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第1篇 財(cái)務(wù)報(bào)銷管理規(guī)定辦法
費(fèi)用報(bào)銷管理規(guī)定【1】
一、費(fèi)用報(bào)銷程序
正常報(bào)銷程序包括“5環(huán)節(jié)”:經(jīng)辦人員粘貼票據(jù)、填制報(bào)銷單→ 本部門(mén)負(fù)責(zé)人及相關(guān)職能部門(mén)負(fù)責(zé)人核實(shí)費(fèi)用支出的真實(shí)性、合理性,簽字確認(rèn) → 財(cái)會(huì)部會(huì)計(jì)稽核:報(bào)銷單填制的規(guī)范性、票據(jù)的合法性和有效性,簽字確認(rèn) → 總經(jīng)理或授權(quán)審批人審批費(fèi)用是否予以報(bào)銷,簽字確認(rèn)→財(cái)會(huì)部出納核對(duì)報(bào)銷金額后報(bào)銷。
如果后四環(huán)節(jié)審核有疑義,則票據(jù)退回經(jīng)辦人,經(jīng)辦人做修改后重新開(kāi)始審批程序。
“5環(huán)節(jié)”流程圖如下:
1.經(jīng)辦人粘貼票據(jù)、填寫(xiě)費(fèi)用報(bào)銷單
2.相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人核實(shí)費(fèi)用真實(shí)性、合理性
3.財(cái)務(wù)稽核規(guī)范性、合法性、有效性
5.出納核對(duì)金額準(zhǔn)確性,予以報(bào)銷
4.總經(jīng)理或運(yùn)營(yíng)負(fù)責(zé)人審批是否報(bào)銷
二、費(fèi)用報(bào)銷要求
1、費(fèi)用發(fā)生真實(shí)性:指費(fèi)用支出真實(shí)、必須,報(bào)銷票據(jù)的金額和實(shí)際支出金額一致。
2、費(fèi)用票據(jù)合法性:指取得的費(fèi)用票據(jù)是由稅務(wù)機(jī)關(guān)監(jiān)制的發(fā)票或由稅務(wù)機(jī)關(guān)監(jiān)制的行政事業(yè)性收費(fèi)收據(jù)(票面上套印稅務(wù)機(jī)關(guān)的紅色監(jiān)制章)。
3、費(fèi)用票據(jù)有效性:基本要素包括,票據(jù)上要求加蓋開(kāi)票單位的發(fā)票專用章或者財(cái)務(wù)專用章;手寫(xiě)發(fā)票沒(méi)有涂改,大小寫(xiě)金額一致;發(fā)票各項(xiàng)內(nèi)容填寫(xiě)完整,準(zhǔn)確;公司名稱要填全稱。
三、費(fèi)用報(bào)銷單要求
1、統(tǒng)一格式:費(fèi)用報(bào)銷單、審批單、備案表使用公司統(tǒng)一格式。
費(fèi)用報(bào)銷單主要涉及三種:通用費(fèi)用報(bào)銷單、差旅費(fèi)報(bào)銷單和住宿費(fèi)計(jì)算表,各審批單和備案表參見(jiàn)附件。
2、原則上一事一報(bào)、一人一報(bào):不同性質(zhì)的費(fèi)用分開(kāi)填報(bào),不同時(shí)段的費(fèi)用分開(kāi)填報(bào),差旅費(fèi)用按個(gè)人分開(kāi)填報(bào)。
“通用費(fèi)用報(bào)銷單”中“費(fèi)用項(xiàng)目”一欄按報(bào)銷內(nèi)容區(qū)分填寫(xiě),具體分業(yè)務(wù)費(fèi)、城市交通費(fèi)、小汽車費(fèi)、辦公費(fèi)、房租費(fèi)、水電費(fèi)、郵電費(fèi)、業(yè)務(wù)推廣費(fèi)、其他費(fèi)用等。
3、及時(shí)填報(bào):原則上費(fèi)用一月一報(bào),經(jīng)辦人收到票據(jù)后90天內(nèi)不填報(bào)且無(wú)合理理由的視為自愿放棄,財(cái)會(huì)部有權(quán)不再受理報(bào)銷。
4、費(fèi)用相關(guān)信息要素完整:包括“6要素”(who、what、when、where、why、how many即相關(guān)人員、何種費(fèi)用、發(fā)生時(shí)間、發(fā)生地點(diǎn)、支出原因、票據(jù)數(shù)量)應(yīng)在費(fèi)用報(bào)銷單填制中予以明確。
5、費(fèi)用報(bào)銷時(shí)相關(guān)資料齊全:費(fèi)用審批單、備案表、費(fèi)用明細(xì)單、出差計(jì)劃書(shū)、情況說(shuō)明書(shū)等資料要作為報(bào)銷票據(jù)附件同時(shí)上報(bào)。
6、費(fèi)用報(bào)銷單填寫(xiě)規(guī)范:用黑色碳素筆填寫(xiě),禁用鉛筆、藍(lán)色圓珠筆;金額計(jì)算準(zhǔn)確,大小寫(xiě)相符,字跡清晰工整,報(bào)銷單不得隨意涂改。
7、報(bào)銷票據(jù)粘貼要求:
(1)票據(jù)粘貼在報(bào)銷底單左上角;
(2)長(zhǎng)方形票據(jù)統(tǒng)一橫向粘貼;
(3)票據(jù)分類別、按時(shí)間順序粘貼;
(4)用膠水或固體膠固定,禁用釘書(shū)針;
(5)報(bào)銷單上沿和左沿保持整齊,票據(jù)不外露在報(bào)銷單外,大張票據(jù)要折疊,一張一疊;
(6)一份報(bào)銷單對(duì)應(yīng)票據(jù)過(guò)多時(shí),先區(qū)分類別、攤薄粘貼在多張單子上,再將單子疊粘一起;
(7)票據(jù)金額、票據(jù)說(shuō)明保留在粘貼區(qū)域之外。
五、各項(xiàng)費(fèi)用報(bào)銷的具體要求及審批權(quán)限
(一)業(yè)務(wù)費(fèi):報(bào)銷單據(jù)使用“ 費(fèi)用報(bào)銷單”通用格式,業(yè)務(wù)事由填寫(xiě)詳實(shí),包含客戶單位、客戶人數(shù)、主客姓名和職務(wù)、接待事由、接待時(shí)間、我方陪同人員人數(shù)等,特殊事由不便在報(bào)銷單上列明的,要求單獨(dú)附上書(shū)面說(shuō)明作為財(cái)務(wù)報(bào)銷備案。
同一事由的業(yè)務(wù)費(fèi)用應(yīng)匯總審批,尤其是接待同批客人,應(yīng)事先明確主要接待人員,事后匯總統(tǒng)一報(bào)銷(及備案)。
單筆超過(guò)2000元(含)的業(yè)務(wù)費(fèi),經(jīng)辦人需事先向公司總經(jīng)理、董事長(zhǎng)申請(qǐng)并填寫(xiě)備案表,審批結(jié)束,備案表由財(cái)會(huì)部主辦會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)保管。
審批權(quán)限:單筆金額在1000元(含)以內(nèi)的由授權(quán)審批人審批,單筆金額在1000元―2000元(含)以內(nèi)及部門(mén)總監(jiān)業(yè)務(wù)費(fèi)由總經(jīng)理審批,單筆金額在2000元―100000元(含)以內(nèi)的以及總經(jīng)理經(jīng)辦的業(yè)務(wù)費(fèi)用由董事長(zhǎng)審批,單筆金額在100000元―150000元(含)以內(nèi)的經(jīng)愛(ài)普公司審批程序后上報(bào)集團(tuán)公司總經(jīng)理審批,單筆金額在150000元以上的經(jīng)上述審批程序后上報(bào)集團(tuán)公司董事長(zhǎng)審批。
愛(ài)普公司下屬各子公司業(yè)務(wù)費(fèi)審批權(quán)限均按上述執(zhí)行,單筆超過(guò)2000元(含)的業(yè)務(wù)費(fèi),經(jīng)辦人需事先向愛(ài)普公司總經(jīng)理、董事長(zhǎng)申請(qǐng)并填寫(xiě)備案表,審批結(jié)束,備案表由子公司財(cái)會(huì)主管負(fù)責(zé)保管。
由財(cái)會(huì)部編制業(yè)務(wù)費(fèi)開(kāi)支明細(xì)月報(bào),交公司總經(jīng)理、董事長(zhǎng)存查。
(表格見(jiàn)附件)。
(二)差旅費(fèi)
1、報(bào)銷單據(jù)使用“差旅費(fèi)報(bào)銷單”格式。
差旅費(fèi)票據(jù)分類別,按時(shí)間順序粘貼。
報(bào)銷單上必須詳細(xì)注明每天的行程,地名具體到縣一級(jí)。
長(zhǎng)時(shí)間連續(xù)出差,票據(jù)量大的,要求每?jī)扇斓钠睋?jù)就整理成一份報(bào)銷單,票據(jù)數(shù)控制在25份以內(nèi),便于各環(huán)節(jié)審核和粘貼。
2、員工出差實(shí)行“出差前報(bào)出差計(jì)劃,出差后交出差報(bào)告”的管理辦法,差旅費(fèi)按人考核,各人分開(kāi)填報(bào)。
出差人員在出差前向運(yùn)營(yíng)中心上報(bào)出差計(jì)劃,書(shū)面形式或電子形式皆可,運(yùn)營(yíng)中心審核確認(rèn)并在公司內(nèi)網(wǎng)公布。
《出差計(jì)劃書(shū)》(見(jiàn)附件)中要明確出差目的、出差時(shí)間、出差地區(qū)、交通工具、預(yù)計(jì)費(fèi)用等內(nèi)容,報(bào)銷時(shí)粘貼在報(bào)銷單后。
3、差旅費(fèi)報(bào)銷內(nèi)容包括車船票、飛機(jī)票、自備車過(guò)路過(guò)橋費(fèi)、住宿費(fèi)、出差期間市內(nèi)交通費(fèi)、購(gòu)票代理費(fèi)、私車公用產(chǎn)生的費(fèi)用。
(1)車船票(飛機(jī)票)報(bào)銷:
乘坐交通工具基本規(guī)定:
火車(一般)
火車(動(dòng)車或高鐵)
飛 機(jī)
中層以上人員
按實(shí)報(bào)銷
二等座
經(jīng)濟(jì)倉(cāng)
其他人員
硬席
二等座
經(jīng)濟(jì)倉(cāng)
其他人員出差乘坐飛機(jī),須事先征得部門(mén)負(fù)責(zé)人同意,由部門(mén)負(fù)責(zé)人在出差計(jì)劃書(shū)或者差旅費(fèi)報(bào)銷單上簽字確認(rèn);
駐外人員(除滿洲里辦事處)往來(lái)駐地、公司本部,原則上不得乘坐飛機(jī);
特殊情況上報(bào)總經(jīng)理或授權(quán)審批人同意后另行處理;
出差期間市內(nèi)交通費(fèi)填寫(xiě)參照“城市交通費(fèi)”要求執(zhí)行。
(2)住宿費(fèi)報(bào)銷:
出差住宿標(biāo)準(zhǔn)由辦公室另行規(guī)定。
原則上參照住宿標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算填報(bào)《住宿費(fèi)計(jì)算表》,超支和節(jié)省部分分別實(shí)行30%的個(gè)人承擔(dān)和獎(jiǎng)勵(lì)。
隨同領(lǐng)導(dǎo)一起出差住宿,可參照隨同領(lǐng)導(dǎo)的住宿標(biāo)準(zhǔn),但不再計(jì)算個(gè)人獎(jiǎng)勵(lì)。
因特殊情況(如會(huì)議方安排好住宿)導(dǎo)致住宿費(fèi)超標(biāo),個(gè)人承擔(dān)確有難處的,經(jīng)辦人作書(shū)面情況說(shuō)明、提出減免申請(qǐng),經(jīng)授權(quán)審批人簽字同意后,可按實(shí)全額報(bào)銷。
出差住宿同一房間,要求發(fā)票按人數(shù)分?jǐn)傞_(kāi)具,各人房費(fèi)分開(kāi)填報(bào),住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)按單個(gè)房間除以人數(shù)均攤。
愛(ài)普公司員工到公司設(shè)有辦事處、子公司等分支機(jī)構(gòu)出差,如當(dāng)?shù)赜屑w宿舍,并有能力安排住宿,應(yīng)首先考慮在公司提供的集體宿舍住宿。
特別是出差時(shí)間較長(zhǎng)的情況,原則上在出差前與分支機(jī)構(gòu)駐地人員提前溝通,做好住宿安排,盡量節(jié)省住宿費(fèi)用開(kāi)支。
同樣情況也適用公司外地員工回杭出差、參加會(huì)議的情況,盡量安排在公司集體宿舍住宿,如集體宿舍無(wú)法安排,則由公司辦公室根據(jù)情況統(tǒng)一安排賓館住宿。
(3)私車公用:
原則上盡量避免,若確因工作需要,產(chǎn)生費(fèi)用按差旅費(fèi)填報(bào)審批后予以報(bào)銷。
報(bào)銷人負(fù)責(zé)填寫(xiě)《私車公用備案表》(見(jiàn)附件),作為報(bào)銷附件粘貼在費(fèi)用報(bào)銷單后。
(4)出差補(bǔ)貼:
出差補(bǔ)貼與個(gè)人考勤掛鉤,由辦公室審核確認(rèn),單獨(dú)發(fā)放。
連續(xù)乘車超時(shí)補(bǔ)貼:連續(xù)乘車每超過(guò)12小時(shí)給予一定補(bǔ)貼,由辦公室審核確認(rèn),隨差旅費(fèi)同時(shí)報(bào)銷。
審批權(quán)限:一般人員差旅費(fèi)由授權(quán)審批人審批,部門(mén)總監(jiān)(副總監(jiān))差旅費(fèi)由總經(jīng)理審批,總經(jīng)理差旅費(fèi)由董事長(zhǎng)審批,董事長(zhǎng)差旅費(fèi)應(yīng)上報(bào)集團(tuán)公司總經(jīng)理審批。
(三)城市交通費(fèi):報(bào)銷單據(jù)使用“_____費(fèi)用報(bào)銷單”通用格式。
包括日常市內(nèi)出租車費(fèi)、市內(nèi)地鐵公交費(fèi)、公交月票等。
每張出租車票詳細(xì)注明起訖地點(diǎn)、時(shí)間、經(jīng)辦事由,按時(shí)間順序粘貼。
特殊情況,如出租車包車、連號(hào)的票據(jù)、在工作時(shí)間之外的出租車票據(jù)等,經(jīng)辦人必須給予書(shū)面情況說(shuō)明;單張出租車票金額在25元以上的,要寫(xiě)明詳細(xì)理由;一般情況下往返機(jī)場(chǎng)允許乘坐出租車的時(shí)間為早上7點(diǎn)以前、晚上9點(diǎn)以后,其他時(shí)間盡量乘坐機(jī)場(chǎng)大巴及機(jī)場(chǎng)地鐵專線。
出差及日常市內(nèi)辦公,應(yīng)盡量結(jié)合公交、地鐵出行,降低出租車費(fèi)。
審批權(quán)限:一般人員城市交通費(fèi)由授權(quán)審批人審批,部門(mén)總監(jiān)(副總監(jiān))城市交通費(fèi)由總經(jīng)理審批,總經(jīng)理及董事長(zhǎng)城市交通費(fèi)由總經(jīng)理和董事長(zhǎng)互相審批。
(四)小汽車費(fèi):報(bào)銷單據(jù)使用“_____費(fèi)用報(bào)銷單”通用格式,費(fèi)用項(xiàng)目中注明車牌號(hào)。
報(bào)銷范圍為因公務(wù)活動(dòng)而發(fā)生的車輛費(fèi)用,包括修理費(fèi)、汽油費(fèi)、停車費(fèi)、清洗美容費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、養(yǎng)路費(fèi)、年審費(fèi)等項(xiàng)目。
使用公車時(shí)發(fā)生的各種違章罰款不予報(bào)銷。
私車公用產(chǎn)生費(fèi)用的報(bào)銷參照差旅費(fèi)中相關(guān)要求執(zhí)行。
小汽車日常使用須登記《隨車日志》,實(shí)際使用者將用車信息及時(shí)填入日志,財(cái)務(wù)和辦公室對(duì)其不定期進(jìn)行抽查。
小汽車費(fèi)按車輛歸集,每車分開(kāi)填報(bào);費(fèi)用票據(jù)分項(xiàng)目?jī)?nèi)容粘貼,報(bào)銷單上注明每一項(xiàng)目的合計(jì)金額。
駐外機(jī)構(gòu)小汽車費(fèi)原則上一月一報(bào),由車輛使用人員制作《小汽車費(fèi)用清單》(見(jiàn)附件),計(jì)算行使里程、每月平均油耗。
該清單做為報(bào)銷附件,粘貼在費(fèi)用報(bào)銷單后。
小汽車費(fèi)用由辦公室專人審核登記,《小汽車費(fèi)用清單》由專人負(fù)責(zé)保管。
集團(tuán)公司每年對(duì)公司的小汽車費(fèi)用進(jìn)行一次匯總分析、檢查。
審批權(quán)限:小汽車修理費(fèi)單次超過(guò)2000元的應(yīng)采取事先預(yù)算審批,預(yù)算費(fèi)用在2000元-1萬(wàn)元(含)的由公司總經(jīng)理審批;預(yù)算費(fèi)用在1萬(wàn)元以上的由公司董事長(zhǎng)審批。
不超過(guò)2000元、實(shí)際費(fèi)用金額未超過(guò)預(yù)算的小汽車修理費(fèi)用以及其他小汽車費(fèi)用由授權(quán)審批人審批。
(五)辦公費(fèi)用:報(bào)銷單據(jù)使用“______費(fèi)用報(bào)銷單”通用格式。
包括購(gòu)買金額較小的辦公用品、辦公耗材、復(fù)印費(fèi)等。
辦公用品的管理實(shí)行“統(tǒng)一購(gòu)置、領(lǐng)用登記”的辦法,原則上本部統(tǒng)一由辦公室進(jìn)行購(gòu)置,各駐外機(jī)構(gòu)由當(dāng)?shù)貎?nèi)勤人員統(tǒng)一購(gòu)置,日常購(gòu)進(jìn)和領(lǐng)用在臺(tái)帳上簽字登記。
駐外機(jī)構(gòu)辦公費(fèi)用臺(tái)帳,每半年一次郵寄公司辦公室和財(cái)務(wù)部審核。
日常辦公費(fèi)報(bào)銷,要求提供購(gòu)置商品清單,如收據(jù)和小票。
如果開(kāi)票方要收回商品清單的,經(jīng)辦人提供復(fù)印件。
審批權(quán)限:辦公費(fèi)由授權(quán)審批人審批。
(六)房租費(fèi):報(bào)銷單據(jù)使用“ ______費(fèi)用報(bào)銷單”通用格式。
房租費(fèi)包括辦公房房租和員工宿舍房租,兩者分開(kāi)填報(bào),在報(bào)銷單據(jù)中注明類別和費(fèi)用所屬時(shí)期。
網(wǎng)點(diǎn)租房需事先與辦公室、總經(jīng)理室匯報(bào)并取得同意。
租房(包括續(xù)租)必須與對(duì)方簽訂合同,辦公室對(duì)房租合同審核把關(guān)。
租房合同原件做為費(fèi)用報(bào)銷附件,粘貼在報(bào)銷單后,網(wǎng)點(diǎn)留合同復(fù)印件備查。
審批權(quán)限:已簽訂租房合同房租費(fèi)報(bào)銷由辦公室主任審批。
(七)水電費(fèi):報(bào)銷單據(jù)使用“ _____費(fèi)用報(bào)銷單”通用格式。
包括辦公場(chǎng)所及員工宿舍自來(lái)水費(fèi)、電費(fèi)。
區(qū)分辦公室和員工宿舍,兩者分開(kāi)填報(bào),報(bào)銷單據(jù)中注明類別和費(fèi)用所屬時(shí)間。
審批權(quán)限:水電費(fèi)由由辦公室主任審批。
(八)郵電費(fèi)用:報(bào)銷單據(jù)使用“______費(fèi)用報(bào)銷單”通用格式。
包括各類信件郵寄費(fèi)、商品以外的鐵路托運(yùn)費(fèi)、固定電話費(fèi)、寬帶上網(wǎng)費(fèi)、移動(dòng)通訊費(fèi)等。
信件郵寄費(fèi)要求提供郵寄清單,注明時(shí)間、郵寄對(duì)象和郵寄內(nèi)容。
固定電話費(fèi)報(bào)銷單據(jù)中注明費(fèi)用所屬時(shí)期;如果費(fèi)用是預(yù)繳性質(zhì),統(tǒng)一按實(shí)際發(fā)票金額報(bào)銷,差額由個(gè)人負(fù)責(zé)處理。
移動(dòng)通訊費(fèi)按照《浙農(nóng)愛(ài)普公司移動(dòng)通訊費(fèi)用管理試行辦法》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,集團(tuán)公司每年對(duì)移動(dòng)話費(fèi)進(jìn)行一次匯總、分析、檢查。
審批權(quán)限:郵電費(fèi)中除移動(dòng)通訊費(fèi)外的費(fèi)用由授權(quán)審批人審批;班子成員移動(dòng)通訊費(fèi)超過(guò)定額報(bào)銷的由集團(tuán)總經(jīng)理審批,其余人員移動(dòng)通訊費(fèi)超過(guò)定額報(bào)銷的由總經(jīng)理審批。
(九)辦公設(shè)備:報(bào)銷單據(jù)使用“_____費(fèi)用報(bào)銷單”通用格式,費(fèi)用報(bào)銷時(shí)辦公室專門(mén)人員參與審核。
包括價(jià)值較高的機(jī)電設(shè)備、電腦、數(shù)碼裝備、辦公家具等。
辦公設(shè)備的購(gòu)置實(shí)行 “先申請(qǐng)后購(gòu)置”的管理辦法。
經(jīng)辦人填寫(xiě)《設(shè)備購(gòu)置審批表》(見(jiàn)附件),經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后,報(bào)辦公室、總經(jīng)理及董事長(zhǎng)審批。
駐外機(jī)構(gòu)傳真本部審批。
簽字同意的申請(qǐng)表作為報(bào)銷附件,粘貼在報(bào)銷單據(jù)后。
審批權(quán)限:高價(jià)值辦公設(shè)備未超申請(qǐng)額度的由授權(quán)審批人審批,超過(guò)申請(qǐng)額度的由總經(jīng)理審批。
(十)業(yè)務(wù)推廣會(huì)相關(guān)費(fèi)用:報(bào)銷單據(jù)使用“ _____費(fèi)用報(bào)銷單”通用格式。
業(yè)務(wù)推廣會(huì)涉及費(fèi)用包括餐飲、住宿、會(huì)議、宣傳資料、城市交通、禮品、廣告費(fèi)等,要求報(bào)銷單按不同費(fèi)用項(xiàng)目分開(kāi)粘貼,并填制一份《業(yè)務(wù)推廣費(fèi)費(fèi)用清單》(見(jiàn)附件)作為報(bào)銷附件。
業(yè)務(wù)推廣會(huì) 實(shí)行“先申請(qǐng)后執(zhí)行,結(jié)束后評(píng)估總結(jié)”的管理辦法。
會(huì)議前由經(jīng)辦人填寫(xiě)《愛(ài)普公司推廣宣傳申請(qǐng)單》(見(jiàn)附件),推廣費(fèi)用預(yù)算上報(bào)運(yùn)營(yíng)部、總經(jīng)理室進(jìn)行審批。
會(huì)議結(jié)束后,經(jīng)辦人填寫(xiě)《愛(ài)普公司推廣宣傳總結(jié)單》(見(jiàn)附件),總結(jié)單作為附件,粘貼在費(fèi)用報(bào)銷單后上報(bào)審批。
審批權(quán)限:業(yè)務(wù)推廣會(huì)費(fèi)用報(bào)銷時(shí)區(qū)分預(yù)算內(nèi)和預(yù)算外進(jìn)行報(bào)批,未超申請(qǐng)額度的由授權(quán)審批人審批,超過(guò)申請(qǐng)額度的由總經(jīng)理、董事長(zhǎng)審批。
(十一)會(huì)議費(fèi):報(bào)銷單據(jù)使用“ _____費(fèi)用報(bào)銷單”通用格式。
專項(xiàng)會(huì)議要事先報(bào)預(yù)算進(jìn)行審批。
審批權(quán)限:預(yù)算費(fèi)用在1萬(wàn)元(含)以內(nèi)的由授權(quán)審批人審批,預(yù)算費(fèi)用在1萬(wàn)元-5萬(wàn)元(含)的由公司總經(jīng)理審批;預(yù)算費(fèi)用在5萬(wàn)元―15萬(wàn)元(含)的由公司董事長(zhǎng)審批,預(yù)算費(fèi)用在15萬(wàn)元―20萬(wàn)元(含)的按愛(ài)普公司審批程序后上報(bào)集團(tuán)公司總經(jīng)理審批,預(yù)算費(fèi)用在20萬(wàn)元以上的按上述審批程序后上報(bào)集團(tuán)公司董事長(zhǎng)審批。
(十二)廣告費(fèi):報(bào)銷單據(jù)使用“ _____費(fèi)用報(bào)銷單”通用格式。
審批權(quán)限:屬于代理廣告性質(zhì)的,即廣告費(fèi)是由生產(chǎn)廠家提供的,則廣告費(fèi)支出時(shí)由經(jīng)辦部門(mén)經(jīng)授權(quán)審批人、財(cái)會(huì)部審核后,費(fèi)用金額10萬(wàn)元(含)以下由公司總經(jīng)理審批;費(fèi)用金額超過(guò)10萬(wàn)元的由公司董事長(zhǎng)審批。
對(duì)需公司自行列支的廣告宣傳費(fèi),費(fèi)用金額5萬(wàn)元(含)以下由公司總經(jīng)理審批;費(fèi)用金額在5-10萬(wàn)元(含)的由公司董事長(zhǎng)審批。
費(fèi)用金額在10-20萬(wàn)元(含)的,需報(bào)集團(tuán)公司總經(jīng)理審批,20萬(wàn)元以上的按上述審批程序后上報(bào)集團(tuán)公司董事長(zhǎng)審批。
(十三)保險(xiǎn)費(fèi):
1、 固定資產(chǎn)、商品等財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)、理賠,原則上由集團(tuán)公司一個(gè)頭對(duì)保險(xiǎn)公司商談,公司承擔(dān)相應(yīng)的保險(xiǎn)費(fèi)用。
如公司有特別優(yōu)惠的政策并能長(zhǎng)期享有,需要自行商談的,需報(bào)經(jīng)集團(tuán)公司財(cái)會(huì)部同意后執(zhí)行。
2、 其他種類保險(xiǎn)費(fèi)用,由經(jīng)辦部門(mén)上報(bào)公司總經(jīng)理審批,單筆金額超過(guò)10萬(wàn)元的應(yīng)上報(bào)公司董事長(zhǎng)審批。
(十四)工資薪酬及福利費(fèi):原則上一年一定,由辦公室提出意見(jiàn),報(bào)集團(tuán)人力資源部前置審核。
月度發(fā)放時(shí)由財(cái)會(huì)部審核后報(bào)公司總經(jīng)理、董事長(zhǎng)審批。
(十五)技術(shù)研發(fā)費(fèi):要事先報(bào)預(yù)算進(jìn)行審批。
預(yù)算金額在30萬(wàn)以內(nèi)的由總經(jīng)理、董事長(zhǎng)審批,預(yù)算金額在30萬(wàn)以上的報(bào)集團(tuán)公司審批。
(十六)壞賬損失核銷:公司應(yīng)收賬款(含賒賬款)、預(yù)付賬款等往來(lái)款項(xiàng)損失核銷總額50萬(wàn)以內(nèi)或單筆損失10萬(wàn)以內(nèi)的由公司總經(jīng)理、董事長(zhǎng)審批,核銷總額50萬(wàn)-200萬(wàn)元或單筆損失10-50萬(wàn)的上報(bào)集團(tuán)公司總經(jīng)理審批,核銷總額超過(guò)200萬(wàn)元或單筆損失超過(guò)50萬(wàn)以上的上報(bào)集團(tuán)公司董事長(zhǎng)審批。
(十七)商品損耗、銷售商品商務(wù)處理、進(jìn)出口商品累計(jì)傭金、商品跌價(jià)損失:使用專門(mén)審批單據(jù)。
審批權(quán)限:金額在1萬(wàn)元(含)以下的由經(jīng)辦業(yè)務(wù)人員提出,經(jīng)業(yè)務(wù)主管經(jīng)理審批,上報(bào)運(yùn)營(yíng)部、財(cái)會(huì)部專人稽核,運(yùn)營(yíng)部負(fù)責(zé)人審批;金額在1萬(wàn)元以上5萬(wàn)元(含)以下的由運(yùn)營(yíng)部負(fù)責(zé)人審核提出處理意見(jiàn)后報(bào)總經(jīng)理審批;5萬(wàn)元以上需報(bào)董事長(zhǎng)審批。
(十八)其他費(fèi)用:報(bào)銷單據(jù)使用“ ______費(fèi)用報(bào)銷單”通用格式。
其他費(fèi)用如無(wú)特殊情況,按正常程序予以報(bào)銷,一般為分部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核,部門(mén)總監(jiān)審核,財(cái)務(wù)審核,總經(jīng)理或授權(quán)人審批,必要時(shí)辦公室參與審核。
審批權(quán)限:金額10萬(wàn)元以下的由公司總經(jīng)理審批,超過(guò)10萬(wàn)元的由公司董事長(zhǎng)審批。
六、 其他費(fèi)用項(xiàng)目
1、駐外機(jī)構(gòu)的費(fèi)用,原則上一月一報(bào),當(dāng)月費(fèi)用在下個(gè)月初寄回公司。
各經(jīng)辦人在月底前將填制完成的費(fèi)用單交內(nèi)勤人員,內(nèi)勤人員負(fù)責(zé)整理和填制《備用金報(bào)銷匯總單》,每月3號(hào)前將費(fèi)用報(bào)銷單和匯總單郵寄財(cái)務(wù)部。
《備用金報(bào)銷匯總單》中辦公費(fèi)、房租費(fèi)、水電費(fèi)、郵電費(fèi)四項(xiàng)費(fèi)用每月在匯總單上按部門(mén)統(tǒng)計(jì);差旅費(fèi)、城市交通費(fèi)、業(yè)務(wù)費(fèi)按人員匯總,其他費(fèi)用按項(xiàng)目匯總。
財(cái)務(wù)出納核對(duì)打款后將《備用金報(bào)銷匯總單》傳真回各機(jī)構(gòu),反饋報(bào)銷信息并負(fù)責(zé)保管該匯總單。
2、費(fèi)用報(bào)銷打備用金卡,卡號(hào)保持相對(duì)固定,如有特殊情況需要改打其他卡號(hào),由報(bào)銷人向財(cái)務(wù)部出納做書(shū)面說(shuō)明。
3、特殊情況不能取得發(fā)票,經(jīng)辦人要取得相關(guān)收據(jù)或付款證明,再依據(jù)金額大小,由經(jīng)辦人到地稅局辦理代開(kāi)具發(fā)票,或者用其他發(fā)票代替報(bào)銷。
用其他發(fā)票代替報(bào)銷的,需事前與財(cái)務(wù)部審核人員溝通,填寫(xiě)發(fā)票備案表,并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字審批。
4、為保證財(cái)務(wù)月底、月初工作有充足時(shí)間,原則上,每月月初四天和月末四天不安排費(fèi)用審核、現(xiàn)金報(bào)銷。
5、愛(ài)普公司下屬各子公司工作人員,屬于愛(ài)普公司派駐人員與愛(ài)普公司簽訂勞動(dòng)合同的,其發(fā)生的相關(guān)費(fèi)用由愛(ài)普公司入帳核算,但由子公司自行承擔(dān)。
費(fèi)用報(bào)銷單每月定期郵寄回愛(ài)普公司財(cái)務(wù),各費(fèi)用的填制要求參照本文規(guī)定。
費(fèi)用報(bào)銷單經(jīng)財(cái)會(huì)部審核、授權(quán)審批人或總經(jīng)理審批同意后確認(rèn)報(bào)銷。
以上人員費(fèi)用計(jì)入各自部門(mén),由子公司財(cái)務(wù)和本部財(cái)務(wù)每月進(jìn)行核對(duì),通過(guò)本部對(duì)子公司開(kāi)票加價(jià)的形式轉(zhuǎn)為子公司承擔(dān)。
子公司簽訂勞動(dòng)合同的人員,經(jīng)公司研究同意人員相關(guān)費(fèi)用由愛(ài)普公司承擔(dān)的,由辦公室于每年年初確定后將經(jīng)過(guò)公司總經(jīng)理、董事長(zhǎng)審批的書(shū)面通知遞交財(cái)會(huì)部備案。
此類費(fèi)用報(bào)銷程序?yàn)?費(fèi)用報(bào)銷單郵寄前先由辦事處負(fù)責(zé)人審核簽字,再經(jīng)杭州本部財(cái)務(wù)審核、授權(quán)審批人或總經(jīng)理審批同意后確認(rèn)報(bào)銷。
經(jīng)審批的費(fèi)用報(bào)銷單由所屬子公司財(cái)務(wù)入帳核算,由子公司財(cái)務(wù)和本部財(cái)務(wù)每月進(jìn)行核對(duì),通過(guò)本部對(duì)子公司開(kāi)票減價(jià)的形式轉(zhuǎn)為愛(ài)普公司承擔(dān)。
6、河南惠多利農(nóng)資有限公司、山東惠多利農(nóng)資有限公司、山東愛(ài)欣肥業(yè)科技有限公司、浙江愛(ài)普科技農(nóng)業(yè)發(fā)展有限公司的費(fèi)用報(bào)銷由其財(cái)務(wù)主管參照本辦法制定相應(yīng)管理辦法。
本辦法自文件印發(fā)日起執(zhí)行,公司以前制度與本辦法規(guī)定不一致的,按本辦法規(guī)定執(zhí)行。
費(fèi) 用 報(bào) 銷 管 理 制 度【2】
一、總則
1. 為保證公司財(cái)務(wù)支出、報(bào)銷工作的規(guī)范化、合法化和高效率,根據(jù)公司業(yè)務(wù)開(kāi)展的實(shí)際情況,特制定本規(guī)定。
2. 審批是對(duì)請(qǐng)示發(fā)表終極意見(jiàn)的行為。
審批簽字是通過(guò)簽字的方式同意執(zhí)行。
審批人有批準(zhǔn)和拒絕的權(quán)利,同時(shí)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。
費(fèi)用審批簽字是對(duì)各種費(fèi)用的合理性進(jìn)行逐級(jí)審核確認(rèn),以明確責(zé)任。
3.費(fèi)用簽字審批權(quán)限的總體原則是:公司發(fā)生的所有費(fèi)用由部門(mén)主管、財(cái)務(wù)主管、總經(jīng)理審批后方可報(bào)銷。
嚴(yán)禁下屬代辦,本人審批現(xiàn)象。
(如各級(jí)簽批人因公出差不方便簽批,可指定代簽人在其出差期間執(zhí)行相關(guān)權(quán)限)
二、借款和報(bào)銷實(shí)施管理細(xì)則
(一)借款管理制度
1、借款的程序
借款人填寫(xiě)借款單 部門(mén)主管簽字 財(cái)務(wù)主管審核 總經(jīng)理審批 出納結(jié)算
(注:一般情況下,個(gè)人借款不得超過(guò)本人月工資額,個(gè)人原因借款另行規(guī)定)
2、借款的要求
1) 借款人必須用簽字筆認(rèn)真填寫(xiě)“借款單”諸項(xiàng)內(nèi)容,借款用途清楚明了,購(gòu)買物品借款注明單價(jià)、數(shù)量、金額,差旅費(fèi)注明前往地區(qū)、期限,并須提前兩個(gè)工作日交至財(cái)務(wù)部以準(zhǔn)備資金,如有附件必須連同借款單粘貼在一起交給財(cái)務(wù)部。
2) 除周轉(zhuǎn)金外,各項(xiàng)借款應(yīng)在7天之內(nèi)報(bào)銷清賬(差旅費(fèi)以返回日期計(jì)算),前賬不清,后賬不借;如1個(gè)月內(nèi)尚未清賬,則會(huì)在受款人當(dāng)月工資中將借支款直接予以扣除。
(二)費(fèi)用報(bào)銷流程及管理制度
1、費(fèi)用報(bào)銷審批流程及相關(guān)時(shí)間規(guī)定
1)公司非固定費(fèi)用需事先申請(qǐng),具體流程如下:
申請(qǐng)人填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)單 → 部門(mén)主管審批→ 總經(jīng)理審批.
2)請(qǐng)款流程(公司固定支出、個(gè)人費(fèi)用報(bào)銷直接請(qǐng)款)
請(qǐng)款人填寫(xiě)報(bào)銷請(qǐng)款表 → 部門(mén)主管審批 → 財(cái)務(wù)部主管審批 → 總經(jīng)理審批
_ 固定支出主要包括:1)日常公用事業(yè)費(fèi);2)公司的維修費(fèi)用;3)已與公司簽訂了合同的供應(yīng)商/客戶的固定費(fèi)用。
3)報(bào)銷單據(jù)選擇說(shuō)明:以公司銀行基本戶支付費(fèi)用的,填寫(xiě)“付款申請(qǐng)單”,其他方式支付費(fèi)用的,填寫(xiě)“費(fèi)用報(bào)銷單”或者“付款申請(qǐng)單”。
4)時(shí)間規(guī)定:(適用于個(gè)人費(fèi)用報(bào)銷,公司費(fèi)用單據(jù)可隨時(shí)遞交。
4-1)收?qǐng)?bào)銷單時(shí)間:個(gè)人費(fèi)用報(bào)銷單不定期收單;
4-2)支付時(shí)間:財(cái)務(wù)審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后,出納根據(jù)實(shí)際情況支付。
2、費(fèi)用報(bào)銷相關(guān)要求
1)公司不設(shè)專職貼票和填制報(bào)銷單人員,由各部門(mén)員自行負(fù)責(zé)貼票、申報(bào)。
2)報(bào)銷時(shí)盡量使用稅務(wù)局統(tǒng)一印制的正式發(fā)票(有稅務(wù)局監(jiān)制章),發(fā)票類別正確。
確實(shí)無(wú)法取得相關(guān)業(yè)務(wù)發(fā)票的,應(yīng)首先向財(cái)務(wù)部說(shuō)明情況,再以其他收款收據(jù)替代。
3)發(fā)票或收款收據(jù)內(nèi)容填寫(xiě)齊全。
內(nèi)容包括:單位名稱、日期、項(xiàng)目?jī)?nèi)容、大寫(xiě)金額、小寫(xiě)金額、開(kāi)票人、財(cái)務(wù)專用章(或發(fā)票專用章)等。
尤其收取定額發(fā)票時(shí),一定要有開(kāi)票日期。
4)發(fā)票不能提供明確內(nèi)容的需提供明細(xì)清單,如辦公用品、低值易耗品等。
5)發(fā)票不缺不破,沒(méi)有涂改痕跡,財(cái)務(wù)部拒收假的發(fā)票。
6)各人報(bào)銷各自費(fèi)用,不得代申請(qǐng)以免重復(fù)報(bào)銷。
7)發(fā)票及報(bào)銷單據(jù)都不允許涂改,特別是金額。
8)當(dāng)月費(fèi)用應(yīng)盡量在當(dāng)月報(bào)銷,公司另有規(guī)定的除外。
3、費(fèi)用報(bào)銷細(xì)則及管理制度
1)市內(nèi)交通費(fèi)(業(yè)務(wù)員出差報(bào)銷另行規(guī)定)
1-1)因公乘坐地鐵、公交,實(shí)報(bào)實(shí)銷;
1-2)員工報(bào)銷車費(fèi)列明外出公干時(shí)間、地點(diǎn)、交通工具及費(fèi)用;特殊情況需要乘坐的士的需提前向總經(jīng)理申請(qǐng)。
2)差旅費(fèi)
2-1) 審批原則:
2-1-1)公司員工出差實(shí)行部門(mén)主管審批制度,銷售部出差由總經(jīng)理審批,不經(jīng)批準(zhǔn)不得自行出差。
2-2) 報(bào)銷規(guī)定:
2-2-1)差旅費(fèi)是指員工出差發(fā)生的費(fèi)用,包括交通工具、出差補(bǔ)貼、賓館住宿費(fèi)等。
2-2-2) 公司員工出差一律乘坐火車或大巴,飛機(jī)票、高鐵票原則上不予報(bào)銷或按相同規(guī)定同程火車票金額報(bào)銷,400公里或者3小時(shí)車程內(nèi)的火車執(zhí)行硬座標(biāo)準(zhǔn),超出400公里或者3小時(shí)車程的執(zhí)行硬臥標(biāo)準(zhǔn),有動(dòng)車到達(dá)的可選擇動(dòng)車二等座標(biāo)準(zhǔn)。
2-2-3) 對(duì)于出差期間的市內(nèi)交通費(fèi)、餐費(fèi)及住宿費(fèi),公司實(shí)行出差補(bǔ)貼費(fèi)用包干制度,交通補(bǔ)貼30元/天;餐費(fèi)補(bǔ)助30元/天。
住宿補(bǔ)貼最高100元/晚。
特殊情況需要乘坐的士的需提前向總經(jīng)理申請(qǐng)。
2-2-4)此補(bǔ)助從到達(dá)目的地的當(dāng)天起算,在火車途中非當(dāng)日到達(dá)的按30元/日的就餐補(bǔ)助;同理,出差補(bǔ)助從返程當(dāng)日起截止,返程當(dāng)日時(shí)間在上午12點(diǎn)之前的無(wú)補(bǔ)貼,12點(diǎn)之后(按車票時(shí)間為準(zhǔn))返程且當(dāng)日到達(dá)目的地補(bǔ)貼30元,12點(diǎn)之后(按車票時(shí)間為準(zhǔn))返程且非當(dāng)日到達(dá)目的地補(bǔ)貼30元,火車途中按30元/天補(bǔ)助。
2-2-5)員工出差期間發(fā)生招待費(fèi)、禮品費(fèi)等,須另行向總經(jīng)理申請(qǐng)執(zhí)行,不得隨差旅費(fèi)報(bào)銷。
2-2-6)出差持出差當(dāng)?shù)貐^(qū)的車票、住宿費(fèi)等報(bào)銷。
2-2-7)其他辦事人員外出辦事餐費(fèi)標(biāo)準(zhǔn):25元/餐。
3)電話費(fèi)
3-1)銷售部業(yè)務(wù)人員可申請(qǐng)每月電話費(fèi)津貼,須經(jīng)總經(jīng)辦簽批。
3-2)若因工作調(diào)整,批準(zhǔn)報(bào)銷話費(fèi)的員工不再需要經(jīng)常因公聯(lián)絡(luò),則停止享受話費(fèi)津貼。
4)運(yùn)輸費(fèi)
4-1)對(duì)于日常零散送貨運(yùn)費(fèi),由經(jīng)手人填寫(xiě)《運(yùn)輸費(fèi)用明細(xì)表》列明表內(nèi)相關(guān)內(nèi)容。
經(jīng)部門(mén)主管批簽后填寫(xiě)《費(fèi)用報(bào)銷單》交財(cái)務(wù)部報(bào)銷。
對(duì)于月結(jié)方式運(yùn)費(fèi),由經(jīng)手人復(fù)核確認(rèn),經(jīng)部門(mén)主管批簽后填寫(xiě)《付款申請(qǐng)單》交財(cái)務(wù)部報(bào)銷。
4-2)簽訂的運(yùn)輸協(xié)議要報(bào)備財(cái)務(wù)部批核并要求運(yùn)輸單位(或個(gè)人)提供結(jié)算帳號(hào)(或個(gè)人儲(chǔ)蓄帳號(hào)),財(cái)務(wù)部將運(yùn)費(fèi)直接匯至該單位或個(gè)人。
5)快遞費(fèi)
我司與快遞公司實(shí)行月結(jié)制,員工須經(jīng)部門(mén)指定人員批核后方可將快遞件交銷售部。
銷售部每月把快遞單與寄件登記表核對(duì)無(wú)誤后申請(qǐng)費(fèi)用。
我司收到的到付郵件由收件人填寫(xiě)《費(fèi)用報(bào)銷單》申請(qǐng)付款,填明付款理由。
6)交際應(yīng)酬費(fèi)
原則上除了得到總經(jīng)理同意,否則一律不能報(bào)銷該費(fèi)用。
事前應(yīng)先向部門(mén)主管或總經(jīng)理申請(qǐng)批準(zhǔn)。
總經(jīng)理批準(zhǔn)報(bào)銷該費(fèi)用時(shí),須填寫(xiě)《費(fèi)用報(bào)銷單》列明時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等內(nèi)容,否則不予報(bào)銷。
9)廣告費(fèi)
有關(guān)部門(mén)事前做好書(shū)面計(jì)劃,交予財(cái)務(wù)部審核,報(bào)總經(jīng)理審批。
10)五金/文具/電腦耗材等物料申請(qǐng)報(bào)銷流程
具體包括:五金維修配件/文具/辦公用品等耗材費(fèi)(預(yù)算范圍
第2篇 c縣機(jī)關(guān)事務(wù)管理局財(cái)務(wù)報(bào)銷規(guī)定
(一)會(huì)議經(jīng)費(fèi)根據(jù)會(huì)議通知編造預(yù)算,按財(cái)政局核撥數(shù)予以報(bào)銷。
(二)報(bào)刊訂閱原則上保證黨報(bào)、黨刊的訂閱。
(三)差旅費(fèi)、接待費(fèi)開(kāi)支標(biāo)準(zhǔn)按縣財(cái)政局文件及有關(guān)財(cái)務(wù)規(guī)定執(zhí)行。
(四)學(xué)歷、技能等級(jí)培訓(xùn)和考試費(fèi)用,需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意。參加縣組織、人事、勞動(dòng)部門(mén)及以上舉辦的對(duì)口崗位相關(guān)培訓(xùn)、考試合格的,憑培訓(xùn)發(fā)票,給予報(bào)銷;學(xué)歷進(jìn)修取得畢業(yè)證書(shū),憑發(fā)票(不含書(shū)、證費(fèi)),給予一半的報(bào)銷。
(五)車輛維修、保險(xiǎn)和定點(diǎn)加油的費(fèi)用按政府采購(gòu)及招投標(biāo)辦法報(bào)銷,出車補(bǔ)助及獎(jiǎng)勵(lì)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
(六)房屋、設(shè)備維修經(jīng)費(fèi),做到?？顚Ｓ谩８鶕?jù)建筑工程預(yù)算書(shū)編制的預(yù)算和財(cái)政局核撥數(shù),按合同規(guī)定預(yù)付工程進(jìn)度款;工程結(jié)束驗(yàn)收合格后,按審計(jì)部門(mén)審計(jì)后的建筑工決算,結(jié)清余款。
(七)綠化、保潔等費(fèi)用按合同服務(wù)項(xiàng)目的履行情況予以支付。
(八)因工作需要購(gòu)置、安裝辦公用具、通訊設(shè)施、電器設(shè)備等物品時(shí),凡符合政府采購(gòu)范圍的,按政府采購(gòu)辦法規(guī)定辦理;凡在局公務(wù)用品采購(gòu)范圍內(nèi)的,按照公務(wù)用品采購(gòu)和結(jié)算程序辦理支付手續(xù);必要零星物資的購(gòu)置,須經(jīng)科(室)負(fù)責(zé)人同意,經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)審核后方可購(gòu)置。
第3篇 財(cái)務(wù)報(bào)銷管理規(guī)定范例
每個(gè)企業(yè),對(duì)于財(cái)務(wù)各方面都要制定管理制度,對(duì)于企業(yè)的資金報(bào)銷方面,財(cái)務(wù)是如何進(jìn)行管理的呢以下請(qǐng)看財(cái)務(wù)報(bào)銷管理規(guī)定:
為進(jìn)一步加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理,完善報(bào)銷制度,切實(shí)有效地執(zhí)行公司財(cái)務(wù)預(yù)算,降低成本,提高經(jīng)濟(jì)效益,現(xiàn)將公司有關(guān)資金審批、財(cái)務(wù)報(bào)銷以及支票、現(xiàn)金領(lǐng)用等事項(xiàng)規(guī)定如下:
一、物資采購(gòu)管理。
1、公司各單位、部門(mén)辦公用品(含計(jì)算器、打印紙等物品)的配置、采購(gòu)、業(yè)務(wù)票據(jù)和名片等印刷,由綜合辦公室統(tǒng)一管理。綜合辦公室應(yīng)編制公司全年辦公經(jīng)費(fèi)預(yù)算,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由綜合辦公室做好辦公用品的采購(gòu)、領(lǐng)用等日常管理工作。綜合辦公室應(yīng)完善辦公用品的管理制度,對(duì)領(lǐng)用的辦公用品按單位、部門(mén)設(shè)置臺(tái)帳,年度按費(fèi)用預(yù)算進(jìn)行審核。對(duì)領(lǐng)用的低值易耗品,有關(guān)責(zé)任人要妥善保管,遺失的查明原因,合理賠償。
2、日常維修材料、低值易耗品等采購(gòu)管理。
(1)公司的房屋日常維修材料、低值易耗等物資的采購(gòu)由房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)公司統(tǒng)一負(fù)責(zé),房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)公司應(yīng)設(shè)立材料物資帳,辦理出入庫(kù)登記手續(xù),做到帳目、實(shí)物相符。
(2)食堂零星專用物資由物業(yè)管理部負(fù)責(zé)采購(gòu),建立、健全物資出入庫(kù)制度,做到帳目清楚、手續(xù)齊全。
(3)港務(wù)新村的房屋、設(shè)施日常維修材料、低值易耗等物資的采購(gòu)由物業(yè)管理部負(fù)責(zé)編制預(yù)算,報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)審定,房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)公司負(fù)責(zé)采購(gòu)。應(yīng)設(shè)立單獨(dú)材料物資帳,辦理出入庫(kù)登記,做到帳目、實(shí)物相符。
3、屬于固定資產(chǎn)的物資采購(gòu),按規(guī)定列入集團(tuán)年度技改預(yù)算。屬于固定資產(chǎn)技改預(yù)算外的物資采購(gòu),必須先將采購(gòu)計(jì)劃報(bào)送計(jì)劃財(cái)務(wù)科,由計(jì)劃財(cái)務(wù)科審核匯總后報(bào)請(qǐng)公司領(lǐng)導(dǎo)審定,并按規(guī)定由有關(guān)部門(mén)統(tǒng)一辦理。
物資采購(gòu)堅(jiān)持“貨比三家”的原則,以節(jié)約采購(gòu)成本。采購(gòu)員必須對(duì)其采購(gòu)物品的質(zhì)量負(fù)責(zé)。對(duì)金額較大的物資采購(gòu),按規(guī)定采用詢價(jià)或招投標(biāo)方式確定,并簽訂采購(gòu)合同,以防經(jīng)濟(jì)糾紛的發(fā)生。對(duì)失職者要追究責(zé)任,并視情節(jié)輕重予以處理。
采購(gòu)物資的報(bào)銷:由經(jīng)辦人及驗(yàn)收人簽字,由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核,公司領(lǐng)導(dǎo)審批。
二、基建、技改項(xiàng)目及修理項(xiàng)目財(cái)務(wù)報(bào)銷管理
1、基建、技改項(xiàng)目及維修項(xiàng)目按經(jīng)濟(jì)合同、工程預(yù)決算付款,由經(jīng)辦人簽字,房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)公司負(fù)責(zé)人審核,公司領(lǐng)導(dǎo)審批。
2、房屋日常維修費(fèi)用,由經(jīng)辦人簽字,有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核,公司領(lǐng)導(dǎo)審批。
3、生產(chǎn)設(shè)備、設(shè)施、儀器和電腦等修理由相關(guān)部門(mén)經(jīng)辦、審核,公司領(lǐng)導(dǎo)逐級(jí)審批。2000元以上修理項(xiàng)目要求先行報(bào)告維修計(jì)劃(必要時(shí)委托有關(guān)技術(shù)部門(mén)作技術(shù)鑒定),報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行修理。
4、車輛修理原則上歸口綜合辦公室管理。2000元以上車輛修理項(xiàng)目要求先行報(bào)告維修計(jì)劃(必要時(shí)委托有關(guān)技術(shù)部門(mén)作技術(shù)鑒定),報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行修理。費(fèi)用報(bào)銷由經(jīng)辦部門(mén)簽字,綜合辦公室負(fù)責(zé)審核,公司領(lǐng)導(dǎo)審批。
5、港務(wù)新村必須改造的基礎(chǔ)設(shè)施,由物業(yè)管理部提出改造項(xiàng)目工程量和資金預(yù)算,送計(jì)劃財(cái)務(wù)科審核后報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn),由公司報(bào)集團(tuán)審批后實(shí)施。
對(duì)金額較大的基建、技改項(xiàng)目及維修項(xiàng)目,按規(guī)定采用詢價(jià)或招投標(biāo)方式確定,并簽訂有關(guān)合同,以防經(jīng)濟(jì)糾紛的發(fā)生。
三、職工出差審批和費(fèi)用報(bào)銷管理
職工因公出差,費(fèi)用報(bào)銷審批辦法為:
在寧波市(六區(qū)范圍)出差的,由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。職工出寧波市(六區(qū)范圍)的差旅費(fèi),由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核,公司領(lǐng)導(dǎo)審批。部門(mén)負(fù)責(zé)人出差,由公司領(lǐng)導(dǎo)審批。
差旅費(fèi)原則上在出差回來(lái)一個(gè)星期內(nèi)報(bào)銷。職工出差期間,原則上限制乘坐出租車輛,確因工作需要使用,發(fā)生的費(fèi)用由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,可給予報(bào)銷。出差費(fèi)用報(bào)銷按集團(tuán)公司有關(guān)規(guī)定辦理。
四、業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷管理
在對(duì)外業(yè)務(wù)中,應(yīng)按照“合理、必須、節(jié)約”原則,控制業(yè)務(wù)招待費(fèi)支出,各部門(mén)需要招待用餐的,要事先經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意。業(yè)務(wù)招待費(fèi)報(bào)銷由部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后,公司領(lǐng)導(dǎo)審批。集團(tuán)內(nèi)各單位公務(wù)活動(dòng)需要在本單位就餐的,原則上安排工作餐,標(biāo)準(zhǔn)為人均15元。
五、會(huì)議費(fèi)用報(bào)銷管理
嚴(yán)格控制會(huì)議數(shù)量、規(guī)模以壓縮會(huì)議費(fèi)用。經(jīng)批準(zhǔn)召開(kāi)的各類會(huì)議,要事先根據(jù)會(huì)議的人數(shù)、時(shí)間等申報(bào)費(fèi)用預(yù)算,經(jīng)計(jì)劃財(cái)務(wù)科審核后,報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。
六、業(yè)務(wù)資料、報(bào)刊費(fèi)報(bào)銷管理
各單位、部門(mén)報(bào)刊費(fèi)、技術(shù)業(yè)務(wù)資料等需編制年度預(yù)算,綜合辦公室匯總、審核,公司領(lǐng)導(dǎo)審批。
七、外付勞務(wù)費(fèi)用管理
對(duì)外支付裝卸費(fèi)、勞務(wù)費(fèi)用必須簽訂勞務(wù)合同,由經(jīng)辦部門(mén)承辦,綜合辦公室審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批。
八、保險(xiǎn)費(fèi)用管理
機(jī)動(dòng)車輛保險(xiǎn),在集團(tuán)規(guī)定的投保范圍、險(xiǎn)種、費(fèi)率和額度內(nèi)選擇合適的保險(xiǎn)公司進(jìn)行投保,不得任意擴(kuò)大保險(xiǎn)范圍和提高投保標(biāo)準(zhǔn)。機(jī)動(dòng)車輛保險(xiǎn)由車輛管理部門(mén)負(fù)責(zé)辦理,計(jì)劃財(cái)務(wù)科審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批。
九、支票、現(xiàn)金領(lǐng)用管理
無(wú)論是采購(gòu)物品還是支付其它費(fèi)用凡需借用支票、現(xiàn)金或通過(guò)銀行匯款的,均需按規(guī)定填寫(xiě)領(lǐng)款單,借用支票必須填寫(xiě)收款單位名稱、金額,由各單位、部門(mén)負(fù)責(zé)人審核,公司領(lǐng)導(dǎo)審批。一般情況下,不得借空白限額支票。采購(gòu)物品或支付其它費(fèi)用,結(jié)算金額在1000元以上的,一般通過(guò)轉(zhuǎn)帳結(jié)算。
十、其它費(fèi)用管理
各部門(mén)安裝電話等辦公設(shè)施、職工培訓(xùn)費(fèi)、勞動(dòng)保護(hù)費(fèi)、車輛養(yǎng)路費(fèi)、通行費(fèi)、綠化費(fèi)、防疫經(jīng)費(fèi)等由有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)審核,公司領(lǐng)導(dǎo)審批。水、電費(fèi)由綜合辦公室負(fù)責(zé)審核,公司領(lǐng)導(dǎo)審批。職工幼兒保育費(fèi)、職工困難補(bǔ)助費(fèi)(限額以下)、托費(fèi)、職工療休養(yǎng)費(fèi)用、職工家屬醫(yī)藥費(fèi)、職工專項(xiàng)醫(yī)療補(bǔ)助、獨(dú)生子女費(fèi)、女職工生養(yǎng)基金和衛(wèi)生用品、有線電視安裝及收視費(fèi)、精神文明獎(jiǎng)勵(lì)由有關(guān)部門(mén)審核,公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。
除以上項(xiàng)目外,其它費(fèi)用支出一律由有關(guān)部門(mén)經(jīng)辦,部門(mén)負(fù)責(zé)人審核,公司領(lǐng)導(dǎo)審批。
十一、本規(guī)定自發(fā)文之日起執(zhí)行,本規(guī)定由計(jì)劃財(cái)務(wù)科負(fù)責(zé)解釋,公司以前所發(fā)文件與本規(guī)定有抵觸的一律以本規(guī)定為準(zhǔn)。
