第1篇 物業(yè)管理公司內部審核控制程序-13
物業(yè)管理公司內部審核控制程序(13)
1.0目的:
通過按策劃的時間間隔進行內部管理體系審核,確定管理體系活動及其結果是否符合策劃的安排,確保管理體系的有效性。
2.0適用范圍:
適用于本公司內部管理體系審核。
3.0職責:
3.1管理者代表負責批準《年度內部管理體系審核計劃》,批準審核報告。
3.2審核組長負責每一次具體的《內部管理體系審核計劃》、《內部管理體系審核報告》及《不符合項報告單》。
3.3綜合事務部負責組織對內審中不合格的糾正措施進行驗證。
4.0程序:
4.1綜合事務部在每年十二月底編制《年度內部管理體系審核計劃》,并確定審核組長及審核組成員,報總經理批準后實施。
4.2審核組長應為公司領導。
4.3內部管理體系審核通常為半年一次,必要時可增加審核次數(shù)。
4.4審核組長應在審核前一天對審核員進行相關培訓,以提高審核效率和技巧。
4.5審核組長負責確定審核組成員,成立審核組。審核組長和審核員必須經過送外進行專門的審核員培訓并取得內審員資格證書,且與被審核部門無直接關系。
4.6審核過程
計劃內容應包括:本次審核的目的、需要審核的要素及內容范圍、審核依據(jù)的標準或文件、審核組織及人員、審核的日程安排。計劃報管理者代表批準后執(zhí)行。
審核員負責編制檢查清單,準備各種審核表格及文件。
審核組長將審核日程安排表提前5-7天通知相關部門。
審核組長負責主持召開受審核部門與審核員間的首次會議。
審核小組到現(xiàn)場實施審核。
對審核中發(fā)現(xiàn)的不合格項經確認后,填寫《不符合項報告單》,并由受審核部門負責人簽字確認。
審核工作完成后,審核組長負責召開未次會議,向受審核部門介紹審核結果。
審核組長在審核結束后一周內負責提交審核報告,審核報告由管理者代表批準后,以文件形式向全公司發(fā)布。
責任部門負責采取糾正措施。
審核組長負責派專人對內審中不合格項進行跟蹤驗證。
審核結束后,所有審核記錄轉交綜合事務部存檔,存檔期二年。
5.0支持性工具
《年度內部管理體系審核計劃》
《內部管理體系審核計劃》
《內部管理體系審核檢查清單》
《不符合項報告單》
《內部管理體系審核報告》
編制:審核:批準:日期:
第2篇 物業(yè)轄區(qū)車輛管理作業(yè)指導書
1.0目的
確保顧客車輛得到有效控制,達到顧客滿意的目的。
2.0范圍
適用于公司管理過程中涉及到的顧客車輛出入及停放管理。
3.0主要職責和權限
管理處保安隊全面負責管理區(qū)內顧客車輛的管理和有效控制。
4.0作業(yè)用具
太陽傘、停車場收費系統(tǒng)、設施、防盜樁、減速檔。
5.0作業(yè)準備(安全方面、環(huán)境方面)
5.1上崗作業(yè)準備:
5.1.1檢查道閘是否松動;
5.1.2檢查太陽傘安裝是否穩(wěn)固;
5.1.3檢查防盜樁及減速檔是否穩(wěn)固;
5.1.4檢查停車場收費系統(tǒng)運行是否正常;
5.1.5檢查通訊設備性能是否良好;
6.0作業(yè)內容
6.1管理處保安隊對停車場實行24小時三班運行制度,并在停車場設有閉路監(jiān)控鏡頭,確保車場全天候處于監(jiān)控狀態(tài)。
6.2財務部收費室負責將發(fā)展商出售的車位情況登記在《車位出售一覽表》中,并將車位的出售、出租信息反饋給保安隊,以便保安隊參照管理。
6.3出售或出租車位車輛出入管理
出售或出租的車位由用戶交款時在財務部收費室領取《停車場出入證》。車輛進入停車場時由用戶在感應器上刷卡自行進入。車輛離開停車場時由用戶在感應器上刷卡,車場管理員依據(jù)《聯(lián)合廣場停車場收費管理系統(tǒng)操作指導書》操作比對電腦顯示器中車輛的型號與車牌號是否與離場車輛相符,車場電腦圖像識別車輛如相符則予以放行。若發(fā)現(xiàn)問題應聯(lián)系值班領班處理。
6.4臨時車輛出入管理
臨時出入大廈的車輛進入停車場時,由車場管理員抽取一張《停車場出入證》(臨時卡)刷卡,待監(jiān)控系統(tǒng)攝入車型、車牌圖片并在顯示器中顯示后,將《停車場出入證》交給車主開閘放行。車輛離場時,車場管理員收回《停車場出入證》(臨時卡)刷卡,比對顯示器中車輛型號與車牌號是否與離場車輛相符,如果相符,則收取停車費,提交《發(fā)票》(特殊車輛除外),特殊車輛應將時間、卡號、車牌號、單位登記在《值班記錄》中。若發(fā)現(xiàn)問題應聯(lián)系值班領班處理。
6.5巡邏崗管理員應不斷巡視停車場,檢查車輛情況,檢查車輛是否有漏油、漏水、損壞現(xiàn)象,清點車場內車輛數(shù)量,并隨時與崗亭車管員聯(lián)系,以核對車輛數(shù)量,確保車輛安全。
6.6消防中心值班人員通過閉路監(jiān)控鏡頭密切注視車輛情況,如發(fā)現(xiàn)有可疑人員或異常情況,應及時通知車輛管理員和巡邏保安進行處理。
6.7車場管理員,每小時填寫一次《值班記錄》記錄發(fā)生情況,在交班時將相關問題和當值班收取停車費及票據(jù)交接清楚,填寫在《值班記錄》中。
6.8當發(fā)生車輛丟失、損壞時,值班領班應填寫《顧客財產丟失、損失報告》向業(yè)主報告,同時,應及時上報有關主管機關。
7.0異常情況處理
7.1遇車輛逆行,打出停止(打停止手勢時且不可站在車輛的正前方和后方,應站在車輛的左前方或右前方,以防車輛剎車不及和剎車失靈時被撞傷)手勢后敬禮:'您好,先生/小姐,本車場是單行道,為了安全,請您按路標指引的方向行駛,謝謝您的合作。'
7.2遇占用消防通道車輛,敬禮:'您好!先生/小姐,這是我們大廈的消防通道,請您把車停放在車位上(或地下車庫)好嗎謝謝您的合作。'遇用消防水洗車的車主應先敬禮:'您好!先生/小姐,消防水只能限于火災時使用,不可以改為其它用途,謝謝您的合作。'
7.3車場有閑逛人員時,敬禮:'您好!先生/小姐(或小朋友),停車場內車輛較多,為了安全,請您不要在車道上停留好嗎謝謝您的配合。'
7.4遇占用固定車位時,'您好!先生/小姐,這是大廈*層業(yè)戶的固定車位,請您把車輛停放到其它車位上,謝謝您的合作。'
7.5當發(fā)生緊急情況時,參照《應急事件處理作業(yè)指導書》執(zhí)行。
8.0質量記錄
《值班記錄》《顧客財產丟失、損失報告》
第3篇 物業(yè)鑰匙管理控制程序
1.0 程序目的
加強鑰匙有序管理,有效控制鑰匙登記、領用、借用、配換手續(xù),增強管理處員工、業(yè)主和住戶安全意識。
2.0 適應范圍
適用于管理處管轄樓宇、公共設施、設備房以及辦公場所的鑰匙管理。
3.0工作職責
3.1管理處客服中心負責所轄區(qū)域內樓宇公共部分和未入伙的鑰匙管理。
3.2運行主管負責所管轄區(qū)域水、電、電梯、空調、消防設施鑰匙的管理。
4.0 程序內容
5.1 鑰匙放置在帶鎖的鑰匙柜內,鑰匙柜鑰匙由專人控制使用。
5.2 開發(fā)建設單位移交鑰匙,均需在《鑰匙管理登記表》中記錄。
5.3 因工作需要增配或更換鑰匙,由部門負責人書面申請,經管理處審批同意方可配制或更換,并在《鑰匙管理登記表》::上記錄。
5.4 借用鑰匙
5.4.1管理處其它部門人員因工作需要借用鑰匙,均需管理處經理批準,借用水、電、消防等與設備相關的鑰匙需維修部領班同意,并認真填寫《鑰匙借用登記表》后方可借用。
5.4.2業(yè)主借用天臺、未入伙單元的鑰匙,需管理處經理同意后,派員陪同使用并在《鑰匙借用登記表》上登記。
5.4.3 有線電視臺、電話公司等小區(qū)外的單位工作人員因工作需要借用鑰匙均需提供工作證或其它有效證件的復印件,由維修領班同意,派員陪同使用并在《鑰匙借用登記表》上登記。
5.5 鑰匙不慎遺失,責任人立即向部門負責人口頭陳述遺失經過,并通知保安部采取防范措施,部門負責人根據(jù)遺失鑰匙性質決定是否配制或更換門鎖,其費用由遺失責任人承擔,并在兩天內寫一份書面遺失經過交管理處簽閱存檔。
5.6 在使用中鎖匙被損壞,當事人應立即告知借出鑰匙部門負責人、經批準予以維修或更換。
5.7 管理處交接班人員,要在交接班本上登記簽收鑰匙種類、數(shù)量的交接記錄。
6.0 支持性文件
6.1《鑰匙管理登記表》
6.2《鑰匙借用登記表》
第4篇 某物業(yè)管理組織架構說明
項目物業(yè)管理組織架構說明
公司將遵循以下原則建立物業(yè)管理服務機構,明確機構的職能、責任、權限、隸屬關系及信息溝通渠道。
*遵守國家的有關規(guī)定;
*符合經營范圍;
*結合不同階段的工作重點;
*把質量責任作為各個環(huán)節(jié)的重點;
*遵循精簡高效、職責分明、線條清晰、一專多能的原則。運行上以經理為核心,管理條線上強調項目整體經理負責制基礎上的各部門主管負責制,二級指揮;對客戶服務方面,則突出客戶服務熱線為中心的服務調度制度。
*考慮在人員合理搭配和一專多能的基礎上通過人員兼崗兼職控制人力資本,有效擴大工作范圍。
*保安員在完成治安、消防及車輛管理的同時,還肩負著對房屋及公共設施、衛(wèi)生和消防情況的巡視,同時注意周邊情況
*保潔員在對區(qū)域內公共部分、公共空間及配套設施完成日常清潔工作的同時,還肩負著房屋及公共設施情況的巡視;
*維修人員除日常的維修工作外,還肩負著管理員的責任;
*根據(jù)實際情況營造文化氛圍,配備專(兼)職人員;
*上級管理人員關心,了解下屬,均對下屬負有指導、示范、幫助.培養(yǎng)的職責。
第5篇 某商業(yè)廣場物業(yè)管理投標書前言
商業(yè)廣場物業(yè)管理投標書前言
首先非常感謝zz**商業(yè)廣場投資有限公司領導對我司的信任,使我司對**廣場項目有了很好的了解。
**廣場以其優(yōu)越的地理環(huán)境、人性化的設計理念、個性化的居住空間、高雅的品質為錫城的成功人士提供了理想的居所,為錫城的房地產項目增添了新的亮點,必將為廣大成功人士所青睞。如此高尚的社區(qū),需要選擇一個好的物業(yè)'管家',為廣大業(yè)主提供社會化、專業(yè)化、規(guī)范化的物業(yè)管理服務。上海銳翔物業(yè)管理公司既具有國際化的酒店、高檔別墅、公寓、住宅等管理經驗,同時聚集了一批專業(yè)化程度很高的物業(yè)管理人才。我司誠摯期望能成為貴司的合作伙伴,將我司多年積累的物業(yè)管理經驗用于**廣場的管理,共同努力提高物業(yè)管理服務水平,打造錫成物業(yè)精品,使貴我雙方及廣大業(yè)主共同實現(xiàn)'三贏'。
為了能讓貴司全面了解我司的專業(yè)管理水平和服務質量,同時也為了實現(xiàn)**廣場的升值潛力,實現(xiàn)**廣場的使用價值和社會效應,給客戶提供全方位、更周到、超值的'美式管家'的管理與服務,通過我司的精心策劃,編制出了本管理方案,在此呈報給貴司審閱。
本管理方案由我司簡介、項目管理組織架構、管理人員編制方案、前期物業(yè)服務管理內容、物業(yè)開辦費用預算及相關管理文件等部分組成,詳盡闡述了我司對**廣場的管理理念及具體運作方案。由于時間關系,闡述中可能有未盡完善和疏漏之處,望貴司提出寶貴意見,我司將及時予以修正,并真誠地希望在與貴司不斷深入的溝通中,進一步完善此管理方案。
由于物業(yè)管理工作屬于一項內容繁雜的綜合性管理事務,尤其是在項目前期階段,具有很多實際的事務性工作需要物業(yè)管理公司提前介入,特別是隨著項目的進展,物業(yè)公司從管理和使用角度為開發(fā)商提出建設性意見與建議更具必要。至此,我司再次真誠希望貴司能認真考慮我司提交的管理方案,并最終選擇我司成為貴司的合作伙伴。
再次感謝貴司給對我司的信任!
第6篇 學校物業(yè)管理委托協(xié)議
甲方：_________
乙方：_________
甲方將學校物業(yè)管理服務方面的工作委托乙方管理服務。乙方將通過嚴格科學的管理，熱情優(yōu)質的服務為學校的教學、科研和生活創(chuàng)造整潔、優(yōu)美、舒適、安全、寧靜、便捷，及時、可靠的環(huán)境，為此雙方達成如下協(xié)議：
一、甲方責任、權利、義務
1、對校園內的一切公共設施及設備享有所有權，并有對國有資產的保護、使用和監(jiān)督權。
2、負責對乙方管理與服務進行工作查詢與質疑。
3、負責制定學校綠化、美化及設施的更新改造計劃。聽取和采納乙方對校園綠化等改造工作提出的合理化建議。
4、負責按規(guī)定向乙方支付物業(yè)經費和運行費。
5、負責了解掌握乙方經費運行情況，對違反財務規(guī)定的行為提出意見。
6、甲方可視完成物業(yè)管理的優(yōu)劣向乙方提出獎勵意見和處罰意見。
二、乙方責任、權利、義務
1、按協(xié)議內容保質保量地完成物業(yè)管理與服務工作。按文明校園建設標準保持學校的花園式單位及文明校園的稱號。
2、對院內的公共設施及地面不得擅自占用或改變其使用功能，如需要改變應經甲方同意后方可實施。
3、定期向甲方通報工作情況，對甲方提出的合理的整改意見有義務執(zhí)行。
4、未經甲方同意不得將本物業(yè)管理內容和責任轉移給第三方。
5、乙方應建立并保存詳細的物業(yè)管理檔案資料。
三、委托管理主要內容
1、全院的綠化、美化工作。
2、教室的衛(wèi)生保潔服務和管理工作(不含專用教室)。
3、公共環(huán)境、公共場所的保潔服務和管理工作。
4、公共設施、設備的維修、保養(yǎng)、運行和管理工作。
5、公共建筑部分的維修保養(yǎng)工作。
6、自管家屬樓的維修和保養(yǎng)工作。
7、水電暖的維修管理與服務工作。
8、院內創(chuàng)收經營水電費和供暖費的收支工作。
9、節(jié)能工作。
10、家屬水、電費的統(tǒng)計、收繳工作。
11、飲用水供應和洗浴工作。
12、院領導辦公室的保潔和開水供應工作。
13、家屬門衛(wèi)的管理工作。
14、校內各商業(yè)網(wǎng)點的管理工作。
15、學校人防工程的管理工作。
16、其它甲方需要委托的工作。
四、服務標準
乙方應按以下標準實現(xiàn)物業(yè)管理目標。
(一)校園綠化美化工作
1、做到三季有花，四季常青。并承擔甲方大型活動及重大節(jié)日的花卉擺放工作。
2、按不同季節(jié)對花卉苗木的養(yǎng)護要求進行養(yǎng)護，并做到：樹灌木完整，長勢茂盛，無枯枝死杈，無病蟲害，樹木無釘槍捆綁;綠籬、綠地無雜草、雜物，無堆物料。完好率應達到98%以上。
3、校園綠化面積應達到應綠化面積的95%以上。
4、綠地、各種樹木的種植和調整工作應本著美觀合理的原則進行規(guī)劃管理。對各種古樹應重點保護，防止損傷和壞死。
5、院內的建筑物能進行立體綠化的，應進行立體綠化。
6、綠地微噴面積應達到總面積的80%以上。樹木澆水應有計量。
(二)環(huán)境衛(wèi)生工作
1、道路環(huán)境應整潔。清掃要及時，做到無雜物、廢紙、煙頭、果皮、痰跡、積水等。
2、陰井、排水設施應通暢，無污水外溢，排水口處無淤泥和雜物。各井口蓋完好，化糞池應定期清理，無糞便外溢。
3、衛(wèi)生間應保持干凈整潔，無異味、無蚊蠅、無糞便、無污水外溢。
4、垃圾樓應保持無蛆、無蠅，四壁清潔，地面和周圍無堆放垃圾，應封閉集裝箱上蓋。應根據(jù)垃圾日產量及時調整集裝箱數(shù)量。垃圾樓吊裝設備應及時檢修和保養(yǎng)，杜絕事故發(fā)生。
5、院內垃圾應日產日清，無暴露垃圾，無衛(wèi)生死角。垃圾箱及果皮箱應完好清潔，周圍地面無雜物污漬。
6、建筑物內外無亂寫、亂劃、亂粘貼，無殘標;公共設施、牌匾、路標、雕塑、亭廊、石桌椅應定期擦拭，保持清潔。
7、校園主要干道的地面衛(wèi)生應在每日早7：30以前清掃完畢。公共場所應定期清掃，保持清潔。上課期間不得有任何影響授課的清掃活動。
8、道路、地面不得直接攪拌水泥沙漿，建筑材料應按指定地點擺放整齊。建筑垃圾應按指定地點堆放并及時清運，對建筑垃圾影響道路通暢和環(huán)境衛(wèi)生的現(xiàn)象要及時管理和清運。
9、門前三包工作應符合門前三包的標準和要求。
10、應及時清理院內主要干道的積雪，保證道路通暢和安全。如灑鹽水除雪，不得將積雪清掃堆放到綠籬和綠地內。
11、根據(jù)節(jié)假日的要求及時掛收國旗、彩旗、燈籠;開關大門彩燈、射燈。
(三)教室衛(wèi)生工作
1、教室衛(wèi)生應在每日晚自習后清掃完畢，鎖門。第二天早7：00應將各教室門打開(特殊情況除外)。
2、應保持教室地面清潔、四壁潔白、墻裙完好無污漬、黑板完好光亮、無粉筆痕跡、粉筆沫應及時清除;門牌完好、裝訂美觀;門窗、玻璃、紗窗、窗簾、小五金齊全完好;桌椅完好、擺放整齊、桌內外無雜物灰塵。
3、吊扇、黑板燈、照明燈、各種開關及各類設備應完好無損。維修要及時，保持良好狀態(tài)。
4、粉筆(白色、彩色)板擦應保證供給并擺放整齊。要保持講臺、講臺桌的完好整潔。
5、制定教室服務制度化、規(guī)范化、科學化的管理制度，確保教學需要。
以上要求的完好率應在98%以上，各階梯教室和大教室的照明燈完好率應在90%以上。
(四)公共場所維護工作
1、各樓道(包括家屬樓物業(yè)范圍)地面清潔、門窗、玻璃、紗窗、小五金齊全完好，墻裙、樓道燈的照明完好率及滿意率應在98%以上。
2、電梯應按規(guī)定做好年檢并取得合格證及運行證，兩證應掛在電梯間內。電梯應定期維修保養(yǎng)，不允許帶病開梯，運行應正點。電梯間應干凈、整潔、明亮。電梯工要持證上崗，嚴格執(zhí)行電梯交接班制度，認真做好運行記錄。嚴禁脫崗，確保安全。
3、要保證全院正常供水、供電、供暖工作。水、電、暖設備齊全，服務維修及時到位，設備完好率應在98%以上。
4、水、電、暖維修應24小時值班。要制定應急處置方案。確保服務安全、到位。
5、節(jié)能措施得力，杜絕長明燈、長流水和跑、冒、滴漏現(xiàn)象。
6、按規(guī)定做好飲用水箱的衛(wèi)生防疫和日常管理工作，要定期進行檢查、檢測，確保飲用水安全。
7、按要求供應全院飲用水和洗浴。對茶浴爐房要制定衛(wèi)生安全工作制度，確保正常供水和安全。對浴室內衛(wèi)生、各種設施應及時檢修，杜絕發(fā)生事故。
8、按要求每年應集中時間對外收取供暖費，并支付供暖費。
9、按要求努力回收學校創(chuàng)收水電費。
10、按要求統(tǒng)計、收繳、上報家屬住戶水電費。
11、按要求對院內人防工程進行檢查，防止發(fā)生意外事故。
五、違約責任
1、甲方違反合同規(guī)定，使乙方未能完成合同規(guī)定的服務和管理目標，乙方有權視不同情況限期向甲方提出解決意見(雙方協(xié)商)。如逾期仍未解決，乙方有權中止合同，所造成乙方經濟損失由甲方予以經濟賠償。
2、乙方違反合同所規(guī)定的內容或未達到的服務標準，或師生員工反映強烈且不能及時解決的，甲方有權要求乙方限期改正(雙方協(xié)商)，如逾期不改，甲方有權終止本合同。另行安排其它物業(yè)管理機構替代。給甲方造成的經濟損失，乙方應給予賠償。
3、乙方違約擅自提高收費標準和降低服務標準，甲方有權要求乙方改正并清退多收費用。
六、其它
1、本協(xié)議未盡事宜由雙方協(xié)商解決，并以書面協(xié)議簽定補充協(xié)議。補充協(xié)議與本協(xié)議有同等效力。本協(xié)議有效期為一年，自_________年_________月_________日至_________年_________月_________日止。
2、本協(xié)議之委托協(xié)議書均為本協(xié)議的有效組成部分，具有同等法律效力。
3、本協(xié)議共4份，甲、乙雙方各執(zhí)2份，具有同等法律效力。經雙方簽字蓋章后生效。
甲方(蓋章)：_________ 乙方(蓋章)：_________
甲方代表(簽字)：_________ 乙方代表(簽字)：_________
_________年____月____日 _________年____月____日
第7篇 物業(yè)管理文件控制程序
物業(yè)管理公司文件控制程序
1.0目的
對質量體系文件的編寫、審批、發(fā)放、更改、保管和作廢等全過程進行控制,確保公司所有受控的場合使用的均為相應文件和資料的有效版本。
2.0適用范圍
適用于公司質量體系和相關的外來文件(如強制執(zhí)行文件或參考標準、合同、用戶提供的圖紙等)的控制。
3.0引用文件及術語(略)
4.0職責
4.1總經理負責批準《質量手冊》、《程序文件》、《部門工作手冊》,管理者代表負責審核。
4.2品質督察部負責對全公司有關質量體系的文件的總體控制。
4.3品質督察部負責質量手冊、程序文件的發(fā)放控制和正本保管。
4.4各部門負責人或指定一名文件管理人員負責對本部門有關質量體系文件的管理。
5.0工作程序
5.1文件和資料的分類
本公司有關質量體系的文件和資料分受控文件和非受控文件兩種。受控文件是指受更改控制的文件,本公司質量體系文件和與質量體系相關的外來文件均為受控文件;非受控文件是不受更改控制的文件,如為了投標等其他目的而分發(fā)的質量體系文件。
a.
文件內容:
按本單位情況制定的質量方針、目標和適用標準描述的質量體系;
描述各職能部門為實施質量體系要素所開展的活動;
詳細的工作文件,包括各類工作規(guī)程、表格、報告等。
本公司質量體系文件包括質量手冊、程序文件和其他質量文件,其層次結構如下圖:
質量手冊
(第一級文件)
程序文件
(第二級文件)
其他質量文件
(第三級文件)
b. 質量體系相關的外來文件包括政府部門或上級管理機構發(fā)布的各類強制性法律、法規(guī)、條例,須引用或參考的標準、合同、用戶提供的圖樣和技術要求,詳細的工作文件等。
5.2質量體系文件的控制
5.2.1編制與審批
a.質量手冊和程序文件由品質督察部負責編寫,由管理者代表組織相關部門及有關人員對初稿進行討論后,《質量手冊》、《程序文件》由管理者代表負責最終審核、總經理批準;
b.工作規(guī)程由各部門負責人組織編寫,管理者代表審核,總經理批準。
c.質量文件頁面編排:
――紙張:標準a4紙,頁面設置為:頁邊距上為2.3厘米,下為2厘米,左為2.5厘米,右為2.5厘米。頁眉頁腳均為1.5厘米。
――版式:標題,居中,小二號楷體,;正文,首行縮進二字符,小四楷體。
5.2.2標識與編碼
a. 受控的質量手冊、程序文件和工作手冊封面加蓋“受控文件”專用印章,但正本(原稿)上不需蓋章;非受控的質量體系文件封面均加蓋“非受控文件”專用印章;
b. 質量手冊編碼
cshy/qm/ -01
序號
質量手冊代號
加州城市花園公司代號
a)程序文件編碼
cshy/ qp/-□□
順序號
程序文件代號
公司代號
b)作業(yè)文件編碼
cshy/qw/-□□-□□
順序號
部門代碼
公司代號/作業(yè)文件
d)外來文件編碼
外來文件用其原編號作為文件編碼。
e)質量記錄編碼
□□-qr-□□
順序號
質量記錄
部門代碼
f) 部門記錄編碼:
□□- □□□□-□□
順序號
年號
部門代碼
g) 部門代碼:
*z―行政部
pz―品質督察部
kh―客戶服務部
rl―人力資源部
gc―工程維修部
ba―保安部
cw―財務部
sc―市場拓展部
5.2.3復制
受控文件未經批準不得復制,質量手冊和程序文件的復印由各部門文件控制員填寫《受控文件復印申請表》,經品質督察部確認后執(zhí)行;工作手冊的復印由使用人向部門文件管理員申請,經本部門負責人批準,由部門文件管理員負責執(zhí)行。
5.2.4發(fā)放與保管
a. 受控文件的發(fā)放與保管
――質量手冊:品質督察部向有關部門或人員發(fā)放,并做好發(fā)放記錄;
――程序文件和工作手冊:由品質督察部填寫《文件發(fā)放/回收記錄》發(fā)放到有關的場所和人員,并做好簽收記錄;
――工作手冊:工作手冊正本由品質督察部保存,各部門持有的工作手冊由其部門文件管理員負責保存,并保證相關場所或人員現(xiàn)場使用的文件是最新有效版本;
b. 文件破損嚴重影響使用或不慎遺失時,應重新辦理申領手續(xù),由品質督察部文件管理員填寫《受控文件復印申請表》后按5.2.3執(zhí)行補發(fā);
c. 文件管理員在發(fā)放文件時,應注意文件分發(fā)號的確定
受控文件的分發(fā)號按照文件的發(fā)放順序,由文件管理員確定,要求每份文件只有一個對應的分發(fā)號。
d. 非受控文件的發(fā)放由有需要的部門提出書面申請,經管理者代表批準后,由文件管理員做發(fā)放登記。
5.2.5更改
a.各級人員在工作實踐中發(fā)現(xiàn)有必要對受控文件作出修改,需填寫《文件修改申請單》報原文件編制部門/人員或所在部門負責;
b.修改建議被采納實施時,原文件編制部門的文件管理員須將《文件修改申請單》復印一份交品質督察部備案;
c.文件的更改由原文件編制部門或人員負責執(zhí)行,必要時應附有更改說明;
d.更改后的文件按本程序5.2.1條款審核、批準,并注明生效日期;
e.更改后的文件按本程序5.2.2條款標識、編碼后,按5.2.3、5.2.4條款復制和發(fā)放,同時收回舊版文件并作出“作廢文件”標識或銷毀;
f.修改頁應反映出最新狀態(tài),文件每頁的修改狀態(tài)通過阿拉伯數(shù)字(1、2、3……)表示,每頁修改一次,其編號就隨著變更一次,當修改狀態(tài)變更到第10次或質量體系文件作重大變更時,該文件需換版,版本狀況用英文大寫字母(a、b、c……)表示。
5.3外來文件的控制
5.3.1評審
對為顧客提供服務所需的外來文件如政府部門或上級管理機構發(fā)布的強制性各類法律、法規(guī)、條例,須引用或參考的標準、合同、用戶提供的圖樣和技術要求、詳細的工作文件等,在使用前由品質督察部主管進行評審后使用,各部門填寫《部門使用外來文件清單》。
5.3.2標識
品質督察部文件管理員在批準后的《外來文件一覽表》上加蓋受控文件專用印章。
5.3.3發(fā)放與保管
品質督察部的文件管理員負責外來文件的發(fā)放和保管,必要時也可張貼在有關的作業(yè)場所,但須做好發(fā)放登記。
5.3.4 外來文件如需復印,須填寫《受控文件復印申請表》,經品質督察部批準,由文件管理員負責復印和登記。
5.3.5 更改
文件管理員收到新版的外來文件后應及時將其發(fā)放到相關部門、場所。若新版文件是舊版文件的替代,則收回舊版文件,若新版文件是舊版文件的補充,則將新、舊版文件存放在一起。
5.4公開文件的控制
5.4.1每份公開文件(如用戶須知、收費標準、服務項目清單等)上均應有版本號和生效日期,版本號用英文大寫字母(a、b、c……)表示。
5.4.2由文件管理員負責做好公開文件的發(fā)放登記。
5.4.3公開文件的內容每發(fā)生一次更改,版本號和生效日期隨之變更一次。文件管理員負責對有固定張貼、發(fā)放地點的公開文件進行更換,同時管理處必須發(fā)出公開告示,確保更改后的公開文件內容能及時傳達給用戶及有關人員。
5.5質量記錄的控制見《質量記錄控制程序》。
6.0相關文件
6.1 《質量記錄控制程序》
6.2 《受控文件清單》
6.3 《文件發(fā)放/回收登記表》
6.4 《文件修改申請單》
6.5 《外來文件清單》
第8篇 物業(yè)質量記錄及文檔管理程序文件
物業(yè)程序文件:質量記錄及文檔管理程序
1.目的
為質量記錄及文件資料的收集、整理、編目、歸檔、管理提供指引。
2.范圍
適用于公司各部門。
3.職責
部門/崗位工作職責
辦公室負責收集、轉發(fā)、保存最新有效的行業(yè)標準和政策法規(guī)。
監(jiān)督公司各管理處、部門文檔管理
品質管理部監(jiān)督公司各部門質量記錄的控制。
收集質量管理體系標準,對其有效性負責。
保存最新有效的行業(yè)標準和政策法規(guī)。
相關部門收集、轉發(fā)及評估新的行業(yè)標準和政策法規(guī)對公司目前業(yè)務或管理工作的影響,根據(jù)需要修改或出臺相關文件。
管理處、部門負責人具體指導本管理處、部門質量記錄和文檔管理 文件管理員收集保管質量記錄、文檔資料 4.定義
質量記錄:體系文件規(guī)定需要記錄的所有資料。包含:書面記錄、電腦軟盤、光盤、磁帶、錄像帶、照片、膠片等。
5.方法和過程控制
5.1現(xiàn)場質量記錄的管理
5.1.1做好清晰的標識,確保現(xiàn)場質量記錄無污損或破損等。
5.1.2班長以上管理人員應檢查現(xiàn)場質量記錄表格的有效性和記錄的完整性,防止過期表格的誤用,對已失效的表格即時進行作廢處理,并視情況于每月/季/年初收集現(xiàn)場已填寫完畢的質量記錄送交文件管理員。
5.1.3每次體系文件全面修改后,品質管理部對各管理處、部門質量記錄的有效性進行全面檢查。局部更改時,可與內部質量審核同時進行。
5.2文件資料歸檔及管理要求
5.2.1一般按月/季/年度定期歸檔,并須于首日開始進行,最遲于第五個工作日前完成歸檔工作。
5.2.2歸檔時按照不同業(yè)務類別、表格類別(名稱)對已收集的質量記錄及文件資料進行排序、編目,在文件盒(袋)的封面標識文檔編號、文檔名稱、產生時間段、保存期限、存檔人和存檔日期(見下表),卷內附卷內文件目錄,并在《文件資料存儲清單》上登記。為便于查閱,管理處/部門可根據(jù)實際情況增加附表。
文檔編號文檔名稱產生時間段保存期限存檔人存檔日期報廢日期
5.2.3如資料是傳真件應復印后保存復印件。
5.2.4歸檔資料應盡量在統(tǒng)一地點保存。工程部設備管理生成的質量記錄,除通用的培訓(會議)簽到記錄、考核表于次月初交存于管理處資料室,其他記錄可長期存放在工程部資料柜內。還可根據(jù)具體情況,制作兩聯(lián)的質量記錄表格,一份交管理處留存。
5.2.5安防、綠化工程質量記錄及檔案,在工程驗收完畢后一次性按工程項目單獨歸檔,存放于管理處資料室。
5.2.6歸檔資料應注意做好防潮、防火、防蟲蛀、鼠害工作。借閱須在《借閱登記表》上登記并經管理處/部門負責人批準,由文件管理員負責跟進、收回。體系文件不得隔夜外借。
5.2.7文件管理員調(離)職或更換崗位前,須做好文檔資料交接工作,完善交接手續(xù)。
5.2.8《體系文件下發(fā)明細》、《質量記錄表格一覽表》由品質管理部填寫,《標準政策法規(guī)一覽表》由辦公室填寫,經現(xiàn)相關負責人審批后公布。
5.2.9各管理處/部門按照《質量記錄表格一覽表》的保存期限對已歸檔的質量記錄進行報廢處理,報廢前應填寫《質量記錄報廢申請單》并經管理處/部門負責人批準后報廢處理。如超過保存期限,但有保存價值后期需備查記錄,可加蓋'作廢保留'章繼續(xù)保留。
5.3文檔資料編碼規(guī)則
5.3.1須參照公司示范目錄建立部門文檔目錄。示范目錄中一、二級目錄必須執(zhí)行,一般以一、二級目錄為文檔標題。
5.3.2日常管理文檔編號方法為:'部門漢語拼音簡稱+**',如:城市花園為'ch01、ch02'。
5.4重要資料管理
5.4.1工程資料
5.4.1.1工程檔案包括:
a.由發(fā)展商提供的規(guī)劃、竣工、驗收資料
b.設施設備安裝、使用、維修保養(yǎng)技術資料;
c.物業(yè)質量證明文件和物業(yè)使用說明文件;
d.房屋本體和設備的改造變更資料
e.其它必要資料
5.4.1.2由發(fā)展商提供的小區(qū)/大廈各類工程資料,各管理處應指定專業(yè)技術人員核對、接收,并列出清單交與文件管理員統(tǒng)一保管。
5.4.1.3如資料不全,應及時向發(fā)展商索取,確保各類資料齊全。
5.4.1.4各類設備、配套設施供應商的地址、聯(lián)系人及電話要編制成表,以方便維修保養(yǎng)時查閱。
5.4.2顧客資料
5.4.2.1顧客資料包括顧客基本資料、顧客房屋資料、顧客個性資料。
5.4.2.2管理處控制中心應有業(yè)主/租戶/辦公戶清單備查,清單中可包括姓名、房號、聯(lián)系電話、車輛情況及其他各類個性化情況,并根據(jù)情況定期更新資料內容。
5.4.2.3顧客檔案為機密資料,所有接觸、知悉顧客資料的人員對顧客資料負有保密責任,未經顧客或經理允許不得對任何人透露。除文件管理員和管理處負責人外,其他人員查閱、借閱顧客資料必須在《借閱登記表》上登記,并經管理處/部門負責人批準。作廢顧客資料應仔細粉碎或銷毀。
5.4.2.4如政府部門、司法機關因公需查詢,在對方出示單位介紹信和工作證并經核對無誤后方可提供其查詢,并登記查閱時間、單位、姓名、有效證件等內容,與被查資料一并保存。
5.4.3物業(yè)資料
5.4.3.1物業(yè)資料包括物業(yè)項目各類批文、建筑施工許可證及執(zhí)照、管理及商業(yè)用房資料、住宅區(qū)基本情況及配套設施資料等。
5.4.3.2各管理處負責在房屋交付后三個月內收集整理物業(yè)資料,并培訓到相關人員。
5.4.4標準政策法規(guī)管理
辦公室各職能部門各使用部門
5.5電子文檔管理
5.5.1有電子文檔的文件資料既可以打印稿形式也可以電子文檔形式存檔。部門之間以電子郵件形式傳送報批的文件,存檔時郵件封面可不打印,但須保存郵件封面的電子文檔。
5.5.2管理處電子文檔應統(tǒng)一管理,按公司制定的電子文檔示范目錄建立文件夾。文件夾中一、二級目錄必須與示范目錄相符,三級及以下目錄管理處可根據(jù)需要自行調整。
5.5.3電子文檔的備份及安全管理參照《電腦及網(wǎng)絡系統(tǒng)管理規(guī)定》相關條款操作,管理軟件內容須每月備份,每年初須
對上年度重要電子文檔以光盤保存,并在《文件資料存儲清單》上登記。
5.5.4重要、機密的電子文檔須設置密碼后報管理處/部門經理備案。當事人如有離(調)職需完善交接手續(xù)。
6.支持性文件
tjzzwy6.3-z01-02 《電腦及網(wǎng)絡系統(tǒng)管理規(guī)定》
7.質量記錄表格
tjzzwy 4.2.3-z02-f1 《文件資料存儲清單》
tjzzwy 4.2.4-z01-f1《標準、政策法規(guī)一覽表》
tjzzwy 4.2.4-z01-f2 《質量記錄表格一覽表》
tjzzwy 4.2.4-z01-f3《質量記錄報廢申請表》
第9篇 物業(yè)管理質量記錄控制程序
物業(yè)管理公司質量記錄控制程序
1.0 目的
對質量管理體系所要求的記錄予以控制。
2.0 適用范圍
適用于為證明服務符合要求和質量管理體系有效運行的記錄。
3.0 職責
3.1 品質督察部負責質量管理體系記錄的監(jiān)督與控制。
3.2 各部門負責本部門質量記錄填寫、收集分類,并按期歸檔。
4.0 工作程序
4.1 各部門資料員負責收集、整理、保管本部門的質量記錄。
4.2 質量記錄的標識、編號
質量記錄的標識、編號按《文件控制程序》執(zhí)行。
4.3 質量記錄填寫
4.3.1 質量記錄填寫要及時、真實、內容完整、字跡清晰,不得隨意涂改;如因某種原因不能填寫的項目,應能說明理由,并將該項用單杠劃去,各相關欄目負責人簽名不允許空白。
4.3.2 如因筆誤或計算錯誤要修改原數(shù)據(jù),應采用單杠劃去原數(shù)據(jù),在其上方寫上更改后的數(shù)據(jù),加蓋或簽上更改人的印章或姓名及日期。
4.4 質量記錄的保存、保護
4.4.1 各部門的資料員必須把所有質量記錄分類,依日期順序整理好,存放于通風,干燥的地方,所有的質量記錄保持清潔,字跡清晰。各部門按規(guī)定的期限保存記錄。
4.4.2 品質督察部編制《質量記錄一覽表》,將公司所有與質量管理體系運行有關的記錄匯總,包括名稱、編號、保存期、保存地點等內容,并匯集備案記錄的原始樣本。各部門應填寫本部門的《質量記錄清單》,并匯總本部門的質量記錄原始樣本。
4.5 質量記錄發(fā)放、借閱
a. 各部門填寫《文件發(fā)放/回收登記表》,向品質督察部領用所需記錄空白表;
b. 各部門保管的質量記錄應便于檢索,需借閱要經相應部門負責人批準并填寫《文件借閱/銷毀申請登記表》,由記錄管理人登記備案。
4.6 質量記錄的銷毀處理
質量記錄如超過保存期或其他特殊情況需要銷毀時,由主管人員填寫《文件借閱/銷毀申請登記表》,交行政部審核,報管理者代表批準,由授權人執(zhí)行銷毀。
4.7 記錄格式
4.7.1 各部門的質量記錄格式,由各部門負責人組織編制,管理處負責人審批,交品質督察部確認、備案。
4.7.2 各相關部門可根據(jù)工作需要提出記錄格式設計更改,執(zhí)行《文件控制程序》有關文件更改的規(guī)定。
5.0 相關文件
5.1《文件控制程序》
6.0 質量記錄
6.1《質量記錄歸檔清單》。
6.2《文件發(fā)放/回收登記表》
6.3《文件借閱/銷毀申請登記表》
6.4《質量記錄一覽表》
6.5《質量記錄清單》
第10篇 物業(yè)質量管理評審控制程序
物業(yè)公司質量管理評審控制程序
.0目的
按計劃的時間間隔評審質量管理體系的適宜性、充分性、有效性。
2.0適用范圍
適用于對公司質量管理體系的評審。
3.0職責
3.1總經理負責主持管理評審活動。
3.2管理者代表負責協(xié)助總經理做好管理評審的組織與準備工作。
3.3品質督察部做好管理評審資料的收集、記錄及管理評審后改進措施的檢查督促和驗證工作。
3.4各部門負責人參加管理評審,并提供本部門質量管理體系運行情況的信息和資料,制定和實施評審結果要求的改進措施。
4.0工作程序
4.1評審計劃
4.1.1管理評審每年至少進行一次,時間間隔不超過12個月。
4.1.2當出現(xiàn)下列情況之一應增加管理評審頻次:
a. 外部市場與公司質量方針和質量目標產生反差而影響我公司經營效益時;
b. 組織結構、服務范圍、資源配置有重大變化;
c. 國家法律、法規(guī)、標準有修改時;
d. 重大質量事故顧客嚴重投訴時;
e. iso9001:2000標準發(fā)生換版時;
f. 第二方、第三方審核前或領導有要求時;
g. 質量管理體系審核有嚴重不合格時。
4.1.3 每次管理評審前一月,品質督察部應根據(jù)總經理與管理者代表商定的時間、地點,負責編制《年度管理評審計劃》,報管理者代表審核、總經理批準。
4.2 管理評審內容
4.2.1質量方針和質量目標的貫徹和實施情況。
4.2.2組織機構(包括人員配置和資源利用等)滿足需要的程度。
4.2.3質量改進和服務績效分析,如:經常發(fā)生的用戶投訴情況的分析、用戶反饋的信息分析等。
4.2.4 發(fā)生的重大安全責任事故。
4.2.5 內部質量審核實施情況及其效果。
4.2.6 糾正和預防措施實施情況及其效果。
4.2.7以前管理評審的跟蹤措施的實施及有效性;
4.2.8可能影響質量管理體系的各種變化,如資源的配置,內、外環(huán)境變化,法律、法規(guī)的變化等;
4.2.9相關方的建議。
4.2.10總經理認為其他尚需評審的內容。
4.3 評審準備
4.3.1《年度管理評審計劃》經總經理批準后發(fā)給參加管理評審的部門(人員)。
4.3.2各部門(人員)按計劃要求在評審前14天提交評審所需資料,做好評審的準備,并確保在評審進行前7天將評審材料提交品質督察部確認后交管理者代表審閱。
4.3.3參加評審的人員根據(jù)需要由總經理或管理者代表確定,原則上公司其他領導及各部門負責人均應參加評審。
4.3.4各部門需準備下列資料:
a. 市場拓展部:服務項目開發(fā);市場分析資料;
b. 客戶服務中心:服務過程控制;顧客的反饋、顧客滿意程度的測量結果與顧客溝通等資料;
c. 人力資源部:人力資源控制;
d. 工程維修部:設備的維護、保養(yǎng)等資料;
e. 保安部、財務部:本部門過程控制等資料。
f. 品質督察部:內、外審結果;質量管理體系運行情況;糾正和預防措施、持續(xù)改進實施情況;質量管理體系需要改進的重大項目等資料;
4.4管理評審的形式和程序
4.4.1管理評審以會議形式進行。
4.4.2總經理主持管理評審會議,會議程序如下:
a.總經理主持會議宣布管理評審會議開始,并對管理評審的目的、要求作簡短發(fā)言;
b.管理者代表匯報質量管理體系運行情況,各有關部門按評審內容要求做書面報告。如管理者代表認為有必要且事先做了布置和準備,則報告的書面化文件應分發(fā)至每個參加評審的人員。
c.與會者討論、分析、評價質量體系的適宜性、有效性;分析質量體系運行中存在的系統(tǒng)問題、重大問題,提出改進質量體系的措施、意見。
d.總經理歸納評審意見,對質量管理體系現(xiàn)狀的適宜性、充分性、有效性做出結論,提出或裁定質量體系改進措施。
4.4.3 部門負責人參加管理評審,須在《會議簽到記錄表》中簽到,品質督察部負責會議記錄。
4.4管理評審輸出
4.4.1 品質督察部在《會議簽到記錄表》記錄會議情況。
4.4.2 品質督察部根據(jù)評審議題和記錄編寫《管理評審報告》,其內容包括與以下方面有關的任何決定和措施:
a. 質量管理體系及其過程的改進,包括質量方針、質量目標、組織結構、過程控制等方面的評價;
b. 與顧客要求有關的產品的改進,對現(xiàn)有產品符合要求的評價,包括是否需要進行產品過程審核等與評審內容相關的要求;
c. 資源需求。
4.4.3《管理評審報告》需經管理者代表審核,總經理批準,并按《文件控制程序》中文件發(fā)放的規(guī)定發(fā)至相關領導和部門。
4.4.4管理評審所形成的各種文件、資料和記錄由品質督察部按《質量記錄控制程序》妥善保存。
4.5管理評審決定的執(zhí)行和驗證
4.5.1 責任部門和人員根據(jù)《管理評審報告》中有關決定編制《管理評審改進措施及驗證記錄表》,并組織實施,按《糾正和預防措施控制程序》執(zhí)行。
4.5.2改進措施實施結束后,各責任部門應將結果報品質部,品質督察部對實施情況進行檢查后報管理者代表,以便對實施效果是否達到預期目標進行評價;
4.5.3實施結果有效的,品質督察部應將其措施納入或編制相關文件,以鞏固其改進效果;
4.5.4經驗證,改進措施未達到預期目標的,由責任部門重新制定并實施改進措施,直至達到預期目標。品質督察部負責
組織對各種措施計劃的實施進行跟蹤、監(jiān)督和驗證。
4.6 管理評審如導致質量方針、目標及體系文件更改時,按《文件控制程序》執(zhí)行。
5.0 相關文件
5.1《文件控制程序》
5.2《質量記錄控制程序》
5.3《糾正和預防措施控制程序》
6.0 質量記錄
6.1《年度管理評審計劃》
6.2《會議簽到記錄表》
6.3《管理評審報告》
第11篇 物業(yè)管理手冊－法律法規(guī)其他要求控制程序
物業(yè)管理手冊:法律法規(guī)及其他要求控制程序
1、目的
建立獲取法律法規(guī)和其他要求的渠道,為及時獲取和識別出適用于本公司與環(huán)保有關的法律法規(guī)和其他要求,制定本程序。
2、范圍
本程序適用于與公司有關的環(huán)境法律法規(guī)和其他要求的獲取、識別與更新。
3、職責
3.1品質部負責獲取、確認和匯總適用于公司活動及服務中有關環(huán)境的法律法規(guī)和其他要求,并對其進行登記、更新和傳遞。
3.2各部門負責收集其職權范圍內的法律法規(guī)及其他要求,并及時將有關信息傳遞給品質部。
4、程序
4.1獲取范圍
4.1.1國家頒布的有關環(huán)境、能源、資源、消防、安全等方面的法律、法規(guī)和標準。
4.1.2河南省、鄭州市發(fā)布的有關環(huán)境保護的地方性法律、法規(guī)。
4.1.3其它要求
4.1.3.1與顧客的協(xié)議
4.1.3.2非法規(guī)性指南
4.1.3.3與政府機構的協(xié)議
4.1.3.4行業(yè)協(xié)會的要求
4.1.3.5上級機關發(fā)布的相關標準和規(guī)范性文件
4.1.3.6本公司對公眾的承諾
4.1.3.7本公司的要求等
4.2獲取途徑與方式
4.2.1購買專業(yè)出版社出版的法律法規(guī)和標準合訂本,獲取河南省已經頒發(fā)的有關資料,摘錄相關內容。
4.2.2從上級有關部門及專業(yè)報紙、雜志、出版社、圖書館、cd磁盤等媒體上獲取有關法律及其他要求。
4.2.3通過互聯(lián)網(wǎng)進行查詢,獲取最新版本的法律、法規(guī)和其它要求的信息。
主要查詢的網(wǎng)站有:
中國環(huán)境保護網(wǎng)
中國環(huán)境標準網(wǎng)
新浪網(wǎng)
搜狐網(wǎng)
商都信息網(wǎng)
鄭州市環(huán)境保護局
4.3識別、填寫、確認
4.3.1品質部每年12月底以前識別出其所適用的環(huán)境方面的法律法規(guī)、地方性法規(guī)、規(guī)章和其它要求。
4.3.2品質部在獲取到新的法律法規(guī)及其它要求后,應對公司的經營活動與服務狀況進行識別和確認。確認的依據(jù)為:公司的實際狀況、識別出的環(huán)境因素、相關方的要求、上級主管單位的要求、公司的要求等。
4.3.3品質部根據(jù)確認的結果編制出《法律法規(guī)及其他要求目錄清單》,報管理者代表審批。
4.4傳達、培訓
4.4.1品質部將《法律法規(guī)及其他要求目錄清單》和必要的內容或文本根據(jù)公司的實際情況通過發(fā)放文件、網(wǎng)上公文、會議等形式傳達到各部門和有關相關方。
4.4.2各部門對員工進行法律、法規(guī)教育培訓時,執(zhí)行《法律法規(guī)及其他要求目錄清單》。
4.5保存、發(fā)放
4.5.1品質部妥善保存公司適用法律法規(guī)及其他要求的文本。
4.5.2品質部將確認適用于本公司的法律法規(guī)和其他要求,以受控文件的形式,復印、發(fā)放到各相關執(zhí)行部門,各相關部門建立部門《法律法規(guī)及其他要求目錄清單》和文本并妥善保存。
4.6跟蹤、更新
4.6.1品質部采用互聯(lián)網(wǎng)查詢或采取向當?shù)匦姓鞴懿块T咨詢的方式,進行法律及其他要求有效性的跟蹤,并根據(jù)跟蹤結果,修改、增補《法律法規(guī)及其他要求目錄清單》,執(zhí)行《文件控制程序》中有文件更改的規(guī)定。
4.6.2品質部通過發(fā)放文件、網(wǎng)上公文、會議等形式將更新信息傳遞給員工和其它有關的相關方。
4.6.3由此涉及其它文件的修改,執(zhí)行《文件控制程序》。
4.7公司在識別和評價環(huán)境因素,制定管理方針、目標、指標及培訓、運行控制、績效監(jiān)測、合規(guī)性評價等時,應考慮法律、法規(guī)和其他要求。
4.8本程序產生的記錄按《記錄控制程序》規(guī)定執(zhí)行。
5、相關文件
5.1《文件控制程序》
5.2《記錄控制程序》
6、相關記錄
6.1《法律法規(guī)及其他要求目錄清單》jw/jl-5.4.4-001
第12篇 北京均豪物業(yè)管理責任公司簡介材料
北京均豪物業(yè)管理有限責任公司簡介
北京均豪物業(yè)管理有限責任公司于1992年在海淀新技術產業(yè)試驗區(qū)創(chuàng)立,在北京市工商局注冊,符合北京市行業(yè)資質標準,具有涉外管理資格的專業(yè)物業(yè)服務企業(yè)。不但可以承接各種類型物業(yè)的全面經營管理,同時開展其它單項服務,包括租售代理,發(fā)展顧問,投資顧問,管理企劃與咨詢,工程顧問和工程服務等等。
本公司一向致力于推廣符合國際慣例的物業(yè)管理模式與經驗,在京城樹立了良好的品牌形象,在同業(yè)中具有較高的知名度,曾作為行業(yè)中唯一受邀單位參加了國家建設部與加拿大政府物業(yè)管理合作談判和海淀新技術產業(yè)試驗區(qū)發(fā)展規(guī)劃課題組,參與規(guī)劃方案設計。
經過多年的實踐與磨練,本公司在綜合商用樓宇,標準寫字樓的管理上,積累了獨到的管理運作經驗,創(chuàng)建了一套完整而實用的管理體系和管理方法。近兩年,又成功的介入居住物業(yè)、公用物業(yè)的管理,從普通商品住宅、環(huán)保型、智能化高檔居住小區(qū),到近百萬平方米的大型綜合社區(qū)以及國家級博物館等物業(yè)項目都有管理實踐和專業(yè)性研究,深得用戶信賴。計算機軟件技術及服務網(wǎng)絡用于管理之中,取得了良好的管理業(yè)績和社會聲譽。
均豪公司良好的管理業(yè)績和社會聲譽,獲得了業(yè)內幾乎所有獎項。被選為全國物業(yè)管理協(xié)會理事單位、中國民營科技協(xié)會理事單位、北京市物業(yè)管理商會理事、北京市旅游管理協(xié)會理事。作為北京市物業(yè)管理商會主要發(fā)起者之一的于慶新總經理被推選為首屆會長。并被北京市房地局聘為物業(yè)管理培訓客座講師,專題講授“寫字樓的管理”。
第13篇 某物業(yè)管理處印章使用流程
物業(yè)管理處印章使用流程
1 管理處印章的用印
1.1 門主管審核文件原件。
1.2信息中心/管理處登記,并核對公章、文件份數(shù)。
1.3填寫《印章使用管理登記表》后用印。
2 損壞、丟失的處理
2.1 印章丟失后,必須立即書面寫出報告,部門主管審核確認后,報信息中心行政主辦登記。
2.2 管理處行政助理及時將報告管理處主任,并轉呈總經理給出審批意見,由信息中心予以備案,須予以登報 明的由信息中心辦理。
2.3 管理處按責任后果輕重對責任人給予處罰。
2.4 管理處刻制新印章,需提出刻制申請,并經審批、刻制。
2.5使用部門交還舊印章至信息中心并領取新印章 (丟失的直接領取)。
3 印章的廢止
3.1 管理處提出廢止印章意見書報總經理審批。
3.2信息中心發(fā)出收回廢此印章通知并收回、核對作廢此印章,記錄歸檔。
4 印章的保管
4.1 管理處印章由管理處主任保管。
5 相關記錄
qpi-**-c-f035 《印章使用管理登記表》
qpi-**-c-f036 《印章領用登記表》
第14篇 某物業(yè)管理內部質量審核報告
編寫:** 批準:**
一、引言
本次內審是公司iso9002-1994向iso9001-2000轉版審核前,組織的第一次內審,隨著龍湖花園物業(yè)管理公司知名度、美譽度的不斷提高,其品牌形象已深入人心,客戶對我們的要求愈來愈高,這就要求我們注重服務改進工作標準要愈來愈高。加之物管公司接管的物業(yè)面積驟增,組織架構進行了調整。為驗證iso9001質量體系在各部門中的運行情況,特安排本次內審,擬達以下目的:
1、全面檢查各項工作,發(fā)現(xiàn)問題并促進解決。
2、加深新老員工對iso9001質量體系文件的應用與理解。
3、為本轉版審核作準備。
二、審核情況:
1、本次審核時間安排較緊,準備不充分,對各部門的審核只是針對重點,未全面開展。
2、審核前的準備:依據(jù)以往的內審經驗,本次內審采取新老搭配分組,新內審員在審核過程中學到了很多審核的技巧和方法,::同時對審核過程的實操有了全面的了解。使之基本具備了獨立審核的能力。
3、本次內審進展較順利,各部門都很重視,均能正確對待審核,內審員對各部門也能做出客觀公正的評價。
4、不足之處:
(1)由于iso9001體系運行的時間不長,員工對體系的了解不夠深入,對文件的內容不夠熟悉。
(2)且對內審的質量控制不夠,內審員對不符合項,觀察項的判斷不夠精確
(3)審核技巧也有待提高,審核方式比較直接;
(4)簽發(fā)《內審不合格報告》中,對糾正預防措施的忽略,往往只提出'補救措施方案',很少提到要采取'原因分析和預防措施'無形中導致出現(xiàn)不合格的部門及負責人心存繞幸,出了問題也沒啥,補上就行,被動應付而沒有心思放在主動預防上,違背了iso9001預防為主的思想,故要堅定予以糾正此類情況。
5、本次內審發(fā)現(xiàn)4個輕微不合格項,簽發(fā)4張《內審不合格報告》涉及保安保潔客戶服務中心及行政部,16個觀察項,這次的內審,在較大范圍內發(fā)現(xiàn)了工作中存在的問題,同時指明了今后工作努力和改進的方向及具體內容。
三、原因分析及改進方向
從本次審核工作
的結果分析其原因有以下幾個方面:
1、是物業(yè)公司急劇的擴張,服務的深化,相應人員配置未能跟上,且有較大的流動性,組織架構新近調整,各部門的職能分工協(xié)調尚未達到理想狀態(tài),人員更多,而機構更大,對品質體系的維護、監(jiān)控缺乏力度,對人員的培訓也較粗淺,對iso9001的理解不夠全面和深入,從本次內審中審核員較多依靠三層文件而少于參考標準和手冊二層文件,就是個例子。
改進方向:
1、公司行政部應加強體系運行的監(jiān)察力度,制定出可行的檢查計劃,確保體系的有效性。
2、對is9001體系的培訓,各部門須納入各自的入職培訓和在職培訓,行政部須對各部門的助理、培訓教員、資料員進行針對性的培訓。
第15篇 鴻慶物業(yè)管理公司簡介材料
鴻慶物業(yè)管理有限公司簡介
甘肅鴻慶物業(yè)管理有限公司成立于2023年6月,注冊資本金500萬元人民幣,國家三級物業(yè)企業(yè)資質。注冊地址:蘭州市城關區(qū)雁灘路3295號,
公司是自主經營、獨立核算、自負盈虧的獨立法人企業(yè)。主要業(yè)務以承接各種類型的住宅小區(qū)(大廈)、寫字樓、行政事業(yè)單位辦公樓、企業(yè)廠房、學校、商場、醫(yī)院、銀行、賓館、飯店、體育館、公園、車站等項目的全權委托物業(yè)管理服務。還承接保潔、綠化、家政、搬家、水電暖安裝與維修、電梯、空調、機電設備、樓宇對講、智能化系統(tǒng)的專業(yè)保養(yǎng)與維修等服務項目。此外,還提供專業(yè)咨詢代理,如物業(yè)早期介入、前期管理、業(yè)委會組建、物業(yè)項目招投標、項目方案設計、成本測算、標書制作、法律和政策咨詢等。
公司現(xiàn)有員工120多人,其中高、中級物業(yè)管理師10多名,擁有水、電、暖等專業(yè)技術資質的工程人員20多名。公司員工全部具有相應行業(yè)專業(yè)技能及實際工作經驗,管理人員和技術人員全部是大專以上學歷,且都是持證上崗。公司目前全權委托服務的項目有城關區(qū)的省工信委家屬院、省旅游局家屬院、甘肅旅游大廈、佳新商住樓小區(qū)、雁沙花園,七里河區(qū)龔家灣欣德小區(qū)等。專項保潔服務項目有安寧“興蘭陽光里”、西固“蘭州恒大都市廣場”等。接管的小區(qū)物業(yè)總面積達到80多萬平方米。業(yè)務范圍涉及城關、七里河、安寧、西固等行政區(qū)域,承接物業(yè)管理的類型有高檔住宅小區(qū)、普通住宅小區(qū)、寫字樓(商業(yè)大廈)、單位家屬樓、經濟適用房小區(qū)等。
近年來,公司先后被中國貿促會建設行業(yè)分會、中國國際商會建設行業(yè)商會、建筑物清潔委員會聯(lián)合授予為“會員單位”,并被建筑物清潔委員會評為“建筑物日常清潔養(yǎng)護施工甲級資質”,蘭州物業(yè)管理協(xié)會吸納為“會員單位”、首屆蘭州市最具競爭力的“物業(yè)管理企業(yè)”和物業(yè)管理“先進單位”、甘肅省質量信用中心評定為“質量服務信譽保障aaaaa級單位”等。公司法人代表雷養(yǎng)平先生被甘肅省工業(yè)合作協(xié)會、甘肅工合質量信用評價中心授予“甘肅誠信企業(yè)家”稱號。
公司按照“社會化、專業(yè)化、市場化、人性化、制度化、集團化”的發(fā)展思路,遵循“聘專業(yè)的人,做專業(yè)的事”,秉承“持續(xù)超越客戶不斷增長的期望”理念,不斷加強企業(yè)內部管理,提高員工整體素質,不斷擴大經營范圍,拓展服務領域,公司實現(xiàn)了跨越式發(fā)展,服務水平和管理模式不斷上臺階、上檔次、上水平。管理服務的小區(qū)安全、文明、整潔、舒適、充滿親情,深受廣大業(yè)主的信任和支持。公司全體員工將繼續(xù)努力,爭取把公司打造成甘肅物業(yè)行業(yè)管理一流、服務一流、品質一流的名優(yōu)高端品牌企業(yè)。
第16篇 物業(yè)公司質量手冊之質量管理體系
物業(yè)公司《質量手冊》之質量管理體系
4.0質量管理體系
4.1質量管理體系總要求
物業(yè)管理公司依據(jù)is09001:2000《質量管理體系要求》,在實施控制的質量管理體系包括:為制定、實施、實現(xiàn)、評審和保持質量方針所需的組織結構、規(guī)劃活動、職責、程序、過程和資源。建立了文件化的質量管理體系,在實施和保持過程中,不斷改進質量管理體系有效性。策劃并建立的質量管理體系符合iso9001標準要求,其控制范圍覆蓋物業(yè)管理公司全部的服務項目,通過對各項服務提供過程的深刻理解,在體系中明確了各過程之間的相互作用和相互聯(lián)系,并以大量的切實可行的服務規(guī)范和服務提供規(guī)范(即作業(yè)和管理類文件)的有效實施,以及提供相應的具有足夠勝任能力的各類資源,明確質量管理體系的有效實施和持續(xù)改進。對需要外包的服務項目,物業(yè)管理公司進行認真的研究分析,并制訂了相關文件控制外包過程的實現(xiàn),以滿足客戶的要求。
物業(yè)管理公司質量管理體系主要過程的相互作用和相互聯(lián)系,通過相應的程序文件和作業(yè)文件的流程圖的方式進行具體表達,以便對各項主要質量活動實施控制時兼顧過程方面的相應接口的控制。
本物業(yè)管理公司采用pdca循環(huán)的方法識別和控制過程的有效性,使每一個過程都可以通過'策劃、實施、檢查、總結'達到持續(xù)改進有效性的目的。
本物業(yè)管理公司對任何影響服務質量的外包過程,將按照標準is09001:2000標準7.4條款和《采購控制程序》,從供方的資源、采購品、接收準則等方面實施監(jiān)視和控制,并制定相應的二三級文件確保外包過程(項目)的符合性。
本物業(yè)管理公司的外包過程主要有:
1.清潔服務;
2.電梯維護保養(yǎng);
3.消防設備、設施維護保養(yǎng);
4.外保;
5.化糞池清掏;
6.綠植租擺、綠地養(yǎng)護;
熱力外線、電纜外線、有線電視為國家權威機構,不再做服務評價。
4.2文件要求
4.2.1總則
根據(jù)標準的要求,并依據(jù)物業(yè)管理公司的實際情況,制定了確保過程有效策劃運行和控制所需求的體系文件。
物業(yè)管理公司質量管理體系的文件包括:質量手冊、部門作業(yè)文件、質量記錄等。
注:文件可采用書面文件及電子文件兩種形式。
4.2.2質量手冊
本質量手冊體現(xiàn)了is09001:2000的要求,明確了物業(yè)管理公司的質量方針、目標、組織機構、支持程序、作業(yè)指導書等查詢的途徑及各部職責權限是物業(yè)管理公司對質量體系進行管理的綱領性文件。
本質量手冊由總辦負責組織文件編寫小組編寫,管理者代表審核,物業(yè)總經理批準、發(fā)布。
4.2.3文件控制
4.2.3.1總則
對物業(yè)管理公司質量體系文件和資料及外來文件進行控制,以確保各個場所使用的文件和資料均為有效版本。
4.2.3.2文件的批準及發(fā)布
a、制訂《文件控制程序》,并由總辦負責對所有質量體系文件的編制、標識、審核、批準、發(fā)放、使用、評審、修訂、回收、保管、作廢等過程實施總體管理控制;
b、物業(yè)總經理負責批準發(fā)布質量手冊;
c、管理者代表負責審核質量手冊;
d、總辦負責組織質量手冊的編制;
e、各部門負責相關作業(yè)文件的編制、使用、保管、部門經理負責作業(yè)文件的編寫審核,管理者代表負責作業(yè)文件的批準;
f、部門文員負責本部門相關文件的收集、整理及歸檔等,確保文件保持清晰,易于識別。
4.2.4質量記錄
4.2.4.1物業(yè)管理公司對質量記錄的標識、收集、歸檔、檢索、保存期限和處理進行控制,以提供質量管理體系有效運行的證據(jù)。
4.2.4.2制訂并實施《記錄控制程序》,對質量記錄的管理控制進行規(guī)定。
4.2.4.3總辦是物業(yè)管理公司質量記錄控制的主管部門。
4.2.4.4各部門負責本部門記錄的控制和管理。
4.2.5相關文件
《文件控制程序》
《記錄控制程序》
4.2.3文件控制程序
1.0目的
質量管理體系對有關文件進行控制,確保與質量管理體系運行有關的各部門、各環(huán)節(jié)都得到文件的有效版本。
2.0范圍
本程序適用物業(yè)管理公司所有質量體系文件和相關外來文件的管理與控制。
3.0職責
3.1物業(yè)總經理負責批準發(fā)布《質量手冊》。
3.2管理者代表負責組織編寫、修改《質量手冊》并審核《質量手冊》和批準各部門作業(yè)文件。
3.3總辦是物業(yè)管理公司文件的歸口管理部門,負責質量手冊和作業(yè)文件的發(fā)放、正本保存。并負責與質量管理體系有關的外來文件的管理和控制。
3.4各部門負責相關作業(yè)文件的編制、使用和保管,部門經理負責作業(yè)文件的審核,管理者代表負責作業(yè)文件的批準。
3.5各部門文員負責本部門與質量管理體系有關文件的收集、整理和歸檔等。
4.0程序流程圖
文件控制流程圖
責任者/支持文件
質量記錄
相關部門
文件編寫/更改申請單
物業(yè)總經理
文件編寫/更改申請單
管理者代表
相關部門
文件修改記錄表
物業(yè)總經理
管理者代表
文件編寫/更改申請單
總辦/文件控制程序
總辦/文件發(fā)放清單
文件發(fā)放登記表
總辦/文件控制程序
文件發(fā)放登記表
總辦/檔案管理制度
