有哪些
資料檔案管理制度主要包括以下幾個(gè)核心部分：
1. 檔案分類與編碼：建立統(tǒng)一的檔案分類體系，確保各類文件有序歸檔。
2. 收集與整理：明確檔案收集的時(shí)間節(jié)點(diǎn)和方式，規(guī)定整理流程。
3. 存儲(chǔ)與保護(hù)：規(guī)定檔案的存儲(chǔ)環(huán)境、保護(hù)措施及期限。
4. 利用與借閱：設(shè)立借閱規(guī)則，保障檔案的安全使用。
5. 更新與廢棄：明確檔案更新的標(biāo)準(zhǔn)和廢棄程序。
6. 安全管理：包括防火、防盜、防潮、防損等安全措施。
7. 信息化管理：運(yùn)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案電子化和數(shù)字化管理。
實(shí)施細(xì)則
1. 檔案分類與編碼：依據(jù)公司業(yè)務(wù)性質(zhì)，將檔案分為財(cái)務(wù)、人事、項(xiàng)目等類別，每個(gè)類別賦予獨(dú)特編碼，便于檢索。
2. 收集與整理：各部門需每月定期提交相關(guān)文件，由檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一整理，確保文件完整無缺。
3. 存儲(chǔ)與保護(hù)：檔案應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、避光的環(huán)境中，定期檢查防潮、防蟲設(shè)施，重要文件需雙備份存放。
4. 利用與借閱：員工需填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，由檔案管理員辦理借閱手續(xù)，借閱期間不得涂改、損壞文件。
5. 更新與廢棄：每年進(jìn)行一次檔案清理，過期、無效文件按流程進(jìn)行銷毀，重要文件更新后應(yīng)及時(shí)替換舊版。
6. 安全管理：設(shè)置檔案室門禁系統(tǒng)，非授權(quán)人員不得入內(nèi)；定期進(jìn)行安全演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。
7. 信息化管理：建立檔案管理系統(tǒng)，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，實(shí)現(xiàn)線上查閱，提高工作效率。
上墻內(nèi)容
1. "檔案管理制度，人人遵守，共同維護(hù)資料安全。"
2. "檔案分類清晰，編碼準(zhǔn)確，便于快速查找。"
3. "借閱須審批，保護(hù)檔案，如同保護(hù)公司資產(chǎn)。"
4. "嚴(yán)禁擅自修改、銷毀檔案，違規(guī)者將受到紀(jì)律處分。"
5. "定期清理過期檔案，保持檔案庫整潔有序。"
6. "利用信息化手段，提升檔案管理效率。"
7. "檔案安全，人人有責(zé)，共同守護(hù)公司知識(shí)財(cái)產(chǎn)。"
通過以上制度的實(shí)施，我們旨在建立一個(gè)高效、安全、有序的資料檔案管理體系，為公司的日常運(yùn)營和長期發(fā)展提供有力支持。
資料檔案管理制度范文
第1篇 房地產(chǎn)案場資料檔案管理辦法
案場資料檔案管理辦法
1.案場資料按其保密性分為三個(gè)類別:
a類為內(nèi)部機(jī)密資料:包括銷控、日?qǐng)?bào)、周報(bào)、月報(bào)、售足簽退文件夾、已購、未購表等,可閱范圍為案場經(jīng)理,銷售主管;
b類為內(nèi)部資料:可閱范圍為案場內(nèi)工作人員。
c類為一般性資料。
2.未經(jīng)允許,案場人員不得翻閱公司內(nèi)部資料(包括公司書籍、培訓(xùn)資料)或復(fù)印、外泄內(nèi)部資料。
3.個(gè)人銷售夾需隨身攜帶,外出時(shí)應(yīng)把銷售夾收好,不得出現(xiàn)銷售桌無人而放有銷售夾的情況。
4.不得隨意將銷售夾或銷售夾內(nèi)資料帶出售樓處,以免造成資料外泄。
5.銷售夾內(nèi)的資料要封好,不給客戶隨意抽取的機(jī)會(huì)。
第2篇 統(tǒng)計(jì)技術(shù)資料檔案管理員崗位職責(zé)
1、貫徹、執(zhí)行公司管理體系方針和目標(biāo)。
2、負(fù)責(zé)公司生產(chǎn)情況簡報(bào)、安全統(tǒng)計(jì)月報(bào)、質(zhì)量統(tǒng)計(jì)月報(bào)的編制、上報(bào)工作并分發(fā)到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部室。
3、負(fù)責(zé)公司安全許可證、體系認(rèn)證證書、各類管理人員的安全資質(zhì)證書、特殊作業(yè)人員的操作證書、質(zhì)檢人員、試驗(yàn)人員資質(zhì)證書的歸口管理工作。
4、負(fù)責(zé)本部門文件、記錄的控制工作。
5、負(fù)責(zé)收集整理工程技術(shù)檔案(含電子版本)的整理、歸檔工作,協(xié)助檔案室對(duì)工程技術(shù)檔案的管理。
6、 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。
第3篇 某稅收征管資料檔案管理員崗位職責(zé)
一、堅(jiān)決貫徹執(zhí)行國家《檔案法》及上級(jí)部門制定的各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度。
二、熱愛本職工作,自覺學(xué)習(xí)檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí),認(rèn)真做好征管資料的歸集、整理、裝訂、歸檔、保管、銷毀工作,努力提高檔案管理水平。
三、督促各部門及時(shí)移交檔案資料。
四、熟悉本單位檔案管理情況,及時(shí)、準(zhǔn)確地提供檔案資料,為征管工作服務(wù)。
五、按規(guī)定做好檔案資料的防火、防盜、防蟲、防潮、防塵、防高溫等工作。
六、按規(guī)定做好檔案資料目錄編寫、查(借)閱登記及報(bào)批、檔案資料移交工作。
七、按規(guī)定做好檔案室硬件設(shè)施維護(hù)工作。
八、在工作變動(dòng)時(shí),須辦好交接手續(xù)。
九、嚴(yán)格做好保密工作。未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得擅自公布納稅人的信息、數(shù)據(jù)等,違者按有關(guān)規(guī)定追究責(zé)任。
第4篇 建設(shè)項(xiàng)目監(jiān)理資料檔案管理制度
建設(shè)項(xiàng)目監(jiān)理資料及檔案管理制度
一、監(jiān)理文件的管理
1、監(jiān)理文件是指監(jiān)理項(xiàng)目部的監(jiān)理人員在監(jiān)理作業(yè)中所形成的文類管理;
2、監(jiān)理文件的分級(jí)管理是指文件形成的過程中,按職責(zé)權(quán)限進(jìn)行編制、審查和簽發(fā);
3、監(jiān)理文件的分類管理是指文件形成后的編號(hào)、發(fā)送、傳遞和保管。
二、監(jiān)理項(xiàng)目部發(fā)出的監(jiān)理文件的編制和審批分為五級(jí)管理
1、監(jiān)理項(xiàng)目部管理制度及監(jiān)理作業(yè)指導(dǎo)文件、監(jiān)理規(guī)劃、專業(yè)監(jiān)理實(shí)施細(xì)則由有關(guān)人員編制后總監(jiān)審定,作為ⅰ級(jí)文件;監(jiān)理規(guī)劃作為公司文件經(jīng)公司批準(zhǔn)后,作為ⅰ級(jí)文件管理;
2、監(jiān)理項(xiàng)目部向業(yè)主提交的重要報(bào)告:總結(jié)、月報(bào)、專題報(bào)告、圖紙會(huì)審/評(píng)審紀(jì)要、工程暫停令、嚴(yán)懲工期審批、索賠簽證、質(zhì)量和安全事故報(bào)告,由有關(guān)專業(yè)監(jiān)理工程師編制,總監(jiān)審批簽發(fā),作為ⅱ級(jí)文件。
3、監(jiān)理項(xiàng)目部所發(fā)正式函件由有關(guān)監(jiān)理工程師編制,總監(jiān)理工程師簽發(fā),作為ⅲ級(jí)文件。
4、監(jiān)理項(xiàng)目部所發(fā)工程聯(lián)系單、通知單、備忘錄、報(bào)表、各類審查單以及監(jiān)理作業(yè)表等由有關(guān)專業(yè)監(jiān)理工程師編制,交規(guī)定的簽發(fā)人審核后簽發(fā),作為ⅳ級(jí)文件。
5、監(jiān)理統(tǒng)計(jì)表以及其他監(jiān)理內(nèi)部文件通知等作為ⅴ級(jí)文件。
三、監(jiān)理作業(yè)中形成監(jiān)理文件的分類
1、按專業(yè)分類,分為以下11類:鍋爐、汽機(jī)、土建(含勘測)、儀表及控制、爐保、焊接、化學(xué)、給排水、技經(jīng)及綜合等。
2、文件性質(zhì)分類:
綜合管理:監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理的管理制度、監(jiān)理項(xiàng)目部的重要報(bào)告、總結(jié)、月報(bào)。對(duì)施工組織設(shè)計(jì),施工單位的作業(yè)指導(dǎo)書等綜合性施工作業(yè)指導(dǎo)文件進(jìn)行審核所發(fā)的工程聯(lián)系單;
質(zhì)量管理:對(duì)施工質(zhì)量、設(shè)備質(zhì)量、消缺方案等所發(fā)的通知單、聯(lián)系單等有關(guān)質(zhì)量控制文件;
進(jìn)度管理:對(duì)開工報(bào)告的審核意見,有關(guān)開工、停工、復(fù)工令的監(jiān)理項(xiàng)目部有關(guān)進(jìn)度控制文件;
投資管理:對(duì)施工單位的工程變更和材料代用及設(shè)計(jì)單位的設(shè)計(jì)變更所引起的費(fèi)用變更的答復(fù)所發(fā)出的聯(lián)系單、通知單等有關(guān)投資控制的文件;
安全文明控制:對(duì)施工單位的安全管理和文明施工所進(jìn)行的監(jiān)督文件;
合同管理:對(duì)合同執(zhí)行中的問題(包括索賠)所提出的意見而發(fā)出的聯(lián)系單和通知單等文件。
四、監(jiān)理部收到的工程文件的分類管理
1、來自建設(shè)單位的工程文件:
建設(shè)單位的正式公文,可作為業(yè)主來函(包括上級(jí)審批文件)建檔管理;
建設(shè)單位所編制的日常工程文件按如下分類進(jìn)行管理:
--建設(shè)單位所編制的會(huì)議紀(jì)要;
--建設(shè)單位和第三方所簽訂的合同文件;
--建設(shè)單位有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目報(bào)建文件;
--建設(shè)單位所轉(zhuǎn)發(fā)的設(shè)備文件;
--建設(shè)單位所轉(zhuǎn)發(fā)的設(shè)計(jì)文件;
--質(zhì)量監(jiān)督站文件;
--建設(shè)單位所發(fā)的通知單、聯(lián)系單;
--施工現(xiàn)場建設(shè)管理制度。
2、來自設(shè)計(jì)單位的文件,可按如下分類管理:
初步設(shè)計(jì)文件及概算書;
主/輔機(jī)設(shè)備技術(shù)規(guī)范書;
施工圖設(shè)計(jì)文件;
施工圖預(yù)算;
設(shè)計(jì)變更;
設(shè)計(jì)聯(lián)絡(luò)會(huì)資料。
3、來自施工和承包單位的工程文件可按如下分類管理:
施工依據(jù)文件和技術(shù)文件(施工組織設(shè)計(jì)及作業(yè)指導(dǎo)書);
開工報(bào)批文件;
要求變更施工設(shè)計(jì)或材料代用的文件和聯(lián)系單;
質(zhì)量保證資料;
要求變更施工進(jìn)度的文件和聯(lián)系單;
要求增加費(fèi)用或要求索賠的文件和憑證;
關(guān)于施工質(zhì)量方面的文件或聯(lián)系單;
關(guān)于設(shè)備質(zhì)量和開箱驗(yàn)收的文件和聯(lián)系單;
工程調(diào)試文件;
施工質(zhì)量驗(yàn)評(píng)資料及安裝調(diào)試記錄;
制造廠家的變更、答復(fù)、提供資料、方案等;
承包單位提供的檢驗(yàn)文件和自制文件、憑證和單據(jù);
各承包單位的正式來函做專檔管理;
事故處理及不合格項(xiàng)處理;
施工總結(jié)及技術(shù)總結(jié)。
五、文件的傳送
1、所有文件的收發(fā)傳送由信息員負(fù)責(zé);
2、監(jiān)理文件發(fā)出前應(yīng)按32條的規(guī)定,由審批人簽字后發(fā)出;
3、收入文件應(yīng)交總監(jiān)批閱,按批閱意見交有關(guān)負(fù)責(zé)人處理;
4、監(jiān)理部編制對(duì)外發(fā)送報(bào)表應(yīng)按報(bào)表規(guī)定的審簽權(quán)限審批;
5、承包單位的報(bào)表審查,按36條規(guī)定的審簽權(quán)限分別遞送審查;
6、監(jiān)理部收發(fā)文件用表見表
六、監(jiān)理作業(yè)表示及審批
對(duì)施工單位報(bào)審表的審批:
1、工程開工/復(fù)工報(bào)審表(a1、a6)由總監(jiān)理工程師審批;
2、施工組織設(shè)計(jì)(方案)報(bào)審表(a3.1)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)理工程師批準(zhǔn);
3、分包單位資格報(bào)審表(a3.4)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)理工程師批準(zhǔn);
4、工序報(bào)驗(yàn)申請(qǐng)表(a3.3)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)理工程師批準(zhǔn);
5、工程款支付申請(qǐng)表(a4.3)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,并填寫工程款支付證書由總監(jiān)簽發(fā);
6、延長工期報(bào)審表(a2.2)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)簽發(fā);
7、費(fèi)用索賠申請(qǐng)表(a4.2)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,并填寫費(fèi)用索賠審批表由總監(jiān)簽發(fā);
8、工程材料/構(gòu)配件/設(shè)備報(bào)審表(a3.2)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)或?qū)I(yè)監(jiān)理工程師批準(zhǔn);
9、工程竣工報(bào)驗(yàn)單(a7)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)簽證;
10、工程變更單(a9)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)批準(zhǔn);
11、監(jiān)理工程師通知單(b2)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)或?qū)I(yè)監(jiān)理工程師簽發(fā);
12、工程暫停令(b1)由專業(yè)監(jiān)理工程師審查,由總監(jiān)批準(zhǔn)。
七、文件編號(hào)
1、文件的分類表示:
文件資料歸檔都應(yīng)按不同類別進(jìn)行標(biāo)識(shí)。
文件資料的分類標(biāo)識(shí)如圖3-1所示。
2、文件編號(hào)
監(jiān)理現(xiàn)場用表按如下編號(hào):
_
_ -------- 年月---------__
后兩位數(shù)字 流水號(hào)(二位以上)
表式
3、文件簽字加蓋印章
在監(jiān)理作業(yè)中需要發(fā)出文件時(shí),編制人及審核人均應(yīng)由本人簽字,信息員歸檔,加蓋印章發(fā)送。
八、監(jiān)理統(tǒng)計(jì)用表及監(jiān)理臺(tái)帳
監(jiān)理統(tǒng)計(jì)用表是監(jiān)理項(xiàng)目部內(nèi)部的管理用表,作為監(jiān)理人員的工作臺(tái)帳,由監(jiān)理項(xiàng)目部自存,不向外發(fā)送,主要有:
1、項(xiàng)目監(jiān)理作業(yè)大事記;
2、設(shè)計(jì)變更工程聯(lián)系單匯總登記表;
3、單位工程形象進(jìn)度一覽表;
4、施工質(zhì)量驗(yàn)評(píng)統(tǒng)計(jì)表;
5、設(shè)備缺陷匯總表;
6、監(jiān)理作業(yè)信息月報(bào);
7、承建單位月進(jìn)度款支付臺(tái)帳。
九、監(jiān)理文件的移交和歸檔
1、監(jiān)理文件的移交
安裝工程結(jié)束后,施工文件向建設(shè)單位進(jìn)行移交的同時(shí),監(jiān)理文件也要按規(guī)定向建設(shè)單位進(jìn)行移交,移交監(jiān)理文件的目次要求和建設(shè)單位協(xié)商后確定,一般移交如表3-3所示文件或按gb/t50328-2001規(guī)定移交。
表3-3
序號(hào)文件名稱文件級(jí)別序號(hào)文件名稱文件級(jí)別
1監(jiān)理規(guī)劃
(含修改內(nèi)容)ⅰ11工程暫停令ⅱ
2分包單位資格審查資料ⅵ12延長工期報(bào)審及審批資料ⅵ
3設(shè)計(jì)交底與圖紙會(huì)審會(huì)議紀(jì)要ⅱ13監(jiān)理工作聯(lián)系單ⅵ
4設(shè)計(jì)變更資料
(審查單)ⅳ14施工備忘錄
5工程變更資料
(審查單)ⅳ15工程資料缺陷及事故處理資料ⅱ
6施工指導(dǎo)文件審查資料ⅳ16工程施工竣工結(jié)算資料ⅱ
7施工測量放線資料
(審查單)ⅳ17
索賠資料簽證單ⅱ
8工程材料/構(gòu)配件/設(shè)備質(zhì)量檢查及抽查試驗(yàn)資料ⅳ18施工質(zhì)量ⅱ
19監(jiān)理月報(bào)ⅱ
9隱蔽工程驗(yàn)收資料
(驗(yàn)收單)ⅳ20監(jiān)理工作總結(jié)ⅱ
10整改通知單ⅳ21會(huì)議紀(jì)要ⅱ
2、監(jiān)理文件的歸檔
監(jiān)理項(xiàng)目部撤離現(xiàn)場后,應(yīng)將監(jiān)理文件向公司檔案部門歸檔。
監(jiān)理項(xiàng)目部在撤離現(xiàn)場后,對(duì)有保存價(jià)值和供今后追溯的文件/資料/憑證,均應(yīng)想本公司歸檔。
監(jiān)理依據(jù)資料按以下案卷歸檔:
第一卷 工程審批文件
第二卷 工程合同/協(xié)議文件
第三卷 工程報(bào)建資料及開工審批文件
第四卷 工程設(shè)備招標(biāo)投標(biāo)資料
第五卷 工程設(shè)計(jì)圖紙資料
監(jiān)理作業(yè)資料按以下案卷歸檔:
第一卷 監(jiān)理合同文件
第二卷 監(jiān)理部質(zhì)量體系文件
第三卷 監(jiān)理內(nèi)部管理制度
第四卷 監(jiān)理部來往公文函件
第五卷 監(jiān)理月報(bào)/簡報(bào)
第六卷 監(jiān)理總結(jié)報(bào)告
第七卷 監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要
第八卷 監(jiān)理部質(zhì)量控制過程文件
第九卷 監(jiān)理部進(jìn)度控制過程文件
第十卷 監(jiān)理部投資控制過程文件
第十一卷 監(jiān)理部安全文明控制文件
第十二卷 工程索賠文件
對(duì)承包單位資料的歸檔,按如下案卷:
第一卷 施工組織設(shè)計(jì)
第二卷 施工作業(yè)指導(dǎo)書
第三卷 安全技術(shù)措施文件
第四卷 調(diào)試及試運(yùn)行文件
第五卷 工程達(dá)標(biāo)驗(yàn)收文件
第5篇 監(jiān)理制度：資料檔案管理制度
監(jiān)理管理制度:資料檔案管理制度
建立健全檔案管理制度與監(jiān)理記錄是監(jiān)理工程師進(jìn)行三大目標(biāo)控制,有效執(zhí)行合同的重要工作,也是監(jiān)理人員對(duì)工程進(jìn)行正確評(píng)價(jià)、處理合同糾紛和索賠的依據(jù),同時(shí)也是竣工后運(yùn)營期間道路養(yǎng)護(hù)部門進(jìn)行工作的一項(xiàng)重要數(shù)據(jù)資料。
1資料檔案分類
總監(jiān)辦檔案資料分以下幾類:
1.1監(jiān)理文件與資料
監(jiān)理文件與資料包括監(jiān)理管理文件、質(zhì)量監(jiān)理文件、施工安全監(jiān)理與環(huán)保監(jiān)理文件、費(fèi)用監(jiān)理文件、進(jìn)度監(jiān)理文件、合同管理文件及工程監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理工作報(bào)告、監(jiān)理日志、會(huì)議紀(jì)要、巡視記錄、旁站記錄、監(jiān)理工作指令、工程變更令、工程分項(xiàng)開工的申請(qǐng)批復(fù)、試驗(yàn)抽檢的原始記錄等。
1.2監(jiān)理管理文件與資料
包括監(jiān)理計(jì)劃、監(jiān)理細(xì)則等。
1.3質(zhì)量監(jiān)理文件與資料
包括質(zhì)量監(jiān)理措施、規(guī)定及往來文件、試驗(yàn)檢測資料、監(jiān)理抽檢資料、交工驗(yàn)收工程質(zhì)量評(píng)定資料。
1.4施工安全監(jiān)理與環(huán)保監(jiān)理文件
施工安全監(jiān)理與環(huán)保監(jiān)理文件應(yīng)包括安全管理的規(guī)章制度、措施、會(huì)議記錄、檢查結(jié)果、安全事故的有關(guān)文件及施工環(huán)境保護(hù)規(guī)劃、環(huán)境保護(hù)措施、環(huán)境保護(hù)檢查等。
1.5費(fèi)用監(jiān)理文件與資料
包括各類工程支付文件、工程變更有關(guān)費(fèi)用審核工作、工程竣工決算審核意見書等。
1.6進(jìn)度監(jiān)理文件與資料
包括進(jìn)度計(jì)劃審批、檢查、調(diào)整有關(guān)文件;工程開工/復(fù)工令及工程暫停令等。
1.7合同管理文件與資料
包括施工單位辦理保險(xiǎn)的有關(guān)文件、延期索賠申請(qǐng)、分包資質(zhì)資料、延期和索賠的批準(zhǔn)文件、價(jià)格調(diào)整申請(qǐng)及批準(zhǔn)文件等。
1.8工程監(jiān)理月報(bào)
監(jiān)理工程師每月應(yīng)向建設(shè)單位和上級(jí)監(jiān)理機(jī)構(gòu)報(bào)送工程監(jiān)理月報(bào),其內(nèi)容包括:本月工程概述,工程質(zhì)量、進(jìn)度、安全、環(huán)保、支付、合同管理的其他事項(xiàng),合同執(zhí)行情況,存在的問題,本月監(jiān)理工作小結(jié)等。
1.9監(jiān)理工作報(bào)告
工程結(jié)束時(shí),監(jiān)理工程師應(yīng)提交監(jiān)理工作報(bào)告,其內(nèi)容包括:工程基本情況,監(jiān)理機(jī)構(gòu)及工作起止時(shí)間,投入的監(jiān)理人員、設(shè)備和設(shè)施。關(guān)于工程質(zhì)量、安全、環(huán)保、費(fèi)用、進(jìn)度監(jiān)理及合同管理執(zhí)行情況,分項(xiàng)、分部、單位工程質(zhì)量評(píng)估,工程費(fèi)用分析,工程建設(shè)中存在問題的處理意見和建議。
2資料基本要求
2.1資料所反映的工程項(xiàng)目情況和有關(guān)合同內(nèi)容必須真實(shí)、準(zhǔn)確、齊全、完整。
2.2資料必須以規(guī)定表格填寫,常用表格格式采用總監(jiān)辦制定并經(jīng)業(yè)主批準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)格式。
2.3資料的制作應(yīng)有利于長期保存,不得使用純藍(lán)墨水、圓珠筆、鉛筆填寫或復(fù)寫。
2.4資料應(yīng)簽署齊全,簽章有效。凡承包人發(fā)件的資料均應(yīng)加蓋經(jīng)授權(quán)并得到監(jiān)理工程師同意的公章;總監(jiān)辦、各駐地辦和中心試驗(yàn)室發(fā)件的資料應(yīng)加蓋各自有效的公章。
2.5資料編號(hào)應(yīng)規(guī)范,符合常規(guī),使用阿拉伯?dāng)?shù)字編碼,體現(xiàn)承包合同段號(hào)、順序號(hào),發(fā)文字號(hào)符合公文要求。
2.6資料應(yīng)保持表面整潔、字跡清晰,不得隨意涂改。若有涂改,應(yīng)在涂改處簽章。
2.7資料尺寸統(tǒng)一,全部用a4型紙。
2.8資料的簽發(fā)手續(xù)應(yīng)符合合同規(guī)定,任何一方不得無理拖延或扣壓。
3會(huì)議記錄
由監(jiān)理工程師所主持的會(huì)議應(yīng)由專人記錄,并形成會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)包括:
3.1會(huì)議名稱(第一次工地會(huì)議、工地例會(huì)、工地專題會(huì)議、監(jiān)理例會(huì)等)。
3.2地點(diǎn)、時(shí)間、會(huì)議主持人。
3.3出席會(huì)議人的姓名、單位、職務(wù)及聯(lián)系電話(應(yīng)與會(huì)議簽到表核對(duì))。
3.4會(huì)議發(fā)言人姓名及主要內(nèi)容。
3.5形成的決議條款,及決議由誰執(zhí)行和何時(shí)執(zhí)行。
3.6未解決的問題及其原因。
3.7由總監(jiān)主持的會(huì)議,由信息員記錄并整理成會(huì)議紀(jì)要,由總監(jiān)審核同意后分發(fā)有關(guān)與會(huì)者單位,存總監(jiān)辦;由駐地及專業(yè)工程師主持的工地專題會(huì)議,由專人整理記錄,形成紀(jì)要后存駐地監(jiān)理辦并抄報(bào)總監(jiān)辦。
4現(xiàn)場記錄
4.1現(xiàn)場監(jiān)理人員必須每天利用規(guī)定表式或以監(jiān)理日志的形式記錄工地上所發(fā)生的事件。所有記錄應(yīng)始終保存在駐地監(jiān)理辦公室,以備查閱,此類記錄每2月報(bào)總監(jiān)辦存檔。監(jiān)理人員在現(xiàn)場遇到工程施工中不得不采取緊急措施而對(duì)承包人所發(fā)出的口頭或書面指令,要及時(shí)通報(bào)上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo),以盡快征得其確認(rèn)或修改指令。
4.2現(xiàn)場監(jiān)理人員對(duì)所轄工程范圍內(nèi)的機(jī)械、勞力的配備和使用情況詳細(xì)記錄:承包人現(xiàn)場人員和設(shè)備是否同所批計(jì)劃一樣,要記錄詳細(xì)變化(增減)情況;工程質(zhì)量和進(jìn)度是否因某級(jí)職員或某種設(shè)備不足而受到影響,受到影響的程度如何;是否缺乏專業(yè)施工人員和設(shè)備,承包人的措施如何,有無替代方案;監(jiān)理是否滿意現(xiàn)場的機(jī)械完好率,保證完好率的措施和備用機(jī)械設(shè)備及其零配件如何。
4.3記錄氣候及水文情況:記錄每天的最高、最低溫度,降雨或降雪量、風(fēng)力、風(fēng)向,河流水位;記錄有預(yù)報(bào)的雨、雪、臺(tái)風(fēng)及洪水到來之前對(duì)永久性或臨時(shí)性工程所采取的保護(hù)措施;記錄氣候、水文的變化影響施工及損失的細(xì)節(jié),如停工時(shí)間、救災(zāi)措施和財(cái)產(chǎn)損失等。
4.4記錄承包人每天工作范圍,完成工程數(shù)量以及開始及完成工作的時(shí)間;記錄出現(xiàn)的異常技術(shù)問題,采取了怎樣的措施處理,效果如何,能否達(dá)到規(guī)范要求等。
4.5對(duì)工程中每道工序完成后的簡單描述,如該工序是否被認(rèn)可,對(duì)缺陷的補(bǔ)救措施或變更情況等作詳細(xì)記錄,特別是隱蔽工程部位更應(yīng)記錄詳實(shí)。
4.6現(xiàn)場材料供應(yīng)和儲(chǔ)備情況。每批材料的到達(dá)時(shí)間、料源、數(shù)量、存儲(chǔ)方式和材料的抽檢等。
4.7必須在現(xiàn)場進(jìn)行的試驗(yàn)(如混凝土坍落度、壓實(shí)度、彎沉、平整度、坡度、斷面尺寸等),現(xiàn)場監(jiān)理人員應(yīng)做好記錄,以據(jù)此出具監(jiān)理抽檢資料。
5試驗(yàn)室記錄
5.1除正常的試驗(yàn)報(bào)告外,試驗(yàn)室指定專人每天以日志形式記錄試驗(yàn)室工作的情況,包括對(duì)承包人試驗(yàn)的監(jiān)督、數(shù)據(jù)分析等。試驗(yàn)室負(fù)責(zé)人每月整理此項(xiàng)記錄,并報(bào)總監(jiān)理工程師,記錄應(yīng)包括以下內(nèi)容:
①工作內(nèi)容的簡單敘述,如所做試驗(yàn)項(xiàng)目及其結(jié)果、對(duì)施工現(xiàn)場和施工單位試驗(yàn)室的檢查和指令、材料進(jìn)場及質(zhì)量狀況等。
②承包人試驗(yàn)人員情況。試驗(yàn)人員配備與承包人投標(biāo)承諾是否一致,數(shù)量和業(yè)務(wù)能力是否滿足工作要求,增減或更換試驗(yàn)人員的建議。
③承包人試驗(yàn)儀器設(shè)備配置、使用和調(diào)動(dòng)情況,需增加新設(shè)備的建議。
④監(jiān)理試驗(yàn)室和承包人試驗(yàn)室所做同一種試驗(yàn),結(jié)果有重大
差異時(shí)原因分析和處理措施。
5.2所有取樣和試驗(yàn)應(yīng)做好如下記錄:分類取樣臺(tái)帳、分類試驗(yàn)臺(tái)帳、試驗(yàn)原始記錄、儀器使用臺(tái)帳、試驗(yàn)報(bào)告和監(jiān)理日志,且上述記錄應(yīng)對(duì)應(yīng)、統(tǒng)一。
5.3取樣后不立即試驗(yàn)的應(yīng)將樣品存放在留樣室,并標(biāo)明取樣合同段號(hào)、樁號(hào)、部位、試驗(yàn)項(xiàng)目等內(nèi)容;為防止檢驗(yàn)差錯(cuò)、復(fù)核檢驗(yàn)結(jié)果、處理檢驗(yàn)事故和檢驗(yàn)糾紛,須留存部分樣品,留樣數(shù)量應(yīng)不少于一次檢驗(yàn)量,且應(yīng)保持留樣品原包裝,并由檢驗(yàn)人員填寫留樣單,注明取樣合同段號(hào)、樁號(hào)、部位、數(shù)量和留樣日期,在留樣期限內(nèi)任何人不得隨意動(dòng)用留樣品,留樣期滿的樣品,經(jīng)試驗(yàn)室主任批準(zhǔn)予以處理消毀,并登記處理方法、日期、處理人簽字、處理清單存檔。
6計(jì)量和支付記錄
6.1計(jì)量以監(jiān)理工程師在開工初期應(yīng)審核圖紙、復(fù)核工程量,復(fù)核后的工程量清單經(jīng)業(yè)主批準(zhǔn)后作為計(jì)量支付的依據(jù),并據(jù)此建立計(jì)量和支付臺(tái)帳、工程變更臺(tái)帳等。
6.2原則上每月進(jìn)行一次現(xiàn)場計(jì)量,由施工單位上報(bào)擬計(jì)量的工程師清單,由計(jì)量工程師和相關(guān)專業(yè)工程師現(xiàn)場核查,專業(yè)工程師負(fù)責(zé)檢查工程質(zhì)量和自檢資料,計(jì)量工程師對(duì)已完合格工程現(xiàn)場核實(shí)工程量,各駐地和承包人必須配合,避免超計(jì)、漏計(jì)和重復(fù)計(jì)量。
6.3計(jì)量工程師在收到承包人的支付申請(qǐng)后,應(yīng)依據(jù)支付申請(qǐng)的附屬資料和有關(guān)資料進(jìn)行檢查核實(shí),如有疑問,相關(guān)專業(yè)工程師和承包人負(fù)責(zé)解釋,必要時(shí)配合計(jì)量工程師再次到現(xiàn)場核實(shí),使之與各專業(yè)工程師的有關(guān)記錄和工程實(shí)際一致。計(jì)量工程師應(yīng)保存每一期支付證書及附屬資料,及時(shí)登記計(jì)量支付臺(tái)帳和變更臺(tái)帳,并更新相關(guān)進(jìn)度、產(chǎn)值的上墻圖表。
7竣工記錄
7.1監(jiān)理人員應(yīng)隨時(shí)將工程的變更情況(如設(shè)計(jì)變更、補(bǔ)救工程、額外工程等)記錄在圖紙上,以作為校核承包人竣工資料的依據(jù)。
7.2現(xiàn)場專業(yè)工程師應(yīng)負(fù)責(zé)督促承包人按進(jìn)度提供并校核中間交工資料,檢查其完整性、正確性。
第6篇 某實(shí)驗(yàn)室資料檔案管理制度
1與生物安全相關(guān)的各類活動(dòng)的記錄均應(yīng)按照本制度執(zhí)行。
2生物安全實(shí)驗(yàn)室的記錄、資料保存不得少于20年。
3生物安全實(shí)驗(yàn)室記錄、資料應(yīng)至少包括:生物安全手冊(cè)、生物安全管理制度、人員培訓(xùn)考核記錄、生物安全檢查記錄、健康監(jiān)護(hù)檔案、事故報(bào)告、分析處理記錄、廢物處置記錄、實(shí)驗(yàn)記錄、菌(毒)種和樣本收集、運(yùn)輸、保存、領(lǐng)用、銷毀等記錄、生物危害評(píng)估記錄、生物安全柜現(xiàn)場檢測記錄、消毒、滅菌效果監(jiān)測記錄等。
4生物安全實(shí)驗(yàn)室資料檔案原則上不外借。
5因工作需要復(fù)制檔案資料者需經(jīng)批準(zhǔn)。
6超過保存期限的檔案資料、記錄,應(yīng)通過生物安全委員會(huì)的討論、鑒定,批準(zhǔn)是否實(shí)施銷毀,銷毀應(yīng)至少兩人實(shí)施,做好銷毀記錄。
第7篇 某煤礦應(yīng)急資料檔案管理制度
(一)為加強(qiáng)應(yīng)急救援資料檔案管理工作 , 全面提高檔案管理水平 , 充分發(fā)揮檔案作用 , 根據(jù)《煤礦安全規(guī)程》(2022)第 672 條“煤礦企業(yè)應(yīng)當(dāng)落實(shí)應(yīng)急管理主體責(zé)任,建立健全事故預(yù)警、應(yīng)急值守、信息報(bào)告、現(xiàn)場處置、應(yīng)急投入、救援裝備和物資儲(chǔ)備、
安全避險(xiǎn)設(shè)施管理和使用等規(guī)章制度”的規(guī)定,制定本制度。
(二)應(yīng)急救援檔案歸檔范圍:凡是煤礦經(jīng)營管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均應(yīng)歸檔,主要包括:
1. 具有保存價(jià)值的正式收文、發(fā)文(包括正件和附件)。
2. 本單位在應(yīng)急救援活動(dòng)中產(chǎn)生的與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門間的往來文件,包括請(qǐng)示、報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)、重要函件、應(yīng)急救援合同等。
3. 本單位在應(yīng)急救援活動(dòng)中產(chǎn)生的各種文件材料 ( 即內(nèi)部文件 );如規(guī)章制度、計(jì)劃、總結(jié)、條例、會(huì)議紀(jì)要、機(jī)構(gòu)調(diào)整、人事任免、部門管理職能性文件、部門崗位職責(zé)等。
(三)應(yīng)急救援檔案歸檔要求
1. 已經(jīng)辦理完畢并有保存價(jià)值的文件都應(yīng)及時(shí)歸檔,任何人不得隨意留存。
2. 歸檔的文件材料要收集齊全 ( 包括附件,附圖 ),按照文件形成的先后次序排列清楚,剔出其中的廢稿、重復(fù)稿和不重要的便條等。
3. 存檔文件必須為原件。
4. 文件歸檔時(shí)要有交接手續(xù)。
(四)應(yīng)急救援檔案的保管及銷毀
1. 綜合檔案室負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理所有檔案資料。
2. 專職檔案員對(duì)各部門移交的檔案資料按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理,分類、編目、統(tǒng)計(jì)、保管,進(jìn)行數(shù)據(jù)化管理。
3. 專職檔案員要對(duì)各部門檔案資料的歸檔進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。
4. 檔案保管期限分為永久、長期、定期三種,定期開展檔案鑒定工作,對(duì)保管期滿的檔案經(jīng)相關(guān)手續(xù)后可以銷毀,建立檔案資料銷毀清冊(cè)。
第8篇 花園機(jī)電設(shè)備資料檔案管理規(guī)定
花園機(jī)電設(shè)備資料、檔案管理規(guī)定
1.目的
確保機(jī)電設(shè)備資料、檔案的完整,為設(shè)備維護(hù)維修提供支持。
2.適用范圍
適用于__花園機(jī)電設(shè)備資料、檔案的管理。
3.內(nèi)容
3.1機(jī)電設(shè)備資料的管理
3.1.1機(jī)電設(shè)備資料原件統(tǒng)一由管理處兼職資料員保管,需標(biāo)識(shí)清楚。
3.1.2常用的機(jī)電設(shè)備資料可復(fù)印一份保存于機(jī)電值班室按班移交。
3.1.3機(jī)電設(shè)備資料的借用需經(jīng)機(jī)電主管批準(zhǔn)后到管理處兼職資料員處借閱,并及時(shí)返還。
3.1.4發(fā)生設(shè)備資料缺頁現(xiàn)象由管理處兼職資料員報(bào)管理處主任嚴(yán)肅處理。
3.2機(jī)電設(shè)備檔案的管理
3.2.1機(jī)電設(shè)備維護(hù)維修檔案由機(jī)電主管統(tǒng)一集中保管。
3.2.2機(jī)電設(shè)備大中修檔案長期保管直到設(shè)備報(bào)廢一年后銷毀。
3.2.3機(jī)電設(shè)備維護(hù)維修檔案的借閱須辦理借閱手續(xù),并按時(shí)歸還。
3.3機(jī)電設(shè)備資料、檔案應(yīng)保存通風(fēng)良好,干濕度正常的房間。
3.4機(jī)電設(shè)備資料、檔案應(yīng)半年檢查一次,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。
4.記錄
無。
5.附件
無。
第9篇 綠景物業(yè)項(xiàng)目工程技術(shù)資料檔案管理制度
物業(yè)項(xiàng)目工程技術(shù)資料檔案管理制度
一.各類技術(shù)資料必須裝訂成冊(cè),由工程部內(nèi)勤保管并編制詳細(xì)目錄。
二.資料室要有兩套完整的竣工驗(yàn)收后的圖紙和設(shè)備技術(shù)資料,其中一套存檔作備用,另一套分發(fā)給工程部各主管工程師作管理之用。
三.檔案室的備用圖紙,如設(shè)備的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等,如要借用,必須填寫資料借用單,經(jīng)工程部經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱,但必須限期歸還。
四.工程部重要設(shè)備的運(yùn)行記錄,每月必須裝訂成冊(cè),歸檔保存。如有破損應(yīng)責(zé)成班組重新抄寫,保存期三年,記錄時(shí)須使用籃、黑墨水鋼筆或簽字筆,不得使用圓珠筆或鉛筆。
五.工程部班組值班記錄,須每月歸檔保存,保存期三年,記錄時(shí)須使用籃、黑墨水鋼筆或簽字筆,不得使用圓珠筆或鉛筆。
六.《報(bào)修工作單》每月裝訂成冊(cè),歸檔保存,保存三年。
七.每一臺(tái)設(shè)備都必須建立設(shè)備臺(tái)賬卡,詳細(xì)記錄設(shè)備的生產(chǎn)廠家,各種性能、技術(shù)參數(shù)、安裝位置、調(diào)試驗(yàn)收記錄,每次維修維護(hù)記錄,每次設(shè)備事故記錄等,臺(tái)帳記錄時(shí)須使用籃、黑墨水鋼筆或簽字筆,不得使用圓珠筆或鉛筆。
八.設(shè)備及系統(tǒng)技改圖紙、二次裝修圖紙資料等均需裝訂成冊(cè),編制目錄。
第10篇 _別墅園區(qū)工程部日常管理-資料檔案管理制度
別墅園區(qū)工程部日常管理-資料檔案管理
目的:確保園區(qū)原始資料的完整
政策:設(shè)備及資料的建檔工作,是小區(qū)搞好工程管理的一項(xiàng)十分重要的工作。
程序:
(1) 建檔是匯集和積累設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)的最基本工作。
(2) 檔案是提供分析研究設(shè)備在使用期的改進(jìn)措施的資料來源。
(3) 研究分析資料可探索管理和檢修的規(guī)律,增加對(duì)設(shè)備的認(rèn)識(shí)和了解,提高維修和管理水平。
(4) 檔案是反饋設(shè)備制造質(zhì)量和管理質(zhì)量信息的重要依據(jù)。
(5) 設(shè)備檔案,應(yīng)填寫設(shè)備名稱、編號(hào)、型號(hào)、安裝地點(diǎn)、制造廠,供應(yīng)商、聯(lián)系電話、地址、設(shè)備的主要數(shù)據(jù),其他數(shù)據(jù)、備件存放地點(diǎn)、維護(hù)保養(yǎng)要點(diǎn),檢修時(shí)間及內(nèi)容、事故分析等項(xiàng)。認(rèn)真詳細(xì)做好工作,將對(duì)今后的故障維修、制定設(shè)備的預(yù)防性維修計(jì)劃及制定巡回檢查帶來許多方便。
(6) 為使檔案成為活的資料,要不斷豐富檔案的內(nèi)容,使之成為小區(qū)的重要財(cái)富,檔案管理作業(yè)程序可依如下10個(gè)步驟:①點(diǎn)數(shù)、②登記、③整理、④分類、⑤立案、⑥編目、⑦典藏、⑧防護(hù)、⑨應(yīng)用、⑩定期清理。
第11篇 某項(xiàng)目安全生產(chǎn)資料檔案管理制度
項(xiàng)目安全生產(chǎn)資料(檔案)管理制度
1、建立安全生產(chǎn)資料檔案室,指定專人負(fù)責(zé)管理。
2、項(xiàng)目經(jīng)理部安排一或兩人(資料員、安全員)負(fù)責(zé)記錄、整理、收集安全生產(chǎn)資料,建立檔案。
3、項(xiàng)目經(jīng)理要經(jīng)常檢查了解指導(dǎo)資料整理建檔工作。
第12篇 資料檔案管理專員崗位職責(zé)范本
1.維護(hù)檔案資料的完整與安全,對(duì)重要的技術(shù)資料要保證不泄密。
2.負(fù)責(zé)文件的收發(fā)管理以及文字的處理工作。
3.負(fù)責(zé)生產(chǎn)方面的統(tǒng)計(jì)工作。
4.負(fù)責(zé)設(shè)備季度的評(píng)級(jí)整理。
5.負(fù)責(zé)檢修計(jì)劃的收集整理,大修和技改資金的登記工作。
6.負(fù)責(zé)本部室的考勤記載和管理。
7.負(fù)責(zé)技術(shù)資料的收集整理和歸樣。
8.完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。
第13篇 生物安全實(shí)驗(yàn)室資料檔案管理制度
為確保生物安全實(shí)驗(yàn)室各類活動(dòng)記錄、資料按要求歸檔、保存,特制訂本制度。
1、與生物安全相關(guān)的各類活動(dòng)的記錄均應(yīng)按照本制度執(zhí)行。
2、生物安全實(shí)驗(yàn)室的記錄、資料保存不得少于20年。
3、生物安全實(shí)驗(yàn)室記錄、資料應(yīng)至少包括:生物安全手冊(cè)、生物安全管理制度、人員培訓(xùn)考核記錄、生物安全檢查記錄、健康監(jiān)護(hù)檔案、事故報(bào)告、分析處理記錄、廢物處置記錄、實(shí)驗(yàn)記錄、菌(毒)種和樣本收集、運(yùn)輸、保存、領(lǐng)用、銷毀等記錄、生物危害評(píng)估記錄、生物安全柜現(xiàn)場檢測記錄、消毒、滅菌效果監(jiān)測記錄等。
4、生物安全實(shí)驗(yàn)室資料檔案原則上不外借。
5、因工作需要復(fù)制檔案資料者需經(jīng)批準(zhǔn)。
6、超過保存期限的檔案資料、記錄,應(yīng)通過生物安全領(lǐng)導(dǎo)小組的討論、鑒定,批準(zhǔn)是否實(shí)施銷毀,銷毀應(yīng)至少兩人實(shí)施,做好銷毀記錄。
第14篇 某大廈管理處人事資料檔案管理制度
大廈管理處人事資料檔案管理制度
第一條 凡新聘員工轉(zhuǎn)正后須在兩個(gè)月內(nèi)將人事檔案及社會(huì)保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)入人事代理公司,并簽訂勞動(dòng)合同。
第二條 所有員工應(yīng)提交個(gè)人人事信息資料,包括求職應(yīng)聘表、個(gè)人簡歷、個(gè)人身份證復(fù)印件、學(xué)歷復(fù)印件、職稱證明復(fù)印件,并張貼個(gè)人1寸彩色照片,行政部裝訂保存。
第三條 行政部根據(jù)員工個(gè)人人事資料建立電子版員工信息,包括員工個(gè)人基本信息、入職時(shí)間、任職部門、任職崗位。
第四條 所有錄用員工必須如實(shí)提供個(gè)人基本信息、學(xué)歷證明、職稱證明、身份證信息、如有隱瞞及虛報(bào),一經(jīng)查實(shí),將被解除勞動(dòng)關(guān)系。
第五條 員工入職后,個(gè)人資料信息如發(fā)生變動(dòng),須于變更后一個(gè)星期內(nèi)通知行政部并提供有關(guān)證明資料。
第六條 人事檔案管理人員應(yīng)注意人事檔案信息的安全和保密工作,不得擅自向外透露所管人事檔案的相關(guān)信息。
第七條 員工個(gè)人人事資料自其離職后,保存期限不得少于2年。
此制度自2010年11月1日起執(zhí)行。
第15篇 應(yīng)急資料檔案管理制度
第一節(jié) 總則
第一條 檔案管理是企業(yè)規(guī)范化管理的重要內(nèi)容,也是企業(yè)發(fā)展過程中的重要見證,它記錄了一個(gè)企業(yè)的發(fā)展歷程,為企業(yè)的發(fā)展壯大提供了文字依據(jù),檔案的規(guī)范化管理是企業(yè)走向規(guī)范和成熟的重要條件,為加速企業(yè)規(guī)范化管理進(jìn)程,進(jìn)一步完善文書檔案管理工作,特制定本制度。
第二條 歸檔的檔案應(yīng)字跡清晰、完整有效。
第二節(jié) 應(yīng)急檔案管理
第三條 各部門應(yīng)將文字資料的收集歸檔工作列入各部門科員的職責(zé)范圍。
第四條 應(yīng)急救援檔案歸檔范圍,凡是企業(yè)經(jīng)營管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均應(yīng)歸檔,主要包括:
(一) 具有保存價(jià)值的本單位正式收文、發(fā)文、除文件的正件外,還應(yīng)包括它的附件;
(二) 本單位在應(yīng)急救援活動(dòng)中產(chǎn)生的與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門間的往來文件,包括請(qǐng)示、報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)、重要函件、應(yīng)急救援合同等;
(三) 本單位在應(yīng)急救援活動(dòng)中產(chǎn)生的各種文件材料(即內(nèi)部文件);如規(guī)章制度、調(diào)研材料、計(jì)劃、總結(jié)、條例、會(huì)議紀(jì)要、機(jī)構(gòu)調(diào)整、人事任免、部門管理職能性文件、部門崗位職責(zé)等;
第五條 應(yīng)急救援檔案歸檔要求
(一) 已經(jīng)辦理完畢并有保存價(jià)值的文件都應(yīng)及時(shí)歸檔,任何人不得隨意留存。
(二) 歸檔的文件材料要收集齊全(包括附件,附圖),按照文件形成的先后次序排列清楚,并剔出其中的廢稿、重復(fù)稿和不重要的便條等。
(三) 存檔文件必須為原件;
(四) 文件歸檔時(shí)要有交接手續(xù);
(五) 每年六月份之前,各部門兼職檔案員向礦檔案室移交已歸檔完畢的上一年的文件材料并辦理移交手續(xù);
(六) 各部門兼職檔案員和具體辦公人員有責(zé)任協(xié)助檔案管理人員共同做好文件的收集和保管工作;
第六條 應(yīng)急救援檔案的借閱
(一) 根據(jù)《石巖溝煤礦檔案借閱利用制度》辦理相關(guān)手續(xù)方可借閱,并填寫利用效果反饋登記簿。
(二) 借閱文書檔案使用后應(yīng)及時(shí)歸還,借閱時(shí)間一般不得超過一天。
第七條 應(yīng)急救援檔案的保管及銷毀
(一) 專職檔案員有責(zé)任對(duì)礦各部門文書檔案的歸檔進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo);
(二) 礦綜合檔案室負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理所有文書檔案;
(三) 專職檔案員對(duì)各部門移交的文書檔案按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理,分類,編目、統(tǒng)計(jì)、保管,并進(jìn)行數(shù)據(jù)化管理,方便快捷提供利用。
(四) 檔案保管期限分為永久、長期、定期三種,定期開展檔案鑒定工作,對(duì)保管期滿的檔案經(jīng)相關(guān)手續(xù)后可以銷毀,并建立文書檔案銷毀清冊(cè)。
