- 目錄
包括什么內(nèi)容
1. 投訴接收與記錄
2. 投訴分類與評估
3. 調(diào)查與分析
4. 解決方案制定
5. 與住戶溝通
6. 實施解決方案
7. 后續(xù)跟蹤與反饋
8. 記錄歸檔
編制指南
1. 投訴接收與記錄：接到住戶投訴后，務(wù)必保持冷靜與專業(yè)，詳細(xì)詢問投訴內(nèi)容，確保信息準(zhǔn)確無遺漏。記錄投訴的日期、時間、地點、涉及人員及具體問題，同時記錄住戶的聯(lián)系方式和訴求。
2. 投訴分類與評估：根據(jù)投訴性質(zhì)將其分為設(shè)施故障、服務(wù)不滿、環(huán)境問題等類別，評估其嚴(yán)重程度和緊迫性。對于緊急情況，應(yīng)立即啟動應(yīng)急響應(yīng)機制。
3. 調(diào)查與分析：組織相關(guān)人員對投訴進(jìn)行實地調(diào)查，收集證據(jù)，了解事件全貌。分析問題產(chǎn)生的原因，查找可能的責(zé)任方。
4. 解決方案制定：基于調(diào)查結(jié)果，制定針對性的解決方案?？紤]其可行性、成本效益和對其他住戶的影響，必要時咨詢專業(yè)人士意見。
5. 與住戶溝通：及時向住戶反饋調(diào)查進(jìn)展和解決方案，聽取他們的意見和建議。確保溝通方式禮貌且有效，盡可能達(dá)成共識。
6. 實施解決方案：按照既定計劃執(zhí)行，確保所有步驟均按期完成。跟進(jìn)執(zhí)行情況，解決過程中遇到的新問題。
7. 后續(xù)跟蹤與反饋：解決方案執(zhí)行完畢后，與住戶確認(rèn)問題是否已解決，收集他們對處理結(jié)果的滿意度。如有需要，進(jìn)行二次調(diào)整。
8. 記錄歸檔：將整個投訴處理過程的所有文件、通信記錄和結(jié)果整理歸檔，便于日后查閱和分析。
復(fù)審規(guī)定
1. 每月進(jìn)行一次投訴處理工作的復(fù)審，分析投訴類型、數(shù)量和處理效果，找出問題高發(fā)區(qū)域，優(yōu)化工作流程。
2. 對于重復(fù)出現(xiàn)的問題，需深入探究原因，提出預(yù)防措施，防止問題再次發(fā)生。
3. 復(fù)審結(jié)果應(yīng)用于員工培訓(xùn)，提升服務(wù)質(zhì)量，改進(jìn)管理策略。
4. 定期邀請住戶代表參與復(fù)審會議，傾聽他們的意見，增強住戶參與感和滿意度。
以上規(guī)程旨在提高住戶投訴處理效率，保障住戶權(quán)益，同時也為物業(yè)管理團(tuán)隊提供明確的操作指導(dǎo)。在實踐中，應(yīng)靈活運用，結(jié)合實際情況進(jìn)行調(diào)整，以實現(xiàn)最佳效果。
住戶投訴處理工作作業(yè)規(guī)程范文
住戶投訴處理工作標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)程
一、目的
規(guī)范投訴處理工作,確保住戶的各類投訴能及時、合理地得到解決。
二、適用范圍
適用于住戶針對公司管理服務(wù)工作的有效投訴處理。
三、職責(zé)
1、管理處經(jīng)理負(fù)責(zé)處理重要投訴。
2、服務(wù)中心任務(wù)主管負(fù)責(zé)協(xié)助經(jīng)理處理一般輕微投訴每月的投訴統(tǒng)計、分析、匯報工作。
3、管理處相關(guān)部門主管負(fù)責(zé)協(xié)助服務(wù)中心主管和管理處經(jīng)理處理本部門的被投訴事件,并及時向服務(wù)中心反饋投訴處理信息。
4、住戶服務(wù)中心接待員負(fù)責(zé)投訴現(xiàn)場接待工作。
四、程序要點
1、處理投訴的基本原則
接待投訴時,接待人員應(yīng)嚴(yán)格遵守“禮貌、樂觀、熱情、友善、耐心、平等”的十二字服務(wù)方針,嚴(yán)禁與住戶進(jìn)行辯論、爭吵。
2、
投訴處理流程圖
3、投訴界定
(1)重大投訴。下列投訴屬重大投訴:
a、公司承諾或合同規(guī)定提供的服務(wù)沒有實施或?qū)嵤┬Ч忻黠@差錯,經(jīng)住戶多次提出而得不到解決的投訴;
b、由于公司責(zé)任給住戶造成重大經(jīng)濟(jì)損失或人身傷害的;
c、有效投訴在一個月內(nèi)得不到合理解決的投訴。
(2)重要投訴
重要投訴是指因公司的管理服務(wù)工作不到位、有過失而引起的投訴。
(3)輕微投訴
輕微投訴是指因公司的設(shè)施、設(shè)備和管理水平有限給住戶造成的生活、工作輕微不便而非人為因素造成的影響,可以通過改進(jìn)而輕易得到解決或改進(jìn)的投訴。
4、投訴接待
(1)當(dāng)接到住戶投訴時,接待員首先代表被投訴部門向住戶表示歉意,并立即在《住戶投訴意見表》中作好詳細(xì)記錄;
a、記錄內(nèi)容如下:
