文件資料管理規(guī)程3篇

更新時間：2024-11-20 查看人數(shù)：91

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目錄
1.文件資料規(guī)程有哪些 2.文件資料規(guī)程模板 3.文件資料規(guī)程標準 4.文件資料管理規(guī)程3篇

文件資料管理規(guī)程

有哪些

文件資料管理規(guī)程

一、管理目標文件資料管理旨在確保公司信息的準確、完整、安全和有效利用，提高工作效率，降低運營風險。

二、管理范圍本規(guī)程適用于公司內(nèi)部所有部門，包括但不限于文檔創(chuàng)建、審批、存儲、檢索、更新、廢棄等全過程。

三、職責分配

1. 各部門負責人：負責本部門文件資料的管理工作，確保符合本規(guī)程要求。

2. 信息管理部門：負責制定和維護文件資料管理政策，提供技術(shù)支持和監(jiān)督執(zhí)行。

3. 員工：負責個人工作相關(guān)的文件資料創(chuàng)建、保存和使用，遵守規(guī)程規(guī)定。

四、文件分類

1. 工作文件：日常業(yè)務活動產(chǎn)生的報告、計劃、會議記錄等。

2. 法規(guī)文件：與公司運營相關(guān)的法律法規(guī)、合同協(xié)議等。

3. 內(nèi)部政策：公司制定的規(guī)章制度、流程手冊等。

4. 檔案資料：具有歷史價值或長期保存需求的文件。

模板

文件資料管理模板

1. 文件命名：采用“部門-編號-文件名-版本號”的格式，如“銷售-sl-年度銷售計劃-v1.0”。

2. 文件審批：使用電子簽批系統(tǒng)，確保每個版本的變更均有審批記錄。

3. 存儲結(jié)構(gòu)：按照部門-子類別-文件名的層次結(jié)構(gòu)，統(tǒng)一存儲在公司服務器或云盤。

4. 版本控制：每次修改后自動更新版本號，保留舊版以供追溯。

5. 訪問權(quán)限：設定不同級別的訪問權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和修改。

標準

文件資料管理標準

1. 創(chuàng)建與審批：文件應明確作者、審閱人和批準人，內(nèi)容準確無誤，格式規(guī)范。

2. 存儲與備份：定期進行數(shù)據(jù)備份，確保文件安全；重要文件需物理備份。

3. 更新與廢棄：文件更新應及時，過期或無效文件應按規(guī)定程序廢棄。

4. 檢索與查閱：建立有效的檢索系統(tǒng)，確保員工能快速找到所需文件。

5. 審計與合規(guī)：定期進行文件管理審計，確保符合法規(guī)要求和公司政策。

六、執(zhí)行與監(jiān)督

1. 公司應定期進行文件資料管理培訓，確保員工了解并遵守規(guī)程。

2. 信息管理部門應定期檢查文件管理執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。

3. 對違反規(guī)程的行為，公司將依據(jù)相關(guān)規(guī)定進行處理。

七、持續(xù)改進文件資料管理規(guī)程將根據(jù)業(yè)務發(fā)展、法規(guī)變化和技術(shù)進步適時調(diào)整，以保持其有效性。

通過以上規(guī)范的實施，我們期望實現(xiàn)文件資料的有效管理，促進公司信息流通，提升整體運營效率。

文件資料管理規(guī)程范文

第1篇保潔中心文件資料管理規(guī)程

保潔中心文件資料管理規(guī)程

1.目的

完善資料留存及合同管理

2.范圍

適用于公司各類行文及合同

3.職責

由保潔中心文員負責執(zhí)行

4.操作規(guī)程

工作流程圖說明記錄

1、由保潔中心文員負責收、發(fā)文工作。

2、所有文件分類留存。

3、所有合同進行編號留存,并填寫《合同統(tǒng)計表》。

4、年底對本年度的文件及合同進行分類裝訂。

《合同統(tǒng)計表》

yz-zg/bbj-f01-01

第2篇某購物中心部門文件資料管理規(guī)程

營運管理類標準指引

制定部門:營運部

購物中心部門文件資料管理規(guī)程

1.目的

為規(guī)范資料(包括電子版資料)管理,有效收集、妥善保管和高效利用部門資料。

2.范圍

適用于各項目及各部門文件資料建立與管理。

3.職責

3.1部門員工負責自己板塊的工作資料,保證資料的齊全完整以及密級資料的安全。資料管理工作由部門經(jīng)理統(tǒng)一領(lǐng)導。

3.2各板塊員工在部門經(jīng)理指導下進行資料整理工作,其主要職責是對板塊內(nèi)產(chǎn)生的資料及時進行整理。定期對所有已歸檔的資料進行檢查。接受部門經(jīng)理對資料管理工作的監(jiān)督和指導,并提出合理化建議。

3.3各板塊資料可存放于各相關(guān)板塊員工自行保管,其余資料原則上由文員集中保管。自行保管資料員工對其所保管的資料信息(包括電子版)負有全部責任。

4.作業(yè)內(nèi)容

4.1整理方法

裝訂:歸檔資料應按件裝訂,每份資料作為一件。

分類:歸檔資料采用“保管期限/年度”進行分類。

排列:歸檔資料應在分類方案的最低一級類目內(nèi),按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。

4.2保管期限:分為永久、長期、短期。

4.3公司領(lǐng)導、部門負責人借閱非密級資料可通過資料管理人員/文員辦理借閱手續(xù),直接提檔。

4.4部門負責人以下員工借閱資料時,需經(jīng)部門負責人批準,填寫《資料使用申請表》,并辦理借閱手續(xù)。

4.5借閱部門資料須按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù),不得擅自擴大查閱范圍,未經(jīng)許可不得私自抄錄或復制。如確屬工作需要摘錄和復制,須經(jīng)分管領(lǐng)導或總經(jīng)理審批方可摘錄和復制。查閱“一般”級資料,須經(jīng)部門負責人審批。查閱“密件”級資料,須經(jīng)分管領(lǐng)導審批。查閱“絕密”級資料,須經(jīng)總經(jīng)理審批。外借資料必須在規(guī)定時間內(nèi)及時歸還。

4.6借閱、使用資料必須愛護,保持整潔,嚴禁涂改,注意安全和保密。如有資料遺失,按照資料的重要輕重程度進行處罰。

4.7任何個人未經(jīng)允許不得隨意銷毀部門資料。

4.8針對保管期限已滿的資料,通過鑒定對無保存價值的檔案進行銷毀。銷毀前必須填寫《資料銷毀清單》,經(jīng)資料管理負責人、部門經(jīng)理審批后,由二人以上對照《資料銷毀清單》檢查資料,確認無誤后在指定地點監(jiān)銷。監(jiān)銷人員事后應在銷毀清單上注明“已銷毀”字樣、日期并簽名。

4.9資料管理人員要認真填寫、編制銷毀清單,資料銷毀清單需長期保存。如有個別資料和文件未被批準銷毀,尚需保存,則應在銷毀清單上做出適當說明。為了防止錯銷,對已批準銷毀的資料除特殊情況外,一般均應“暫緩執(zhí)行”,待保存半年以后,確認已無利用價值時再行銷毀。

4.10若按規(guī)定需要銷毀時,凡屬密級資料須經(jīng)總經(jīng)理批準后方可銷毀,一般內(nèi)部資料,須經(jīng)部門負責人批準后方可銷毀。

4.11因個人原因?qū)е沦Y料遺失,根據(jù)資料等級進行相應處罰

4.11.1普通級資料:

記過失一次,且按公司相關(guān)獎懲規(guī)定進行現(xiàn)金處罰,部門內(nèi)部通報批評。

4.11.2重要級資料:

記重大過失一次,且按公司相關(guān)獎懲規(guī)定進行現(xiàn)金處罰,在績效考核中建議hr扣除相應績效分值并上報公司,公司內(nèi)部通報批評。

4.11.3以上情況在一年中出現(xiàn)兩次以上,按以上條例并處雙倍及以上處罰。

5.支持性文件

6.相關(guān)記錄

第3篇 a管理處文件資料管理工作規(guī)程

1 工作目標

1.1確保文件、資料得到妥善保管,及時傳遞各類信息,滿足信息溝通的需要;確保管理處日常事務性工作的正常開展。

1.2適用于__康城管理處文件資料的管理,包括對外收發(fā)文、檔案管理、創(chuàng)優(yōu)資料、合同協(xié)議、質(zhì)量記錄等各類文件資料的編目、歸檔、保管和借閱、復印控制工作。

2 工作職責

2.1管理處經(jīng)理是管理處文件資料管理的全面負責人,負責實施文件資料管理工作規(guī)程。

2.2管理處文件資料管業(yè)助理是文件資料管理工作的具體實施人。

2.3管理處各員工應積極支持、配合開展文件資料管理工作。

3 工作指引

3.1管理處發(fā)文

3.1.1按公司統(tǒng)一格式打印文件,填寫《發(fā)文擬稿紙》,經(jīng)管理處經(jīng)理簽發(fā)后蓋章。

3.1.2填寫《文件發(fā)放登記表》,按文件發(fā)放范圍發(fā)放,并要求收文人在《文件發(fā)放登記表》上簽名?！段募l(fā)放登記表》保存期限10年,按編號次序存放,裝入專用文件夾統(tǒng)一保存。

3.1.3將文件復印件連同《發(fā)文擬稿紙》存檔,《發(fā)文擬稿紙》與所附文件保存同樣期限。

3.2管理處收文

3.2.1外來文件收到后,首先填寫《收文登記表》及《收文處理專用紙》,交經(jīng)理批閱。《收文登記表》保存期限10年,按編號次序存放,裝入專用文件夾統(tǒng)一保存。

3.2.2根據(jù)經(jīng)理閱辦意見,將文件送相關(guān)人員傳閱、處理并簽名。

3.2.3將傳閱、處理后的文件及時收回并連同《收文處理專用紙》存檔,《收文處理專用紙》與所附文件保存同樣期限。

3.3檔案管理

3.3.1檔案分系統(tǒng)進行管理,用檔案局統(tǒng)一印制的檔案盒保存,每個檔案盒應清楚標明所存

檔案的名稱。

3.3.2每個檔案盒內(nèi)應有一份卷內(nèi)目錄,并隨時根據(jù)存檔情況變化予以調(diào)整。

3.3.3查閱檔案應詳細填寫《檔案借閱登記表》,文件資料管業(yè)助理應認真檢查所歸還的檔案,在確認無任何損壞后方可接收,對有損壞現(xiàn)象的,需進行修補。如無法補救的文件,上報管理處經(jīng)理?！稒n案借閱登記表》保存期限10年,按年度進行統(tǒng)一編目、歸檔,每年裝訂成一本,制作封面。封面內(nèi)容包括表格名稱、日期、保管期限。

3.3.4質(zhì)量手冊、程序文件的復印由申請人填寫《文件復印申請表》,寫明復印原因、復印份數(shù)、發(fā)放范圍,經(jīng)管理處經(jīng)理批準后,由文件資料管業(yè)助理負責復印,必須加蓋受控文件章后下發(fā)。同時填寫《質(zhì)量文件發(fā)放范圍清單》和《質(zhì)量記錄表格發(fā)放范圍清單》,并將《文件復印申請表》存檔。《質(zhì)量文件發(fā)放范圍清單》和《質(zhì)量記錄表格發(fā)放范圍清單》均為保存期限10年,按年度進行統(tǒng)一編目、歸檔,每年裝訂成一本,制作封面。封面內(nèi)容包括表格名稱、日期、保管期限。

3.3.5作業(yè)指導書由文件資料管業(yè)助理根據(jù)使用范圍復印下發(fā),并加蓋受控文件章,同時填寫《質(zhì)量文件發(fā)放范圍清單》和《質(zhì)量記錄表格發(fā)放范圍清單》。

3.3.6往來受控文件的復印由申請人填寫《文件復印申請表》,寫明復印原因、復印份數(shù)、發(fā)放范圍,經(jīng)管理處經(jīng)理批準后,由文件資料管業(yè)助理負責復印和下發(fā),并將《文件復印申請表》存檔?！段募陀∩暾埍怼繁４嫫谙?0年,按年度進行統(tǒng)一編目、歸檔,每年裝訂成一本,制作封面。封面內(nèi)容包括表格名稱、日期、保管期限。

3.3.7文件在實施中,管理處根據(jù)需要修改或更新的文件,應有有效的《文件更改申請單》,文件資料管業(yè)助理應統(tǒng)一標號,妥善保存。更改后的文件由文件資料管業(yè)助理按原發(fā)放范圍發(fā)放,在《文件發(fā)放登記表》中做好記錄,按《文件更改通知單》的要求實施更改?！段募耐ㄖ獑巍繁４嫫谙?0年,按年度進行統(tǒng)一編目、歸檔,每年裝訂成一本,制作封面。封面內(nèi)容包括表格名稱、日期、保管期限。

3.3.8按照各類文件的保存期限,對超過保存期的文件應統(tǒng)一由文件資料管業(yè)助理及時進行銷毀,并根據(jù)銷毀情況登記《文件銷毀申請單》,銷毀時需有一名監(jiān)銷人員在場。《文件銷毀申請單》保存期限10年,按年度進行統(tǒng)一編目、歸檔,每年裝訂成一本,制作封面。封面內(nèi)容包括表格名稱、日期、保管期限。

3.3.9作廢版本的文件應予以銷毀,同時根據(jù)銷毀情況登記《文件銷毀申請單》,銷毀時需有一名監(jiān)銷人員在場。確需保留的,應填寫《文件留用申請單》并在明顯位置予以作廢標識,防止作廢文件的非預期使用。《文件留用申請單》保存期限10年,按年度進行統(tǒng)一編目、歸檔,每年裝訂成一本,制作封面。封面內(nèi)容包括表格名稱、日期、保管期限。

3.3.10創(chuàng)優(yōu)文件由管理處經(jīng)理負責建立后交由文件資料管業(yè)助理保存歸檔。

3.3.11管理處日常來往的受控文件每月底檢查清理一次,并將變動、銷毀、丟失的情況小結(jié)一次,填入管理處《受控文件清單》。每年6月和12月各上報人事行政部一次?！妒芸匚募鍐巍窇诿吭碌走M行更新,保持最新的有效版本。

3.3.12所有合同即收即交文件資料管業(yè)助理歸檔。

3.4質(zhì)量記錄

3.4.1文件資料管業(yè)助理根據(jù)各模塊執(zhí)行人上報的質(zhì)量記錄表格名稱匯總一份《質(zhì)量記清單》。《質(zhì)量記錄清單》應于每月底進行更新,保持最新的有效版本。

3.4.2各模塊執(zhí)行人負責收集形成的質(zhì)量記錄,進行分類編目、歸檔,并及時報給文件資料管業(yè)助理備案。

3.4.3公司員工因工作需要,需查閱存檔的質(zhì)量記錄時,填寫《質(zhì)量記錄查閱申請單》,經(jīng)管理處經(jīng)理同意,可以查閱存檔的質(zhì)量記錄。

3.4.4合同要求時,在商定期內(nèi)質(zhì)量記錄可以提供給顧客或其代表查閱,須填寫《質(zhì)量記錄查閱申請單》,并經(jīng)管理處經(jīng)理同意?！顿|(zhì)量記錄查閱申請單》保存期限10年,按年度進行統(tǒng)一編目、歸檔,每年裝訂成一本,制作封面。封面內(nèi)空包括表格名稱、日期、保管期限。

3.4.5在質(zhì)量記錄引出的文件中應規(guī)定各質(zhì)量記錄的保存期限和保存要求。

3.4.6按照質(zhì)量記錄的保存期限,對超過保存期的質(zhì)量記錄應統(tǒng)一由文件資料管業(yè)助理及時進行銷毀,并根據(jù)質(zhì)量記錄銷毀情況登記《文件銷毀申請單》,銷毀時需有一名監(jiān)銷人員在場。

4.質(zhì)量記錄

4.1《發(fā)文擬稿紙》

4.2《文件發(fā)放登記表》

4.3《收文處理專用紙》

4.4《收文登記表》

4.5《受控文件清單》

4.6《文件銷毀申請表》

4.7《文件留用申請表》

4.8《文件更改申請表》

4.9《文件復印申請表》