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物業(yè)信息管理制度是一套旨在規(guī)范物業(yè)管理中信息收集、處理、存儲和使用的規(guī)則體系。它涵蓋了從日常運營到客戶服務，從設施管理到財務報告的各個方面，確保信息的準確、完整和安全。
包括哪些方面
1. 信息采集與更新：規(guī)定了如何定期收集業(yè)主和租戶信息，以及如何及時更新物業(yè)設施的狀態(tài)和維修記錄。
2. 信息安全與保護：設定數據保護措施，防止信息泄露，確保業(yè)主隱私權。
3. 信息共享與交流：明確內部部門間信息傳遞的流程和責任，以及對外溝通的規(guī)范。
4. 信息系統(tǒng)管理：包括物業(yè)管理軟件的使用、維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。
5. 信息報告與分析：規(guī)定各類報表的制作和分析流程，以支持決策制定。
6. 培訓與執(zhí)行：設立培訓機制，確保員工理解和遵守制度，同時設有違規(guī)處理機制。
重要性
物業(yè)信息管理制度的重要性不容忽視：
1. 提高效率：統(tǒng)一的信息管理流程能提升物業(yè)工作的效率，減少溝通成本。
2. 保障業(yè)主權益：保護業(yè)主信息的安全，增強業(yè)主的信任感。
3. 規(guī)避風險：避免因信息管理不當導致的法律糾紛，維護公司聲譽。
4. 優(yōu)化服務：通過數據分析，改進服務質量和響應速度，提升客戶滿意度。
方案
1. 制定詳細的操作手冊：編寫清晰、全面的操作指南，涵蓋所有信息管理環(huán)節(jié)。
2. 定期審計：進行定期的信息系統(tǒng)審核，檢查制度執(zhí)行情況，及時調整和完善。
3. 引入技術手段：利用現代信息技術，如云計算和大數據，提升信息管理的智能化水平。
4. 強化員工培訓：定期舉辦培訓課程，確保員工掌握最新信息管理知識和技能。
5. 建立反饋機制：鼓勵員工和業(yè)主提出改進建議，持續(xù)優(yōu)化信息管理制度。
通過上述方案的實施，物業(yè)信息管理制度將更好地服務于物業(yè)管理，推動業(yè)務的高效、有序進行。
物業(yè)信息管理制度范文
第1篇 物業(yè)管理突發(fā)事件信息報告制度
物業(yè)管理公司突發(fā)事件信息報告制度
第一條各部門、管理處要進一步落實責任,尤其保安部、工程維修部要牽頭,加強安全文明生產管理、消防管理、設備管理的宣傳教育工作,防患于未然,避免重大突發(fā)性事件的發(fā)生。重大突發(fā)性事件發(fā)生后,要及時采取應急、補救措施,迅速高效處理好,把損失和影響控制在最小的范圍內。
第二條各部門、管理處若有動態(tài)信息或發(fā)生重大突發(fā)性事件,必須按要求及時上報相關信息,凡隱瞞不報或未按要求及時上報的,一經發(fā)現將按有關制度嚴處,導致事態(tài)擴大或影響惡化的,將追究相關人員的責任。
第三條報告范圍:
1.動態(tài)信息,須是發(fā)生在本部門、管理處的事件,包括經營、決策、創(chuàng)新、技改、好人好事、時事等
2.事件、案件,
1)失火事件,在管理范圍內因各種原因引起的失火事件;
2)失竊事件,公司范圍內有公物等失竊,造成一定損失的;小區(qū)業(yè)主、
后勤服務處住戶的財物失竊,造成一定損失的;
3)業(yè)主、住戶有損壞公共財物現象或威脅、侮辱、毆打工作人員,妨礙工作秩序,擾亂正常生產經營活動的各種事件;
4)任何員工受到威脅、恐嚇、侮辱、毆打、圍攻的。
5)員工打架斗毆,情節(jié)嚴重,導致人員受傷的;
3.事故類:
1)發(fā)生工傷事故,造成員工受傷的,員工上下班途中在主要必經路線發(fā)生交通事故,造成受傷的;
2)員工因公外出期間遭受交通事故或其他意外事故的;
3)車輛發(fā)生車禍、扣押,造成一定損失的;
4)損失在500元以上的設備損壞、材料報損等事故;
4.遇臺風、暴雨、水災等自然災害,造成一定損失或人員受傷的;
5.其它損失較大或影響較大的突發(fā)性事件,以及突然發(fā)生,事態(tài)一旦擴大影響大、后果嚴重的事件。
6.未達到報告范圍,但發(fā)生地點敏感,人員身份特殊,或持續(xù)時間較長,影響較大的事件,如記者進入小區(qū)采訪等敏感事件。
第四條報告要求:
1.動態(tài)信息,動態(tài)信息要求把事件的要素(時間、地點、人物、事情、結果)表達清楚,為保證動態(tài)信息的時效性,所報信息須是2天內在本部門、管理處發(fā)生的事件;
2.發(fā)生重大、突發(fā)性事件,記者采訪等敏感事件,事態(tài)、損失嚴重,影響較大的,需立即匯報主管部門領導,并須在2小時內將事件發(fā)生的時間、地點、經過、發(fā)展趨勢、已采取的措施及需要幫助解決的問題等情況報公司綜合部或總經理;
3.非重大、特別緊急性事件、事故,各部門可酌情在事后二天內進行匯報給公司綜合部;
4.以上信息、事件都要有臺帳記錄;臺帳記錄按部門、管理處于次月2日前報公司綜合部,綜合部匯總后報總經理。
第2篇 物業(yè)財務財務信息管理制度
物業(yè)財務管理制度之財務信息管理
1、出納信息
a.各現金網點的現金出納在周末和月末要編制《庫存現金盤點表》,帳面現金結存額與庫存現金盤點額要一致。庫存額按現金、借據、未入帳單據等分列,嚴禁白條抵庫。月末《庫存現金盤點表》報分公司經理(管理處主任)和財務部經理審核簽字后報公司主管財務副總裁。
b.財務部、分公司(管理處)出納每月末編制《銀行帳戶存款明細表》,并隨會計報表一同上報公司主管財務副總裁。按月編制各帳戶《銀行存款余額調節(jié)表》,并經財務經理、財務主管審核簽字。
2、財務信息
按月編制《物業(yè)管理收入統(tǒng)計表》、《資產負債表》、《損益表》和《物業(yè)管理成本表》。按季編報《會計報表補充資料表》、《物業(yè)管理成本明細表》、《管理費用表》和《固定資產明細表》。
第3篇 物業(yè)公司信息管理制度怎么寫
物業(yè)公司信息管理制度
(三)
一、本規(guī)范所指的信息包括:
1、公司各類圖紙、方案。
2、行政管理文件信息、財務狀況信息、人事檔案信息、會議紀要信息、工作計劃信息、工作周報、月報信息。
3、各類合同、協議表格樣本信息。
4、各類通知、通報、通告、申請信息。
5、其他各種物業(yè)行業(yè)、咨詢信息。
二、內部信息等級制度
1、各類信息按照所屬種類和涉及范圍分為四個等級。
①絕密信息(一級)。
②機密信息(二級)。
③保密信息(三級)。
④普通級別信息。
2、信息的發(fā)布方式實行降級發(fā)布制度。
降級制度分兩種方式
①直接降級。
即對經過審議通過可以傳達的信息直接對原內容信息級別降級發(fā)布。
②分類降級。
對于公司核心信息原來的信息內容不得降級,可以采取按照工作步驟或者工作性質制定實施細則。
3、信息的傳播保密責任實行責任人制度。
4、絕密信息(一級)指對公司發(fā)展方向、戰(zhàn)略方針、工作目標計劃、財務狀況等信息,以及對項目開發(fā)、工程的施工有重大影響的內部高層信息。
包括此類信息在收集、整理、傳遞、執(zhí)行、反饋、備案整個過程中,尚未通過審議決定向中層管理發(fā)布的所有內部高層信息。
絕密信息(一級)傳達部門:總經理、副總經理、總辦主任、財務經理。
5、機密信息(二級)指通過高層審議向部門經理發(fā)布、提供參考、執(zhí)行的內部信息。
包括在各部門經理間的傳遞、執(zhí)行、反饋、備案過程中的所有內部信息。
機密信息(二級)傳達最低部門:部門經理、主管。
6、保密信息(三級)指各部門管理人員接收的、參考性、執(zhí)行的所有內部信息。
包括信息在公司中層的傳遞、行、反饋、備案過程中的所有內部信息。
保密信息(三級)傳達部門:公司所有管理人員
7、普通信息(四級)指除了公司保密信息以外的公司內部信息。
三、信息管理規(guī)范
1、信息發(fā)布按照標準格式發(fā)布,沒有標準格式的按照通常文書格式發(fā)布。
2、信息發(fā)布標題簡明扼要,要求把握關鍵字。
對于標題發(fā)布人承擔表達清晰準確的責任。
3、信息管理嚴格按照等級制度操作,各級信息要嚴格對非傳達部門保密。
四、信息共享平臺規(guī)范
1、各部門計算機標識以部門名稱命名。
對于同一部門多臺計算機的則依次編號。
2、各部門計算機開設一個普通級別信息共享地址以部門名稱命名。
3、公司集中設立內部公共信息中心,并由信息管理員和檔案管理員進行信息發(fā)布與信息備案管理。
五、信息管理的最終解釋權歸總辦,由總辦負責執(zhí)行。
第4篇 s物業(yè)服務中心信息化管理制度
物業(yè)服務中心信息化管理制度
1目的
為了更好的提高員工工作效率,更便捷地開展工作。
2范圍
適用于ee物業(yè)服務中心信息化管理。
3標準作業(yè)要求
3.1計算機設備管理
3.1.1計算機設備采購
各部門根據實際工作需要提出計算機類設備的口頭采購申請后,交由行政人事專員負責向公司申請采購。
3.1.2計算機設備的變更
3.1.2.1管理崗位由于人員離職或調動,使計算機設備的使用部門或使用人發(fā)生變化時,原使用人必須事先在oa中辦理好設備調動手續(xù)方能離職或調動,由本部門負責人、置業(yè)信息管理部把關。
3.1.2.2對于閑置計算機設備,各部門應及時報行政人事專員做好設備檔案的更改記錄。
3.1.3計算機設備維修管理
計算機維修由置業(yè)信息管理部安排專職維修人員。當使用的電腦出現故障而自己無法維修時,請聯系該電腦維修人員。若有維修人員確實無法解決的維修設備,統(tǒng)一由置業(yè)信息管理部送專業(yè)維修中心修理,任何部門不得私自送外維修。
3.1.4計算機設備的使用
3.1.4.1所有計算機設備及網絡資源是公司的財產,是提供給員工只用作在符合公司規(guī)定范圍內使用,偶爾對一些合理的,但非業(yè)務目的情況下使用是允許的,但必須確保沒有濫用和不正當的使用。
3.1.4.2公司保留了在沒有征求員工同意情況下,在任何時候監(jiān)督計算機設備及網絡資源使用的權利,包括但不限于監(jiān)督員工上網。
3.1.4.3正當使用的例子包括花費5分鐘的時間偶爾地查看社會新聞,股票價格等信息,但不包括以下濫用和不正當使用:
a)進入、下載、打印或傳播違法的、無職業(yè)道德的、侮辱性的、色情的、欺騙性的材料或信息;
b)沒有征求他人的同意,進入另一個同事的電腦,或由于正當業(yè)務需要而沒有征得部門領導同意,使用同事電腦;
c)在沒有來自知識產權所有者的正式授權或向其付款的情況下下載、使用或分發(fā)其有版權的材料;
d)利用公司的計算機設備和網絡資源去發(fā)送垃圾電子郵件或其他個人的大量與業(yè)務無關的郵件。
3.1.5計算機設備的報廢
根據公司財務管理制度中的報廢(報損)處理及出售制度進行。
3.2信息化使用規(guī)范
3.2.1所有計算機設備是公司的財產,所有員工要愛護計算機設備,未經允許,不準私自拆裝計算機設備。
3.2.2計算機使用人遇到軟、硬件上的使用問題,應立即通知維護人員或計算機管理人員,以免造成數據破壞或丟失。
3.2.3禁止在公司電腦上安裝與工作無關的程序,非授權部門禁止用電腦播放視頻文件。不準上網聊天、打游戲、觀看或下載電影、音樂及瀏覽與工作無關的內容等。
3.2.4禁止在公司電腦上安裝攻擊類軟件、黑客軟件、木馬程序、qq、msn等其他與工作無關的軟件。
3.2.5計算機使用人應嚴格按照信息管理部分配的ip地址進行設置,不得私自修改計算機上的ip地址,更不能盜用別人的ip地址。未經信息管理部同意,不得私自設置代理服務器。
3.2.6計算機使用人員應建立起對自己使用的電腦及其他應用軟件的密碼安全保護意識。
3.2.7計算機使用人員必須對公司所有計算機數據進行保密,不準向外單位泄露。
3.2.8禁止擅自對外發(fā)表有關公司的包含誹謗、錯誤、誤導性的信息,禁止利用公司計算機設備及網絡資源去從事公司以外的業(yè)務的其他不符合或違背公司利益的行為。
3.3oa系統(tǒng)使用規(guī)范
oa辦公自動化系統(tǒng)作為公司辦公自動化平臺,是各部門發(fā)放文件、通知、報告的重要途徑,也是各部門傳遞信息、交流經驗、布置任務的辦公工具,為此oa辦公自動化的規(guī)范使用顯得更為重要。
分類
序號
操作使用規(guī)范
辦公行政模塊
1
不用個人id在文件通知、通報平臺及會議紀要等提案普通級文件。
2
文件發(fā)送必須有嚴格的針對性,不要無理由地擴大或縮小范圍。
3
文件擬稿時主題須明確,要與文件內容相符,并按“關于……的……”格式擬定主題。
4
保密級文件必須用個人id起草并發(fā)放到個人id。
私有信箱
1
私有信箱內不要發(fā)放任何公告及發(fā)放大于5m的附件
2
定時清理私有信箱以保證正常的郵件接收
獎罰平臺
1
減免罰款單的向開具罰單的部門負責人及上級領導進行審批,不得發(fā)往其他無審批權限的領導處。
2
對于承包、研發(fā)、項目提成等保密獎勵單應選擇保密類。
其他
1
下發(fā)文件、私有信箱、代辦中心、滾動條為每天必看模塊。
2
對已下發(fā)的文件打報告要求刪除或修改,須總裁辦主任審批。
3
要求信箱管理部修改流轉中的文件狀態(tài)或內容的需通過報告審批方式(除系統(tǒng)故障外)。
4
員工離職或崗位調動確認后請在3天內按規(guī)定辦理信息系統(tǒng)權限審批單。
5
相應模塊或表單流轉的管理部門應對模塊的流程操作規(guī)范性負責。
6
各擬稿人需在規(guī)定模塊內按照模塊內相關規(guī)定、備注要求處理相應業(yè)務。
7
oa系統(tǒng)模塊產生故障,應第一時間通知置業(yè)信息管理部。
4質量要求
4.1各部門員工須嚴格執(zhí)行本制度,以此為前提開展工作。
5記錄表單
無
第5篇 物業(yè)服務中心信息化管理制度
物業(yè)服務中心信息化管理制度
1目的
為了更好的提高員工工作效率,更便捷地開展工作。
2范圍
適用于ee物業(yè)服務中心信息化管理。
3. 標準作業(yè)要求3.1計算機設備管理3.
1.1計算機設備采購
各部門根據實際工作需要提出計算機類設備的口頭采購申請后,交由行政人事專員負責向公司申請采購。
3.1.2計算機設備的變更3.
1.2.1 管理崗位由于人員離職或調動,使計算機設備的使用部門或使用人發(fā)生變化時,原使用人必須事先在oa中辦理好設備調動手續(xù)方能離職或調動,由本部門負責人、置業(yè)信息管理部把關。
3.1.2.2 對于閑置計算機設備,各部門應及時報行政人事專員做好設備檔案的更改記錄。
3.1.3計算機設備維修管理
計算機維修由置業(yè)信息管理部安排專職維修人員。
當使用的電腦出現故障而自己無法維修時,請聯系該電腦維修人員。
若有維修人員確實無法解決的維修設備,統(tǒng)一由置業(yè)信息管理部送專業(yè)維修中心修理,任何部門不得私自送外維修。
3.1.4計算機設備的使用3.
1.4.1 所有計算機設備及網絡資源是公司的財產,是提供給員工只用作在符合公司規(guī)定范圍內使用,偶爾對一些合理的,但非業(yè)務目的情況下使用是允許的,但必須確保沒有濫用和不正當的使用。
3.1.4.2 公司保留了在沒有征求員工同意情況下,在任何時候監(jiān)督計算機設備及網絡資源使用的權利,包括但不限于監(jiān)督員工上網。
3.1.4.3 正當使用的例子包括花費5分鐘的時間偶爾地查看社會新聞,股票價格等信息,但不包括以下濫用和不正當使用:
a)進入、下載、打印或傳播違法的、無職業(yè)道德的、侮辱性的、色情的、欺騙性的材料或信息;
b)沒有征求他人的同意,進入另一個同事的電腦,或由于正當業(yè)務需要而沒有征得部門領導同意,使用同事電腦;
c)在沒有來自知識產權所有者的正式授權或向其付款的情況下下載、使用或分發(fā)其有版權的材料;
d)利用公司的計算機設備和網絡資源去發(fā)送垃圾電子郵件或其他個人的大量與業(yè)務無關的郵件。
3.1.5計算機設備的報廢
根據公司財務管理制度中的報廢(報損)處理及出售制度進行。
3. 2信息化使用規(guī)范
3.2.1 所有計算機設備是公司的財產,所有員工要愛護計算機設備,未經允許,不準私自拆裝計算機設備。
3.2.2 計算機使用人遇到軟、硬件上的使用問題,應立即通知維護人員或計算機管理人員,以免造成數據破壞或丟失。
3.2.3 禁止在公司電腦上安裝與工作無關的程序,非授權部門禁止用電腦播放視頻文件。
不準上網聊天、打游戲、觀看或下載電影、音樂及瀏覽與工作無關的內容等。
3.2.4 禁止在公司電腦上安裝攻擊類軟件、黑客軟件、木馬程序、qq、msn等其他與工作無關的軟件。
3.2.5 計算機使用人應嚴格按照信息管理部分配的ip地址進行設置,不得私自修改計算機上的ip地址,更不能盜用別人的ip地址。
未經信息管理部同意,不得私自設置代理服務器。
3.2.6 計算機使用人員應建立起對自己使用的電腦及其他應用軟件的密碼安全保護意識。
3.2.7 計算機使用人員必須對公司所有計算機數據進行保密,不準向外單位泄露。
3.2.8 禁止擅自對外發(fā)表有關公司的包含誹謗、錯誤、誤導性的信息,禁止利用公司計算機設備及網絡資源去從事公司以外的業(yè)務的其他不符合或違背公司利益的行為。
3. 3oa系統(tǒng)使用規(guī)范
oa辦公自動化系統(tǒng)作為公司辦公自動化平臺,是各部門發(fā)放文件、通知、報告的重要途徑,也是各部門傳遞信息、交流經驗、布置任務的辦公工具,為此oa辦公自動化的規(guī)范使用顯得更為重要。
分類
序號
操作使用規(guī)范
辦公行政模塊
1
不用個人id在文件通知、通報平臺及會議紀要等提案普通級文件。
2
文件發(fā)送必須有嚴格的針對性,不要無理由地擴大或縮小范圍。
3.文件擬稿時主題須明確,要與文件內容相符,并按“關于……的……”格式擬定主題。
4
保密級文件必須用個人id起草并發(fā)放到個人id。
私有信箱
1
私有信箱內不要發(fā)放任何公告及發(fā)放大于5m的 2
定時清理私有信箱以保證正常的郵件接收
獎罰平臺
1
減免罰款單的向開具罰單的部門負責人及上級領導進行審批,不得發(fā)往其他無審批權限的領導處。
2
對于承包、研發(fā)、項目提成等保密獎勵單應選擇保密類。
其他
1
下發(fā)文件、私有信箱、代辦中心、滾動條為每天必看模塊。
2
對已下發(fā)的文件打報告要求刪除或修改,須總裁辦主任審批。
3.要求信箱管理部修改流轉中的文件狀態(tài)或內容的需通過報告審批方式(除系統(tǒng)故障外)。
4
員工離職或崗位調動確認后請在3天內按規(guī)定辦理信息系統(tǒng)權限審批單。
5相應模塊或表單流轉的管理部門應對模塊的流程操作規(guī)范性負責。
6
各擬稿人需在規(guī)定模塊內按照模塊內相關規(guī)定、備注要求處理相應業(yè)務。
7
oa系統(tǒng)模塊產生故障,應第一時間通知置業(yè)信息管理部。
4質量要求
4.1各部門員工須嚴格執(zhí)行本制度,以此為前提開展工作。
5記錄表單
無
第6篇 物業(yè)管理公司內部溝通信息交流程序
物業(yè)管理公司內部溝通與信息交流程序
1.0目的:
建立各部門及職員與領導之間的溝通渠道,并形成制度,加強信息交流。
2.0適用范圍:
公司內部溝通與信息交流。
3.0職責
3.1綜合事務部負責公司通知制度、例會制度的管理與實施;
3.2綜合事務部負責職員提議及申訴制度的管理、實施。
3.3各部門負責人負責本部門通知制度、例會制度及職員提議及申訴制度的管理;
4.0程序
4.1例會制度
4.1.1總經理組織各部門負責人于每周一召開例會,對上周工作進行總結,對本周工作予以布署。
4.1.2各部門在公司例會召開前自行召開本部門工作例會,對本部門本周的工作進行總結,下周工作進行布置。
4.1.3公司例會由綜合事務部負責形成會議記錄,保存期限為一年。
4.1.4各部門例會由部門負責人指定人員做會議記錄,保存期限為一年。
4.2通知制度
4.2.1通知的形式有電話和書面等形式。
4.2.2客戶服務中心發(fā)布的書面通知,落款處應加蓋客戶服務部章。
4.2.3公司發(fā)布的書面通知,落款處應加蓋公司章。
4.2.4綜合事務部和客戶服務中心對通知的原件存檔,保存期限為一年。
4.3職員提議及申訴制度
4.3.1當事人填寫《職員提議、申訴表》,把該單提交其直接上級。
4.3.2當事人的直接上級受理后須在一周內給予明確回復。
4.3.3若超過一周未予回復的或當事人對處理結果有異議的,當事人可直接向綜合事務部提交《職員提議、申訴表》。
4.3.4綜合事務部受理后于一周內做出處理。
4.3.5各相關部門對以上記錄予以存檔。
5.0支持性工具
《職員提議、申訴表》
《會議記錄》
編制:審核:批準:日期:
第7篇 物業(yè)項目業(yè)主信息管理制度-3
物業(yè)項目業(yè)主信息管理制度(三)
1、管家負責區(qū)域內業(yè)主服務檔案的收集、匯總、信息更新;
2、管家助理負責統(tǒng)計每日業(yè)主領房、入住、整改、裝修備案、服務信息的整理并錄入物業(yè)管理軟件,集中交房起六個月內每周、之后每月以“信息簡報”的 形式通報各部門;
3、業(yè)主的信息以紙質和電子檔案形式存放于管家助理處,專人保管。其中, 電子文檔必須設密碼,不得拷備,紙質文檔不得復印。
4、 管家必須將負責區(qū)域內業(yè)主的電話保存至工作手機內, 信息保存時需有房 號、業(yè)主姓士尊稱等信息。管家可以獲得各自分管區(qū)域內的紙質業(yè)主檔案。工作 手機必須設置信息加密功能,以免手機丟失外漏業(yè)主資料。
5、監(jiān)控室預留一份業(yè)主清單,供外來人員來訪時聯系之用。該業(yè)主清單只有 房號及業(yè)主姓名二項信息。
6、所有紙質檔案受控發(fā)放,管家部由管家領用,監(jiān)控崗由禮賓部主管領用。
7、管家崗位調、離職時,紙質檔案收回,工作手機收回,由管家部主管負責 監(jiān)督交接。
8、監(jiān)控崗人員調、離職時,紙質檔案由禮賓部主管負責監(jiān)督交接。 注: 業(yè)主檔案管理及歸檔要求, 詳見公司質量體系文件中 《業(yè)主檔案管理規(guī)程》 。
第8篇 物業(yè)公司信息管理制度（三）
物業(yè)公司信息管理制度(三)
一、本規(guī)范所指的信息包括:
1、公司各類圖紙、方案。
2、行政管理文件信息、財務狀況信息、人事檔案信息、會議紀要信息、工作計劃信息、工作周報、月報信息。
3、各類合同、協議表格樣本信息。
4、各類通知、通報、通告、申請信息。
5、其他各種物業(yè)行業(yè)、咨詢信息。
二、內部信息等級制度
1、各類信息按照所屬種類和涉及范圍分為四個等級。
①絕密信息(一級)。
②機密信息(二級)。
③保密信息(三級)。
④普通級別信息。
2、信息的發(fā)布方式實行降級發(fā)布制度。降級制度分兩種方式
①直接降級。即對經過審議通過可以傳達的信息直接對原內容信息級別降級發(fā)布。
②分類降級。對于公司核心信息原來的信息內容不得降級,可以采取按照工作步驟或者工作性質制定實施細則。
3、信息的傳播保密責任實行責任人制度。
4、絕密信息(一級)指對公司發(fā)展方向、戰(zhàn)略方針、工作目標計劃、財務狀況等信息,以及對項目開發(fā)、工程的施工有重大影響的內部高層信息。包括此類信息在收集、整理、傳遞、執(zhí)行、反饋、備案整個過程中,尚未通過審議決定向中層管理發(fā)布的所有內部高層信息。絕密信息(一級)傳達部門:總經理、副總經理、總辦主任、財務經理。
5、機密信息(二級)指通過高層審議向部門經理發(fā)布、提供參考、執(zhí)行的內部信息。包括在各部門經理間的傳遞、執(zhí)行、反饋、備案過程中的所有內部信息。機密信息(二級)傳達最低部門:部門經理、主管。
6、保密信息(三級)指各部門管理人員接收的、參考性、執(zhí)行的所有內部信息。包括信息在公司中層的傳遞、行、反饋、備案過程中的所有內部信息。保密信息(三級)傳達部門:公司所有管理人員
7、普通信息(四級)指除了公司保密信息以外的公司內部信息。
三、信息管理規(guī)范
1、信息發(fā)布按照標準格式發(fā)布,沒有標準格式的按照通常文書格式發(fā)布。
2、信息發(fā)布標題簡明扼要,要求把握關鍵字。對于標題發(fā)布人承擔表達清晰準確的責任。
3、信息管理嚴格按照等級制度操作,各級信息要嚴格對非傳達部門保密。
四、信息共享平臺規(guī)范
1、各部門計算機標識以部門名稱命名。對于同一部門多臺計算機的則依次編號。
2、各部門計算機開設一個普通級別信息共享地址以部門名稱命名。
3、公司集中設立內部公共信息中心,并由信息管理員和檔案管理員進行信息發(fā)布與信息備案管理。
五、信息管理的最終解釋權歸總辦,由總辦負責執(zhí)行。
