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第1篇 國企人事檔案管理規(guī)定辦法
國企人事檔案管理規(guī)定
第一章 總則
第二章 文件材料的形成與歸檔
第三章 檔案管理
第四章 檔案信息開發(fā)利用
第五章 檔案管理體制
第六章 附則
第一章 總則
第一條 根據(jù)國務院關于加強企業(yè)管理和改善檔案工作的要求,為進一步加強企業(yè)檔案工作,更好地為企業(yè)提高經(jīng)濟效益服務,特制定本規(guī)定。
第二條 企業(yè)檔案是企業(yè)在各項活動中形成的全部檔案的總和。
其構成是以科學技術檔案為主體,包括計劃統(tǒng)計、經(jīng)營銷售、物資供應、財務管理、勞動工資、教育衛(wèi)生和黨、政、工、團工作等方面檔案。
第三條 企業(yè)檔案工作是企業(yè)管理基礎工作的組成部分,是維護企業(yè)經(jīng)濟利益、合法權益和歷史真實面貌的一項工作。
第四條 企業(yè)檔案工作要堅持集中統(tǒng)一的管理原則。
第二章 文件材料的形成與歸檔
第五條 企業(yè)要根據(jù)國家法規(guī)和有關部門的規(guī)定,制定文件材料形成、積累、整理和歸檔的制度。
文件材料的運轉要遵循計劃、生產(chǎn)(施工)、技術、經(jīng)營、等項工作(以下簡稱生產(chǎn)活動)和文書處理的程序。
第六條 企業(yè)生產(chǎn)(施工)活動中形成的科技文件材料(含縮微膠片,照片,錄音、錄像和計算機磁帶等,以下同)由產(chǎn)品試制、科研課題和工程項目負責人指定有關人員負責積累、整理后歸檔。
各項管理工作中形成的文件材料,由各職能部門按其業(yè)務范圍,指定有關人員負責積累、整理后歸檔。
第七條 企業(yè)文件材料歸檔的基本要求:
1、歸檔的文件材料必須完整。
2、歸檔的文件材料必須準確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史過程。
3、歸檔的文件材料必須層次分明,符合其形成規(guī)律。
第八條 企業(yè)必須編制文件材料的歸檔范圍。
企業(yè)文件材料的歸檔范圍主要有以下幾方面:
1、產(chǎn)品生產(chǎn)方面。
有產(chǎn)品設計、工藝、工裝的圖樣和技術文件,原材料檢驗、產(chǎn)品生產(chǎn)過程和生產(chǎn)調(diào)度工作中形成的各種文件材料等。
2、經(jīng)營銷售方面。
有企業(yè)經(jīng)營決策和經(jīng)銷管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料,市場經(jīng)濟信息,廣告宣傳和用戶服務工作中形成的文件材料等。
3、設備儀器方面。
有設備儀器的圖樣和技術文件,設備儀器安裝、調(diào)試和驗收過程中的技術性、憑證性文件材料,設備儀器的運行、維修記錄,設備改進、改裝和報廢的文件材料等。
4、技術管理方面。
有質(zhì)量管理、技術引進、技術改造和標準、計量、能源、環(huán)保、科技情報、科技檔案等管理中形成的各種文件材料。
5、計劃統(tǒng)計方面。
有各種計劃、統(tǒng)計報表和計劃管理、統(tǒng)計分析活動中形成的各種文件材料。
6、物資供應方面。
有物資、原材料采購、庫存保管、供應和工具管理中形成的各種文件材料。
7、勞動工資方面。
有定額、定員和勞動調(diào)配以及勞動工資、勞動保護等工作中形成的各種文件材料。
8、財務管理方面。
有財務管理中的各種帳冊、報表、憑證和文件等。
9、教育培訓方面。
有干部、職工教育和技術培訓的文件、教材等。
10、黨、政、工、團工作方面。
有企業(yè)黨務工作以及組織、宣傳、人事、保衛(wèi)工作中的各種文件材料,企業(yè)行政工作、共青團工作和工會工作中的各種文件材料等。
11、科學技術研究方面和工程建設方面,按有關規(guī)定執(zhí)行。
12、其他方面。
第九條 歸檔時間1、產(chǎn)品試制、課題研究、基建工程或其他技術項目,在任務完成后或告一段落時,要將應歸檔的文件材料組成保管單位,由項目負責人審定后,向檔案部門歸檔。
2、各項管理工作中形成的文件材料,在第二年上半年內(nèi),要將應歸檔的文件材料組成保管單位,由各職能部門負責人審定后,向檔案部門歸檔。
第十條 企業(yè)各類文件材料一般歸檔一式一份,比較重要的和利用頻繁的文件材料要適當增加歸檔份數(shù)。
第十一條 企業(yè)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入生產(chǎn)、技術、經(jīng)營等各項管理程序;列入生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營等各項活動的工作計劃;列入企業(yè)有關部門的職責范圍和有關人員崗位責任制。
第十二條 企業(yè)產(chǎn)品試制定型、科研成果鑒定、基建工程竣工驗收,必須有檔案部門參加。
文件材料不完整、不準確,不系統(tǒng),不能進行鑒定、驗收。
第十三條 企業(yè)產(chǎn)品和工程創(chuàng)優(yōu)、科研成果評獎,歸檔的文件材料是否完整、準確、系統(tǒng)要作為一項考核內(nèi)容,檔案部門不簽署意見不得申報成果。
第十四條 企業(yè)新購置重要設備儀器和引進項目的文件材料到貨時,有關專業(yè)部門應會同檔案部門檢查驗收文件材料;并及時歸檔。
第十五條 企業(yè)工作人員因公外出參觀學習、考察和參加各種會議,收集獲得的文件材料要按照歸檔范圍的規(guī)定,及時向檔案部門歸檔。
第十六條 企業(yè)檔案部門要對企業(yè)文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導、監(jiān)督、檢查。
第三章 檔案管理
第十七條 企業(yè)要建立健全各項檔案管理制度,列入企業(yè)的經(jīng)濟責任制體系,并制定嚴格的考核和獎懲辦法。
第十八條 檔案分類1、根據(jù)國家和有關部門檔案分類編號的規(guī)定,編制企業(yè)檔案分類編號辦法。
2、分類編號要遵循文件材料的形成規(guī)律,并且要便于保管和提供利用。
3、企業(yè)生產(chǎn)、技術等管理性文件要按其文件內(nèi)容分別歸入生產(chǎn)、科研、基建、設備等類中統(tǒng)一編號。
4、常用的分類方法有:
(1)按產(chǎn)品型號分類;
(2)按設備型號分類;
(3)按科研課題分類;
(4)按工程項目分類;
(5)按專業(yè)性質(zhì)分類;
(6)按組織機構分類;
(7)按時間分類;
第十九條 檔案編目與編制檢索工具1、要編制檔案總目錄、檔案分類目錄、底圖目錄和保管單位目錄。
2、要根據(jù)需要編制檔案檢索工具,并且進行檔案著錄工作,著錄方法按照國家標準gb3792.5─85《檔案著錄規(guī)則》執(zhí)行。
第二十條 檔案保管1、接收檔案必須認真驗收,并辦理接交手續(xù)。
2、存放檔案必須有專用柜、架,排架方法要科學和便于查找。
3、底圖除修改、送曬外,不得外借。
修改后的底圖入庫,要認真檢查其修改、補充等情況。
底圖存放以平放為宜。
4、縮微膠片、照片、磁帶等的保管:
(1)存放膠片、照片、磁帶要用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等,按編號順序排列在膠片柜或防火柜內(nèi)。
縮微母片和拷貝片應分別存放;
(2)膠片庫房應設置在沒有臭氧、氧化氮、硫化氫、二氧化硫等有害氣體和物理性污染地段。
庫房內(nèi)應設有防火和空氣調(diào)節(jié)設施,溫度、濕度應符合規(guī)定的要求。
5、要定期進行庫藏檔案的清理核對工作,做到帳、物相符。
對破損或載體變質(zhì)的檔案,要及時進行修補和復制。
庫藏檔案因移交、作廢、遺失等注銷帳卡時,要查明原因,保存依據(jù)。
6、檔案庫房的一般要求:
(1)保存檔案必須有專門的庫房,并且具備良好的衛(wèi)生環(huán)境和防盜、防火、防光、防潮、防塵、防有害生物和防污染等安全措施;
(2)檔案庫房建設要列入企業(yè)基本建設計劃,庫房建筑設計按照《檔案館建筑設計規(guī)范》執(zhí)行。
第二十一條 圖紙的修改、補充1、修改已歸檔的圖紙要有經(jīng)過領導批準的圖紙修改、補充通知單。
2、修改內(nèi)容較小時,可直接在圖畫“杠改”、“刮改”或者發(fā)送“變更通知單”,采用“杠改”、“刮改”時應在修改處標注“修改標記”。
3、修改內(nèi)容較多時,應另出新圖代替,原來圖紙作廢。
新圖列入原圖紙目錄,并且注明所代替的原圖圖號。
作廢的圖紙應注明新圖的編號,根據(jù)需要另行保管。
4、整個保管單位內(nèi)圖紙作廢,由新圖代替時,應重新編制保管單位,并且注明原保管單位編號。
原保管單位標注新保管單位的編號后,根據(jù)需要另行保管。
第二十二條 檔案鑒定1、企業(yè)要根據(jù)國家和有關部門的規(guī)定,編制檔案保管期限表,檔案保管期限分永久、長期、短期三種。
確定保管期限的基本原則是:
(1)對企業(yè)有長遠利用價值的檔案應永久保存;
(2)對企業(yè)在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別為長期或短期保存;
(3)凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限一律從長。
2、鑒定工作要組織由企業(yè)領導、專業(yè)技術人員和檔案人員參加的鑒定小組,直接對檔案進行鑒定。
每次鑒定要寫出鑒定報告,在保管單位備考表中注明鑒定意見,由小組負責人簽名,并且注明鑒定日期。
3、鑒定工作應該定期進行,具體由企業(yè)根據(jù)實際需要確定。
4、檔案通過鑒定,要求達到劃定保管期限準確,保管單位質(zhì)量達到標準規(guī)定,鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整,企業(yè)應及時責成有關部門和人員負責修改、補充。
5、銷毀檔案必須嚴格掌握,慎重從事,銷毀前要造具清冊,提出銷毀報告,經(jīng)企業(yè)領導審批,并報送有關檔案管理機關備案。
銷毀檔案時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定。
第二十三條 檔案統(tǒng)計1、企業(yè)檔案管理要建立健全統(tǒng)計工作,統(tǒng)計數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù),做到準確、可靠。
2、檔案統(tǒng)計主要有檔案管理基本情況統(tǒng)計,檔案數(shù)量統(tǒng)計,檔案提供利用及其效果的統(tǒng)計等。
第二十四條 檔案管理現(xiàn)代化1、企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化是企業(yè)現(xiàn)代化管理的組成部分,要列入企業(yè)現(xiàn)代化管理的整體計劃中統(tǒng)籌考慮。
2、企業(yè)檔案部門要應用現(xiàn)代管理方法。
有條件的大中型企業(yè)要逐步應用以電子計算機為主,包括縮微技術和先進的監(jiān)控裝置、通訊設施和辦公自動化等現(xiàn)代管理手段。
第二十五條 檔案管理經(jīng)費按照財政部、國家檔案局(1980)財企字第629號文《關于企業(yè)檔案庫房建設和購置設備所需費用如何列支的規(guī)定》執(zhí)行。
第二十六條 企業(yè)要按照國家有關規(guī)定向有關檔案館移交有關檔案或復制件。
第二十七條 企業(yè)破產(chǎn)以后,除設備檔案、基建檔案等隨同實物移交外,其余檔案應向有關檔案館移交。
第四章 檔案信息開發(fā)利用
第二十八條 企業(yè)檔案信息開發(fā)利用是企業(yè)檔案管理的一項重要內(nèi)容,開發(fā)工作主要是指對生產(chǎn)、技術和經(jīng)營管理的檔案信息開發(fā)。
檔案信息開發(fā)利用要重點服務于改善企業(yè)經(jīng)營管理、提高產(chǎn)品質(zhì)量、降低物質(zhì)消耗和增加經(jīng)濟效益等方面。
第二十九條 企業(yè)檔案信息開發(fā)利用的幾種形式1、在企業(yè)內(nèi)部實行檔案開架閱覽。
2、編制并交流檔案目錄。
3、對檔案進行加工整理,匯編專題資料或編制產(chǎn)品、科研成果、基建工程簡介、文摘和數(shù)據(jù)手冊、圖表手冊、市場信息、用戶反映、國內(nèi)外同行業(yè)生產(chǎn)情況介紹等。
第三十條 企業(yè)檔案開發(fā)與提供利用,必須嚴格執(zhí)行保密制度。
第三十一條 對于積極主動開發(fā)與提供利用檔案,為發(fā)展企業(yè)生產(chǎn)、提高產(chǎn)品質(zhì)量、降低物質(zhì)消耗和增加經(jīng)濟效益等做出貢獻的人員,企業(yè)應給予表揚和獎勵。
獎勵辦法按國家有關規(guī)定執(zhí)行。
第五章 檔案管理體制
第三十二條 企業(yè)檔案管理涉及生產(chǎn)活動和黨、政群等各個部門,應由一位副廠長(副經(jīng)理)分工領導,并且列入企業(yè)領導議事日程,作為考核企業(yè)領導人政績的一部分。
第三十三條 要加強和充實企業(yè)檔案管理機構,集中統(tǒng)一管理企業(yè)檔案工作。
有條件的大型企業(yè)要建立企業(yè)檔案館或企業(yè)檔案資料信息中心。
第三十四條 企業(yè)檔案部門是企業(yè)檔案、資料的貯存基地和利用中心,負責統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、管理企業(yè)的檔案、資料工作。
第三十五條 檔案管理人員1、企業(yè)要配備適應檔案、資料工作需要的專職檔案人員,并且應有一定數(shù)量的專業(yè)技術人員。
2、大中型企業(yè)檔案部門的主要負責人應具備中級以上專業(yè)技術職務的學識水平和工作能力。
3、企業(yè)檔案管理人員享有專業(yè)技術管理人員待遇,按工程技術專業(yè)或檔案專業(yè)技術職務聘任。
第六章 附則
第三十六條 企業(yè)黨、政、工、團檔案管理按照_中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)的《機關檔案工作條例》的有關規(guī)定執(zhí)行。
第三十七條 企業(yè)會計檔案管理按照財政部和國家檔案局制發(fā)的《會計檔案管理辦法》的有關規(guī)定執(zhí)行。
第三十八條 企業(yè)人事檔案管理按照_中央組織部的有關規(guī)定執(zhí)行。
第三十九條 集體企業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)可參照本規(guī)定執(zhí)行。
第四十條 本規(guī)定由國家檔案局負責解釋。
第四十一條 本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。
國家檔案局、 國家經(jīng)委、 國家計
第2篇 技術檔案管理制度辦法
叉車安全檔案至少包括叉車臺帳、叉車作業(yè)人員臺帳、叉車安全技術檔案。為了確保本單位橋式起重機安全檔案齊全完好,特制定起重機械安全檔案管理制度。
一、叉車臺帳:
內(nèi)容至少包括橋式起重機名稱、型號、種類、主要技術參數(shù)、制造單位、購置時間、檢驗情況、使用狀態(tài)、重大維修情況及其它變更情況。
二、叉車作業(yè)人員臺帳
橋式起重機作業(yè)人員臺帳內(nèi)容至少包括姓名、作業(yè)類別、作業(yè)證號、取證時間、換證情況,事故記錄。
三、叉車安全技術檔案
1.叉車安全技術檔案是方便日常管理、提供工作見證的重要資料,
應包括以下內(nèi)容:
1)《特種設備注冊登記表》;
2)叉車制造單位產(chǎn)品質(zhì)量合格證明、使用和維護、保養(yǎng)手冊、電氣原理圖等隨機技術文件和資料;
3)叉車、車輛驗收檢驗、定期檢驗報告和使用單位自行檢查記錄;
4)叉車的日常使用狀況記錄;
5)叉車的運行故障與事故的記錄和應急救援演習記錄;
6)吃擦訂購、改造。
7)叉車改造、大修方案,改造、維修情況記錄。
2.檔案資料均應分類、注冊登記、編制索引,不得遺失和混裝,每年進行一次普查。每臺叉車均應進行統(tǒng)一編號,以便日常管理。
3.使用單位變更時,應當隨機移交檔案。
4.相關人員應及時填寫有關記錄,并存入相應的技術檔案。
5.叉車安全技術檔案由叉車安全檔案管理部門負責保管,叉車安全技術檔案為永久保存,只有當該叉車報廢后技術檔案方可銷毀。
6.叉車安全技術檔案一般不外借、外傳。如需借用,應辦理借用登
記手續(xù),用完后及時歸還。
7.常用資料如有需要復印,可以由部門負責人提出書面申請,由檔案管理人員復印分發(fā),并記錄在案。
8.叉車安全技術檔案資料如有遺失、損壞,應及時上報,設法補救,
并對相關責任人進行處罰。
第3篇 工程管理制度--工程檔案管理辦法
工程建設管理制度:工程檔案管理辦法
為對工程技術檔案的收集、整理、編目、歸檔及報送等管理工作實施有效的控制,特制定本辦法。本辦法由公司工程部負責實施。
一、工程技術檔案資料的內(nèi)容
1、施工單位竣工資料:(1)質(zhì)量保證資料;(2)施工技術資料;(3)施工管理資料;(4)竣工圖;(5)竣工驗收報告。
2、工程監(jiān)理單位監(jiān)理資料:(1)監(jiān)理規(guī)劃;(2)監(jiān)理實施細則;(3)監(jiān)理月報(包括各階段性檢查記錄);(4)工程開、停、復工令;(5)工程總進度計劃、月進度計劃審批文件;(6)施工組織設計審核意見;(7)工作聯(lián)系單;(8)監(jiān)理日志;(9)項目竣工驗收報告:a)工程竣工驗收質(zhì)量評估報告及評定表;b)工程項目施工例會紀要;c)工程質(zhì)量檢測記錄;d)材料、設備進場質(zhì)量檢測報告;e)監(jiān)理工程進度付款審核報表:f)應業(yè)主要求提供的其它專題報告;
3、工程管理資料:(1)施工圖紙等設計文件;(2)設計變更;(3)初步設計圖紙等設計文件;(4)工程概算、預算;(5)工程勘察報告;(6)文物普探及問題坑處理報告;(7)深基坑支護設計文件;(8)地基(樁基)檢測報告;(9)設計合同、施工合同、監(jiān)理合同;(10)工程招、投標文件;(11)工程綜合驗收資料;(12)工程竣工驗收資料;(13)工程報建報審資料;(14)工程部與公司、監(jiān)理單位、施工單位的工作聯(lián)系單;(15)工程技術資料發(fā)文記錄;(16)向公司提交的專題報告;(17)結構試驗、文明工地、安全施工、施工全貌的照片及音像資料等。
二、工程技術資料編制要求
1、原則工程技術資料嚴格按照《建設工程技術整編評定統(tǒng)一規(guī)定》進行編制并及時歸檔。
2、要求(1)施工單位資料由施工單位按以上《規(guī)定》編制,監(jiān)理單位定期檢查施工資料的質(zhì)量,按標準驗收。(2)監(jiān)理資料嚴格按監(jiān)理規(guī)范的要求編制。(3)工程管理資料由工程部按相關規(guī)范、規(guī)定的要求編制。
三、工程竣工資料的審查
1.監(jiān)理單位負責審查施工單位竣工資料的完整性、真實性。
2.工程部負責復核施工單位資料并審查監(jiān)理單位的竣工資料。
3.經(jīng)監(jiān)理單位、工程部審查的施工單位竣工資料由施工單位送至質(zhì)檢站。
四、竣工資料的報送
1、工程竣工驗收后一個月內(nèi),施工單位將竣工資料報送市城建檔案館一套,建設單位兩套存檔。
2、施工單位憑政府主管部門開具的竣工資料收據(jù),方可與建設辦理竣工結算付款手續(xù)。
第4篇 油品調(diào)運分公司檔案管理辦法
工貿(mào)油品調(diào)運分公司檔案管理辦法
第一章 總則
第一條 為加強zz石油(集團)工貿(mào)有限公司油品調(diào)運分公司(以下簡稱“油品調(diào)運分公司”或“公司”)檔案管理工作,有效地保護和利用檔案,為企業(yè)發(fā)展建設服務,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《z省檔案管理條例》、上級單位相關管理辦法及有關檔案工作的法律法規(guī),制定本辦法。
第二條 本辦法所稱檔案,是指油品調(diào)運分公司在從事基本建設、科研、經(jīng)營、管理等各項活動中直接形成的,包括外部合作,各類項目管理等活動中形成的,具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)、實物等不同形式和載體的歷史記錄。
第三條 公司檔案工作實行統(tǒng)一領導,分級管理的原則,維護檔案的完整與安全,便于各項工作的利用。
第四條 公司要把檔案工作列入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和計劃,把檔案工作所需經(jīng)費納入財務預算計劃,保證檔案工作所需經(jīng)費,逐步加強設施設備等必備條件,維護檔案的完整與安全。
第二章 組織機構及職責
第五條 公司綜合辦公室負責檔案工作的監(jiān)督指導、保存利用和日常管理工作,并根據(jù)實際,設專(兼)職人員負責檔案工作。
第六條 檔案管理的主要職責:
(一)貫徹實施《檔案法》和國家關于檔案工作的法規(guī)和方針政策,以及上級主管部門制定的規(guī)定辦法,規(guī)范標準,結合本單位實際,制定有關制度、標準和實施細則。
(二)具有公司檔案工作的整體建設、統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導和檔案安全保管的職能。制定公司檔案工作計劃,并組織實施。
(三)負責公司文件材料形成、積累和歸檔工作。
(四)集中管理公司各種活動中形成的所有檔案。維護檔案的完整與安全,負責公司各類檔案的收集、歸檔、保管和開發(fā)利用。
(五)負責公司檔案工作的統(tǒng)計分析和匯總上報工作。
(六)負責向上級檔案部門移交有關檔案和資料。
(七)負責公司重點工程、重大科研項目、重要活動的歸檔材料的驗收。
(八)負責公司檔案管理網(wǎng)點的業(yè)務指導、檢查和人員的培訓。
(九)負責公司檔案管理新技術、新方法的推廣和檔案計算機管理的應用工作。
第七條 各部門應執(zhí)行國家有關檔案工作的法律、法規(guī)和政策,按照檔案工作的標準規(guī)范、規(guī)章制度,做好各部門文件資料的形成、積累、整理、立卷歸檔和移交工作。
第三章 歸檔范圍
第八條 歸檔文件材料的來源
(一)公司內(nèi)部形成的文件材料。
(二)各部門移交公司的文件材料。
(三)各部門引進項目、外購設備等附帶的文件材料。
(四)公司參加的合作項目、合作單位按要求向公司呈交文件材料。
(五)公司執(zhí)行、辦理的外來文件。
第九條 公司在籌備、成立及生產(chǎn)經(jīng)營過程中形成的具有保存價值的文件材料均應列入歸檔范圍(見附件二)。
第十條 歸檔文件材料主要包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片及感光底片、膠片、光盤、磁帶、實物等各種載體形式。
第四章 立卷歸檔要求
第十一條 文件材料應在規(guī)定時間內(nèi)歸檔。
(一)管理性文件材料在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。
(二)產(chǎn)品、科研課題及基建項目文件材料在其項目鑒定、竣工驗收、財務決算后3個月內(nèi)歸檔,周期長的可分階段、單項歸檔。
(三)外購設備儀器的文件材料在開箱驗收后歸檔。
(四)職工參加公務活動形成的文件材料應在活動結束后15日內(nèi)歸檔。
(五)會計文件材料在會計年度終了后,由財務資產(chǎn)部門保管一年后移交歸檔。
第十二條 電子文件邏輯歸檔適時進行,物理歸檔應與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。
第十三條 磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束后及時歸檔。
第十四條 下列文件材料應隨時歸檔:
(一)變更、修改、補充的文件材料。
(二)企業(yè)內(nèi)部機構變動和職工調(diào)動、離崗時保留在部門或個人手中的文件材料。
(三)企業(yè)產(chǎn)權變動過程中形成的文件材料。
(四)其他臨時重要活動中形成的文件材料。
第十五條 各部門必須嚴格遵守歸檔制度,不得無故延期或不交應歸檔的文件材料,如有些材料還需使用,也應先按要求立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。
第十六條 各部門向綜合辦公室移交檔案時,要嚴格履行移交手續(xù)。
第十七條 檔案工作人員應協(xié)助各職能部門,對應歸檔文件材料的完整程度、準確性及保存價值進行確認,經(jīng)職能部門負責人簽審后歸檔。
第十八條 科研成果鑒定、產(chǎn)品定型、基建項目工程竣工驗收,重要外購設備儀器開箱驗收及項目引進、對外協(xié)作項目等有關活動,要有檔案工作人員參加,按照規(guī)定對所形成的檔案資料進行驗收。堅持“三納入、四參加”制度。沒有完整、準確、系統(tǒng)的文件材料以及項目沒有歸檔,不能申報成果或評獎;不能最后通過驗收或鑒定;所有經(jīng)費不予結算。
第十九條 立卷歸檔的總體要求:
歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系和系統(tǒng),符合質(zhì)量標準要求,區(qū)別不同價值,便于保管和利用。具體應做到下述幾點:
(一)歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。
(二)在職能活動中形成的,具有查考利用價值,辦理完畢的各種形式和載體材料的文件及實物材料,都必須按照規(guī)定向檔案部門移交歸檔,其電子檔案應與紙質(zhì)檔案同步歸檔。
(三)歸檔文件以件為單位,進行裝訂和系統(tǒng)化整理。
(四)卷內(nèi)文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正文在前,附件在后;印件在前,定稿在后。
(五)卷內(nèi)文件材料應按照排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷,應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷,應在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號,圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。
(六)永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄,對文件材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應擬寫題名,有的雖有題名無實質(zhì)內(nèi)容的也應重新擬寫;沒有責任者、年、月、日的文件材料要考證清楚,填入有關項內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷內(nèi)。
(七)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責任
者。
(八)當年辦結的文件放在當年,跨年度的文件放在結案的年份里。長期不能結案的文件,可根據(jù)情況分階段歸檔。
(九)歸檔時要注意辦結情況,避免未結案歸檔及已結案的長期不歸檔。
第五章 檔案的移交
第二十條 檔案移交前須向檔案管理部門提交移交清冊,詳細填寫檔案的門類及數(shù)量,并經(jīng)本部門負責人簽字審核。
第二十一條 檔案管理部門要組織專門人員,對所移交檔案的案卷質(zhì)量情況進行檢查,符合要求的檔案經(jīng)檔案管理部門負責人簽字審核后,辦理交接手續(xù)。
第二十二條 檔案移交時,經(jīng)交接雙方核實后在移交清冊上簽字。
第二十三條 移交的檔案在運送過程中,移交部門應由專人負責,以確保檔案的安全。
第六章 檔案保管期限
第二十四條 按國家有關規(guī)定,檔案管理部門結合公司情況制定各類文件材料分類方案、歸檔范圍和保管期限表。文件材料的保管期限分為:永久、長期和短期。長期為10至50年左右,短期為10年以下。
第二十五條 確定公司檔案保管期限的原則:
(一)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的,對本公司有長遠利用價值的檔案,列為永久保管。
(二)凡是反映公司一般活動,在較長期時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料,列為長期保管。
(三)凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料,列為短期保管。
第七章 檔案的鑒定與銷毀
第二十六條 檔案管理部門對所保存的檔案定期進行鑒定,對于保存期限已滿的檔案材料,按規(guī)定進行銷毀。
第二十七條 檔案鑒定工作由公司綜合辦公室主持,由業(yè)務部門領導、專業(yè)技術人員和檔案部門人員組成檔案鑒定小組,對被鑒定的檔案進行逐件審查,提出存毀意見。
第二十八條 檔案鑒定小組審定后,經(jīng)公司有關領導批準,報上級業(yè)務部門審批后,方可銷毀。原則上三年進行一次檔案銷毀工作。
第二十九條 銷毀檔案材料,要由二人以上進行,并在指定地點進行監(jiān)銷,監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。
第八章 檔案的借閱
第三十條 公司各部門因工作需要借閱檔案需填寫檔案借閱申請單。
第三十一條 檔案管理人員依據(jù)檔案級別判斷是否需要審批。當為不受限制檔案時直接辦理借閱手續(xù)。
第三十二條 檔案借閱要堅持嚴格保密、方便利用的原則。
(一)凡政府有關部門依法執(zhí)行公務需要查閱檔案,檔案部門應按有關規(guī)定及時提供完整準確的檔案。
(二)凡社會有關方面需要借閱檔案,必須經(jīng)有關職能部門審查,由公司負責人或主管領導批準。
(三)外單位人員調(diào)閱檔案,一般要求在檔案室內(nèi)查閱。同時需持單位介紹信,經(jīng)有關專業(yè)職能部門批準,并登記利用檔案清單。
(四)借閱涉密檔案必須經(jīng)公司主要負責人審批。
第三十三條 若借閱涉及公司機密的受限制檔案或為外單位人員借閱時,需經(jīng)公司研究審批后方可借閱。
第三十四條 不得任意擴大借閱范圍,對需要出據(jù)檔案證明的,要認真核對摘抄內(nèi)容,進行登記。
第三十五條 借閱檔案者,不得泄密、涂改、拆散、轉借復印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時,須經(jīng)公司綜合辦公室負責人批準。
第三十六條 借閱的檔案用完后,應及時歸還,借用時間一般不得超過十天。
第三十七條 借閱人對檔案要妥善保管,不得遺失。
第三十八條 凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印,如工作需要,應按公司有關保密規(guī)定辦理。
第三十九條 企業(yè)負責人和員工調(diào)離工作崗位時,必須上繳應歸檔的文件材料和借閱的檔案,檔案部門簽署意見后,方可辦理有關手續(xù)。
第九章 檔案庫房管理
第四十條 檔案庫房是保存公司檔案的重要地點,檔案管理人員要以高度負責的精神,確保檔案資料的安全完整。
第四十一條 檔案部門應集中統(tǒng)一地保管好全部檔案,設立專門的檔案管理場所,并配備符合檔案管理標準的保管設備、設施。
第四十二條 庫房內(nèi)物品進行定置管理,檔案柜統(tǒng)一編號,并定期對庫房進行整理、整頓、清掃、清潔,執(zhí)行國家有關檔案庫房的“八防”要求,保證庫房安全。
第四十三條 庫房內(nèi)的檔案資料定期(半年)清點,保證帳實一致。
第四十四條 非檔案管理人員不得隨意進入檔案庫房。
第四十五條 認真貫徹安全消防工作方針,嚴格執(zhí)行安全消防法規(guī)和規(guī)章制度。對檔案人員進行消防教育,做到人人持證上崗。
第十章 檔案信息保密與利用
第四十六條 產(chǎn)生重要檔案的部門和檔案管理部門必須執(zhí)行中華人民共和國《檔案法》和《保密法》,忠于職守,嚴守國家秘密和企業(yè)秘密。
第四十七條 加密檔案應按規(guī)定在文件上標注密級和時間期限,注意重點保管。
第四十八條 整理檔案應在專門地方(室內(nèi))進行。檔案整理人員不得將檔案帶出檔案館(室),以防失密、丟失。
第四十九條 建立完善檔案利用制度,嚴格履行利用檔案手續(xù),保護企業(yè)的知識產(chǎn)權和商業(yè)秘密,保障企業(yè)合法權益不受損害。
第五十條 公司對所保存的重要、珍貴檔案,應當用復制品代替原件提供利用,原件應妥善保存。
第五十一條 嚴禁私自復制及對外提供檔案資料,尤其對外協(xié)作項目、研究課題等活動中利用檔案,必須簽訂利用保護協(xié)定。
第五十二條 檔案部門和檔案工作人員要通過多種方式開發(fā)利用檔案信息資源,采用編制參考資料,制發(fā)檔案證明,印發(fā)檔案匯編和編研成果等有關索引服務方式,為利用者提供方便,提高服務質(zhì)量。利用者分別采用查閱、借閱、復制、電話、網(wǎng)絡查詢檔案信息。
第五十三條 利用者應嚴格遵守“閱卷規(guī)則”,注意愛護檔案,損壞檔案按規(guī)定懲處。嚴禁拆卸、勾畫、調(diào)換、污損、轉借、短失和私自復制檔案。
第十一章 獎勵與懲罰
第五十四條 根據(jù)《檔案法》規(guī)定,有下列事跡之一的,公司應給予表彰和獎勵:
(一)對檔案的收集、整理、提供利用做出顯著成績的。
(二)對保護檔案和檔案現(xiàn)代化管理做出顯著成績的。
(三)對檔案學研究做出重要貢獻的。
(四)將重要的或者珍貴的檔案贈給企業(yè)的。
(五)同違反檔案法律、法規(guī)的行為作斗爭表現(xiàn)突出的。
第五十五條 凡違反本辦法,無故延期或不交應歸檔的文件材料的,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),限期上交,經(jīng)催交仍拖延不交的,除責令其文件負責人和部門領導
做出檢查外,必要時進行經(jīng)濟處罰,并予以通報批評。
第五十六條 凡違反本辦法,泄露秘密的,按保密工作相關管理辦法進行處理。對涂改、拆散、抽換、損毀丟失、盜竊倒賣或未經(jīng)批準轉借、復印或攜帶檔案外出的,視具體情況,對其部門領導和當事人進行處罰,并予以通報批評。
第五十七條 凡違反本辦法,不按借閱期限歸還的,限期歸還并責令其當事人寫出書面檢查。
第五十八條 遺失檔案的,應立即報告。因遺失檔案,泄露秘密的,按保密工作相關管理辦法進行處理。
第五十九條 對違反《檔案法》的有關規(guī)定,已構成犯罪的,要依法追究其刑事責任。
第十二章 附則
第六十條 本辦法由綜合辦公室負責解釋。
第六十一條 本辦法未盡事宜,按照國家法規(guī)及工貿(mào)公司規(guī)定執(zhí)行。
第六十二條 本辦法自下發(fā)之日起施行。
附件1:
油品調(diào)運分公司檔案分類規(guī)則
為規(guī)范工貿(mào)公司油品調(diào)運分公司檔案管理工作,根據(jù)國家檔案局《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》及上級單位《檔案分類規(guī)則》,結合本企業(yè)檔案工作實際,制定本規(guī)則。
一、本規(guī)則明確了油品調(diào)運分公司檔案的分類原則、類目設置及基本范圍;
二、油品調(diào)運分公司檔案分類原則是以公司全部檔案為對象,充分反映企業(yè)的職能劃分,并結合檔案形成規(guī)律和特點,保持文件材料之間的有機聯(lián)系,便于檔案的科學管理和檔案信息資源的開發(fā)利用。
三、油品調(diào)運分公司檔案分類共設置9個一級類目,即黨群管理類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)管理類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、項目建設類、設備儀器類、會計業(yè)務類、特殊管理類。其類目名稱、排列順序統(tǒng)一使用油品調(diào)運分公司分類表(附后)標記,代碼可根據(jù)企業(yè)分類情況以英文字母或阿拉伯數(shù)字順序標記。
四、油品調(diào)運分公司檔案分類二級類目按照企業(yè)管理職能和檔案形成特點設置、檔案分類表中的二級類目是企業(yè)進行檔案分類的基本類目。二級類目的代碼和排列順序不作統(tǒng)一規(guī)定。
五、聲像、事務等非紙質(zhì)載體形式的檔案,可按其載體形式的不同組織建立案卷目錄,其保管要求應符合國家有關規(guī)定。
附件2:
油品調(diào)運分公司檔案分類表
一級類目二級類目基本范圍
代 碼名 稱代碼名稱
a黨 群 管 理 類01黨務工作黨總支綜合性工作、黨總支會、黨員代表大會及黨黨支其他事務性工作等。
02組織工作組織建設,黨員管理,黨費管理,干部管理等工作。
03宣傳工作理論教育,宣傳教育,思想政治工作與精神文明建設等。
04統(tǒng)戰(zhàn)工作民族、宗教、僑務工作等。
05紀檢工作黨風黨紀教育、檢查,違紀案件審查,干部廉政建設等。
06武裝工作民兵工作,征兵、復員、轉業(yè)工作,人防工作等。
07工會工作職代會,民主管理,勞動競賽,先進表彰,會員管理,勞保福利,女工工作,文體活動等。
08共青團工作組織建設,政治思想教育,團代會,團員、團費、青少年管理等項工作。
09其他
b行 政 管 理 類01行政事務綜合性行政事務工作,機要文件,工作會議,專題會議,辦公會議,文秘工作,信訪、接待工作,調(diào)研工作,印信管理等。
02公安保衛(wèi)治安綜合治理,案件偵查,消防管理,自然災害防范,交通管理,戶籍管理等。
03法律事務法律事務,公證工作,專利商標,工商登記管理,政紀監(jiān)察等。
04審計工作各項審計工作,審計規(guī)章制度等。
05人事管理人力資源管理(招聘、調(diào)配、勞動合同),勞動工資管理,考核,獎懲,職稱評聘,任職、任免,離退休工作,職工教育等。
06教育工作普通教育,職業(yè)教育,高等教育、培訓教育等。
07醫(yī)療衛(wèi)生衛(wèi)生監(jiān)督、防疫、職工防病治病,計劃生育工作等。
08公用事業(yè)職工生活福利,后勤服務,職工住房等
09外事工作出訪考察、國際會議等企業(yè)涉外活動。
10公共事務企業(yè)與地方關系、政府協(xié)調(diào)、公共關系、資質(zhì)手續(xù)辦理等
11其他
c經(jīng) 營 管 理 類01經(jīng)營決策企業(yè)改革,經(jīng)營戰(zhàn)略決策,企業(yè)發(fā)展規(guī)劃,方針目標管理等。
02企業(yè)管理企業(yè)整頓和企業(yè)升級,責任制管理,企業(yè)現(xiàn)代化管理等。
03計劃統(tǒng)計綜合計劃,生產(chǎn)經(jīng)營計劃,統(tǒng)計報表,經(jīng)營分析項目審批等。
04財務管理綜合財務管理,資金管理,成本管理,稅金管理,會計工作,投資融資管理等。
05物資管理物資采購、分配,物資合同協(xié)議,物資核算調(diào)撥,倉庫管理等。
06合同管理經(jīng)濟合同管理、審核、備案等。
07知識產(chǎn)權管理企業(yè)標識、商標標識、商標侵權等。
08其他
d生 產(chǎn) 管 理 類01質(zhì)量管理全面質(zhì)量管理,產(chǎn)品質(zhì)量檢測和質(zhì)量控制,質(zhì)量認證等。
02能源管理能源消耗管理,節(jié)能消耗工作,資源管理等。
03安全環(huán)保安全生產(chǎn),事故處理,安全教育,環(huán)境保護,勞動保護等。
04計量工作計量管理,計量設備、儀器,統(tǒng)計報表等。
05標準化工作企業(yè)標準化管理工作。
06科技管理新產(chǎn)品、新技術開發(fā),科研、技措、技改管理,科技成果管理,技術引進等。
07檔案與信息管理企業(yè)檔案工作,各類數(shù)據(jù)管理,計算機信息,通訊管理等。
08其它
e 產(chǎn) 品 生 產(chǎn) 類01油氣產(chǎn)品天然氣等。
02化工產(chǎn)品聚丙烯、苯乙烯、石油苯、苯乙烯焦油、2#渣油、甲醇、醋酸、民用液化氣、液化天然氣等。
03其它
02民用設施辦公樓,科研設施,文教衛(wèi)生,體育,商業(yè)服務,住宅,環(huán)衛(wèi),園林綠化工程等。
04其它
g設 備 儀 器 類01綜合設備管理規(guī)定、辦法、方案、規(guī)劃、總結、臺賬等
02公務車輛機動車技術參數(shù)檔案、產(chǎn)權證書、完稅憑證、維修保養(yǎng)記錄等
03其它
h會 計 業(yè) 務 類01會計憑證各種會計憑證。
02會計賬簿各種財務賬薄。
03會計報表各種財務報表。
04財務報告各種財務報告(決算)。
05其他會計移交清冊,會計檔案保管、銷毀清冊,銀行余額調(diào)節(jié)表、對賬單等。
j特
殊 管 理 類01印章公司各類作廢印章,包括公章、部門印章、法人私章等。
02獎牌上級單位頒發(fā)的各類榮譽獎牌。
03獎杯上級單位頒發(fā)的各類榮譽獎杯。
04證書上級單位頒發(fā)的各類榮譽證書。
05錦旗外部單位授予的各類錦旗。
06題詞上級領導對公司的題詞。
07照片公司舉辦的各類重大會議、活動照片。
08光盤公司舉辦的各類重大會議、活動照片、錄音、視頻等刻制的光盤。
09磁帶公司舉辦各類重大會議、活動現(xiàn)場錄音、錄像等制作的磁帶。
第5篇 物業(yè)管理公司檔案管理辦法（7）
物業(yè)管理公司檔案管理辦法(七)
第一章總則
第一條為加強公司檔案管理工作,完整地保存和科學地管理公司檔案,充分發(fā)揮檔案在公司發(fā)展中的作用,根據(jù)國家有關檔案法律法規(guī),結合公司實際情況,特制定此辦法。
第二條公司檔案包括公司在各項經(jīng)濟活動中形成的全部檔案的總和,按保存時間分為永久保存(五十年以上)、長期保存(十六年至五十年)、和短期保存(十五年以下)。
第三條公司檔案管理遵循統(tǒng)一領導,集中管理的原則,由綜合部加強對公司檔案管理的領導,負責建立健全檔案工作制度,以達到檔案完整、準確、安全和有效利用的目的。
第二章檔案管理工作機構和管理員職責
第四條公司檔案管理由綜合部統(tǒng)一領導,由業(yè)務素質(zhì)過硬,熱愛公司的專職人員擔任,同時其他各部門要設置兼職的檔案管理員。
第五條檔案管理人員基本職責:
一、認真貫徹集團公司有關的檔案管理制度;
二、忠于職守,嚴格執(zhí)行檔案管理制度,維護檔案的完整與安全。
三、負責統(tǒng)一管理公司全部檔案(除公司另有管理規(guī)定的特殊資料外)。
四、負責建立健全公司檔案管理的工作方針、工作目標、工作程序。
第三章檔案的形成
第六條歸檔文件要求書寫工整,圖樣清晰,材料完整,能準確地反映公司本次活動的真實內(nèi)容和整個過程。
第七條檔案材料必須遵循文件材料的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同價值,便于保管和利用。
第八條檔案管理員必須按集團公司檔案管理的有關制度和要求定期編制各類材料的歸檔范圍。
第九條各部門工作人員因公外出參觀學習等活動中帶回的材料要及時歸檔。
第十條各項經(jīng)濟活動中形成的文件材料在次年5月份前必須完成歸檔,公司檔案管理員要督促各部門執(zhí)行。
第四章檔案管理
第十一條公司檔案管理員必須對公司各部門移交的檔案按規(guī)定進行分類:
一、根據(jù)集團公司檔案分類編號的有關規(guī)定進行檔案分類編號,并要求保持一定的穩(wěn)定性,不得隨意改動。
二、分類和編號要遵循材料的形成規(guī)律,要求為檔案的保管和利用提供方便。
三、公司各項經(jīng)濟活動、技術性及財務等管理性文件,要按其文件內(nèi)容分別歸入各類檔案中統(tǒng)一編號。
第十二條公司綜合部要根據(jù)需要編制案卷總目錄、全引目錄、專題目錄、分案目錄、底圖目錄等不同形式的檢索工具,并且進行檔案著錄工作,便于查找利用。
第十三條檔案保管要求:
一、對底圖保管必須采取平放或卷放,不允許折疊保管。
二、聲像檔案要統(tǒng)一分類編號,單獨存放。
三、實物檔案要統(tǒng)一編號集中保管。
第十四條經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案,要編制銷毀清冊,經(jīng)批準后指派專人負責監(jiān)銷,并由監(jiān)銷人員在銷毀清冊上簽字。
第五章移交和利用
第十五條公司檔案室要按集團公司檔案有關規(guī)定及時向集團檔案室移交有關檔案。
第十六條公司檔案應簡化借閱程序,做到科學而不繁瑣,利于公司員工查閱檔案。
第十七條公司檔案原則上不借出,若特殊情況,須由檔案主管領導簽字,并進行登記,但不得超出三天。
第十八條公司檔案原則上不外借,僅供內(nèi)部參閱。若情況特殊,經(jīng)主管領導簽字同意,可借出復印件,原件概不外借。
第六章附則
第十九條本辦法自下發(fā)之日起執(zhí)行,解釋權歸綜合部。
第6篇 _大學物業(yè)公司人事檔案管理辦法
n大學物業(yè)公司人事檔案管理辦法
第一條 為加強和規(guī)范員工檔案管理,依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》及《干部檔案工作條例》,制定本細則。
第二條 員工的檔案由人力資源部檔案管理員負責管理。檔案管理人員不能保管本人的檔案。
第三條 員工失蹤或死亡后滿三年,其檔案應移交當?shù)貏趧有姓块T保存。對國家和公司有特殊貢獻的英雄、模范人物死亡以后,其檔案由公司檔案管理員按規(guī)定向有關檔案館移交。
第四條 人事檔案管理員的職責
(一)保管員工檔案;
(二)及時索要、收集、鑒別和整理員工檔案材料;
(三)辦理員工檔案的查閱、借閱、和轉遞手續(xù);
(四)登記員工工作、工資、獎懲情況;
(五)為領導和有關部門提供員工的情況;
(六)做好員工檔案的安全、保密、保護工作;
(七)定期向有關部門移交檔案;
(八)辦理其它有關事項。
第五條 人事檔案的內(nèi)容及分類歸檔
(一)本人歷年填寫的個人簡歷、履歷、登記表;
(二)本人經(jīng)歷、家庭情況、社會關系、成長歷史等自傳材料;
(三)本人自我鑒定,組織鑒定材料;對員工的考察、考核、評價材料;
(四)政治歷史審查及甄別復查材料;
(五)員工參入黨、團、工會等材料;
(六)獎勵(包括科技和業(yè)務)及各種先進事跡材料;
(七)入伍、退伍、辭退職、出國等材料;
(八)處分、取消處分的材料;
(九)任免、工資、職稱等材料;
(十)學歷和評定的技能等材料;
(十一)其它有較大價值的可供參考的材料。
第六條 人事檔案材料的分類嚴格按《干部檔案工作條例》、《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的規(guī)定辦理。
第七條 人事檔案的收集、保管和銷毀
一、調(diào)動和錄用入公司的員工,應在辦理手續(xù)前調(diào)閱檔案,在其報到一個月內(nèi)立檔。對調(diào)入或新建立的檔案都應造冊登記。
二、對員工進行考察、考核、培訓、獎懲等形成的材料要及時收集、整理立卷、保持檔案的完整。
三、立卷歸檔的材料必須認真鑒別,保證材料的真實、文字清楚、手續(xù)齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的,應在蓋章、簽字后歸檔。
四、人事檔案材料統(tǒng)一使用十六開規(guī)格的辦公用紙,不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復寫紙書寫。
五、按規(guī)定需要銷毀檔案材料時,必須經(jīng)部門負責人、分管領導批準,并編制銷毀清冊。
六、人事檔案存放應配備檔案庫房、檔案櫥窗等設施。檔案要做到防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防塵、防污染。
七、人事檔案材料應分類,整理裝訂成冊后方能入卷存檔,不得直接入卷。每年要對檔案進行一次整理、校對工作。
八、檔案應分類編號后存放,編號應與員工編號統(tǒng)一,防止重名重姓員工材料入檔交叉,制檢索目錄,以便查找。
第八條 人事檔案的利用和傳遞
一、外單位來公司查閱檔案時,必須持蓋有公章的單位介紹信,經(jīng)分管領導批準后,方可查閱。
二、本公司各部門因工作需要查閱員工檔案時,應由部門出具證明,由人力資源部負責人批準后方可查閱。
三、公司級領導、人力資源部可不經(jīng)審批查閱員工檔案。
四、建立檔案查閱登記制度,對查閱職工檔案的情況做好記錄。
五、檔案一般不借出查閱。如必須借出查閱時,應提交報告,分管領導批準,嚴格履行登記手續(xù)。
六、任何人不得查閱或借用本人及親屬(包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等)的檔案。
七、查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規(guī)定,嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。
八、員工被任免中層以上職務,應在任免職務后一個月內(nèi)移交其檔案。
九、員工調(diào)動、辭職,解除勞動合同或被開除、辭退等,已辦理離公司手續(xù)者,應在一個月內(nèi)將其檔案移交新單位或戶口所在地的街道辦事處。
十、轉遞檔案應通過機要通訊或派專人送取,并履行登記手續(xù),不準郵寄或交本人自帶。
十一、對轉出的檔案,必須按統(tǒng)一規(guī)定的“員工檔案轉遞通知單”的項目登記,并密封包裝,加蓋公章和經(jīng)辦人印章。
第九條 新接收檔案,檔案材料不全,可不予接收。接收檔案后,應將基本檔案資料錄入計算機內(nèi)。員工調(diào)出,檔案材料轉出時,應從計算機內(nèi)注銷員工基本檔案情況。
第十條 本細則未盡事宜按《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》和《干部檔案工作條例》辦理。
第十一條 本管理細則由公司人力資源部負責解釋。
第7篇 酒店憑證檔案管理辦法（7）
酒店憑證檔案管理辦法(七)
(一)酒店憑證檔案的保管
1.所有與營業(yè)有關的各類憑證由行政辦公室統(tǒng)一管理。
2.部門的專項憑證因工作需要由部門單獨管理和保存的,須將憑證和文字說明的復印件交行政辦公室保管,并登記說明情況。
3.行政辦公室外保管憑證的變更需在兩日內(nèi)通知檔案室,更新檔案室憑證副本的資料。
(二)歸檔要求
1.憑證檔案一般由憑證正本、憑證副本和文字說明三部分組成,三部分相符。
2.文字說明詳細準確,包括憑證名稱、憑證簡介和注意事項、頒證時間、頒證單位、領證經(jīng)辦人、審核時間、審核地點、審核經(jīng)辦人、下次審核時間。
(三)憑證管理
1.所有憑證設專門的設備和裝具進行管理,保證憑證的安全。
2.憑證副本、正本和文字說明分別存放,建立有效的檢索。
3.一般憑證由行政辦公室負責經(jīng)辦頒證機關的定期和不定期審查,專項憑證可由相關業(yè)務部門負責經(jīng)辦審查事宜。
(四)憑證使用
1.憑證檔案借出日期一般不超過三日。
2.憑證借用嚴格執(zhí)行檔案借閱管理辦法。
第8篇 財會類檔案管理辦法
1.熟悉財會類檔案工作的基本原則和歸檔范圍的確定。
2.貫徹、執(zhí)行國家有關檔案工作的方針、政策和法規(guī),制定財會檔案工作規(guī)章制度。
3.督促、指導、檢查本單位財會部門做好財會檔案材料的形成、積累、整理、歸柄工作,驗收財務部門移交的財會檔案。
4.將收集、積累的財會檔案材料整理、組卷、裝訂,做到組卷合理、編目清楚、標題準確、裝訂整齊。
5.根據(jù)財會檔案材料不同種類的特征,合理分類存放,便于平時利用和立卷歸檔。
6.努力開發(fā)財會榜案信息資源,充分發(fā)揮其作用。
第9篇 檔案管理辦法細則
檔案法實施細則全文
第一章 總則
第一條 根據(jù)《中華人民共和國檔案法》(以下簡稱〈檔案法〉)的規(guī)定,制定本辦法。
第二條 〈檔案法〉第二條所稱對國家和社會有保存價值的檔案,屬于國家所有的,
由國家檔案局會同國家有關部門確定具體范圍;屬于集體所有的,個人所有以及其他不屬于國家所有的,由省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門征得國家檔案局同意后確定具體范圍。
第三條 各級國家檔案館館藏的永久保管檔案分一、二、三級管理,分級的具體標準和管理辦法由國家檔案局制定。
第四條 國務院各部門經(jīng)國家檔案局同意,省、自治區(qū)、直轄市人民政府各部門經(jīng)本級人民政府檔案行政管理部門同意,可以制定本系統(tǒng)專業(yè)檔案的具體管理制度和辦法。
第五條 縣級以上各級人民政府應當加強對檔案工作的領導,把檔案事業(yè)建設列入本級國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃,建立、健全檔案機構,確定必要的人員編制,統(tǒng)籌安排發(fā)展檔案事業(yè)所需經(jīng)費。
機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應當加強對本單位檔案工作的領導,保障檔案工作依法開展。
第六條 有下列事跡之一的,由人民政府、檔案行政管理部門或者本單位給予獎勵;
(一)對檔案的收集、整理、提供利用做出顯著成績的;
(二)對檔案的保護和現(xiàn)代化管理做出顯著成績的;
(三)對檔案學研究做出重要貢獻的;
(四)將重要的或者珍貴的檔案捐贈給國家的;
(五)同違反檔案法律、法規(guī)的行為作斗爭,表現(xiàn)突出的。
第二章 檔案機構及其職責
第七條 國家檔案局依照〈檔案法〉第六條第一款的規(guī)定,履行下列職責;
(一)根據(jù)有關法律、行政法規(guī)和國家有關方針政策,研究、制定檔案工作規(guī)章制度和具體方針政策;
(二)組織協(xié)調(diào)全國檔案事業(yè)的發(fā)展,制定發(fā)展檔案事業(yè)的綜合規(guī)劃和專項計劃,并組織實施;
(三)對有關法律、法規(guī)和國家有關方針政策的實施情況進行監(jiān)督檢查,依法查處檔案違法行為;
(四)對中央和國家機關各部門、國務院直屬企業(yè)事業(yè)單位以及依照國家有關規(guī)定不屬于登記范圍的全國性社會團體的檔案工作,
中央級國家檔案館的工作,以及省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門的工作,實施監(jiān)督、指導;
(五)組織、指導檔案理論與科學技術研究、檔案宣傳與檔案教育、檔案工作人員培訓;
(六)組織、開展檔案工作的國際交流活動。
第八條 縣級以上地方各級人民政府檔案行政管理部門依照〈檔案法〉第六條第二款的規(guī)定,履行下列職責;
(一)貫徹執(zhí)行有關法律、法規(guī)和國家有關方針政策;
(二)制定本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)發(fā)展計劃和檔案工作規(guī)章制度,并組織實施;
(三)監(jiān)督、指導本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作,依法查處檔案違法行為;
(四)組織、指導本行政區(qū)域內(nèi)檔案理論與科學技術研究、檔案宣傳與檔案教育、檔案工作人員培訓。
第九條 機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案、機構依照〈檔案法〉第七條的規(guī)定,履行下列職責;
(一)貫徹執(zhí)行有關法律、法規(guī)和國家有關方針政策,建立、健全本單位的檔案工作規(guī)章制度;
(二)指導本單位文件、資料的形成、積累和歸檔工作;
(三)統(tǒng)一管理本單位的檔案,并按照規(guī)定向有關檔案館移交檔案;
(四)監(jiān)督、指導所屬機構的檔案工作;
第十條 中央和地方各級國家檔案館,是集中保存、管理檔案的文化事業(yè)機構,依照〈檔案法〉第八條的規(guī)定,承擔下列工作任務;
(一)收集和接收本館保管范圍內(nèi)對國家和社會有保存價值的檔案;
(三)采取各種形式開發(fā)檔案資源,為社會利用檔案資源提供服務。
按照國家有關規(guī)定,經(jīng)批準成立的其他各類檔案館,根據(jù)需要,可以承擔前款規(guī)定的工作任務。
第十一條 全國檔案館的設置原則和布局方案,由國家檔案局制定,報國務院批準后實施。
第三章 檔案的管理
第十二條 按照國家檔案局關于文件材料歸檔的規(guī)定,
應當立卷歸檔的材料由單位的文書或者業(yè)務機構收集齊全,并進行整理、立卷,
定期交本單位檔案機構或者檔案工作人員集中管理;任何人都不得拒為己有或者拒絕歸檔。
第十三條 機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織,應當按照國家檔案局關于檔案移交的規(guī)定,定期向有關的國家檔案館移交檔案。
屬于中央級和省級、設區(qū)的市級國家檔案館接受范圍的檔案,立檔單位應當自檔案形成之日起滿20年即向有關的國家檔案館移交;
屬于縣級國家檔案館接受范圍的檔案,立檔單位應自檔案形成之日起滿10年即向有關的縣級國家檔案館移交。
經(jīng)同級檔案行政管理部門檢查和同意,專業(yè)性較強或者需要保密的檔案,可以延長向有關檔案館移交的期限;
已撤消單位的檔案或者由于保管條件惡劣可能導致不安全或者嚴重損毀的檔案,可以提前向有關檔案館移交。
第十四條 既是文物、圖書資料又是檔案的,檔案館可以與博物館、圖書館、紀念館等單位相互交換重復件、復制件或者目錄,聯(lián)合舉辦展覽,共同編輯出版有關史料或者進行史料研究。
第十五條 各級國家檔案館應當對所保管的檔案采取下列管理措施;
(一)建立科學的管理制度,逐步實現(xiàn)保管的規(guī)范化,標準化;
(二)配置適宜安全保存檔案的專門庫房,配備防盜、防火、防漬、防有害生物的必要設施;
(三)根據(jù)檔案的不同等級,采取有效措施,加以保護和管理;
(四)根據(jù)需要和可能,配備適當檔案現(xiàn)代化管理需要的技術設備。
機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案保管,根據(jù)需要,參照前款規(guī)定辦理。
第十六條 《檔案法》第十四條所稱保密檔案密級的變更和解密,依照《中華人民共和國保守國家秘密法》及其他實施辦法的規(guī)定辦理。
第十七條 屬于集體所有、個人所有以及其他不屬于國家所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案,檔案所有者可以向各級國家檔案館寄存、捐贈或者出賣。
向各級國家檔案館以外的任何單位或者個人出賣、轉讓或者贈送的,必須報經(jīng)縣級以上人民政府檔案行政管理部門批準;
嚴禁向外國人和外國組織出賣或者贈送。
第十八條 屬于國家所有的檔案,任何組織和個人都不得出賣。
國有企業(yè)事業(yè)單位因資產(chǎn)轉讓需要轉讓有關檔案的,按照國家有關規(guī)定辦理。
各級各類檔案館以及機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織為了收集、交換中國散失在國外的檔案、進行國際文化交流,
以及適應經(jīng)濟建設、科學研究和科技成果推廣等的需要,經(jīng)國家檔案局或者省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門依據(jù)職權審查批準,可以向國內(nèi)外的單位或者個人贈送、交換、出賣檔案的復制件。
第十九條 各級國家檔案館的一級檔案嚴禁出境。
各級國家檔案館館藏的二級檔案需要出境的,必須經(jīng)國家檔案局審查批準。
各級國家檔案館藏的三級檔案、各級國家檔案館館藏的一、二、三級檔案以及其他不屬于國家所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案及其復制件,
各級國家檔案館以及機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位、其他組織和個人需要攜帶、運輸或者郵寄出境的,必須經(jīng)省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門審查批準,海關憑批準文件查驗放行。
第四章 檔案的利用和公布
第二十條 各級國家檔案館保管的檔案應當按照《檔案法》的有關規(guī)定,分期分批地向社會開放,并同時公布開放檔案的目錄。
檔案開放的起始時間:
(一)中華人民共和國成立以前的檔案(包括請代以前的檔案;民國時期的檔案和革命歷史檔案),自本辦法實施之日起向社會開放;
(二)中華人民共和國成立以來形成的檔案,自形成之日起瞞30年向社會開放;
(三)經(jīng)濟、科學、技術、文化等類檔案,可以隨時間社會開放。
前款所列檔案中涉及國防、外交、公交、國家安全等國家重大利益的檔案,以及其他雖自形成之日起已滿30年但檔案館認為到期仍不宜開放的檔案,經(jīng)上一級檔案行政管理部門批準,可以延期向社會開放。
第二十一條 各級各類檔案館提供社會利用的檔案,應當逐步實現(xiàn)以微縮品代替原件。
檔案微縮品和其他復制形式的檔案載有檔案收藏單位法定代表人的簽名或者印章標記的,具有與檔案原件同等的效力。
第二十二條 《檔案法》所稱檔案的利用,是制對檔案的閱覽、復制和摘錄。
中華人民共和國公民和組織,持有介紹信或者工作證、身份證等合法證明,可以利用已開放的檔案。
外國人或者外國組織利用中國已開放的檔案,須經(jīng)中國有關主管部門介紹以及保存該檔案的檔案館同意。
機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織以及中國公民利用檔案館保存的未開放的檔案,須經(jīng)保存該檔案的檔案館同意,必要時還須經(jīng)有關的行政管理部門審查同意。
機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機構保存的尚未向檔案館移交的檔案,其他機關、團體、企業(yè)事業(yè)單位和組織以及中國需要利用的,須經(jīng)檔案保存單位同意。
各級各類檔案館應當為社會利用檔案創(chuàng)造便利條件。
提供社會利用的檔案,可以按照規(guī)定收取費用。
收費標準由國家檔案局會同國務院價格管理部門制定。
第二十三條 《檔案法》第二十二條所稱檔案的公布,是指通過下列形式首次向社會公開檔案的全部或者部分原文或者檔案記載的特定內(nèi)容;
(一)通過報紙、刊物、圖書、聲像、電子等出版物發(fā)表;
(二)通過電臺、電視臺播放;
(三)通過公眾計算機信息網(wǎng)絡傳播;
(四)在公開場合宣讀、播放;
(五)出版發(fā)行檔案史料、資料的全文或者摘錄匯編;
(六)公開出售、散發(fā)或者張貼檔案復制件;
(七)展覽、公開陳列檔案或者其復制件。
第二十四條 公布屬于國家所有的檔案,按照下列規(guī)定辦理;
(一)保存在檔案館的,由檔案館公布;必要時,應當征得檔案形成單位同意或者抱經(jīng)檔案形成黨委的上級主管機關同意后公布;
(二)保存在各單位檔案機構的,由各該單位公布;必要時,應當抱經(jīng)上級主管機關同意后公布;
(三)利用屬于國家所有的檔案的單位和個人,未經(jīng)檔案館、檔案保存單位同意或者前兩項所列主管機關的授權或者批準,均無權公布檔案。
屬于集體所有、個人所有以及其他不屬于國家所有的對國家和社會具有保存價值的檔案,其所有著向社會公布時,應當遵守國家有關保密的規(guī)定,不得損害國家的、社會的、集體的和其他公民的利益。
第二十五條 各級國家檔案館對寄存檔案的公布和利用,應當征得檔案所有者同意。
第二十六條 利用、公布檔案,不得違反國家有關知識產(chǎn)權保護的法律規(guī)定。
第五章 罰則
第二十七條 有下列行為之一的,由縣級以上人民政府檔案行政管理部門責令限期改正;情節(jié)嚴重的,對直接負責的主管人員或者其他直接責任人民依法給予行政處分;
(一)將公務活動中形成的應當歸檔的文件、資料據(jù)為幾有,拒絕交檔案機構、檔案工作人員歸檔的;
(二)據(jù)按照國家規(guī)定向國家檔案館移交檔案的;
(三)違反國家規(guī)定擅自擴大或者縮小檔案接收范圍的;
(四)不按照國家規(guī)定開放檔案的;
(五)明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施,造成檔案損失的;
(六)檔案工作人員、對檔案工作負有領導責任的人員玩忽職守,造成檔案損失的。
第二十八條 《檔案法》第二十四條第二款、第三款規(guī)定的罰款數(shù)額,根據(jù)有關檔案的價值和數(shù)量,對單位為1萬元以上10萬元以上,對個人為500元以上5000元以下。
第二十九條 違反《檔案法》和本辦法,造成檔案損失的由縣級以上人民政府檔案行政管理部門、有關主管部門根據(jù)損失檔案的價值,責令賠償損失。
第六章 附則
第三十條 中國人民解放軍的檔案工作,根據(jù)《檔案法》和本辦法確定的原則管理。
第三十一條 本辦法自發(fā)布之日起施行。
第10篇 工程技術檔案管理辦法
工程技術檔案的管理辦法
技術檔案管理按照檔案館關于工程歸檔要求進行。工程技術檔案管理分為施工技術檔案和竣工技術檔案,企業(yè)內(nèi)部和項目部分別設置專人負責這項工作。
第1節(jié)施工技術資料和管理
1.1加強對施工技術資料管理的領導,實行項目主任工程師(技術負責人)負責建立崗位責任制。
1.2工程技術資料應隨施工進度及時整理,應按專業(yè)系統(tǒng)歸類,認真填寫,做到字跡清楚,項目齊全、記錄準確、真實。
1.3建設單位直接分包的項目,應在分包合同中明確資料收集內(nèi)容和移交的時間。
1.4在單位工程施工前,與建設(監(jiān)理)單位共同制訂材料或試塊的送檢計劃,并確定見證試驗室。對甲方提供的材料應在提貨時,及時索要有關材料合格證或質(zhì)量證明書。
1.5把施工技術資料的管理納入企業(yè)的獎罰制度,對由管理失控造成涂改、偽造、隨意抽撤或損壞、丟失等行為造成資料不符合要求的,按有關規(guī)定給予處罰,情節(jié)嚴重構成犯罪的,依法追究刑事責任。
第2節(jié)技術檔案的內(nèi)容
2.1土建部分
2.1.1 建設工程規(guī)劃許可證及工程開工審批表。
2.1.2 圖紙會審、設計變更、洽商記錄。
2.1.3 主要原材料、成品、半成品、構配件出廠證明及合格證(或試驗記錄證明)。
1)磚、水泥、砂、鋼筋、防水材料、隔熱保溫材料、防腐材料試驗報告、鋼構件、焊條、外加劑、門窗。
2 )以上材料出廠合格證及試驗報告。
2.1.4 施工試驗報告及記錄。
2.1.5 預檢記錄:工程定位測量記錄,模板預檢、樓層放線、樓層50cm 水平控制線、軸線豎向投測控制線。
2.1.6 隱蔽工程記錄。
2.1.7 驗收記錄
1 )結構工程驗收記錄。
2 )竣工驗收。
3 )單位工程質(zhì)量綜合評定表。
4 )單位工程驗收記錄。
5 )工程質(zhì)量竣工核定證書。
2.1.8 新型建筑材料及施工新技術資料。
2.2管道工程
2.2.1 圖紙會審、設計變更、洽商記錄。
2.2.2 主要材料及設備的合格證。
2.2.3 隱蔽工程驗收記錄。
2.2.4 主要設備明細表及試運轉記錄。
2.2.5功能試驗記錄。
1 )上水的水壓試驗記錄。
2 )下水灌水試驗記錄。
3 )通風管道試壓、密閉試驗記錄。
4 )消防管道試壓記錄(包括自動滅火系統(tǒng))。
2.2.6 室外管線測量記錄。
2.2.7 竣工驗收:分部工程驗收核查書。
2.3電氣工程
2.3.1 圖紙會審、設計變更、洽商記錄。
2.3.2 主要材料及設備的合格證。
2.3.3 隱蔽工程驗收記錄。
2.3.4 主要設備明細表及試運轉記錄。
2.3.5 調(diào)試記錄、電阻調(diào)試記錄及系統(tǒng)調(diào)試記錄。
2.3.6 發(fā)電、變電、供配電、開關柜等耐壓試驗。
2.3.7 室外直填電纜測量記錄。
2.3.8 竣工驗收:分部工程驗收核查書。
第11篇 房地產(chǎn)案場資料檔案管理辦法
案場資料檔案管理辦法
1.案場資料按其保密性分為三個類別:
a類為內(nèi)部機密資料:包括銷控、日報、周報、月報、售足簽退文件夾、已購、未購表等,可閱范圍為案場經(jīng)理,銷售主管;
b類為內(nèi)部資料:可閱范圍為案場內(nèi)工作人員。
c類為一般性資料。
2.未經(jīng)允許,案場人員不得翻閱公司內(nèi)部資料(包括公司書籍、培訓資料)或復印、外泄內(nèi)部資料。
3.個人銷售夾需隨身攜帶,外出時應把銷售夾收好,不得出現(xiàn)銷售桌無人而放有銷售夾的情況。
4.不得隨意將銷售夾或銷售夾內(nèi)資料帶出售樓處,以免造成資料外泄。
5.銷售夾內(nèi)的資料要封好,不給客戶隨意抽取的機會。
第12篇 總公司檔案管理辦法規(guī)定
總公司檔案管理辦法
總公司檔案管理暫行規(guī)定
第一章總則
第一條為加強公司檔案管理,提高檔案利用效率,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》,結合企業(yè)實際,制定本規(guī)定。
第二章 檔案管理
第二條公司檔案實行集中與分級管理相結合的原則,檔案室在總經(jīng)理辦公室領導下,負責全公司主體檔案的管理,并對部門及所屬單位檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查。
第三條檔案室履行下列職責:
(一)貫徹執(zhí)行《檔案法》等有關法律、法規(guī)和方針政策,制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規(guī)章制度;
(二)統(tǒng)籌規(guī)劃并負責本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作;
(三)指導各部門和所屬單位文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作;
(四)監(jiān)督、指導本企業(yè)所屬機構的檔案工作。
第四條各部門確定人員負責歸檔文件材料的收集和整理,按各種檔案歸檔時間定期交檔案室集中管理。
第五條檔案工作人員應當忠于職守,遵紀守法,具有相應的檔案專業(yè)知識和業(yè)務能力。
第三章 檔案的歸檔
第六條 歸檔的范圍是公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料。
一、本企業(yè)內(nèi)部形成的文件材料;
二、本企業(yè)所屬單位和派出機構(包括境外機構)應報本企業(yè)的文件材料;
三、本企業(yè)引進項目、外購設備等帶來的文件材料;
四、本企業(yè)投資的全資、控股、參股企業(yè)應向本企業(yè)提交的文件材料;
五、本企業(yè)參與的合作項目,合作單位按要求應向本企業(yè)提交的文件材料;
六、本單位執(zhí)行、辦理的外來文件材料。
第七條 歸檔的時間:
一、管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。
二、工業(yè)企業(yè)產(chǎn)品、非工業(yè)企業(yè)業(yè)務項目、科研課題、基建項目文件材料在其項目鑒定、竣工后或財務決算后三個月內(nèi)歸檔,周期長的可分階段、單項歸檔。
三、外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記,安裝調(diào)試后歸檔。
四、企業(yè)職工外出參加公務活動形成的文件材料應在活動結束后及時歸檔。
五、會計文件材料在會計年度終了后由會計部門整理歸檔,保管一年后向檔案部門移交。
六、電子文件邏輯歸檔實時進行,物理歸檔應與紙質(zhì)文件歸檔時間一致。
七、磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束后及時歸檔。
第八條下列文件材料應隨時歸檔:
一、變更、修改、補充的文件材料;
二、企業(yè)內(nèi)部機構變動和職工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料;
三、企業(yè)產(chǎn)權變動過程中形成的文件材料;
四、其他臨時活動中形成的文件材料。
第四章 檔案的鑒定
第九條每年應對檔案進行一次清理,從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面鑒別,確定各類檔案的保管期限(文書、財務、科技檔案見具體辦法附表)。
公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限的,保管期限從長。
第五章 檔案的銷毀
第十條檔案銷毀的具體工作由檔案室管理室承辦,對已失效的檔案,認真鑒定,編制銷毀清冊,立卷歸檔,永久保存。
第十一條 送交檔案形成部門(分公司)對擬銷毀案卷的清冊進行初審,經(jīng)處(分公司)級負責人簽字同意后,連同銷毀檔案的書面報告送總經(jīng)理簽字批準。
第十二條 銷毀時要有檔案人員二人以上,并由主管部門派人監(jiān)銷,共同在銷毀清冊上簽字。
第六章 檔案的保密安全
第十三條 檔案管理人員和借閱檔案人員必須嚴格遵守國家保密法及公司各項保密制度,認真做好保密工作。
檔案管理人員,必須嚴格執(zhí)行檔案查閱借閱制度;履行借閱登記手續(xù),認真審查審批權限是否符合規(guī)定的要求。
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總公司檔案管理辦法
第十四條 借出的檔案材料務必定期歸還。借出使用期間,不許轉借他人,不許帶入公共場所。
第十五條 任何人不許將檔案內(nèi)容泄露給無關人員,如有泄露和公布檔案內(nèi)容者,應視情節(jié)輕重,按《檔案法》要求嚴肅處理。
第十六條 檔案管理人員向借閱檔案者提供、出具有關證明時,一定要以檔案材料原始記載為依據(jù),不得弄虛作假出假證;涉及企業(yè)機密的檔案材料,必須經(jīng)總經(jīng)理同意后再作決定,嚴防泄密。
第十七條 檔案室禁止吸煙,嚴禁將易燃易爆物品和私人物品帶入庫房, 明顯處要有安全防火設備。
第十八條 非檔案管理人員,未經(jīng)批準不準進入。
第十九條 檔案人員下班必須對檔案室進行檢查,鎖好門窗、檔案柜,切斷電源后方可離開。
第七章 檔案的利用
第二十條 凡需利用檔案者,均須填寫文件查閱單,依據(jù)調(diào)閱權限和檔案密級,經(jīng)各級領導簽批后方能憑單閱檔。
第二十一條 案卷一般僅供在檔案室閱看,利用檔案人員必須愛護檔案,不得涂改、損壞、私自抄錄、復印、圈點、批注等。
第二十二條 查閱文書、人事、財務、科技檔案,分別由總經(jīng)理辦公室、人事、黨委、財務、技術、設計等主管部門負責人簽批。抄摘檔案內(nèi)容,須主管部門同意才能帶出檔案室。如需復印檔案資料,應有主管部門批準并在查閱單中注明復印內(nèi)容,由總經(jīng)理辦公室安排。
第二十三條 本單位借閱檔案應由本部門負責人簽字,外單位借閱檔案,應持有單位介紹信,主管部門簽署意見后,經(jīng)總公司主管領導或總經(jīng)理、黨委書記批準。
第二十四條 借閱期限不得超過15天,到期歸還;如需再借,應辦理續(xù)借手續(xù)。
第二十五條 借閱檔案應嚴格履行手續(xù),辦理借閱登記,當面點交清楚。歸還時嚴格檢查,并在借用登記予以注銷。借閱者要愛護檔案,確保檔案的完整性,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時,須當面查看清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應及時報告主管領導。
第二十六條 檔案管理人員對查閱借閱檔案及歸還檔案,均應在檔案查閱登記薄上進行登記;對重大或重要項目的查閱,要做好利用效果的反饋工作。
第八章 附則
第二十七條 總公司制定的其他專項檔案管理辦法及保管期限,為本規(guī)定的補充。
第二十八條 本規(guī)定從印發(fā)
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第13篇 培訓檔案管理辦法范本
每個學?；騿挝粚τ跈n案的管理都有著自己的一套實行辦法,以下是遼寧省檔案人員的培訓檔案管理辦法,僅供參考。
第一章總則
第一條為了使檔案人員的教育培訓工作規(guī)范化、制度化,保證教育培訓的質(zhì)量,提高檔案人員的素質(zhì),推進我省檔案事業(yè)的發(fā)展,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》第二章第九條和《遼寧省檔案條例》第二章第十一條的規(guī)定,結合我省檔案教育培訓工作實際,制定本辦法。
第二條本辦法適用于我省行政區(qū)域內(nèi)的國家機關、社會團體、企事業(yè)單位、其他組織及個人。法律、行政另有規(guī)定的除外。
第三條本辦法所稱檔案人員教育培訓,指的是由市(地級市)以上檔案行政管理部門或由省直各業(yè)務主管部門經(jīng)與省檔案行政管理部門協(xié)商進行的、檔案人員參加的各種形式的檔案專業(yè)知識的教學組織與管理工作。
第四條本辦法所稱檔案專業(yè)兼職教師,是指在省內(nèi)各級檔案局(館)及機關、企業(yè)、事業(yè)檔案部門中,在完成本職工作任務的同時,能夠勝任檔案專業(yè)培訓教學任務的在職人員。
第五條本辦法所稱檔案專業(yè)教育培訓證書,是指由市級以上檔案行政管理部門頒發(fā)的,證明持證人參加了檔案專業(yè)培訓、成績合格的有效憑證。
第六條國家機關、社會團體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織的領導,應支持和保證本單位的檔案人員參加培訓,以提高專業(yè)素質(zhì),適應檔案工作的要求。
第二章檔案人員教育培訓的分類及內(nèi)容
第七條檔案人員教育培訓可以分為崗位資格培訓、繼續(xù)教育培訓和專題培訓。崗位資格培訓指新從事檔案專業(yè)工作人員的檔案專業(yè)基礎理論、技能的學習和訓練。根據(jù)工作崗位的不同,崗位資格培訓可以分為檔案工作領導崗位資格培訓和檔案管理崗位資格培訓。
繼續(xù)教育培訓是指已取得檔案專業(yè)技術職務人員的知識更新補充、拓寬深化和能力提高的培訓。根據(jù)專業(yè)職務的層次不同,繼續(xù)教育培訓可以分高、中級和初級專業(yè)技術職務培訓。
專題培訓指根據(jù)檔案業(yè)務工作的需要,就某一內(nèi)容進行的學習、訓練等。
第八條從事檔案專業(yè)工作的人員在調(diào)人檔案專業(yè)崗位前或當年內(nèi),應參加市以上檔案行政管理部門舉辦的檔案人員崗位培訓班的學習;市、縣(區(qū))檔案部門新到任的領導應參加省級檔案教育培訓機構舉辦的領導干部培訓班的學習;具有專業(yè)技術職務的同志,在任職期間應參加市級以上檔案行政管理部門舉辦的繼續(xù)教育培訓班的學習。
第九條崗位資格培訓內(nèi)容由檔案法規(guī)、檔案人員職業(yè)道德和檔案學基礎學科等部分組成;繼續(xù)教育培訓內(nèi)容由檔案學理論深化及相關科目的學習、檔案工作實踐新問題探討及現(xiàn)代知識技能的訓練等部分組成;專題培訓內(nèi)容是就檔案工作中的新要求、新規(guī)定進行的學習訓練。
第三章檔案人員教育培訓工作的管理
第十條檔案人員教育培訓工作由省、市檔案行政管理部門中負責專業(yè)教育培訓的機構主管,其主要職責是對專業(yè)教育工作進行規(guī)劃、協(xié)調(diào)、組織、審批、評估等。
第十一條舉辦培訓班的單位,在開班前一個月,應向上一級檔案行政管理部門中主管專業(yè)教育培訓的機構報告?zhèn)浒?附表)。
第十二條檔案教育培訓班采用的教材應是省內(nèi)統(tǒng)編教材,或由省檔案局教育培訓機構指定的教材。
第十三條在檔案教育培訓班中承擔授課任務的教師,除在校任教的檔案專業(yè)教師以外,都應當持有省或市檔案行政管理部門頒發(fā)的檔案專業(yè)兼職教師資格證書。
第十四條舉辦檔案教育培訓班的單位要為培訓班創(chuàng)造良好的教學環(huán)境,建立健全班級組織和各項規(guī)章制度,進行嚴格、規(guī)范的教學、教務管理。
第十五條檔案教育培訓班在結業(yè)時,要對學員進行考試或考核,崗位資格培訓班基礎學科的試題,應由省檔案局所建的題庫中選出,其中一門學科由省檔案局主考。
凡考試或考核合格者方可結業(yè)。
第四章檔案教育培訓證書的管理
第十六條檔案教育培訓證書分為檔案人員崗位資格證書(含檔案工作領導崗位資格證書和檔案管理崗位資格證書)。繼續(xù)教育證書、專題班學習證明。
第十七條普通大中專院校(合成人教育)檔案專業(yè)的畢業(yè)生,到檔案工作崗位后,可持畢業(yè)證書,辦理檔案人員崗位資格證書。
第十八條檔案教育培訓證書分別有以下作用:
崗位資格證書:
表明持證人的專業(yè)知識水平符合所在崗位的知識規(guī)范要求,從而具備從事檔案工作的資格;
在晉升初級檔案專業(yè)技術職務時,作為申報的必備條件之一;
是檔案人員領取檔案崗位保健津貼的憑證;
在檔案定升級目標管理工作中作為考核單位檔案人員業(yè)務素質(zhì)的依據(jù)之一。
繼續(xù)教育證書:
是考核專業(yè)技術人員業(yè)務素質(zhì),晉升高、中級專業(yè)技術職務的條件之一。
第十九條檔案教育培訓證書自取得之日起,有效期為三年。到期由發(fā)證單位負責登記、審核、驗印。在證書有效期內(nèi),檔案人員工作單位如有變動,在檔案工作崗位不變的情況下,證書繼續(xù)有效。逾期不驗印者,證書自行失效。
第二十條檔案人員崗位資格證書和繼續(xù)教育證書由省檔案行政管理部門統(tǒng)一制作、統(tǒng)一編號,由市以上檔案行政管理部門中負責檔案教育培訓的機構管理發(fā)放。
第五章檔案教育培訓的經(jīng)費
第二十一條各級檔案行政管理部門舉辦檔案人員教育培訓班的經(jīng)費,可向?qū)W員所在單位適當收費,不足部分,由檔案行政管理部門給予補助,并實行?？顚Ｓ?。
第六章檔案教育培訓工作的評估
第二十二條省級檔案教育培訓機構每年要對三分之一的市級檔案教育培訓工作進行評估。評估內(nèi)容和程序?qū)⒁勒彰磕杲逃ぷ饕c制定,評估結果列入年度工作目標考核。
第七章附則
第二十三條本辦法由遼寧省檔案局負責解釋。
第二十四條本辦法自1999年4月1日起施行。在此前遼寧省檔案局頒發(fā)的有關檔案教育培訓的規(guī)定繼續(xù)有效,有與本辦法不一致的,以本辦法為準。
遼檔發(fā)[1999]7號
第14篇 水利工程建設項目檔案管理規(guī)定辦法
水利工程建設項目檔案管理規(guī)定
法規(guī)名稱:水利工程建設項目檔案管理規(guī)定 水辦[2005]480號
法規(guī)類別:規(guī)范性文件
制定機關:水利部
頒布日期:
實施日期:2005.12.10
修改日期:
法規(guī)內(nèi)容:
第一章 總則
第一條 為加強水利工程建設項目(以下簡稱'水利工程')檔案管理工作,明確檔案管理職責,規(guī)范檔案管理行為,充分發(fā)揮檔案在水利工程建設與管理中的作用,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《水利檔案工作規(guī)定》及有關業(yè)務建設規(guī)范,結合水利工程的特點,制定本規(guī)定。
第二條 水利工程檔案是指水利工程在前期、實施、竣工驗收等各建設階段過程中形成的,具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條 水利工程檔案工作是水利工程建設與管理工作的重要組成部分。有關單位應加強領導,將檔案工作納入水利工程建設與管理工作中,明確相關部門、人員的崗位職責,健全制度,統(tǒng)籌安排檔案工作經(jīng)費,確保水利工程檔案工作的正常開展。
第四條 本規(guī)定適用于大中型水利工程,其他水利工程可參照執(zhí)行。
第二章 檔案管理
第五條 水利工程檔案工作應貫穿于水利工程建設程序的各個階段。即從水利工程建設前期就應進行文件材料的收集和整理工作;在簽訂有關合同、協(xié)議時,應對水利工程檔案的收集、整理、移交提出明確要求;檢查水利工程進度與施工質(zhì)量時,要同時檢查水利工程檔案的收集、整理情況;在進行項目成果評審、鑒定和水利工程重要階段驗收與竣工驗收時,要同時審查、驗收工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量,并作出相應的鑒定評語。
第六條 各級建設管理部門應積極配合檔案業(yè)務主管部門,認真履行監(jiān)督、檢查和指導職責,共同抓好水利工程檔案工作。
第七條 項目法人對水利工程檔案工作負總責,須認真做好自身產(chǎn)生檔案的收集、整理、保管工作,并應加強對各參建單位歸檔工作的監(jiān)督、檢查和指導。大中型水利工程的項目法人,應設立檔案室,落實專職檔案人員;其他水利工程的項目法人也應配備相應人員負責工程檔案工作。項目法人的檔案人員對各職能處室歸檔工作具有監(jiān)督、檢查和指導職責。
第八條 勘察設計、監(jiān)理、施工等參建單位,應明確本單位相關部門和人員的歸檔責任,切實做好職責范圍內(nèi)水利工程檔案的收集、整理、歸檔和保管工作;屬于向項目法人等單位移交的應歸檔文件材料,在完成收集、整理、審核工作后,應及時提交項目法人。項目法人應認真做好有關檔案的接收、歸檔和向流域機構檔案館的移交工作。
第九條 工程建設的專業(yè)技術人員和管理人員是歸檔工作的直接責任人,須按要求將工作中形成的應歸檔文件材料,進行收集、整理、歸檔,如遇工作變動,須先交清原崗位應歸檔的文件材料。
第十條 水利工程檔案的質(zhì)量是衡量水利工程質(zhì)量的重要依據(jù),應將其納入工程質(zhì)量管理程序。質(zhì)量管理部門應認真把好質(zhì)量監(jiān)督檢查關,凡參建單位未按規(guī)定要求提交工程檔案的,不得通過驗收或進行質(zhì)量等級評定。工程檔案達不到規(guī)定要求的,項目法人不得返還其工程質(zhì)量保證金。
第十一條 大中型水利工程均應建設與工作任務相適應的、符合規(guī)范要求的專用檔案庫房,配備必要的檔案裝具和設備;其他建設項目,也應有滿足檔案工作需要的庫房、裝具和設備。所需費用可分別列入工程總概算的管理房屋建設工程項目類和生產(chǎn)準備費中。
第十二條 項目法人應按照國家信息化建設的有關要求,充分利用新技術,開展水利工程檔案數(shù)字化工作,建立工程檔案數(shù)據(jù)庫,大力開發(fā)檔案信息資源,提高檔案管理水平,為工程建設與管理服務。
第十三條 項目法人應按時向上級主管單位報送《水利工程建設項目檔案管理情況登記表》(附件1)。國家重點建設項目,還應同時向水利部報送《國家重點建設項目檔案管理登記表》(附件2)。
第三章 歸檔與移交要求
第十四條 水利工程檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。長期檔案的實際保存期限,不得短于工程的實際壽命。
第十五條 《水利工程建設項目文件材料歸檔范圍和保管期限表》(附件3)是對項目法人等相關單位應保存檔案的原則規(guī)定。項目法人可結合實際,補充制定更加具體的工程檔案歸檔范圍及符合工程建設實際的工程檔案分類方案。
第十六條 水利工程檔案的歸檔工作,一般是由產(chǎn)生文件材料的單位或部門負責。總包單位對各分包單位提交的歸檔材料負有匯總責任。各參建單位技術負責人應對其提供檔案的內(nèi)容及質(zhì)量負責;監(jiān)理工程師對施工單位提交的歸檔材料應履行審核簽字手續(xù),監(jiān)理單位應向項目法人提交對工程檔案內(nèi)容與整編質(zhì)量情況的專題審核報告。
第十七條 水利工程文件材料的收集、整理應符合《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(gb/t1182-2000)。歸檔文件材料的內(nèi)容與形式均應滿足檔案整理規(guī)范要求。即內(nèi)容應完整、準確、系統(tǒng);形式應字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、竣工圖及聲像材料須標注的內(nèi)容清楚、簽字(章)手續(xù)完備,歸檔圖紙應按《技術制圖 復制圖的折疊方法》(gb/t10609.3-1989)要求統(tǒng)一折疊。
第十八條 竣工圖是水利工程檔案的重要組成部分,必須做到完整、準確、清晰、系統(tǒng)、修改規(guī)范、簽字手續(xù)完備。項目法人應負責編制項目總平面圖和綜合管線竣工圖。施工單位應以單位工程或?qū)I(yè)為單位編制竣工圖?？⒐D須由編制單位在圖標上方空白處逐張加蓋'竣工圖章'(附件4-1),有關單位和責任人應嚴格履行簽字手續(xù)。每套竣工圖應附編制說明、鑒定意見及目錄。施工單位應按以下要求編制竣工圖:
(一)按施工圖施工沒有變動的,須在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章;
(二)一般性的圖紙變更及符合杠改或劃改要求的,可在原施工圖上更改,在說明欄內(nèi)注明變更依據(jù),加蓋并簽署竣工圖章;
(三)凡涉及結構形式、工藝、平面布置等重大改變,或圖面變更超過1/3的,應重新繪制竣工圖(可不再加蓋竣工圖章)。重繪圖應按原圖編號,并在說明欄內(nèi)注明變更依據(jù),在圖標欄內(nèi)注明'竣工階段'和繪制竣工圖的時間、單位、責任人。監(jiān)理單位應在圖標上方加蓋并簽署'竣工圖確認章'(見附件4-2)。
第十九條 水利工程建設聲像檔案是紙制載體檔案的必要補充。參建單位應指定專人,負責各自產(chǎn)生的照片、膠片、錄音、錄像等聲像材料的收集、整理、歸檔工作,歸檔的聲像材料均應標注事由、時間、地點、人物、作者等內(nèi)容。工程建設重要階段、重大事件、事故,必須要有完整的聲像材料歸檔。
第二十條 電子文件的整理、歸檔,參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(gb/t18894-2002)執(zhí)行。
第二十一條 項目法人可根據(jù)實際需要,確定不同文件材料的歸檔份數(shù),但應滿足以下要求:
(一)項目法人與運行管理單位應各保存1套較完整的工程檔案材料(當二者為一個單位時,應異地保存1套);
(二)工程涉及多家運行管理單位時,各運行管理單位則只保存與其管理范圍有關的工程檔案材料;
(三)當有關文件材料需由若干單位保存時,原件應由項目產(chǎn)權單位保存,其他單位保存復制件;
(四)流域控制性水利樞紐工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程,項目法人應負責向流域機構檔案館移交1套完整的工程竣工圖及工程竣工驗收等相關文件材料(具體內(nèi)容參見附件3)。
第二十二條 工程檔案的歸檔與移交必須編制檔案目錄。檔案目錄應為案卷級,并須填寫工程檔案交接單(見附件5)。交接雙方應認真核對目錄與實物,并由經(jīng)手人簽字、加蓋單位公章確認。
第二十三條 工程檔案的歸檔時間,可由項目法人根據(jù)實際情況確定?？煞蛛A段在單位工程或單項工程完工后向項目法人歸檔,也可在主體工程全部完工后向項目法人歸檔。整個項目的歸檔工作和項目法人向有關單位的檔案移交工作,應在工程竣工驗收后三個月內(nèi)完成。
第四章 檔案驗收
第二十四條 水利工程檔案驗收是水利工程竣工驗收的重要內(nèi)容,應提前或與工程竣工驗收同步進行。凡檔案內(nèi)容與質(zhì)量達不到要求的水利工程,不得通過檔案驗收;未通過檔案驗收或檔案驗收不合格的,不得進行或通過工程的竣工驗收。
第二十五條 各級水行政主管部門組織的水利工程竣工驗收,應有檔案人員作為驗收委員參加。水利部組織的工程驗收,由水利部辦公廳檔案部門派員參加;流域機構或省級水行政主管部門組織的工程驗收,由相應的檔案管理部門派員參加;其他單位組織的有關工程項目的驗收,由組織工程驗收單位的檔案人員參加。
第二十六條 大中型水利工程在竣工驗收前要進行檔案專項驗收。其他工程的檔案驗收應與工程竣工驗收同步進行。檔案專項驗收可分為初步驗收和正式驗收。初步驗收可由工程竣工驗收主持單位委托相關單位組織進行;正式驗收應由工程竣工驗收主持單位的檔案業(yè)務主管部門負責。
第二十七條 水利工程在進行檔案專項驗收前,項目法人應組織工程參建單位對工程檔案的收集、整理、保管與歸檔情況進行自檢,確認工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量已達要求后,可向有關單位報送檔案自檢報告,并提出檔案專項驗收申請。
檔案自檢報告應包括:工程概況,工程檔案管理情況,文件材料的收集、整理、歸檔與保管情況,竣工圖的編制與整編質(zhì)量,工程檔案完整、準確、系統(tǒng)、安全性的自我評價等內(nèi)容。
第二十八條 檔案專項驗收的主持單位在收到申請后,可委托有關單位對其工程檔案進行驗收前檢查評定,對具備驗收條件的項目,應成立檔案專項驗收組進行驗收。檔案專項驗收組由驗收主持單位、國家或地方檔案行政管理部門、地方水行政管理部門及有關流域機構等單位組成。必要時,可聘請相關單位的檔案專家作為驗收組成員參加驗收。
第二十九條 檔案專項驗收工作的步驟、方法與內(nèi)容如下:
(一)聽取項目法人有關工程建設情況和檔案收集、整理、歸檔、移交、管理與保管情況的自檢報告;
(二)聽取監(jiān)理單位對項目檔案整理情況的審核報告;
(三)對驗收前已進行檔案檢查評定的水利工程,還應聽取被委托單位的檢查評定意見;
(四)查看現(xiàn)場(了解工程建設實際情況);
(五)根據(jù)水利工程建設規(guī)模,抽查各單位檔案整理情況。抽查比例一般不得少于項目法人應保存檔案數(shù)量的8%,其中竣工圖不得少于一套竣工圖總張數(shù)的10%;抽查檔案總量應在200卷以上;
(六)驗收組成員進行綜合評議;
(七)形成檔案專項驗收意見,并向項目法人和所有會議代表反饋;
(八)驗收主持單位以文件形式正式印發(fā)檔案專項驗收意見。
第三十條 檔案專項驗收意見應包括以下內(nèi)容:
(一)工程概況。
(二)工程檔案管理情況:
1、工程檔案工作管理體制與管理狀況
2、文件材料的收集、整理、立卷質(zhì)量與數(shù)量
3、竣工圖的編制質(zhì)量與整編情況
4、工程檔案的完整、準確、系統(tǒng)性評價
(三)存在問題及整改要求。
(四)驗收結論。
(五)驗收組成員簽字表。
第五章 附則
第三十一條 本規(guī)定由水利部負責解釋。
第三十二條 本規(guī)定自2005年12月10日起施行,原水利部制定的《水利基本建設項目檔案資料管理規(guī)定》(水辦[1997]275號),同時廢止。
第15篇 人事檔案管理辦法
第一條 員工檔案內(nèi)容
(一) 應聘人員面試評價表、新員工聲明、試用合同。
(二) 員工登記表、身份證、學歷證、學位證、外語等級證書、各種資料證以及其他相關證件的復印件。
(三) 員工檔案照片。
(四) 員工轉正申請表、試用員工登記表、聲明、勞動合同。
(五) 員工異動申請表、異動交接手續(xù)。
(六) 其他反映員工信息的材料。
第二條 存檔要求
(一)公司員工內(nèi)部檔案應及時、全面地收集到人力資源部統(tǒng)一保管;各部門應主動將平時形成的應歸檔材料及時送交人力資源部保管;駐外機構在當?shù)卣衅傅娜藛T須建立詳細的人事資料存檔備查。并將所聘人員的主要個人資料整理匯總后(原件)交公司人力資源部存檔。
(二)人力資源部對收集的歸檔材料按規(guī)定進行整理、裝訂并按員工順序號進行存放保管。為確保檔案的準確,每半年對內(nèi)部檔案進行檢查、核對,同時不定期查看,做到防蛀、防潮。每年年底清理當年離職員工檔案,并將離職員工檔案移交公司檔案館保存。(具體保管要求按照公司《檔案管理制度》執(zhí)行)
第三條 檔案借閱
(一)查閱、借閱員工檔案的人員須是部門經(jīng)理及以上管理人員,且只能查、借其下屬的檔案。
(二)查閱、借閱員工檔案的人員須填寫《檔案查閱(借閱)登記薄》。
(三)檔案借出時間不超過5 個工作日。查閱、借閱檔案者負有保密義務和保管責任。
第四條 附則
(一)本制度由公司規(guī)章制度編審委員會起草并修訂,經(jīng)公司職代會討論并通過,自2010 年 1 月 1 日總經(jīng)理簽發(fā)公布之日起正式實施。(二)須制作運用的管理表單有《檔案查閱(借閱)登記薄》(執(zhí)行部門可據(jù)實調(diào)配)。
(三)本制度由人力資源部負責執(zhí)行,最終解釋權歸公司人力資源部。
