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體系如何搭建
構(gòu)建一個(gè)有效的電算化制度，首要任務(wù)是明確目標(biāo)。[1]我們需要確定制度要解決的問(wèn)題，比如財(cái)務(wù)管理、人力資源或是生產(chǎn)流程優(yōu)化。[2]接著，分析現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程，識(shí)別出哪些環(huán)節(jié)可以借助電算化提升效率。[3]隨后，選擇合適的軟件系統(tǒng)，確保其能無(wú)縫對(duì)接公司業(yè)務(wù)，并具有良好的可擴(kuò)展性。[4]制定詳細(xì)的實(shí)施計(jì)劃，包括培訓(xùn)員工、數(shù)據(jù)遷移和系統(tǒng)測(cè)試等步驟。
體系框架
電算化制度的框架應(yīng)包含四個(gè)核心部分：[5]一是政策聲明，明確電算化的指導(dǎo)原則和目標(biāo)；二是程序規(guī)定，詳細(xì)描述操作流程；三是責(zé)任分配，定義各角色的權(quán)限和義務(wù)；四是監(jiān)控與評(píng)估機(jī)制，定期檢查制度執(zhí)行情況，確保其有效性。[6]每個(gè)部分都應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，便于理解和執(zhí)行。
重要性和意義
電算化制度的建立，不僅提升了工作效率，也降低了人為錯(cuò)誤。[7]它強(qiáng)化了數(shù)據(jù)的安全性，提供了決策支持，同時(shí)也有助于合規(guī)性管理。[8]通過(guò)自動(dòng)化流程，企業(yè)能更好地集中資源，應(yīng)對(duì)市場(chǎng)變化，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。[9]然而，要注意的是，制度的執(zhí)行力度和員工接受程度同樣關(guān)鍵，否則再完善的制度也會(huì)流于形式。
制度格式
電算化制度的格式應(yīng)清晰、規(guī)范。[10]每項(xiàng)規(guī)定應(yīng)有編號(hào)，如1.1, 1.2等，方便查找和引用。[11]使用專業(yè)術(shù)語(yǔ)，但避免過(guò)于復(fù)雜，確保所有員工都能理解。[12]條款應(yīng)具體明確，避免模糊不清，必要時(shí)輔以圖表說(shuō)明。[13]定期更新制度，反映業(yè)務(wù)和技術(shù)的最新進(jìn)展。[14]
通過(guò)上述步驟，我們可以建立起一套適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求的電算化制度，推動(dòng)公司的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。
電算化制度范文
第1篇 公司財(cái)會(huì)電算化管理制度
公司財(cái)會(huì)電算化管理制度
1.目的:為加強(qiáng)財(cái)會(huì)電算化管理管理,特制定本辦法。
2.適用范圍:本規(guī)定適用于公司及分子公司。
3.財(cái)會(huì)電算化軟、硬件的購(gòu)置
3.1電算化軟件的購(gòu)置、使用運(yùn)行、升級(jí)換版、二次開(kāi)發(fā)等,由公司財(cái)務(wù)部統(tǒng)一負(fù)責(zé)組織實(shí)施,并須符合下列條件:
3.1.1購(gòu)入軟件應(yīng)進(jìn)行可行性論證和方案設(shè)計(jì),在充分考察適合公司情況的基礎(chǔ)上,經(jīng)財(cái)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可添購(gòu);
3.1.2購(gòu)入軟件必須是經(jīng)國(guó)家財(cái)政部統(tǒng)一鑒定合格的、且售后服務(wù)好和技術(shù)支持保障科技含量高的軟件;
3.1.3未經(jīng)批準(zhǔn)不得使用外來(lái)軟件(包括應(yīng)用軟件和系統(tǒng)軟件);不準(zhǔn)對(duì)購(gòu)入軟件進(jìn)行隨意修改,對(duì)外拷貝;
3.1.4二次開(kāi)發(fā)軟件要經(jīng)公司財(cái)務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)同意、財(cái)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可實(shí)施,且僅限于對(duì)原始數(shù)據(jù)的利用和深加工,不得修改原始數(shù)據(jù)。二次開(kāi)發(fā)的軟件應(yīng)達(dá)至財(cái)政部發(fā)布的《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》的相關(guān)要求。
3.2電算化硬件的購(gòu)置
首先由財(cái)務(wù)部根據(jù)工作需要提出硬件需要量申請(qǐng),再由公司信息部進(jìn)行選型和市場(chǎng)價(jià)格調(diào)查的工作,選擇性價(jià)比好,商品質(zhì)量高的品種和售后服務(wù)好的商家簽訂合同,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后購(gòu)置。
4.計(jì)算機(jī)上崗要求
4.1專職計(jì)算機(jī)操作人員經(jīng)專門培訓(xùn)并取得合格證后才能上崗操作,兼職操作人員可逐漸達(dá)到這一要求。
4.2各財(cái)務(wù)部使用的計(jì)算機(jī)只能用于本公司,未經(jīng)公司財(cái)務(wù)部批準(zhǔn)不得對(duì)外使用。
4.3為保證系統(tǒng)的正常、安全運(yùn)行,杜絕各種非法舞弊行為,防止造成系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)的破壞,保證數(shù)據(jù)正確性和運(yùn)行效率,對(duì)上機(jī)操作人員規(guī)定:
4.3.1系統(tǒng)操作員、數(shù)量錄入員、數(shù)據(jù)審核員由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人根據(jù)業(yè)務(wù)需要確定;
4.3.2系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、系統(tǒng)維護(hù)員、數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù)審核員及其他由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)的有關(guān)財(cái)會(huì)人員,有權(quán)上機(jī)操作本人權(quán)限范圍內(nèi)的財(cái)務(wù)運(yùn)行系統(tǒng);
4.3.3與業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)人員及脫離會(huì)計(jì)崗位的人員不得上機(jī)運(yùn)行財(cái)務(wù)系統(tǒng)。
4.4嚴(yán)格操作規(guī)則
4.4.1原始憑證需經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核,并按有關(guān)財(cái)經(jīng)法規(guī)填制記帳憑證,憑此進(jìn)行賬務(wù)處理;
4.4.2記帳憑證必須經(jīng)專職審核員審核后才能錄入微機(jī)。數(shù)據(jù)錄入人員應(yīng)嚴(yán)格按照憑證輸入數(shù)據(jù),不得擅自修改憑證數(shù)據(jù),如發(fā)現(xiàn)差錯(cuò),應(yīng)在輸入計(jì)算機(jī)前及時(shí)反映給憑證編制人員或系統(tǒng)管理員。已輸入計(jì)算機(jī)的數(shù)據(jù),在登帳前發(fā)現(xiàn)有錯(cuò),可按憑證數(shù)據(jù)進(jìn)行修正。如在登帳之后發(fā)現(xiàn)有錯(cuò),必須另做憑證,以紅字沖銷,錄入計(jì)算機(jī)。最后由復(fù)核員調(diào)正,并在機(jī)內(nèi)簽字,記帳才能進(jìn)行;
4.4.3當(dāng)月機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)必須全部記帳完畢,方可由指定人員進(jìn)行結(jié)帳;
4.4.4除了系統(tǒng)維護(hù)員之外,其他人員一律不得直接打開(kāi)庫(kù)進(jìn)行操作,不得隨意增刪修改數(shù)據(jù)、源程序和庫(kù)文件結(jié)構(gòu);
4.4.5出納人員、軟件開(kāi)發(fā)人員不得擔(dān)任現(xiàn)金和各類銀行帳的原始數(shù)據(jù)錄入工作,更不允許進(jìn)行系統(tǒng)性操作;
4.4.6系統(tǒng)軟件、二次開(kāi)發(fā)的文檔資料,均由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人指定專人保管,未經(jīng)許可不得擅自復(fù)制、修改和出借;
4.4.7存檔的數(shù)據(jù)軟盤、帳表、憑證各文檔資料等,由檔案管理員按規(guī)定進(jìn)行復(fù)制、核對(duì)、保管;機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)必須每天雙備份;月未根據(jù)需要將明細(xì)帳打印歸檔(如現(xiàn)金、銀行存款、結(jié)算中心往來(lái)帳等),年未必須將當(dāng)年所有的明細(xì)帳打印出裝訂成冊(cè)歸檔;
4.4.8系統(tǒng)維護(hù)人員必須按有關(guān)的維護(hù)規(guī)定操作;
4.4.9各操作人員在上機(jī)時(shí),應(yīng)認(rèn)真登記姓名、系統(tǒng)時(shí)間、業(yè)務(wù)時(shí)間等。操作員必須對(duì)自己的登機(jī)口令保密,以便帳務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)其上機(jī)操作進(jìn)行流水登記,財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人定期檢查此上機(jī)記錄,以作為責(zé)任劃分的依據(jù);操作人員必須嚴(yán)格按操作權(quán)限操作,不得越權(quán)或擅自上機(jī)操作;必須認(rèn)真登記憑證數(shù)據(jù)摘要及有關(guān)附件信息,保證會(huì)計(jì)信息的全面完整;
4.4.10每次上機(jī)完畢,應(yīng)做好所需的各項(xiàng)備份工作,以防止發(fā)生意外事故;
4.4.11嚴(yán)禁使用來(lái)歷不明的軟盤或光盤上機(jī)操作,嚴(yán)禁非法拷貝工作,外購(gòu)軟盤使用前必須先進(jìn)行防病毒的檢查。
5.軟件升級(jí)的審批程序
5.1由系統(tǒng)管理員根據(jù)工作需要提出軟件升級(jí)申請(qǐng)報(bào)告。
5.2公司財(cái)務(wù)部經(jīng)理審查申請(qǐng)報(bào)告、信息部論證其可行性、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。
5.3原程序清單存檔。
5.4手續(xù)完備后,實(shí)施軟件升級(jí)。
5.5軟件升級(jí)后使用變更通知。
5.6進(jìn)行軟件升級(jí)后的試運(yùn)行。
5.7根據(jù)運(yùn)行的情況總結(jié)并升級(jí)文檔資料。
5.8發(fā)出軟件升級(jí)后正式運(yùn)行通知。
5.9軟件更新后的備份與定稿的文檔資料一同存檔。文檔主要包括以上修改或更新的提請(qǐng)人、審批人、維護(hù)人的姓名,維護(hù)時(shí)間,修改時(shí)間,修改的原因,修改的內(nèi)容,修改后的現(xiàn)狀等。
6.財(cái)會(huì)電算化檔案管理
財(cái)會(huì)電算化檔案主要是打印輸出的各種帳簿、報(bào)表、憑證,存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和程序的磁盤或光盤及其它存儲(chǔ)介質(zhì),系統(tǒng)開(kāi)發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔以及其它會(huì)計(jì)資料。檔案管理的任務(wù)是負(fù)責(zé)系統(tǒng)內(nèi)各類文檔資料的存檔、安全保管和保密工作。電算化財(cái)會(huì)檔案一般包括以下內(nèi)容:
6.1會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料與證據(jù),財(cái)務(wù)部必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),建立健全會(huì)計(jì)檔案的立卷、保管、調(diào)用及管理制度。
6.2記帳憑證由人工統(tǒng)一登記編號(hào),經(jīng)審核人員審查后錄入微機(jī)。定期匯總,按類裝訂成冊(cè),專人保管,帳表必須有會(huì)計(jì)主管、系統(tǒng)管理員的簽章才能存檔保管。
6.3每月形成的帳簿、報(bào)表都應(yīng)按月打印,按科目、類別立卷,裝訂成冊(cè),年底送財(cái)務(wù)部檔案室集中管理。
6.4會(huì)計(jì)檔案一律以紙質(zhì)形式保存,同時(shí)以磁質(zhì)形式保存會(huì)計(jì)檔案,磁質(zhì)檔案一般應(yīng)保存2到3份,保存時(shí)限至少為五年。其他各類文檔的保存期限及銷毀手續(xù),應(yīng)按《會(huì)計(jì)檔案管理方法》的規(guī)定保管期限進(jìn)行保管。
6.5會(huì)計(jì)檔案必須做到妥善保管,存放有序,方便查找,備份軟盤應(yīng)貼上保護(hù)標(biāo)簽,標(biāo)簽信息完整,字跡信息完整,字跡清楚,必須用鋼筆填寫。存放在安全、清凈、防熱、防潮的場(chǎng);同時(shí),嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,不得隨意堆放,嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
6.6會(huì)計(jì)檔案為本單位積極提供利用;向外單位提供利用時(shí),檔案原則上不得借出,如有特殊,需經(jīng)公司財(cái)務(wù)部經(jīng)理批準(zhǔn),并應(yīng)記錄下調(diào)用人員的姓名、調(diào)用內(nèi)容、歸還日期等,并按期歸還,且不得拆散原冊(cè)。
6.7對(duì)于違反上述檔案 管理或保密規(guī)定,以及
任何偽造、非法涂改變更、故意毀壞數(shù)據(jù)文件、帳冊(cè)、軟盤等的行為將進(jìn)行嚴(yán)肅處理。
7.財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)電算化崗位設(shè)置及工作職責(zé)
7.1會(huì)計(jì)人員
會(huì)計(jì)人員應(yīng)孰悉分工負(fù)責(zé)的核算業(yè)務(wù),既能進(jìn)行手工核算的會(huì)計(jì)處理,又能適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化工作要求。其職責(zé)范圍除會(huì)計(jì)法、財(cái)政部有關(guān)規(guī)定外還包括:編制會(huì)計(jì)憑證應(yīng)符合財(cái)務(wù)制度的要求,做到經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理合法完整、數(shù)據(jù)正確,摘要簡(jiǎn)明規(guī)范,編碼完整,符合會(huì)計(jì)電算化有關(guān)細(xì)則的規(guī)則等。
7.2系統(tǒng)管理員
系統(tǒng)管理員應(yīng)精通本單位的財(cái)務(wù)和會(huì)計(jì)業(yè)務(wù),具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí),熟悉本單位在用系統(tǒng),由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人擔(dān)任。主要對(duì)系統(tǒng)總的運(yùn)行情況負(fù)責(zé),協(xié)調(diào)財(cái)務(wù)部?jī)?nèi)外有關(guān)電算化的工作關(guān)系,處理臨時(shí)出現(xiàn)的問(wèn)題。主要職責(zé)有:
7.2.1負(fù)責(zé)電算化系統(tǒng)日常管理工作,監(jiān)督并保證系統(tǒng)的有效、安全、正常運(yùn)行,在系統(tǒng)發(fā)生保障時(shí),應(yīng)及時(shí)監(jiān)督、組織有關(guān)人員恢復(fù)其正常工作;
7.2.2負(fù)責(zé)組織系統(tǒng)各有關(guān)資源(包括設(shè)備、軟件、數(shù)據(jù)及文檔資料等)的調(diào)用、修改和更新的計(jì)劃;提出更新軟件或修改軟件的需求報(bào)告。
7.3系統(tǒng)操作員
操作員有權(quán)進(jìn)入本公司電算化系統(tǒng)并調(diào)用系統(tǒng)全部或部分功能。操作員應(yīng)熟悉單位財(cái)會(huì)業(yè)務(wù),同時(shí)有較熟悉的計(jì)算機(jī)操作及數(shù)據(jù)庫(kù)知識(shí),熟悉在用系統(tǒng)的使用,操作員一般由經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)和會(huì)計(jì)兩類培訓(xùn)的專業(yè)人員擔(dān)任,對(duì)整個(gè)系統(tǒng)安全正常進(jìn)行負(fù)責(zé)。其主要職責(zé)包括:
7.3.1嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作說(shuō)明進(jìn)行操作;
7.3.2負(fù)責(zé)系統(tǒng)維護(hù)操作,包括各種環(huán)境庫(kù)的修改和更新操作;
7.3.3負(fù)責(zé)各類數(shù)據(jù)的備份和存檔;
7.3.4系統(tǒng)操作過(guò)程中發(fā)現(xiàn)故障,應(yīng)及時(shí)報(bào)告財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和信息部,并做好故障記錄及上機(jī)記錄等;
7.3.5當(dāng)天的日記帳數(shù)據(jù),當(dāng)天登錄,登錄后打印出當(dāng)天的帳表,做到日日清;
7.3.6月底打印系統(tǒng)所有的明細(xì)帳、總分類帳和會(huì)計(jì)報(bào)表,以及自動(dòng)轉(zhuǎn)帳憑證;
7.3.7負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作;
7.3.8系統(tǒng)操作員是系統(tǒng)運(yùn)行中的關(guān)健人員,不能由系統(tǒng)開(kāi)發(fā)人員擔(dān)任,不準(zhǔn)調(diào)用自己權(quán)限內(nèi)的功能。
7.4數(shù)據(jù)錄入員
數(shù)據(jù)錄入員負(fù)責(zé)錄入已審核的手工憑證或其他原始數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)錄入員應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)知識(shí)。有一定的了解,有簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)操作知識(shí),能熟練地錄入有關(guān)數(shù)據(jù)。其一般由經(jīng)過(guò)打字訓(xùn)練的會(huì)計(jì)人員擔(dān)任,對(duì)錄入數(shù)據(jù)的正確性負(fù)責(zé)。職責(zé)一般包括:
7.4.1檢查專職會(huì)計(jì)人員提供的數(shù)據(jù)的審批手續(xù),對(duì)非法數(shù)據(jù)不得錄入;
7.4.2嚴(yán)格按照專職會(huì)計(jì)人員提供的數(shù)據(jù)進(jìn)行錄入,錄入完畢進(jìn)行自檢核對(duì),核對(duì)無(wú)誤后交數(shù)據(jù)審核員復(fù)核;
7.4.3在輸入過(guò)程中,如發(fā)現(xiàn)輸入憑證有疑問(wèn)或錯(cuò)誤時(shí),應(yīng)及時(shí)向系統(tǒng)管理員或有關(guān)專職會(huì)計(jì)人員反映,不得擅自作廢或修改;
7.4.4發(fā)現(xiàn)輸入數(shù)據(jù)與憑證數(shù)據(jù)不符時(shí),應(yīng)按憑證數(shù)據(jù)予以修正;
7.4.5每次數(shù)據(jù)錄入結(jié)束后,應(yīng)及時(shí)做好數(shù)據(jù)備份;
7.4.6日記帳輸入應(yīng)做好日清月結(jié);
7.4.7注意安全保密,各自的操作口令不得隨意泄露,備份數(shù)據(jù)應(yīng)妥善保管;
7.4.8、操作過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,應(yīng)記錄故障情況并及時(shí)向系統(tǒng)管理員報(bào)告;數(shù)據(jù)錄入員不能由系統(tǒng)開(kāi)發(fā)人員擔(dān)任。
7.5數(shù)據(jù)審核員
數(shù)據(jù)審核員負(fù)責(zé)錄入數(shù)據(jù)和輸出數(shù)據(jù)的正確性審核工作。數(shù)據(jù)審核員應(yīng)熟悉本單位的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)和全面的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù),一般應(yīng)由符合條件的會(huì)計(jì)人員擔(dān)任,其職責(zé)主要包括;
7.5.1負(fù)責(zé)輸入數(shù)據(jù)憑證的審核工作,包括審核各類代碼合法性、摘要規(guī)范性和數(shù)據(jù)的正確性等;
7.5.2負(fù)責(zé)輸出數(shù)據(jù)正確性的審核工作;
7.5.3對(duì)不真實(shí)、不合法、不完整、不規(guī)范的憑證退還有關(guān)人員更正、補(bǔ)齊,再行審核;
7.5.4對(duì)于不符合要求的憑證和不正確的輸出帳表數(shù)據(jù),不予簽章確認(rèn)。
7.6系統(tǒng)維護(hù)員
系統(tǒng)維護(hù)員是指負(fù)責(zé)系統(tǒng)運(yùn)行管理與維護(hù)的工作人員。系統(tǒng)維護(hù)員應(yīng)有一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)、會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)知識(shí),應(yīng)能熟練地編制程序,應(yīng)了解所用軟件的結(jié)構(gòu)。系統(tǒng)維護(hù)員可由軟件開(kāi)發(fā)人員或相應(yīng)的合格人員擔(dān)任。其主要職責(zé)包括:
7.6.1定期檢查軟件、硬件設(shè)備的運(yùn)行情況;
7.6.2負(fù)責(zé)系統(tǒng)的安裝和調(diào)試工作;
7.6.3按規(guī)定的程序?qū)嵤┸浖耐晟菩?、適應(yīng)性和正確性的維護(hù)。系統(tǒng)維護(hù)員由于熟悉所用的軟件數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和安全性防范措施,所以不能從事數(shù)據(jù)錄入、復(fù)核等系統(tǒng)的任何操作權(quán)限使用工作。
7.7檔案管理員
檔案管理員負(fù)責(zé)保管各類數(shù)據(jù)和帳表,一般應(yīng)由具備一定計(jì)算機(jī)常識(shí),如軟盤的使用與保護(hù)等,具有較強(qiáng)的責(zé)任心的會(huì)計(jì)人員擔(dān)任。其主要職責(zé)包括:
7.7.1負(fù)責(zé)系統(tǒng)的各種開(kāi)發(fā)文檔、各類數(shù)據(jù)軟盤、系統(tǒng)軟盤及各類帳表、憑證資料的備份和存檔保密工作;
7.7.2做好各類數(shù)據(jù)、資料、帳表、憑證的裝訂存檔和安全保密工作,不得擅自出借;
7.7.3按規(guī)定期限,向各類有關(guān)人員催交備份數(shù)據(jù)、存檔數(shù)據(jù)、手工憑證和原始憑證。
8.硬件管理制度
8.1計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)由公司信息部統(tǒng)一管理,財(cái)務(wù)系統(tǒng)歸財(cái)務(wù)部專用。其他公司查詢數(shù)據(jù)須經(jīng)財(cái)務(wù)部主管批準(zhǔn)后由財(cái)務(wù)人員根據(jù)要求提供。財(cái)務(wù)部計(jì)算機(jī)分別由專人負(fù)責(zé),主要職責(zé)為上、下班及停電時(shí)開(kāi)機(jī)、關(guān)機(jī)、防塵、清潔等日常保養(yǎng),軟硬件出故障及時(shí)向系統(tǒng)管理員匯報(bào)。如因事外出必須委托他人代管。
8.2計(jì)算機(jī)未經(jīng)批準(zhǔn)不得搬離或任意挪位,各種資料、軟件一律不得帶離單位。
8.3未經(jīng)許可嚴(yán)禁修改硬盤儲(chǔ)存內(nèi)容,不準(zhǔn)備擅自拆開(kāi)計(jì)算機(jī)及修改計(jì)算機(jī)有關(guān)軟硬件參數(shù)設(shè)置。
8.4不準(zhǔn)擅自改變上機(jī)內(nèi)容或運(yùn)行未經(jīng)批準(zhǔn)的軟件。
8.5計(jì)算機(jī)配置專門的動(dòng)力電源,每臺(tái)終端配置不間斷電源。停電后必須3一5分鐘內(nèi)存盤正常退出并關(guān)閉ups電源,人員離開(kāi)時(shí)必須關(guān)閉計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、ups和總電源。
8.6 ups電源不得插接除主機(jī)以外的設(shè)備,如打印機(jī)、電風(fēng)扇、電熱瓶等。
8.7計(jì)算機(jī)硬件故障請(qǐng)保持現(xiàn)場(chǎng),并向系統(tǒng)管理員匯報(bào),由系統(tǒng)管理員安排人員進(jìn)行排除,不得自行拆開(kāi)處理。
8.8開(kāi)機(jī)順序:總電源一ups 電源一外圍設(shè)備(打印機(jī)、顯示器)一主機(jī)。關(guān)機(jī)順序和開(kāi)機(jī)相反。
8.9系統(tǒng)管理員必須在全部終端都正常退網(wǎng)才關(guān)閉服務(wù)器。
8.10嚴(yán)禁在計(jì)算機(jī)上打電子游戲。
8.11外
來(lái)及新購(gòu)磁盤、光盤必須先進(jìn)行防病毒檢查方可上機(jī)。
8.12未經(jīng)批準(zhǔn)不得使用外來(lái)軟件(包括應(yīng)用軟件和系統(tǒng)軟件),不準(zhǔn)對(duì)機(jī)內(nèi)軟件或系統(tǒng)配置隨意修改。
8.13注意數(shù)據(jù)的定期備份,所有軟盤都加上寫保護(hù),并有規(guī)范的標(biāo)簽。
8.14經(jīng)常對(duì)計(jì)算機(jī)和軟盤進(jìn)行病毒檢測(cè),并不定期作好殺病毒軟件的升級(jí)工作。
8.15各操作員每次對(duì)更新數(shù)據(jù)必須及時(shí)備份,月末結(jié)帳后磁質(zhì)、紙雙備份。
8.16財(cái)務(wù)部各種資料、磁盤、軟件一律不得帶離辦公室,對(duì)外(包括公司其他公司)提供數(shù)據(jù)必須經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審批。
8.17計(jì)算機(jī)開(kāi)機(jī)口令和財(cái)務(wù)操作員口令需不定期更改,各操作員必須對(duì)自己所掌握的口令嚴(yán)格保密,不得對(duì)外泄露。
8.18各操作應(yīng)嚴(yán)格權(quán)限操作,不得泄露、打聽(tīng)他人有關(guān)操作口令,不得以他人名義上機(jī)登錄,更不得試圖獲取不屬于自己職責(zé)范圍內(nèi)的資料數(shù)據(jù)。系統(tǒng)管理員根據(jù)上機(jī)記錄核對(duì),作為工作檢查依據(jù)。
8.19硬件的購(gòu)置、維護(hù)、維修等按公司規(guī)定執(zhí)行,違反上述規(guī)定造成設(shè)備損壞,由責(zé)任者照價(jià)賠償;造成數(shù)據(jù)毀損或泄密者,財(cái)務(wù)部將視情況對(duì)責(zé)任者予以處理。
9.附則:
9.1本制度由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。
9.2本制度施行后,凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。
第2篇 （公司）企業(yè)會(huì)計(jì)電算化管理制度
企業(yè)(公司)會(huì)計(jì)電算化管理制度
第一章 總則
第一條 為了指導(dǎo)和規(guī)范公司會(huì)計(jì)電算化工作,保證會(huì)計(jì)電算化工作的順利開(kāi)展,根據(jù)財(cái)政部《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》和《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》,結(jié)合公司財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算的有關(guān)規(guī)定制定本制度。
[注釋:制訂該制度的目的、意義和法令依據(jù)]
第二條 本制度適用于公司各財(cái)務(wù)核算單位。 [注釋:適用范圍]
第三條 本制度包括會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制度、會(huì)計(jì)電算化操作管理制度、計(jì)算機(jī)硬軟件和會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)管理制度、電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度。 [注釋:制度的內(nèi)容]
第四條 本制度所指的計(jì)算機(jī)硬件是指支撐財(cái)務(wù)軟件正常運(yùn)行的計(jì)算機(jī)及其相關(guān)設(shè)備,計(jì)算機(jī)軟件是指用友財(cái)務(wù)軟件及其他相關(guān)軟件。
第五條 公司應(yīng)指定專人對(duì)財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)進(jìn)行日常維護(hù)及對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的管理。各分支機(jī)構(gòu)財(cái)務(wù)系統(tǒng)技術(shù)服務(wù)由本單位系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)。
[注釋:以上是總則部分;接下來(lái)是分則部分。]
第二章 會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制
第六條 公司各財(cái)務(wù)核算單位必須使用公司指定的財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行本單位的財(cái)務(wù)核算,并建立本單位的會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制,明確各電算化崗位的職責(zé)范圍。
第七條 電算化會(huì)計(jì)崗位和工作職責(zé)劃分如下:
(一)電算主管崗
由財(cái)務(wù)管理總部設(shè)立,負(fù)責(zé)公司會(huì)計(jì)電算化的規(guī)劃和管理,協(xié)調(diào)公司財(cái)務(wù)用計(jì)算機(jī)的使用及財(cái)務(wù)軟件的運(yùn)行;對(duì)電算化操作人員的權(quán)限進(jìn)行分配及管理;負(fù)責(zé)開(kāi)、關(guān)服務(wù)器,管理服務(wù)器數(shù)據(jù)庫(kù)及數(shù)據(jù)備份工作;協(xié)調(diào)、督促財(cái)會(huì)人員的電算化工作,完善公司的電算化制度。
(二)電算維護(hù)崗
由信息技術(shù)中心指派專人兼任,負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)硬件、軟件系統(tǒng)管理及維護(hù);維護(hù)財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)的安全、正常運(yùn)行;協(xié)助電算主管規(guī)劃和推進(jìn)公司會(huì)計(jì)電算化工作;會(huì)同電算主管負(fù)責(zé)電算化系統(tǒng)的升級(jí)工作等。
(三)軟件操作崗
由各財(cái)務(wù)核算單位設(shè)立,負(fù)責(zé)對(duì)本單位的會(huì)計(jì)事項(xiàng)進(jìn)行會(huì)計(jì)處理并及時(shí)輸入記賬憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù),輸出記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表,進(jìn)行部分會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理工作;負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)資料的整理、登記、保管、保密工作。
(四)審核記賬崗
負(fù)責(zé)對(duì)輸入計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)(記賬憑證和原始憑證)的真實(shí)性、合法性、完整性進(jìn)行審核;操作會(huì)計(jì)軟件登記機(jī)內(nèi)賬簿,沒(méi)有審核的憑證不能記賬;對(duì)打印輸出的賬簿、報(bào)表進(jìn)行確認(rèn)審核。
此崗位人員應(yīng)具備會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)知識(shí)。各財(cái)務(wù)核算單位均應(yīng)設(shè)立專職或兼職崗。
第三章 會(huì)計(jì)電算化操作管理制度
第八條 本章所稱會(huì)計(jì)電算化操作人員,是指按照會(huì)計(jì)電算化崗位設(shè)置,行使崗位職責(zé)的會(huì)計(jì)電算化人員或經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人(總部為財(cái)務(wù)管理總部負(fù)責(zé)人,分支機(jī)構(gòu)為財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人)批準(zhǔn)賦予臨時(shí)操作、查詢權(quán)的其他人員。
[注釋:會(huì)計(jì)電算化人員是依照會(huì)計(jì)電算化崗位進(jìn)行設(shè)置的。]
第九條 操作人員必須以“命名用戶方式”登錄財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng),操作人員的密碼由操作人員自己擬定。操作人員對(duì)自己的密碼必須嚴(yán)格保密,泄漏密碼產(chǎn)生嚴(yán)重后果的應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。
財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)登錄密碼先由電算主管在賬套管理中統(tǒng)一設(shè)定初始密碼,并通知會(huì)計(jì)電算化操作人員,再由會(huì)計(jì)電算化操作人員在客戶端自行更改。
第十條 會(huì)計(jì)電算化人員在財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)中均應(yīng)以實(shí)名進(jìn)行用戶登記,并由電算主管根據(jù)內(nèi)部控制制度規(guī)定的原則賦予相應(yīng)操作權(quán)限。
財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)的集團(tuán)用戶由電算主管及財(cái)務(wù)管理總部指定人員管理與使用,其他人員未經(jīng)授權(quán)不得擅自使用。
[注釋:第八條至第十條是針對(duì)電算主管崗、電算維護(hù)崗、軟件操作崗、審核記賬崗。]
第十一條 日常操作程序
(一)電算維護(hù)員每天到崗后,首先檢查服務(wù)器是否正常開(kāi)啟,檢查計(jì)算機(jī)硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)是否正常運(yùn)行,為其他工作做好準(zhǔn)備;[電算維護(hù)崗]
(二)會(huì)計(jì)人員根據(jù)原始憑證運(yùn)用正確的會(huì)計(jì)科目填制記賬憑證,并打印機(jī)制記賬憑證,同時(shí)簽名或蓋章確認(rèn);[軟件操作人員]
(三)審核人員審核記賬憑證及所附原始憑證,審核無(wú)誤后在打印出的記賬憑證上簽名或蓋章確認(rèn),并立即對(duì)機(jī)內(nèi)對(duì)應(yīng)記賬憑證執(zhí)行“審核”操作。如未即時(shí)核對(duì)機(jī)內(nèi)記賬憑證,應(yīng)將原打印出的記賬憑證與機(jī)內(nèi)憑證核對(duì)無(wú)誤后,才能對(duì)機(jī)內(nèi)記賬憑證執(zhí)行“審核”操作。 [審核記賬崗]
(四)每天工作結(jié)束后,電算維護(hù)員可依據(jù)工作情況選擇是否關(guān)閉服務(wù)器,如要關(guān)機(jī)應(yīng)提前通知電算主管,由電算主管通知各在線操作人員,各在線操作人員退出后方能關(guān)閉服務(wù)器。[電算維護(hù)崗]
(五)操作人員離開(kāi)操作使用計(jì)算機(jī)的工作現(xiàn)場(chǎng),應(yīng)立即退出財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng),否則應(yīng)承擔(dān)被人利用本人登錄名進(jìn)行操作的全部責(zé)任。[電算維護(hù)崗]
第四章 計(jì)算機(jī)硬件、軟件和會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)管理制度
第十二條 各核算單位應(yīng)為開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化配備必要的計(jì)算機(jī),硬件設(shè)備和軟件。
第十三條 計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備的維護(hù)主要包括以下內(nèi)容:
(一)電算維護(hù)員應(yīng)經(jīng)常對(duì)有關(guān)設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng),保持機(jī)房和設(shè)備的整潔,防止意外事故的發(fā)生;
(二)電算維護(hù)員應(yīng)定期對(duì)計(jì)算機(jī)存放場(chǎng)所的安全措施進(jìn)行檢查,包括對(duì)消防和報(bào)警設(shè)備、地線和接地、防靜電、防雷擊、防鼠害、防電磁波等設(shè)備和措施進(jìn)行檢查,保證這些措施的有效性;
(三)電算維護(hù)員應(yīng)對(duì)硬件運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的故障及時(shí)排除,由于本身?xiàng)l件沒(méi)有能力解決的或不能解決的應(yīng)及時(shí)與硬件生產(chǎn)或銷售商聯(lián)系解決,并對(duì)故障情況和處理措施及結(jié)果等予以記錄;
第十四條 計(jì)算機(jī)軟件的維護(hù)分為系統(tǒng)軟件維護(hù)和財(cái)務(wù)軟件維護(hù),包括以下內(nèi)容:
(一)系統(tǒng)軟件維護(hù)包括檢查系統(tǒng)文件的完整性,系統(tǒng)文件是否被非法刪除和修改,以保證系統(tǒng)軟件的正常運(yùn)行。
(二)財(cái)務(wù)軟件維護(hù)包括操作維護(hù)與程序維護(hù):
對(duì)財(cái)務(wù)軟件日常操作維護(hù)工作過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題,電算維護(hù)員應(yīng)及時(shí)解決。如不能排除,應(yīng)立即報(bào)告電算主管并聯(lián)系財(cái)務(wù)軟件供應(yīng)商予以指導(dǎo)或現(xiàn)場(chǎng)處理。
對(duì)財(cái)務(wù)軟件的修改、版本升級(jí)等程序維護(hù)由財(cái)務(wù)軟件供應(yīng)商負(fù)責(zé),電算主管及電算維護(hù)員應(yīng)與軟件供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)系,及時(shí)得到新版財(cái)務(wù)軟件。
對(duì)正在使用的財(cái)務(wù)軟件進(jìn)行升級(jí),應(yīng)報(bào)經(jīng)財(cái)務(wù)管理總部和信息技術(shù)中心負(fù)責(zé)人審批后進(jìn)行,并記錄升級(jí)時(shí)間及模塊。[電算維護(hù)崗和電算主管崗]
第十五條 會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的備份
會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的備份由電算維護(hù)員負(fù)責(zé),包括至少每天進(jìn)行一次硬盤備份或啟用自動(dòng)備份系統(tǒng),對(duì)重要會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)更新或修改后應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份,會(huì)計(jì)年度結(jié)束后及時(shí)進(jìn)行刻錄備份。
第十六條
各核算單位應(yīng)健全必要的防治計(jì)算機(jī)病毒的措施,確保財(cái)務(wù)系統(tǒng)的正常運(yùn)行。
各單位財(cái)務(wù)用計(jì)算機(jī)應(yīng)配備優(yōu)良的正版殺毒軟件,以預(yù)防、檢測(cè)、清除計(jì)算機(jī)病毒,并定期進(jìn)行病毒庫(kù)的升級(jí)及版本的更新。
第五章 電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度
第十七條 電算化會(huì)計(jì)檔案管理是公司重要的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作,要嚴(yán)格按照財(cái)政部《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》及相關(guān)要求,對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理。
第十八條 電算化會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容和范圍:
電算化會(huì)計(jì)檔案包括存儲(chǔ)在磁盤、光盤等介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印的書(shū)面等形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。
會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表(包括報(bào)表格式和計(jì)算公式)等數(shù)據(jù),以及財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)開(kāi)發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔以及其他會(huì)計(jì)資料。
第十九條 電算化會(huì)計(jì)檔案的日常管理
(一)各核算單位使用計(jì)算機(jī)打印的書(shū)面形式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表,由本單位財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或會(huì)計(jì)主管負(fù)責(zé)保管。
(二)會(huì)計(jì)電算化記賬憑證制單完成后應(yīng)立即打印輸出,打印的記賬憑證上應(yīng)有制單人員的簽名或蓋章、審核人員簽名或蓋章、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽名或蓋章。收付款記賬憑證還應(yīng)有出納人員簽名或蓋章。
(三)現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬可采用計(jì)算機(jī)打印的活頁(yè)賬頁(yè)裝訂成冊(cè),應(yīng)每天登記并打印,做到日清月結(jié)。對(duì)每天業(yè)務(wù)較少、不能滿頁(yè)打印的,也可按旬打印。一般賬簿按年打印,遇稅務(wù)、審計(jì)等管理部門檢查時(shí),應(yīng)按其要求,及時(shí)打印有關(guān)賬簿、報(bào)表等。
(四)各類賬簿在每一會(huì)計(jì)年度結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)必須完整打印,裝訂成冊(cè)存檔。發(fā)現(xiàn)已打印的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案有缺損時(shí),必須補(bǔ)充打印。
(五)每月結(jié)束后10日內(nèi)、年度結(jié)束后30日內(nèi),財(cái)務(wù)人員應(yīng)將打印的記賬憑證分月、按憑證序號(hào)整齊裝訂成冊(cè),由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或財(cái)務(wù)主管、審核人員和裝訂人員簽名或蓋章,存檔妥善保管。
(六)每月結(jié)束后15日內(nèi)、年度結(jié)束后45日內(nèi),財(cái)務(wù)人員應(yīng)將打印的會(huì)計(jì)報(bào)表和有關(guān)會(huì)計(jì)資料整齊裝訂成冊(cè),并加蓋單位公章由單位負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人或財(cái)務(wù)主管簽名或蓋章并加蓋單位公章,存檔妥善保管。
(七)存儲(chǔ)在磁盤、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)上的會(huì)計(jì)電子文檔由電算維護(hù)員保管。
第二十條 電算化會(huì)計(jì)檔案必須嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度,會(huì)計(jì)檔案不得隨意堆放,嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
各種會(huì)計(jì)資料(包括紙質(zhì)和用存貯介質(zhì)保存的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)),未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意,不得外借和帶出單位。經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意借閱會(huì)計(jì)資料,應(yīng)該履行相應(yīng)的借閱手續(xù)。存放在存貯介質(zhì)上的會(huì)計(jì)資料借閱歸還時(shí),還應(yīng)該認(rèn)真檢查其安全性和完整性,防止感染病毒和數(shù)據(jù)丟失。
第二十一條 電算化會(huì)計(jì)檔案保管期滿后,按財(cái)政部《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的要求進(jìn)行銷毀。
第六章 附則
第二十二條 本制度由財(cái)務(wù)管理總部會(huì)同信息技術(shù)中心負(fù)責(zé)解釋。[解釋權(quán)限]
第二十三條 本制度自發(fā)布之日起實(shí)施。[生效日期]
第3篇 食品公司會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理制度
食品股份公司會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部管理制度
第一章 總 則
一、會(huì)計(jì)電算化管理是會(huì)計(jì)電算化工作的重要內(nèi)容,為推動(dòng)公司會(huì)計(jì)電算化工作的健康發(fā)展,保證會(huì)計(jì)信息處理和存儲(chǔ)的合法、安全、準(zhǔn)確、可靠,特制定本管理辦法。
二、開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化工作,是促進(jìn)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范化和加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理水平,高經(jīng)濟(jì)效益的重要手段和有效措施。各單位要把會(huì)計(jì)電算化作為提高會(huì)計(jì)工作質(zhì)量和建立現(xiàn)代企業(yè)制度的一項(xiàng)要工作來(lái)抓。
三、逐步提高會(huì)計(jì)人員的電算化操作水平,使一部分會(huì)計(jì)人員能夠負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)軟件的維護(hù),并培養(yǎng)部分會(huì)計(jì)人員逐步掌握會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)分析工作。
四、講求效益,處理好及時(shí)更新技術(shù)設(shè)備與勤儉節(jié)約的關(guān)系,既不盲目追求最新技術(shù)和先進(jìn)設(shè)備,也不忽視技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì),造成設(shè)備過(guò)快陳舊過(guò)時(shí)。
五、統(tǒng)一應(yīng)用財(cái)務(wù)管理軟件。為適應(yīng)財(cái)務(wù)管理網(wǎng)絡(luò)化,提高企業(yè)管理水平的要,我公司所屬單位統(tǒng)一采用“金蝶k3系統(tǒng)”作為財(cái)務(wù)管理軟件。并為以后與其他信息系統(tǒng)的聯(lián)網(wǎng)做好準(zhǔn)備工作,逐步建立以會(huì)計(jì)電算化為核心的公司信息管理系統(tǒng),做到單位內(nèi)部信息資源共享,充分發(fā)揮會(huì)計(jì)電算化在經(jīng)營(yíng)管理中的作。
第二章 替代手工記賬驗(yàn)收條件
一、 采用電子計(jì)算機(jī)替代手工記賬,是指應(yīng)用會(huì)計(jì)軟件輸入會(huì)計(jì)數(shù)據(jù),由電子計(jì)算機(jī)對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理,并打印輸出會(huì)計(jì)資料。替代手工記賬是會(huì)計(jì)電算化的基本目標(biāo)。
二、公司獲得省財(cái)政廳授權(quán)成立會(huì)計(jì)電算化驗(yàn)收小組,自行驗(yàn)收公司所屬單位的會(huì)計(jì)電算化工作并報(bào)省財(cái)廳會(huì)計(jì)處批準(zhǔn)。
三、替代手工記賬的單位,應(yīng)具備以下條件;
1、 配備了“金蝶k3系統(tǒng)”財(cái)務(wù)軟件、相應(yīng)的計(jì)算機(jī)硬件及機(jī)房空調(diào)設(shè)備;
2、 配備了相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算化工作人員。所有會(huì)計(jì)從業(yè)人員必須具備會(huì)計(jì)電算化初級(jí)培訓(xùn)資格,使用網(wǎng)絡(luò)財(cái)務(wù)軟件單位必須至少具備一名以上會(huì)計(jì)電算化中級(jí)維護(hù)員;
3、 執(zhí)行公司內(nèi)部管理制度;
4、“金蝶k3系統(tǒng)”(下稱k3系統(tǒng))與原總公司自行開(kāi)發(fā)的會(huì)計(jì)核算軟件(以下稱舊軟件)或手工帳表(未電算化單位)并行3個(gè)月以上,且新舊核算軟件的結(jié)果數(shù)據(jù)相一致;如果新舊軟件核算結(jié)果不一致,并且不一致原因不屬人為錯(cuò)誤,可由專人查明原因,并向驗(yàn)收小組提供書(shū)面報(bào)告;
5、 新舊軟件并行期間,新舊軟件所有核算結(jié)果會(huì)計(jì)資料都必須裝訂成冊(cè),作為會(huì)計(jì)檔案保存,并作為驗(yàn)收的主要依據(jù)。
6、 記賬憑證類別使用統(tǒng)一記賬憑證,以適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化工作的需要;
7、 提前一周填寫廣州市財(cái)政局會(huì)計(jì)處規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)格式申請(qǐng)表向集團(tuán)公司會(huì)計(jì)電算化驗(yàn)收小組提出書(shū)面申請(qǐng)。
第三章 會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制
一、 建立會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制,要明確每個(gè)工作崗位的職責(zé)范圍,切實(shí)做到“事事有人管,人人有專責(zé),辦事有要求,工作有檢查”。
二、會(huì)計(jì)電算化崗位可設(shè)電算主管、軟件操作員、審核員、電算維護(hù)員、電算審查員、數(shù)據(jù)分析員和出納崗位、檔案管理員。
1、 電算主管:全面負(fù)責(zé)集團(tuán)公司會(huì)計(jì)電算化工作,制訂電算化發(fā)展規(guī)劃、總體方案及操作人員的權(quán)限控制;
2、 軟件錄入員:編制記賬憑證,并負(fù)責(zé)記賬憑證和原始憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的輸入工作,輸出記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表,進(jìn)行部分會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理工作,要求達(dá)到會(huì)計(jì)電算化初級(jí)知識(shí)培訓(xùn)的水平;
3、 審核員:負(fù)責(zé)對(duì)輸入計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)(記賬憑證和原始憑證等)進(jìn)行審核,操作會(huì)計(jì)軟件登記機(jī)內(nèi)賬簿,對(duì)打印輸出的賬簿、報(bào)表進(jìn)行確認(rèn);
4、 電算維護(hù)員:負(fù)責(zé)保證計(jì)算機(jī)硬件、軟件的正常運(yùn)行,管理機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù);對(duì)軟件所需的維護(hù)和升級(jí)負(fù)責(zé)同軟件供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)絡(luò);對(duì)財(cái)務(wù)部門無(wú)法解決的硬件問(wèn)題負(fù)責(zé)同計(jì)算機(jī)中心聯(lián)系;
5、 電算審查員:負(fù)責(zé)監(jiān)督計(jì)算機(jī)及財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行,防止利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行舞弊,此崗位由計(jì)算機(jī)中心和審計(jì)室有關(guān)人員兼任;
6、 數(shù)據(jù)分析員:負(fù)責(zé)對(duì)計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析,提供有關(guān)分析資料供領(lǐng)導(dǎo)決策參考。
7、 出納:只能使用“現(xiàn)金管理”模塊。
8、 檔案管理員:負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)軟件和會(huì)計(jì)資料檔案的管理。
三、各單位可根據(jù)實(shí)際情況,在不違反內(nèi)部牽制制度的前提下,交叉設(shè)置各崗位,但要保持相對(duì)穩(wěn)定。出納只能使用“現(xiàn)金管理”模塊,錄入員和審核員必須分設(shè)。
第四章 會(huì)計(jì)電算化操作管理制度
一、 明確規(guī)定上機(jī)操作人員對(duì)財(cái)務(wù)軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限,對(duì)操作密碼要嚴(yán)格管理,杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作財(cái)務(wù)軟件;
二、操作人員離開(kāi)機(jī)房前,應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)命令退出財(cái)務(wù)軟件;
三、凡需要修改財(cái)務(wù)軟件,必須書(shū)面提出修改理由、修改內(nèi)容,報(bào)公司財(cái)務(wù)管理部,由財(cái)務(wù)管理部統(tǒng)一向金蝶公司協(xié)商;
四、一切修改操作必須在界面菜單下操作,嚴(yán)禁擅自打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)強(qiáng)行修改。
五、審核通過(guò)或已登帳的機(jī)內(nèi)憑證,系統(tǒng)不提供修改功能。發(fā)現(xiàn)已經(jīng)錄入并審核通過(guò)或已登帳的記賬憑證有誤時(shí),只能采用留有痕跡的修改。
第五章 計(jì)算機(jī)硬件管理制度
一、 計(jì)算機(jī)硬件及機(jī)房網(wǎng)絡(luò)設(shè)備由具有電腦硬件基礎(chǔ)知識(shí)的程序員負(fù)責(zé)管理,公司電腦室設(shè)兼職計(jì)算機(jī)病毒監(jiān)察員對(duì)整個(gè)集團(tuán)公司的計(jì)算機(jī)病毒進(jìn)行監(jiān)測(cè)。
二、 計(jì)算機(jī)房工作時(shí)必須自覺(jué)保持清潔,不得將與工作無(wú)關(guān)的其他物品(尤其是對(duì)電腦正常工作有害的物品及易燃物品)帶入電腦機(jī)房。嚴(yán)禁在電腦機(jī)房?jī)?nèi)吸煙。嚴(yán)禁隨意拔插電腦機(jī)房的電源設(shè)備。
三、 電腦機(jī)房必須配備空調(diào)設(shè)備,保持適當(dāng)?shù)臏囟?、濕度環(huán)境。
四、 上機(jī)前應(yīng)首先檢查電源和設(shè)備運(yùn)行是否正常,如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)報(bào)告,經(jīng)過(guò)電算維護(hù)員檢查認(rèn)可、才能使用。尤其是在計(jì)算機(jī)設(shè)備發(fā)生嚴(yán)重故障時(shí),不得隨意自行檢修,應(yīng)及時(shí)報(bào)告電腦室,等候檢修。
五、 限定服務(wù)器操作權(quán),不得隨意改變服務(wù)器的設(shè)置。
六、 遇到突發(fā)性停電時(shí),應(yīng)立即退出系統(tǒng)、關(guān)機(jī)、關(guān)電源;
七、 下班前,必須檢查機(jī)器設(shè)備是否已關(guān)好,關(guān)切斷所有電源。
第六章 軟件和數(shù)據(jù)管理制度
一、會(huì)計(jì)核算軟件必須有獨(dú)立的硬盤或子目錄。不得與其他軟件混淆放置;
二、計(jì)算機(jī)硬件和軟件出現(xiàn)故障時(shí),電算維護(hù)員在確認(rèn)有關(guān)數(shù)據(jù)已作備份后,可進(jìn)行排除障礙的有關(guān)措施;如無(wú)法解決,可根據(jù)情況通知計(jì)算機(jī)中心或金蝶公司有關(guān)人員,尋求解決辦法;
三、軟件操作員根據(jù)審核通過(guò)的原始憑證編制記賬憑證并及時(shí)打印,附上原始憑證并經(jīng)審核員進(jìn)行二次審核正確后存放保管,以備裝訂存檔;
四、每次輸入的會(huì)計(jì)憑證都必須備份存盤,月底結(jié)賬后
即應(yīng)把當(dāng)月會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份入磁盤或光盤中儲(chǔ)存管理;
五、科目匯總可以分期或按月進(jìn)行,其中,八欄式本期科目匯總表可替代總賬賬簿使用;
六、現(xiàn)金、銀行存款日記賬按月打印;其他賬簿每年打印兩次:第一次在上半年結(jié)束后30天內(nèi)打印;第二次在年度結(jié)束后45天內(nèi)打印。根據(jù)實(shí)際情況,發(fā)生業(yè)務(wù)少的,可滿頁(yè)打印,但應(yīng)保證每年至少打印一次。
七、會(huì)計(jì)報(bào)表的編制、打印輸出要根據(jù)財(cái)務(wù)制度的規(guī)定設(shè)置公式編制。各種報(bào)表需經(jīng)軟件操作員、審核員、電算主管簽章確認(rèn)后方為正式報(bào)表。報(bào)表必須通過(guò)設(shè)定取數(shù)公式編制,不得用非正常手段進(jìn)行填制;報(bào)表的數(shù)據(jù)必須與結(jié)賬結(jié)果相符,表內(nèi)表間數(shù)據(jù)的勾稽關(guān)系必須正確無(wú)誤,取數(shù)公式一經(jīng)設(shè)定,必須保持不變,如需修改,需保存書(shū)面報(bào)告。
八、輸出數(shù)據(jù)未經(jīng)本單位財(cái)務(wù)主管許可,嚴(yán)禁擅自攜帶外出和外借。
九、確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)軟件的安全保密,防止對(duì)數(shù)據(jù)和軟件的修改;對(duì)磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存雙備份:一份存放檔案室,一份存放財(cái)務(wù)部;
十、對(duì)正在使用的應(yīng)用會(huì)計(jì)核算軟件進(jìn)行修改、升級(jí)和計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備進(jìn)行更換等工作,必須保證實(shí)際會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全;由電算維護(hù)員辦理審批手續(xù),經(jīng)過(guò)電算主管和計(jì)算機(jī)中心有關(guān)負(fù)責(zé)人同意后,由電算主管、電算維護(hù)員、計(jì)算機(jī)有關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)督,并要求軟件供應(yīng)商協(xié)同操作;
十一、為防止外來(lái)病毒感染,在未進(jìn)行有效病毒檢測(cè)前,任何人不得使用外來(lái)磁盤在會(huì)計(jì)核算用電腦上進(jìn)行任何操作。不得隨意將會(huì)計(jì)用磁盤在其他電腦上操作。
十二、會(huì)計(jì)檔案包括會(huì)計(jì)資料和會(huì)計(jì)軟件。存檔的會(huì)計(jì)檔案,要每年進(jìn)行檢查、復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會(huì)計(jì)檔案丟失;
第七章 附則
一、本“管理制度”適用于公司正式實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位。由財(cái)務(wù)管理部負(fù)責(zé)解釋。
二、本制度在執(zhí)行時(shí)如與上級(jí)有關(guān)財(cái)務(wù)制度和會(huì)計(jì)電算化規(guī)定有出入,則以上級(jí)規(guī)定為準(zhǔn)。
第4篇 _地產(chǎn)公司會(huì)計(jì)電算化管理制度
地產(chǎn)公司會(huì)計(jì)電算化管理制度
為規(guī)范會(huì)計(jì)電算化的管理,使會(huì)計(jì)電算系統(tǒng)正常、安全地運(yùn)行,根據(jù)財(cái)政部《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》 及有關(guān)規(guī)章制度要求,結(jié)合本公司情況,特制定本制度。
第一條 會(huì)計(jì)電算電腦的使用與維護(hù)
1. 會(huì)計(jì)電算電腦是財(cái)務(wù)部門處理會(huì)計(jì)事務(wù)的專用工具,一律不得作為他用或外借。
2. 會(huì)計(jì)電算軟件應(yīng)有專人保管負(fù)責(zé),不得外借,因人為損壞或感染病毒而造成不良后果,將追究有關(guān)人員責(zé)任。
3. 會(huì)計(jì)電算電腦應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理,上機(jī)操作員應(yīng)持有《會(huì)計(jì)電算上崗證》。
4. 嚴(yán)禁隨意使用外來(lái)軟件,尤其是游戲軟件,以免感染病毒。
5. 各操作員的權(quán)限設(shè)定與口令設(shè)定應(yīng)符合會(huì)計(jì)核算有關(guān)制度。
6. 上機(jī)操作必須嚴(yán)格按會(huì)計(jì)電算軟件的有關(guān)操作流程進(jìn)行,嚴(yán)禁非正常關(guān)機(jī)或啟動(dòng)。
第二條 計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)核算工作流程
一. 初始工作:
1. 根據(jù)會(huì)計(jì)核算需要,確定所需功能模塊;
2. 建立單位名稱,取用匯率方式;
3. 確定各操作員的權(quán)限及口令;
4. 建立會(huì)計(jì)科目及編碼;
5. 建立報(bào)表格式及數(shù)據(jù)調(diào)用公式;
6. 輸入各科目初始數(shù)據(jù)。
二. 憑證輸入及審核:
1. 由各日常核算人員根據(jù)原始編好號(hào)碼的單證,在計(jì)算機(jī)上填制憑證,用計(jì)算機(jī)打印憑證的要按號(hào)對(duì)應(yīng)裝訂;
2. 審核人員不僅要用計(jì)算機(jī)審核憑證。而且要對(duì)編好號(hào)的單證或打印出的憑證進(jìn)行審核,審核與錄入人員不能同為一人。
三. 憑證輸入完畢,并經(jīng)審核之后,進(jìn)行登帳處理并結(jié)帳;
四. 結(jié)帳處理完畢后,打印出所需各種報(bào)表,按時(shí)報(bào)送有關(guān)部門;
五. 明細(xì)帳及總分類帳等有關(guān)資料,每年年終必須打印一次并裝訂成冊(cè)。
第三條 會(huì)計(jì)電算檔案的管理
1. 會(huì)計(jì)電算檔案的管理應(yīng)遵守《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》;
2. 對(duì)文本資料應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格登記,應(yīng)由專人設(shè)專柜管理;
3. 對(duì)磁盤資料每月結(jié)帳前應(yīng)備份,在進(jìn)行數(shù)據(jù)變動(dòng)前也必須備份數(shù)據(jù);備份數(shù)據(jù)軟盤應(yīng)寫好標(biāo)簽,貼上保護(hù)歸檔;
4. 操作員因要作變動(dòng)時(shí),在交接前應(yīng)打印出會(huì)計(jì)檔案所需文本資料,辦好交接手續(xù)。
第5篇 建設(shè)股份公司會(huì)計(jì)電算化管理制度
某建設(shè)股份有限公司會(huì)計(jì)電算化管理制度
一、會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制
(一)會(huì)計(jì)電算化后的工作崗位可分為基本會(huì)計(jì)崗位和電算化會(huì)計(jì)崗位?；緯?huì)計(jì)崗位可包括:會(huì)計(jì)主管、出納、會(huì)計(jì)核算各崗、稽核、會(huì)計(jì)檔案管理等工作崗位。電算化會(huì)計(jì)崗位包括直接管理、操作、維護(hù)計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的工作崗位。
(二)電算化會(huì)計(jì)崗位和工作職責(zé)劃分如下:
1.電算主管:負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行工作,要求具備會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)知識(shí),以及相關(guān)的會(huì)計(jì)電算化組織管理的經(jīng)驗(yàn),可由會(huì)計(jì)部經(jīng)理兼任。
2.軟件操作:負(fù)責(zé)輸入記賬憑證和原始憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù),輸出記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表,和進(jìn)行部分會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理工作,要求具備會(huì)計(jì)軟件操作知識(shí),達(dá)到會(huì)計(jì)電算化初級(jí)知識(shí)培訓(xùn)的水平;可由基本會(huì)計(jì)崗位的會(huì)計(jì)人員兼任軟件操作崗位的工作。
3.審核記賬:負(fù)責(zé)對(duì)輸入計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)(記賬憑證和原始憑證等)進(jìn)行審核,操作會(huì)計(jì)軟件登記機(jī)內(nèi)賬簿,對(duì)打印輸出的賬簿、報(bào)表進(jìn)行確認(rèn);此崗要求具備會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)知識(shí),達(dá)到會(huì)計(jì)電算化初級(jí)知識(shí)培訓(xùn)的水平,可由主管會(huì)計(jì)兼任。
4.電算維護(hù):負(fù)責(zé)保證計(jì)算機(jī)硬件、軟件的正常運(yùn)行,管理機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù);此崗要求具備計(jì)算機(jī)和會(huì)計(jì)知識(shí),經(jīng)過(guò)會(huì)計(jì)電算化中級(jí)知識(shí)培訓(xùn),應(yīng)由專職人員擔(dān)任。
5.數(shù)據(jù)分析:負(fù)責(zé)對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析,要求具備計(jì)算機(jī)和會(huì)計(jì)知識(shí),達(dá)到會(huì)計(jì)電算化中級(jí)知識(shí)培訓(xùn)的水平,可由會(huì)計(jì)部經(jīng)理兼任。
二、會(huì)計(jì)電算化操作管理制度
1.明確規(guī)定上機(jī)操作人員對(duì)會(huì)計(jì)軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限,對(duì)操作密碼要嚴(yán)格管理,指定專人定期更換密碼,杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作會(huì)計(jì)軟件。
2.預(yù)防已輸入計(jì)算機(jī)的原始憑證和記賬憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而登記機(jī)內(nèi)賬簿。
3.操作人員離開(kāi)機(jī)房前,應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)命令退出會(huì)計(jì)軟件。
4.根據(jù)本單位實(shí)際情況,由專人保存必要的上機(jī)操作日志,記錄操作人、操作時(shí)間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容。
三、計(jì)算機(jī)硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度
1.保證機(jī)房設(shè)備安全和計(jì)算機(jī)正常運(yùn)行是進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化的前提條件,要經(jīng)常對(duì)有關(guān)設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng),保持機(jī)房和設(shè)備的整潔,防止意外事故的發(fā)生。
2.確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)軟件的安全保密,防止對(duì)數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除,建立如口令、只讀等措施;對(duì)磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存雙備份。
3.對(duì)正在使用的會(huì)計(jì)核算軟件進(jìn)行修改、對(duì)通用會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行升版和計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備進(jìn)行更換等工作,要有一定的審批手續(xù);在軟件修改、升版和硬件更換過(guò)程中,要保證實(shí)際會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全,并由有關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)督。
4.健全計(jì)算機(jī)硬件和軟件出現(xiàn)故障時(shí)進(jìn)行排除的管理措施,保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的完整性,如安裝不間斷電源,保證停電時(shí),能有時(shí)間保存資料。
5.健全必要的防治計(jì)算機(jī)病毒的措施:如安裝殺毒軟件,且每星期更新殺毒軟件,每星期掃描內(nèi)存;嚴(yán)禁外來(lái)人員的軟盤在本公司計(jì)算機(jī)上使用等。
6.建立系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)體系,由電算主管及電算維護(hù)人員定期分析。
四、電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度
1.電算化會(huì)計(jì)檔案包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以其它磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的書(shū)面等形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù);會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表(包括報(bào)表格式和計(jì)算公式)等數(shù)據(jù)。
2.電算化會(huì)計(jì)檔案管理是重要的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作,要嚴(yán)格按照財(cái)政部有關(guān)規(guī)定的要求對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理,由會(huì)計(jì)檔案管理人員負(fù)責(zé)。
3.對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作,重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份,存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)。
4.采用磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案,要定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會(huì)計(jì)檔案丟失。
5.通用會(huì)計(jì)軟件、定點(diǎn)開(kāi)發(fā)會(huì)計(jì)軟件、通用與定點(diǎn)開(kāi)發(fā)相結(jié)合會(huì)計(jì)軟件的全套文檔資料以及會(huì)計(jì)軟件程序,視同會(huì)計(jì)檔案保管,保管期截止該軟件停止使用或有重大更改之后的五年。
五、本制度是公司《會(huì)計(jì)制度》的重要部分,由公司財(cái)務(wù)總監(jiān)制定,解釋權(quán)、修改權(quán)歸公司財(cái)務(wù)總監(jiān)。
六、本規(guī)范自20__年1月1日起實(shí)施。
