公司文件管理制度云匯編(15篇)

公司文件管理制度是企業(yè)運(yùn)營(yíng)中不可或缺的一部分，它的核心作用在于規(guī)范文件的生成、存儲(chǔ)、使用和銷毀流程，確保信息的安全、準(zhǔn)確和有效。通過這一制度，我們可以提高工作效率，防止信息丟失，保護(hù)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)，并符合法律法規(guī)的要求。

包括哪些方面

公司文件管理制度涵蓋以下幾個(gè)關(guān)鍵方面：

1. 文件分類與編碼：定義各類文件的類別和編碼規(guī)則，便于管理和檢索。

2. 文件生命周期管理：包括文件的創(chuàng)建、審批、發(fā)布、更新、存檔和銷毀等環(huán)節(jié)的詳細(xì)流程。

3. 權(quán)限控制：明確不同級(jí)別的員工對(duì)文件的訪問權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和修改。

4. 文件安全：規(guī)定文件的備份策略、加密措施和防止泄露的方法。

5. 文件審核與審計(jì)：設(shè)立定期的文件審核機(jī)制，以檢查文件的完整性和準(zhǔn)確性。

6. 培訓(xùn)與執(zhí)行：為員工提供文件管理培訓(xùn)，確保他們理解和遵守制度。

重要性

公司文件管理制度的重要性體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1. 保障信息安全：良好的文件管理能防止敏感信息泄露，保護(hù)企業(yè)的商業(yè)秘密。

2. 提升效率：規(guī)范化的流程可以減少尋找和處理文件的時(shí)間，提高工作效率。

3. 法規(guī)遵從：遵守相關(guān)法規(guī)，避免因文件管理不當(dāng)導(dǎo)致的法律風(fēng)險(xiǎn)。

4. 知識(shí)傳承：有序的文件存儲(chǔ)有助于知識(shí)的積累和傳承，促進(jìn)企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展。

5. 決策支持：準(zhǔn)確、完整的文件信息有助于管理層做出明智的決策。

方案

為了建立有效的公司文件管理制度，我們可以采取以下措施：

1. 制定詳細(xì)的文件管理政策，明確各環(huán)節(jié)的責(zé)任人和標(biāo)準(zhǔn)操作程序。

2. 引入電子文檔管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件的數(shù)字化存儲(chǔ)和便捷檢索。

3. 定期進(jìn)行文件清理和歸檔，避免冗余和過期文件的堆積。

4. 加強(qiáng)員工培訓(xùn)，確保他們了解并遵守文件管理制度。

5. 設(shè)立專門的文件管理部門或人員，負(fù)責(zé)日常的文件管理工作。

6. 定期評(píng)估和修訂制度，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的變化。

通過上述方案的實(shí)施，我們可以構(gòu)建一個(gè)高效、安全的文件管理體系，為企業(yè)的穩(wěn)健運(yùn)行提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

公司文件管理制度云范文

第1篇 公司文件及檔案管理制度（7）

公司文件及檔案管理制度(七)

第一章總則

第一條為加強(qiáng)對(duì)公司各類文件、檔案的規(guī)范管理,確保檔案保管和使用安全,提高利用效率,更好的為公司經(jīng)營(yíng)管理服務(wù),特制訂本制度。

第二條本制度所稱的檔案是指自公司成立,在建司、經(jīng)營(yíng)、管理工作和活動(dòng)中形成的,具有備用、備查價(jià)值的各類資質(zhì)證照,文書、公文、公函,合同、圖紙,影像、實(shí)物等不同形式的歷史記錄。

第三條本制度適用于公司各部門。

第二章基本原則及管理范圍

第四條檔案工作的基本原則:集中統(tǒng)一管理公司系統(tǒng)檔案,維護(hù)檔案的完整與安全,便于各項(xiàng)工作的利用。

第五條根據(jù)公司現(xiàn)階段管理特點(diǎn)制定本制度,管理范圍暫不包括人事檔案、會(huì)計(jì)檔案和資金類檔案,須由公司相應(yīng)職能部門負(fù)責(zé)制定三類專項(xiàng)檔案的具體管理辦法,公司行政人事部具有監(jiān)督和指導(dǎo)的責(zé)任。

第三章管理機(jī)構(gòu)及主要職責(zé)

第六條管理模式

公司行政人事部是公司系統(tǒng)檔案工作的主要管理部門,采取總經(jīng)理直管模式,即公司檔案管理人員的工作內(nèi)容、業(yè)務(wù)管理和考核等工作均由公司總經(jīng)理直線管理。

第七條管理范圍。主要分為綜合類檔案和技術(shù)類檔案兩種。

一、綜合類檔案主要包括:行政文書、管理監(jiān)察、經(jīng)營(yíng)管理、營(yíng)銷策劃、計(jì)劃管理、行政廣告和銷售合同、資產(chǎn)、聲像、實(shí)物等檔案;

二、技術(shù)類檔案主要包括:各工程項(xiàng)目的開發(fā)報(bào)建、招投標(biāo)和預(yù)決算檔案,以及工程管理性材料、工程項(xiàng)目合同、施工中形成的技術(shù)文件材料和竣工技術(shù)文件等檔案。

第八條重要檔案基本管理要求

合同造價(jià)部、招投標(biāo)采購(gòu)部、總工室、工程部和營(yíng)銷策劃部等專業(yè)性很強(qiáng)的部門必須設(shè)置專門的檔案室或檔案柜,并設(shè)專職人員保管,其它部門根據(jù)管理需要設(shè)兼職檔案管理員。

第九條檔案管理部門(行政人事部)主要職責(zé)

一、貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策,制定公司文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度,確定公司系統(tǒng)全宗編號(hào)原則和檔案分類體系;

二、統(tǒng)籌規(guī)劃并負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用工作,加強(qiáng)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè);

三、監(jiān)督落實(shí)同步歸檔制度,指導(dǎo)各部門文件材料的收集、積累、整理和歸檔工作;

四、維護(hù)檔案的完整和安全,做好安全防范、修復(fù)和保護(hù)工作;

五、推行公司系統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)。

第四章檔案的歸檔、立卷和移交

第十條檔案歸檔范圍及歸檔時(shí)間

一、對(duì)于公司規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料,必須按照規(guī)定,向公司行政人事部移交,集中管理,任何個(gè)人不得據(jù)為己有、拒絕移交;

二、必須嚴(yán)格按照歸檔時(shí)間進(jìn)行歸檔。如無正當(dāng)理由延遲歸檔者,將對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行失職問責(zé)。

第十一條歸檔要求

一、歸檔專業(yè)技術(shù)要求

(一)歸檔的文件原則上一律為原件,凡有原件的文件,不能以復(fù)印件歸檔。傳真紙不能直接歸檔,要盡量追加原件,必要時(shí)存復(fù)印件并加蓋紅章注明原件存放處;

(二)歸檔的文件材料應(yīng)對(duì)照歸檔范圍完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)收集,工程技術(shù)類檔案應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整;

(三)文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存,文件材料整理符合規(guī)范。歸檔的電子文件,應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存;

(四)聲像類、實(shí)物類檔案要清晰完整,符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),并按歸檔要求提供拍攝內(nèi)容、時(shí)間、背景、作者等信息。

二、相關(guān)工作要求

(一)如因工作需要不能及時(shí)歸檔的,應(yīng)主動(dòng)向公司行政人事部備案,并安排專人妥善保存,待使用完畢后立即歸檔;

(二)原則上,檔案取得后未存檔之前,部門人員不得先行使用,否則,如因此項(xiàng)原因?qū)е碌臋n案遺失、損壞等,一律對(duì)當(dāng)事人和部門負(fù)責(zé)人失職問責(zé)嚴(yán)肅處理;

(三)新成立公司,在取得營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、公司章程和印章印模后3個(gè)工作日內(nèi),必須將上述內(nèi)容的原件存公司行政人事部。

第十二條檔案立卷

一、立卷原則

綜合檔案按性質(zhì)、類別、年限、重要程度和文件材料的自然形成規(guī)律,當(dāng)年立前一年的卷,并預(yù)立當(dāng)年的卷。技術(shù)檔案立竣工工程卷,在建工程資料要整理成冊(cè);

二、立卷時(shí)間:綜合檔案立卷時(shí)間為每年年末或次年年初。技術(shù)檔案在該項(xiàng)目開發(fā)報(bào)建工作完成后立即開始立卷,該工程項(xiàng)目完工后45天內(nèi)完成組卷工作;

三、各部門專兼職資料管理員應(yīng)注重日常收集和整理,按照歸檔范圍督促部門人員及時(shí)歸檔,并做好檔案預(yù)立卷工作。

第十三條檔案移交

一、檔案對(duì)外移交要求:按照政府規(guī)定辦理檔案對(duì)外移交時(shí),須上報(bào)公司總經(jīng)理審批。凡政府部門批復(fù)的文件及附圖,在政府有關(guān)部門需回收時(shí),公司行政人事部須留存復(fù)印件備查。

二、公司內(nèi)部移交要求:

(一)行政人事部接收檔案時(shí),應(yīng)根據(jù)移交目錄,與移交人共同逐頁(yè)清點(diǎn),雙方在每一頁(yè)都要簽名確認(rèn)。對(duì)重要、機(jī)密類的案卷,更需要仔細(xì)核對(duì),經(jīng)查驗(yàn)無誤方可辦理簽收手續(xù)。(檔案移交登記表格式見附表一)

(二)全部移交手續(xù)辦理完畢后,移交部門和行政人事部經(jīng)理均簽署“同意”意見,并加蓋部門印章,檔案移交工作視為完成,移交中的所有記錄均須存檔。

三、對(duì)調(diào)出、離職等人員,在辦理調(diào)離手續(xù)前,必須清還檔案。沒有行政人事部經(jīng)理簽字,不得辦理調(diào)離手續(xù)。

四、電子檔案管理(略)

第五章檔案的利用

第十四條檔案借閱基本程序

僅在檔案室查閱一般數(shù)據(jù)和信息,辦理普通登記手續(xù)即可,查閱重要密級(jí)資料,須按借閱管理權(quán)限呈公司總經(jīng)理簽字同意,且必須在檔案室當(dāng)場(chǎng)查閱后歸還,不得私自帶出復(fù)印。(檔案查詢審批表見附表二)

第十五條檔案借閱事項(xiàng)規(guī)定

一、借閱檔案必須按時(shí)歸還,并及時(shí)辦理清戶手續(xù)。逾期無法歸還應(yīng)提前辦理延期使用手續(xù);(檔案借閱審批表見附表三)

二、借閱檔案最長(zhǎng)應(yīng)在7個(gè)工作日內(nèi)歸還,一次性借閱時(shí)間超過10天以上,須上報(bào)公司總經(jīng)理審批;

三、借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料,而且完整無損,不得拆散、抽換、圈點(diǎn)、劃線、涂改或作其它任何標(biāo)記;

四、嚴(yán)格遵守保密制度,妥善保管所借檔案,做到不丟失不泄密;

五、涉及根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)指示開展具有查處辦案性質(zhì)的工作,檔案、資料借閱須上報(bào)公司總經(jīng)理審批

,各檔案室即可辦理;

六、新入職和未轉(zhuǎn)正的員工,原則上不允許借閱檔案原件。如因工作需要,須報(bào)公司總經(jīng)理簽字同意;

七、節(jié)假日前和工作發(fā)生變動(dòng)時(shí),必須及時(shí)歸還檔案;

八、借閱的檔案,一旦發(fā)生損壞、丟失或失密,應(yīng)立即向公司行政人事部報(bào)備,按公司規(guī)定失職問責(zé)處理;

九、密級(jí)檔案材料和已立卷的文件,原則上不借出,如確因工作需要,須經(jīng)公司總經(jīng)理同意方可借出;

十、外單位借閱檔案,應(yīng)持蓋有該單位公章的介紹信,寫明借閱內(nèi)容,經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn),由相關(guān)部門人員帶領(lǐng)方可借閱;

十一、實(shí)物檔案一般不外借,聲像檔案只能以復(fù)制件提供利用。

第十六條檔案資料借閱規(guī)定

一、公司絕密類的檔案一律不得復(fù)制;

二、復(fù)印完畢須注明用途,根據(jù)情況加蓋“再?gòu)?fù)印無效”印章。

第十七條檔案密級(jí)確定與管理

公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密和秘密三類。(密級(jí)事項(xiàng)劃分表見附表四)。密級(jí)檔案保管要求如下:

一、未經(jīng)具備相應(yīng)管理權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得復(fù)制和摘抄;

二、查閱機(jī)密檔案資料,只能在閱覽室內(nèi)查閱;

三、屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀,必須由專人負(fù)責(zé)執(zhí)行,采用電腦技術(shù)存取、處理、傳遞的公司秘密由各部門負(fù)責(zé)保密;

四、須在設(shè)備完好的保險(xiǎn)裝置中保存密級(jí)檔案,且檔案室內(nèi)門、柜應(yīng)做到隨開隨鎖;

五、檔案室的檔案材料要定期清查,做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)失密、竊密情況,應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司總經(jīng)理,查明情況嚴(yán)肅處理;

六、不準(zhǔn)在私人交往、通信、網(wǎng)絡(luò)中泄露公司秘密,不準(zhǔn)在公共場(chǎng)所談?wù)摴久孛?不準(zhǔn)通過其他方式傳遞公司秘密;

七、檔案屬下列情況之一者,不與開放利用:

(一)涉及公司商業(yè)機(jī)密;

(二)涉及公司專利或技術(shù)秘密;

(三)涉及公司員工個(gè)人隱私;

(四)檔案形成部門規(guī)定限制使用。

第十八條檔案統(tǒng)計(jì)

公司行政人事部應(yīng)在每年年終對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況、檔案的利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)工作必須做到實(shí)事求是,如實(shí)反映情況,務(wù)必確保提供的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,符合客觀實(shí)際,不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)和偽造。(檔案材料歸檔數(shù)量統(tǒng)計(jì)表格式見附表五)

第六章檔案的保管和鑒定

第十九條檔案室設(shè)置及管理規(guī)定

一、公司應(yīng)設(shè)置獨(dú)立的檔案室,并保證檔案室安全。檔案室由專人管理,無關(guān)人員一律不許進(jìn)入檔案室。檔案管理員離開檔案室要隨時(shí)關(guān)好門窗,確保檔案安全;

二、檔案室應(yīng)按照“十防”進(jìn)行管理,即防光、防水、防火、防塵、防蟲、防有害氣體、防高溫、防潮、防霉、防盜,盡可能全面妥善保管好各類檔案,并定期檢查、通風(fēng);

三、檔案室內(nèi)嚴(yán)禁存放與檔案無關(guān)的物品,嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)防火災(zāi);

四、定期對(duì)檔案室進(jìn)行檢查,每半年進(jìn)行一次全面盤查,對(duì)檔案室設(shè)施、案卷數(shù)量和案卷排列、損壞情況等做好記錄,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施。

第二十條檔案鑒定與銷毀流程

檔案一經(jīng)立卷、歸檔,未經(jīng)鑒定,未報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),任何人不得擅自銷毀。檔案鑒定工作由公司行政人事部經(jīng)理組織,行政人事部與相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成鑒定小組。

一、檔案鑒定要求

(一)經(jīng)鑒定小組鑒定后仍無法確定其保存價(jià)值時(shí),應(yīng)繼續(xù)保存至次年再進(jìn)行鑒定;

(二)技術(shù)檔案鑒定時(shí),需附工程技術(shù)部門的專業(yè)意見;

(三)鑒定小組不能單純地從保管期限、年代或名稱判別其價(jià)值,要從公司利用的角度綜合衡量后提出存、毀意見。

二、檔案銷毀規(guī)定

(一)經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,由公司行政人事部負(fù)責(zé)妥善安排,不得作其它用途或當(dāng)作廢紙出售;

(二)銷毀檔案須有至少兩名監(jiān)銷人。監(jiān)銷人應(yīng)認(rèn)真復(fù)核所銷毀檔案。銷毀完畢須在銷毀清冊(cè)上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期,監(jiān)銷人分別在銷毀清冊(cè)上簽字;

(三)檔案室應(yīng)及時(shí)做好檔案整理、檢索工具調(diào)整等工作。檔案鑒定過程中形成的鑒定工作申請(qǐng)、報(bào)告、銷毀清冊(cè)等材料應(yīng)立卷歸檔、長(zhǎng)久保存。

第二十一條檔案保管期限

檔案按其價(jià)值確定保管期限為永久、長(zhǎng)期和短期等,公司各類檔案具體保管期限見相關(guān)文件管理規(guī)定。

第七章獎(jiǎng)懲規(guī)定

第二十二條公司行政人事部每半年一次對(duì)公司和各部門的檔案管理工作進(jìn)行全面檢查,對(duì)于在檔案管理過程中做出成績(jī)和貢獻(xiàn),或者進(jìn)步非常突出的部門或個(gè)人,整理相關(guān)材料上報(bào)公司總經(jīng)理,給予相應(yīng)表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。

第二十三條罰則

一、工作不負(fù)責(zé)任,未認(rèn)真貫徹執(zhí)行公司及檔案管理工作要求,導(dǎo)致檔案管理工作混亂,根據(jù)實(shí)地檢查情況,對(duì)于檔案管理人員給予相應(yīng)行政和經(jīng)濟(jì)處分。

(一)檔案保管期限內(nèi),檔案嚴(yán)重缺失,或因管理、使用不當(dāng),造成檔案材料損壞、遺失等;

(二)未根據(jù)公司統(tǒng)一制度規(guī)定制定檔案管理細(xì)則,導(dǎo)致工作流程不清晰,關(guān)鍵環(huán)節(jié)工作失控等;

(三)未按規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行歸檔、借閱、移交、銷毀等各項(xiàng)工作流程規(guī)定,未經(jīng)批準(zhǔn),檔案管理人員擅自外借檔案材料等;

(四)未按照公司統(tǒng)一全宗編號(hào)規(guī)定編排目錄,立卷歸檔不及時(shí),且目錄與內(nèi)容嚴(yán)重不符等;

(五)未組織專兼職檔案資料管理人員培訓(xùn)學(xué)習(xí),導(dǎo)致公司整體管理水平偏低,各項(xiàng)檢查嚴(yán)重不達(dá)標(biāo)等;

(六)專兼職管理員態(tài)度不端正,工作責(zé)任心不強(qiáng),未按要求管理本部門的檔案資料,經(jīng)檢查管理混亂等。

二、因管理或使用不當(dāng),違反公司檔案保密規(guī)定,造成檔案(保密)信息外泄;或者未經(jīng)允許,私自將檔案材料抄錄、復(fù)制與轉(zhuǎn)借他人等情況,公司將根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重性給予相應(yīng)處分。

第八章附則

第二十四條本制度自印發(fā)之日起執(zhí)行。

附表:一、《檔案移交登記表》

二、《檔案查詢審批表》

三、《檔案借閱審批表》

四、《公司密級(jí)事項(xiàng)劃分表》

第2篇 投資公司文件收發(fā)和輪閱管理制度

投資開發(fā)公司文件收發(fā)和輪閱管理制度

一、編制目的

為維護(hù)公司文件收發(fā)和輪閱的規(guī)范性、嚴(yán)肅性和安全性,維護(hù)公司的利益,特制定本制度。

二、適用范圍

本制度適用于公司文件收發(fā)和輪閱的管理。

三、相關(guān)職責(zé)

1.公司員工必須嚴(yán)格依照本制度規(guī)定收發(fā)和輪閱文件。

2.綜合辦公室負(fù)責(zé)文件收發(fā)和輪閱管理制度的管理。

四、文件收發(fā)程序

1.凡上級(jí)和有關(guān)部門發(fā)、送本公司的文件,均應(yīng)由綜合辦公室專人負(fù)責(zé)開拆、登記。

2.收到文件要及時(shí)拆封,及時(shí)分送。綜合辦公室文件收發(fā)每天不少于一次,對(duì)需送閱的文件應(yīng)登記后及時(shí)送閱。時(shí)效性較強(qiáng)的會(huì)議通知和文件等,應(yīng)立即交總經(jīng)理閱簽。

3.各類文件送閱前由綜合辦公室負(fù)責(zé)人擬辦,并提出擬辦意見。

4.經(jīng)總經(jīng)理批辦的文件,由綜合辦公室專人負(fù)責(zé)及時(shí)轉(zhuǎn)交有關(guān)職能部門辦理。如需復(fù)印、打印的文件,則由承辦部門按規(guī)定辦理。

5.各職能部門需要發(fā)文件,先由各職能部門自行擬稿,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審稿,交辦公室負(fù)責(zé)人核稿,再交分管副總經(jīng)理審核,最后由總經(jīng)理簽發(fā)。

6.收到已簽發(fā)的文件后,辦公室專門人員應(yīng)及時(shí)編好文號(hào),確定印制份數(shù),并逐項(xiàng)將文件標(biāo)題、文號(hào)、發(fā)文日期、印編份數(shù)等記入發(fā)文登記簿。同時(shí),留二份與底稿一并歸檔。

7.文件材料一般由各職能部門裝訂封發(fā),送綜合辦公室郵寄。機(jī)密和掛號(hào)文件在封發(fā)時(shí)需注明,由綜合辦公室按有關(guān)規(guī)定辦理。

五、文件輪閱程序

1.文件輪閱由辦公室專人負(fù)責(zé)。各部門輪閱文件一般不超過兩天。因故不能及時(shí)輪閱的,應(yīng)將文件送回,待后補(bǔ)閱。

2.輪閱時(shí)不得擅自將有關(guān)輪閱文件取走。確因工作需要借閱的,應(yīng)經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人同意,辦理有關(guān)登記手續(xù),借閱時(shí)間一般不超過五天,復(fù)印件應(yīng)妥善保管。

3.文件輪閱完畢,辦公室專門人員應(yīng)及時(shí)收集、整理,分類存查,并按規(guī)定立卷歸檔。

六、其他

1.本制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行。

2.本制度最終解釋權(quán)歸綜合辦公室。

第3篇 某某城建投資公司文件管理制度

某城建投資公司文件管理制度

為進(jìn)一步明確工作規(guī)范,強(qiáng)化內(nèi)部管理,落實(shí)崗位責(zé)任,健全文件及檔案的管理工作,制定本管理制度。公司全體員工要嚴(yán)格按照制度要求,強(qiáng)化優(yōu)質(zhì)高效、嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的意識(shí),認(rèn)真履職、團(tuán)結(jié)協(xié)作,共同做好文件及檔案有關(guān)工作。

一、 文件收發(fā)及文檔管理

1、 文件閱讀管理規(guī)范

(一)本規(guī)范所稱文件閱讀管理工作,是指呈送給公司領(lǐng)導(dǎo)及發(fā)給公司各部門閱讀的,不需進(jìn)行公文處理的一般性文件的簽收、登記、分發(fā)、存檔工作。

(二)一般性文件的閱讀管理工作在公司主要領(lǐng)導(dǎo)的領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行,由公司綜合辦公室具體承擔(dān)。

(三)發(fā)送給公司領(lǐng)導(dǎo)的文件、資料,由文件管理人員送領(lǐng)導(dǎo)辦公室,并在發(fā)文登記本上作好登記。發(fā)送給各部門的文件、資料由各部門自行到綜合辦公室領(lǐng)取,并做好簽收登記。綜合辦公室設(shè)立分發(fā)清單,對(duì)文件的分發(fā)情況進(jìn)行登記,文件管理人員要按文件規(guī)定的傳達(dá)范圍和領(lǐng)導(dǎo)的批示確定閱讀對(duì)象,不得隨意擴(kuò)大和縮小閱讀范圍。

(四)領(lǐng)導(dǎo)在閱讀文件上的批示,由綜合辦公室負(fù)責(zé)在登記本中注明并及時(shí)轉(zhuǎn)告相關(guān)部門辦理,并將落實(shí)情況報(bào)告批文領(lǐng)導(dǎo)。

(五)對(duì)外接收文件時(shí),要清點(diǎn)檢查所有文件的文號(hào)、份數(shù)是否無誤,重要文件要逐頁(yè)查點(diǎn)。

(六)綜合辦公室設(shè)立專門的收文(發(fā)文)登記本,登記的主要內(nèi)容包括收文(發(fā)文)日期、來文單位、發(fā)文字號(hào)、文件標(biāo)題、份數(shù)、份號(hào)。

2、來文處理規(guī)范

(一)本規(guī)范所指來文處理,是指上級(jí)機(jī)關(guān)、平級(jí)機(jī)關(guān)(或不相隸屬機(jī)關(guān))及下級(jí)機(jī)關(guān)向公司遞送的需要辦理的文件、函電的處理。

(二)各級(jí)機(jī)關(guān)送公司需要辦理的公文(含傳真、電子文檔)由綜合辦公室負(fù)責(zé)接收,對(duì)于明確要求公司辦理的文電,可根據(jù)來文情況轉(zhuǎn)交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門處理。綜合辦公室應(yīng)根據(jù)來文性質(zhì)在來文處理登記本上進(jìn)行詳細(xì)登記。

(二)凡需辦理的來文,首先要進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的閱讀和分析,對(duì)來文作出相應(yīng)處理。來文沒有附與交辦事項(xiàng)或請(qǐng)示事項(xiàng)有關(guān)背景材料或需要補(bǔ)充的相關(guān)材料的,應(yīng)及時(shí)告知來文單位提供和補(bǔ)充,交辦事項(xiàng)或請(qǐng)示事項(xiàng)有其他背景資料的,應(yīng)先查閱背景資料,政策性較強(qiáng)的事項(xiàng),要找齊有關(guān)政策依據(jù)。

(三)上級(jí)來文依序從前至后呈公司領(lǐng)導(dǎo)審批,下級(jí)、平級(jí)(或不相隸屬機(jī)關(guān))來文依序從后至前呈公司領(lǐng)導(dǎo)審批,有特殊情況的呈批件,在呈請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審批時(shí),可視情況靈活掌握。

(四)處理情況登記。文件收發(fā)管理人員要根據(jù)來文性質(zhì)在對(duì)應(yīng)的來文處理登記本上對(duì)來文處理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)、準(zhǔn)確的登記。登記內(nèi)容包括擬辦建議、領(lǐng)導(dǎo)批示、送簽去向、催辦記錄、時(shí)限要求、交辦單位或來文單位取件時(shí)間和取件人姓名等。

(五)來文辦理完畢后,文件收發(fā)管理人員應(yīng)及時(shí)收集好來文處理的整套材料(包括來文處理箋、來文及其他資料),按來文序號(hào)和時(shí)間分類歸檔。

3、文件審核制發(fā)規(guī)范

(一)文稿接收。要求行文的代擬稿應(yīng)由綜合辦公室負(fù)責(zé)文件審核制發(fā)的核文人員接收。接收代擬稿時(shí),應(yīng)在稿件上寫清楚接收文稿時(shí)間,并囑請(qǐng)送文人員留下聯(lián)系人姓名及電話號(hào)碼,同時(shí),將核文人員的電話號(hào)碼告知送文單位。材料不全的,應(yīng)暫緩接收,待補(bǔ)齊之后再接收。文稿如系急件,可先接收,但應(yīng)告知來文單位盡快將材料補(bǔ)齊。

(二)確需公司行文的應(yīng)注意:辦文程序是否規(guī)范;文種、格式是否正確;是否準(zhǔn)確、完整地體現(xiàn)了公司發(fā)文意圖;是否符合領(lǐng)導(dǎo)的有關(guān)批示精神;文稿的結(jié)構(gòu)是否合理,語言文字、印發(fā)傳達(dá)范圍、引文、人名、地名、數(shù)字、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等是否準(zhǔn)確規(guī)范;文稿中提出的方針、政策、措施、辦法等是否符合現(xiàn)行的法律法規(guī)和有關(guān)政策規(guī)定;對(duì)涉及有關(guān)部門業(yè)務(wù)事項(xiàng)的表述是否得到了相關(guān)部門的認(rèn)可;需要協(xié)調(diào)的,列出清單,采取電話聯(lián)系、面談或召開座談會(huì)等形式,逐一協(xié)調(diào)到位。

(三)發(fā)文程序如下:擬稿--各級(jí)負(fù)責(zé)人核準(zhǔn)--統(tǒng)一編號(hào)--蓋章(簽字)--發(fā)文--備案存檔。

4、文件傳遞工作規(guī)范

(一)加強(qiáng)文件傳遞工作的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化,進(jìn)一步保證文件的安全、及時(shí)運(yùn)轉(zhuǎn)與準(zhǔn)確傳遞。

(二)文件管理人員要嚴(yán)格遵守工作紀(jì)律和各項(xiàng)保密規(guī)定。不得私看文件,不得更改文件密級(jí)和收發(fā)文單位名稱,不得隱匿、扣押文件,不得利用交換公文之機(jī)搞違法活動(dòng)。不準(zhǔn)將機(jī)密信件帶到公共場(chǎng)所和住宅,未投遞完的機(jī)密信件(急件應(yīng)及時(shí)送達(dá)),應(yīng)當(dāng)存放在有保密設(shè)施的文件柜內(nèi)。如發(fā)生信件遺失、傳遞差錯(cuò)或其他失、泄密事故要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),不得弄虛作假或隱瞞不報(bào)。

第4篇 z公司文件管理制度范例

公司文件管理制度范例

第一節(jié) 總則

一、為適應(yīng)公司全方位規(guī)范化科學(xué)管理,做好公司文件管理工作,使之規(guī)范化和制度化,特制定本制度。

二、公司文件是傳達(dá)方針政策,發(fā)布公司行政規(guī)章制度、指示、請(qǐng)示和答復(fù)問題、指導(dǎo)商洽工作、報(bào)告情況、交流信息的重要工具。因此,必須認(rèn)真做好文件的管理工作,有效地為公司發(fā)展服務(wù)。

三、公司全體員工都應(yīng)發(fā)揚(yáng)深入調(diào)查、聯(lián)系群眾、結(jié)合實(shí)際、實(shí)事求是和認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作作風(fēng),努力提高文件質(zhì)量和處理效率。

四、文件處理必須做到準(zhǔn)確、及時(shí)、安全,嚴(yán)格按照規(guī)定的時(shí)限和要求完成。公司文件由總經(jīng)辦統(tǒng)一發(fā)放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。

第二節(jié) 文件分類

一、規(guī)定。發(fā)布重要的行政規(guī)章制度,采取重大的強(qiáng)制性行政措施,用“規(guī)定”。

二、決定、決議。對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排,用“決定”。經(jīng)會(huì)議討論通過并要求貫徹的事項(xiàng),用“決議”。

三、通知。轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)文件,批轉(zhuǎn)下級(jí)文件,要求下級(jí)辦理和需要共同執(zhí)行的事項(xiàng),用“通知”。

四、通報(bào)。表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要信息,用“通報(bào)”。

五、請(qǐng)示、報(bào)告。向上級(jí)請(qǐng)求批示與批準(zhǔn),用“請(qǐng)示”。向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議,用“報(bào)告”。

六、批復(fù)。答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)用“批復(fù)”。

七、函。商洽工作、詢問問題、向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)等,用“函”。

八、會(huì)議紀(jì)要。傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神,要求與會(huì)者共同遵守的,用“會(huì)議紀(jì)要”。

第三節(jié) 文件格式

一、文件一般由標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、密級(jí)、緊急程度、正文、附件、發(fā)文時(shí)間、印章、主題詞、主送單位(部門)、抄報(bào)(送)單位(部門)等部份組成。

二、文件標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要概括文件的主要內(nèi)容。

三、發(fā)文字號(hào)包括代號(hào)、年號(hào)、順序號(hào)。

四、公司發(fā)文代號(hào)分為四種:①“___發(fā)”、②“___人發(fā)”、③“___客發(fā)”。冠以上述發(fā)文代號(hào)的內(nèi)發(fā)文件應(yīng)對(duì)全公司具有效力,對(duì)外發(fā)文應(yīng)代表公司的整體意志。

發(fā)文一般應(yīng)該是對(duì)公司各方面事務(wù)具有一定指導(dǎo)性或約束力的事項(xiàng)的宣告,日常的程序性、流程性文件則應(yīng)以工單、請(qǐng)示、報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)等形式流轉(zhuǎn)。力避隨意發(fā)文。

“___發(fā)”用于公司及各部門的對(duì)內(nèi)對(duì)外發(fā)文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào);“___人發(fā)”、“___客發(fā)”分別用于人力資源部的對(duì)內(nèi)對(duì)外發(fā)文及客戶服務(wù)中心的對(duì)外發(fā)文,文件由發(fā)文部門自行編號(hào),總經(jīng)辦統(tǒng)一認(rèn)定。(公司其他部門均以“___發(fā)”的代號(hào)發(fā)文,以②、③代號(hào)發(fā)文,須在發(fā)文權(quán)限范圍內(nèi)。)

五、文件必須蓋章或簽字。

六、密級(jí)分為“絕密”、“機(jī)密”、“秘密”。

七、緊急程度分為“特急”、“急”、“平”。

八、文件內(nèi)容要求事實(shí)清楚、觀點(diǎn)鮮明、條理清晰、文字精煉、用語準(zhǔn)確。

九、發(fā)文單位必須注明全稱。

十、多頁(yè)文件應(yīng)標(biāo)明頁(yè)碼。

十一、文字從左至右橫寫、橫排,左側(cè)留裝訂位。

十二、文件紙一般使用a4型。

第四節(jié) 收文

一、收文一律使用《___有限公司收文簿》。

二、外單位來文均由行政部指定專人收文,由總經(jīng)辦統(tǒng)一拆封、登記,根據(jù)文件屬性及時(shí)分送相關(guān)部門。

第五節(jié) 辦文

一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。

二、辦文由總經(jīng)辦統(tǒng)一安排,包括文件的分送、傳遞和催辦。

三、協(xié)辦部門必須積極配合主辦部門完成文件處理。

四、文件的催辦由總經(jīng)辦負(fù)責(zé),防止漏辦或延誤。

五、嚴(yán)格按照時(shí)限要求完成。

六、文件傳遞必須保證安全,完善簽收手續(xù),防止文件遺失。

七、文件辦理完畢后,統(tǒng)一交由總經(jīng)辦指定專人保管、立卷歸檔。

第六節(jié) 發(fā)文

一、發(fā)文一律使用《___有限公司發(fā)文稿紙》。

二、發(fā)文程序如下:

公司內(nèi)部發(fā)文:

擬稿人→部門經(jīng)理核準(zhǔn)→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案

對(duì)外發(fā)文:

擬稿人→部門經(jīng)理審核→主管副總經(jīng)理→總經(jīng)理核準(zhǔn)→總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)→打印→蓋章(簽字)→發(fā)文→備案

第七節(jié) 其他

一、時(shí)限要求:

1、特急:限4個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。

2、急:限8個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。

3、平:限16個(gè)工作時(shí)內(nèi)完成。

二、文件的保密要求:

1、絕密文件:閱后應(yīng)立即退回發(fā)文部門,并由發(fā)文部門保存在保險(xiǎn)柜內(nèi)。

2、機(jī)密文件:閱后應(yīng)立即保存在保險(xiǎn)柜內(nèi)。

3、秘密文件:閱后立即保存在文件柜內(nèi)。

三、文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執(zhí)行。

第5篇 某某公司文件檔案管理制度

某公司文件、檔案管理制度

第一章 文件管理制度

第一條 本條規(guī)定所指文件是總公司及公司各部門與外界來往的文書及公司內(nèi)部各部門來往文書,從行文、收發(fā)、歸檔全部過程的辦理與控制。

第二條 公司與外部來往的文書的行文、收發(fā)、歸檔由綜合管理部統(tǒng)一辦理,綜合管理部指定人員負(fù)責(zé)往來文書的打印、復(fù)制、收發(fā)、登記、分類、校對(duì)、監(jiān)印、歸檔管理。

第三條 各部門指定專人負(fù)責(zé)公司內(nèi)部文件的收發(fā)、登記、歸檔,建立文件的收發(fā)登記簿。

第四條 公司常用公文種類為:請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、通知、通告、決定、函、會(huì)議紀(jì)要等,要求按公文規(guī)定格式行文。

第五條 以公司名義向上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)的請(qǐng)示、報(bào)告及公司關(guān)于人、財(cái)務(wù)方面的重要決定,發(fā)文字號(hào)為:×××公司發(fā)[××年號(hào)]第×號(hào)。

第六條 公司內(nèi)部行文及對(duì)外發(fā)文,必須使用行文卡,擬稿人、打印校對(duì)人、核稿人、簽發(fā)人均須簽字方可行文。

第七條 發(fā)文卡、文件底稿、正文由文件管理員留存登記后,方可蓋章行文。

第八條 打印、復(fù)印資料憑部門負(fù)責(zé)人簽字的打印、復(fù)印申請(qǐng)單,任何人不得打印、復(fù)印私人材料。打印資料要由打字員先行校對(duì)、撰稿人再校。

第九條 制發(fā)文件涉及到多部門時(shí),由主辦部門與有關(guān)部門協(xié)商會(huì)簽。

第十條 綜合管理部對(duì)傳閱的文件要及時(shí)收回處理。

第十一條 公司重要文件資料及各部門接收的重要外來文件要及時(shí)叫中和管理部歸檔。

第二章 檔案管理制度

第十二條 公司的檔案工作基本原則是:集中管理與分散管理相結(jié)合,以集中管理為主。即公司檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理,有關(guān)部門分類管理相關(guān)檔案,以便及時(shí)利用、維護(hù)檔案的完整與安全。公司各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成具有參考價(jià)值的文件、材料,由承辦部門、主辦人將其已辦完的文件、資料及時(shí)歸檔。

第十三條 公司綜合管理部設(shè)專門檔案工作,負(fù)責(zé)管理公司的全部文書、科技材料等檔案,進(jìn)行收集、整理、立卷、鑒定、保管。

第十四條 歸檔資料包括:

1、公司與有關(guān)單位的來往信件,各種協(xié)議、合同;

2、公司會(huì)議記錄、紀(jì)要、決定;

3、公司制訂的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)算、決算、工作總結(jié);

4、會(huì)議形成的領(lǐng)導(dǎo)講話、文件;

5、公司對(duì)外交流的文件、協(xié)議、報(bào)告等;

6、公司各部門的發(fā)文;

7、其它具有保存價(jià)值的文件、材料。

8、外單位發(fā)給各部門的抄送信件;

9、公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件;

10、要的科技文件、技術(shù)資料、方案。

第十五條 檔案的借閱

1、借閱檔案要履行借閱手續(xù)。借閱檔案只限在檔案室,不能帶出,必須帶出檔案室查閱的,需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

2、借檔人不得私自轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損,所借檔案,不得在文件上圈點(diǎn)、畫線、涂改、不經(jīng)允許不得復(fù)印檔案。

3、文件復(fù)制需經(jīng)綜合管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

第6篇 _公司文件管理制度

公司文件管理制度

1.0 總則

為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量,充分發(fā)揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用,特制訂本制度。

2.0 文件管理內(nèi)容主要包括:上級(jí)函、電、來文,同級(jí)函、電、來文,本公司上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。按照分工的原則,全公司各類文件由辦公室歸口管理。

3.0 收文的管理

3.1 公文的簽收

3.1.1 凡來公司公啟文件(除公司領(lǐng)導(dǎo)訂啟的外)均由收發(fā)員登記簽收(由上級(jí)或郵電局機(jī)要通訊員直送機(jī)要室的機(jī)要文件除外)后分別交辦公室機(jī)要秘書拆封。在簽收和拆封時(shí),收發(fā)員和機(jī)要秘書均要注意檢查封口和郵戳。對(duì)于口和郵票撕毀函件應(yīng)查明原因,對(duì)密件開口和國(guó)外信函郵票被撕應(yīng)拒絕簽收。

3.1.2 對(duì)上級(jí)機(jī)要部門發(fā)來的文件,要進(jìn)行信封、文件、文號(hào)、機(jī)要編號(hào)的“四對(duì)口”核定,如果其中一項(xiàng)不對(duì)口,應(yīng)立即報(bào)告上級(jí)機(jī)要部門,并登記差錯(cuò)文件的文號(hào)。

3.2 公文的編號(hào)保管

3.2.1 辦公室文書對(duì)上級(jí)來文拆封后應(yīng)及時(shí)附上“文件處理傳閱單”,并分類登記編號(hào)、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領(lǐng)導(dǎo)親啟文件,公司領(lǐng)導(dǎo)啟封后,也應(yīng)交辦公室辦理正常手續(xù)。

3.2.2 本公司外出人員開會(huì)帶回的文件及資料應(yīng)及時(shí)分別送交辦公室文書進(jìn)行登記編號(hào)保管,不得個(gè)人保存。

3.3 公文的閱批與分轉(zhuǎn)

3.3.1 凡正式文件均需分別由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后,由機(jī)要秘書分送承辦部門閱辦,重要文件應(yīng)呈送公司領(lǐng)導(dǎo)(或分管領(lǐng)導(dǎo))親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完,緊急文件要月即辦。

3.3.2 一般函、電、單據(jù)等,分別由辦公室機(jī)要秘書直接分轉(zhuǎn)處理。如涉及幾個(gè)單位會(huì)辦的文件,應(yīng)同主辦單位聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。

3.3.3 為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn),機(jī)要秘書應(yīng)在當(dāng)天或第二天將文件送到公司領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門,如關(guān)系到兩個(gè)以上業(yè)務(wù)部門,應(yīng)按批示次序依次傳閱,最遲不得超過2天(特殊情況例外)。

3.4 文件的傳閱與催辦

3.4.1 傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級(jí)的文件帶回家、宿舍或公共場(chǎng)所,也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。對(duì)尚未傳達(dá)的文件不得向外泄露內(nèi)容。

3.4.2 閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間,當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交機(jī)要室,閱批文件一般不得超過2天,閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)。如有領(lǐng)導(dǎo)“批示”、“擬辦意見”,辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。

3.4.3 閱文時(shí)不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內(nèi)任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。

3.4.4 文件閱完后,應(yīng)送交辦公室機(jī)要秘書,切忌橫傳。

3.4.5 辦公室機(jī)要秘書對(duì)文件負(fù)有催辦檢查督促的責(zé)任,承辦部門接到文件、函電應(yīng)立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應(yīng)按照有關(guān)保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復(fù)印或摘抄,原件應(yīng)及時(shí)歸檔周轉(zhuǎn)。

3.4.6 按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關(guān)部門定期組織學(xué)習(xí)有關(guān)文件,或由辦公室機(jī)要室通知到機(jī)要室閱文。

4.0 發(fā)文的管理

4.1 發(fā)文的規(guī)定

4.1.1 全公司上報(bào)下發(fā)正式文件的權(quán)力集中于公司,各群眾團(tuán)體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。

4.1.2 各群眾團(tuán)體、部門需要向上反映匯報(bào)重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應(yīng)向公司提出發(fā)文申請(qǐng),并將文件底稿交廠辦審核。公司同意發(fā)文,則由公司按機(jī)構(gòu)設(shè)置與業(yè)務(wù)分工統(tǒng)一歸口以公司×字發(fā)文。

4.1.3 對(duì)全公司影響較大,涉及兩個(gè)以上公司領(lǐng)導(dǎo)分管范圍的文件,須由經(jīng)理批準(zhǔn)簽發(fā)。其余文件均由分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)。

4.2 發(fā)文的范圍

4.2.1 凡是以公司名義發(fā)出的文件、通知、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、編寫的會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議簡(jiǎn)報(bào),均屬發(fā)文范圍。

4.2.2 公司下發(fā)文件主要用于:

① 公布公司規(guī)章制度;

② 轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件或根據(jù)上級(jí)文件精神制訂的公司文件;

③ 公布公司體制機(jī)構(gòu)變動(dòng)或干部任免事項(xiàng);

④ 公布公司性的重大開發(fā)、項(xiàng)目、經(jīng)營(yíng)管理、政治工作、生活福利等工作的決定;

⑤ 發(fā)布有關(guān)獎(jiǎng)懲決定和通報(bào);

⑥ 其他有關(guān)公司的重大事項(xiàng)。

4.2.3 公司上行文、外發(fā)文主要用于:

① 對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)呈報(bào)工作計(jì)劃、請(qǐng)示報(bào)告、處理決定;

② 同兄弟單位聯(lián)系有關(guān)公司重大開發(fā)項(xiàng)目、人事勞資、物資供應(yīng)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)管理等事宜。

4.2.4 在公司日常項(xiàng)目開發(fā)和經(jīng)營(yíng)管理中,有關(guān)圖紙、技術(shù)文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達(dá)上級(jí)指示等事項(xiàng),應(yīng)按有關(guān)制度辦理,經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由主管業(yè)務(wù)部門書面或口頭通知執(zhí)行,一般不用公司文件發(fā)布。

4.2.5 凡各業(yè)務(wù)部門如開專題會(huì)議所作的決定,一般都不應(yīng)發(fā)文,不備查考,可以簡(jiǎn)寫名義用《工作簡(jiǎn)訊》發(fā)會(huì)議紀(jì)要。

4.2.6 各業(yè)務(wù)部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務(wù)聯(lián)系,可用各簡(jiǎn)寫的名義對(duì)外發(fā)函(應(yīng)各自編號(hào)備查),不用公司名義發(fā)文。

5.0 文件的立卷與歸檔

5.1 文件的歸檔范圍

5.1.1 凡下列文件統(tǒng)一分別由兩辦負(fù)責(zé)歸檔:

① 上級(jí)機(jī)關(guān)來文,包括上級(jí)對(duì)公司報(bào)告、申請(qǐng)的批復(fù);

② 公司發(fā)出的報(bào)告、指示、決定、決議、通報(bào)、紀(jì)要、重要通知、工作總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)工作的種類計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、季度、年度報(bào)表等;

③ 經(jīng)理辦公室、總務(wù)會(huì)、公司管理委員會(huì)、中層干部會(huì)以及各種專業(yè)例會(huì)記錄;

④ 公司一級(jí)組織召開的代表大會(huì)所形成的報(bào)告、總結(jié)、決議、發(fā)言、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等;

⑤ 有保存價(jià)值的人民來信,來訪記錄及處理結(jié)果;

⑥ 參加上級(jí)召開的各種會(huì)議帶回的文件、資料及本公司在會(huì)上匯報(bào)發(fā)言材料等;

⑦ 上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志來公

司檢查視察工作的報(bào)告、指示記錄,以及公司向上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)的提綱和材料;

⑧ 反映公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、先進(jìn)人物事跡及公司領(lǐng)導(dǎo)工作等的音像攝制品;

⑨ 公司日志和大事記;

⑩ 公司向上級(jí)請(qǐng)求批復(fù)的文件及上報(bào)的有關(guān)材料。

5.1.2 業(yè)務(wù)部門、各群眾團(tuán)體日常工作中形成的活動(dòng)資料,由各業(yè)務(wù)科室、群眾團(tuán)體負(fù)責(zé)立卷歸檔。

5.2 立卷要求

5.2.1 文件立卷應(yīng)按照內(nèi)容、名稱、作者、時(shí)間順序,分門別類地進(jìn)行整理歸檔。

5.2.2 立卷時(shí),要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件、附件收集齊全,保持文件、材料的完整性。

5.2.3 要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則。重要工作、重要會(huì)議形成的文件材料,要及時(shí)立卷歸檔。

5.2.4 上年度形成的文件材料,要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館(室)移交,清單一式兩份(接交單位各留存一份備查)。

6.0 文件的銷毀

6.1 對(duì)于多余、重復(fù)、過時(shí)和無保存價(jià)值的文件,公司機(jī)要室應(yīng)定期清理造冊(cè),并按上級(jí)有關(guān)規(guī)定,辦理申請(qǐng)銷毀手續(xù)。

6.2 經(jīng)審核同意銷毀的文件,應(yīng)派專車分別由公司機(jī)要秘書和正(副)主任護(hù)送到上級(jí)機(jī)關(guān)指定的紙廠監(jiān)視銷毀。

第7篇 物業(yè)管理公司文件控制程序-13

物業(yè)管理公司文件控制程序(13)

1.0目的:

規(guī)范管理體系文件的編寫、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、更改、處置等過程,確保文件的有效版本和得到有效控制。

2.0適用范圍:

適用于本公司管理體系文件的控制。

3.0職責(zé)

3.1綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)公司管理體系文件的控制。

3.2各部門負(fù)責(zé)本部門管理體系文件的控制。

3.3工程技術(shù)部負(fù)責(zé)小區(qū)圖紙、技術(shù)圖樣的管理與控制。

3.4綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)管理體系文件原件、質(zhì)量記錄表格原件的保存。

4.0程序

4.1本公司文件分為以下四個(gè)層次:

第一層次質(zhì)量手冊(cè)

第二層次程序文件

第三層次作業(yè)指導(dǎo)書

第四層次質(zhì)量記錄表格、資料(包括圖紙、技術(shù)圖樣等)。

4.2文件的編制、審核與批準(zhǔn)

4.2.1與管理體系有關(guān)的所有文件需按規(guī)定程序進(jìn)行審批才能生效執(zhí)行。

4.3受控文件的發(fā)布

4.3.1各部門認(rèn)為受控文件不合理或因條件發(fā)生變化,使原文件不適用而需要更改時(shí),申請(qǐng)部門填寫《文件更改通知單》提交綜合事務(wù)部,綜合事務(wù)部把該文件提交原審核部門重新審核,并得到批準(zhǔn)。

4.3.2綜合事務(wù)部對(duì)文件進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào),具體方法見《文件編號(hào)規(guī)則》。

4.3.3綜合事務(wù)部將文件發(fā)送至審核部門審核以及批準(zhǔn)部門批準(zhǔn)。在審核及批準(zhǔn)過程中若未通過,文件自動(dòng)返回編制部門繼續(xù)修改。

4.3.4文件分受控文件和非受控文件兩類。受控文件需加蓋藍(lán)色受控文件章,非受控文件加蓋紅色非受控文件章,作廢文件加蓋紅色作廢章。沒有管理者代表批準(zhǔn),公司員工不得任意復(fù)制和外傳。

4.3.5綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)發(fā)放文件,并收回作廢文件,接收文件人在《文件發(fā)放回收記錄》簽收。

4.3.6綜合事務(wù)部在相關(guān)文件上做好修改記錄。每修改一次,改次狀態(tài)號(hào)遞增1次。若質(zhì)量管理體系文件有三分之一的修改時(shí),版本號(hào)從a、b、c……遞增。

4.4受控文件的回收及處理

4.4.1綜合事務(wù)部在發(fā)放新文件的同時(shí),應(yīng)回收相應(yīng)作廢文件。如文件持有部門不能提交舊版本文件時(shí),應(yīng)提交書面原因方可發(fā)放新版。

4.4.2綜合事務(wù)部對(duì)收回的作廢文件予以統(tǒng)一處理。

4.5文件原件的管理

4.5.1新制文件發(fā)放完成后,綜合事務(wù)部將相應(yīng)《文件更改通知單》、《文件發(fā)放回收記錄》及文件原件配對(duì)后保存。

4.5.2新制文件發(fā)放完成后,綜合事務(wù)部將相應(yīng)記錄與舊版文件原件配對(duì)保存,作廢文件原件蓋作廢章后,做相應(yīng)處理。

4.5.3公司文件和資料原件及作廢版本原件一般不予借閱,若需借閱,應(yīng)經(jīng)管理者代表書面同意,且借閱時(shí)間以一周為限。借閱文件部門應(yīng)正確使用、妥善保管,防止被誤用或丟失、污損。

4.6受控文件在以下情況可以非受控方式發(fā)布,綜合事務(wù)部不負(fù)責(zé)對(duì)其進(jìn)行更新:

4.6.1因宣傳等原因,經(jīng)管理者代表批準(zhǔn),受控文件可以非受控方式對(duì)外發(fā)布。

4.6.2因培訓(xùn)等原因,經(jīng)綜合事務(wù)部批準(zhǔn),受控文件可以非受控方式在公司內(nèi)部發(fā)布。

4.7文件的評(píng)審

4.7.1文件體系的評(píng)審內(nèi)容,包括文件體系的適宜性、充分性、有效性。

4.7.2對(duì)文件體系提出增加、更改、刪除要求的,由綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)按本程序?qū)嵤?/p>

4.8外來文件的控制

4.8.1外來文件是指非本公司發(fā)放的文件和資料,包括國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)條例、技術(shù)文件等。

4.8.2相關(guān)部門收到外來文件后,如該文件內(nèi)容涉及到物業(yè)服務(wù)及質(zhì)量管理體系且公司準(zhǔn)備采用時(shí),接收部門將此文件送到綜合事務(wù)部備案,由管理者代表批準(zhǔn),列入《外來文件目錄》。

4.8.3外來文件原件由綜合事務(wù)部保存。作廢外來文件原件由綜合事務(wù)部加蓋作廢章后另行處理。

4.8.4各部門需要外來文件,可到綜合事務(wù)部查詢、借閱或復(fù)制,復(fù)制的外來文件登記并加蓋受控文件章。

4.8.5綜合事務(wù)部負(fù)責(zé)其版本更新,每三個(gè)月對(duì)外來文件進(jìn)行更新一次,可通過各種途徑了解外來文件的版本情況,并及時(shí)獲取外來文件的最新版本。

4.9資料的控制

4.9.1圖紙、技術(shù)圖樣由管理處負(fù)責(zé)建檔、編號(hào),并及時(shí)到綜合事務(wù)部蓋受控章。

4.9.3資料發(fā)生更改時(shí)應(yīng)加蓋修改章,當(dāng)圖紙修改超過使用規(guī)定時(shí)加蓋作廢章并收回存檔。

4.10質(zhì)量記錄表格的控制

4.10.1各部門組織設(shè)計(jì)制定或更改本部門的記錄表格。

4.10.2各部門將新制訂或更改的記錄表格原件及《文件更改通知單》報(bào)綜合事務(wù)部。

5.0支持性工具

《文件發(fā)放回收記錄》、《文件更改通知單》、《受控文件目錄》、《文件目錄單》

編制:審核:批準(zhǔn):日期:

第8篇 物業(yè)公司文件控制管理工作程序

1.0 目的

對(duì)麗江花園物業(yè)管理公司質(zhì)量管理體系所要求的文件進(jìn)行控制,確保在使用處獲得適用文件的有關(guān)版本。

2.0 適用范圍

適用于麗江花園物業(yè)管理公司與質(zhì)量管理體系要求有關(guān)的文件的控制。

3.0 職責(zé)

3.1麗江花園物業(yè)管理公司與管理體系有關(guān)的文件由行政部歸口管理。

3.2技術(shù)部負(fù)責(zé)與維護(hù)有關(guān)的和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)有關(guān)的技術(shù)性文件和資料的受控發(fā)放。

3.3配套服務(wù)部負(fù)責(zé)與服務(wù)有關(guān)的文件受控發(fā)放。

3.4各有關(guān)部門負(fù)責(zé)本部門文件管理。

4.0 定義

4.1文件的分類

按文件的來源分為:

4.1.1 內(nèi)部文件:麗江花園物業(yè)管理公司內(nèi)部形成的管理文件,包括質(zhì)量管理體系文件和對(duì)內(nèi)、對(duì)外的管理公文。

質(zhì)量管理體系文件還可分成:

a)質(zhì)量手冊(cè),第一層次文件,代碼為(a);

b)程序文件,第二層次文件,代碼為(b);

c) 作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程(規(guī)定),第三層次文件,代碼為(c);

d)質(zhì)量記錄(為特殊類型文件),代碼為(d)。

4.1.2 外來文件:

a) 國(guó)家、行業(yè)、企業(yè)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程等;

b) 主管部門的公文;

c) 顧客提供的基礎(chǔ)資料等;

d) 計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件。

4.1.3 成果文件:麗江花園物業(yè)管理公司內(nèi)部形成的與維護(hù)和服務(wù)有關(guān)的技術(shù)性文件,包括質(zhì)量計(jì)劃、綱要、成果報(bào)告、圖紙圖片等。

4.2按受控狀態(tài)分為:

4.2.1 受控文件

即列入《受控文件清單》的文件,這些文件的批準(zhǔn)、發(fā)布、更改、報(bào)廢、回收等必須按本程序規(guī)定的要求進(jìn)行控制。

4.2.2 非受控文件

未列入《受控文件清單》的文件。

5.0 工作程序

5.1文件的編號(hào)與標(biāo)識(shí)

5.1.1 質(zhì)量管理體系文件按《文件編號(hào)規(guī)定》進(jìn)行編號(hào)和標(biāo)識(shí)。

5.1.2 管理性公文按《文件編號(hào)規(guī)定》進(jìn)行編號(hào)和標(biāo)識(shí)。

5.1.3 與維護(hù)和服務(wù)有關(guān)的文件按《文件編號(hào)規(guī)定》進(jìn)行編號(hào)和標(biāo)識(shí)。

5.1.4 外來文件沿用原文的編號(hào),加蓋“外來文件”章。

5.2文件編寫

5.2.1 質(zhì)量管理體系文件由各使用部門編寫,行政部匯總。

5.2.2 管理性公文由行政部組織編寫。

5.3文件的審批

5.3.1 質(zhì)量手冊(cè)由管理者代表審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)。

5.3.2 程序文件由行政部審核,管理者代表批準(zhǔn)。

5.3.3 作業(yè)指導(dǎo)書文件由行政部組織相關(guān)部門審定,由管理者代表批準(zhǔn)。

5.3.4 與維護(hù)和服務(wù)有關(guān)的成果性文件由技術(shù)部和配套服務(wù)部經(jīng)理審批。

5.3.5 管理性公文由相關(guān)部門起草,主管領(lǐng)導(dǎo)審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)。

5.4文件的發(fā)布與發(fā)放

5.4.1 文件一經(jīng)批準(zhǔn),即可進(jìn)行發(fā)布和發(fā)放。發(fā)布可以采用會(huì)議(即發(fā)布會(huì))和非會(huì)議兩種形式。

5.4.2 質(zhì)量管理體系文件、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程由行政部按《文件發(fā)放計(jì)劃審批表》發(fā)放。

5.4.3 技術(shù)類文件由技術(shù)部按《文件發(fā)放計(jì)劃審批表》發(fā)放。

5.4.4 服務(wù)類文件由配套服務(wù)部按《文件發(fā)放計(jì)劃審批表》發(fā)放。

5.4.5 文件的發(fā)放應(yīng)確定文件發(fā)放范圍,確保與質(zhì)量管理體系運(yùn)行有關(guān)的場(chǎng)所,在使用處可獲得適用文件的有關(guān)版本。

5.4.6 各發(fā)放文件部門作好《文件發(fā)放、回收登記表》的記錄工作。

5.4.7 各單位相關(guān)部門的文件管理人員在收到和領(lǐng)取文件后,應(yīng)及時(shí)分發(fā)到位。文件收取人在《文件發(fā)放、回收登記表》上簽收。

5.4.8麗江花園物業(yè)管理公司所有對(duì)外發(fā)布的文件均由行政部審定發(fā)放,重要文件需總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)放。

5.5文件的更改

5.5.1 質(zhì)量管理體系文件需要更改時(shí),應(yīng)由提出文件修改部門填寫《文件更改申請(qǐng)表》,說明更改原因,對(duì)重要的更改應(yīng)附充分理由和證據(jù)。

5.5.2 《文件更改申請(qǐng)表》的審批按文件審批條款進(jìn)行,經(jīng)批準(zhǔn)后,由行政部填寫《文件更改通知單》。

5.5.3 更改采用換頁(yè)法或劃改法。劃改就是在原文件需修改處修改。更改后的文件應(yīng)在文件修改記錄上予以記錄。

5.5.4 文件更改的具體程序是:

行政部將《文件更改通知單》,按原文件發(fā)放范圍發(fā)至各單位相關(guān)人員,并按通知單及時(shí)更改本單位使用文件,在通知單上做好記錄。

5.6文件的換版與作廢

5.6.1 文件經(jīng)多次更改或文件需進(jìn)行大幅度修改時(shí),應(yīng)進(jìn)行換版。換版由行政部組織。

5.6.2 作廢的文件由行政部文件管理員負(fù)責(zé)收回,并在《文件發(fā)放、回收登記表》上做好記錄,在作廢文件上加蓋“作廢”印章,待統(tǒng)一銷毀。

5.6.3 由行政部填寫《文件銷毀申請(qǐng)表》,批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀。銷毀由行政部執(zhí)行,需兩人在場(chǎng)見證。需留用的作廢文件,填寫《文件留用申請(qǐng)表》,經(jīng)行政部批準(zhǔn)后,加蓋“保留資料”印章方可留用。留用的文件應(yīng)單獨(dú)存放,以免混用。

5.7文件的管理

5.7.1 存檔文件應(yīng)保存在通風(fēng)、干燥的環(huán)境中并做好防火、防蟲、防潮工作,以免破損。

5.7.2 臨時(shí)借閱文件應(yīng)由借閱者填寫《文件借閱登記表》,經(jīng)文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。借閱者應(yīng)在指定日期歸還。

5.7.3 行政部定期(一年一次)發(fā)布《受控文件清單》,經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后,下發(fā)各單位。

5.7.4 各部門依據(jù)《受控文件清單》和實(shí)際情況,實(shí)時(shí)更新本部門的《受控文件清單》。

5.8外來文件的發(fā)放

麗江花園物業(yè)管理公司所有外來文件均由行政部負(fù)責(zé)收集匯總,并記錄于《外來文件登記表》中,其包括:國(guó)家、地方、行業(yè)技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)程等文件,經(jīng)過鑒定和確認(rèn)其有效版本后,列入《受控文件清單》,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,按文件的發(fā)布與發(fā)放的路徑發(fā)放。

6.0相關(guān)文件

6.1《文件編號(hào)規(guī)定》 rgpm

第9篇 化工公司文件管理工作程序

化工公司文件管理程序

1.目的

為確保本公司質(zhì)量文件的一致性、正確性、有效性、適用性,確保質(zhì)量制度之相關(guān)單位(人員)持有最新之文件,以及防止不適當(dāng)?shù)奈募徽`用。

2.適用范圍

凡本公司與質(zhì)量管理體系相關(guān)之內(nèi)部(質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書等)及外來文件(相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或其它與質(zhì)量活動(dòng)相關(guān)之文件均屬之)。

3.職責(zé)

3.1本程序由iso辦公室制定,管理者代表審查,總經(jīng)理批準(zhǔn),相關(guān)人員配合執(zhí)行。

3.2文件的制定:由部門(各部門之最高負(fù)責(zé)人)制定或?qū)Ｈ酥贫ā?/p>

3.3文件的審查:質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、三級(jí)文件由管理者代表審核。

3.4文件的批準(zhǔn):

3.4.1質(zhì)量手冊(cè)、程序文件由本公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。

3.4.2三級(jí)文件(作業(yè)指導(dǎo)書即操作規(guī)范、檢驗(yàn)規(guī)范等),由管理者代表批準(zhǔn)。

4.定義

4.1質(zhì)量手冊(cè):有關(guān)本公司經(jīng)營(yíng)組織與各機(jī)能之概括性、原則性之摘要說明。

4.2程序文件:有關(guān)事務(wù)之處理方法、手段、順序等之說明,如采購(gòu)管理程序。

4.3作業(yè)指導(dǎo)書:為執(zhí)行質(zhì)量要求,在技術(shù)上所規(guī)定之具體方法、手段與判定要領(lǐng),如作業(yè)指導(dǎo)書等。

5.作業(yè)內(nèi)容

5.1文件的分類與編號(hào):

5.1.1本公司質(zhì)量體系文件從內(nèi)容上分為四級(jí):即一級(jí)為質(zhì)量手冊(cè);二級(jí)為程序文件;三級(jí)為作業(yè)指導(dǎo)書等;四級(jí)為記錄、外來文件等。

5.1.2文件編號(hào):

5.1.2.1質(zhì)量手冊(cè)的編號(hào)為qm01,其各代號(hào)是指:qm為手冊(cè)文件;01代表文件序號(hào)。

5.1.2.2程序文件的編號(hào)為qp□□,其各代號(hào)是指:qp代表二級(jí)質(zhì)量文件;其□□代表文件序號(hào)。

5.1.2.3三級(jí)文件的編號(hào)為wi□□,其各代號(hào)是指:wi代表三級(jí)質(zhì)量文件;其□□代表文件序號(hào)。

5.1.2.4外來文件的編號(hào)為wl□□□□□□-□□□-□□,其各代號(hào)是指:wl代表外來文件,其前八個(gè)□代表外來文件接收的年月日,其后的四個(gè)□代表文件序號(hào),最后的兩個(gè)□代表外來文件版本,該文件需登錄于文件總覽表并注明外來文件字樣(備注:該種序號(hào)可根據(jù)需要升為更多位)。

5.1.2.5各種表單的編號(hào)原則:文件編號(hào)加序號(hào)加版次。

5.2文件的制定、審查、批準(zhǔn)及分發(fā)層次:

文件名稱制定審查批準(zhǔn)分發(fā)單位

質(zhì)量手冊(cè)iso辦公室管理者代表總經(jīng)理各部門負(fù)責(zé)人

程序文件各負(fù)責(zé)人管理者代表總經(jīng)理各相關(guān)負(fù)責(zé)人

三級(jí)文件單位負(fù)責(zé)人管理者代表管理者代表/總經(jīng)理各相關(guān)場(chǎng)所備注程序文件以下文件的制定,可由各指定的人員。

5.3文件的制定格式:

5.3.1一、二級(jí)文件的制定格式(見如下):

1.目的:說明制定該文件之用意。

2.適用范圍:說明該文件適用工作范圍。

3.職責(zé):說明該文件的制定與執(zhí)行相關(guān)單位。

4.定義:說明該文件之專有名詞在文件中之特有意義(質(zhì)量手冊(cè)不需該項(xiàng))。

5.作業(yè)內(nèi)容:說明該文件之責(zé)任參與作業(yè)之人員,以及工作范圍步驟,其中內(nèi)容詳細(xì)說明,有流程圖則依流程圖說明(質(zhì)量手冊(cè)的該項(xiàng)為4.)。

6.附件:說明該文件所派生的表單格式或流程圖等(質(zhì)量手冊(cè)不需該項(xiàng))。

7.參考文件:指明制定該文件所參考之相關(guān)文件(質(zhì)量手冊(cè)的該項(xiàng)為5.)。

5.3.2一、二級(jí)文件的封面格式、內(nèi)頁(yè)格式見附件。

5.3.3三級(jí)文件的內(nèi)容格式及封面內(nèi)頁(yè)格式不做具體規(guī)定。

5.4文件的制定:

5.4.1各部門依質(zhì)量體系作業(yè)需要制定草案,經(jīng)相關(guān)權(quán)責(zé)人審查,相關(guān)權(quán)責(zé)人批準(zhǔn),由文控人員作打印和發(fā)行。

5.4.2文件制定的格式依5.3進(jìn)行作業(yè)。

5.5文件的修訂,各部門依質(zhì)量管理體系作業(yè)需要,由原制定單位人員填寫文件變更申請(qǐng)表說明原因及變更內(nèi)容后,由相關(guān)權(quán)責(zé)人審查、批準(zhǔn),將文件變更申請(qǐng)表交至文控人員,文控人員將原文件作文件修訂并于修訂記錄中作登記。

5.5.1外來文件的變更由相關(guān)權(quán)責(zé)人直接在原文件上上注明作廢字樣,必要時(shí)以相應(yīng)的內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單通知原件作廢及執(zhí)行的新件的編號(hào)。

5.6文件的分發(fā)與銷毀:

5.6.1文件的分發(fā)統(tǒng)一由文控影印分發(fā),文件的分發(fā)需加蓋受控文件章,受控文件的發(fā)放統(tǒng)一由文控負(fù)責(zé),接收方在文件分發(fā)控制表上簽名確認(rèn)。

5.6.2文控需將變更后的文件除保留原稿作參考外(需在原稿上蓋文件作廢章以做識(shí)別,保存期限視實(shí)際需要而定),其它作銷毀處理(如作廢文件用于再生紙,每一頁(yè)須蓋上文件作廢章或?qū)懮献鲝U字樣或者打叉)。

5.6.3由文控視文件的相關(guān)與否,確定文件的分發(fā)范圍和對(duì)象。

5.6.4文控負(fù)責(zé)文件的發(fā)放和回收、變更以及原件等記錄的保存。

5.7文件的版本、版次、變更、編號(hào)與作廢:

5.7.1新制定的文件由各部門制定,由文控打印交相關(guān)權(quán)責(zé)人審查、批準(zhǔn)即可。

5.7.2如因作業(yè)改變或業(yè)務(wù)需要,需變更文件及編號(hào)。

5.7.2.1小變更:如文件需要局部修改,但不影響其文件主內(nèi)容,由提出人員用文件變更申請(qǐng)表的方式寫明需修訂內(nèi)容交文控作文件修改;修改原文件的封面版本不變,該修改只在相應(yīng)的需修改頁(yè)的版次做升次即可(如a0變更為a1;該變更只在內(nèi)頁(yè)換頁(yè),a9后若再變更則變更升為大變更,此大變更便升級(jí)為b0,依次類推。

5.7.2.2大變更:文件內(nèi)容的修改改變了原內(nèi)容主題或小變更在一頁(yè)有五章節(jié)以上或小變更涉及有兩頁(yè)以上時(shí),需作直接大變更處理;需更改文件版本號(hào)須在文件封面修改版本號(hào)(如a版本大變更后變成b版本,依次類推);備注:單頁(yè)文件可以只有版本不設(shè)版次。

5.7.3.3文件在變更時(shí),由提出人員填寫文件變更申請(qǐng)表說明原因及變更內(nèi)容后,由相關(guān)權(quán)責(zé)人審查、批準(zhǔn)后,將文件變更申請(qǐng)表交至文控,文控在接到有批準(zhǔn)之文件變更申請(qǐng)表后,將文件修改變更,即收回需作修改的文件,分發(fā)新的文件,并記錄在文件分發(fā)控制表中。

5.8文件的調(diào)閱與補(bǔ)發(fā):

5.8.1如因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用文件,應(yīng)填寫文件分發(fā)控制表,并由相關(guān)人員批準(zhǔn)。

5.8.2文

件破損或遺失,須填寫文件分發(fā)控制表說明申領(lǐng)原因,并由相

關(guān)人員批準(zhǔn)后,攜帶破損文件到文控辦理申領(lǐng)手續(xù),文控將損壞之文件作廢銷毀,并在文件分發(fā)控制表中注明。

5.8.3由于業(yè)務(wù)需要需借用文件,但不需帶出文控部門,須經(jīng)文控同意才可借用。

5.9受控文件用于供應(yīng)商、客戶或認(rèn)證機(jī)構(gòu)時(shí)由文控辦理相關(guān)手續(xù),并填寫文件分發(fā)控制表。

5.10印章的管理

5.10.1印章分為受控文件、文件作廢、外來文件,并由文控管理。

5.10.2印章遺失,重新刻制時(shí)應(yīng)與原印章區(qū)別特征,并在涉及范圍內(nèi)通報(bào)。

5.11文控須制訂文件總覽表控制管理文件,以說明現(xiàn)行版本。

5.12記錄與保存:文件分發(fā)控制表、文件變更申請(qǐng)表、文件申領(lǐng)表、文件借用登記表、有關(guān)內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單由文控保存一年。

6.附件

6.1附件一、文件分發(fā)控制表

6.2附件二、文件變更申請(qǐng)表

6.3附件三、印章格式

6.4附件四、文件總覽表

7.參考文件

第10篇 公司文件、檔案質(zhì)量管理過程

某公司文件、檔案質(zhì)量管理過程

目標(biāo):_檔案管理全年不出現(xiàn)10次錯(cuò)漏現(xiàn)象;

_倉(cāng)庫(kù)管理年無事故率100%

1 文件管理:

文件管理包括:對(duì)文件的制定、編寫、發(fā)放、回收、作廢的管理和控制,具體操作步驟按《文件控制程序》條款5.1流程的步驟進(jìn)行。

2 檔案入庫(kù)流程

流程說明:

2.1各部門將需要保管的資料經(jīng)文員整理后,移交給檔案管理員。由文員填寫移交表格 。

2.2合同類文件必須復(fù)印一份到財(cái)務(wù)部,并填寫《文檔簽收表》。

2.3檔案管理員將該資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào)。

2.4檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢。

2.5對(duì)檔案管理員的考評(píng)按行政部的月考評(píng),每月1次。

3 檔案管理:

3.1傳統(tǒng)文件、記錄的管理按照按《文件控制程序》、《質(zhì)量記錄的控制程序》執(zhí)行;

3.2電子文檔的管理參見《文件控制程序》條款5.10執(zhí)行;

第11篇 公司文件管理制度范本

公司文件管理制度范本(5)

1目的

為了加強(qiáng)對(duì)文件的控制,樹立文件的嚴(yán)肅性,特制定本制度。

2適用范圍

適用于公司管理體系文件(含管理類文件、技術(shù)類文件、圖紙資料、記錄表式)的控制。

3職責(zé)

3.1公司辦負(fù)責(zé)本制度的監(jiān)督執(zhí)行。

3.2各文件使用部門負(fù)責(zé)按本制度要求對(duì)所使用的文件進(jìn)行管理。

3.3文件領(lǐng)取人負(fù)責(zé)對(duì)文件進(jìn)行妥善保管。

3.4公司辦文件管理員負(fù)責(zé)管理體系電子文件的管理。

4管理體系文件管理

4.1本制度是依據(jù)《文件控制程序》制訂的,是《文件控制程序》的進(jìn)一步細(xì)化。

4.2文件編寫

4.2.1文件編號(hào)、編制、審批規(guī)定按《文件控制程序》執(zhí)行。

4.2.2文件格式

4.2.2.1頁(yè)邊距規(guī)定:上2.2cm,下2.2cm,左3cm,右2.2cm。

4.2.2.2頁(yè)眉、頁(yè)腳規(guī)定:頁(yè)眉1.6cm,頁(yè)腳1.6cm。

4.2.2.3標(biāo)題規(guī)定:標(biāo)題為三號(hào)字,字體為黑體。

4.2.2.4正文規(guī)定:正文為小四號(hào)、宋體字,正文條款號(hào)及一級(jí)條款內(nèi)容為黑體,條款號(hào)與其后內(nèi)容之間空兩格,正文行間距為22磅,同時(shí)一級(jí)條款段前0.5行、段后0.5行;如最后一頁(yè)內(nèi)容較少,可適當(dāng)縮小行間距,以減少一頁(yè);文字居左對(duì)齊;無條款號(hào)的段落段前空兩格。

4.2.2.5頁(yè)碼規(guī)定:頁(yè)碼為五號(hào)字,居中。

4.2.2.6文件編號(hào)及版次格式:文件編號(hào)為五號(hào)黑體字。

4.2.2.7內(nèi)容格式及要求

a)一般情況文件分為6個(gè)一級(jí)條款,“1目的”描述本文件的目的,“2適用范圍”描述本文件適用的控制范圍,“3職責(zé)”描述本文件中各相關(guān)部門各自承擔(dān)的職責(zé),“4管理內(nèi)容”描述文件控制的要求,標(biāo)題“管理內(nèi)容”可根據(jù)文件主題更改為其他標(biāo)題,“5相關(guān)文件”列出本文件編制過程中引用的文件名稱,“6記錄”列出本文件所涉及的記錄表式。一級(jí)條款數(shù)量可根據(jù)文件內(nèi)容具體情況確定。

b)二級(jí)條款,如一級(jí)條款有若干下一層次內(nèi)容,應(yīng)采用二級(jí)條款,如:4.2、4.3、…;

c)三級(jí)條款,如二級(jí)條款有若干下一層次內(nèi)容,應(yīng)采用三級(jí)條款,如:4.2.1、4.2.2、…;

d)四級(jí)條款,如三級(jí)條款有若干下一層次內(nèi)容,應(yīng)采用四級(jí)條款,如:4.2.2.1、4.2.2.2、…,也可以a)、b)、…、表示;條款號(hào)最多為四位。

e)文件頭(含標(biāo)題、文件編號(hào))可采用程序文件格式,也可采用本文件格式,采用本文件格式時(shí),文件應(yīng)有“編制、校對(duì)、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布日期、實(shí)施日期”。

4.2.3文件封面的要求

a)文件可采用封面,也可不采用,如采用封面文件封面應(yīng)統(tǒng)一;

b)文件封面應(yīng)有文件名稱、文件編號(hào)、編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布日期、實(shí)施日期等信息;

c)文件封面應(yīng)有受控狀態(tài)標(biāo)識(shí),發(fā)放時(shí)應(yīng)有發(fā)放編號(hào);

d)文件封面應(yīng)有公司辦統(tǒng)一編制。

4.2.4文件類型

所有編寫的文件(含記錄表式)應(yīng)采用“word”或“e_cel”類型。

4.2.5各部門在編寫文件時(shí),文件格式應(yīng)符合要求,文件審核人在審核時(shí),應(yīng)對(duì)文件格式進(jìn)行審查。

4.3文件發(fā)放

4.3.1所有文件由公司辦統(tǒng)一發(fā)放,發(fā)放管理應(yīng)符合《文件控制程序》要求。

4.3.2發(fā)放前,由公司辦確定文件發(fā)放范圍,經(jīng)管理者代表確認(rèn)后,實(shí)施發(fā)放。

4.3.3文件下發(fā)時(shí),應(yīng)收回作廢文件,作廢文件管理按4.9條款執(zhí)行。

4.3.4《管理手冊(cè)》、《程序文件》發(fā)放至部門級(jí),相關(guān)作業(yè)文件發(fā)放至作業(yè)現(xiàn)場(chǎng),發(fā)放時(shí)應(yīng)在文件封面加蓋“受控”章、注明發(fā)放編號(hào)、標(biāo)明使用部門,如文件無封面,則在文件首頁(yè)上加蓋“受控”章、注明發(fā)放編號(hào)、標(biāo)明使用部門。

4.4現(xiàn)場(chǎng)文件管理

4.4.1現(xiàn)場(chǎng)使用的管理體系文件必須是現(xiàn)行有效版本,不得使用無效版本文件,以下情況之一可視為無效版本文件:

a)無批準(zhǔn);

b)無文件編號(hào);

c)無受控狀態(tài);

d)無實(shí)施日期。

4.4.2文件領(lǐng)取人不得在非工作時(shí)間持有文件,不得將文件帶出公司外,不得復(fù)印。

4.4.3文件領(lǐng)取人應(yīng)妥善保管領(lǐng)用文件,因保管不善導(dǎo)致文件丟失,其責(zé)任由文件領(lǐng)取人負(fù)責(zé)。

4.4.4公司所有下發(fā)的文件,應(yīng)保持清晰,不得亂涂亂畫。

4.5文件評(píng)審

4.5.1文件在執(zhí)行過程中或新文件發(fā)布前,如需進(jìn)行評(píng)審,由公司辦組織相關(guān)部門、確定組織評(píng)審人員對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審。

4.5.2文件評(píng)審過程中,評(píng)審人員對(duì)評(píng)審后文件的充分性和適宜性負(fù)責(zé),評(píng)審后應(yīng)對(duì)所評(píng)審文件存在的主要問題及隨后應(yīng)采取的措施進(jìn)行記錄。

4.5.3評(píng)審時(shí),由原文件編制部門記錄評(píng)審意見,并執(zhí)行評(píng)審意見的更改。

4.6文件更改

4.6.1本公司文件采取換頁(yè)或換版方式更改。

4.6.2文件在執(zhí)行過程中,如需更改,應(yīng)明確更改的文件名稱、編號(hào)、更改的條款及更改后條款內(nèi)容。

4.6.3更改應(yīng)詳細(xì)說明更改理由,涉及工藝更改的,應(yīng)有更改后工藝驗(yàn)證的記錄。

第12篇 _建筑公司文件管理制度（2）

建筑公司文件管理制度

1.目的

對(duì)與公司質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理體系要求有關(guān)的文件進(jìn)行控制,確保文件的更改和現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識(shí)別,并在使用處可獲得有關(guān)版本的適用文件。

2.適用范圍

適用于公司與質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理體系有效運(yùn)行有關(guān)的文件的控制。

3.相關(guān)文件

3.1《記錄控制管理程序》

4.定義

5.責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)

5.1責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)

本制度的責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)是總工程師,其職責(zé)為:負(fù)責(zé)本制度實(shí)施的監(jiān)督指導(dǎo)。

5.2本制度的責(zé)任部門是辦公室,其職責(zé)為:負(fù)責(zé)本制度實(shí)施的監(jiān)督檢查,建立受控文件總清單。

5.3相關(guān)部門

本制度的相關(guān)部門是公司各職能部門,其職責(zé)為:負(fù)責(zé)本部門文件的使用和管理;建立本部門受控文件清單;負(fù)責(zé)規(guī)定的文件的編制、發(fā)放管理。

5.4執(zhí)行層

本制度的執(zhí)行層是項(xiàng)目部,其職責(zé)為:負(fù)責(zé)本項(xiàng)目部文件的使用和管理,建立本部門受控文件清單;負(fù)責(zé)規(guī)定的文件的編制。

6.工作程序

6.1質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理體系中使用的文件類型:

6.1.1第一類型:質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理手冊(cè):向組織內(nèi)部和外部提供關(guān)于綜合管理體系的一致信息的文件。

6.1.2第二類型:質(zhì)量/環(huán)境/職業(yè)健康安全綜合管理目標(biāo)指標(biāo)、管理方案等:表述綜合管理體系的目標(biāo)指標(biāo)和如何實(shí)現(xiàn)和應(yīng)用于特定產(chǎn)品、項(xiàng)目或合同的文件。

6.1.3第三類型:規(guī)范:闡明要求的文件。

6.1.4第四類型:指南性文件:這類文件闡明推薦的方法或建議。

6.1.5第五類型:形成文件的程序、作業(yè)指導(dǎo)書和圖樣:這類文件提供如何一致地完成活動(dòng)和過程的信息。

6.1.6第六類型:管理記錄:這類文件為完成的活動(dòng)或達(dá)到的結(jié)果提供客觀證據(jù)。

6.2文件的編號(hào)

6.2.1綜合手冊(cè)的編號(hào)

md/sc -2010

批準(zhǔn)年號(hào)

手冊(cè)

明大公司代號(hào)

6.2.2綜合管理體系程序文件編號(hào)

md/c_-__-2010

批準(zhǔn)年號(hào)

程序編號(hào)

程序文件

明大公司代號(hào)

6.2.3各部門/項(xiàng)目部產(chǎn)生的文件(如:指導(dǎo)書、指南、規(guī)章制度等)

md/ gl(gy)-__-____

批準(zhǔn)年號(hào)

順序號(hào)

工藝技術(shù)文件代號(hào)

管理文件代號(hào)

明大公司代號(hào)

6.2.4記錄編號(hào)

見《記錄控制管理程序》

6.2.5部門簡(jiǎn)稱

工程部(工)、經(jīng)營(yíng)經(jīng)營(yíng)預(yù)算部(經(jīng))、辦公室(辦)。

6.2文件的受控狀態(tài)

6.2.1文件分為受控與非受控兩種,受控文件加蓋唯一分發(fā)號(hào)進(jìn)行標(biāo)識(shí)并標(biāo)明其版序號(hào)。如:a/0版、b/0版等。

6.2.2所有受控文件應(yīng)分類編制受控文件清單,并對(duì)受控文件實(shí)施動(dòng)態(tài)管理,及時(shí)獲得本行業(yè)最新的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,以及本單位編制或更新的文件,并有效控制作廢文件,以確保文件現(xiàn)行修訂狀態(tài)得到識(shí)別。

6.4文件和資料的編制和審批

6.4.1綜合管理手冊(cè)由辦公室組織編制,管理者代表審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)。

6.4.2綜合管理體系程序文件由辦公室組織各部門按章節(jié)內(nèi)容分別編制,組織會(huì)審后,由主管副經(jīng)理審核,管理者代表審批。

6.4.3其它需編制的文件由各需要部門/項(xiàng)目部編制,根據(jù)文件性質(zhì)由公司各業(yè)務(wù)主管部門審批(其它文件有特殊規(guī)定審批權(quán)限者,執(zhí)行相應(yīng)文件)。

6.4.4對(duì)于外來文件的適用性,應(yīng)由各業(yè)務(wù)主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。

6.5文件的發(fā)放

6.5.1對(duì)綜合管理體系要求的文件在發(fā)布前應(yīng)由規(guī)定的人員對(duì)文件的充分性和適宜性進(jìn)行審批,審批后方可進(jìn)行發(fā)放。

6.5.2文件經(jīng)審批后,由編制部門根據(jù)審批發(fā)放范圍填寫《文件發(fā)放登記表》,保證文件發(fā)至所需要的各個(gè)場(chǎng)所,確保在使用處可獲得有關(guān)版本的適用文件。

6.5.3當(dāng)對(duì)原文件有新的需求時(shí),可填寫《文件復(fù)制(領(lǐng)用)申請(qǐng)表》,經(jīng)批準(zhǔn)后領(lǐng)用文件或復(fù)印件。

6.6文件的更改

在綜合管理體系活動(dòng)中必要時(shí)對(duì)文件重新進(jìn)行評(píng)審與更新,對(duì)更新文件再次批準(zhǔn)。

6.6.1當(dāng)文件的內(nèi)容、形式需要更改時(shí),由申請(qǐng)人填寫《文件更改申請(qǐng)表》,由原文件審批人簽發(fā),當(dāng)原審批人不在職時(shí),由現(xiàn)任領(lǐng)導(dǎo)審批,但必須獲得原審批文件的前景資料。

6.6.2文件更改審批后,應(yīng)通知使用有效文件的各場(chǎng)所,按審批內(nèi)容更改,保持文件的有效狀態(tài)。

6.6.2當(dāng)文件經(jīng)過多次修改或發(fā)生大幅度變動(dòng)時(shí),由原編制部門提出申請(qǐng),換版發(fā)行,同時(shí)收回所有舊版文件,以防誤用。

6.6.4對(duì)于作廢的文件,由原編制部門回收并記錄,辦理銷毀手續(xù)進(jìn)行銷毀。出于積累知識(shí)或其它正當(dāng)理由而保留的作廢文件,必須加蓋作廢標(biāo)識(shí),由原編制部門登記。

6.7應(yīng)確保文件保持清晰,不得任意涂改、亂寫亂畫,并易于識(shí)別文件的有效性。

6.8外來文件包括政府頒布的外部標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、法規(guī)以及顧客圖紙等,為確保外來文件得到識(shí)別,應(yīng)按照文件控制要求進(jìn)行受控和發(fā)放。

第13篇 施工公司文件管理制度

建筑公司文件管理制度

1.目的

為適應(yīng)當(dāng)前信息系統(tǒng)管理需要,充分節(jié)約紙張辦公,公司文件采用e四建網(wǎng)站、飛信平臺(tái)、電子郵箱等電子文件的形式進(jìn)行傳遞和管理。使文件能及時(shí)傳遞到使用場(chǎng)所,確保文件的適用性、有效性,防止失效或作廢文件的使用。

2.適用范圍

適用于公司、分公司、項(xiàng)目部文件管理過程。

3.職責(zé)

3.1董事長(zhǎng)負(fù)責(zé)批準(zhǔn)企業(yè)綜合管理手冊(cè)。

3.2總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)各系統(tǒng)管理分手冊(cè)。

3.3公司各分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)本系統(tǒng)文件進(jìn)行審批,管理者代表負(fù)責(zé)審核各管理手冊(cè)中質(zhì)量、環(huán)境及職業(yè)健康安全標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)內(nèi)容。

3.4公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)公司紅頭文件和上級(jí)來文的管理,負(fù)責(zé)對(duì)集團(tuán)公司及各單位文件的收發(fā)統(tǒng)一控制管理。

3.5企業(yè)管理部負(fù)責(zé)組織企業(yè)管理手冊(cè)的編寫,組織文件接口討論,負(fù)責(zé)其發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔等管理工作;定期評(píng)審各項(xiàng)管理制度、管理辦法、實(shí)施細(xì)則等管理性文件的適用性,負(fù)責(zé)e四建網(wǎng)站及飛信平臺(tái)上發(fā)布的電子文件的管理和電子郵箱地址的管理工作。

3.6公司各職能部門負(fù)責(zé)編制和修訂本系統(tǒng)的管理手冊(cè)、負(fù)責(zé)本部門出臺(tái)的各項(xiàng)管理制度、管理辦法、實(shí)施細(xì)則、作業(yè)指導(dǎo)書、目標(biāo)指標(biāo)等管理性文件的會(huì)簽、發(fā)放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔,并組織實(shí)施與管理。

3.7各職能部門識(shí)別出適用的法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及其他要求,盡量在網(wǎng)絡(luò)中查找,并下載,由企業(yè)管理部上傳到e四建網(wǎng)站,資源共享。質(zhì)量監(jiān)控部、安全監(jiān)控部、技術(shù)管理部每年發(fā)布一次與質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全、技術(shù)相關(guān)的適用法律法規(guī)及其他要求清單。

3.8公司職能部門、分公司、項(xiàng)目部設(shè)專兼職文件管理員對(duì)文件進(jìn)行接收、發(fā)放等管理;

3.9分公司辦公室負(fù)責(zé)收集各項(xiàng)目部郵箱地址,并及時(shí)將文件傳遞到文件的使用場(chǎng)所。

3.10 項(xiàng)目部對(duì)接收到的公司、分公司、建設(shè)單位、監(jiān)理單位、政府和其他相關(guān)部門的通知、來往函件及文件進(jìn)行管理。并以交底、傳閱或組織學(xué)習(xí)等形式向相關(guān)人員傳達(dá)。

4.工作程序

編制→審核→審批→發(fā)放→接收→學(xué)習(xí)→執(zhí)行→修訂→換版→作廢

4.1 文件編制、審核和審批

4.1.1 企業(yè)管理部編制《企業(yè)綜合管理手冊(cè)》,組織討論,董事長(zhǎng)審批。

4.1.2 公司職能部門編制本系統(tǒng)的管理手冊(cè),企業(yè)管理部組織討論,總經(jīng)理審批。

4.1.3 公司職能部門編制的紅頭文件、管理辦法、實(shí)施細(xì)則、作業(yè)指導(dǎo)書等管理性文件,由部門領(lǐng)導(dǎo)審核,經(jīng)相關(guān)部門會(huì)簽,公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。

4.1.4 分公司編制的管理規(guī)定、制度等文件,由主管經(jīng)理審核,分公司經(jīng)理審批。

4.1.5 項(xiàng)目部編制的施工組織設(shè)計(jì)、專項(xiàng)方案、交底等技術(shù)性文件按照有關(guān)法規(guī)和《施工組織設(shè)計(jì)及專項(xiàng)施工方案管理辦法》中的審批要求進(jìn)行管理。

4.1.6 對(duì)內(nèi)審報(bào)告、管理評(píng)審報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等記錄性文件按照各系統(tǒng)管理手冊(cè)中要求進(jìn)行審批。

4.1.7電子文件起草完成后,分管領(lǐng)導(dǎo)在紙張文件原稿上審批,文件管理部門留存原稿。

4.2 文件的接收和發(fā)放

4.2.1公司各部門、分公司、項(xiàng)目部均應(yīng)配置至少一臺(tái)電腦,并與互聯(lián)網(wǎng)連接,設(shè)置一個(gè)固定的郵箱地址或qq號(hào)碼,向公司企業(yè)管理部、公司及分公司辦公室傳遞信息。

4.2.2企業(yè)管理部定期發(fā)布各部門、分公司的郵箱地址或qq號(hào)碼,文件發(fā)放均以該郵箱地址為收件人,分公司主管文件人員建立各項(xiàng)目的郵箱地址,并以此郵箱地址為收件人進(jìn)行文件發(fā)放。

4.2.3公司各部門、分公司、項(xiàng)目部均明確一名文件管理員,每天必須查看郵箱,在5日內(nèi)完成文件的傳遞工作。

4.2.4各職能部門規(guī)章制度方面的文件按照企業(yè)管理部確定的郵箱地址進(jìn)行發(fā)放,并向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)放一份紙質(zhì)文件。

4.2.5日常通知類文件可在e四建網(wǎng)頁(yè)上公布,對(duì)需要在網(wǎng)上發(fā)布的文件,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由編制部門通過企業(yè)管理部在公司網(wǎng)頁(yè)上發(fā)布,網(wǎng)管員以飛信平臺(tái)的形式通知各單位辦公室及各部門,防止沒有接到通知延誤工作。

4.2.6各職能部門及各單位收到電子文件后,要及時(shí)給發(fā)文部門回復(fù)確認(rèn)文件收悉情況。

4.2.7企業(yè)管理手冊(cè)、規(guī)章制度文件或需企業(yè)管理保密的電子文件,以郵件形式發(fā)放,或在e四建網(wǎng)頁(yè)上設(shè)置公司內(nèi)部文件平臺(tái),設(shè)置密碼,只有公司內(nèi)部人員方可登陸。

4.2.8公司各部門和分公司辦公室接到文件后,文件管理員填寫《文件傳閱處理單》交主管領(lǐng)導(dǎo)審閱,如需傳閱或轉(zhuǎn)發(fā),批注傳閱或發(fā)放范圍,傳閱人員簽注姓名和時(shí)間,轉(zhuǎn)發(fā)的文件填寫《文件發(fā)放記錄》。

4.2.9分公司主管領(lǐng)導(dǎo)在《文件傳閱處理單》上標(biāo)注電子文件的發(fā)放范圍,文件管理員以發(fā)放組群形式發(fā)放,做好《文件發(fā)放記錄》,收到電子郵件后,接收方要進(jìn)行回復(fù)確認(rèn),發(fā)放方在《文件發(fā)放記錄》中打鉤確認(rèn)。

4.2.10分公司接到電子文件后,及時(shí)向項(xiàng)目部發(fā)放。對(duì)沒有連接網(wǎng)絡(luò)或無電腦的項(xiàng)目部可將文件進(jìn)行拷貝或打印成紙張文件進(jìn)行發(fā)放。發(fā)放部門(科室)填寫《文件發(fā)放記錄》,接收人簽字。

4.2.11各有關(guān)部門、單位可將所需文件從網(wǎng)頁(yè)或郵件中下載,復(fù)制到本地電腦專項(xiàng)文件夾中,建立《文件接收記錄》方便查找。文件管理員對(duì)文件修訂過程進(jìn)行跟蹤,確保使用文件處獲得有效版本。

4.2.12企業(yè)管理手冊(cè)分為受控和非受控,提供給認(rèn)證中心和公司內(nèi)部使用要對(duì)其修訂狀態(tài)進(jìn)行管理,提供給建設(shè)單位或社會(huì)有關(guān)部門的文件為非受控版本。

4.2.13凡對(duì)體系運(yùn)行具有關(guān)鍵作用的崗位,都應(yīng)得到或?qū)W習(xí)適用文件。

4.2.14 接收到文件的部門、分公司、項(xiàng)目部利用每周會(huì)議學(xué)習(xí)文件有關(guān)內(nèi)容,并做好會(huì)議紀(jì)要。

4.3文件的評(píng)審

4.3.1在管理評(píng)審輸入資料中,各職能部門對(duì)主管的文件提出評(píng)審意見。

4.3.2 企業(yè)管理部每年對(duì)管理性文件組織評(píng)審,需修訂或更新的在企業(yè)管理手冊(cè)中進(jìn)行修改。

4.4文件的修訂、更新、作廢

4.4.1文件起草部門對(duì)電子文件進(jìn)行修訂時(shí),重新起草文件,并用紅顏色字體標(biāo)明修改部位,經(jīng)審批后,標(biāo)明原文件作廢或修訂狀態(tài),進(jìn)行發(fā)放。

4.4.2 對(duì)文本文件修改時(shí),填寫《文件更改通知單》,經(jīng)審批后按照原文件發(fā)放范圍發(fā)放。

4.4.3當(dāng)文件修訂或更新時(shí),及時(shí)進(jìn)行發(fā)放管理,通知原文件管理員更換原有文件。

4.4.4 文件作廢時(shí),在紙張文件上注明作廢,作廢的電子文件及時(shí)從有效文件夾中撤出,在文件接收記錄中標(biāo)識(shí)作廢。

4.5 文件的存檔

4.5.1文件起草部門、公司辦公室各存留一份蓋有紅章的正式文件,人事任免文件打印5份紙質(zhì)文件,分別由人力資源部留一份,個(gè)人檔案裝一份,用人單位存一份,辦公室留存兩份。

4.5.2分公司辦公室對(duì)接到的電子文件輸出一份紙張文件,進(jìn)行傳閱、學(xué)習(xí)并存檔。

4.6網(wǎng)頁(yè)的維護(hù)

4.6.1企業(yè)管理部負(fù)責(zé)對(duì)公司網(wǎng)站進(jìn)行維護(hù),確保網(wǎng)絡(luò)暢通。

4.6.2企業(yè)管理部積極宣傳公司網(wǎng)站,在各種雜志、文件中體現(xiàn)公司網(wǎng)址。

4.7文件的編號(hào)和排版

4.7.1 公司文件分為企業(yè)管理手冊(cè)、紅頭文件、便函文件、黨委文件、工會(huì)文件等類型。

4.7.2公司紅頭文件按照傳統(tǒng)文件編碼由經(jīng)理辦公室統(tǒng)一編號(hào)。(如晉四建×字[××××]××號(hào))

4.7.3 公司便函文件編碼由經(jīng)理辦公室統(tǒng)一編號(hào)。(如晉四建函[××××]××號(hào))

4.7.4黨委文件、工會(huì)文件紅頭采用本系統(tǒng)的編號(hào)方法。

4.7.5各部門編制的電子版文件按附錄要求格式設(shè)置。

4.7.6分公司文件編號(hào)采用sj/×f××-20××。

4.8文件管理的其他要求

4.8.1各部門報(bào)刊、信件由專人領(lǐng)取分發(fā)。凡屬領(lǐng)導(dǎo)親啟的函件,要交領(lǐng)導(dǎo)拆封。其它行政信函由公司辦公室主任或秘書拆封,對(duì)外來已拆封的文件拒絕簽收。

4.8.2搞好企業(yè)內(nèi)外文件、信件的收發(fā)和傳遞工作。對(duì)急件隨接隨送,立即處理,不得積壓拖延時(shí)間。做到登記清楚,不丟失,不拆封,收件人必須有簽字。對(duì)帶有編號(hào)的外來件,收發(fā)登記后再予分發(fā)。

4.8.3凡以企業(yè)名義發(fā)出的文件,要按文稿格式擬稿。經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審查同意簽字后,由辦公室主任核稿登記打印,核準(zhǔn)無誤后方準(zhǔn)發(fā)出。

4.8.4文件起草部門、分公司、項(xiàng)目部均要留存各種文件審批底稿,并報(bào)辦公室留存蓋章后正式文稿一份。

4.8.5除中心組學(xué)習(xí)及黨政聯(lián)席會(huì)會(huì)議等重要會(huì)議的紀(jì)要外,其它會(huì)議紀(jì)要以電子版文件形式下發(fā),由文件起草部門按照公司企業(yè)管理部公布的各部門、各單位郵件地址發(fā)放,在公司大屏幕滾動(dòng)通知文件管理員通過電子郵箱查閱、傳遞,各單位或各部門收到文件后,要及時(shí)給發(fā)文部門回復(fù)確認(rèn)文件收悉情況。

4.8.6除存檔的紙張文件外,均應(yīng)使用已單面使用過的廢棄紙張,包括呈送公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的紙質(zhì)文件。

4.8.7公司、分公司、項(xiàng)目部對(duì)接收到的建設(shè)單位、監(jiān)理單位、政府和其他相關(guān)部門的通知、來往函件及文件進(jìn)行編目管理,并及時(shí)向相關(guān)部門傳遞信息。

4.8.8所有的會(huì)議紀(jì)要均要寫明時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參加人、請(qǐng)假人及缺席情況,要寫明會(huì)議主要內(nèi)容及會(huì)議安排事項(xiàng)。

4.8.9所有文件均應(yīng)反映出文件名稱、審批過程、編制單位、編制日期的內(nèi)容。

5.記錄

5.1 文件接收記錄

5.2 文件發(fā)放記錄

5.3 文件傳閱處理單

5.4 文件更改通知單

6.流程圖

第14篇 某裝飾公司文件管理禁令

裝飾公司文件管理禁令

為使公司經(jīng)營(yíng)過程中,學(xué)法、用法、懂法,用法制觀念貫穿工作全過程,保護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益,嚴(yán)肅重申如下問題:

1、對(duì)外所有文書必須呈總經(jīng)理簽發(fā)方能加章發(fā)出,并留復(fù)印件進(jìn)歸類檔案。

2、外單位文書在總經(jīng)理未簽署意見之前,不得在文書上寫任何意見及字樣,總經(jīng)理簽發(fā)后,原件存檔,部門留復(fù)印件備用。

3、所有合同起草和規(guī)定格式文本的合同打印填寫好后,由總經(jīng)理簽發(fā)方能加章、實(shí)施。在實(shí)施過程中如有變更及修改,必須由總經(jīng)理認(rèn)可,不得自作主張和發(fā)出。

4、辦理手續(xù)根據(jù)總經(jīng)理簽署的意見加章后,必須按文書內(nèi)容填寫規(guī)定的記錄本中,并簽好用章人姓名,予以備查。

5、辦公室公章的管理(包括所有印章),必須有非常嚴(yán)謹(jǐn)和嚴(yán)格管理,嚴(yán)格按程序加章使用,任何人不得隨心所欲。

6、特殊情況和總經(jīng)理外出時(shí),急需加章和處理的文書,需向總經(jīng)理按原文匯報(bào),經(jīng)總經(jīng)理同意后,由辦公室主任簽字和加章、發(fā)出,并留復(fù)印件存檔,待總經(jīng)理回公司后,交呈至總經(jīng)理閱知。

7、對(duì)外文書,一旦簽發(fā)后,須速反饋結(jié)果等工作情況。

以上總經(jīng)理令必須堅(jiān)決執(zhí)行,如有違規(guī),則追究違規(guī)人的法律責(zé)任和經(jīng)濟(jì)責(zé)任。

第15篇 建筑公司文件管理員職責(zé)

建筑工程公司文件管理員職責(zé)

1辦公室確定專人負(fù)責(zé)文件收、發(fā)管理工作,并規(guī)定相應(yīng)的職責(zé)。

2收到的文件、傳真和其他與公司有關(guān)的原始資料后,要分清類別、等級(jí)、重要程度等,做好登記。然后及時(shí)轉(zhuǎn)交給文件簽收人,并將文件緊急情況、時(shí)限要求等有關(guān)事宜向接收人交代清楚。

3收到應(yīng)上傳給總經(jīng)理的文件、資料、傳真、信件等要及時(shí)轉(zhuǎn)交到總經(jīng)理助理處,介紹清楚緊急情況、時(shí)限要求等有關(guān)事宜,然后由總經(jīng)理助理做出審驗(yàn)簽收。

4收到應(yīng)轉(zhuǎn)交給各部門的文件、資料等,由各部門負(fù)責(zé)人審驗(yàn)簽收,部門負(fù)責(zé)人外出時(shí),由其他人代收并做好登記。

5辦公室人員在收到文件后要復(fù)印該文件以做好備份、存檔等工作,并做好保密工作。

6收到領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)的文件通知等要及時(shí)準(zhǔn)確的轉(zhuǎn)交或通知各部門負(fù)責(zé)人或其他相關(guān)人員,并做好備份、存檔、保密工作。

7收到各部門簽發(fā)的文件時(shí),首先要復(fù)印存檔,然后按文件要求的送達(dá)地點(diǎn)、送達(dá)部門、送達(dá)人、送達(dá)件數(shù)等及時(shí)送達(dá)給收件人并做好登記。

8收到文件后須由有關(guān)負(fù)責(zé)人簽署分發(fā)意見,若需呈交給多個(gè)部門,要做好數(shù)量統(tǒng)計(jì)工作,然后再?gòu)?fù)印、分發(fā)文件,原件要妥善保管或交付利害關(guān)系人收存,并做好相應(yīng)地登記工作。

9失去存檔意義或保存價(jià)值的文件和資料等,經(jīng)過鑒定無誤后交辦公室主任簽字批準(zhǔn)后,由兩人以上銷毀。