某物業(yè)公司外來(lái)文件管理規(guī)程

有哪些

外來(lái)文件類型及管理流程

1. 政策法規(guī)類：包括政府部門發(fā)布的法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)定等，需及時(shí)歸檔，供公司各部門查閱遵守。

2. 合同協(xié)議類：涉及物業(yè)公司的合作、采購(gòu)、租賃等，須由法務(wù)部門審核后存檔。

3. 投訴建議類：客戶、業(yè)主或相關(guān)部門提出的投訴、建議書(shū)，由客服部門接收并處理。

4. 技術(shù)資料類：涉及設(shè)施設(shè)備維護(hù)、工程改造等，由工程部門負(fù)責(zé)。

5. 其他文件：如報(bào)告、函件、通知等，根據(jù)內(nèi)容歸屬相應(yīng)部門。

模板

文件接收與登記模板

1. 文件編號(hào)：按照年份 部門代碼 文件類別 流水號(hào)的形式編制。

2. 文件標(biāo)題：準(zhǔn)確反映文件主要內(nèi)容。

3. 來(lái)源：注明文件來(lái)源單位或個(gè)人。

4. 接收日期：記錄文件到達(dá)的日期和時(shí)間。

5. 負(fù)責(zé)人：接收文件的員工姓名。

6. 文件摘要：簡(jiǎn)要概述文件的主要內(nèi)容。

7. 處理狀態(tài)：如待閱、處理中、已處理等。

8. 關(guān)聯(lián)部門：涉及的內(nèi)部部門或人員。

標(biāo)準(zhǔn)

文件處理與存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)

1. 文件審核：所有外來(lái)文件均需經(jīng)過(guò)相應(yīng)負(fù)責(zé)人審核，確保內(nèi)容的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。

2. 文件流轉(zhuǎn)：根據(jù)文件性質(zhì)，通過(guò)內(nèi)部郵件系統(tǒng)或紙質(zhì)傳遞至相關(guān)責(zé)任人。

3. 存檔期限：政策法規(guī)類永久保存，合同協(xié)議類保存至合同結(jié)束另加五年，其他文件按重要性設(shè)定保存期限。

4. 保密原則：涉及敏感信息的文件，限制訪問(wèn)權(quán)限，確保信息安全。

5. 更新維護(hù)：定期檢查文件更新，及時(shí)替換過(guò)期或失效文件。

6. 文件檢索：建立電子目錄，方便快速查找，同時(shí)保持紙質(zhì)文件的整潔有序。

7. 定期審計(jì)：每年進(jìn)行一次文件管理審計(jì)，檢查文件的完整性、準(zhǔn)確性及安全保管情況。

外來(lái)文件管理是物業(yè)公司日常運(yùn)營(yíng)的重要組成部分，有效管理能提升工作效率，保障公司利益。各部門應(yīng)嚴(yán)格按照本規(guī)程執(zhí)行，確保外來(lái)文件的安全、高效管理。對(duì)于規(guī)程的執(zhí)行情況，公司將定期進(jìn)行評(píng)估和調(diào)整，以適應(yīng)不斷變化的業(yè)務(wù)需求。

某物業(yè)公司外來(lái)文件管理規(guī)程范文

物業(yè)公司外來(lái)文件管理規(guī)程

1目的

通過(guò)對(duì)外來(lái)文件的有效管理,以保證分公司現(xiàn)場(chǎng)使用的外來(lái)文件都是最新版本的有效文件。

2適用范圍

分公司收到的上級(jí)公司或政府部門頒發(fā)的各類法律、法規(guī)、條例,須引用或參考的標(biāo)準(zhǔn)、合同、用戶提供的圖樣和技術(shù)要求、詳細(xì)的工作文件等。

3職責(zé)

3.1行政部負(fù)責(zé)收集、整理國(guó)家政策、法律、法規(guī)等行政性文件。

3.2工程部負(fù)責(zé)收集、整理國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范、操作規(guī)程等技術(shù)性文件。

3.3物業(yè)部負(fù)責(zé)收集、整理服務(wù)收費(fèi)、城建管理等行業(yè)性文件。

3.4保安部負(fù)責(zé)收集、整理消防、治安管理等法律法規(guī)文件。

3.5分公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)外來(lái)文件在分公司的執(zhí)行。

4實(shí)施程序

4.1文件的識(shí)別

4.1.1根據(jù)文件的種類,分為國(guó)家法律法規(guī)文件、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范、規(guī)程、標(biāo)準(zhǔn)等。

4.1.2相關(guān)部門分別負(fù)責(zé)將與分公司業(yè)務(wù)范圍有關(guān)的文件整理出行政性/技術(shù)性/行業(yè)性/法律法規(guī)外來(lái)文件目錄。目錄應(yīng)列明文件編號(hào)、名稱、發(fā)布日期。

4.2文件的轉(zhuǎn)換

行政性/技術(shù)性/行業(yè)性/法律法規(guī)文件目錄,分別由行政部、工程部、物業(yè)部和保安部經(jīng)理簽署審核,由分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。

行政部負(fù)責(zé)把批準(zhǔn)轉(zhuǎn)換的外來(lái)文件原件收集歸檔,并編制《外來(lái)文件清單》。

4.3控制發(fā)放

行政部對(duì)所需要使用的文件加蓋受控章,并負(fù)責(zé)發(fā)放、借閱和保管,做好發(fā)放和借閱登記。當(dāng)外來(lái)文件發(fā)生版本更替時(shí),行政部負(fù)責(zé)更新《外來(lái)文件清單》。及時(shí)發(fā)放新版文件,收回舊版文件,并加蓋作廢章后銷毀或處置。

5相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格

5.1《外來(lái)文件清單》

5.2《公文處理辦法》

5.3《文稿簽發(fā)單》

5.4《文件閱辦單》

5.5《發(fā)放文件登記表》

5.6《文件借閱登記表》