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第1篇 投資項目檔案管理規(guī)定制度
投資項目檔案管理規(guī)定
為加強本公司系統(tǒng)各投資項目的檔案管理,特制訂本管理辦法。
第一條“投資項目”是指:
(一)因本公司參與投資或合作而產(chǎn)生的盈利性建筑工程;
(二)因本公司參與投資或合作而設(shè)立的生產(chǎn)經(jīng)營性企業(yè)。
第二條建筑工程的各種文件資料由房地產(chǎn)開發(fā)公司負(fù)責(zé)建檔和保管,生產(chǎn)經(jīng)營
性企業(yè)的文件資料由公司總部執(zhí)委會投資發(fā)展室負(fù)責(zé)建檔和保管。以下各條規(guī)定均指第二類
投資項目文件資料的管理。
第三條全部檔案按類、目劃分歸納,根據(jù)公司檔案現(xiàn)狀,設(shè)以下四類檔案,并將各項
目本身作為目:
(一)全資投資項目類;
(二)合資合作投資項目類;
(三)內(nèi)地投資項目類;
(四)境外投資項目類。
第四條全資投資項目檔案包括的必要文件是:
(一)新上項目預(yù)報表和可行性分析報告;
(二)給政府的請求報告和政府批文;
(三)企業(yè)章程和董事會決議;
(四)總公司的法人營業(yè)執(zhí)照和工商局批復(fù);
(五)資信證明或資金來源證明;
(六)產(chǎn)權(quán)變更有關(guān)文件、材料;
(七)項目實際投資金額證明材料;
(八)歷年經(jīng)營業(yè)績。
第五條合資合作投資項目檔案包括的文件是:
(一)新上項目預(yù)報表和合資企業(yè)可行性分析報告;
(二)外商投資企業(yè)名稱使用證和各方股東的政府批文;
(三)給政府的申請報告和政府批文;
(四)合資企業(yè)合同書;
(五)合資企業(yè)章程和董事會決議;
(六)合資各方企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照和各方法定代表人證明書;
(七)合資各方資信證明或資金來源證明;
(八)各方(中方)主管單位意見;
(九)合資各方委派的董事名單;
(十)進(jìn)口設(shè)備、辦公用品清單;
(十一)工商行政管理局批文和工商行政管理局營業(yè)執(zhí)照;
(十二)產(chǎn)權(quán)、股權(quán)變更有關(guān)文件、材料;
(十三)項目實際投資金額證明材料;
(十四)歷年經(jīng)營業(yè)績。
第六條內(nèi)地投資項目包括的必要文件是:
(一)給政府經(jīng)濟協(xié)作辦公室的申請報告;
(二)企業(yè)去內(nèi)地興辦工商企業(yè)的章程;
(三)合資、合作的聯(lián)營合同或合資意向書;
(四)企業(yè)成立或變更時的政府批文;
(五)企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照副本的復(fù)印件;
(六)派出負(fù)責(zé)人的法人授權(quán)委托證明書;
(七)會計師事務(wù)所的驗資報告;
(八)當(dāng)年或上一年度的財務(wù)決算表復(fù)印件;
(九)銀行開具的資信證明;
(十)企業(yè)已經(jīng)在內(nèi)地投資的經(jīng)營效益情況;
(十一)政府主管部門批文;
(十二)工商局批文;
(十三)外出興辦企業(yè)當(dāng)?shù)卣呐?
(十四)外出興辦企業(yè)當(dāng)?shù)毓ど叹峙?
(十五)外出興辦企業(yè)工農(nóng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件;
(十六)項目實際投資金額證明材料;
(十七)歷年經(jīng)營業(yè)績。
第七條境外投資項目檔案包括的必要文件是:
(一)給外匯管理局及經(jīng)發(fā)局的申請報告;
(二)可行性研究報告;
(三)海外公司合同、章程;
(四)投資方的政府批文、營業(yè)執(zhí)照及法定代表人證明書;
(五)投資方資信證明、創(chuàng)匯證明、資產(chǎn)負(fù)債表及歷年經(jīng)營業(yè)績;
(六)外派管理局關(guān)于項目投資風(fēng)險及外匯來源的書面審查材料;
(七)政府主管部門征詢我駐外使領(lǐng)館意見的函;
(八)政府主管部門同意成立海外公司的批文;
(九)海外公司在投資國的注冊登記證明;
(十)項目實際投資金額證明材料;
第八條項目檔案的收集和保管
(一)投資發(fā)展部設(shè)建檔員負(fù)責(zé)項目檔案的收集整理,總公司各下屬公司應(yīng)認(rèn)真配合其
工作
,主動、及時地將項目檔案整理上交投資發(fā)展部,投資發(fā)展部建檔后將檔案原件移交總經(jīng)理
辦公室,并保留二套完整復(fù)印件;
(二)各項目負(fù)責(zé)人將項目文件交給建檔員時,建檔員應(yīng)及時登記文件交付日期、名稱
、原件或復(fù)件、交付人,并由文件交付人簽字認(rèn)可;
(三)文件登記后由投資發(fā)展部經(jīng)理或執(zhí)委會主任簽字,按性質(zhì)進(jìn)行編號、歸檔;
(四)項目檔案保管期(原件和復(fù)印件)一般為永久保存。
第九條項目檔案的查閱
(一)總公司人員因工作需要查閱或借用項目檔案時,在投資發(fā)展部辦理相應(yīng)的查閱或
借用手續(xù);
(二)集團內(nèi)各單位因公需要查閱項目檔案時,須出具本單位領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)證明。經(jīng)執(zhí)委
會主任或投資發(fā)展部經(jīng)理同意后,方能由建檔員接待查閱;
(三)外單位人員因公需要查閱項目檔案時,應(yīng)持有單位介紹信,經(jīng)執(zhí)委會主任同意后
,方
能由建檔員接待查閱,并由建檔員詳細(xì)登記查閱項目檔案人的工作單位、查閱檔案名稱及查
閱理由;
(四)項目檔案一般不得帶出檔案室外,如有特殊情況,需帶出室外或復(fù)制時,必須經(jīng)
執(zhí)委主任批準(zhǔn),由建檔員詳細(xì)登記,借用人簽名后才可外借,并限期歸還;
(五)查閱人違反借閱規(guī)定時,建檔員有權(quán)對其提出批評以至停止其借閱。
第十條所有資料均應(yīng)放人有鎖的柜子里,鑰匙由建檔員專人保管,建檔員因工作失職
,使文件丟失或損毀,應(yīng)追究其責(zé)任。
第十一條由于建檔員的變動或機構(gòu)的改變等,項目檔案需要移交時,須辦理交接手續(xù)
,并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
第2篇 投資項目檔案管理規(guī)定范例
為加強本公司系統(tǒng)各投資項目的檔案管理,特制訂本管理辦法。第一條“投資項目”是指:(一)因本公司參與投資或合作而產(chǎn)生的盈利性建筑工程;(二)因本公司參與投資或合作而設(shè)立的生產(chǎn)經(jīng)營性企業(yè)。第二條建筑工程的各種文件資料由房地產(chǎn)開發(fā)公司負(fù)責(zé)建檔和保管,生產(chǎn)經(jīng)營性企業(yè)的文件資料由公司總部執(zhí)委會投資發(fā)展室負(fù)責(zé)建檔和保管。以下各條規(guī)定均指第二類投資項目文件資料的管理。第三條全部檔案按類、目劃分歸納,根據(jù)公司檔案現(xiàn)狀,設(shè)以下四類檔案,并將各項目本身作為目:(一)全資投資項目類;(二)合資合作投資項目類;(三)內(nèi)地投資項目類;(四)境外投資項目類。第四條全資投資項目檔案包括的必要文件是:(一)新上項目預(yù)報表和可行性分析報告;(二)給政府的請求報告和政府批文;(三)企業(yè)章程和董事會決議;(四)總公司的法人營業(yè)執(zhí)照和工商局批復(fù);(五)資信證明或資金來源證明;(六)產(chǎn)權(quán)變更有關(guān)文件、材料;(七)項目實際投資金額證明材料;(八)歷年經(jīng)營業(yè)績。第五條合資合作投資項目檔案包括的文件是:(一)新上項目預(yù)報表和合資企業(yè)可行性分析報告;(二)外商投資企業(yè)名稱使用證和各方股東的政府批文;(三)給政府的申請報告和政府批文;(四)合資企業(yè)合同書;(五)合資企業(yè)章程和董事會決議;(六)合資各方企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照和各方法定代表人證明書;(七)合資各方資信證明或資金來源證明;(八)各方(中方)主管單位意見;(九)合資各方委派的董事名單;(十)進(jìn)口設(shè)備、辦公用品清單;(十一)工商行政管理局批文和工商行政管理局營業(yè)執(zhí)照;(十二)產(chǎn)權(quán)、股權(quán)變更有關(guān)文件、材料;(十三)項目實際投資金額證明材料;(十四)歷年經(jīng)營業(yè)績。第六條內(nèi)地投資項目包括的必要文件是:(一)給政府經(jīng)濟協(xié)作辦公室的申請報告;(二)企業(yè)去內(nèi)地興辦工商企業(yè)的章程;(三)合資、合作的聯(lián)營合同或合資意向書;(四)企業(yè)成立或變更時的政府批文;(五)企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照副本的復(fù)印件;(六)派出負(fù)責(zé)人的法人授權(quán)委托證明書;(七)會計師事務(wù)所的驗資報告;(八)當(dāng)年或上一年度的財務(wù)決算表復(fù)印件;(九)銀行開具的資信證明;(十)企業(yè)已經(jīng)在內(nèi)地投資的經(jīng)營效益情況;(十一)政府主管部門批文;(十二)工商局批文;(十三)外出興辦企業(yè)當(dāng)?shù)卣呐?(十四)外出興辦企業(yè)當(dāng)?shù)毓ど叹峙?(十五)外出興辦企業(yè)工農(nóng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件;(十六)項目實際投資金額證明材料;(十七)歷年經(jīng)營業(yè)績。第七條境外投資項目檔案包括的必要文件是:(一)給外匯管理局及經(jīng)發(fā)局的申請報告;(二)可行性研究報告;(三)海外公司合同、章程;(四)投資方的政府批文、營業(yè)執(zhí)照及法定代表人證明書;(五)投資方資信證明、創(chuàng)匯證明、資產(chǎn)負(fù)債表及歷年經(jīng)營業(yè)績;(六)外派管理局關(guān)于項目投資風(fēng)險及外匯來源的書面審查材料;(七)政府主管部門征詢我駐外使領(lǐng)館意見的函;(八)政府主管部門同意成立海外公司的批文;(九)海外公司在投資國的注冊登記證明;(十)項目實際投資金額證明材料;第八條項目檔案的收集和保管(一)投資發(fā)展部設(shè)建檔員負(fù)責(zé)項目檔案的收集整理,總公司各下屬公司應(yīng)認(rèn)真配合其工作,主動、及時地將項目檔案整理上交投資發(fā)展部,投資發(fā)展部建檔后將檔案原件移交總經(jīng)理辦公室,并保留二套完整復(fù)印件;(二)各項目負(fù)責(zé)人將項目文件交給建檔員時,建檔員應(yīng)及時登記文件交付日期、名稱、原件或復(fù)件、交付人,并由文件交付人簽字認(rèn)可;(三)文件登記后由投資發(fā)展部經(jīng)理或執(zhí)委會主任簽字,按性質(zhì)進(jìn)行編號、歸檔;(四)項目檔案保管期(原件和復(fù)印件)一般為永久保存。第九條項目檔案的查閱(一)總公司人員因工作需要查閱或借用項目檔案時,在投資發(fā)展部辦理相應(yīng)的查閱或借用手續(xù);(二)集團內(nèi)各單位因公需要查閱項目檔案時,須出具本單位領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)證明。經(jīng)執(zhí)委會主任或投資發(fā)展部經(jīng)理同意后,方能由建檔員接待查閱;(三)外單位人員因公需要查閱項目檔案時,應(yīng)持有單位介紹信,經(jīng)執(zhí)委會主任同意后,方能由建檔員接待查閱,并由建檔員詳細(xì)登記查閱項目檔案人的工作單位、查閱檔案名稱及查閱理由;(四)項目檔案一般不得帶出檔案室外,如有特殊情況,需帶出室外或復(fù)制時,必須經(jīng)執(zhí)委主任批準(zhǔn),由建檔員詳細(xì)登記,借用人簽名后才可外借,并限期歸還;(五)查閱人違反借閱規(guī)定時,建檔員有權(quán)對其提出批評以至停止其借閱。第十條所有資料均應(yīng)放人有鎖的柜子里,鑰匙由建檔員專人保管,建檔員因工作失職,使文件丟失或損毀,應(yīng)追究其責(zé)任。第十一條由于建檔員的變動或機構(gòu)的改變等,項目檔案需要移交時,須辦理交接手續(xù),并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
第3篇 投資項目檔案管理規(guī)定范本
投資項目檔案管理規(guī)定
為加強本公司系統(tǒng)各投資項目的檔案管理,特制訂本管理辦法。
第一條“投資項目”是指:
(一)因本公司參與投資或合作而產(chǎn)生的盈利性建筑工程;
(二)因本公司參與投資或合作而設(shè)立的生產(chǎn)經(jīng)營性企業(yè)。
第二條建筑工程的各種文件資料由房地產(chǎn)開發(fā)公司負(fù)責(zé)建檔和保管,生產(chǎn)經(jīng)營
性企業(yè)的文件資料由公司總部執(zhí)委會投資發(fā)展室負(fù)責(zé)建檔和保管。以下各條規(guī)定均指第二類
投資項目文件資料的管理。
第三條全部檔案按類、目劃分歸納,根據(jù)公司檔案現(xiàn)狀,設(shè)以下四類檔案,并將各項
目本身作為目:
(一)全資投資項目類;
(二)合資合作投資項目類;
(三)內(nèi)地投資項目類;
(四)境外投資項目類。
第四條全資投資項目檔案包括的必要文件是:
(一)新上項目預(yù)報表和可行性分析報告;
(二)給政府的請求報告和政府批文;
(三)企業(yè)章程和董事會決議;
(四)總公司的法人營業(yè)執(zhí)照和工商局批復(fù);
(五)資信證明或資金來源證明;
(六)產(chǎn)權(quán)變更有關(guān)文件、材料;
(七)項目實際投資金額證明材料;
(八)歷年經(jīng)營業(yè)績。
第五條合資合作投資項目檔案包括的文件是:
(一)新上項目預(yù)報表和合資企業(yè)可行性分析報告;
(二)外商投資企業(yè)名稱使用證和各方股東的政府批文;
(三)給政府的申請報告和政府批文;
(四)合資企業(yè)合同書;
(五)合資企業(yè)章程和董事會決議;
(六)合資各方企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照和各方法定代表人證明書;
(七)合資各方資信證明或資金來源證明;
(八)各方(中方)主管單位意見;
(九)合資各方委派的董事名單;
(十)進(jìn)口設(shè)備、辦公用品清單;
(十一)工商行政管理局批文和工商行政管理局營業(yè)執(zhí)照;
(十二)產(chǎn)權(quán)、股權(quán)變更有關(guān)文件、材料;
(十三)項目實際投資金額證明材料;
(十四)歷年經(jīng)營業(yè)績。
第六條內(nèi)地投資項目包括的必要文件是:
(一)給政府經(jīng)濟協(xié)作辦公室的申請報告;
(二)企業(yè)去內(nèi)地興辦工商企業(yè)的章程;
(三)合資、合作的聯(lián)營合同或合資意向書;
(四)企業(yè)成立或變更時的政府批文;
(五)企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照副本的復(fù)印件;
(六)派出負(fù)責(zé)人的法人授權(quán)委托證明書;
(七)會計師事務(wù)所的驗資報告;
(八)當(dāng)年或上一年度的財務(wù)決算表復(fù)印件;
(九)銀行開具的資信證明;
(十)企業(yè)已經(jīng)在內(nèi)地投資的經(jīng)營效益情況;
(十一)政府主管部門批文;
(十二)工商局批文;
(十三)外出興辦企業(yè)當(dāng)?shù)卣呐?
(十四)外出興辦企業(yè)當(dāng)?shù)毓ど叹峙?
(十五)外出興辦企業(yè)工農(nóng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件;
(十六)項目實際投資金額證明材料;
(十七)歷年經(jīng)營業(yè)績。
第七條境外投資項目檔案包括的必要文件是:
(一)給外匯管理局及經(jīng)發(fā)局的申請報告;
(二)可行性研究報告;
(三)海外公司合同、章程;
(四)投資方的政府批文、營業(yè)執(zhí)照及法定代表人證明書;
(五)投資方資信證明、創(chuàng)匯證明、資產(chǎn)負(fù)債表及歷年經(jīng)營業(yè)績;
(六)外派管理局關(guān)于項目投資風(fēng)險及外匯來源的書面審查材料;
(七)政府主管部門征詢我駐外使領(lǐng)館意見的函;
(八)政府主管部門同意成立海外公司的批文;
(九)海外公司在投資國的注冊登記證明;
(十)項目實際投資金額證明材料;
第八條項目檔案的收集和保管
(一)投資發(fā)展部設(shè)建檔員負(fù)責(zé)項目檔案的收集整理,總公司各下屬公司應(yīng)認(rèn)真配合其
工作
,主動、及時地將項目檔案整理上交投資發(fā)展部,投資發(fā)展部建檔后將檔案原件移交總經(jīng)理
辦公室,并保留二套完整復(fù)印件;
(二)各項目負(fù)責(zé)人將項目文件交給建檔員時,建檔員應(yīng)及時登記文件交付日期、名稱
、原件或復(fù)件、交付人,并由文件交付人簽字認(rèn)可;
(三)文件登記后由投資發(fā)展部經(jīng)理或執(zhí)委會主任簽字,按性質(zhì)進(jìn)行編號、歸檔;
(四)項目檔案保管期(原件和復(fù)印件)一般為永久保存。
第九條項目檔案的查閱
(一)總公司人員因工作需要查閱或借用項目檔案時,在投資發(fā)展部辦理相應(yīng)的查閱或
借用手續(xù);
(二)集團內(nèi)各單位因公需要查閱項目檔案時,須出具本單位領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)證明。經(jīng)執(zhí)委
會主任或投資發(fā)展部經(jīng)理同意后,方能由建檔員接待查閱;
(三)外單位人員因公需要查閱項目檔案時,應(yīng)持有單位介紹信,經(jīng)執(zhí)委會主任同意后
,方
能由建檔員接待查閱,并由建檔員詳細(xì)登記查閱項目檔案人的工作單位、查閱檔案名稱及查
閱理由;
(四)項目檔案一般不得帶出檔案室外,如有特殊情況,需帶出室外或復(fù)制時,必須經(jīng)
執(zhí)委主任批準(zhǔn),由建檔員詳細(xì)登記,借用人簽名后才可外借,并限期歸還;
(五)查閱人違反借閱規(guī)定時,建檔員有權(quán)對其提出批評以至停止其借閱。
第十條所有資料均應(yīng)放人有鎖的柜子里,鑰匙由建檔員專人保管,建檔員因工作失職
,使文件丟失或損毀,應(yīng)追究其責(zé)任。
第十一條由于建檔員的變動或機構(gòu)的改變等,項目檔案需要移交時,須辦理交接手續(xù)
,并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
第4篇 水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定辦法
水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定
法規(guī)名稱:水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定 水辦[2005]480號
法規(guī)類別:規(guī)范性文件
制定機關(guān):水利部
頒布日期:
實施日期:2005.12.10
修改日期:
法規(guī)內(nèi)容:
第一章 總則
第一條 為加強水利工程建設(shè)項目(以下簡稱'水利工程')檔案管理工作,明確檔案管理職責(zé),規(guī)范檔案管理行為,充分發(fā)揮檔案在水利工程建設(shè)與管理中的作用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《水利檔案工作規(guī)定》及有關(guān)業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范,結(jié)合水利工程的特點,制定本規(guī)定。
第二條 水利工程檔案是指水利工程在前期、實施、竣工驗收等各建設(shè)階段過程中形成的,具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條 水利工程檔案工作是水利工程建設(shè)與管理工作的重要組成部分。有關(guān)單位應(yīng)加強領(lǐng)導(dǎo),將檔案工作納入水利工程建設(shè)與管理工作中,明確相關(guān)部門、人員的崗位職責(zé),健全制度,統(tǒng)籌安排檔案工作經(jīng)費,確保水利工程檔案工作的正常開展。
第四條 本規(guī)定適用于大中型水利工程,其他水利工程可參照執(zhí)行。
第二章 檔案管理
第五條 水利工程檔案工作應(yīng)貫穿于水利工程建設(shè)程序的各個階段。即從水利工程建設(shè)前期就應(yīng)進(jìn)行文件材料的收集和整理工作;在簽訂有關(guān)合同、協(xié)議時,應(yīng)對水利工程檔案的收集、整理、移交提出明確要求;檢查水利工程進(jìn)度與施工質(zhì)量時,要同時檢查水利工程檔案的收集、整理情況;在進(jìn)行項目成果評審、鑒定和水利工程重要階段驗收與竣工驗收時,要同時審查、驗收工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量,并作出相應(yīng)的鑒定評語。
第六條 各級建設(shè)管理部門應(yīng)積極配合檔案業(yè)務(wù)主管部門,認(rèn)真履行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)職責(zé),共同抓好水利工程檔案工作。
第七條 項目法人對水利工程檔案工作負(fù)總責(zé),須認(rèn)真做好自身產(chǎn)生檔案的收集、整理、保管工作,并應(yīng)加強對各參建單位歸檔工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。大中型水利工程的項目法人,應(yīng)設(shè)立檔案室,落實專職檔案人員;其他水利工程的項目法人也應(yīng)配備相應(yīng)人員負(fù)責(zé)工程檔案工作。項目法人的檔案人員對各職能處室歸檔工作具有監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)職責(zé)。
第八條 勘察設(shè)計、監(jiān)理、施工等參建單位,應(yīng)明確本單位相關(guān)部門和人員的歸檔責(zé)任,切實做好職責(zé)范圍內(nèi)水利工程檔案的收集、整理、歸檔和保管工作;屬于向項目法人等單位移交的應(yīng)歸檔文件材料,在完成收集、整理、審核工作后,應(yīng)及時提交項目法人。項目法人應(yīng)認(rèn)真做好有關(guān)檔案的接收、歸檔和向流域機構(gòu)檔案館的移交工作。
第九條 工程建設(shè)的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員是歸檔工作的直接責(zé)任人,須按要求將工作中形成的應(yīng)歸檔文件材料,進(jìn)行收集、整理、歸檔,如遇工作變動,須先交清原崗位應(yīng)歸檔的文件材料。
第十條 水利工程檔案的質(zhì)量是衡量水利工程質(zhì)量的重要依據(jù),應(yīng)將其納入工程質(zhì)量管理程序。質(zhì)量管理部門應(yīng)認(rèn)真把好質(zhì)量監(jiān)督檢查關(guān),凡參建單位未按規(guī)定要求提交工程檔案的,不得通過驗收或進(jìn)行質(zhì)量等級評定。工程檔案達(dá)不到規(guī)定要求的,項目法人不得返還其工程質(zhì)量保證金。
第十一條 大中型水利工程均應(yīng)建設(shè)與工作任務(wù)相適應(yīng)的、符合規(guī)范要求的專用檔案庫房,配備必要的檔案裝具和設(shè)備;其他建設(shè)項目,也應(yīng)有滿足檔案工作需要的庫房、裝具和設(shè)備。所需費用可分別列入工程總概算的管理房屋建設(shè)工程項目類和生產(chǎn)準(zhǔn)備費中。
第十二條 項目法人應(yīng)按照國家信息化建設(shè)的有關(guān)要求,充分利用新技術(shù),開展水利工程檔案數(shù)字化工作,建立工程檔案數(shù)據(jù)庫,大力開發(fā)檔案信息資源,提高檔案管理水平,為工程建設(shè)與管理服務(wù)。
第十三條 項目法人應(yīng)按時向上級主管單位報送《水利工程建設(shè)項目檔案管理情況登記表》(附件1)。國家重點建設(shè)項目,還應(yīng)同時向水利部報送《國家重點建設(shè)項目檔案管理登記表》(附件2)。
第三章 歸檔與移交要求
第十四條 水利工程檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。長期檔案的實際保存期限,不得短于工程的實際壽命。
第十五條 《水利工程建設(shè)項目文件材料歸檔范圍和保管期限表》(附件3)是對項目法人等相關(guān)單位應(yīng)保存檔案的原則規(guī)定。項目法人可結(jié)合實際,補充制定更加具體的工程檔案歸檔范圍及符合工程建設(shè)實際的工程檔案分類方案。
第十六條 水利工程檔案的歸檔工作,一般是由產(chǎn)生文件材料的單位或部門負(fù)責(zé)?？偘鼏挝粚Ω鞣职鼏挝惶峤坏臍w檔材料負(fù)有匯總責(zé)任。各參建單位技術(shù)負(fù)責(zé)人應(yīng)對其提供檔案的內(nèi)容及質(zhì)量負(fù)責(zé);監(jiān)理工程師對施工單位提交的歸檔材料應(yīng)履行審核簽字手續(xù),監(jiān)理單位應(yīng)向項目法人提交對工程檔案內(nèi)容與整編質(zhì)量情況的專題審核報告。
第十七條 水利工程文件材料的收集、整理應(yīng)符合《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(gb/t1182-2000)。歸檔文件材料的內(nèi)容與形式均應(yīng)滿足檔案整理規(guī)范要求。即內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng);形式應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、竣工圖及聲像材料須標(biāo)注的內(nèi)容清楚、簽字(章)手續(xù)完備,歸檔圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖 復(fù)制圖的折疊方法》(gb/t10609.3-1989)要求統(tǒng)一折疊。
第十八條 竣工圖是水利工程檔案的重要組成部分,必須做到完整、準(zhǔn)確、清晰、系統(tǒng)、修改規(guī)范、簽字手續(xù)完備。項目法人應(yīng)負(fù)責(zé)編制項目總平面圖和綜合管線竣工圖。施工單位應(yīng)以單位工程或?qū)I(yè)為單位編制竣工圖?？⒐D須由編制單位在圖標(biāo)上方空白處逐張加蓋'竣工圖章'(附件4-1),有關(guān)單位和責(zé)任人應(yīng)嚴(yán)格履行簽字手續(xù)。每套竣工圖應(yīng)附編制說明、鑒定意見及目錄。施工單位應(yīng)按以下要求編制竣工圖:
(一)按施工圖施工沒有變動的,須在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章;
(二)一般性的圖紙變更及符合杠改或劃改要求的,可在原施工圖上更改,在說明欄內(nèi)注明變更依據(jù),加蓋并簽署竣工圖章;
(三)凡涉及結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置等重大改變,或圖面變更超過1/3的,應(yīng)重新繪制竣工圖(可不再加蓋竣工圖章)。重繪圖應(yīng)按原圖編號,并在說明欄內(nèi)注明變更依據(jù),在圖標(biāo)欄內(nèi)注明'竣工階段'和繪制竣工圖的時間、單位、責(zé)任人。監(jiān)理單位應(yīng)在圖標(biāo)上方加蓋并簽署'竣工圖確認(rèn)章'(見附件4-2)。
第十九條 水利工程建設(shè)聲像檔案是紙制載體檔案的必要補充。參建單位應(yīng)指定專人,負(fù)責(zé)各自產(chǎn)生的照片、膠片、錄音、錄像等聲像材料的收集、整理、歸檔工作,歸檔的聲像材料均應(yīng)標(biāo)注事由、時間、地點、人物、作者等內(nèi)容。工程建設(shè)重要階段、重大事件、事故,必須要有完整的聲像材料歸檔。
第二十條 電子文件的整理、歸檔,參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(gb/t18894-2002)執(zhí)行。
第二十一條 項目法人可根據(jù)實際需要,確定不同文件材料的歸檔份數(shù),但應(yīng)滿足以下要求:
(一)項目法人與運行管理單位應(yīng)各保存1套較完整的工程檔案材料(當(dāng)二者為一個單位時,應(yīng)異地保存1套);
(二)工程涉及多家運行管理單位時,各運行管理單位則只保存與其管理范圍有關(guān)的工程檔案材料;
(三)當(dāng)有關(guān)文件材料需由若干單位保存時,原件應(yīng)由項目產(chǎn)權(quán)單位保存,其他單位保存復(fù)制件;
(四)流域控制性水利樞紐工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程,項目法人應(yīng)負(fù)責(zé)向流域機構(gòu)檔案館移交1套完整的工程竣工圖及工程竣工驗收等相關(guān)文件材料(具體內(nèi)容參見附件3)。
第二十二條 工程檔案的歸檔與移交必須編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)為案卷級,并須填寫工程檔案交接單(見附件5)。交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對目錄與實物,并由經(jīng)手人簽字、加蓋單位公章確認(rèn)。
第二十三條 工程檔案的歸檔時間,可由項目法人根據(jù)實際情況確定?？煞蛛A段在單位工程或單項工程完工后向項目法人歸檔,也可在主體工程全部完工后向項目法人歸檔。整個項目的歸檔工作和項目法人向有關(guān)單位的檔案移交工作,應(yīng)在工程竣工驗收后三個月內(nèi)完成。
第四章 檔案驗收
第二十四條 水利工程檔案驗收是水利工程竣工驗收的重要內(nèi)容,應(yīng)提前或與工程竣工驗收同步進(jìn)行。凡檔案內(nèi)容與質(zhì)量達(dá)不到要求的水利工程,不得通過檔案驗收;未通過檔案驗收或檔案驗收不合格的,不得進(jìn)行或通過工程的竣工驗收。
第二十五條 各級水行政主管部門組織的水利工程竣工驗收,應(yīng)有檔案人員作為驗收委員參加。水利部組織的工程驗收,由水利部辦公廳檔案部門派員參加;流域機構(gòu)或省級水行政主管部門組織的工程驗收,由相應(yīng)的檔案管理部門派員參加;其他單位組織的有關(guān)工程項目的驗收,由組織工程驗收單位的檔案人員參加。
第二十六條 大中型水利工程在竣工驗收前要進(jìn)行檔案專項驗收。其他工程的檔案驗收應(yīng)與工程竣工驗收同步進(jìn)行。檔案專項驗收可分為初步驗收和正式驗收。初步驗收可由工程竣工驗收主持單位委托相關(guān)單位組織進(jìn)行;正式驗收應(yīng)由工程竣工驗收主持單位的檔案業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)。
第二十七條 水利工程在進(jìn)行檔案專項驗收前,項目法人應(yīng)組織工程參建單位對工程檔案的收集、整理、保管與歸檔情況進(jìn)行自檢,確認(rèn)工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量已達(dá)要求后,可向有關(guān)單位報送檔案自檢報告,并提出檔案專項驗收申請。
檔案自檢報告應(yīng)包括:工程概況,工程檔案管理情況,文件材料的收集、整理、歸檔與保管情況,竣工圖的編制與整編質(zhì)量,工程檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全性的自我評價等內(nèi)容。
第二十八條 檔案專項驗收的主持單位在收到申請后,可委托有關(guān)單位對其工程檔案進(jìn)行驗收前檢查評定,對具備驗收條件的項目,應(yīng)成立檔案專項驗收組進(jìn)行驗收。檔案專項驗收組由驗收主持單位、國家或地方檔案行政管理部門、地方水行政管理部門及有關(guān)流域機構(gòu)等單位組成。必要時,可聘請相關(guān)單位的檔案專家作為驗收組成員參加驗收。
第二十九條 檔案專項驗收工作的步驟、方法與內(nèi)容如下:
(一)聽取項目法人有關(guān)工程建設(shè)情況和檔案收集、整理、歸檔、移交、管理與保管情況的自檢報告;
(二)聽取監(jiān)理單位對項目檔案整理情況的審核報告;
(三)對驗收前已進(jìn)行檔案檢查評定的水利工程,還應(yīng)聽取被委托單位的檢查評定意見;
(四)查看現(xiàn)場(了解工程建設(shè)實際情況);
(五)根據(jù)水利工程建設(shè)規(guī)模,抽查各單位檔案整理情況。抽查比例一般不得少于項目法人應(yīng)保存檔案數(shù)量的8%,其中竣工圖不得少于一套竣工圖總張數(shù)的10%;抽查檔案總量應(yīng)在200卷以上;
(六)驗收組成員進(jìn)行綜合評議;
(七)形成檔案專項驗收意見,并向項目法人和所有會議代表反饋;
(八)驗收主持單位以文件形式正式印發(fā)檔案專項驗收意見。
第三十條 檔案專項驗收意見應(yīng)包括以下內(nèi)容:
(一)工程概況。
(二)工程檔案管理情況:
1、工程檔案工作管理體制與管理狀況
2、文件材料的收集、整理、立卷質(zhì)量與數(shù)量
3、竣工圖的編制質(zhì)量與整編情況
4、工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性評價
(三)存在問題及整改要求。
(四)驗收結(jié)論。
(五)驗收組成員簽字表。
第五章 附則
第三十一條 本規(guī)定由水利部負(fù)責(zé)解釋。
第三十二條 本規(guī)定自2005年12月10日起施行,原水利部制定的《水利基本建設(shè)項目檔案資料管理規(guī)定》(水辦[1997]275號),同時廢止。
第5篇 投資項目檔案管理制度規(guī)定
為加強本公司系統(tǒng)各投資項目的檔案管理，特制訂本管理辦法。
第一條 “投資項目”是指：
(一) 因本公司參與投資或合作而產(chǎn)生的盈利性建筑工程;
第二條
(二) 因本公司參與投資或合作而設(shè)立的生產(chǎn)經(jīng)營性企業(yè)。 建筑工程的各種文件資料由房地產(chǎn)開發(fā)公司負(fù)責(zé)建檔和保管，生產(chǎn)經(jīng)營性企業(yè)的文件資料由公司總部執(zhí)委會投資發(fā)展室負(fù)責(zé)建檔和保管。以下各條規(guī)定均指第二類投資項目文件資料的管理。
第三條
全部檔案按類、目劃分歸納，根據(jù)公司檔案現(xiàn)狀，設(shè)以下四類檔案，并將各項目本身作為目：
(一) 全資投資項目類;
(二) 合資合作投資項目類;
(三) 內(nèi)地投資項目類;
(四) 境外投資項目類。
第四條
全資投資項目檔案包括的必要文件是：
(一) 新上項目預(yù)報表和可行性分析報告;
(二) 給政府的請求報告和政府批文;
(三) 企業(yè)章程和董事會決議;
(四) 總公司的法人營業(yè)執(zhí)照和工商局批復(fù);
(五) 資信證明或資金來源證明;
(六) 產(chǎn)權(quán)變更有關(guān)文件、材料;
(七) 項目實際投資金額證明材料;
(八) 歷年經(jīng)營業(yè)績。
第五條
合資合作投資項目檔案包括的文件是：
(一) 新上項目預(yù)報表和合資企業(yè)可行性分析報告;
(二) 外商投資企業(yè)名稱使用證和各方股東的政府批文;
(三) 給政府的申請報告和政府批文;
(四) 合資企業(yè)合同書;
(五) 合資企業(yè)章程和董事會決議;
(六) 合資各方企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照和各方法定代表人證明書;
(七) 合資各方資信證明或資金來源證明;
(八) 各方(中方)主管單位意見;
(九) 合資各方委派的董事名單;
(十) 進(jìn)口設(shè)備、辦公用品清單;
(十一) 工商行政管理局批文和工商行政管理局營業(yè)執(zhí)照;
(十二) 產(chǎn)權(quán)、股權(quán)變更有關(guān)文件、材料;
(十三) 項目實際投資金額證明材料;
第六條
(十四) 歷年經(jīng)營業(yè)績。 內(nèi)地投資項目包括的必要文件是：
(一) 給政府經(jīng)濟協(xié)作辦公室的申請報告;
(二) 企業(yè)去內(nèi)地興辦工商企業(yè)的章程;
(三) 合資、合作的聯(lián)營合同或合資意向書;
(四) 企業(yè)成立或變更時的政府批文;
(五) 企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照副本的復(fù)印件;
(六) 派出負(fù)責(zé)人的法人授權(quán)委托證明書;
(七) 會計師事務(wù)所的驗資報告;
(八) 當(dāng)年或上一年度的財務(wù)決算表復(fù)印件;
(九) 銀行開具的資信證明;
(十) 企業(yè)已經(jīng)在內(nèi)地投資的經(jīng)營效益情況;
(十一) 政府主管部門批文;
(十二) 工商局批文;
(十三) 外出興辦企業(yè)當(dāng)?shù)卣呐?
(十四) 外出興辦企業(yè)當(dāng)?shù)毓ど叹峙?
(十五) 外出興辦企業(yè)工農(nóng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件;
(十六) 項目實際投資金額證明材料;
第七條
(十七) 歷年經(jīng)營業(yè)績。 境外投資項目檔案包括的必要文件是：
(一) 給外匯管理局及經(jīng)發(fā)局的申請報告;
(二) 可行性研究報告;
(三) 海外公司合同、章程;
(四) 投資方的政府批文、營業(yè)執(zhí)照及法定代表人證明書;
(五) 投資方資信證明、創(chuàng)匯證明、資產(chǎn)負(fù)債表及歷年經(jīng)營業(yè)績;
(六) 外派管理局關(guān)于項目投資風(fēng)險及外匯來源的書面審查材料;
(七) 政府主管部門征詢我駐外使領(lǐng)館意見的函;
(八) 政府主管部門同意成立海外公司的批文;
(九) 海外公司在投資國的注冊登記證明;
(十) 項目實際投資金額證明材料;
第八條
項目檔案的收集和保管
(一) 投資發(fā)展部設(shè)建檔員負(fù)責(zé)項目檔案的收集整理，總公司各下屬公司應(yīng)認(rèn)真配合其工作，主動、及時地將項目檔案整理上交投資發(fā)展部，投資發(fā)展部建檔后將檔案原件移交總經(jīng)理辦公室，并保留二套完整復(fù)印件;
(二) 各項目負(fù)責(zé)人將項目文件交給建檔員時，建檔員應(yīng)及時登記文件交付日期、名稱、原件或復(fù)件、交付人，并由文件交付人簽字認(rèn)可;
(三) 文件登記后由投資發(fā)展部經(jīng)理或執(zhí)委會主任簽字，按性質(zhì)進(jìn)行編號、歸檔;
(四) 項目檔案保管期(原件和復(fù)印件)一般為永久保存。
第九條
項目檔案的查閱
(一) 總公司人員因工作需要查閱或借用項目檔案時，在投資發(fā)展部辦理相應(yīng)的查閱或借用手續(xù);
(二) 集團內(nèi)各單位因公需要查閱項目檔案時，須出具本單位領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)證明。經(jīng)執(zhí)委會主任或投資發(fā)展部經(jīng)理同意后，方能由建檔員接待查閱;
(三) 外單位人員因公需要查閱項目檔案時，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)執(zhí)委會主任同意后，方能由建檔員接待查閱，并由建檔員詳細(xì)登記查閱項目檔案人的工作單位、查閱檔案名稱及查閱理由;
(四) 項目檔案一般不得帶出檔案室外，如有特殊情況，需帶出室外或復(fù)制時，必須經(jīng)執(zhí)委主任批準(zhǔn)，由建檔員詳細(xì)登記，借用人簽名后才可外借，并限期歸還;
(五) 查閱人違反借閱規(guī)定時，建檔員有權(quán)對其提出批評以至停止其借閱。
第十條
所有資料均應(yīng)放人有鎖的柜子里，鑰匙由建檔員專人保管，建檔員因工作失職，使文件丟失或損毀，應(yīng)追究其責(zé)任。
第十一條
由于建檔員的變動或機構(gòu)的改變等，項目檔案需要移交時，須辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
