(4)為示區(qū)別,一般用紅色字體進(jìn)行標(biāo)注,統(tǒng)一使用2號(hào)宋體字。
4.1.5主送機(jī)關(guān):是指用來(lái)處理或答復(fù)公文中有關(guān)問(wèn)題和有關(guān)事項(xiàng)的機(jī)關(guān);
4.1.6應(yīng)放在文號(hào)下方,正文之上,專行頂格,結(jié)尾用“冒號(hào)”;
4.1.7主送機(jī)關(guān)不止一個(gè)時(shí),要按其機(jī)關(guān)級(jí)別的高低、職權(quán)范圍大小依次排列,中間用“頓號(hào)”隔開(kāi);
4.1.8根據(jù)文件內(nèi)容量,一般選擇使用4號(hào)或小4號(hào)宋體字。
4.1.9正文:是文件的主體部分。文件制發(fā)的目的和根據(jù),講述什么事情,解決什么問(wèn)題以及辦法和要求,都要在正文中闡述清楚:
(1)正文文字一律自左而右橫排;
(2)要合理地劃分段落、正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào),每段開(kāi)頭空兩個(gè)字;
(3)正文字體與主送保持一致。
4.1.9附件:通常指隨正文發(fā)出的補(bǔ)充說(shuō)明
(1)如果該文件有附件的,應(yīng)在正文之下、機(jī)關(guān)落款的左上側(cè),專行空兩格注明“附件:×××”字樣;如果附件較多,還須編上序號(hào)1、2、3……末尾用分號(hào),最后一個(gè)附件用句號(hào)結(jié)束;文件無(wú)附件的無(wú)須注明;
(2)要寫(xiě)明附件的全稱;
(3)附件字體與正文相同。
4.1.10落款:指發(fā)文單位全稱或規(guī)范化的簡(jiǎn)稱。以總經(jīng)理的名義發(fā)出的,要用負(fù)責(zé)人姓名(前面冠以職務(wù)身份)署名:
(1)落款一般放在正文(或附件標(biāo)記)的右下角,相當(dāng)于書(shū)信中具名的位置;
(2)如果正文恰好占滿全頁(yè),落款必須放在另頁(yè)空白紙上時(shí),并在其上面加注一行“(此頁(yè)無(wú)正文)”字樣;
(3)落款字體與正文相同。
4.1.11日期:
(1)一般應(yīng)寫(xiě)發(fā)文日期;
(2)會(huì)議通過(guò)的文件應(yīng)寫(xiě)會(huì)議通過(guò)的日期;
(3)重要的文件應(yīng)寫(xiě)簽發(fā)的日期;
(4)日期的字體與正文相同,放在落款下面正下方位置。
4.1.12蓋章:是發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)文件負(fù)責(zé)的標(biāo)志,是文件合法生效的標(biāo)志,一般情況下文件都應(yīng)加蓋印章(單位經(jīng)理署名除外):
(1)蓋章應(yīng)在公文打印校對(duì)完之后進(jìn)行,由管理印章的工作人員經(jīng)手并登記;
(2)印章應(yīng)蓋在落款和年月日中間,即“騎年蓋月”位置。
4.1.13公文文尾:指落款以下的頁(yè)面部分,位于末頁(yè)下端,包括:抄送機(jī)關(guān)、印刷機(jī)關(guān)、印刷時(shí)間和印刷份數(shù)等內(nèi)容:
(1)公文文尾與文件日期中間應(yīng)有間隔,一般需用一直線分割以示區(qū)別;
(2)公文文尾字體與正文相同,另行頂格;
(3)抄送機(jī)關(guān)是協(xié)助或配合主送機(jī)關(guān)執(zhí)行任務(wù)或需要知道文件內(nèi)容的機(jī)關(guān)。對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的抄送叫抄報(bào)。先寫(xiě)抄報(bào)機(jī)關(guān),再寫(xiě)抄送機(jī)關(guān);
(4)印刷時(shí)間指開(kāi)印的時(shí)間,印刷機(jī)關(guān)和印刷時(shí)間排在一行,通常用兩條黑色橫線夾住,與版頭遙相呼應(yīng);
(5)印刷份數(shù)指的是印刷的總份數(shù),位于底線的偏右側(cè)位置。
4.2發(fā)文辦理:包括交擬、擬議、撰寫(xiě)、審核、簽發(fā)、裝訂、蓋印、發(fā)放等工作。
4.2.1交擬和擬議
(1)經(jīng)理將撰寫(xiě)文書(shū)的任務(wù)和意圖明確具體交代給負(fù)責(zé)草擬文稿的具體部門(mén)或人員。
(2)擬稿人員接受任務(wù)后,對(duì)所要撰寫(xiě)的文書(shū)進(jìn)行醞釀和構(gòu)思:
深入領(lǐng)會(huì)意圖,掌握其精神實(shí)質(zhì);
注意提煉觀點(diǎn),選擇材料;
安排文稿的結(jié)構(gòu)、搭好文件的骨架;
如對(duì)原交擬意圖不清或需有重大修正時(shí),須征得交擬人同意,不可擅自做主。
4.2.2撰寫(xiě)和審核(正規(guī)文件須打印,一般情況下,人事行政部負(fù)責(zé)打印,擬稿人進(jìn)行校對(duì))。
(1)擬稿人在擬議的基礎(chǔ)上,按照擬議的設(shè)計(jì)撰寫(xiě)文稿,撰寫(xiě)時(shí)應(yīng)注意:
不與國(guó)家法律、法規(guī)相違背;
把握各種文書(shū)的特點(diǎn)、規(guī)律和寫(xiě)作方法;
堅(jiān)持觀點(diǎn)與材料相統(tǒng)一。
(2)交擬人對(duì)擬稿人的文件進(jìn)行審核:
審查文稿內(nèi)容,看其主旨是否符合交擬原意,是否違法;
所提的任務(wù)、措施或方法是否切實(shí)可行;
所規(guī)定的步驟和期限是否恰當(dāng);
主送和抄送單位規(guī)定的是否恰當(dāng);
文字中的引語(yǔ)、事例、數(shù)字以及專用術(shù)語(yǔ)是否正確。
(3)公司主管經(jīng)理或人事行政部經(jīng)理審核文件以下內(nèi)容:
文稿體式和格式是否完備、規(guī)范;
所用文種和名義是否恰當(dāng);
文字表達(dá)是否通順、清晰、嚴(yán)密,符合標(biāo)準(zhǔn)的,附上《發(fā)文審批表》交擬稿部門(mén)簽署后報(bào)總經(jīng)理審批;不符合的退回?cái)M稿部門(mén)。
4.2.3簽發(fā):總經(jīng)理對(duì)簽發(fā)的文件負(fù)有完全責(zé)任,應(yīng)本著負(fù)責(zé)精神,仔細(xì)閱讀文稿,實(shí)事求是地?cái)M寫(xiě)批語(yǔ)。同意簽發(fā)的,注明“同意發(fā)文”字樣后按正常手續(xù)辦理;不同意的寫(xiě)出具體意見(jiàn)返還人事行政部重新撰寫(xiě)。
4.2.4蓋章和發(fā)放:
(1)蓋章部門(mén)管理人員依據(jù)總經(jīng)理簽準(zhǔn)的意見(jiàn)加印:
總經(jīng)理未簽準(zhǔn)的公文一律不能蓋章;
蓋章的份數(shù)嚴(yán)格按照文件要求印發(fā)的份數(shù)要求蓋章;
須將蓋章文件至少保留一份存檔(對(duì)特殊約定的按約定處理);
對(duì)一頁(yè)以上的重要文件還須加蓋騎縫印章。
(2)發(fā)放:發(fā)放(裝封和發(fā)送)工作要迅速、準(zhǔn)確、安全:
發(fā)文登記:由人事行政部將要發(fā)放的文件進(jìn)行登記后,依據(jù)發(fā)送范圍(包括:主送單位、抄報(bào)部門(mén)、抄送部門(mén))填寫(xiě)《文件發(fā)放登記表》;
采用快捷方式(電子郵件、信件或親自送達(dá))發(fā)放文件,并落實(shí)收到情況;
將發(fā)放情況登記在《文件發(fā)放登記表》中;
次年二月底將當(dāng)年的《文件發(fā)放登記表》與所發(fā)文件底稿移交檔案室保管;
重要文件接收方需簽收。
4.3收文辦理:
包括:收拆、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔等工作。
4.3.1收拆:指文書(shū)的收到和拆封。
(1)公司或人事行政部為收拆工作的主要部門(mén)。
(2)凡封套上寫(xiě)明給本機(jī)關(guān)或辦公室收啟的文件由人事行政部拆封;寫(xiě)明由人事行政部收啟的人事行政部拆封;寫(xiě)明為具體部門(mén)或具體人收啟的信,由收信部門(mén)/人拆封,拆封時(shí)應(yīng)注意:
檢查信封內(nèi)文件是否齊全,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,要做出必要的記載和及時(shí)處理;
取凈封內(nèi)的文件及附件,注意保持封套和文件的完好;
急件拆封后要立即登記分送,密件一般交由部門(mén)經(jīng)理拆封。
4.3.2歸檔:
文件辦理完畢后,由人事行政部按有關(guān)規(guī)定辦理歸檔工作。
5.0相關(guān)記錄表格
5.1《文件審批箋》 文件編碼: cd/rz/qr/018
5.1《文件更改申請(qǐng)單》 文件編碼: cd/rz/qr/019
5.1《文件發(fā)放登記表》 文件編碼: cd/rz/qr/020
5.2《文件借閱/復(fù)制登記表》文件編碼: cd/pz/qr/021
6.0相關(guān)支持性文件
