- 目錄
包括什么內(nèi)容
1. 會(huì)議籌備階段 1.1 會(huì)議議題確定 1.2 會(huì)議日程規(guī)劃 1.3 會(huì)議場(chǎng)地選擇與布置 1.4 參會(huì)人員邀請(qǐng)與確認(rèn)
2. 會(huì)議執(zhí)行階段 2.1 會(huì)議材料準(zhǔn)備 2.2 技術(shù)設(shè)備檢查與調(diào)試 2.3 會(huì)議簽到與座位安排 2.4 會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)管理
3. 會(huì)議記錄與跟進(jìn) 3.1 會(huì)議紀(jì)要編寫 3.2 決議執(zhí)行跟蹤 3.3 反饋收集與改進(jìn)
4. 會(huì)議評(píng)估與優(yōu)化 4.1 會(huì)議效果分析 4.2 會(huì)議流程反思 4.3 未來(lái)會(huì)議策略調(diào)整
編制指南
1. 確保明確目標(biāo)：每次會(huì)議應(yīng)有明確的目標(biāo)，議題應(yīng)與組織的戰(zhàn)略或運(yùn)營(yíng)緊密相關(guān)。
2. 提前規(guī)劃：至少提前一周開(kāi)始籌備，確保所有細(xì)節(jié)得以妥善處理。
3. 有效溝通：及時(shí)與參會(huì)人員溝通，確保他們了解會(huì)議目的和預(yù)期結(jié)果。
4. 技術(shù)保障：確保會(huì)議設(shè)備正常運(yùn)行，預(yù)防技術(shù)故障影響會(huì)議進(jìn)程。
5. 詳實(shí)記錄：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)及時(shí)整理并分發(fā)，以便后續(xù)行動(dòng)的追蹤。
6. 反饋機(jī)制：鼓勵(lì)參會(huì)者提供反饋，以便不斷優(yōu)化會(huì)議管理。
復(fù)審規(guī)定
1. 每次會(huì)議結(jié)束后，由會(huì)議負(fù)責(zé)人進(jìn)行初步復(fù)審，檢查會(huì)議執(zhí)行情況與預(yù)期目標(biāo)是否一致。
2. 復(fù)審內(nèi)容包括但不限于：會(huì)議流程的執(zhí)行、參會(huì)人員滿意度、會(huì)議效率等。
3. 復(fù)審結(jié)果應(yīng)在一周內(nèi)提交給上級(jí)管理層，以便進(jìn)行深入討論和決策。
4. 根據(jù)復(fù)審結(jié)果，適時(shí)修訂會(huì)議管理流程，提升會(huì)議質(zhì)量和效率。
5. 定期（如每季度）進(jìn)行全面的會(huì)議管理復(fù)審，以確保持續(xù)改進(jìn)和適應(yīng)變化的需求。
以上規(guī)程旨在提高會(huì)議管理的系統(tǒng)性和有效性，但具體操作需結(jié)合實(shí)際情況靈活調(diào)整，以達(dá)到最佳效果。在執(zhí)行過(guò)程中，團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)保持開(kāi)放的心態(tài)，勇于提出改進(jìn)建議，共同推動(dòng)會(huì)議管理工作的進(jìn)步。
會(huì)議管理作業(yè)規(guī)程范文
1.0目的:
為了提高會(huì)議效率,很好地總結(jié)會(huì)議精神,使信息得以有效傳達(dá)及合理利用,特制定本規(guī)程。
2.0范圍:
本規(guī)程適用于綜合管理部關(guān)于會(huì)議活動(dòng)的組織、實(shí)施。
3.0職責(zé):
綜合管理部經(jīng)理負(fù)責(zé)會(huì)議的組織。
綜合管理部文員負(fù)責(zé)會(huì)議的召集通知。
4.0程序要點(diǎn):
4.1會(huì)議類型:公司例會(huì)、專題(專業(yè))研討會(huì)、報(bào)告會(huì)、培訓(xùn)會(huì)、年中(終)工作總結(jié)會(huì)議。
4.2會(huì)議的召開(kāi)組織及實(shí)施。
4.2.1公司例會(huì)。
a.按照規(guī)定,每周周四下午2:00召開(kāi),遇特殊情況,由綜合管理部另行通知。
b.與會(huì)人員需攜帶《工作計(jì)劃》(每月25日左右例會(huì)攜帶)、前次《會(huì)議紀(jì)要》、《一周工作通報(bào)》等相關(guān)資料并準(zhǔn)備好匯報(bào)內(nèi)容。
c.參會(huì)人員到會(huì)填寫《會(huì)議簽到表》。
d.由綜合管理部文員做會(huì)議記錄,并進(jìn)行整理形成《會(huì)議紀(jì)要》。
e.《會(huì)議紀(jì)要》由分管總經(jīng)理審核后于下周一發(fā)放到各部門(項(xiàng)目)。
4.2.2研討會(huì)。
a.各部門(或項(xiàng)目)組織小型專題會(huì)議及培訓(xùn)時(shí),應(yīng)在《一周工作通報(bào)》中寫明會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員范圍、會(huì)議內(nèi)容等內(nèi)容。
b.對(duì)于公司各部門及各項(xiàng)目參加的專題會(huì)議,發(fā)起部門需提前三天擬好《會(huì)議通知》交至綜合管理部,由綜合管理部進(jìn)行統(tǒng)一發(fā)放,并通報(bào)分管總經(jīng)理及進(jìn)行會(huì)議場(chǎng)地預(yù)訂等協(xié)調(diào)工作。
c.發(fā)起部門擬訂《會(huì)議通知》需注明會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、與會(huì)人員范圍、會(huì)議內(nèi)容、參會(huì)應(yīng)攜帶資料及特殊要求等。
d.如有與會(huì)議相關(guān)資料,則請(qǐng)會(huì)議發(fā)起部門提前準(zhǔn)備好,在會(huì)前發(fā)放至相關(guān)與會(huì)人員。
4.2.3培訓(xùn)會(huì)議。
a.綜合管理部按照人力資源部根據(jù)分解年培訓(xùn)計(jì)劃制定的每月培訓(xùn)計(jì)劃要求時(shí)間進(jìn)行召集。遇特殊情況,綜合管理部在接到人力資源部通知后另行通知。
b.與會(huì)人員帶好培訓(xùn)材料,認(rèn)真做好記錄。
c.培訓(xùn)會(huì)議發(fā)起部門(或項(xiàng)目)做會(huì)議記錄,進(jìn)行整理后于第二天發(fā)放到相關(guān)部門及人員,并在綜合管理部留存歸檔。
4.2.4年中(終)工作總結(jié)。
a.集團(tuán)或公司確定會(huì)議時(shí)間,由綜合管理部提前7天通知與會(huì)人員或部門。
b.由綜合管理部提前安排好會(huì)議議程、工作報(bào)告,并安排好會(huì)場(chǎng)等事宜。
4.3會(huì)議要求
4.3.1需按時(shí)出席,如遇特殊情況應(yīng)提前向分管總經(jīng)理及會(huì)議發(fā)起部門請(qǐng)假。
4.3.2注意保持會(huì)場(chǎng)紀(jì)律,積極思考,主動(dòng)發(fā)言,并認(rèn)真做好會(huì)議記錄。
4.3.3關(guān)閉通訊設(shè)備或放置于會(huì)議狀態(tài),保證會(huì)議正常進(jìn)行。
4.3.4保持會(huì)場(chǎng)環(huán)境,不亂扔果皮、煙頭、紙屑等。
5.0相關(guān)支持性文件:
6.0相關(guān)記錄:
《會(huì)議簽到表》sw-jl-g-072
《一周工作通報(bào)》sw-jl-059
《發(fā)文記錄》sw-jl-g-070
