有哪些
檔案類(lèi)型及分類(lèi)
1.1 物業(yè)基礎(chǔ)資料：包括物業(yè)產(chǎn)權(quán)證明、規(guī)劃設(shè)計(jì)圖紙、建筑驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。 1.2 業(yè)主信息：如業(yè)主身份證明、購(gòu)房合同、入住登記表等。 1.3 設(shè)施設(shè)備檔案：涵蓋各類(lèi)設(shè)施設(shè)備的購(gòu)置合同、使用說(shuō)明書(shū)、維修保養(yǎng)記錄等。 1.4 服務(wù)記錄：物業(yè)管理合同、繳費(fèi)記錄、投訴處理記錄等。 1.5 法律文件：包括物業(yè)法規(guī)、合同協(xié)議、法院判決書(shū)等。 1.6 其他檔案：內(nèi)部管理制度、員工檔案、財(cái)務(wù)報(bào)表等。
模板
檔案管理流程
2.1 檔案收集：確保所有相關(guān)文件完整無(wú)缺，及時(shí)整理歸檔。
2. 2 檔案編碼：依據(jù)統(tǒng)一的編碼規(guī)則，為每份檔案賦予唯一標(biāo)識(shí)。
2. 3 檔案存儲(chǔ)：分類(lèi)存放，便于檢索，選擇適宜的物理環(huán)境和數(shù)字化備份。
2. 4 檔案借閱：制定借閱流程，記錄借閱人、借閱日期及歸還情況。
2. 5 檔案更新：定期審核，及時(shí)更新過(guò)期或變動(dòng)的信息。
2. 6 檔案銷(xiāo)毀：對(duì)不再需要的檔案，依照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀，并做好記錄。
標(biāo)準(zhǔn)
檔案管理規(guī)范
3.1 安全性：確保檔案物理安全，防止水、火、蟲(chóng)害等損害，同時(shí)采取加密措施保護(hù)電子檔案。
3. 2 準(zhǔn)確性：保證檔案信息真實(shí)、準(zhǔn)確，避免錯(cuò)漏。
3. 3 可追溯性：所有操作應(yīng)有明確記錄，便于追蹤查詢(xún)。
3. 4 保密性：對(duì)涉及業(yè)主隱私或公司機(jī)密的檔案，實(shí)行權(quán)限管理，限制訪問(wèn)。
3. 5 及時(shí)性：更新檔案內(nèi)容，確保信息時(shí)效性。
3. 6 系統(tǒng)性：建立完整的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的高效管理和利用。
3. 7 法規(guī)遵從性：遵守國(guó)家關(guān)于檔案管理的法律法規(guī)，確保合規(guī)運(yùn)營(yíng)。
通過(guò)以上規(guī)程，物業(yè)檔案管理工作將更加規(guī)范，有助于提升物業(yè)管理效率，保障業(yè)主權(quán)益，同時(shí)也為公司的決策提供準(zhǔn)確、及時(shí)的信息支持。在實(shí)際操作中，各環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)程執(zhí)行，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。
某物業(yè)檔案管理規(guī)程范文
第1篇 某物業(yè)檔案管理規(guī)程
f物業(yè)檔案管理規(guī)程
1.0目的
確保客戶(hù)服務(wù)中心業(yè)主檔案和本部門(mén)的檔案得到有效控制。
2.0資料檔案
2.1歸檔范圍
文件、資料包括業(yè)主資料、質(zhì)量體系文件、外來(lái)文件、各種合同等;
2.2建立
2.2.1隨時(shí)收集各種辦理完畢的文件(含會(huì)議文件),資料按相關(guān)類(lèi)別分別存放,經(jīng)檢查齊全后,整理立卷歸檔。
2.2.2組卷
2.2.2.1每月3日前將上月相關(guān)資料歸檔,歸檔要注意整潔,歸檔前要把資料進(jìn)行分類(lèi),可把材料按類(lèi)別分組裝入待辦卷宗,以便要?dú)w檔時(shí),所有材料都能隨手可得,避免盲目查找。
2.2.2.2按年度、題目分類(lèi),查找迅速方便,在檔案目錄里清楚的標(biāo)明并與檔案保存好,對(duì)每一份文件都要清楚的注明其歸入的檔案類(lèi)目。
2.2.2.3立卷按永久、長(zhǎng)期、短期分別組卷,卷內(nèi)文件要把正文和底稿、文件和附件、請(qǐng)示和批復(fù)放在一起,卷內(nèi)編號(hào)一律在右上角。
2.2.3裝訂
2.2.3.1案卷厚度一般在1.5公分至2公分為度,裝訂前要拆除金屬物,做好文件材料的檢查,如對(duì)破損或褪色的材料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制,裝訂線位過(guò)窄或有字跡的材料,需用紙加襯邊,紙面過(guò)大的材料,要按宗卷大小折疊整齊,對(duì)字跡難以辨認(rèn)的材料,應(yīng)當(dāng)附上抄件,卷宗標(biāo)題要標(biāo)明作者,問(wèn)題或名稱(chēng),文字要簡(jiǎn)練,確切,用毛筆或鉛筆,字跡端正。
2.2.3.2根據(jù)卷內(nèi)文件之間的聯(lián)系,進(jìn)行系列排列、編號(hào)、擬訂案宗標(biāo)題,確定保管期限,裝訂,編制案卷目錄。
2.3管理
2.3.1檔案管理人員要定時(shí)檢查專(zhuān)柜,核對(duì)件數(shù),防遺失,發(fā)現(xiàn)異?；虮槐I、丟失等情況,及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反映,妥善處理,如系人為造成,要追究有關(guān)人員的責(zé)任;
2.3.2注意做好保密工作,做好防潮,防水、防塵、防盜、防高溫、防強(qiáng)光等措施。
2.3.3每年年初對(duì)上年度檔案材料的數(shù)量,保管等情況進(jìn)行一定檢查,發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取補(bǔ)救措施,確保檔案的安全。
2.4更新
2.4.1需更新資料時(shí),須經(jīng)部門(mén)經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可執(zhí)行,做更新記錄;
2.4.2業(yè)主資料發(fā)生變動(dòng)時(shí),及時(shí)更新業(yè)主檔案。
2.5調(diào)閱
2.5.1因工作需要調(diào)閱有關(guān)文件資料須提出書(shū)面申請(qǐng),經(jīng)部門(mén)主管批準(zhǔn)后方可調(diào)閱,調(diào)閱重要密件需經(jīng)管理處經(jīng)理批準(zhǔn);
2.5.2本部門(mén)檔案資料原則上不外借,如有借出發(fā)生時(shí),須經(jīng)部門(mén)主管書(shū)面批準(zhǔn);
2.5.3檔案管理人員建立調(diào)閱記錄,保證調(diào)出文件資料及時(shí)返還;
2.5.4未經(jīng)批準(zhǔn),調(diào)閱人不得對(duì)文件資料進(jìn)行摘抄或復(fù)印;
2.6銷(xiāo)毀
2.6.1對(duì)于已無(wú)作用的檔案要進(jìn)行銷(xiāo)毀或用碎紙機(jī)進(jìn)行處理,銷(xiāo)毀檔案材料要經(jīng)過(guò)認(rèn)真鑒定,確定銷(xiāo)毀的檔案材料必須登記,報(bào)管理處經(jīng)理批準(zhǔn)后銷(xiāo)毀。
3.6.2銷(xiāo)毀檔案材料時(shí),必須指派專(zhuān)人進(jìn)行,防止失密。
4.0相關(guān)記錄:
《檔案調(diào)閱登記表》
檔案調(diào)閱登記表
調(diào)閱時(shí)間調(diào)閱人文件名稱(chēng)負(fù)責(zé)人歸還時(shí)間經(jīng)手人備注
第2篇 某某物業(yè)管理公司用戶(hù)檔案管理規(guī)程
某物業(yè)管理公司用戶(hù)檔案管理規(guī)程
1.用戶(hù)檔案的管理工作由服務(wù)中心文員負(fù)責(zé)。
2.服務(wù)中心文員每天將當(dāng)天的用戶(hù)資料、往來(lái)文件按房號(hào)整理歸檔。
3.大廈用戶(hù)資料按房號(hào)一戶(hù)一檔建立,以樓層為序,統(tǒng)一存放在客戶(hù)資料文件柜內(nèi)。
4.用戶(hù)檔案內(nèi)存放現(xiàn)有用戶(hù)資料,遷出用戶(hù)資料裝訂后另存于行政部文件柜內(nèi)。
5.每個(gè)用戶(hù)檔案的排列順序?yàn)?按日期順序,最新的文件擺在最前面。具體排列方式如下:
a.用戶(hù)來(lái)函、復(fù)函
b.非辦公時(shí)間加班申請(qǐng)
c.公司水牌制作申請(qǐng)
d.電話開(kāi)通通知單(電話開(kāi)通通知單;電話分機(jī)租用申請(qǐng)表等)
e.室內(nèi)安全及物品放行(關(guān)于下班后鎖好房門(mén)的通知;用戶(hù)室內(nèi)物品放行協(xié)議書(shū);大門(mén)封板申請(qǐng);破鎖申請(qǐng)等)
f.租戶(hù)資料(業(yè)主授權(quán)書(shū);租戶(hù)承諾書(shū);用戶(hù)資料;租賃合同復(fù)印件;營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件;公司負(fù)責(zé)人身份證復(fù)印件;關(guān)于配備滅火器材、自救面具的通知;防火責(zé)任人任命書(shū);關(guān)于確定防火責(zé)任人的通知;用戶(hù)收樓登記表;用戶(hù)室內(nèi)設(shè)施檢驗(yàn)記錄表)
g.裝修資料(用戶(hù)室內(nèi)裝修申請(qǐng);大門(mén)密碼鎖安裝批準(zhǔn)書(shū);用戶(hù)室內(nèi)設(shè)施日常巡檢記錄;用戶(hù)室內(nèi)裝修整改通知書(shū);用戶(hù)室內(nèi)裝修竣工驗(yàn)收申請(qǐng);貨梯使用申請(qǐng)表;臨時(shí)出入證辦證表等)
h.業(yè)主資料(業(yè)主資料作為永久性文件保存于用戶(hù)檔案內(nèi)。收樓證明書(shū);業(yè)主身份證復(fù)印件或營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件等)
i.用戶(hù)遷出(用戶(hù)變動(dòng)通知;用戶(hù)遷出的通知;業(yè)主同意租戶(hù)搬離通知書(shū);安檢資料;遷出用戶(hù)調(diào)查問(wèn)卷等)
j.其他資料
6.用戶(hù)檔案的標(biāo)簽須與檔案內(nèi)現(xiàn)用戶(hù)的公司名稱(chēng)吻合。
7.服務(wù)中心文員每月根據(jù)業(yè)主、租戶(hù)的聯(lián)系途徑、聯(lián)系人等變更情況,及時(shí)更新檔案內(nèi)用戶(hù)資料。
第3篇 物業(yè)管理公司檔案管理作業(yè)規(guī)程怎么寫(xiě)
。
4.1.5檔案編號(hào)舉例:a)物業(yè)管理有限公司編號(hào):※※※-※※-※※※-※※※檔案序號(hào)類(lèi)別編號(hào)部門(mén)編號(hào)物業(yè)管理公司編號(hào)b)管理處編號(hào):※※※一※※※一※※一※※※一※※※檔案序號(hào)類(lèi)別編號(hào)部門(mén)編號(hào)管理處編號(hào)物業(yè)管理有限公司編號(hào)
4.2檔案的分類(lèi)
4.2.1 區(qū)分全宗,按物業(yè)管理的組織機(jī)構(gòu)劃分,全宗可分為以下幾類(lèi):a)行政、人事類(lèi);
b)財(cái)務(wù)類(lèi);
c)物業(yè)管理類(lèi);
d)保潔類(lèi);
e)工程維修類(lèi);
f)保安類(lèi)
4.2.2 全宗檔案的分類(lèi):要從檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實(shí)際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排它性和伸縮性。
根據(jù)物業(yè)管理的特性,我們采用組織機(jī)構(gòu)--問(wèn)題分類(lèi)法,如:收文類(lèi)發(fā)文類(lèi)合同類(lèi)a)綜合部員工人事檔案圖紙類(lèi)后勤類(lèi)收文類(lèi)報(bào)表類(lèi)b)財(cái)務(wù)部 帳冊(cè)類(lèi)憑證類(lèi)合同類(lèi)工程圖紙類(lèi)合同類(lèi)收文類(lèi)發(fā)文類(lèi)業(yè)主檔案類(lèi)c)管理部員工檔案類(lèi)維修類(lèi)投訴類(lèi)回訪類(lèi)有償服務(wù)與多種經(jīng)營(yíng)類(lèi)計(jì)劃總結(jié)類(lèi)……
4.3立卷與編制目錄
4.3.1 立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。
檔案管理員按以上分類(lèi)方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷:a)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙;
b)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類(lèi)別名稱(chēng),其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱(chēng)組成,如:--物業(yè)管理有限公司綜合部收文:※※※--收文;
--物業(yè)管理有限公司財(cái)務(wù)部報(bào)表:※※※-cw-報(bào)表;
--管理部業(yè)主檔案:※※※一※※※-gw--業(yè)主檔案。
c)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置處,并排列在檔案柜中;
d)將需歸檔的資料按其所屬類(lèi)別及人檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾)內(nèi)。
4.3.2 編制目錄:a)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁(yè)位置準(zhǔn)備活頁(yè)〈檔案目錄〉;
b)每一份檔案在歸檔時(shí),均需將該份檔案登記在〈檔案目錄〉(內(nèi)容包括:序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁(yè)數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目)中,以便查閱。
4.4檔案的保管期限
4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
4.4.2各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門(mén)工作情況及其部門(mén)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程,對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。
4.5檔案的保管
4.5.1 檔案保管的工作任務(wù)是:a)便于查閱;
b)保證檔案的安全;
c)防止檔案的損壞;
d)采取修復(fù)技術(shù),延長(zhǎng)檔案壽命。
4.5.2 檔案保管的責(zé)任部門(mén):a)財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案;
b)綜合部保管公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外文件、合同、保管分供方評(píng)審、員工人事檔案、圖紙、后勤資料、員工績(jī)效考評(píng)檔案及公司其他部門(mén)所需保管的資料;
c)管理部保管物業(yè)租賃和多種經(jīng)營(yíng)資料:d)管理處綜合科保管管理處工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營(yíng)記錄及計(jì)劃、總結(jié)及管理處各職能部門(mén)需要保管的其他檔案;
e)各職能部門(mén)除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。
4.5.3 檔案的保管程序:a)各職能部門(mén)將需保管的資料經(jīng)文書(shū)處理程序后,移交給檔案管理員;
b)檔案管理員將該資料登記在〈檔案目錄〉中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào);
c)檔案管理員定期將〈檔案目錄〉輸入電腦,以便查詢(xún);
d)檔案原則上保管原件。
4.6檔案的密級(jí)
4.6.1 檔案的密 為三級(jí):絕密、機(jī)密、普通:a)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營(yíng)、管理、決策形成的檔案、財(cái)務(wù)類(lèi)檔案、其他屬絕密的檔案;
b)機(jī)密檔案包括:iso9000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄(紀(jì)要)、公司收發(fā)文(通知、通告除外)、工程圖紙、維修、回訪記錄、計(jì)劃總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案;
e)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。
4.7檔案的查閱權(quán)限
4.7.1 物業(yè)總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。
4.7.2 物業(yè)副總經(jīng)理(經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。
4.7.3 部門(mén)負(fù)責(zé)人可查閱該部門(mén)所有檔案。
4.7.4 其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。
4.8檔案的查閱/借閱/復(fù)制
4.8.1 查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在〈文件查閱/借閱/復(fù)制登記表〉中登記。
4.8.2 檔案管理員審核其查(借)閱資格:a)權(quán)限內(nèi)(經(jīng)授權(quán)/審批)的按正常手續(xù)辦理;
b)權(quán)限外的,檔案管理員開(kāi)具〈檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單〉給查閱人辦理審批手續(xù):屬部門(mén)(財(cái)務(wù)類(lèi)除外)的檔案,由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批;
屬管理處的檔案,由管理處負(fù)責(zé)人審批;
屬公司的檔案,由物業(yè)總經(jīng)理審批;
財(cái)務(wù)類(lèi)的檔案也應(yīng)由物業(yè)總經(jīng)理審批。
4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
4.10須復(fù)制檔案的,絕密檔案報(bào)物業(yè)總經(jīng)理審批;
機(jī)密檔案由綜合部負(fù)責(zé)人審批;
普通檔案由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。
4.11檔案的銷(xiāo)毀
4.1
1.1超過(guò)保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見(jiàn)各部門(mén)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程)每年編制銷(xiāo)毀計(jì)劃及清單,報(bào)綜合部主管審核。
4.1
1.2綜合部主管審核無(wú)誤后報(bào)物業(yè)總經(jīng)理審批。
4.1
1.3物業(yè)總經(jīng)理審批同意后由綜合部指定3名監(jiān)銷(xiāo)人員(檔案管理員、人事文員、管理部文員)將超過(guò)保存期限的檔案銷(xiāo)毀。
4.1
1.4監(jiān)銷(xiāo)人員確認(rèn)銷(xiāo)毀文件無(wú)誤簽字后,選擇安全地點(diǎn)銷(xiāo)毀檔案。
序號(hào)文件編號(hào)文件標(biāo)題頁(yè)數(shù)發(fā)文單位發(fā)文日期接收日期歸檔編號(hào)備注檔案目錄文件查閱/借閱/復(fù)制登記表序號(hào)姓 名查閱文件標(biāo)題檔案編號(hào)查閱時(shí)間歸還時(shí)間借閱時(shí)間備注檔案查閱/借閱審批表部門(mén)姓名職務(wù)借檔文件名借檔理由是否復(fù)制□是 □否借還時(shí)間年 月 日至 日審批人簽名檔案銷(xiāo)毀清單序號(hào)文件編號(hào)文件標(biāo)題頁(yè)數(shù)所屬部門(mén)歸檔日期保管日期銷(xiāo)毀日期備注審批人: 審批人: 制表:
第4篇 某物業(yè)項(xiàng)目用戶(hù)檔案管理規(guī)程
物業(yè)項(xiàng)目用戶(hù)檔案管理規(guī)程
1目的
規(guī)范用戶(hù)檔案的保管與跟蹤工作。
2適用范圍
適用于管理中心用戶(hù)檔案的保管與跟蹤。
3職責(zé)
3.1物業(yè)助理負(fù)責(zé)監(jiān)控用戶(hù)檔案保管與跟蹤工作。
3.2物業(yè)管理員負(fù)責(zé)依照本規(guī)程具體實(shí)施用戶(hù)檔案的建立、保管與跟蹤。
4工作流程
4.1建立《用戶(hù)檔案》,其內(nèi)容包括:
4.1.1《入伙通知書(shū)》;
4.1.2購(gòu)房合同;
4.1.3《用戶(hù)檔案資料表》(用戶(hù)營(yíng)業(yè)執(zhí)照的復(fù)印件張貼于表后面);
4.1.4經(jīng)用戶(hù)簽署后的《委托物業(yè)管理服務(wù)協(xié)議》;
4.1.5經(jīng)用戶(hù)簽署后的《用戶(hù)公約》;
4.1.6經(jīng)用戶(hù)簽署后的《裝修管理責(zé)任書(shū)》;
4.1.7《房屋交付驗(yàn)收表》;
4.1.8《裝修申報(bào)表》、相關(guān)圖紙及裝修單位資料;
4.1.9《委托銀行代收費(fèi)協(xié)議書(shū)》;
4.1.10《違章處理通知書(shū)》及處理結(jié)果資料;
4.1.11各類(lèi)申請(qǐng)電話、有線電視、管道燃?xì)獾乳_(kāi)通的申請(qǐng)書(shū)等其他應(yīng)保存的資料。
4.2檔案盒的制作
4.2.1根據(jù)檔案盒的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。
4.2.2在檔案標(biāo)簽貼紙上打印出不同字號(hào)的檔案類(lèi)別名稱(chēng),其格式一般是由文檔名稱(chēng)、組織機(jī)構(gòu)、編號(hào)、棟號(hào)樓層號(hào)房號(hào)等幾部分組成,表達(dá)式如下:
×××-××-×××
以yk大廈為例:cpm-avic-001
cpm:__物業(yè)管理有限公司
avic:--園管理中心
001:編號(hào)001
標(biāo)簽效果圖如右所示:
4.2.3將制作好的檔案標(biāo)簽紙貼在檔案盒左側(cè)立面距頂部3cm位置上,并排列在檔案柜中。
4.3用戶(hù)檔案的建立
4.3.1準(zhǔn)備適量的 26cm×34cm左右尺寸的檔案袋。
4.3.2將寫(xiě)有棟號(hào)、樓層號(hào)、房號(hào)的標(biāo)簽貼紙貼在檔案袋封面上。
4.3.3將用戶(hù)的有關(guān)資料存放在相應(yīng)的檔案袋內(nèi)。
4.3.4將各用戶(hù)的檔案袋按棟號(hào)、樓層號(hào)、房間號(hào)的先后順序排列在檔案盒內(nèi)。
4.3.5按檔案盒內(nèi)的各用戶(hù)的檔案排列順序,將檔案有關(guān)內(nèi)容登記在《用戶(hù)檔案》內(nèi)。其內(nèi)容包括:序號(hào)、用戶(hù)姓名、棟號(hào)房號(hào)、聯(lián)系電話、檔案編號(hào)、入住時(shí)間、備注等欄目。
4.4用戶(hù)檔案的跟蹤
4.4.1當(dāng)發(fā)生下列情況變化時(shí),物業(yè)管理員應(yīng)將變化情況記錄在《用戶(hù)檔案》中:
a.通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時(shí);
b.用戶(hù)產(chǎn)權(quán)發(fā)生更替時(shí);
c.住房使用人發(fā)生變化時(shí)。
4.4.2《用戶(hù)檔案》跟蹤管理,由事務(wù)管理員每季度進(jìn)行一次用戶(hù)情況的普查,對(duì)拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他費(fèi)用一個(gè)月以上的用戶(hù),管理員應(yīng)至少每隔15天跟蹤一次。
4.5《用戶(hù)檔案》屬絕密檔案,特殊情況如需查閱須報(bào)管理中心經(jīng)理批準(zhǔn),經(jīng)行政部資料檔案員辦理登記手續(xù)后方可查閱。
4.6《用戶(hù)檔案》應(yīng)永久保存。
4.7將各用戶(hù)資料輸入電腦進(jìn)行無(wú)紙化管理。
4.8本規(guī)程執(zhí)行情況作為行政部資料檔案員績(jī)效考評(píng)的依據(jù)之一。
5相關(guān)文件和質(zhì)量記錄表格
5.1《管理處文件、資料管理規(guī)程》
5.2《入伙登記冊(cè)》
第5篇 物業(yè)公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
物業(yè)公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
(五)
1.0目的規(guī)范檔案的編號(hào)、分類(lèi)、整理、保管及借閱工作。
2. 0適用范圍適用于物業(yè)管理公司各類(lèi)檔案的管理。
3. 0職責(zé)3.1總經(jīng)理審批檔案的借閱申請(qǐng)及銷(xiāo)毀清單。
3. 2人事行政部經(jīng)理監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作。
3. 3檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。
4.0程序要點(diǎn)
4.1檔案的編碼。
4.1.1公司、人事行政部編碼:
(1)物業(yè)管理有限公司編碼為:cd(公司名稱(chēng)拼音縮寫(xiě));
(2)人事行政部編碼為:r(人事行政部名稱(chēng)拼音縮寫(xiě))。
4.1.2部門(mén)編碼:
(1)人事行政部名稱(chēng)編碼為:r
(2)財(cái)務(wù)部編碼為:cw;
(3)客戶(hù)服務(wù)中心編碼為:kh;
(4)環(huán)境景觀部編碼為:jj;
(5)工程部編碼為:gc;
(6)秩序維護(hù)部編碼為:h;
(7)品質(zhì)拓展部編碼為:p;
(8)經(jīng)營(yíng)部編碼為:jy;
4.2檔案的分類(lèi)
4.2.1 檔案的分類(lèi),按服務(wù)性質(zhì)和查閱方便的角度可分為以下四類(lèi):
(1)業(yè)主檔案,包括:a、經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》、《前期物業(yè)管理服務(wù)合同》;
b、經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書(shū)》;
c、《業(yè)主家庭情況登記表》;
d、《業(yè)主物品領(lǐng)用登記表》;
e、《業(yè)主入住驗(yàn)房表》;
f、《裝修申請(qǐng)審批表》、《裝修安全責(zé)任書(shū)》、裝修設(shè)計(jì)圖紙、原始結(jié)構(gòu)平面圖及裝修施工隊(duì)資料;
g、《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料;
h、業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件;
i、業(yè)主產(chǎn)權(quán)確認(rèn)登記(產(chǎn)權(quán)證書(shū));
j、其他應(yīng)保存的業(yè)主資料。
(2)工程技術(shù)檔案,包括:a、物業(yè)產(chǎn)權(quán)資料(項(xiàng)目開(kāi)發(fā)批準(zhǔn)報(bào)告、規(guī)劃許可證、投資許可證、土地使用合同、建設(shè)工程開(kāi)工許可證、用地紅線圖等);
b、綜合竣工驗(yàn)收資料(竣工圖:包括總平面布置圖、總豎向布置圖、建筑、結(jié)構(gòu)、水、暖、電、氣、設(shè)備、附屬工程各專(zhuān)業(yè)竣工圖及地下管線綜合布置竣工圖;
建設(shè)工程竣工驗(yàn)收證書(shū);
建設(shè)消防驗(yàn)收合格證;
公共配套設(shè)施綜合驗(yàn)收合格證書(shū);
供水合同;
供電協(xié)議書(shū)、許可證;
供氣協(xié)議書(shū)、許可證;
有線電視合格證;
通信設(shè)施合格證;
電梯準(zhǔn)用證等);
c、施工設(shè)計(jì)資料(地質(zhì)報(bào)告書(shū)、全套設(shè)計(jì)圖紙、圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更通知單、工程預(yù)決算報(bào)告書(shū)、重要的施工會(huì)議紀(jì)要、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、沉降觀測(cè)記錄、其他可能會(huì)影響將來(lái)管理的原始記錄等)。
d、設(shè)備出廠合格證;
e、設(shè)備使用說(shuō)明書(shū)(要求中文);
f、設(shè)備安裝、調(diào)試報(bào)告;
g、保修卡、保修協(xié)議;
h、物業(yè)接管記錄。
i、其他應(yīng)保存的工程資料。
(3)服務(wù)檔案,包括:a、設(shè)備臺(tái)賬;
b、設(shè)備運(yùn)行記錄;
c、設(shè)備維修、保養(yǎng)記錄;
d、設(shè)備更新改造記錄;
e、對(duì)外經(jīng)營(yíng)記錄;
f、各部門(mén)運(yùn)作相關(guān)記錄,業(yè)主違章、投訴、報(bào)修處理記錄,回訪記錄,有償服務(wù)記錄,社區(qū)文化活動(dòng)記錄,達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)記錄,其他相關(guān)運(yùn)作記錄。
(4)行政檔案,包括:a、行政文件:公司日常運(yùn)行資料(辦公用品資料、物資管理文件)、合同文件(采購(gòu)合同、多種經(jīng)營(yíng)合同、物業(yè)接管類(lèi)各種合同、保險(xiǎn)類(lèi)合同等)、來(lái)往文書(shū)文件(政府下發(fā)文件、公司下發(fā)文件、各部門(mén)平等文件等)、員工人事檔案(員工入職、在職、離職期間與其個(gè)人相關(guān)的各類(lèi)記錄)。
b、管理指導(dǎo)文件:質(zhì)量體系文件。
c、財(cái)務(wù)文件:固定資產(chǎn)類(lèi)資料,會(huì)計(jì)報(bào)表及賬冊(cè),審計(jì)報(bào)表及賬冊(cè)等記錄。
4.2.2 檔案資料的分類(lèi)原則:要從檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實(shí)際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排他性和伸縮性。
4.3立卷與編制目錄。
4.3.1 立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。
檔案管理員按以上分類(lèi)方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷。
(1)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。
(2)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑1號(hào)字體的檔案類(lèi)別名稱(chēng),其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱(chēng)組成,如:物業(yè)管理有限公司員工人事檔案:※※※―r―員工檔案;
物業(yè)管理有限公司財(cái)務(wù)部報(bào)表:※※※―cw―報(bào)表;
物業(yè)管理人事行政部客戶(hù)服務(wù)中心檔案:※※※―kh―運(yùn)作檔案。
(3)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3厘米位置處,并排列在檔案柜中。
(4)將需歸檔的資料按其所屬類(lèi)別及入檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾)內(nèi)。
4.3.2 制目錄:
(1)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁(yè)位置準(zhǔn)備活頁(yè)《檔案目錄》;
(2)每一份檔案在歸檔時(shí),均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內(nèi)容包括:序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁(yè)數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目)中,以便查閱。
4.4檔案的保管期限。
4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
4.4.2各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門(mén)工作情況及其部門(mén)有關(guān)規(guī)程,對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。
4.5檔案的保管。
4.5.1 檔案保管的工作任務(wù)是:
(1)便于查閱;
(2)保證檔案的安全;
(3)防止檔案的損壞;
(4)采取修復(fù)技術(shù),延長(zhǎng)檔案壽命。
4.5.2 檔案保管的責(zé)任部門(mén):
(1)財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案;
(2)人事行政部保管公司管理運(yùn)作檔案、設(shè)備檔案、工程檔案、往來(lái)文書(shū)檔案(公司部分)、合同檔案、員工人事檔案;
(3)品質(zhì)拓展部保管iso9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄和員工績(jī)效考評(píng)檔案;
(4)人事行政部行政內(nèi)勤保管人事行政部往來(lái)文書(shū)檔案;
(5)項(xiàng)目部保管本項(xiàng)目工程技術(shù)、業(yè)主、服務(wù)、行政檔案;
4.5.3 檔案的保管程序:
(1)各職能部門(mén)將需保管的資料經(jīng)文書(shū)處理程序后,移交給檔案管理員;
(2)檔案管理員將該資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào);
(3)檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢(xún);
(4)檔案原則上保管原件。
4.6檔案的密級(jí)
4.6.1 檔案的密級(jí)分為三級(jí):絕密、機(jī)密、普通。
(1)絕密檔案包括:合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營(yíng)、管理、決策形成的檔案、財(cái)務(wù)類(lèi)檔案、其他屬絕密的檔案。
(2)機(jī)密檔案包括:員工人事檔案、iso9000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄(紀(jì)要)、物業(yè)管理運(yùn)作檔案和其他屬機(jī)密的檔案。
(3)普通檔案包括:設(shè)備檔案,如運(yùn)行維修記錄;
工程檔案,如工程圖紙;
計(jì)劃總結(jié)、通知、通告等普通性文件及其他不屬于絕密及機(jī)密的檔案。
4.7檔案的查閱權(quán)限
4.7.1 總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。
4.7.2 副總經(jīng)理(總經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。
4.7.3 部門(mén)負(fù)責(zé)人可查閱該部門(mén)所有檔案。
4.7.4 其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。
4.8檔案的查閱/借閱/復(fù)制。
4.8.1 查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。
4.8.2 檔案管理員審核其查(借)閱資格。
(1)權(quán)限內(nèi)經(jīng)授權(quán)(審批)的按正常手續(xù)辦理。
(2)權(quán)限外的機(jī)密(含)級(jí)以上檔案,由檔案管理員開(kāi)具《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):屬部門(mén)(財(cái)務(wù)類(lèi)除外)的檔案,由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批;
屬人事行政部的檔案,由人事行政部經(jīng)理審批;
屬公司的檔案,由總經(jīng)理審批;
財(cái)務(wù)類(lèi)的檔案也應(yīng)由總經(jīng)理審批。
4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
4.10須復(fù)制檔案的,絕密檔案報(bào)總經(jīng)理審批;
機(jī)密檔案由分管該項(xiàng)工作的副總經(jīng)理審批;
普通檔案由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。
4.11檔案的銷(xiāo)毀。
4.1
1.1超過(guò)保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見(jiàn)各部門(mén)規(guī)程)每年編制銷(xiāo)毀計(jì)劃及清單,報(bào)人事行政部、公司經(jīng)理審核。
4.1
1.2人事行政部/公司部門(mén)經(jīng)理審核無(wú)誤后報(bào)總經(jīng)理審批。
4.1
1.3總經(jīng)理審批同意后由人事行政部/公司指定三名監(jiān)銷(xiāo)人員(檔案管理員、公司文員、人事行政部文員)將超過(guò)保存期限的檔案銷(xiāo)毀。
4.1
1.4監(jiān)銷(xiāo)人員確認(rèn)銷(xiāo)毀文件無(wú)誤簽字后,選擇安全地點(diǎn)銷(xiāo)毀檔案。
5.0相關(guān)記錄表格
5.1《文件借閱/復(fù)制登記表》文件編碼:
5.3《文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)單》文件編碼:
5.4《外來(lái)文件臺(tái)賬》文件編碼:
5.5《合同臺(tái)賬》文件編碼:6.0
第6篇 物業(yè)管理公司檔案管理作業(yè)規(guī)程
物業(yè)管理公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
1目的
規(guī)范檔案的編號(hào)、分類(lèi)、整理、保管及借閱工作。
2適用范圍
適用于物業(yè)管理公司各類(lèi)檔案的管理。
3職責(zé)
3.1物業(yè)總經(jīng)理審批檔案的借閱申請(qǐng)及清單。
3.2綜合部主管監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作。
3.3檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。
4程序要點(diǎn)
4.1檔案的編號(hào)
4.1.1公司、管理處編號(hào):
a)物業(yè)管理有限公司編號(hào)為:※ ※ ※(公司英文縮寫(xiě));
b)物業(yè)管理處編號(hào)為:※ ※ ※(管理處英文縮寫(xiě))。
4.1.2部門(mén)編號(hào):
a)綜合部編號(hào)為: zh;
b)財(cái)務(wù)部編號(hào)為: cw;
c)管理部編號(hào)為: gw
d)項(xiàng)目部編號(hào)為: _m
e)工程部編號(hào)為: gc;
4.1.3年份編號(hào):引用年份序號(hào)-2002、2003、2004……。
4.1.4檔案順序號(hào):采用阿拉伯?dāng)?shù)字取3位有效數(shù)字-001、002、003、...。
4.1.5檔案編號(hào)舉例:
a)物業(yè)管理有限公司編號(hào):
※※※-※※-※※※-※※※
檔案序號(hào)
類(lèi)別編號(hào)
部門(mén)編號(hào)
物業(yè)管理公司編號(hào)
b)管理處編號(hào):
※※※一※※※一※※一※※※一※※※
檔案序號(hào)
類(lèi)別編號(hào)
部門(mén)編號(hào)
管理處編號(hào)
物業(yè)管理有限公司編號(hào)
4.2檔案的分類(lèi)
4.2.1區(qū)分全宗,按物業(yè)管理的組織機(jī)構(gòu)劃分,全宗可分為以下幾類(lèi):
a)行政、人事類(lèi);
b)財(cái)務(wù)類(lèi);
c)物業(yè)管理類(lèi);
d)保潔類(lèi);
e)工程維修類(lèi);
f)保安類(lèi)
4.2.2全宗檔案的分類(lèi):要從檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實(shí)際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排它性和伸縮性。根據(jù)物業(yè)管理的特性,我們采用組織機(jī)構(gòu)--問(wèn)題分類(lèi)法,如:
收文類(lèi)
發(fā)文類(lèi)
合同類(lèi)
a)綜合部員工人事檔案
圖紙類(lèi)
后勤類(lèi)
收文類(lèi)
報(bào)表類(lèi)
b)財(cái)務(wù)部 帳冊(cè)類(lèi)
憑證類(lèi)
合同類(lèi)
工程圖紙類(lèi)
合同類(lèi)
收文類(lèi)
發(fā)文類(lèi)
業(yè)主檔案類(lèi)
c)管理部員工檔案類(lèi)
維修類(lèi)
投訴類(lèi)
回訪類(lèi)
有償服務(wù)與多種經(jīng)營(yíng)類(lèi)
計(jì)劃總結(jié)類(lèi)
……
4.3立卷與編制目錄
4.3.1立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類(lèi)方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷:
a)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙;
b)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號(hào)字體的檔案類(lèi)別名稱(chēng),其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱(chēng)組成,如:
--物業(yè)管理有限公司綜合部收文:※※※-_z-收文;
--物業(yè)管理有限公司財(cái)務(wù)部報(bào)表:※※※-cw-報(bào)表;
--管理部業(yè)主檔案:※※※一※※※-gw--業(yè)主檔案。
c)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3cm位置處,并排列在檔案柜中;
d)將需歸檔的資料按其所屬類(lèi)別及人檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾)內(nèi)。
4.3.2編制目錄:
a)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁(yè)位置準(zhǔn)備活頁(yè)〈檔案目錄〉;
b)每一份檔案在歸檔時(shí),均需將該份檔案登記在〈檔案目錄〉(內(nèi)容包括:序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁(yè)數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目)中,以便查閱。
4.4檔案的保管期限
4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
4.4.2各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門(mén)工作情況及其部門(mén)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程,對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。
4.5檔案的保管
4.5.1檔案保管的工作任務(wù)是:
a)便于查閱;
b)保證檔案的安全;
c)防止檔案的損壞;
d)采取修復(fù)技術(shù),延長(zhǎng)檔案壽命。
4.5.2檔案保管的責(zé)任部門(mén):
a)財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案;
b)綜合部保管公司對(duì)內(nèi)、對(duì)外文件、合同、保管分供方評(píng)審、員工人事檔案、圖紙、后勤資料、員工績(jī)效考評(píng)檔案及公司其他部門(mén)所需保管的資料;
c)管理部保管物業(yè)租賃和多種經(jīng)營(yíng)資料:
d)管理處綜合科保管管理處工程圖紙、合同、收發(fā)文、業(yè)主檔案、員工檔案、維修、投訴資料、回訪記錄、有償服務(wù)多種經(jīng)營(yíng)記錄及計(jì)劃、總結(jié)及管理處各職能部門(mén)需要保管的其他檔案;
e)各職能部門(mén)除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。
4.5.3檔案的保管程序:
a)各職能部門(mén)將需保管的資料經(jīng)文書(shū)處理程序后,
移交給檔案管理員;
b)檔案管理員將該資料登記在〈檔案目錄〉中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào);
c)檔案管理員定期將〈檔案目錄〉輸入電腦,以便查詢(xún);
d)檔案原則上保管原件。
4.6檔案的密級(jí)
4.6.1檔案的密收分為三級(jí):絕密、機(jī)密、普通:
a)絕密檔案包括:員工人事檔案、合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營(yíng)、管理、決策形成的檔案、財(cái)務(wù)類(lèi)檔案、其他屬絕密的檔案;
b)機(jī)密檔案包括:iso9000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄(紀(jì)要)、公司收發(fā)文(通知、通告除外)、工程圖紙、維修、回訪記錄、計(jì)劃總結(jié)和其他屬機(jī)密的檔案;
e)普通檔案包括:公司的通知、通告等普通性文件。
4.7檔案的查閱權(quán)限
4.7.1物業(yè)總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。
4.7.2物業(yè)副總經(jīng)理(經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。
4.7.3部門(mén)負(fù)責(zé)人可查閱該部門(mén)所有檔案。
4.7.4其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。
4.8檔案的查閱/借閱/復(fù)制
4.8.1查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在〈文件查閱/借閱/復(fù)制登記表〉中登記。
4.8.2檔案管理員審核其查(借)閱資格:
a)權(quán)限內(nèi)(經(jīng)授權(quán)/審批)的按正常手續(xù)辦理;
b)權(quán)限外的,檔案管理員開(kāi)具〈檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單〉給查閱人辦理審批手續(xù):
屬部門(mén)(財(cái)務(wù)類(lèi)除外)的檔案,由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批;屬管理處的檔案,由管理處負(fù)責(zé)人審批;屬公司的檔案,由物業(yè)總經(jīng)理審批;財(cái)務(wù)類(lèi)的檔案也應(yīng)由物業(yè)總經(jīng)理審批。
4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
4.10須復(fù)制檔案的,絕密檔案報(bào)物業(yè)總經(jīng)理審批;機(jī)密檔案由綜合部負(fù)責(zé)人審批;普通檔案由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。
4.11檔案的銷(xiāo)毀
4.11.1超過(guò)保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見(jiàn)各部門(mén)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程)每年編制銷(xiāo)毀計(jì)劃及清單,報(bào)綜合部主管審核。
4.11.2綜合部主管審核無(wú)誤后報(bào)物業(yè)總經(jīng)理審批。
4.11.3物業(yè)總經(jīng)理審批同意后由綜合部指定3名監(jiān)銷(xiāo)人員(檔案管理員、人事文員、管理部文員)將超過(guò)保存期限的檔案銷(xiāo)毀。
4.11.4監(jiān)銷(xiāo)人員確認(rèn)銷(xiāo)毀文件無(wú)誤簽字后,選擇安全地點(diǎn)銷(xiāo)毀檔案。
序號(hào)文件編號(hào)文件標(biāo)題頁(yè)數(shù)發(fā)文
單位發(fā)文
日期接收
日期歸檔編號(hào)備注
檔案目錄
文件查閱/借閱/復(fù)制登記表
序
號(hào)姓 名查閱文件標(biāo)題檔案編號(hào)查閱時(shí)間歸還時(shí)間借閱時(shí)間備注
檔案查閱/借閱審批表
部門(mén)姓名職務(wù)
借檔文件名
借檔理由
是否復(fù)制□是 □否
借還時(shí)間年 月 日至 年月 日審批人簽名
檔案銷(xiāo)毀清單
序號(hào)文件編號(hào)文件標(biāo)題頁(yè)
數(shù)所屬部門(mén)歸檔日期保管日期銷(xiāo)毀
日期備注
第7篇 某物業(yè)服務(wù)中心檔案管理規(guī)程
物業(yè)服務(wù)中心檔案管理規(guī)程
1目的
對(duì)重要資料文件等進(jìn)行有效保管,以便查閱。
2范圍
適用于ee物業(yè)服務(wù)中心檔案管理工作。
3標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)要求
3.1歸檔范圍包括但不限于下列具有保存價(jià)值的各種載體形式的文件:
a)管理文件:各部門(mén)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的質(zhì)量記錄文件。
b)證照文件:經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類(lèi)證、照等。
c)合同文件:經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的各類(lèi)合同等。
d)員工人事檔案:包括勞動(dòng)合同、身份證復(fù)印件、應(yīng)聘信息登記表、廉政承諾書(shū)(后勤員工)、照片、學(xué)歷證書(shū)復(fù)印件、體檢報(bào)告、職稱(chēng)/技能證書(shū)、原單位勞動(dòng)合同解除證明,包括但不限于在司期間各階段性考評(píng)資料以及違紀(jì)行為過(guò)失的處罰等;特殊崗位、職務(wù)人員檔案還應(yīng)包括家訪記錄表、政審表、保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)限制協(xié)議等。
3.2檔案的收集整理
3.2.1質(zhì)量記錄文件
3.2.1.1質(zhì)量記錄表單按照規(guī)定時(shí)限,每月5號(hào)前由各部門(mén)負(fù)責(zé)人整理歸檔,行政人事專(zhuān)員每月檢查;
3.2.1.2質(zhì)量管理文件由行政人事專(zhuān)員歸檔保存;
3.2.1.3與物業(yè)管理相關(guān)的外來(lái)文件由行政人事專(zhuān)員收集整理,并保存。
3.2.2其他檔案文件由行政人事部及時(shí)整理歸檔。
3.3檔案保存
3.3.1須做好防火、防潮、防蛀、防盜工作,保證檔案完好無(wú)缺;一旦出現(xiàn)險(xiǎn)情,須立即向部門(mén)經(jīng)理或公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
3.3.2嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員參閱檔案,非檔案管理人員不得干涉檔案管理工作。
3.3.3檔案發(fā)生損毀、丟失時(shí),根據(jù)損失程度追究有關(guān)人員責(zé)任。
3.3.4離職員工的檔案須保存2年以上,關(guān)鍵崗位保存3年以上,并建立《離職員工檔案登記表》,以便查詢(xún)。
3.4檔案借閱
3.4.1外部門(mén)人員借閱或借出檔案原件(包括復(fù)印件),須經(jīng)物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理同意后辦理登記手續(xù);使用完畢須及時(shí)、完整地歸還檔案,不得私自留存;使用過(guò)程中注意不遺漏、不丟失原件,否則須承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。
3.4.2任何人借閱檔案原件,原則上不準(zhǔn)拆散案卷、折頁(yè)、摘抄、復(fù)制;不準(zhǔn)在檔案上作記號(hào)、涂改、污損;確因工作確需摘抄、復(fù)制,須經(jīng)借出部門(mén)的負(fù)責(zé)人同意方可。
3.4.3借閱檔案者須嚴(yán)守公司機(jī)密,絕不可外泄檔案內(nèi)容;由于泄密而給公司造成損失的,公司將追究其有關(guān)責(zé)任。
3.4.4短期使用檔案借閱期不得超過(guò)7天,長(zhǎng)期使用檔案借閱期不得超過(guò)15天,如確需延期須提前辦理續(xù)借手續(xù)。
3.5檔案移交
3.5.1如檔案需向其他部門(mén)移交,須經(jīng)物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理批準(zhǔn),并建立《檔案移交簽收表》,由經(jīng)辦人簽字,以明確責(zé)任。
3.5.2員工進(jìn)行公司間調(diào)動(dòng)后,由調(diào)入公司人力資源部在員工辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)后一周內(nèi)向調(diào)出公司人力資源部取回調(diào)動(dòng)人員的人事檔案,調(diào)出公司人力資源部建立《檔案移交簽收單》,由雙方經(jīng)辦人當(dāng)場(chǎng)簽字,以便查詢(xún)。
3.6檔案檢查
3.6.1檢查內(nèi)容:檔案是否齊全,檔案有無(wú)存放錯(cuò)誤。
3.6.2檢查時(shí)間:每月自行檢查一次。
3.7檔案銷(xiāo)毀
檔案銷(xiāo)毀需經(jīng)物業(yè)服務(wù)中心經(jīng)理批準(zhǔn)。
4質(zhì)量要求
4.1行政人事專(zhuān)員管理檔案需進(jìn)行編號(hào)排序,方便能夠快捷地查閱文件。
5記錄表單
5.1《檔案借閱登記表》aw-qr-om-13
5.2《檔案移交簽收單》aw-qr-om-14
第8篇 辦公大樓物業(yè)檔案管理規(guī)程
辦公大樓項(xiàng)目檔案管理規(guī)程
目的
規(guī)范管理處檔案的收集、歸檔及借閱工作。
職責(zé)
a.資料檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的保存、預(yù)立卷與保管工作。
b.管理處每月一次進(jìn)行檢查。
c.各部門(mén)主管負(fù)責(zé)部門(mén)內(nèi)歸檔文件的收集、整理。
工作規(guī)程
【檔案收集與歸檔】
a.范圍
凡《文書(shū)檔案歸檔范圍》中所規(guī)定的內(nèi)容均屬收集和歸檔范圍。
b.時(shí)間
各部門(mén)需歸檔材料必須于每月底收齊并交到資料檔案管理員處。
c.要求
-上交文件必須完整、無(wú)空缺,不得使用鉛筆填寫(xiě)。
-資料檔案管理員將收集來(lái)的檔案分類(lèi)插入有關(guān)的檔案袋中妥善保管,以備年底一并裝訂歸檔。
【檔案接收】
a.上交檔案要確保案卷質(zhì)量方能接收。
b.接收的案卷,經(jīng)復(fù)查后去掉卷內(nèi)金屬物并修補(bǔ)破損的文件。
【檔案查閱、借閱】
a.調(diào)卷查閱者,應(yīng)說(shuō)明理由、要求及內(nèi)容。
b.查閱檔案前,必須于查閱、借閱登記簿上簽字登記。
c.查閱的檔案不得離開(kāi)管理處,如有離開(kāi)管理處的必要,須經(jīng)管理處經(jīng)理同意,方可實(shí)施。
d.非管理處人員借閱,憑單位介紹信,經(jīng)管理處經(jīng)理批準(zhǔn)并辦理借閱手續(xù)后,于管理處內(nèi)借閱,不得外借。
e.借閱的檔案不得轉(zhuǎn)借他人。
f.閱后及時(shí)歸還,確有必要可借閱一星期。如繼續(xù)借閱則另辦續(xù)借手續(xù)。
g.借閱的檔案不得涂劃或拆卷。
h.復(fù)印(制)檔案須經(jīng)管理處經(jīng)理同意方可。
第9篇 物業(yè)管理公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程5
物業(yè)管理公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(五)
1.0目的
規(guī)范檔案的編號(hào)、分類(lèi)、整理、保管及借閱工作。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理公司各類(lèi)檔案的管理。
3.0職責(zé)
3.1總經(jīng)理審批檔案的借閱申請(qǐng)及銷(xiāo)毀清單。
3.2行政部主管監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作。
3.3檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。
4.0程序要點(diǎn)
4.1檔案的編號(hào)。
4.1.1公司編號(hào)為:cshy
4.1.2部門(mén)編號(hào):
a)行政部編號(hào)為:_z
b)人力資源部編號(hào)為:rl
b)財(cái)務(wù)部編號(hào)為:cw;
c)管理部編號(hào)為:gl;
d)工程維修部編號(hào)為:gc;
e)市場(chǎng)拓展部編號(hào)為:sc
f)品質(zhì)督察部編號(hào)為:pz;
4.1.3年份編號(hào):引用年份序號(hào)2000、2001、2002……
4.1.4檔案順序號(hào):采用阿拉伯?dāng)?shù)字取三位有效數(shù)字-001、002、003……
4.2檔案的分類(lèi)。
4.2.1區(qū)分全宗,按問(wèn)題分類(lèi)法劃分,全宗可分為以下八類(lèi)。
a)業(yè)主檔案,包括:
--經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》;
--經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書(shū)》;
--《業(yè)主家庭情況登記表》;
--《鑰匙領(lǐng)用登記表》;
--《業(yè)主證領(lǐng)用登記表》;
--《業(yè)主入住驗(yàn)房表》;
--《裝修申請(qǐng)表》、《裝修安全責(zé)任書(shū)》、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料;
--《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料;
--業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件;
--業(yè)主產(chǎn)權(quán)確認(rèn)登記(產(chǎn)權(quán)證書(shū));
--其他應(yīng)保存的業(yè)主資料。
b)工程檔案,包括:
--物業(yè)產(chǎn)權(quán)資料(項(xiàng)目開(kāi)發(fā)批準(zhǔn)報(bào)告;規(guī)劃許可證;投資許可證;土地使用合同;建設(shè)工程開(kāi)工許可證;用地紅線圖等);
--綜合竣工驗(yàn)收資料(竣工圖:包括總平面布置圖、總豎向布置圖、建筑、結(jié)構(gòu)、水、暖、電、氣、設(shè)備、附屬工程各專(zhuān)業(yè)竣工圖及地下管線綜合布置竣工圖;
建設(shè)工程竣工驗(yàn)收證書(shū);建設(shè)消防驗(yàn)收合格證;公共配套設(shè)施綜合驗(yàn)收合格書(shū);供水合同;供電協(xié)議書(shū)、許可證;供氣協(xié)議書(shū)、許可證;有線電視合格證;通信設(shè)施合格證;電梯準(zhǔn)用證等);
--施工設(shè)計(jì)資料(地質(zhì)報(bào)告書(shū);全套設(shè)計(jì)圖紙;圖紙會(huì)審記錄;設(shè)計(jì)變更通知單;工程預(yù)決算報(bào)告書(shū);重要的施工會(huì)議紀(jì)要;隱蔽工程驗(yàn)收記錄;沉降觀測(cè)記錄;其他可能會(huì)影響將來(lái)管理的原始記錄等)。
--其他應(yīng)保存的工程資料。
c)設(shè)備檔案,包括:
--設(shè)備臺(tái)賬;
--設(shè)備出廠合格證;
--設(shè)備使用說(shuō)明書(shū)(要求中文);
--設(shè)備安裝、調(diào)試報(bào)告;
--保修卡、保修協(xié)議;
--設(shè)備運(yùn)行記錄;
--設(shè)備維修、保養(yǎng)記錄;
--設(shè)備更新改造記錄;
--設(shè)備管理制度;
d)物業(yè)管理運(yùn)作檔案,包括:
--公司管理運(yùn)作檔案(物業(yè)接管記錄;對(duì)外經(jīng)營(yíng)記錄;質(zhì)量體系文件;行政人事日常管理文件;其他相關(guān)運(yùn)作記錄);
--管理處運(yùn)作檔案(各部門(mén)運(yùn)作相關(guān)記錄;業(yè)主違章、投訴、報(bào)修處理記錄;回訪記錄;有償服務(wù)記錄;社區(qū)文化活動(dòng)記錄;達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)記錄;其他相關(guān)運(yùn)作記錄)。
e)來(lái)往文書(shū)檔案,包括:,管理公司及管理處日常對(duì)外、對(duì)內(nèi)發(fā)出及收取的文件。
f)合同檔案,包括:采購(gòu)合同;多種經(jīng)營(yíng)合同;物業(yè)接管類(lèi)各種合同;保險(xiǎn)類(lèi)合同等。
g)員工人事檔案,包括:員工人職、在職、離職期間與其個(gè)人相關(guān)的各類(lèi)記錄。
h)財(cái)務(wù)檔案,包括:固定資產(chǎn)類(lèi)資料;會(huì)計(jì)報(bào)表及賬冊(cè);審計(jì)報(bào)表及賬冊(cè)等記錄。
4.2.2全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)原則:要從檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實(shí)際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排他性和伸縮性。
4.3立卷與編制目錄。
4.3.1立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類(lèi)方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷。
a)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。
b)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑1號(hào)字體的檔案類(lèi)別名稱(chēng),其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱(chēng)組成,如:
--物業(yè)管理有限公司員工人事檔案:cshy-rl-員工檔案;
--物業(yè)管理有限公司財(cái)務(wù)部報(bào)表:cshy-cw-報(bào)表;
c)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3厘米位置處,并排列在檔案柜中。
d)將需歸檔的資料按其所屬類(lèi)別及人檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾)內(nèi)。
4.3.2編制目錄:
a)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁(yè)位置準(zhǔn)備活頁(yè)《檔案目錄》;
b)每一份檔案在歸檔時(shí),均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內(nèi)容包括:序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁(yè)數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目)中,以便查閱。
4.4檔案的保管期限。
4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
4.4.2各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門(mén)工作情況及其部門(mén)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程,對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。
4.5檔案的保管。
4.5.1檔案保管的工作任務(wù)是:
a)便于查閱;
b)保證檔案的安全;
c)防止檔案的損壞;
d)采取修復(fù)技術(shù),延長(zhǎng)檔案壽命。
4.5.2檔案保管的責(zé)任部門(mén):
a)財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案;
b)行政部保管物業(yè)管理運(yùn)作檔案、公司設(shè)備檔案、工程檔案、往來(lái)文書(shū)檔案(公司部分)、合同檔案;人事部保管員工人事檔案、員工績(jī)效考評(píng)檔案;品質(zhì)部督察部保管iso9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄。
c)客戶(hù)服務(wù)中心保管業(yè)主檔案;
d)各職能
部門(mén)除經(jīng)常使用的部分資料外,原則上不保管檔案。
4.5.3檔案的保管程序:
a)各職能部門(mén)將需保管的資料經(jīng)文書(shū)處理程序后,移交給檔案管理員;
b)檔案管理員將該資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào);
c)檔案管理員定期將《檔案目錄》輸人電腦,以便查詢(xún);
d)檔案原則上保管原件。
4.6檔案的密級(jí)。
4.6.1檔案的密級(jí)分為三級(jí):絕密、機(jī)密、普通。
a)絕密檔案包括:合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營(yíng)、管理、決策形成的檔案、財(cái)務(wù)類(lèi)檔案、其他屬絕密的檔案。
b)機(jī)密檔案包括:員工人事檔案、is09000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄要)、物業(yè)管理運(yùn)作檔案和其他屬機(jī)密的檔案。
c)普通檔案包括:設(shè)備檔案,如運(yùn)行維修記錄;工程檔案,如工程圖紙;計(jì)劃總結(jié)、通知、通告等普通性文件及其他不屬于絕密及機(jī)密的檔案。
4.7檔案的查閱權(quán)限。
4.7.1總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。
4.7.2副總經(jīng)理(總經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。
4.7.3部門(mén)負(fù)責(zé)人可查閱該部門(mén)所有檔案。
4.7.4其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。
4.8檔案的查閱/借閱/復(fù)制。
4.8.1查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。
4.8.2檔案管理員審核其查(借)閱資格。
a)權(quán)限內(nèi)(經(jīng)授權(quán)/審批)的按正常手續(xù)辦理。
b)權(quán)限外的機(jī)密(含)級(jí)以上檔案,由檔案管理員開(kāi)具《檔案查閱/借閱l復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):屬部門(mén)(財(cái)務(wù)類(lèi)除外)的檔案,由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批;屬管理處的檔案,由管理處經(jīng)理審批;屬公司的檔案,由總經(jīng)理審批;
財(cái)務(wù)類(lèi)的檔案也應(yīng)由總經(jīng)理審批。
4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
4.10須復(fù)制檔案的,絕密檔案報(bào)總經(jīng)理審批;機(jī)密檔案由分管該項(xiàng)工作的副總經(jīng)理審批;普通檔案由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。
4.11檔案的銷(xiāo)毀。
4.11.1超過(guò)保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見(jiàn)各部門(mén)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程)每年編制銷(xiāo)毀計(jì)劃及清單,報(bào)行政部主管審核。
4.11.2行政部部主管審核無(wú)誤后報(bào)總經(jīng)理審批。
4.11.3總經(jīng)理審批同意后由行政部部指定三名監(jiān)銷(xiāo)人員(檔案管理員、人事部文員、行政部文員)將超過(guò)保存期限的檔案銷(xiāo)毀。
4.11.4監(jiān)銷(xiāo)人員確認(rèn)銷(xiāo)毀文件無(wú)誤簽字后,選擇安全地點(diǎn)銷(xiāo)毀檔案。
5.0記錄
5.1《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批表》。
5.2《檔案查閱/借閱/復(fù)制登記表》。
5.3《檔案銷(xiāo)毀清單》。
6.0相關(guān)支持文件
6.1《文書(shū)管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程》。
第10篇 物業(yè)公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程5
物業(yè)公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程(五)
1.0目的
規(guī)范檔案的編號(hào)、分類(lèi)、整理、保管及借閱工作。
2.0適用范圍
適用于物業(yè)管理公司各類(lèi)檔案的管理。
3.0職責(zé)
3.1總經(jīng)理審批檔案的借閱申請(qǐng)及銷(xiāo)毀清單。
3.2人事行政部經(jīng)理監(jiān)督檔案管理的實(shí)施工作。
3.3檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。
4.0程序要點(diǎn)
4.1檔案的編碼。
4.1.1公司、人事行政部編碼:
(1)物業(yè)管理有限公司編碼為:cd(公司名稱(chēng)拼音縮寫(xiě));
(2)人事行政部編碼為:rz(人事行政部名稱(chēng)拼音縮寫(xiě))。
4.1.2部門(mén)編碼:
(1)人事行政部名稱(chēng)編碼為:rz
(2)財(cái)務(wù)部編碼為:cw;
(3)客戶(hù)服務(wù)中心編碼為:kh;
(4)環(huán)境景觀部編碼為:jj;
(5)工程部編碼為:gc;
(6)秩序維護(hù)部編碼為:zh;
(7)品質(zhì)拓展部編碼為:pz;
(8)經(jīng)營(yíng)部編碼為:jy;
4.2檔案的分類(lèi)
4.2.1檔案的分類(lèi),按服務(wù)性質(zhì)和查閱方便的角度可分為以下四類(lèi):
(1)業(yè)主檔案,包括:
a、經(jīng)業(yè)主簽署后的《業(yè)主公約》、《前期物業(yè)管理服務(wù)合同》;
b、經(jīng)業(yè)主簽署后的《消防安全責(zé)任書(shū)》;
c、《業(yè)主家庭情況登記表》;
d、《業(yè)主物品領(lǐng)用登記表》;
e、《業(yè)主入住驗(yàn)房表》;
f、《裝修申請(qǐng)審批表》、《裝修安全責(zé)任書(shū)》、裝修設(shè)計(jì)圖紙、原始結(jié)構(gòu)平面圖及裝修施工隊(duì)資料;
g、《違章處理通知單》及處理結(jié)果資料;
h、業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件;
i、業(yè)主產(chǎn)權(quán)確認(rèn)登記(產(chǎn)權(quán)證書(shū));
j、其他應(yīng)保存的業(yè)主資料。
(2)工程技術(shù)檔案,包括:
a、物業(yè)產(chǎn)權(quán)資料(項(xiàng)目開(kāi)發(fā)批準(zhǔn)報(bào)告、規(guī)劃許可證、投資許可證、土地使用合同、建設(shè)工程開(kāi)工許可證、用地紅線圖等);
b、綜合竣工驗(yàn)收資料(竣工圖:包括總平面布置圖、總豎向布置圖、建筑、結(jié)構(gòu)、水、暖、電、氣、設(shè)備、附屬工程各專(zhuān)業(yè)竣工圖及地下管線綜合布置竣工圖;建設(shè)工程竣工驗(yàn)收證書(shū);建設(shè)消防驗(yàn)收合格證;公共配套設(shè)施綜合驗(yàn)收合格證書(shū);供水合同;供電協(xié)議書(shū)、許可證;供氣協(xié)議書(shū)、許可證;有線電視合格證;通信設(shè)施合格證;電梯準(zhǔn)用證等);
c、施工設(shè)計(jì)資料(地質(zhì)報(bào)告書(shū)、全套設(shè)計(jì)圖紙、圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更通知單、工程預(yù)決算報(bào)告書(shū)、重要的施工會(huì)議紀(jì)要、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、沉降觀測(cè)記錄、其他可能會(huì)影響將來(lái)管理的原始記錄等)。
d、設(shè)備出廠合格證;
e、設(shè)備使用說(shuō)明書(shū)(要求中文);
f、設(shè)備安裝、調(diào)試報(bào)告;
g、保修卡、保修協(xié)議;
h、物業(yè)接管記錄。
i、其他應(yīng)保存的工程資料。
(3)服務(wù)檔案,包括:
a、設(shè)備臺(tái)賬;
b、設(shè)備運(yùn)行記錄;
c、設(shè)備維修、保養(yǎng)記錄;
d、設(shè)備更新改造記錄;
e、對(duì)外經(jīng)營(yíng)記錄;
f、各部門(mén)運(yùn)作相關(guān)記錄,業(yè)主違章、投訴、報(bào)修處理記錄,回訪記錄,有償服務(wù)記錄,社區(qū)文化活動(dòng)記錄,達(dá)標(biāo)創(chuàng)優(yōu)記錄,其他相關(guān)運(yùn)作記錄。
(4)行政檔案,包括:
a、行政文件:公司日常運(yùn)行資料(辦公用品資料、物資管理文件)、合同文件(采購(gòu)合同、多種經(jīng)營(yíng)合同、物業(yè)接管類(lèi)各種合同、保險(xiǎn)類(lèi)合同等)、來(lái)往文書(shū)文件(政府下發(fā)文件、公司下發(fā)文件、各部門(mén)平等文件等)、員工人事檔案(員工入職、在職、離職期間與其個(gè)人相關(guān)的各類(lèi)記錄)。
b、管理指導(dǎo)文件:質(zhì)量體系文件。
c、財(cái)務(wù)文件:固定資產(chǎn)類(lèi)資料,會(huì)計(jì)報(bào)表及賬冊(cè),審計(jì)報(bào)表及賬冊(cè)等記錄。
4.2.2檔案資料的分類(lèi)原則:要從檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律出發(fā),符合檔案形成的實(shí)際情況,保持檔案之間的歷史聯(lián)系,它應(yīng)具有思想性、科學(xué)性、排他性和伸縮性。
4.3立卷與編制目錄。
4.3.1立卷:就是按照單份文件相互之間的聯(lián)系和價(jià)值大小組合成案卷。檔案管理員按以上分類(lèi)方法,用檔案盒(或文件夾)將檔案分別立卷。
(1)根據(jù)檔案(或文件夾)的規(guī)格準(zhǔn)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。
(2)在檔案標(biāo)貼紙上打印出標(biāo)準(zhǔn)黑1號(hào)字體的檔案類(lèi)別名稱(chēng),其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱(chēng)組成,如:
物業(yè)管理有限公司員工人事檔案:※※※―rz―員工檔案;
物業(yè)管理有限公司財(cái)務(wù)部報(bào)表:※※※―cw―報(bào)表;
物業(yè)管理人事行政部客戶(hù)服務(wù)中心檔案:※※※―kh―運(yùn)作檔案。
(3)將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒(或文件夾)左側(cè)立面距頂部3厘米位置處,并排列在檔案柜中。
(4)將需歸檔的資料按其所屬類(lèi)別及入檔時(shí)間先后順序存放于相應(yīng)檔案盒(或文件夾)內(nèi)。
4.3.2制目錄:
(1)檔案管理員在檔案盒內(nèi)首頁(yè)位置準(zhǔn)備活頁(yè)《檔案目錄》;
(2)每一份檔案在歸檔時(shí),均需將該份檔案登記在《檔案目錄》(內(nèi)容包括:序號(hào)、文件編號(hào)、文件標(biāo)題、頁(yè)數(shù)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、接收日期、歸檔編號(hào)、備注等項(xiàng)目)中,以便查閱。
4.4檔案的保管期限。
4.4.1檔案的保管期限分為永久保存、定期保存兩種。
4.4.2各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)依據(jù)部門(mén)工作情況及其部門(mén)有關(guān)規(guī)程,對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行鑒定及標(biāo)注。
4.5檔案的保管。
4.5.1檔案保管的工作任務(wù)是:
(1)便于查閱;
(2)保證檔案的安全;
(3)防止檔案的損壞;
(4)采取修復(fù)技術(shù),延長(zhǎng)檔案壽命。
4.5.2檔案保管的責(zé)任部門(mén):
(1)財(cái)務(wù)部保管財(cái)務(wù)檔案;
(2)人事行政部保管公司管理運(yùn)作檔案、設(shè)備檔案、工程檔案、往來(lái)文書(shū)檔案(公司部分)、合同檔案、員工人事檔案;
(3)品質(zhì)拓展部保管iso9000質(zhì)量體系文件、資料、質(zhì)量記錄和員工績(jī)效
考評(píng)檔案;
(4)人事行政部行政內(nèi)勤保管人事行政部往來(lái)文書(shū)檔案;
(5)項(xiàng)目部保管本項(xiàng)目工程技術(shù)、業(yè)主、服務(wù)、行政檔案;
4.5.3檔案的保管程序:
(1)各職能部門(mén)將需保管的資料經(jīng)文書(shū)處理程序后,移交給檔案管理員;
(2)檔案管理員將該資料登記在《檔案目錄》中,歸入相應(yīng)案卷并統(tǒng)一編號(hào);
(3)檔案管理員定期將《檔案目錄》輸入電腦,以便查詢(xún);
(4)檔案原則上保管原件。
4.6檔案的密級(jí)
4.6.1檔案的密級(jí)分為三級(jí):絕密、機(jī)密、普通。
(1)絕密檔案包括:合同、業(yè)主檔案、公司重大經(jīng)營(yíng)、管理、決策形成的檔案、財(cái)務(wù)類(lèi)檔案、其他屬絕密的檔案。
(2)機(jī)密檔案包括:員工人事檔案、iso9000質(zhì)量體系文件、重要的會(huì)議記錄(紀(jì)要)、物業(yè)管理運(yùn)作檔案和其他屬機(jī)密的檔案。
(3)普通檔案包括:設(shè)備檔案,如運(yùn)行維修記錄;工程檔案,如工程圖紙;計(jì)劃總結(jié)、通知、通告等普通性文件及其他不屬于絕密及機(jī)密的檔案。
4.7檔案的查閱權(quán)限
4.7.1總經(jīng)理可查閱公司所有檔案。
4.7.2副總經(jīng)理(總經(jīng)理助理)可查閱分管工作的檔案。
4.7.3部門(mén)負(fù)責(zé)人可查閱該部門(mén)所有檔案。
4.7.4其他人員根據(jù)審批查閱有關(guān)檔案。
4.8檔案的查閱/借閱/復(fù)制。
4.8.1查閱/借閱/復(fù)制人到檔案室在《文件查閱/借閱/復(fù)制登記表》中登記。
4.8.2檔案管理員審核其查(借)閱資格。
(1)權(quán)限內(nèi)經(jīng)授權(quán)(審批)的按正常手續(xù)辦理。
(2)權(quán)限外的機(jī)密(含)級(jí)以上檔案,由檔案管理員開(kāi)具《檔案查閱/借閱/復(fù)制審批單》給查閱人辦理審批手續(xù):屬部門(mén)(財(cái)務(wù)類(lèi)除外)的檔案,由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批;屬人事行政部的檔案,由人事行政部經(jīng)理審批;屬公司的檔案,由總經(jīng)理審批;財(cái)務(wù)類(lèi)的檔案也應(yīng)由總經(jīng)理審批。
4.9在檔案歸還日期前,檔案管理員應(yīng)督促借閱人將檔案完好交還檔案室。
4.10須復(fù)制檔案的,絕密檔案報(bào)總經(jīng)理審批;機(jī)密檔案由分管該項(xiàng)工作的副總經(jīng)理審批;普通檔案由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。
4.11檔案的銷(xiāo)毀。
4.11.1超過(guò)保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案的保管期限(詳見(jiàn)各部門(mén)規(guī)程)每年編制銷(xiāo)毀計(jì)劃及清單,報(bào)人事行政部、公司經(jīng)理審核。
4.11.2人事行政部/公司部門(mén)經(jīng)理審核無(wú)誤后報(bào)總經(jīng)理審批。
4.11.3總經(jīng)理審批同意后由人事行政部/公司指定三名監(jiān)銷(xiāo)人員(檔案管理員、公司文員、人事行政部文員)將超過(guò)保存期限的檔案銷(xiāo)毀。
4.11.4監(jiān)銷(xiāo)人員確認(rèn)銷(xiāo)毀文件無(wú)誤簽字后,選擇安全地點(diǎn)銷(xiāo)毀檔案。
5.0相關(guān)記錄表格
5.1《文件借閱/復(fù)制登記表》文件編碼:
5.3《文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)單》文件編碼:
5.4《外來(lái)文件臺(tái)賬》文件編碼:
5.5《合同臺(tái)賬》文件編碼:
