在企業(yè)日常運營中，一套完善的辦公用品規(guī)章制度是確保工作效率和資源合理利用的關(guān)鍵。制定這樣的規(guī)章制度，需遵循一定的原則和步驟，以確保其有效性和可行性。
規(guī)章制度包括哪些
1. 定義和分類：明確辦公用品的種類，如文具、辦公設(shè)備、消耗品等，并規(guī)定其使用范圍。
2. 采購管理：包括采購流程、審批權(quán)限、供應(yīng)商選擇標準等，確保采購的透明度和成本控制。
3. 領(lǐng)用和分發(fā)：規(guī)定員工如何申請、領(lǐng)取和歸還辦公用品，防止浪費和濫用。
4. 維護和保養(yǎng)：設(shè)定設(shè)備的保養(yǎng)周期，明確責任部門和個人，延長物品使用壽命。
5. 報廢和更新：設(shè)定辦公用品的報廢標準，以及更新替換的程序。
6. 庫存管理：設(shè)立合理的庫存水平，避免過度積壓或短缺。
作用和意義
規(guī)章制度有助于：
1. 規(guī)范行為：明確員工在使用辦公用品時的行為準則，減少不必要的沖突和誤解。
2. 節(jié)約成本：通過合理分配和使用，降低辦公用品的采購和維護費用。
3. 提升效率：明確的流程和責任分工，提高辦公用品的周轉(zhuǎn)速度，促進工作效率。
4. 保障安全：對于危險品的管理和使用，規(guī)章制度可以確保員工安全。
怎么制定
1. 需求分析：調(diào)查員工需求，了解當前存在的問題，為制度設(shè)計提供依據(jù)。
2. 草擬草案：結(jié)合企業(yè)實際情況，編寫初步的規(guī)章制度。
3. 征求意見：廣泛征求各部門和員工意見，確保制度的公平性和實用性。
4. 修訂完善：根據(jù)反饋進行修訂，直至達成共識。
5. 發(fā)布執(zhí)行：正式發(fā)布制度，進行全員培訓，確保員工理解和遵守。
6. 定期評估：定期評估制度執(zhí)行情況，適時調(diào)整和完善。
辦公用品規(guī)章制度范文
第1篇 辦公用品采購規(guī)章制度
1、為加強制度建設(shè),厲行節(jié)約,制止奢侈浪費,規(guī)范采購行為,強化財政性支出管理,加強支出的準確性和可控性,制定本制度。
2、采購根據(jù)日常工作辦公需要,在財政紀律監(jiān)督下,按照公開、公平、公正的原則進行。
3、采購范圍。
具體包括基本建設(shè)工程支出,購置設(shè)備、車輛、辦公用文化用品等消耗性支出和會議支出,凡需列局財務(wù)的所有辦公經(jīng)費支出項目都屬于本制度規(guī)定的采購范圍(維修車輛、購買汽油按車輛管理制度實行,招待費用按招待管理制度實行)。
4、日常消耗性辦公用品采購的方法和程序。
(1)局領(lǐng)導(dǎo)和各股室根據(jù)業(yè)務(wù)工作需要,提出辦公用品需求計劃,報辦公室匯總;
(2)辦公室將全局辦公用品需求情況報局黨組研究,確定全局辦公用品采購計劃;
方案一:
(3)辦公室將黨組確定的采購計劃通知各股室自行采購;
(4)采購費用憑有稅發(fā)票到局財務(wù)審核,按財務(wù)規(guī)定報銷;
方案二:
(3)由辦公室和財務(wù)室按需求進度統(tǒng)一購買、保管;
(4)局領(lǐng)導(dǎo)和各股室根據(jù)實際使用情況登記領(lǐng)取,領(lǐng)取數(shù)一般不得超過規(guī)定數(shù)額;
(5)費用結(jié)算,憑有稅發(fā)票和采購用品詳單即辦即結(jié)。
5、大宗辦公用品和固定資產(chǎn)采購辦法。
本制度所指固定資產(chǎn)是指使用年限在1年以上或單項價值超過____元的國有資產(chǎn)。
采購辦法:
(1)單項價值在____元(不含)以內(nèi)或采購總額在10000元(不含)以內(nèi)的大宗辦公用品,各股室因工作需要購置的,須先寫出采購申報,注明用品名稱、規(guī)格、型號、用途等具體要求,報業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)簽署意見,報局長同意后,到辦公室登記, 由辦公室和財務(wù)室負責統(tǒng)一采購結(jié)算。
(2)單項價值在____元以上和采購總額在10000元以上的重大采購項目由局黨組集體研究確定,由相關(guān)股室和辦公室、財務(wù)室按財政紀律規(guī)定辦理采購手續(xù),需政府采購的委托區(qū)采購中心統(tǒng)一辦理,由局財務(wù)結(jié)算。
6、計算機及其配套設(shè)備、軟件和其它辦公電子設(shè)備的采購。
該項設(shè)備采購由局黨組以辦公必需為原則研究確定采購目錄(見附錄),凡目錄以外的電子設(shè)備及其配套設(shè)備一律不能采購。
因工作需要增加或減少采購目錄項目,需局黨組研究決定,是否更新采購目錄。
7、固定資產(chǎn)管理安全規(guī)定。
固定資產(chǎn)的安全按照“誰使用、誰保管、誰丟失、誰負責”的原則實行。
(1)計財股對經(jīng)采購的辦公用固定資產(chǎn)進行登記,并明確相應(yīng)的責任人。
固定資產(chǎn)因工作關(guān)系進行移交需將移交清單送一份給計財股備案,辦理責任人變更登記。
(2)責任人對所負責的固定資產(chǎn)必須正確使用,精心愛護,保證固定資產(chǎn)完整性。
不準用辦公用固定資產(chǎn)辦私事。
未經(jīng)許可,不得將固定資產(chǎn)借給外單位或非本機關(guān)工作人員使用。
固定資產(chǎn)出借,應(yīng)由借用人寫出局面借條,明確使用期限,由批準人簽字同意,方能出借。
借用人到期歸還后,責任人應(yīng)對所借資產(chǎn)的完整性進行檢查。
(3)因不正當操作使用,或因個人過失,或因故意損壞,對固定資產(chǎn)造成損壞,責任人或過失人應(yīng)予賠償損失,承擔全部責任。
故意損壞的還應(yīng)責令寫出書面檢查,給予嚴厲批評。
出借后的固定資產(chǎn)造成的損壞由借用人負責賠償。
(4)因保管不善造成固定資產(chǎn)丟失,責任人應(yīng)予賠償,承擔全部責任。
固定資產(chǎn)出借后造成丟失的,由借用人或批準人賠償。
(5)經(jīng)妥善保管后,固定資產(chǎn)發(fā)生被盜的,責任人應(yīng)當寫出情況說明,由黨組研究認定責任。
8、固定資產(chǎn)報廢規(guī)定。
出現(xiàn)下列情況,責任人可以申請報廢:
(1)固定資產(chǎn)已過設(shè)計壽命,確實不能再使用的。
(2)固定資產(chǎn)出現(xiàn)故障后無法修復(fù)的。
(3)因本設(shè)備技術(shù)水平落后,不能與相關(guān)配套設(shè)施配套,而造成事實上不能再使用的。
(4)設(shè)備使用成本過高,超出該設(shè)備自身價值的。
固定資產(chǎn)報廢程序按財務(wù)有關(guān)規(guī)定辦理,由辦公室和財務(wù)室具體負責,統(tǒng)一處理。
附:計算機及其配套設(shè)備、軟件和其它辦公電子設(shè)備采購目錄
一、計算機及配套設(shè)備類
1、整機(筆記本電腦);2、計算機附屬設(shè)備:⑴主機箱、⑵機箱電源、⑶主機板、⑷cpu(中央處理器)、⑸內(nèi)存條、⑹硬盤、⑺顯卡、⑻顯示器、⑼網(wǎng)卡、⑽model、⑾網(wǎng)線、 ⑿鍵盤、⒀鼠標、⒁光驅(qū)(刻錄機)、⒂軟驅(qū)、⒃u盤、⒄數(shù)據(jù)線、⒅電源線、⒆電腦專用桌椅、 ⒇ups、 ;3、計算機配套設(shè)備:⑴打印機、⑵掃描儀、⑶復(fù)印機、⑷速印機、⑸集傳真、掃描、打字等多種功能的一體機⑹ ⑺ ⑻ ;
4、計算機軟件:
(1)辦公必備常用軟件:
①操作系統(tǒng)、②文字圖表處理軟件(word、e__cel、wps等)、③殺毒軟件、④常用壓縮功能軟件;
(2)民政類業(yè)務(wù)專用軟件(一般由上級民政部門統(tǒng)一制作安排);
二、其它辦公電子設(shè)備類
1、電話機;2、傳真機;3、照明設(shè)備;
4、照相機(數(shù)碼照相機);
5、攝相機;
第2篇 辦公用品采購保管規(guī)章制度怎么寫
總則為加強對物資采購的管理,進一步規(guī)范公司辦公用品采購工作,提高采購工作的效益,切實推進公司的廉政建設(shè),根據(jù)我公司實際,現(xiàn)制定本規(guī)定。
第一條 辦公物品購買原則為了統(tǒng)一限量、控制用品規(guī)格以及節(jié)約經(jīng)費開支,所有辦公用品的購買,都應(yīng)由辦公室統(tǒng)一負責。
辦公室要根據(jù)辦公用品庫存量情況以及消耗水平,確定訂購數(shù)量。
第二條 辦公物品訂購方式小型或零星辦公物品的采購要由兩人以上到指定專門商店采購,要選購價格合適、質(zhì)量合格的物品。
大型物品采購可采取公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價和單一來源采購等方式進行。
1、購單件或批量在5萬元以上的物品(低值易耗品除外),應(yīng)采取招標采購。
凡進行公開招標和邀請招標的,應(yīng)成立專項采購工作小組,依法組織實施招投標。
2、凡采用競爭談判或詢價方式的,要組成有申購單位負責人參加的談判小組或詢價小組,在進行市場調(diào)研、多方比較的基礎(chǔ)上,經(jīng)集體討論提出意見,并根據(jù)權(quán)限由相應(yīng)的組織或負責人予以確定。
3、凡采用單一來源采購方式(包括定點采購)的,應(yīng)遵循公開、公平、擇優(yōu)的原則,按照權(quán)限由主管部門與申購單位共同確定供應(yīng)商。
第三條 辦公物品采購過程在辦公用品庫存不多或者有關(guān)部門提出特殊需求的情況下,按照成本最小原則進行訂購。
一、驗貨所采購的辦公用品到貨后,由倉庫管理員按送貨單進行驗收,經(jīng)核對(名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額、質(zhì)量等)無誤后,在送貨單上(一式二聯(lián))簽字驗收,然后將送貨聯(lián)留存歸類,另一送貨回單聯(lián)交送貨人帶回送貨單位做結(jié)算憑據(jù)。
二、付款采購員收到供貨單位發(fā)票后,須查驗訂貨單位合同,核對所記載的發(fā)票內(nèi)容并在發(fā)票背面簽字認可后,攜驗收入庫單結(jié)算發(fā)票以及開列的支付傳票,交主管部門負責人審核簽字后,做好登記,做到帳、卡、物一致,最后交財務(wù)處負責支付或結(jié)算。
記賬聯(lián)由記賬員做記賬憑證并歸檔。
三、 分發(fā)辦公用品原則上由公司統(tǒng)一采購、分發(fā)給各個部門。
用品分發(fā)后作好登記,寫明分發(fā)日期、品名與數(shù)量等。
如有特殊情況,允許各部門在提出“辦公用品購買申請書”的前提下進行采購。
四、保管辦公用品進倉入庫后,倉庫管理員按物品種類、規(guī)格、等級、存放次序、分區(qū)堆碼,不得混亂堆放,并由記賬員按送貨單序號和貨單內(nèi)容在辦公用品收發(fā)存帳冊上進行登錄。
倉庫管理員必須清楚地掌握辦公用品庫存情況,經(jīng)常整理與清掃,必要時要實行防蟲等保全措施。
第四條 辦公物品采購紀律
一、參與物品采購的單位和工作人員,不準參加可能影響公平競爭的任何活動;
不準收取供貨方任何名目的“中介費”、“好處費”;
不準在供貨方報銷任何應(yīng)由個人支付的費用;
不準損害公司利益,徇私,為對方謀取不正當利益。
二、物品采購過程中發(fā)生的“折扣”、“讓利”等款項,應(yīng)首先用于降低采購價格;
確屬難以用于降低采購價格的,一律進入公司財務(wù)帳內(nèi),不得由部門坐收坐支,不得提成給經(jīng)辦人員。
三、對違反規(guī)定的行為,應(yīng)追究有關(guān)責任人紀律責任,由此造成的損失由責任人賠償,并按公司規(guī)定懲處。
第3篇 辦公用品采購規(guī)章制度(范本)
1、為加強制度建設(shè),厲行節(jié)約,制止奢侈浪費,規(guī)范采購行為,強化財政性支出管理,加強支出的準確性和可控性,制定本制度。
2、采購根據(jù)日常工作辦公需要,在財政紀律監(jiān)督下,按照公開、公平、公正的原則進行。
3、采購范圍。具體包括基本建設(shè)工程支出,購置設(shè)備、車輛、辦公用文化用品等消耗性支出和會議支出,凡需列局財務(wù)的所有辦公經(jīng)費支出項目都屬于本制度規(guī)定的采購范圍(維修車輛、購買汽油按車輛管理制度實行,招待費用按招待管理制度實行)。
4、日常消耗性辦公用品采購的方法和程序。(1)局領(lǐng)導(dǎo)和各股室根據(jù)業(yè)務(wù)工作需要,提出辦公用品需求計劃,報辦公室匯總;(2)辦公室將全局辦公用品需求情況報局黨組研究,確定全局辦公用品采購計劃;方案一:(3)辦公室將黨組確定的采購計劃通知各股室自行采購;(4)采購費用憑有稅發(fā)票到局財務(wù)審核,按財務(wù)規(guī)定報銷;方案二:(3)由辦公室和財務(wù)室按需求進度統(tǒng)一購買、保管;(4)局領(lǐng)導(dǎo)和各股室根據(jù)實際使用情況登記領(lǐng)取,領(lǐng)取數(shù)一般不得超過規(guī)定數(shù)額;(5)費用結(jié)算,憑有稅發(fā)票和采購用品詳單即辦即結(jié)。
5、大宗辦公用品和固定資產(chǎn)采購辦法。本制度所指固定資產(chǎn)是指使用年限在1年以上或單項價值超過__元的國有資產(chǎn)。采購辦法:(1)單項價值在__元(不含)以內(nèi)或采購總額在10000元(不含)以內(nèi)的大宗辦公用品,各股室因工作需要購置的,須先寫出采購申報,注明用品名稱、規(guī)格、型號、用途等具體要求,報業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)簽署意見,報局長同意后,到辦公室登記, 由辦公室和財務(wù)室負責統(tǒng)一采購結(jié)算。(2)單項價值在__元以上和采購總額在10000元以上的重大采購項目由局黨組集體研究確定,由相關(guān)股室和辦公室、財務(wù)室按財政紀律規(guī)定辦理采購手續(xù),需政府采購的委托區(qū)采購中心統(tǒng)一辦理,由局財務(wù)結(jié)算。
6、計算機及其配套設(shè)備、軟件和其它辦公電子設(shè)備的采購。該項設(shè)備采購由局黨組以辦公必需為原則研究確定采購目錄(見附錄),凡目錄以外的電子設(shè)備及其配套設(shè)備一律不能采購。因工作需要增加或減少采購目錄項目,需局黨組研究決定,是否更新采購目錄。
7、固定資產(chǎn)管理安全規(guī)定。固定資產(chǎn)的安全按照“誰使用、誰保管、誰丟失、誰負責”的原則實行。(1)計財股對經(jīng)采購的辦公用固定資產(chǎn)進行登記,并明確相應(yīng)的責任人。固定資產(chǎn)因工作關(guān)系進行移交需將移交清單送一份給計財股備案,辦理責任人變更登記。(2)責任人對所負責的固定資產(chǎn)必須正確使用,精心愛護,保證固定資產(chǎn)完整性。不準用辦公用固定資產(chǎn)辦私事。未經(jīng)許可,不得將固定資產(chǎn)借給外單位或非本機關(guān)工作人員使用。固定資產(chǎn)出借,應(yīng)由借用人寫出局面借條,明確使用期限,由批準人簽字同意,方能出借。借用人到期歸還后,責任人應(yīng)對所借資產(chǎn)的完整性進行檢查。(3)因不正當操作使用,或因個人過失,或因故意損壞,對固定資產(chǎn)造成損壞,責任人或過失人應(yīng)予賠償損失,承擔全部責任。故意損壞的還應(yīng)責令寫出書面檢查,給予嚴厲批評。出借后的固定資產(chǎn)造成的損壞由借用人負責賠償。(4)因保管不善造成固定資產(chǎn)丟失,責任人應(yīng)予賠償,承擔全部責任。固定資產(chǎn)出借后造成丟失的,由借用人或批準人賠償。(5)經(jīng)妥善保管后,固定資產(chǎn)發(fā)生被盜的,責任人應(yīng)當寫出情況說明,由黨組研究認定責任。
8、固定資產(chǎn)報廢規(guī)定。出現(xiàn)下列情況,責任人可以申請報廢:(1)固定資產(chǎn)已過設(shè)計壽命,確實不能再使用的。(2)固定資產(chǎn)出現(xiàn)故障后無法修復(fù)的。(3)因本設(shè)備技術(shù)水平落后,不能與相關(guān)配套設(shè)施配套,而造成事實上不能再使用的。(4)設(shè)備使用成本過高,超出該設(shè)備自身價值的。固定資產(chǎn)報廢程序按財務(wù)有關(guān)規(guī)定辦理,由辦公室和財務(wù)室具體負責,統(tǒng)一處理。
附:計算機及其配套設(shè)備、軟件和其它辦公電子設(shè)備采購目錄
一、計算機及配套設(shè)備類
1、整機(筆記本電腦);
2、計算機附屬設(shè)備:⑴主機箱、⑵機箱電源、⑶主機板、⑷cpu(中央處理器)、⑸內(nèi)存條、⑹硬盤、⑺顯卡、⑻顯示器、⑼網(wǎng)卡、⑽model、⑾網(wǎng)線、 ⑿鍵盤、⒀鼠標、⒁光驅(qū)(刻錄機)、⒂軟驅(qū)、⒃u盤、⒄數(shù)據(jù)線、⒅電源線、⒆電腦專用桌椅、 ⒇ups、 ;
3、計算機配套設(shè)備:⑴打印機、⑵掃描儀、⑶復(fù)印機、⑷速印機、⑸集傳真、掃描、打字等多種功能的一體機⑹ ⑺ ⑻ ;
4、計算機軟件:(1)辦公必備常用軟件:①操作系統(tǒng)、②文字圖表處理軟件(word、e_cel、wps等)、③殺毒軟件、④常用壓縮功能軟件;(2)民政類業(yè)務(wù)專用軟件(一般由上級民政部門統(tǒng)一制作安排);
二、其它辦公電子設(shè)備類
1、電話機;2、傳真機;3、照明設(shè)備;4、照相機(數(shù)碼照相機);5、攝相機;
第4篇 辦公用品采購保管規(guī)章制度(范本)
總則
為加強對物資采購的管理,進一步規(guī)范公司辦公用品采購工作,提高采購工作的效益,切實推進公司的廉政建設(shè),根據(jù)我公司實際,現(xiàn)制定本規(guī)定。
第一條 辦公物品購買原則
為了統(tǒng)一限量、控制用品規(guī)格以及節(jié)約經(jīng)費開支,所有辦公用品的購買,都應(yīng)由辦公室統(tǒng)一負責。辦公室要根據(jù)辦公用品庫存量情況以及消耗水平,確定訂購數(shù)量。
第二條 辦公物品訂購方式
小型或零星辦公物品的采購要由兩人以上到指定專門商店采購,要選購價格合適、質(zhì)量合格的物品。
大型物品采購可采取公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價和單一來源采購等方式進行。
1、購單件或批量在5萬元以上的物品(低值易耗品除外),應(yīng)采取招標采購。凡進行公開招標和邀請招標的,應(yīng)成立專項采購工作小組,依法組織實施招投標。
2、凡采用競爭談判或詢價方式的,要組成有申購單位負責人參加的談判小組或詢價小組,在進行市場調(diào)研、多方比較的基礎(chǔ)上,經(jīng)集體討論提出意見,并根據(jù)權(quán)限由相應(yīng)的組織或負責人予以確定。
3、凡采用單一來源采購方式(包括定點采購)的,應(yīng)遵循公開、公平、擇優(yōu)的原則,按照權(quán)限由主管部門與申購單位共同確定供應(yīng)商。
第三條 辦公物品采購過程
在辦公用品庫存不多或者有關(guān)部門提出特殊需求的情況下,按照成本最小原則進行訂購。
一、驗貨
所采購的辦公用品到貨后,由倉庫管理員按送貨單進行驗收,經(jīng)核對(名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額、質(zhì)量等)無誤后,在送貨單上(一式二聯(lián))簽字驗收,然后將送貨聯(lián)留存歸類,另一送貨回單聯(lián)交送貨人帶回送貨單位做結(jié)算憑據(jù)。
二、付款
采購員收到供貨單位發(fā)票后,須查驗訂貨單位合同,核對所記載的發(fā)票內(nèi)容并在發(fā)票背面簽字認可后,攜驗收入庫單結(jié)算發(fā)票以及開列的支付傳票,交主管部門負責人審核簽字后,做好登記,做到帳、卡、物一致,最后交財務(wù)處負責支付或結(jié)算。記賬聯(lián)由記賬員做記賬憑證并歸檔。
三、 分發(fā)
辦公用品原則上由公司統(tǒng)一采購、分發(fā)給各個部門。用品分發(fā)后作好登記,寫明分發(fā)日期、品名與數(shù)量等。如有特殊情況,允許各部門在提出“辦公用品購買申請書”的前提下進行采購。
四、保管
辦公用品進倉入庫后,倉庫管理員按物品種類、規(guī)格、等級、存放次序、分區(qū)堆碼,不得混亂堆放,并由記賬員按送貨單序號和貨單內(nèi)容在辦公用品收發(fā)存帳冊上進行登錄。倉庫管理員必須清楚地掌握辦公用品庫存情況,經(jīng)常整理與清掃,必要時要實行防蟲等保全措施。
第四條 辦公物品采購紀律
一、參與物品采購的單位和工作人員,不準參加可能影響公平競爭的任何活動;不準收取供貨方任何名目的“中介費”、“好處費”;不準在供貨方報銷任何應(yīng)由個人支付的費用;不準損害公司利益,徇私,為對方謀取不正當利益。
二、物品采購過程中發(fā)生的“折扣”、“讓利”等款項,應(yīng)首先用于降低采購價格;確屬難以用于降低采購價格的,一律進入公司財務(wù)帳內(nèi),不得由部門坐收坐支,不得提成給經(jīng)辦人員。
三、對違反規(guī)定的行為,應(yīng)追究有關(guān)責任人紀律責任,由此造成的損失由責任人賠償,并按公司規(guī)定懲處。
第5篇 辦公用品采購保管規(guī)章制度格式怎樣的
總則為加強對物資采購的管理,進一步規(guī)范公司辦公用品采購工作,提高采購工作的效益,切實推進公司的廉政建設(shè),根據(jù)我公司實際,現(xiàn)制定本規(guī)定。
第一條 辦公物品購買原則為了統(tǒng)一限量、控制用品規(guī)格以及節(jié)約經(jīng)費開支,所有辦公用品的購買,都應(yīng)由辦公室統(tǒng)一負責。
辦公室要根據(jù)辦公用品庫存量情況以及消耗水平,確定訂購數(shù)量。
第二條 辦公物品訂購方式小型或零星辦公物品的采購要由兩人以上到指定專門商店采購,要選購價格合適、質(zhì)量合格的物品。
大型物品采購可采取公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價和單一來源采購等方式進行。
1、購單件或批量在5萬元以上的物品(低值易耗品除外),應(yīng)采取招標采購。
凡進行公開招標和邀請招標的,應(yīng)成立專項采購工作小組,依法組織實施招投標。
2、凡采用競爭談判或詢價方式的,要組成有申購單位負責人參加的談判小組或詢價小組,在進行市場調(diào)研、多方比較的基礎(chǔ)上,經(jīng)集體討論提出意見,并根據(jù)權(quán)限由相應(yīng)的組織或負責人予以確定。
3、凡采用單一來源采購方式(包括定點采購)的,應(yīng)遵循公開、公平、擇優(yōu)的原則,按照權(quán)限由主管部門與申購單位共同確定供應(yīng)商。
第三條 辦公物品采購過程在辦公用品庫存不多或者有關(guān)部門提出特殊需求的情況下,按照成本最小原則進行訂購。
一、驗貨所采購的辦公用品到貨后,由倉庫管理員按送貨單進行驗收,經(jīng)核對(名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、金額、質(zhì)量等)無誤后,在送貨單上(一式二聯(lián))簽字驗收,然后將送貨聯(lián)留存歸類,另一送貨回單聯(lián)交送貨人帶回送貨單位做結(jié)算憑據(jù)。
二、付款采購員收到供貨單位發(fā)票后,須查驗訂貨單位合同,核對所記載的發(fā)票內(nèi)容并在發(fā)票背面簽字認可后,攜驗收入庫單結(jié)算發(fā)票以及開列的支付傳票,交主管部門負責人審核簽字后,做好登記,做到帳、卡、物一致,最后交財務(wù)處負責支付或結(jié)算。
記賬聯(lián)由記賬員做記賬憑證并歸檔。
三、 分發(fā)辦公用品原則上由公司統(tǒng)一采購、分發(fā)給各個部門。
用品分發(fā)后作好登記,寫明分發(fā)日期、品名與數(shù)量等。
如有特殊情況,允許各部門在提出“辦公用品購買申請書”的前提下進行采購。
四、保管辦公用品進倉入庫后,倉庫管理員按物品種類、規(guī)格、等級、存放次序、分區(qū)堆碼,不得混亂堆放,并由記賬員按送貨單序號和貨單內(nèi)容在辦公用品收發(fā)存帳冊上進行登錄。
倉庫管理員必須清楚地掌握辦公用品庫存情況,經(jīng)常整理與清掃,必要時要實行防蟲等保全措施。
第四條 辦公物品采購紀律
一、參與物品采購的單位和工作人員,不準參加可能影響公平競爭的任何活動;
不準收取供貨方任何名目的“中介費”、“好處費”;
不準在供貨方報銷任何應(yīng)由個人支付的費用;
不準損害公司利益,徇私,為對方謀取不正當利益。
二、物品采購過程中發(fā)生的“折扣”、“讓利”等款項,應(yīng)首先用于降低采購價格;
確屬難以用于降低采購價格的,一律進入公司財務(wù)帳內(nèi),不得由部門坐收坐支,不得提成給經(jīng)辦人員。
三、對違反規(guī)定的行為,應(yīng)追究有關(guān)責任人紀律責任,由此造成的損失由責任人賠償,并按公司規(guī)定懲處。
