包括什么內(nèi)容
1. 合同審批流程
2. 合同簽訂及執(zhí)行管理
3. 合同變更與終止處理
4. 合同糾紛解決機制
5. 合同文檔歸檔與檢索
6. 法律合規(guī)性審查
7. 合同風險管理
編制指南
1. 合同審批流程
- 初步評估：合同草案應由業(yè)務部門提交，法務部門進行初步審查，確保條款合規(guī)。
- 內(nèi)部審批：經(jīng)過法務部門審核后，送交財務、風險管理部門及高級管理層審批。
- 外部協(xié)商：根據(jù)審批意見，與對方進行修改和談判，直至達成一致。
- 簽署確認：最終版合同經(jīng)各方確認無誤后，由授權代表簽署。
2. 合同簽訂及執(zhí)行管理
- 確認合同版本：使用公司統(tǒng)一模板或已審批的合同草案。
- 簽訂記錄：保存合同原件，復印件分發(fā)至相關部門，記錄簽訂日期和地點。
- 執(zhí)行監(jiān)控：定期跟蹤合同履行情況，確保雙方遵守約定。
3. 合同變更與終止處理
- 變更申請：合同需變更時，發(fā)起書面申請，說明變更理由。
- 協(xié)商同意：變更須經(jīng)雙方協(xié)商一致，書面確認變更內(nèi)容。
- 終止協(xié)議：合同提前終止需明確原因，遵循合同中止條款或協(xié)商達成共識。
4. 合同糾紛解決機制
- 內(nèi)部協(xié)調(diào)：發(fā)生糾紛時，首先嘗試內(nèi)部溝通解決。
- 法律途徑：如內(nèi)部協(xié)商無果，及時啟動法律程序，尋求專業(yè)法律援助。
5. 合同文檔歸檔與檢索
- 歸檔管理：合同原件及所有相關文件存入公司檔案室，電子版?zhèn)浞荨?/p>
- 檢索系統(tǒng)：建立合同檢索系統(tǒng)，便于各部門快速查找所需合同。
6. 法律合規(guī)性審查
- 定期審查：法務部門定期檢查合同執(zhí)行中的法律合規(guī)性。
- 法規(guī)更新：關注法律法規(guī)變化，及時調(diào)整合同條款。
7. 合同風險管理
- 風險識別：識別合同履行過程中的潛在風險，如信用風險、市場風險等。
- 風險評估：對識別的風險進行評估，制定應對策略。
- 風險控制：實施風險控制措施，降低可能損失。
復審規(guī)定
1. 周期性復審
- 每年至少進行一次全面的合同管理復審，確保流程的適用性和有效性。
2. 特殊情況復審
- 當法律法規(guī)變更、公司政策調(diào)整或重大合同糾紛發(fā)生時，立即進行復審。
3. 參與部門
- 復審由法務部門主導，財務、業(yè)務、風險管理部門共同參與。
4. 復審結(jié)果
- 結(jié)果記錄并報告給高級管理層，根據(jù)需要修訂合同管理規(guī)程。
請注意，本規(guī)程旨在提供指導，具體操作需結(jié)合實際情況靈活運用，并隨時調(diào)整以適應不斷變化的內(nèi)外部環(huán)境。
合同管理標準作業(yè)規(guī)程范文
第1篇 物業(yè)管理公司合同管理標準作業(yè)規(guī)程（5）
物業(yè)管理公司合同管理標準作業(yè)規(guī)程(五)
1.0目的
規(guī)范合同的評審、簽署、履約跟進、歸檔管理工作程序,確保公司利益、信譽得到保障。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理公司所有合同的管理工作。
3.0職責
3.1總經(jīng)理負責公司所有合同的簽署及重要合同的評審。
3.2行政部負責公司所有合同備案及歸檔(員工勞動合同除外)。
3.3部門負責人負責合同的履約執(zhí)行。
4.0程序要點
4.1合同管理的范圍:包括對外提供服務的合同和對外委托服務的合同。
4.1.1對外提供服務的合同,包括以下幾類:
a)開發(fā)/建設單位或業(yè)主委員會委托進行物業(yè)管理的合同;
b)投標書;
c)對外租賃合同;
d)公司承諾提供的常規(guī)服務和管理;
e)顧客(業(yè)主、住戶或其他委托方)委托公司進行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運及其他有償服務的合同;
f)公司車庫、車棚、車位使用或泊車合同;
g)其他對外提供服務的合同。
4.1.2對外委托服務的合同,包括以下幾類:
a)采購合同;
b)招標合同;
c)勞動合同;
d)公司委托顧客(供應商或其他受委托單位)進行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運等合同;
e)其他須進行對外委托服務的合同。
4.2合同的形式包括以下幾種形式。
4.2.1書面的和非書面的。
4.2.2協(xié)議或其他法規(guī)性文件的規(guī)定和要求
4.2.3規(guī)范合同和格式合同。
4.2.4口頭承諾。
4.2.5招、投標書。
4.3合同的制定
4.3.1一般情況下由合同的執(zhí)行部門負責制定,其內(nèi)容包括以下條款:
a)標的;
b)數(shù)量和質(zhì)量(或工作內(nèi)容);
c)價款或酬金;
d)履約期限、地點方式及其他履約條件;
e)合同終止條件;
f)違約責任;
g)專用合同約定的其他必要條款。
4.3.2各種合同若有合同范本,可依照合同范本填寫或修改各項條款。
4.4合同的評審
4.4.1評審權限:
所有合同由總經(jīng)理組織有關人員進行評審。
4.4.2評審內(nèi)容
a)對外提供服務合同的評審內(nèi)容:
--公司的履約能力;
--顧客提供的價格;
--合同的風險;
--合同的條款是否明確;
--合同是否合法;
--合同的社會效益;
--其他需要評審的內(nèi)容。
b)對外委托服務合同的評審內(nèi)容:
--分供方的履約能力;
--分供方提供的價格;
--分供方的信譽;
--分供方提供服務的售后服務;
--合同的條款是否明確;
--合同是否違法;
--合同的風險;
--合同履約監(jiān)控能力;
--其他需要評審的內(nèi)容。
4.5合同的簽署與生效。
4.5.1合同經(jīng)評審合格,由總經(jīng)理簽署或授權人簽署。非書面的合同除外。
4.5.2經(jīng)簽署的合同按《印章管理標準作業(yè)規(guī)程》辦理蓋章審批手續(xù)。
4.5.3所有書面合同均須加蓋公司印章,合同頁數(shù)在一頁以上的必須加蓋騎縫章。
4.5.4經(jīng)簽署并加蓋公司印章的合同正式生效,須公證的合同,經(jīng)公證后生效。
4.5.5公司承諾提供常規(guī)服務和管理的合同簽署與蓋章形式不受以上條款的限制。
4.5.6生效的合同原則上一式四份,公司與顧客各兩份,需進行公證的須報公證機關一份備案。
4.6合同的編號與歸檔。
4.6.1書面合同統(tǒng)一進行編號,編號的方法按《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》辦理。
4.6.2一般情況下書面合同由公司行政部統(tǒng)一歸檔(經(jīng)總經(jīng)理審批同意,由其他部門保管的除外),歸檔方法按《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》辦理。
4.6.3行政部歸檔合同原件,合同履行完畢或需分階段付款的,報財務部存檔一份,部門需按合同條款監(jiān)督顧客履約的,按《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》辦理復印審批程序后,由部門負責人保管一份復印件。合同執(zhí)行完畢后,須將合同返還歸檔。
4.6.4合同條款涉及保密事項的,有關部門均承擔保密責任。
4.7合同的履約。
4.7.1對外提供服務的合同,由提供合同服務的部門負責履約,重要的合同由總經(jīng)理或行政部監(jiān)督履約。
4.7.2對外委托服務的合同,由合同執(zhí)行部門監(jiān)督分供方履約,重要的合同由總經(jīng)理或行政部監(jiān)督履約。
4.7.3合同執(zhí)行部門須將合同履約階段性情況向總經(jīng)理匯報,重要合同須以書面形式匯報。
4.7.4財務部監(jiān)控所有書面合同的履約進度,對違反合同進度的及時向總經(jīng)理匯報。
4.7.5合同履約完畢,對重要合同的執(zhí)行效果再次進行評審。
4.8合同的變更與廢止。
合同雙方不能履約或不能完全履約或合同中須變更廢止情況出現(xiàn)需進行合同條款變更或廢止時,由合同執(zhí)行部門向辦公室提出合同變更申請,辦公室按合同評審程序跟進評審變更條款或廢止合同,重要合同由總經(jīng)理直接組織變更條款或廢止合同。
4.9合同的續(xù)約。
合同期滿且需辦理續(xù)約的,由合同執(zhí)行部門按合同要求提前通知辦公室,由行政部主管按合同評審程序跟進評審.重要合同由總經(jīng)理直接組織合同評審。
4.11記錄:書面合同必須有書面的評審記錄,與合同一起歸檔保管。
5.0記錄
6.0相關支持文件
6.1《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》
第2篇 物業(yè)管理公司合同管理標準作業(yè)規(guī)程
物業(yè)管理公司合同管理標準作業(yè)規(guī)程
(五)
1.0目的規(guī)范合同的評審、簽署、履約跟進、歸檔管理工作程序,確保公司利益、信譽得到保障。
2. 0適用范圍適用于物業(yè)管理公司所有合同的管理工作。
3. 0職責3.1總經(jīng)理負責公司所有合同的簽署及重要合同的評審。
3. 2行政部負責公司所有合同備案及歸檔(員工勞動合同除外)。
3. 3部門負責人負責合同的履約執(zhí)行。
4.0程序要點
4.1合同管理的范圍:包括對外提供服務的合同和對外委托服務的合同。
4.1.1對外提供服務的合同,包括以下幾類:a)開發(fā)/建設單位或業(yè)主委員會委托進行物業(yè)管理的合同;
b)投標書;
c)對外租賃合同;
d)公司承諾提供的常規(guī)服務和管理;
e)顧客(業(yè)主、住戶或其他委托方)委托公司進行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運及其他有償服務的合同;
f)公司車庫、車棚、車位使用或泊車合同;
g)其他對外提供服務的合同。
4.1.2對外委托服務的合同,包括以下幾類:a)采購合同;
b)招標合同;
c)勞動合同;
d)公司委托顧客(供應商或其他受委托單位)進行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運等合同;
e)其他須進行對外委托服務的合同。
4.2合同的形式包括以下幾種形式。
4.2.1 書面的和非書面的。
4.2.2 協(xié)議或其他法規(guī)性文件的規(guī)定和要求
4.2.3 規(guī)范合同和格式合同。
4.2.4 口頭承諾。
4.2.5 招、投標書。
4.3合同的制定
4.3.1 一般情況下由合同的執(zhí)行部門負責制定,其內(nèi)容包括以下條款:a)標的;
b)數(shù)量和質(zhì)量(或工作內(nèi)容);
c)價款或酬金;
d)履約期限、地點方式及其他履約條件;
e)合同終止條件;
f)違約責任;
g)專用合同約定的其他必要條款。
4.3.2 各種合同若有合同范本,可依照合同范本填寫或修改各項條款。
4.4合同的評審
4.4.1評審權限:所有合同由總經(jīng)理組織有關人員進行評審。
4.4.2評審內(nèi)容a)對外提供服務合同的評審內(nèi)容:--公司的履約能力;
--顧客提供的價格;
--合同的風險;
--合同的條款是否明確;
--合同是否合法;
--合同的社會效益;
--其他需要評審的內(nèi)容。
b)對外委托服務合同的評審內(nèi)容:--分供方的履約能力;
--分供方提供的價格;
--分供方的信譽;
--分供方提供服務的售后服務;
--合同的條款是否明確;
--合同是否違法;
--合同的風險;
--合同履約監(jiān)控能力;
--其他需要評審的內(nèi)容。
4.5合同的簽署與生效。
4.5.1 合同經(jīng)評審合格,由總經(jīng)理簽署或授權人簽署。
非書面的合同除外。
4.5.2 經(jīng)簽署的合同按《印章管理標準作業(yè)規(guī)程》辦理蓋章審批手續(xù)。
4.5.3 所有書面合同均須加蓋公司印章,合同頁數(shù)在一頁以上的必須加蓋騎縫章。
4.5.4 經(jīng)簽署并加蓋公司印章的合同正式生效,須公證的合同,經(jīng)公證后生效。
4.5.5 公司承諾提供常規(guī)服務和管理的合同簽署與蓋章形式不受以上條款的限制。
4.5.6 生效的合同原則上一式四份,公司與顧客各兩份,需進行公證的須報公證機關一份備案。
4.6合同的編號與歸檔。
4.6.1 書面合同統(tǒng)一進行編號,編號的方法按《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》辦理。
4.6.2 一般情況下書面合同由公司行政部統(tǒng)一歸檔(經(jīng)總經(jīng)理審批同意,由其他部門保管的除外),歸檔方法按《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》辦理。
4.6.3 行政部歸檔合同原件,合同履行完畢或需分階段付款的,報財務部存檔一份,部門需按合同條款監(jiān)督顧客履約的,按《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》辦理復印審批程序后,由部門負責人保管一份復印件。
合同執(zhí)行完畢后,須將合同返還歸檔。
4.6.4 合同條款涉及保密事項的,有關部門均承擔保密責任。
4.7合同的履約。
4.7.1 對外提供服務的合同,由提供合同服務的部門負責履約,重要的合同由總經(jīng)理或行政部監(jiān)督履約。
4.7.2 對外委托服務的合同,由合同執(zhí)行部門監(jiān)督分供方履約,重要的合同由總經(jīng)理或行政部監(jiān)督履約。
4.7.3 合同執(zhí)行部門須將合同履約階段性情況向總經(jīng)理匯報,重要合同須以書面形式匯報。
4.7.4 財務部監(jiān)控所有書面合同的履約進度,對違反合同進度的及時向總經(jīng)理匯報。
4.7.5 合同履約完畢,對重要合同的執(zhí)行效果再次進行評審。
4.8合同的變更與廢止。
合同雙方不能履約或不能完全履約或合同中須變更廢止情況出現(xiàn)需進行合同條款變更或廢止時,由合同執(zhí)行部門向辦公室提出合同變更申請,辦公室按合同評審程序跟進評審變更條款或廢止合同,重要合同由總經(jīng)理直接組織變更條款或廢止合同。
4.9合同的續(xù)約。
合同期滿且需辦理續(xù)約的,由合同執(zhí)行部門按合同要求提前通知辦公室,由行政部主管按合同評審程序跟進評審.重要合同由總經(jīng)理直接組織合同評審。
4.11記錄:書面合同必須有書面的評審記錄,與合同一起歸檔保管。
5.0記錄6.0相關支持文件
6.1《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》
第3篇 物業(yè)管理公司合同管理標準作業(yè)規(guī)程怎么寫
物業(yè)管理公司合同管理標準作業(yè)規(guī)程
(五)
1.0目的規(guī)范合同的評審、簽署、履約跟進、歸檔管理工作程序,確保公司利益、信譽得到保障。
2. 0適用范圍適用于物業(yè)管理公司所有合同的管理工作。
3. 0職責3.1總經(jīng)理負責公司所有合同的簽署及重要合同的評審。
3. 2行政部負責公司所有合同備案及歸檔(員工勞動合同除外)。
3. 3部門負責人負責合同的履約執(zhí)行。
4.0程序要點
4.1合同管理的范圍:包括對外提供服務的合同和對外委托服務的合同。
4.1.1對外提供服務的合同,包括以下幾類:a)開發(fā)/建設單位或業(yè)主委員會委托進行物業(yè)管理的合同;
b)投標書;
c)對外租賃合同;
d)公司承諾提供的常規(guī)服務和管理;
e)顧客(業(yè)主、住戶或其他委托方)委托公司進行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運及其他有償服務的合同;
f)公司車庫、車棚、車位使用或泊車合同;
g)其他對外提供服務的合同。
4.1.2對外委托服務的合同,包括以下幾類:a)采購合同;
b)招標合同;
c)勞動合同;
d)公司委托顧客(供應商或其他受委托單位)進行采購、安裝、修繕、裝修、貯存、檢修、保養(yǎng)、清潔、搬運等合同;
e)其他須進行對外委托服務的合同。
4.2合同的形式包括以下幾種形式。
4.2.1 書面的和非書面的。
4.2.2 協(xié)議或其他法規(guī)性文件的規(guī)定和要求
4.2.3 規(guī)范合同和格式合同。
4.2.4 口頭承諾。
4.2.5 招、投標書。
4.3合同的制定
4.3.1 一般情況下由合同的執(zhí)行部門負責制定,其內(nèi)容包括以下條款:a)標的;
b)數(shù)量和質(zhì)量(或工作內(nèi)容);
c)價款或酬金;
d)履約期限、地點方式及其他履約條件;
e)合同終止條件;
f)違約責任;
g)專用合同約定的其他必要條款。
4.3.2 各種合同若有合同范本,可依照合同范本填寫或修改各項條款。
4.4合同的評審
4.4.1評審權限:所有合同由總經(jīng)理組織有關人員進行評審。
4.4.2評審內(nèi)容a)對外提供服務合同的評審內(nèi)容:--公司的履約能力;
--顧客提供的價格;
--合同的風險;
--合同的條款是否明確;
--合同是否合法;
--合同的社會效益;
--其他需要評審的內(nèi)容。
b)對外委托服務合同的評審內(nèi)容:--分供方的履約能力;
--分供方提供的價格;
--分供方的信譽;
--分供方提供服務的售后服務;
--合同的條款是否明確;
--合同是否違法;
--合同的風險;
--合同履約監(jiān)控能力;
--其他需要評審的內(nèi)容。
4.5合同的簽署與生效。
4.5.1 合同經(jīng)評審合格,由總經(jīng)理簽署或授權人簽署。
非書面的合同除外。
4.5.2 經(jīng)簽署的合同按《印章管理標準作業(yè)規(guī)程》辦理蓋章審批手續(xù)。
4.5.3 所有書面合同均須加蓋公司印章,合同頁數(shù)在一頁以上的必須加蓋騎縫章。
4.5.4 經(jīng)簽署并加蓋公司印章的合同正式生效,須公證的合同,經(jīng)公證后生效。
4.5.5 公司承諾提供常規(guī)服務和管理的合同簽署與蓋章形式不受以上條款的限制。
4.5.6 生效的合同原則上一式四份,公司與顧客各兩份,需進行公證的須報公證機關一份備案。
4.6合同的編號與歸檔。
4.6.1 書面合同統(tǒng)一進行編號,編號的方法按《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》辦理。
4.6.2 一般情況下書面合同由公司行政部統(tǒng)一歸檔(經(jīng)總經(jīng)理審批同意,由其他部門保管的除外),歸檔方法按《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》辦理。
4.6.3 行政部歸檔合同原件,合同履行完畢或需分階段付款的,報財務部存檔一份,部門需按合同條款監(jiān)督顧客履約的,按《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》辦理復印審批程序后,由部門負責人保管一份復印件。
合同執(zhí)行完畢后,須將合同返還歸檔。
4.6.4 合同條款涉及保密事項的,有關部門均承擔保密責任。
4.7合同的履約。
4.7.1 對外提供服務的合同,由提供合同服務的部門負責履約,重要的合同由總經(jīng)理或行政部監(jiān)督履約。
4.7.2 對外委托服務的合同,由合同執(zhí)行部門監(jiān)督分供方履約,重要的合同由總經(jīng)理或行政部監(jiān)督履約。
4.7.3 合同執(zhí)行部門須將合同履約階段性情況向總經(jīng)理匯報,重要合同須以書面形式匯報。
4.7.4 財務部監(jiān)控所有書面合同的履約進度,對違反合同進度的及時向總經(jīng)理匯報。
4.7.5 合同履約完畢,對重要合同的執(zhí)行效果再次進行評審。
4.8合同的變更與廢止。
合同雙方不能履約或不能完全履約或合同中須變更廢止情況出現(xiàn)需進行合同條款變更或廢止時,由合同執(zhí)行部門向辦公室提出合同變更申請,辦公室按合同評審程序跟進評審變更條款或廢止合同,重要合同由總經(jīng)理直接組織變更條款或廢止合同。
4.9合同的續(xù)約。
合同期滿且需辦理續(xù)約的,由合同執(zhí)行部門按合同要求提前通知辦公室,由行政部主管按合同評審程序跟進評審.重要合同由總經(jīng)理直接組織合同評審。
4.11記錄:書面合同必須有書面的評審記錄,與合同一起歸檔保管。
5.0記錄6.0相關支持文件
6.1《檔案管理標準作業(yè)規(guī)程》
