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第1篇 水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定辦法
水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定
第一章 總則
第一條為進(jìn)一步加強(qiáng)水利科學(xué)技術(shù)檔案(以下簡(jiǎn)稱(chēng)水利科技檔案)管理工作,充分發(fā)揮水利科技檔案的作用,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》、《水利檔案工作規(guī)定》等法律、法規(guī)以及規(guī)范性文件,結(jié)合水利科技工作實(shí)際,制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定所稱(chēng)水利科技檔案,是指在水利科技活動(dòng)過(guò)程中形成的,具有保存價(jià)值的,各種形式與載體的歷史記錄,是應(yīng)歸檔保存的水利科技文件材料。
第三條水利科技檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則。
在水利部的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下,水利科技檔案由各級(jí)水行政主管部門(mén)及其所屬單位(以下簡(jiǎn)稱(chēng)各單位)的檔案業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)分級(jí)進(jìn)行管理,以確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。
第四條各單位應(yīng)認(rèn)真履行檔案管理與保護(hù)的法律責(zé)任和義務(wù),加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),建立健全水利科技檔案工作制度,統(tǒng)籌安排業(yè)務(wù)經(jīng)費(fèi),依法保障水利科技檔案工作的正常開(kāi)展。
第五條本規(guī)定適用于各單位的水利科技檔案管理工作。
第二章收集歸檔
第六條水利科技文件材料的歸檔范圍,應(yīng)全面、系統(tǒng)地反映水利科學(xué)技術(shù)研究、勘測(cè)與規(guī)劃設(shè)計(jì)、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)觀(guān)測(cè)與分析、項(xiàng)目建設(shè)與運(yùn)行維護(hù)、設(shè)備儀器制造等水利科技活動(dòng)的過(guò)程與結(jié)果。
具體內(nèi)容見(jiàn)附件《水利科技文件材料歸檔范圍和保管期限表》。
第七條應(yīng)歸檔的水利科技文件材料,須由文件材料產(chǎn)生、經(jīng)辦部門(mén)或項(xiàng)目(課題)組,指定專(zhuān)人進(jìn)行收集整理后,按規(guī)定移交給本單位檔案工作機(jī)構(gòu)集中管理,任何部門(mén)與個(gè)人均不得據(jù)為己有或拒絕按時(shí)歸檔。
第八條各單位應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行國(guó)家有關(guān)“同步管理”規(guī)定,把項(xiàng)目文件材料管理納入項(xiàng)目管理工作程序,列入有關(guān)部門(mén)及人員的職責(zé)范圍。
在下達(dá)項(xiàng)目計(jì)劃或簽訂項(xiàng)目合同、協(xié)議時(shí),應(yīng)同時(shí)明確項(xiàng)目文件材料的收集、整理和歸檔要求;在檢查項(xiàng)目進(jìn)度時(shí),應(yīng)同時(shí)檢查項(xiàng)目相關(guān)文件材料的收集、整理情況;在進(jìn)行項(xiàng)目鑒定(驗(yàn)收)時(shí),應(yīng)先期或同步檢查、驗(yàn)收項(xiàng)目文件材料的整理與歸檔情況;在科技人員考核與職稱(chēng)評(píng)審涉及有關(guān)項(xiàng)目時(shí),應(yīng)有該項(xiàng)目已按要求完成歸檔工作的證明材料。
第九條完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的水利科技檔案是進(jìn)行項(xiàng)目鑒定(驗(yàn)收)的必備條件。
各單位科技、基建、檔案等業(yè)務(wù)主管部門(mén)要密切配合,嚴(yán)格把好項(xiàng)目的鑒定(驗(yàn)收)關(guān)。
凡水利科技檔案檢查、驗(yàn)收不合格項(xiàng)目,不得進(jìn)行或通過(guò)項(xiàng)目的鑒定(驗(yàn)收),更不能申報(bào)科技獎(jiǎng)勵(lì)。
科研項(xiàng)目在申請(qǐng)驗(yàn)收(鑒定)前,其檔案應(yīng)先通過(guò)本單位檔案部門(mén)的審查、驗(yàn)收;重點(diǎn)科研項(xiàng)目和基本建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收,由項(xiàng)目驗(yàn)收主持單位的檔案業(yè)務(wù)主管部門(mén)負(fù)責(zé)組織。
水利部要加強(qiáng)對(duì)各單位檔案驗(yàn)收情況的監(jiān)督檢查,如發(fā)現(xiàn)未經(jīng)檔案部門(mén)審查、驗(yàn)收或檔案不符合要求的科研項(xiàng)目,已獲得獎(jiǎng)勵(lì)或正在上報(bào)科研成果,科技部門(mén)將按規(guī)定推遲或撤消對(duì)該項(xiàng)目成果的獎(jiǎng)勵(lì)。
第十條水利科技文件材料的歸檔時(shí)限:反映水文、水資源、水土保持、勘測(cè)、規(guī)劃設(shè)計(jì)等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作的科技文件材料,一般應(yīng)按年度,在第2年上半年完成歸檔工作;各專(zhuān)業(yè)項(xiàng)目產(chǎn)生的科技文件材料,應(yīng)在項(xiàng)目實(shí)施完成后3個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作(周期較長(zhǎng)的項(xiàng)目,可分階段或分單項(xiàng)計(jì)算歸檔時(shí)限);重要儀器設(shè)備的隨機(jī)文件材料,應(yīng)在安裝調(diào)試或開(kāi)箱驗(yàn)收后1周內(nèi)完成歸檔工作;項(xiàng)目鑒定或驗(yàn)收形成的文件材料,應(yīng)在鑒定或驗(yàn)收后1個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作。
第十一條各單位應(yīng)結(jié)合實(shí)際,制定本單位或系統(tǒng)水利科技檔案分類(lèi)方案,細(xì)化歸檔范圍,明確整編要求。
歸檔的水利科技文件材料應(yīng)為正本,重要或有專(zhuān)門(mén)需要的水利科技文件材料,可適當(dāng)增加保管份數(shù),其相應(yīng)的電子文件材料應(yīng)按有關(guān)要求同步歸檔。
第十二條由若干單位協(xié)作或合作完成的項(xiàng)目,主持單位應(yīng)負(fù)責(zé)項(xiàng)目重要文件材料的收集、歸檔工作;協(xié)作或合作的單位,應(yīng)負(fù)責(zé)其承擔(dān)項(xiàng)目產(chǎn)生水利科技文件材料的收集、歸檔工作,并將階段或結(jié)論性文件材料,報(bào)主持單位歸檔。
第十三條水利科技文件材料的整理應(yīng)符合《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(gb/t11822-2008)。
其中整理錄音、錄像、照片等聲像材料時(shí),應(yīng)注明材料反映的事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景及作者等內(nèi)容。
第十四條電子文件歸檔,參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(gb/t18894-2002)、《cad電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》(gb/t17678.1-1999、gb/t17678.2-1999)執(zhí)行。
重要的電子文件歸檔時(shí),應(yīng)形成相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔。
第十五條水利科技文件材料歸檔時(shí),應(yīng)編制歸檔文件材料移交目錄(一式2份),由項(xiàng)目或課題的部門(mén)負(fù)責(zé)人審簽,交檔案部門(mén)查驗(yàn),交接雙方應(yīng)認(rèn)真履行交接手續(xù)。
對(duì)不符合要求的,檔案部門(mén)應(yīng)不予接收。
第三章保管利用
第十六條對(duì)已接收的水利科技檔案,檔案部門(mén)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行分類(lèi)、編目、入庫(kù)等管理工作,為檔案的保管利用創(chuàng)造條件。
第十七條各單位保管的水利科技檔案,應(yīng)使用檔案專(zhuān)用庫(kù)房和裝具,采取相應(yīng)防護(hù)措施,確保水利科技檔案的保管、保護(hù)條件滿(mǎn)足規(guī)范要求。
第十八條各單位應(yīng)建立健全水利科技檔案庫(kù)房管理制度,定期檢查檔案保管狀況,對(duì)破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)修復(fù),最大限度地延長(zhǎng)檔案的價(jià)值時(shí)限。
第十九條各單位應(yīng)建立健全水利科技檔案利用制度,配備必要的檔案利用設(shè)施設(shè)備,積極開(kāi)展水利科技檔案的利用與編研工作。
第二十條各單位應(yīng)做好水利科技檔案的統(tǒng)計(jì)工作,認(rèn)真執(zhí)行檔案年報(bào)的統(tǒng)計(jì)、報(bào)送制度。
第二十一條各單位應(yīng)積極開(kāi)展水利科技檔案信息化建設(shè),確保水利科技檔案管理與本單位信息化建設(shè)同步發(fā)展,不斷提高水利科技檔案的現(xiàn)代化管理水平。
第二十二條各單位撤銷(xiāo)或合并時(shí),應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)檔案歸屬與流向的要求處置原單位的檔案;專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員在工作調(diào)離時(shí),須交清應(yīng)歸檔的水利科技文件材料或借閱的檔案,不得擅自留存或處理。
第二十三條各單位應(yīng)依據(jù)《水利部保密工作管理規(guī)定》(水辦[2005]380號(hào))和《科學(xué)技術(shù)保密規(guī)定》(國(guó)家科學(xué)技術(shù)委員會(huì)、國(guó)家保密局令第20號(hào))的要求,建立健全保密制度,加強(qiáng)對(duì)水利科技檔案的保密管理。
第二十四條各單位應(yīng)建立健全水利科技檔案鑒定、銷(xiāo)毀制度,并按要求對(duì)水利科技檔案進(jìn)行鑒定,提出保存或銷(xiāo)毀意見(jiàn),報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。
銷(xiāo)毀檔案,應(yīng)到國(guó)家指定場(chǎng)所進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo),并由2名監(jiān)銷(xiāo)人員在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。
銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)歸檔保存。
第二十五條水利科技檔案保管期限劃分為永久和定期(30年、10年)兩種。
劃分原則與標(biāo)準(zhǔn),參照《水利科技文件材料歸檔范圍和保管期限表》的規(guī)定執(zhí)行。
第二十六條各單位應(yīng)按水利科技檔案移交進(jìn)館要求,向有關(guān)檔案館移交檔案。
第四章獎(jiǎng)懲
第二十七條對(duì)在水利科技檔案工作中做出突出成績(jī)的單位、部門(mén)或個(gè)人,上級(jí)主管部門(mén)或本單位應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。
第二十八條對(duì)于違反本規(guī)定的單位或個(gè)人,上級(jí)主管部門(mén)或本單位應(yīng)予以通報(bào)批評(píng),限期整改;對(duì)逾期未改的,應(yīng)按規(guī)定對(duì)相關(guān)單位或直接責(zé)任人給予處罰。
造成嚴(yán)重后果的,應(yīng)依法追究刑事責(zé)任。
第五章工作機(jī)制及人員
第二十九條水利部設(shè)有專(zhuān)門(mén)的檔案工作部門(mén),在國(guó)家檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)督、指導(dǎo)下,依法對(duì)水利科技檔案工作履行如下職責(zé):
(一)貫徹落實(shí)國(guó)家檔案法規(guī)制度,制定、完善水利科技檔案規(guī)劃與規(guī)章制度;
(二)督促水利檔案法規(guī)制度的貫徹落實(shí);
(三)檢查、指導(dǎo)水利科技檔案工作;
(四)組織重點(diǎn)項(xiàng)目(課題)的檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收。
第三十條各單位應(yīng)結(jié)合工作職責(zé)與任務(wù),明確檔案工作部門(mén)和人員,依法加強(qiáng)檔案管理、認(rèn)真履行檔案管理職責(zé),為促進(jìn)水利科技檔案工作的健康、有序發(fā)展提供保障。
第三十一條水利科技檔案工作人員應(yīng)具備檔案專(zhuān)業(yè)和水利等相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí),愛(ài)崗敬業(yè),忠于職守,并應(yīng)保持相對(duì)穩(wěn)定。
第三十二條各單位應(yīng)有計(jì)劃地開(kāi)展對(duì)水利科技檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育,逐步提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。
第六章 附則
第三十三條本規(guī)定由水利部負(fù)責(zé)解釋。
第三十四條本規(guī)定自發(fā)布之日起施行,原水利部1988年9月2日發(fā)布的《水利科學(xué)技術(shù)檔案管理暫行規(guī)定》和《水利科學(xué)技術(shù)檔案保管期限表》(水辦[1988]7號(hào))同時(shí)廢止。
第2篇 公司客戶(hù)檔案管理辦法
公司客戶(hù)檔案管理辦法范本
作為公司的市場(chǎng)與客戶(hù)主管,我的其中一個(gè)重要職責(zé)是與客戶(hù)保持良好的關(guān)系,并及時(shí)整理好客戶(hù)資料,向公司提供客戶(hù)最真實(shí)和準(zhǔn)確的資料,使公司的經(jīng)營(yíng)順利進(jìn)行,更好地追求最大利潤(rùn)。而為了使我的工作有條不紊地展開(kāi),我設(shè)計(jì)了以下的客戶(hù)檔案管理辦法:
第一條 目的:
本制度立足于建立完善的國(guó)內(nèi)和國(guó)際市場(chǎng)客戶(hù)檔案管理系統(tǒng)和客戶(hù)檔案管理規(guī)程,以提高國(guó)內(nèi)和國(guó)際營(yíng)銷(xiāo)效率,擴(kuò)大國(guó)內(nèi)和國(guó)際市場(chǎng)占有率,與本公司交易伙伴建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的業(yè)務(wù)聯(lián)系。
第二條適用范圍:
企業(yè)的過(guò)去、現(xiàn)在和未來(lái)的國(guó)內(nèi)和國(guó)際市場(chǎng)直接客戶(hù)與間接客戶(hù)都應(yīng)納入本制度的適用范圍。
第三條內(nèi)容:
1.客戶(hù)基礎(chǔ)資料
客戶(hù)資料的獲取,主要是通過(guò)營(yíng)銷(xiāo)人員對(duì)客戶(hù)進(jìn)行的訪(fǎng)問(wèn)搜集來(lái)的。在檔案管理系統(tǒng)中,大多以建立客戶(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)的形式出現(xiàn)。
客戶(hù)基礎(chǔ)資料主要包括客戶(hù)的基本情況、所有者、管理者、與本公司交易時(shí)間、企業(yè)規(guī)模、行業(yè)、資產(chǎn)等方面。
2.客戶(hù)特征
服務(wù)區(qū)域、銷(xiāo)售能力、發(fā)展?jié)摿?、公司文化、?jīng)營(yíng)方針與政策、企業(yè)規(guī)模(銷(xiāo)售額等)、經(jīng)營(yíng)管理特點(diǎn)等。
3.業(yè)務(wù)狀況
主要包括目前及以往的銷(xiāo)售實(shí)績(jī)、經(jīng)營(yíng)管理者和業(yè)務(wù)人員的素質(zhì)、與其他競(jìng)爭(zhēng)公司的關(guān)系、與本公司的業(yè)務(wù)聯(lián)系及合作態(tài)度等。
4.交易活動(dòng)現(xiàn)狀
主要包括客戶(hù)的銷(xiāo)售活動(dòng)狀況、存在的問(wèn)題、保持的優(yōu)勢(shì)、未來(lái)的對(duì)策、企業(yè)信譽(yù)與形象、信用狀況、交易條件和以往出現(xiàn)的信用問(wèn)題等。
第四條 方法
1.建立客戶(hù)檔案系統(tǒng)
本制度規(guī)定客戶(hù)基礎(chǔ)資料的取得形式如下,并采用數(shù)據(jù)庫(kù)的形式進(jìn)行:
(1)由銷(xiāo)售代表在進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查和客戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)時(shí)進(jìn)行整理匯總。
(2)向客戶(hù)派發(fā)客戶(hù)資料表,請(qǐng)客戶(hù)填寫(xiě)。
(3)委托專(zhuān)業(yè)調(diào)查機(jī)構(gòu)進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)調(diào)查。
2.客戶(hù)分類(lèi)
利用上述資料,將企業(yè)擁有的客戶(hù)進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi),目的在于提高銷(xiāo)售效率,增加企業(yè)在國(guó)際市場(chǎng)上所占的份額。
客戶(hù)分類(lèi)的主要內(nèi)容包括:
(1)客戶(hù)性質(zhì)分類(lèi)。分類(lèi)的標(biāo)識(shí)有多種,主要原則是便于銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的開(kāi)展?？砂纯蛻?hù)所在行業(yè)、客戶(hù)性質(zhì)、客戶(hù)地域、顧客類(lèi)型劃分。
(2)客戶(hù)等級(jí)分類(lèi)。企業(yè)根據(jù)實(shí)際情況,確定客戶(hù)等級(jí)標(biāo)準(zhǔn),將現(xiàn)有客戶(hù)分為不同的等級(jí),以便于對(duì)客戶(hù)進(jìn)行渠道管理、銷(xiāo)售管理和貨款回收管理。
3.客戶(hù)構(gòu)成分析
利用各種客戶(hù)資料,按照不同的標(biāo)準(zhǔn),將客戶(hù)分類(lèi),分析其構(gòu)成情況,以從客戶(hù)角度全面把握本公司的營(yíng)銷(xiāo)狀況,找出不足,確定營(yíng)銷(xiāo)重點(diǎn),采取對(duì)策,提高營(yíng)銷(xiāo)效率。
客戶(hù)構(gòu)成分析的主要內(nèi)容包括:
(1)銷(xiāo)售構(gòu)成分析。根據(jù)銷(xiāo)售額等級(jí)分類(lèi),分析在公司總銷(xiāo)售額中,各類(lèi)等級(jí)的客戶(hù)所占比重,并據(jù)此確定未來(lái)的營(yíng)銷(xiāo)重點(diǎn)。
(2)商品構(gòu)成分析。通過(guò)分析企業(yè)商品總銷(xiāo)售量中各類(lèi)商品所占比重,以確定對(duì)不同客戶(hù)的商品銷(xiāo)售重點(diǎn)和對(duì)策。
(3)地區(qū)構(gòu)成分析。通過(guò)分析企業(yè)總銷(xiāo)售額中不同地區(qū)所占的比重,借以發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,提出對(duì)策,解決問(wèn)題。
4.客戶(hù)信用分析
在客戶(hù)信用等級(jí)分類(lèi)的基礎(chǔ)上,確定對(duì)不同客戶(hù)的交易條件、信用限度額和交易業(yè)務(wù)信用處理辦法。
第五條 客戶(hù)檔案管理應(yīng)注意的問(wèn)題:
在客戶(hù)檔案管理過(guò)程中,需注意下列問(wèn)題:
1.客戶(hù)檔案管理應(yīng)保持動(dòng)態(tài)性,不斷地補(bǔ)充新資料。
2.客戶(hù)檔案管理應(yīng)重點(diǎn)為企業(yè)選擇新客戶(hù),開(kāi)拓新的國(guó)際市場(chǎng)提供資料。
3.客戶(hù)檔案管理應(yīng)“用重于管”,提高檔案系統(tǒng)的質(zhì)量和效率。
4.客戶(hù)檔案系統(tǒng)應(yīng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理,并確定嚴(yán)格的查閱和利用的管理辦法。
第3篇 z建設(shè)集團(tuán)公司審計(jì)檔案管理辦法
z建設(shè)集團(tuán)公司審計(jì)檔案管理辦法
第一章總則
第一條為了加強(qiáng)集團(tuán)公司審計(jì)檔案管理工作,規(guī)范審計(jì)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、統(tǒng)計(jì)及銷(xiāo)毀等,以利于嚴(yán)守集團(tuán)機(jī)密。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《審計(jì)署關(guān)于內(nèi)部審計(jì)工作的規(guī)定》、《中國(guó)內(nèi)部審計(jì)準(zhǔn)則》及《甘肅第五建設(shè)集團(tuán)公司內(nèi)部審計(jì)工作規(guī)定》,結(jié)合工作實(shí)際,制定本辦法。
第二條審計(jì)檔案是內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)在進(jìn)行審計(jì)活動(dòng)中直接形成的、具有保存價(jià)值的、各種形式的歷史記錄。
第二章收集整理
第三條審計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)按照層次進(jìn)行分類(lèi)收集。審計(jì)檔案層次分類(lèi)主要有:
(一)審計(jì)計(jì)劃和結(jié)果管理類(lèi)資料;
(二)審計(jì)工作底稿、基礎(chǔ)歸納、匯總論述類(lèi)資料;
(三)審計(jì)原始摘錄、內(nèi)外部證明類(lèi)資料;
(四)被審計(jì)單位提供原始類(lèi)及復(fù)制類(lèi)資料。
第四條審計(jì)工作底稿資料應(yīng)記錄審計(jì)程序?qū)嵤┻^(guò)程、審計(jì)事項(xiàng)核實(shí)、復(fù)核意見(jiàn)、審計(jì)初步評(píng)價(jià)意見(jiàn)等,審計(jì)底稿還應(yīng)注明審計(jì)項(xiàng)目相關(guān)信息、審計(jì)外勤內(nèi)勤時(shí)間等基本審計(jì)信息。
第五條審計(jì)檔案整理應(yīng)當(dāng)及時(shí)、規(guī)范有序,建立索引編碼;明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)審計(jì)檔案的管理。
第三章復(fù)查審核
第六條審計(jì)工作底稿等資料都應(yīng)經(jīng)過(guò)審核,應(yīng)保持謹(jǐn)慎性。
第七條審計(jì)工作底稿等資料審查應(yīng)由內(nèi)審機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人全面負(fù)責(zé),也可授權(quán)有關(guān)人員審查。
第八條審計(jì)檔案應(yīng)有記錄及復(fù)核人員簽署。
第九條審計(jì)檔案應(yīng)保持完整性,層次分明。
第十條健全審計(jì)工作檔案復(fù)核制度,提高審計(jì)工作質(zhì)量。
第四章立卷歸檔
第十一條審計(jì)工作結(jié)束后,應(yīng)當(dāng)立卷歸檔,建立審計(jì)項(xiàng)目檔案,由審計(jì)人員按審計(jì)項(xiàng)目進(jìn)行整理組卷,封面項(xiàng)目填寫(xiě)齊全,書(shū)寫(xiě)工整、裝訂牢固、四邊整齊。
第十二條審計(jì)檔案資料包括,但不限于:
(一)審計(jì)報(bào)告、審計(jì)結(jié)果溝通書(shū)及管理聲明書(shū);
(二)審計(jì)決定書(shū)、審計(jì)處理處罰書(shū)及審計(jì)建議書(shū);
(三)被審計(jì)單位整改報(bào)告及附件資料;
(四)審計(jì)組相關(guān)說(shuō)明及被審計(jì)單位執(zhí)行審計(jì)決定情況;
(五)審計(jì)實(shí)施方案及審計(jì)通知;
(六)審計(jì)調(diào)查、復(fù)查或后續(xù)審計(jì)資料;
(七)內(nèi)外部審計(jì)證據(jù)和工作底稿分項(xiàng)資料;
(八)被審計(jì)單位提供的原始或復(fù)制資料;
(九)審計(jì)過(guò)程形成筆錄、信函、紀(jì)要及舉報(bào)等相關(guān)資料。
第十三條審計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記造冊(cè),檔案管理人員發(fā)生變動(dòng)時(shí),應(yīng)按照審計(jì)工作規(guī)定辦理移交手續(xù)。
第五章保管使用
第十四條審計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類(lèi),凡涉及集團(tuán)重大投資、重要審計(jì)發(fā)現(xiàn)和由董事會(huì)下達(dá)的重大審計(jì)項(xiàng)目形成的審計(jì)檔案應(yīng)作永久保存。
第十五條審計(jì)檔案由內(nèi)審機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)保存管理,審計(jì)人員應(yīng)恪守保密原則。
審計(jì)檔案一般不對(duì)外調(diào)閱,任何調(diào)用行為,都要經(jīng)過(guò)內(nèi)審機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),報(bào)經(jīng)集團(tuán)公司董事會(huì)同意。
第十六條在工作需要時(shí),依照調(diào)用程序并得到集團(tuán)公司董事會(huì)批準(zhǔn)及征求法律顧問(wèn)意見(jiàn)后,提供給外部審計(jì)或司法部門(mén)。
第十七條審計(jì)檔案管理應(yīng)嚴(yán)格依法依規(guī)進(jìn)行。
第六章附則
第十八條本辦法可根據(jù)具體情況適時(shí)修訂完善。
第十九條本辦法自2022年11月1日起施行。本辦法是對(duì)2007年10月1日制定印發(fā)的審計(jì)檔案管理辦法,經(jīng)過(guò)研究修訂形成,原辦法同時(shí)廢止。
第二十條本辦法由集團(tuán)公司審計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)解釋。
第4篇 中學(xué)團(tuán)委團(tuán)檔案管理辦法
中學(xué)團(tuán)委關(guān)于團(tuán)的檔案管理辦法
檔案資料的管理是團(tuán)的各項(xiàng)管理工作的組成部分,是提高工作效率和工作質(zhì)量的必要條件,是繼承、發(fā)展團(tuán)的各項(xiàng)工作,保持連續(xù)性,為目前和今后服務(wù)的一項(xiàng)重要工作。
一、凡在我校共青團(tuán)工作過(guò)程中或在團(tuán)的活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件,以及有關(guān)文字、圖片、聲象等材料均屬團(tuán)的檔案材料管理范圍之列。
二、團(tuán)員的個(gè)人檔案(入團(tuán)志愿書(shū)),年度評(píng)優(yōu)登記表等送交人事檔案室保存并隨人事檔案一并轉(zhuǎn)移。
三、各種檔案材料按內(nèi)容劃分不同的保管期限,分永久、長(zhǎng)期和短期三種,其中長(zhǎng)期保管期限為16―50年,短期為15年以下。
四、歸檔范圍或保管期限。
1、團(tuán)代會(huì)、學(xué)代會(huì)的文件材料
(1)通知、名單、議程、報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)、大會(huì)發(fā)言、重要的提案及處理結(jié)果、選舉結(jié)果、討論通過(guò)的文件、決議、紀(jì)要、總結(jié)、公報(bào)、主席團(tuán)會(huì)議記錄、簡(jiǎn)報(bào)、重要的照片、錄音(像)帶和上級(jí)批復(fù)意見(jiàn)等文件材料,均應(yīng)做永久保存。
(2)賀信、賀電、一般的提案及處理結(jié)果、討論未通過(guò)的文件為長(zhǎng)期保存。
(3)大會(huì)選舉辦法、候選人登記表和情況介紹、小組會(huì)議記錄、參考文件、總結(jié)等文件材料為短期保存。
2、團(tuán)委的全體委員會(huì)、辦公會(huì)議的文件材料
(1)會(huì)議的公報(bào)、決議、決定、記錄、紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)、討論通過(guò)的文件材料應(yīng)做永久保存。
(2)討論未通過(guò)的文件材料等為短期保存。
3、全校性團(tuán)員大會(huì)的講話(huà)稿和會(huì)議記錄,重要的做長(zhǎng)期保存,不重要的做短期保存。
4、團(tuán)的上級(jí)組織召開(kāi)會(huì)議的文件材料凡涉及本院的報(bào)告、總結(jié)、決議等以及本校領(lǐng)導(dǎo)人在會(huì)上的重要發(fā)言材料做永久保存;會(huì)議的報(bào)告、總結(jié)、決議等文件做長(zhǎng)期保存;簡(jiǎn)報(bào)、參考資料做短期保存。
5、團(tuán)的上級(jí)組織的指示、決定、批示、批復(fù)、批轉(zhuǎn)、通報(bào)、通知、規(guī)定及規(guī)章制度,針對(duì)本院的應(yīng)永久保存;需要長(zhǎng)期參照?qǐng)?zhí)行的,應(yīng)長(zhǎng)期保存;短期內(nèi)參考的應(yīng)短期保存。
6、團(tuán)委所發(fā)的決定、規(guī)定、通知、規(guī)章制度、通報(bào)和工作簡(jiǎn)報(bào),重要的做永久保存;一般的做長(zhǎng)期或短期保存。
7、團(tuán)委的請(qǐng)求與上級(jí)批復(fù),各總支的請(qǐng)示與團(tuán)委的批復(fù),重要的做永久保存,一般的做長(zhǎng)期或短期保存。
8、團(tuán)委的工作計(jì)劃、總結(jié),年度或?qū)W年的做永久保存或長(zhǎng)期保存;季度或?qū)W期的做長(zhǎng)期或短期保存。
9、團(tuán)委的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表,年度或?qū)W年的做永久保存,季度或?qū)W期的做長(zhǎng)期保存,月份的做短期保存。
10、團(tuán)委及各基層團(tuán)組織的專(zhuān)題調(diào)查報(bào)告和經(jīng)驗(yàn)總結(jié),重要的做永久或長(zhǎng)期保存;一般的做短期保存。
11、團(tuán)委啟用印章的文件、印模做永久保存。
12、上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)團(tuán)委及各總支人員編制,職務(wù)任免的指示文件做永久保存。
13、團(tuán)委批準(zhǔn)入團(tuán)、退團(tuán)材料及名單做長(zhǎng)期保存。
14、全校團(tuán)員名冊(cè)應(yīng)做永久保存。
15、團(tuán)內(nèi)獎(jiǎng)懲材料。
(1)優(yōu)秀團(tuán)員、優(yōu)秀團(tuán)干部、優(yōu)秀團(tuán)干部標(biāo)兵、先進(jìn)團(tuán)支部名單應(yīng)永久保存。
(2)優(yōu)秀團(tuán)員標(biāo)兵、優(yōu)秀團(tuán)干部標(biāo)兵、先進(jìn)團(tuán)支部標(biāo)兵、先進(jìn)事跡材料應(yīng)長(zhǎng)期保存。
(3)給予團(tuán)內(nèi)各種處分及撤消處分的決定材料應(yīng)做永久保存。
(4)以上各類(lèi)獎(jiǎng)懲材料除在文書(shū)檔案室保存之外,還應(yīng)及時(shí)裝本人人事檔案。
(5)因各種原因被暫緩團(tuán)籍注冊(cè)的團(tuán)員名單應(yīng)永久保存;暫緩注冊(cè)登記表應(yīng)長(zhǎng)期保存。
16、團(tuán)委大事記,反映我校團(tuán)的重大活動(dòng)的照片、剪報(bào)、錄相帶、錄音帶等應(yīng)做永久保存。
17、重大活動(dòng)或事件的電話(huà)記錄應(yīng)做永久或長(zhǎng)期保存。
五、各級(jí)團(tuán)干部要按上述管理范圍(除本辦法第三條規(guī)定的之外)。及時(shí)或定期將自己分管范圍內(nèi)的有關(guān)文件材料整理立卷后上交團(tuán)委,由團(tuán)委負(fù)責(zé)向文書(shū)檔案室移交。
第5篇 建工學(xué)院會(huì)計(jì)檔案管理辦法
建工學(xué)院會(huì)計(jì)檔案管理辦法
為了加強(qiáng)我院會(huì)計(jì)檔案的管理,確保財(cái)務(wù)信息安全和完整,特制定本辦法,請(qǐng)認(rèn)真執(zhí)行。
一、數(shù)據(jù)資料管理與保管
計(jì)算機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)文件及其備份和作為會(huì)計(jì)檔案資料打印輸出的各種憑證、賬冊(cè)、報(bào)表,應(yīng)按有關(guān)財(cái)會(huì)制度使用、保管。
⒈現(xiàn)金、銀行存款日記帳的輸出及保管。
現(xiàn)金、銀行存款收付業(yè)務(wù)要做到日清月結(jié)?，F(xiàn)金、銀行存款記帳憑證一律由出納員加蓋個(gè)人印章并在所附原始憑證加蓋現(xiàn)金收(付)訖和轉(zhuǎn)賬訖。當(dāng)日工作結(jié)束后打印出現(xiàn)金、銀行存款日記帳頁(yè),由出納人員核對(duì)現(xiàn)金庫(kù)存,相符后出納員及主管負(fù)責(zé)人在賬頁(yè)上蓋章,銀行存款每月要由非出納人員編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表,經(jīng)主管負(fù)責(zé)人審核無(wú)誤后,由出納和主管負(fù)責(zé)人簽字蓋章,按月編頁(yè)碼裝訂成冊(cè),加蓋封印。年終將各月現(xiàn)金日記帳按規(guī)定順序裝訂成冊(cè),加蓋封印妥善保管。
⒉記帳憑證的保管
記帳憑證主要是指機(jī)制憑證,經(jīng)審核制單人員審核原始憑證無(wú)誤后輸入計(jì)算機(jī),并加蓋會(huì)計(jì)主管、記賬員(輸入)、出納員、制單審核人名章及經(jīng)辦人(領(lǐng)、交款人)簽字確認(rèn)。當(dāng)日工作結(jié)束,記帳憑證需經(jīng)復(fù)核人員稽核無(wú)誤蓋章后,連同科目匯總表一起按規(guī)定裝訂成冊(cè),妥善保管。
⒊科目匯總表、賬戶(hù)余額表、賬簿打印時(shí)間
⑴現(xiàn)金及銀行存款日記帳每天打印。
⑵銀行存款余額調(diào)節(jié)表每月由非出納人員編制一次。
⑶總分類(lèi)賬、各明細(xì)科目余額表每月打印一次。
⑷記帳憑證(包括現(xiàn)金、銀行存款、轉(zhuǎn)賬憑證)的科目匯總表每日打印一次,并同該日記帳憑證一起裝訂。
⑸會(huì)計(jì)報(bào)表、計(jì)算表、分析表,按管理要求和時(shí)間打印輸出,經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核無(wú)誤后簽字生效。
⒋其他
由機(jī)器打印輸出的會(huì)計(jì)檔案發(fā)生缺損時(shí),必須補(bǔ)充打印,并要求操作人員和財(cái)務(wù)主管在打印輸出的賬頁(yè)上簽字蓋章。
二、數(shù)據(jù)備份管理
⒈由于會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)的重要性,當(dāng)日數(shù)據(jù)必須當(dāng)日進(jìn)行備份。
⒉在日常工作中,準(zhǔn)備三套軟盤(pán)循環(huán)使用,每張軟盤(pán)采取隔日備份的方法,以避免意外和人為錯(cuò)誤造成對(duì)工作的干擾。
⒊需要做備份的包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務(wù)文件、報(bào)表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。
⒋計(jì)算機(jī)內(nèi)憑證及總分類(lèi)賬、明細(xì)分類(lèi)賬、報(bào)表等,按月做兩套軟盤(pán)備份,或在兩臺(tái)以上計(jì)算機(jī)中備份,備份軟盤(pán)應(yīng)交會(huì)計(jì)檔案保管人員分別放置不同地方妥善保管,并注意防火、防磁、防潮、防塵。
三、會(huì)計(jì)檔案管理
財(cái)務(wù)處會(huì)計(jì)檔案的管理由財(cái)務(wù)處長(zhǎng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé),并建立檔案登記清冊(cè),詳細(xì)記錄會(huì)計(jì)檔案的存檔、借閱、移交等相關(guān)事項(xiàng)。
⒈會(huì)計(jì)檔案存檔必須辦理相關(guān)手續(xù),打印輸出的憑證帳冊(cè)、報(bào)表,必須有會(huì)計(jì)主管的簽章才能存檔保管。
⒉為保證備份數(shù)據(jù)的安全,備份軟盤(pán)必須貼上保護(hù)標(biāo)簽,裝入磁盤(pán)盒,存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場(chǎng)所。
⒊由打印輸出的憑證、帳冊(cè)、報(bào)表等書(shū)面形式的會(huì)計(jì)檔案,按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和方式管理。
⒋隨計(jì)算機(jī)配置而來(lái)的操作系統(tǒng)、各類(lèi)應(yīng)用程序軟件以及購(gòu)買(mǎi)的商品化會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)軟件和以上軟件的備份磁盤(pán),作為會(huì)計(jì)檔案按規(guī)定保管。
⒌各類(lèi)會(huì)計(jì)檔案的查詢(xún)、借閱,必須經(jīng)過(guò)會(huì)計(jì)主管審批同意并簽章,填寫(xiě)檔案借閱登記清冊(cè)。如果對(duì)備份磁盤(pán)的操作可能危及該盤(pán)的完整性,應(yīng)制作該備份磁盤(pán)的復(fù)制件,使用復(fù)制件進(jìn)行操作。
⒍必須加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的保密工作,任何人如有偽造、非法涂改變更、故意毀損數(shù)據(jù)文件、賬冊(cè)、備份磁盤(pán)等行為,將受到行政處分,情節(jié)嚴(yán)重者,將追究其法律責(zé)任。
⒎會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)處移交給學(xué)院檔案室后,其管理辦法按照《學(xué)院檔案管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第6篇 大學(xué)物業(yè)合同檔案管理辦法
n大學(xué)物業(yè)公司合同檔案管理辦法為進(jìn)一步規(guī)范合同文檔管理工作,提高合同管理水平,逐步實(shí)現(xiàn)公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,特制定本辦法。
一、本辦法所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)中形成的各種協(xié)議、合同文本(不包含勞動(dòng)合同)。
內(nèi)建立合同臺(tái)賬并按規(guī)定履行備案、移交手續(xù)。
3、 合同臺(tái)賬采用表格式,一份合同填寫(xiě)一張表格,建立一份檔案。4合同臺(tái)帳應(yīng)包括以下內(nèi)容:1) 、合同名稱(chēng);2) 、合同主體;3) 、合同內(nèi)容(主要包括合同總價(jià)款、付款方式、付款時(shí)間、違約責(zé)任、糾紛解決方式、對(duì)方聯(lián)系人及聯(lián)系方式及其他須注明的事項(xiàng));4) 、合同履行情況(合同履行的進(jìn)度、合同履行完畢的時(shí)間);5) 、備注(有無(wú)違約、爭(zhēng)議、訴訟、合同變更、無(wú)效、所附資料等情況)6) 、其他應(yīng)當(dāng)記載的重要內(nèi)容。
5、 合同臺(tái)賬應(yīng)附以下資料:1) 、合同文本;2) 、對(duì)方加蓋公章的企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照等對(duì)方應(yīng)提供的資料的復(fù)印件;自然人身份證復(fù)印件;3) 、對(duì)方委托代理人授權(quán)委托書(shū)及代理人身份證明;4) 、補(bǔ)充合同、會(huì)議紀(jì)要、往來(lái)函電;5) 、其他與合同有關(guān)的重要資料。
6、 合同履行過(guò)程中發(fā)生變更、中止等情形的,合同經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)在合同臺(tái)賬表備注欄中予以注明,并報(bào)辦公室備案。如涉及到合同價(jià)款收付條款變更(包括付款金額、付款時(shí)間、付款條件等情形)的,同時(shí)報(bào)財(cái)務(wù)部備案。
7、 合同臺(tái)賬管理人員、辦公室合同管理人員、財(cái)務(wù)人員,有權(quán)對(duì)備案合同及所附資料進(jìn)行審查,發(fā)現(xiàn)程序不符、內(nèi)容有誤或資料不全等問(wèn)題時(shí),應(yīng)及時(shí)要求合同經(jīng)辦人員采取措施予以糾正或補(bǔ)充資料,以保證合同的簽訂和履行合法有效。
六、 本辦法由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。本辦法自頒布之日起執(zhí)行。
第7篇 實(shí)驗(yàn)室工作檔案管理細(xì)則辦法
一、實(shí)驗(yàn)室工作檔案內(nèi)容
1.實(shí)驗(yàn)室的建立、建設(shè)的各種文件和資料。
2.實(shí)驗(yàn)教學(xué)過(guò)程中的各種文件和資料:實(shí)驗(yàn)教學(xué)大綱、實(shí)驗(yàn)教學(xué)計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)教材、實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)書(shū)、各類(lèi)學(xué)生上課情況、學(xué)生實(shí)驗(yàn)報(bào)告、成績(jī)記錄、實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目開(kāi)發(fā)情況記錄等。
3.實(shí)驗(yàn)室人員在實(shí)驗(yàn)教學(xué)、科學(xué)研究、技術(shù)開(kāi)發(fā)等方面的項(xiàng)目數(shù)及其工作量。
4.實(shí)驗(yàn)教學(xué)、科學(xué)研究、技術(shù)開(kāi)發(fā)等項(xiàng)目的全部技術(shù)文件資料,包括論文、專(zhuān)著、鑒定、專(zhuān)利、獲獎(jiǎng)等情況。
5.儀器設(shè)備及低值耐用品的總臺(tái)件數(shù)及金額、固定資產(chǎn)帳卡、隨機(jī)技術(shù)手冊(cè);儀器設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)、維修、報(bào)廢等原始記錄。
6.單價(jià)5萬(wàn)元以上大型精密儀器設(shè)備(包括國(guó)家科委23種儀器設(shè)備,單價(jià)雖不到5萬(wàn)元但屬于精密稀缺設(shè)備)的申購(gòu)報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)批復(fù);開(kāi)箱記錄及裝箱單、安裝調(diào)試記錄及雙方簽字移交文件、保修單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及文件材料、設(shè)備說(shuō)明書(shū)及全套隨機(jī)文件;使用、維修、故障、事故記錄等。使用維修記錄,隨時(shí)將運(yùn)行情況、使用時(shí)間、使用人、承擔(dān)任務(wù)及結(jié)果、故障過(guò)程、定期檢修或校驗(yàn)情況等如實(shí)記錄,并定期歸入技術(shù)檔案。
技術(shù)檔案的主要內(nèi)容包括:
(1)原始資料:申報(bào)表、論證報(bào)告書(shū)、審批計(jì)劃單、訂貨合同及有關(guān)來(lái)往信函等。
(2)設(shè)備的開(kāi)箱驗(yàn)收單、說(shuō)明書(shū)、合格證、附件清單、隨機(jī)圖紙、外觀(guān)照片等。
(3)安裝調(diào)試記錄等。
(4)儀器設(shè)備的操作規(guī)程、維修保養(yǎng)制度等管理方面的資料和管理操作人員情況登記表等。
(5)使用過(guò)程中的所有記錄。
(6)降級(jí)、報(bào)廢、處理的報(bào)告、批示等。
7.自制設(shè)備的任務(wù)書(shū)、技術(shù)總結(jié)報(bào)告、鑒定材料、設(shè)備使用說(shuō)明書(shū)等。
8.實(shí)驗(yàn)室用房及環(huán)境條件的各種技術(shù)資料。
9.實(shí)驗(yàn)室工作的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
10.上級(jí)主管部門(mén)下發(fā)的實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與管理文件和本實(shí)驗(yàn)室制定的規(guī)章制度。
二、實(shí)驗(yàn)室工作檔案的管理
1.實(shí)驗(yàn)室主任負(fù)責(zé)實(shí)驗(yàn)室工作檔案的收集整理、登記、分類(lèi)編號(hào)、存檔等工作。
2.實(shí)驗(yàn)室工作人員及時(shí)將自己工作中形成的材料交給實(shí)驗(yàn)室主任。
3.實(shí)驗(yàn)室工作檔案的保管期限分長(zhǎng)期、短期和與設(shè)備共存三種。
4.學(xué)生上課情況、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、成績(jī)記錄、實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目開(kāi)出情況記錄屬短期保存資料,一般至少應(yīng)保存三年。
5.儀器設(shè)備的有關(guān)資料應(yīng)與設(shè)備共存,即保存至設(shè)備報(bào)廢之日為止。
6.除上述兩項(xiàng)資料外,其它資料均應(yīng)長(zhǎng)期保存。
7.實(shí)驗(yàn)室工作檔案的借閱要嚴(yán)格辦理借閱手續(xù)。
8.檔案管理員的工作要相對(duì)穩(wěn)定,如工作變動(dòng)應(yīng)做好交接工作。
9.單價(jià)5萬(wàn)元以上的大型精密儀器(包括國(guó)家科委23種儀器設(shè)備,單價(jià)雖不到5萬(wàn)元但屬于精密稀缺設(shè)備)的設(shè)備說(shuō)明書(shū)、裝箱單、保修單及全套隨機(jī)文件原件交學(xué)校檔案館長(zhǎng)期保存,復(fù)印件由使用人保存;由使用人保存的還要包括:論證報(bào)告、開(kāi)箱記錄、安裝調(diào)試記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用、維修、故障、事故記錄等材料。材料科學(xué)與工程實(shí)驗(yàn)中心
第8篇 學(xué)生檔案管理制度辦法
為了加強(qiáng)學(xué)生檔案管理,提高學(xué)生檔案質(zhì)量,使學(xué)生檔案科學(xué)化、制度化,制定本規(guī)定。
一、學(xué)生的檔案資料
考生原始檔案材料;錄取通知書(shū) ;新生體檢表;新生登記表;學(xué)生成績(jī)表;畢業(yè)生登記表,畢業(yè)論文(設(shè)計(jì))綜合評(píng)語(yǔ),畢業(yè)生體檢表,有關(guān)獎(jiǎng)懲材料,畢業(yè)證書(shū)復(fù)印件等。
二、學(xué)生檔案的收集與整理
(一)學(xué)生檔案日常管理和保管,由就業(yè)指導(dǎo)辦公室負(fù)責(zé),將各種檔案材料及時(shí)整理歸檔,統(tǒng)一保管。
(二)學(xué)生畢業(yè)時(shí),由就業(yè)指導(dǎo)辦公室負(fù)責(zé)將每名學(xué)生的檔案整理完畢后,分別寄送學(xué)生所在單位或戶(hù)口所在地的人事部門(mén)。
三、學(xué)生檔案的借閱
學(xué)生檔案一般不得借閱和調(diào)用,確因工作需要借閱和調(diào)用,須經(jīng)就業(yè)指導(dǎo)辦公室主任批準(zhǔn)。
第9篇 外國(guó)語(yǔ)中學(xué)校黨風(fēng)廉政檔案管理辦法
外國(guó)語(yǔ)中學(xué)校黨風(fēng)廉政檔案管理暫行辦法
第一條 為加強(qiáng)我校黨風(fēng)廉政檔案的科學(xué)管理,充分發(fā)揮黨風(fēng)廉政檔案的作用,促進(jìn)黨風(fēng)廉政建設(shè)和反腐敗斗爭(zhēng)的深入開(kāi)展,根據(jù)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部要“嚴(yán)格要求、嚴(yán)格教育、嚴(yán)格管理、嚴(yán)格監(jiān)督”的方針和檔案法律法規(guī)的有關(guān)規(guī)定,制定本辦法。
第二條 黨風(fēng)廉政檔案是指各處室、各支部、年級(jí)組在對(duì)黨員加強(qiáng)管理和監(jiān)督過(guò)程中形成的、能夠反映黨風(fēng)廉政建設(shè)情況和廉潔自律狀況的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。黨風(fēng)廉政檔案按內(nèi)容可劃分為領(lǐng)導(dǎo)班子集體卷和干部個(gè)人卷。
第三條 重視黨風(fēng)廉政檔案建設(shè)工作,要將黨風(fēng)廉政檔案建設(shè)作為加強(qiáng)本校本部門(mén)黨風(fēng)廉政建設(shè)和反腐敗斗爭(zhēng)的重要措施,切實(shí)負(fù)起責(zé)任,建立健全規(guī)章制度,配備專(zhuān)、兼職檔案人員,并為黨風(fēng)廉政檔案工作創(chuàng)造必要的物質(zhì)條件。
第四條 各處室應(yīng)建立黨風(fēng)廉政材料的收集機(jī)制,定期將形成的有關(guān)黨風(fēng)廉政建設(shè)方面的材料送交黨風(fēng)廉政檔案管理部門(mén)歸檔,重要材料及時(shí)移交。
第五條 黨風(fēng)廉政檔案工作由學(xué)校黨總支主管,按照分支部管理,接受上級(jí)紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)和同級(jí)檔案行政管理部門(mén)的指導(dǎo)和監(jiān)督。
第六條 黨風(fēng)廉政檔案的建檔范圍為:領(lǐng)導(dǎo)班子、中層干部、支部書(shū)記、年級(jí)組長(zhǎng)等。
第七條 黨風(fēng)廉政檔案主要內(nèi)容包括:領(lǐng)導(dǎo)班子及其成員堅(jiān)持黨的基本路線(xiàn),堅(jiān)持民主集中制,自覺(jué)維護(hù)團(tuán)結(jié)方面情況;貫徹黨風(fēng)廉政建設(shè)責(zé)任制,深入開(kāi)展黨風(fēng)廉政建設(shè)和反腐敗斗爭(zhēng)情況;遵守領(lǐng)導(dǎo)干部廉潔自律有關(guān)規(guī)定,維護(hù)黨紀(jì)、政紀(jì)情況;堅(jiān)持群眾路線(xiàn)、關(guān)心群眾疾苦、密切聯(lián)系群眾情況等。
具體歸檔材料,主要包括:
(一)集體卷
1、貫徹落實(shí)黨風(fēng)廉政建設(shè)責(zé)任制形成的有關(guān)材料;
2、黨風(fēng)廉政考核、巡視形成的有關(guān)材料;
3、民主生活會(huì)形成的有關(guān)材料;
4、其他能夠反映領(lǐng)導(dǎo)班子黨風(fēng)廉政建設(shè)情況的材料。
(二)個(gè)人卷
1、黨風(fēng)廉政情況登記表;
2、貫徹落實(shí)黨風(fēng)廉政建設(shè)責(zé)任制和執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)干部廉潔自律規(guī)定形成的有關(guān)材料;
3、廉政談話(huà)形成的有關(guān)材料;
4、個(gè)人重大事項(xiàng)報(bào)告形成的有關(guān)材料;
5、民主生活會(huì)的有關(guān)材料;
6、任期經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)的有關(guān)材料;
7、評(píng)優(yōu)評(píng)先、獎(jiǎng)懲的決定、通報(bào)、檢查等材料;
8、信訪(fǎng)件核查的結(jié)論材料,違紀(jì)違法案件的處理決定、處罰決定和起訴書(shū)、判決書(shū)等材料;
9、其他能夠反映干部黨風(fēng)廉政建設(shè)情況的材料。
第八條 歸檔材料的整理。
1、集體卷和個(gè)人卷歸檔材料應(yīng)分別整理,一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)班子一卷、一人一卷、一卷一盒(袋);
2、歸檔材料以件為單位裝訂;
3、歸檔材料原則上按形成時(shí)間順序排列;
4、歸檔材料按排列順序逐件編件號(hào),每件單獨(dú)編頁(yè)號(hào);
5、歸檔材料按件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。歸檔文件目錄包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目;
6、歸檔材料按件號(hào)順序裝入檔案盒(袋),并填寫(xiě)檔案盒(袋)封面、盒脊。檔案盒(袋)封面印制“黨風(fēng)廉政檔案”字樣,填寫(xiě)姓名、單位項(xiàng)目。盒脊填寫(xiě)姓名、單位項(xiàng)目;
7、集體卷檔案盒(袋)可分總支和各支部,按習(xí)慣順序排列;個(gè)人卷檔案盒(袋)可按干部姓氏筆畫(huà)順序排列。集體卷、個(gè)人卷檔案盒(袋)不可混同排列。
第九條 應(yīng)編制檢索工具。集體卷卡片目錄包括單位及領(lǐng)導(dǎo)班子成員姓名、性別、出生年月、單位、職務(wù)等項(xiàng)目。
第十條 應(yīng)加快黨風(fēng)廉政檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程,逐步實(shí)現(xiàn)利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備和先進(jìn)技術(shù)存貯、統(tǒng)計(jì)、檢索、保護(hù)黨風(fēng)廉政檔案。
第十一條 干部工作調(diào)動(dòng)或職務(wù)變動(dòng)后,應(yīng)將其黨風(fēng)廉政檔案轉(zhuǎn)裝入或轉(zhuǎn)遞給其新的主管單位相應(yīng)的黨風(fēng)廉政檔案管理部門(mén)。轉(zhuǎn)遞黨風(fēng)廉政檔案應(yīng)遵守下列規(guī)定:
1、黨風(fēng)廉政檔案應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或派專(zhuān)人送取,不準(zhǔn)郵遞或交本人自帶;
2、轉(zhuǎn)出的檔案必須齊全完整,不得扣留或分批轉(zhuǎn)出;
3、轉(zhuǎn)出、接收檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù);
4、為使黨風(fēng)廉政檔案能夠隨著干部調(diào)動(dòng)或職務(wù)變動(dòng)而及時(shí)轉(zhuǎn)遞,干部調(diào)配、任免工作部門(mén)應(yīng)將干部調(diào)配和任免情況及時(shí)通知黨風(fēng)廉政檔案管理部門(mén),并建立必要的聯(lián)系制度。
第十二條 干部退休、離職或死亡后,其黨風(fēng)廉政檔案由原管理單位繼續(xù)保管三年。三年后應(yīng)予銷(xiāo)毀,銷(xiāo)毀前應(yīng)登記造冊(cè),并經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第十三條 應(yīng)加強(qiáng)黨風(fēng)廉政檔案統(tǒng)計(jì)工作,對(duì)黨風(fēng)廉政檔案收進(jìn)、轉(zhuǎn)遞、利用、銷(xiāo)毀等情況,進(jìn)行及時(shí)準(zhǔn)確的登記、統(tǒng)計(jì)。
第十四條 組織人事部門(mén)在考察、推薦、考核、評(píng)議干部和干部評(píng)優(yōu)評(píng)先等工作中,應(yīng)征求紀(jì)檢監(jiān)察機(jī)關(guān)的意見(jiàn),并把黨風(fēng)廉政檔案作為重要依據(jù)。
第十五條 查閱利用黨風(fēng)廉政檔案,須辦理審批、登記手續(xù),并嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定,嚴(yán)禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。對(duì)黨風(fēng)廉政檔案利用中的違法行為,要依法予以查處。
第十六條 本辦法自頒發(fā)之日起實(shí)施。
第10篇 設(shè)施設(shè)備檔案管理制度辦法
設(shè)施設(shè)備檔案管理制度
1目的
對(duì)設(shè)施設(shè)備技術(shù)資料進(jìn)行控制,確保設(shè)施設(shè)備的可追溯性。
2適用范圍
適用于公司管轄物業(yè)內(nèi)設(shè)施設(shè)備技術(shù)資料的管理和控制。
3職責(zé)
3.1工程技術(shù)部辦公室負(fù)責(zé)對(duì)技術(shù)資料建檔并進(jìn)行管理和控制。
3..2工程技術(shù)部文員負(fù)責(zé)技術(shù)資料的收集、登記、存檔、保管、使用、分發(fā)、借用、作廢等具體工作。
3..3各管理處負(fù)責(zé)本管理處所轄物業(yè)設(shè)施設(shè)備的資料管理。
4操作步驟
4.1技術(shù)資料的收集
4.1.1新購(gòu)設(shè)備技術(shù)資料的收集
4.1.1.1新購(gòu)設(shè)備進(jìn)行開(kāi)箱驗(yàn)收時(shí),工程技術(shù)部文員負(fù)責(zé)收集設(shè)備隨帶的技術(shù)資料。
4.1.1.2設(shè)備技術(shù)資料的原件應(yīng)交工程技術(shù)部辦公室歸檔保存。如使用部門(mén)需要技術(shù)資料,工程技術(shù)部檔案員可對(duì)其進(jìn)行復(fù)印,并將復(fù)印件提供給使用部門(mén)。
4.1.1.3復(fù)印份數(shù)及分發(fā)情況必須如實(shí)記錄。
4.1.2新管理小區(qū)技術(shù)資料的收集
公司新接管小區(qū)的技術(shù)資料由接管驗(yàn)收小組負(fù)責(zé)與開(kāi)發(fā)商進(jìn)行交接。接管驗(yàn)收完畢后,接管驗(yàn)收小組負(fù)責(zé)將技術(shù)資料(包括各種圖紙、設(shè)備資料等)交工程技術(shù)部歸檔保管。小區(qū)可保留備份件或復(fù)印件。
4.1.3其他技術(shù)資料的收集
4.1.3.1工程技術(shù)部文員平時(shí)應(yīng)注意收集國(guó)家、地方或有關(guān)部門(mén)發(fā)布的與設(shè)備有關(guān)的各種法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。
4.1.3.2工程技術(shù)部文員平時(shí)應(yīng)注意收集有關(guān)設(shè)備及設(shè)備廠(chǎng)家的最新技術(shù)資料。
4.2技術(shù)資料的存檔
4.2.1技術(shù)資料歸檔保存前須經(jīng)工程技術(shù)部經(jīng)理審批。
4.2.2工程技術(shù)部文員負(fù)責(zé)對(duì)技術(shù)資料進(jìn)行編號(hào)。
4.2.3工程技術(shù)部文員應(yīng)建立“技術(shù)資料登記表”,記錄該資料的名稱(chēng)、編號(hào)、來(lái)源、原件保存部門(mén)、副件、復(fù)印份數(shù)及復(fù)印件保存部門(mén)等。
4.3技術(shù)資料的使用
4.3.1技術(shù)資料如有分發(fā)需要,應(yīng)由工程技術(shù)部經(jīng)理確定分發(fā)范圍,核定分發(fā)數(shù)額。由文員進(jìn)行復(fù)印,核對(duì)無(wú)誤后并進(jìn)行分發(fā),同時(shí)填制“技術(shù)資料發(fā)放表”。
4.3.2公司員工需要查閱相關(guān)的設(shè)備技術(shù)資料,必須出示部門(mén)負(fù)責(zé)人的批條,并經(jīng)工程技術(shù)部經(jīng)理同意。
4.4技術(shù)資料的作廢
4.4.1符合作廢條件的技術(shù)資料應(yīng)予以處理
以下情況技術(shù)資料要進(jìn)行作廢處理:
a) 該技術(shù)資料與國(guó)家、地方、有關(guān)部門(mén)發(fā)布的各種現(xiàn)行的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范有嚴(yán)重抵觸,或被其明令禁止;
b) 已被淘汰的設(shè)備的技術(shù)資料;
c) 因本身存在較大錯(cuò)誤,被原發(fā)布單位用新的資料予以替代的技術(shù)資料。
4.4.2技術(shù)資料作廢須由文員上報(bào)工程技術(shù)部經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.4.3已經(jīng)發(fā)放的技術(shù)資料由工程技術(shù)部辦公室按“技術(shù)資料發(fā)放表”限期三日收回。
4.4.4所有作廢的技術(shù)資料必須加蓋“作廢”章,同時(shí)填寫(xiě)“作廢技術(shù)資料處理記錄表”,并由工程技術(shù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后定期統(tǒng)一銷(xiāo)毀。
4.4.5因任何目的需要保留的作廢文件,須經(jīng)工程技術(shù)部經(jīng)理批準(zhǔn)后,加蓋“保留”章后方可保留。
5 記錄
技術(shù)資料發(fā)放表
技術(shù)資料登記表
作廢技術(shù)資料處理記錄表
第11篇 工程技術(shù)檔案管理規(guī)定辦法
工程技術(shù)檔案管理規(guī)定大家有了解過(guò)嗎以下是小編分享的工程技術(shù)檔案管理規(guī)定全文,請(qǐng)閱讀!
工程檔案管理規(guī)定【1】
1、按照現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》,監(jiān)理文件有10大類(lèi)27個(gè),要求在不同的單位歸檔保存,現(xiàn)分述如下:
(1)監(jiān)理規(guī)劃:
1)監(jiān)理規(guī)劃(建設(shè)單位長(zhǎng)期保存,監(jiān)理單位短期保存,送城建檔案管理部門(mén)保存;
2)監(jiān)理實(shí)施細(xì)則;
3)監(jiān)理部總控制計(jì)劃等。
(2)監(jiān)理月報(bào)中的有關(guān)質(zhì)量問(wèn)題。
(3)監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要中的有關(guān)質(zhì)量問(wèn)題。
(4)進(jìn)度控制:
1)工程開(kāi)工/復(fù)工審批表;
2)工程開(kāi)工/復(fù)工暫停令。
(5)質(zhì)量控制:
1)不合格項(xiàng)目通知;
2)質(zhì)量事故報(bào)告及處理意見(jiàn)。
(6)造價(jià)控制:
1)預(yù)付款報(bào)審與支付;
2)月付款報(bào)審與支付;
3)設(shè)計(jì)變更、洽商費(fèi)用報(bào)審與簽認(rèn);
4)工程竣工決算審核意見(jiàn)書(shū)。
(7)分包資質(zhì):
1)分包單位資質(zhì)材料;
2)供貨單位資質(zhì)材料;
3)試驗(yàn)等單位資質(zhì)材料。
(8)監(jiān)理通知:
1)有關(guān)進(jìn)度控制的監(jiān)理通知;
2)有關(guān)質(zhì)量控制的監(jiān)理通知;
3)有關(guān)造價(jià)控制的監(jiān)理通知。
(9)合同與其他事項(xiàng)管理:
1)工程延期報(bào)告及審批;
2)費(fèi)用索賠報(bào)告及審批;
3)合同爭(zhēng)議、違約報(bào)告及處理意見(jiàn);
4)合同變更材料。
(10)監(jiān)理工作總結(jié):
1)專(zhuān)題總結(jié);
2)月報(bào)總結(jié);
3)工程竣工總結(jié);
4)質(zhì)量評(píng)估報(bào)告。
2、監(jiān)理文件檔案資料傳閱與登記:由建設(shè)工程項(xiàng)目監(jiān)理部總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師確定文件、記錄是否需傳閱,如需傳閱應(yīng)確定傳閱人員名單和范圍,注明在文件傳閱紙上,隨同文件和記錄進(jìn)行傳閱。
3、監(jiān)理文件資料發(fā)文與登記:發(fā)文由總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師簽名,并加蓋項(xiàng)目監(jiān)理部圖章,對(duì)蓋章工作應(yīng)進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)登記。
工程技術(shù)資料及檔案管理制度【2】
1 范圍
本制度規(guī)定了__發(fā)電有限公司所有部門(mén)工程技術(shù)資料管理標(biāo)準(zhǔn)、管理內(nèi)容、要求與方法、檢查與考核。
本制度適用于__發(fā)電有限公司一期工程從項(xiàng)目立項(xiàng)前準(zhǔn)備階段到項(xiàng)目竣工投產(chǎn)驗(yàn)收期間所有工程項(xiàng)目技術(shù)資料的收集、整理、移交等管理。
2 規(guī)范性引用文件
下列文件中的條款通過(guò)本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。
凡是注日期的引用文件,其隨后所有的修改單(不包括勘誤的內(nèi)容)或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn),然而,鼓勵(lì)根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件,其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。
建設(shè)項(xiàng)目(工程)檔案驗(yàn)收辦法(國(guó)檔發(fā)[1992]8號(hào))
火力發(fā)電廠(chǎng)工程竣工圖文件編制規(guī)定(電力部電建[1996]666號(hào))
火電企業(yè)檔案分類(lèi)表(6-9大類(lèi))(2002)
火電機(jī)組達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核辦法(試行)(國(guó)電集工[2004]125號(hào))
da/t22-2000 歸檔文件整理規(guī)則
gb/t11322-2000 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求
da/t28—2002 國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范
3 公司技術(shù)檔案管理層次
3.1 公司工程技術(shù)檔案管理層次示意圖見(jiàn)圖1。
職責(zé)
3.2 綜合部
3.2.1 公司檔案室的直接管理部門(mén),負(fù)責(zé)建立規(guī)范的公司檔案室,設(shè)立專(zhuān)職工程技術(shù)檔案管理人員。
3.2.2 負(fù)責(zé)根據(jù)國(guó)家和行業(yè)的檔案法規(guī),制定公司工程技術(shù)檔案管理制度,報(bào)公司批準(zhǔn)后,印發(fā)各部門(mén)執(zhí)行。
3.2.3 及時(shí)向公司檔案室移交本部門(mén)構(gòu)成檔案元素的工程項(xiàng)目資料。
3.3 公司檔案室
3.3.1 負(fù)責(zé)公司工程技術(shù)資料及檔案的日常管理工作,負(fù)責(zé)圖紙、設(shè)備資料、合同文件、信函傳真文件、綜合文檔等的接收、發(fā)放、借閱及其登記、微機(jī)錄入及編碼歸檔。
3.3.2 負(fù)責(zé)歸檔數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)備份。
3.3.3 負(fù)責(zé)指導(dǎo)公司各部門(mén)收集、整理相關(guān)工程技術(shù)資料。
3.3.4 負(fù)責(zé)檔案設(shè)施、設(shè)備的維護(hù)管理,負(fù)責(zé)庫(kù)存工程技術(shù)檔案的安全及保密工作。
3.3.5 負(fù)責(zé)達(dá)標(biāo)投產(chǎn)的資料整理工作。
3.4 工程部
3.4.1 建立規(guī)范的工程技術(shù)資料室,設(shè)立專(zhuān)職工程技術(shù)檔案管理人員。
3.4.2 督促參建各單位(包括監(jiān)理單位、施工單位、調(diào)試單位)嚴(yán)格遵守公司工程技術(shù)檔案資料管理辦法,并納入合同條款中進(jìn)行管理。
3.4.3 協(xié)調(diào)參建各單位工程技術(shù)資料管理的重大問(wèn)題。
3.4.4 審定經(jīng)過(guò)監(jiān)理單位審查的各類(lèi)技術(shù)資料,并及時(shí)移交資料室。
3.5 工程部資料室
3.5.1 負(fù)責(zé)圖紙、設(shè)備資料、技術(shù)協(xié)議、信函傳真文件、綜合文檔等的接收、傳遞及移交公司檔案室前的保管。
3.5.2 負(fù)責(zé)各種工地會(huì)議紀(jì)要、施工措施、監(jiān)理月報(bào)、質(zhì)檢報(bào)驗(yàn)單等的接收整理、登記、發(fā)放和借閱。
3.5.3 負(fù)責(zé)工作聯(lián)系單、變更單的接收、發(fā)放和登記。
3.5.4 負(fù)責(zé)進(jìn)口設(shè)備有關(guān)外文資料的翻譯。
3.5.5 參加設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收,收取設(shè)備開(kāi)箱資料。
3.5.6 及時(shí)向公司檔案室移交上述各類(lèi)需永久或長(zhǎng)期保存的資料檔案。
3.5.7 協(xié)助公司檔案室做好達(dá)標(biāo)投產(chǎn)要求的資料整理工作。
3.6 計(jì)劃部
3.6.1 負(fù)責(zé)提交本部門(mén)構(gòu)成檔案元素的工程項(xiàng)目資料,包括工程項(xiàng)目的融資、貸款合同、協(xié)議,工程項(xiàng)目開(kāi)工報(bào)告和批復(fù)文件;工程開(kāi)工前的審計(jì)文件;工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)合同及其執(zhí)行文件、紀(jì)要、備忘錄;工程的設(shè)備合同及其執(zhí)行文件、紀(jì)要、備忘錄;設(shè)備招標(biāo)投標(biāo)文件;工程項(xiàng)目的施工(含安裝)合同及其執(zhí)行文件、紀(jì)要、備忘錄;工程調(diào)試合同及其執(zhí)行文件、紀(jì)要、備忘錄等,工程監(jiān)理合同及其執(zhí)行文件、紀(jì)要、備忘錄;工程項(xiàng)目招標(biāo)投標(biāo)文件;本部門(mén)發(fā)出的有關(guān)工程前期的依據(jù)性文件、報(bào)告、紀(jì)要、備忘錄等。
3.6.2 負(fù)責(zé)4.5.1所述資料的收集、積累以及移交公司檔案室之前的保存及管理。
3.6.3 負(fù)責(zé)借閱檔案資料的妥善保管及時(shí)歸還。
3.6.4 負(fù)責(zé)經(jīng)手保密檔案和資料的保密工作。
3.6.5 負(fù)責(zé)與設(shè)備供貨方在技術(shù)資料方面的聯(lián)系。
3.6.6 負(fù)責(zé)在新到設(shè)備領(lǐng)出開(kāi)箱時(shí)通知工程部收取開(kāi)箱資料。
3.7 生產(chǎn)準(zhǔn)備部
3.7.1 負(fù)責(zé)提交考核期的運(yùn)行材料,包括本企業(yè)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn),系統(tǒng)圖等必備圖紙,操作票、工作票、運(yùn)行日志等運(yùn)行臺(tái)帳,培訓(xùn)教材,考核期的生產(chǎn)記錄,考核期的事故分析、處理記錄及結(jié)論等。
3.7.2 負(fù)責(zé)4.6.1所述資料收集、積累以及移交公司工程技術(shù)檔案室之前的保存及管理。
3.7.3 負(fù)責(zé)借閱檔案資料的妥善保管及時(shí)歸還。
3.7.4 負(fù)責(zé)經(jīng)手保密檔案和資料的保密工作。
4 管理內(nèi)容與方法
4.1 工程技術(shù)資料歸檔范圍
4.1.1 建設(shè)項(xiàng)目工程技術(shù)資料歸檔范圍,見(jiàn)國(guó)家電力公司電源建設(shè)部《火電機(jī)組達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核標(biāo)準(zhǔn)(2001年版)及其條文解釋》考核項(xiàng)目五“工程檔案”第3部分“歸檔范圍”的規(guī)定。
4.1.2 公司凡持有上條所述標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定之范圍中所列資料的,無(wú)論是由部門(mén)或者個(gè)人保管,均應(yīng)按本制度要求進(jìn)行整理,由檔案工作人員驗(yàn)收后歸檔。
4.1.3 對(duì)與工程建設(shè)有關(guān)的主要活動(dòng)、記載工程建設(shè)主要過(guò)程和現(xiàn)狀、具有保存價(jià)值的各種載體的文件,均應(yīng)收集齊全,整理后歸檔。
有電子文檔資料的,應(yīng)同時(shí)收集齊全。
4.1.4 所有歸檔的工程文件應(yīng)為原件。
4.2 工程技術(shù)資料管理
4.2.1 接收:技術(shù)檔案室在接收資料時(shí)應(yīng)仔細(xì)核對(duì)資料名稱(chēng)、份數(shù)、資料狀況(正、副本、原件、復(fù)印件、完好、齊全、破損)。
4.2.2 登記:充分利用基建mis中的資料管理軟件,分類(lèi)登記,登記后對(duì)照《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類(lèi)規(guī)則火電企業(yè)檔案分類(lèi)表(2002)》(6-9大類(lèi))中的分類(lèi),確保軟件自動(dòng)生成的檔案編號(hào)與分類(lèi)表一致。
4.2.3 填寫(xiě)卷盒封面、脊背。
4.2.4 排架。
資料按類(lèi)別分類(lèi)排架:依照從上到下,從左到右的原則,卷盒(袋)正面向左。
4.2.5 資料的分發(fā)及借閱:
4.2.5.1 資料分發(fā)要填寫(xiě)“文件和資料發(fā)放登記表”,借閱要填寫(xiě)“資料借閱登記表”,簽字備查。
4.2.5.2 公司工程技術(shù)檔案資料原則上僅供公司內(nèi)部人員使用,外單位調(diào)閱檔案要經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),見(jiàn)有效證件才可接待。
4.2.5.3 資料外借一般不超過(guò)1個(gè)月,最長(zhǎng)不超過(guò)3月。
超過(guò)規(guī)定時(shí)間應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
檔案室保存的資料數(shù)量任何時(shí)候不應(yīng)少于二套,只剩二套時(shí),原則上不再外借,特殊情況下急需借閱,必須經(jīng)過(guò)綜合
部主任簽字批準(zhǔn)。
4.2.5.4 借閱資料要及時(shí)歸還。
4.2.5.5 對(duì)借出歸還的資料要認(rèn)真核對(duì)清點(diǎn)。
4.2.5.6 收到歸還的資料要及時(shí)放回原處,并在借閱登記表上注銷(xiāo)。
4.2.5.7 檔案室對(duì)借出資料每月匯總一次,對(duì)到期未還的資料發(fā)出催還通知。
4.3 工程技術(shù)檔案管理
4.3.1 收集
4.3.1.1 凡__發(fā)電有限公司2×600mw建設(shè)工程從項(xiàng)目立項(xiàng)前準(zhǔn)備階段到項(xiàng)目竣工投產(chǎn)驗(yàn)收期間,辦理完畢并能反應(yīng)與生產(chǎn)、建設(shè)、科研、技術(shù)等有關(guān)重要職能活動(dòng),對(duì)今后各項(xiàng)工作和延續(xù)本企業(yè)、本單位歷史發(fā)展具有查考和憑證價(jià)值的科技文件材料(紙質(zhì)及其它載體)均需進(jìn)行收集。
而事務(wù)性、臨時(shí)性、重復(fù)性且無(wú)查考利用價(jià)值則不需進(jìn)行收集。
4.3.1.2 具體歸檔范圍見(jiàn)國(guó)家電力公司電源建設(shè)部《火電機(jī)組達(dá)標(biāo)投產(chǎn)考核標(biāo)準(zhǔn)(2001年版)及其條文解釋》考核項(xiàng)目五“工程檔案”第3部分“歸檔范圍”的規(guī)定,并參照《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》(da/t28—2002)執(zhí)行。
4.3.1.3 檔案管理人員應(yīng)堅(jiān)持“五參加”(參加科研成果和科研項(xiàng)目鑒定;參加設(shè)備招、評(píng)標(biāo),參加設(shè)備開(kāi)箱;參加工程項(xiàng)目驗(yàn)收;參加重要的生產(chǎn)事故分析會(huì)),了解工程進(jìn)度及有關(guān)資料情況,以保證各類(lèi)檔案資料及時(shí)、齊全、準(zhǔn)確的歸檔。
4.3.2 分類(lèi)、組卷
4.3.2.1 分類(lèi)、組卷要遵循檔案文件的自然形成規(guī)律和成套性的特點(diǎn),保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系,做到分類(lèi)科學(xué)。
組卷合理,層次分明,檢索便利。
4.3.2.2 本公司工程技術(shù)檔案分類(lèi)按《火電企業(yè)檔案分類(lèi)表(6-9)大類(lèi)》(2002)分類(lèi)方法進(jìn)行分類(lèi),分類(lèi)號(hào)由四位阿拉伯?dāng)?shù)構(gòu)成四級(jí)類(lèi)目,各級(jí)類(lèi)目均用0-9標(biāo)識(shí)。
4.3.2.3 在做好分類(lèi)的基礎(chǔ)上,按各大類(lèi)下的屬類(lèi)進(jìn)行組卷、裝盒。
4.3.3 編號(hào)
4.3.3.1 對(duì)已組成的案卷編寫(xiě)檔案號(hào)。
4.3.3.2 檔案號(hào)由目錄號(hào)(代號(hào))、分類(lèi)號(hào)、案卷順序號(hào)構(gòu)成,表示方法如下:
1) 6大類(lèi)代號(hào)用年代標(biāo)識(shí)。
2) 7大類(lèi)的代號(hào)采用7001標(biāo)識(shí),首位數(shù)代表類(lèi)別號(hào),后三位數(shù)代表課題順序號(hào)。
3) 8-9大類(lèi)(從基本建設(shè)工程立項(xiàng)前準(zhǔn)備到工程竣工投產(chǎn)為止的文件材料),目錄號(hào)的前兩位數(shù)代表工期號(hào),后兩位數(shù)代表機(jī)組號(hào)(公用部分目錄號(hào)的后兩位用“00”標(biāo)識(shí))。
4) 舉例:“__發(fā)電有限公司#1機(jī)組汽輪機(jī)安裝質(zhì)量驗(yàn)評(píng)記錄”檔案號(hào)為:“0101-8055-001”。
4.3.4 案卷的整理
4.3.4.1 卷內(nèi)文件排列
1)管理性文件材料按問(wèn)題、時(shí)間或重要程度排列。
2)設(shè)備資料要求文字材料在前,圖樣在后。
3)施工記錄要求單位工程在前,分部在后。
4.3.4.2 裝訂
1)文字材料以件為單位裝訂,裝訂前要取下金屬裝訂物,采取三孔線(xiàn)裝形式裝訂,裝訂線(xiàn)在左邊。
不同尺寸的文字材料要折疊或裁切成統(tǒng)一尺寸。
不得大于a4幅面(外文已裝訂資料除外)。
且要求裝訂邊及底邊對(duì)齊。
2)圖紙一律不裝訂,但案卷內(nèi)大于a4幅面的圖紙要全部折疊成a4幅面,折疊方式采用反折式手風(fēng)琴折疊法(反面在外),圖標(biāo)欄在圖紙縱向右下角。
4.3.5 案卷的編目,用微機(jī)、檔案管理軟件進(jìn)行編目。
4.3.5.1 編寫(xiě)案卷頁(yè)號(hào)。
1)案卷內(nèi)科技文件材料均以有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。
2)頁(yè)號(hào)用自動(dòng)號(hào)碼機(jī)編寫(xiě),單面書(shū)寫(xiě)的文件材料在右下角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。
雙面書(shū)寫(xiě)的文件材料,正面在右下角,背面在左下角編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。
3)案卷封面、卷內(nèi)目錄(原有圖樣目錄除外),卷內(nèi)備考表不編頁(yè)號(hào)。
4.3.5.2 案卷封面的編制
1)案卷采用內(nèi)封面,內(nèi)封面與檔案一并裝入卷盒內(nèi),放在卷首。
2)擬寫(xiě)案卷題名,要求簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容。
案卷題名的主要內(nèi)容包括項(xiàng)目名稱(chēng)、代字、代號(hào)及其組件、部件、階段的代號(hào)和名稱(chēng)等。
3)編制單位:填寫(xiě)案卷內(nèi)文件材料的形成單位或主要責(zé)任者。
4)編制日期:填寫(xiě)案卷內(nèi)文件材料形成的起止日期。
5)保管期限,填寫(xiě)其劃定的保管期限,按照《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》執(zhí)行。
6)密級(jí)依據(jù)保密規(guī)定填寫(xiě)。
7)填寫(xiě)檔案號(hào)。
4.3.5.3 案卷脊背的編制。
1)案卷脊背用150白色書(shū)寫(xiě)紙或g120g牛皮紙(與卷盒同色),書(shū)寫(xiě)(或打印脊背)。
2)案卷脊背內(nèi)容包括檔案號(hào)和案卷題名。
第12篇 客運(yùn)專(zhuān)線(xiàn)公司檔案管理暫行辦法
第一章 總 則
第一條 為貫徹《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》以及鐵道部有關(guān)檔案管理的規(guī)章制度,切實(shí)加強(qiáng)哈佳鐵路客運(yùn)專(zhuān)線(xiàn)有限責(zé)任公司(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“公司”)的檔案管理,制訂本辦法。
第二條 本辦法所稱(chēng)的檔案是指公司在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家、社會(huì)和公司有保存價(jià)值的各種形式、各種載體的文件材料。
第三條 公司檔案是公司自身發(fā)展的歷史記錄,是公司管理基礎(chǔ)工作的重要組成部分,是維護(hù)公司經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益一項(xiàng)重要工作。
第二章 檔案工作機(jī)構(gòu)及職責(zé)
第四條 公司綜合部設(shè)立檔案室,專(zhuān)人負(fù)責(zé)指導(dǎo)文件材料的收集、分類(lèi)、整理、立卷、歸檔工作,并對(duì)公司各部門(mén)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。
第五條 公司綜合部負(fù)責(zé)制定公司檔案工作的規(guī)章制度和檔案工作計(jì)劃,并組織工作計(jì)劃的實(shí)施。
第六條 檔案部門(mén)應(yīng)借助先進(jìn)的信息技術(shù)手段,為檔案的保管利用提供便捷的服務(wù),采用新技術(shù)、新設(shè)備來(lái)改善保管形式和檢索條件,逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化。
第三章 檔案管理要求
第七條 檔案工作涉及公司建設(shè)、經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)的全過(guò)程,應(yīng)建立健全檔案鑒定工作的領(lǐng)導(dǎo)體系,成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組和檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組,明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo),建立包括各部門(mén)縱向到底、橫向到邊的專(zhuān)兼職人員組成的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系,建立健全檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度。
第八條 根據(jù)國(guó)家集中統(tǒng)一、分級(jí)管理的規(guī)定,對(duì)科技、文書(shū)、會(huì)計(jì)、聲像檔案進(jìn)行分類(lèi)管理?？萍紮n案由工程管理部管理,會(huì)計(jì)檔案、各種合同由計(jì)劃財(cái)務(wù)部管理,文書(shū)和聲像檔案由綜合部管理。
第九條 歸檔的文件材料,由公司各部門(mén)進(jìn)行收集、整理,定期歸檔。凡是應(yīng)歸檔的文件材料,任何單位和個(gè)人不得以任何理由拒絕歸檔。
第十條 歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、系統(tǒng),準(zhǔn)確地反映公司科研、工程建設(shè)、經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容;歸檔文件的書(shū)寫(xiě)筆跡和載體材料應(yīng)能耐久保存,嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水、紅墨水書(shū)寫(xiě)和復(fù)印紙、熱敏紙復(fù)寫(xiě);歸檔文件材料必須紙質(zhì)優(yōu)良,線(xiàn)條、字跡、圖像清晰,反差良好。
第十一條 公司各部門(mén)應(yīng)按規(guī)定對(duì)需歸檔文件材料進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)地分類(lèi)、組合、排列和編目,并定期向檔案室移交集中管理,任何個(gè)人不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔。工作人員調(diào)離工作崗位,應(yīng)及時(shí)向檔案人員辦理歸檔文件材料的交接。
文書(shū)檔案類(lèi)歸檔文件材料由公司各業(yè)務(wù)部門(mén)收集齊全后移交檔案室整理、編目;人事檔案由綜合部負(fù)責(zé)整理、編目;基本建設(shè)檔案、科學(xué)研究檔案、設(shè)備儀器檔案、會(huì)計(jì)檔案、招投標(biāo)檔案等由相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)設(shè)專(zhuān)人負(fù)責(zé)整理、歸檔。
對(duì)歸檔的檔案,應(yīng)嚴(yán)格按照上級(jí)及行業(yè)案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理,按歸檔要求及時(shí)整理上架。
第十二條 對(duì)機(jī)密檔案、涉及公司自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的專(zhuān)利檔案和涉及商業(yè)秘密的檔案,要制定檔案安全保密制度,切實(shí)加強(qiáng)安全保管,確保檔案的絕對(duì)安全。
第十三條 應(yīng)采取科學(xué)的方法和手段加強(qiáng)檔案保管工作,應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房,購(gòu)置足夠的檔案裝具,檔案庫(kù)房面積應(yīng)滿(mǎn)足需要;要切實(shí)做好檔案的防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲(chóng)、防光、防有害氣體、防污染等工作,確保檔案的安全防護(hù)和長(zhǎng)期保存。
第四章 文件的收集與歸檔
第十四條 各部門(mén)要結(jié)合文件材料形成的流程、文件材料的專(zhuān)業(yè)內(nèi)容特征等分類(lèi)確定文件材料的收集和歸檔部門(mén)。
(一)綜合部:收文、發(fā)文、會(huì)議文件、電報(bào)、申請(qǐng)、企業(yè)章程、公司領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)、周報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、聲像資料、照片(底片)、專(zhuān)題報(bào)告、計(jì)劃總結(jié)、大事記、會(huì)議記錄、會(huì)議材料、人事干部管理及黨群工作等文件材料,勞動(dòng)合同、勞動(dòng)工資、社會(huì)保險(xiǎn)、福利待遇形成的文件材料,專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘形成的文件材料,干部教育與培訓(xùn)工作形成的文件材料,法律事務(wù)、公證工作形成的文件材料,由綜合管理部專(zhuān)人負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔,各部門(mén)有關(guān)人員要予以配合。
(二)計(jì)財(cái)部:會(huì)計(jì)檔案及驗(yàn)工計(jì)價(jià)、各種合同文本及文件、招投標(biāo)文件、資金管理、成本價(jià)格管理和環(huán)境評(píng)價(jià)方面的文件材料,有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)的兼職人員或特定專(zhuān)人負(fù)責(zé)收集、整理。
(三)工管部:施工圖、建設(shè)用地、征地拆遷、竣工文件、環(huán)境保護(hù)、三電遷改、地下管線(xiàn)、文物遷改、林地手續(xù)、初驗(yàn)等文件材料。
(四)安質(zhì)部:預(yù)可行性研究、可行性研究、初步設(shè)計(jì)、可研報(bào)告、試驗(yàn)檢測(cè)報(bào)告、咨詢(xún)監(jiān)理及招標(biāo)文件、質(zhì)量安全、工作總結(jié)報(bào)告等文件材料。
(五)物設(shè)部:甲供物資及設(shè)備招標(biāo)等文件材料。
第十五條 文件材料的歸檔要求
綜合部對(duì)收集來(lái)的零散的檔案要進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)地分類(lèi)、組合、排列和編目。公文辦結(jié)后,公文起草部門(mén)應(yīng)及時(shí)將公文原稿和有關(guān)材料送綜合部管存,按年度進(jìn)行分類(lèi)整理,列清目錄,立卷歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)歸檔的公文。對(duì)不符合整理要求,不便于保管利用的案卷要進(jìn)行加工。整理時(shí)要充分利用原有基礎(chǔ),按照文件之間的歷史聯(lián)系,分門(mén)別類(lèi),使整理出來(lái)的檔案能夠反映歷史活動(dòng)的真實(shí)面貌,便于保管利用。
文書(shū)檔案按《鐵路歸檔文件整理規(guī)則》(辦檔〔2003〕14號(hào))、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(gb/t18894-2002)執(zhí)行;
基本建設(shè)檔案、科學(xué)研究檔案、設(shè)備儀器檔案、招投標(biāo)檔案按《鐵路科學(xué)技術(shù)檔案分類(lèi)與代碼》(tb/t1588-2005)、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(gb/t11822-2000)、《cad電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》(gb/t17678-1999)執(zhí)行;
會(huì)計(jì)檔案按《鐵路系統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施細(xì)則》(辦檔〔1998〕22號(hào))及《鐵路系統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)施細(xì)則補(bǔ)充規(guī)定》(辦檔〔1999〕22號(hào))執(zhí)行;
聲像檔案按《鐵路聲像檔案管理暫行辦法》(辦檔〔1993〕14號(hào))執(zhí)行;
照片檔案按《照片檔案整理》(gb/t11821-2002)執(zhí)行。
第十六條 立卷、歸檔應(yīng)做到:
(一)文件、資料及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
(二)正確反映項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)的主要業(yè)務(wù)工作情況,有利于保管、查找和利用。
(三)立卷范圍應(yīng)按規(guī)定的范圍歸檔,并根據(jù)公文內(nèi)容確定保管期限。
(四)應(yīng)歸檔的公文要收集齊全,分類(lèi)準(zhǔn)確,組卷合理;卷內(nèi)公文排列系統(tǒng),編號(hào)清楚;案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明確切,語(yǔ)言通順;裝訂要整齊、結(jié)實(shí),卷皮字跡要工整。
第十七條 歸檔時(shí)間:
文書(shū)檔案:當(dāng)年形成的文件材料應(yīng)在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。
基本建設(shè)檔案:業(yè)務(wù)部門(mén)形成的按年度歸檔,施工單位形成的在其工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)交后三個(gè)月內(nèi)歸檔或分階段、單項(xiàng)歸檔。
會(huì)計(jì)檔案:在會(huì)計(jì)年度終了后由會(huì)計(jì)部門(mén)整理歸檔,保管一年后(出納人員不得監(jiān)管會(huì)計(jì)檔案)向檔案室移交。
招投標(biāo)檔案:應(yīng)在每個(gè)項(xiàng)目招標(biāo)結(jié)束后歸檔。
科學(xué)研究檔案:應(yīng)在每項(xiàng)科研課題完成或停止后歸檔。
設(shè)備儀器檔案:應(yīng)在每個(gè)設(shè)備儀器安裝調(diào)試或使用后歸檔。
電子文件、照片及底片、聲像材料、實(shí)物等載體的文件材料可隨時(shí)歸檔或與紙質(zhì)文件的歸檔時(shí)間一致。
第十八條 沒(méi)有歸檔和存查價(jià)值的公文,經(jīng)公司有關(guān)人員鑒別和分管領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn),在立卷歸檔工作結(jié)束后銷(xiāo)毀。一般公文,在收發(fā)文簿上加蓋“銷(xiāo)毀”戳或清冊(cè)銷(xiāo)毀,秘密及以上公文要填寫(xiě)銷(xiāo)毀清單,并有兩人監(jiān)銷(xiāo),保證不丟失、不漏銷(xiāo)。
第十九條 檔案鑒定工作應(yīng)根據(jù)檔案的保存價(jià)值,從范圍(政治、經(jīng)濟(jì)、文化)、從時(shí)間(現(xiàn)實(shí)的、當(dāng)代的和將來(lái)的)、從有用性(作參考、作憑證)等各方面全面地估計(jì)和預(yù)測(cè),確定需要保存的檔案和保存時(shí)間,銷(xiāo)毀已失去價(jià)值的檔案,達(dá)到有區(qū)別有重點(diǎn)地保存檔案。對(duì)已過(guò)保管期限的檔案適時(shí)提出銷(xiāo)毀建議,經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人審核同意,報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。
第二十條 工程建設(shè)所有檔案資料原則上不得外借,如需調(diào)閱、復(fù)印,必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第二十一條 項(xiàng)目竣工后,各部門(mén)要做好所有檔案資料移交工作或自存?zhèn)洳椤?/p>
第四章 附則
第二十二條 本辦法由綜合部負(fù)責(zé)解釋。
第二十三條 本辦法自發(fā)布之日起施行。
第13篇 營(yíng)銷(xiāo)檔案管理辦法
營(yíng)銷(xiāo)檔案管理規(guī)定
第一條客戶(hù)基本信息檔案管理
現(xiàn)有來(lái)往的老客戶(hù)的基本信息一年進(jìn)行一次調(diào)查,每月溝通復(fù)檢,由責(zé)任營(yíng)銷(xiāo)員執(zhí)行,年檢的每年度3月底前把客戶(hù)基本信息表交市場(chǎng)分部歸檔。
新客戶(hù)的資料在第一次交易結(jié)束后10個(gè)工作日內(nèi),責(zé)任營(yíng)銷(xiāo)員把客戶(hù)基本信息表交市場(chǎng)部分,下一年歸入老客戶(hù)。
交基本信息表時(shí)市場(chǎng)分部負(fù)責(zé)登記,并對(duì)各責(zé)任營(yíng)銷(xiāo)員完成情況進(jìn)行記錄,作為考核依據(jù)。
市場(chǎng)分部把客戶(hù)基本信息表錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng),供相關(guān)人員查詢(xún)。年度進(jìn)行系統(tǒng)備份,交公司檔案室。
第二條商務(wù)文件檔案管理
客戶(hù)訂貨傳真、訂貨電話(huà)等,責(zé)任營(yíng)銷(xiāo)員應(yīng)作臺(tái)賬登記,市場(chǎng)分部每半年組織檢查一次。
銷(xiāo)售合同一式肆份簽訂,雙方蓋章后各執(zhí)2份原件,我方客戶(hù)服務(wù)部合同管理人員保存一份,財(cái)務(wù)保存一份,并由客戶(hù)服務(wù)分部錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng),便于查詢(xún)。傳真簽訂的合同雙方蓋章后責(zé)任營(yíng)銷(xiāo)員復(fù)印1份交客戶(hù)服務(wù)部保存?？蛻?hù)服務(wù)部把合同裝訂歸檔,年底交公司檔案室。
合同評(píng)審相關(guān)手續(xù)完成后,合同評(píng)審單由客戶(hù)服務(wù)部合同管理人員統(tǒng)一保管,一定時(shí)間后裝訂成冊(cè)歸檔處理。年終交公司檔案室。
發(fā)生退換貨的,相關(guān)手續(xù)辦理結(jié)束后,客戶(hù)服務(wù)部要保留一份退換貨單,并建立客戶(hù)退換貨臺(tái)賬。
以電話(huà)、傳真形式向客戶(hù)服務(wù)分部進(jìn)行投訴的,客戶(hù)服務(wù)分部要按要求填寫(xiě)客戶(hù)投訴單交有關(guān)部門(mén)和人員處理,客戶(hù)服務(wù)分部還要做好客戶(hù)投訴臺(tái)賬,詳細(xì)記錄投訴情況和處理情況。
第三條交易檔案管理
產(chǎn)品發(fā)出后二天內(nèi),客戶(hù)服務(wù)分部統(tǒng)計(jì)人員按發(fā)貨單錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng),核對(duì)人員進(jìn)行核對(duì)。發(fā)貨單裝訂歸檔,年底交公司檔案室。
客戶(hù)來(lái)款到達(dá)后二天,客戶(hù)服務(wù)分部統(tǒng)計(jì)人員按財(cái)務(wù)提供的信息錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng),核對(duì)人員進(jìn)行核對(duì)。
統(tǒng)計(jì)人員按月給各產(chǎn)品部、責(zé)任營(yíng)銷(xiāo)員提供銷(xiāo)售和來(lái)款數(shù)據(jù)。
第四條其他檔案管理
會(huì)議時(shí),指定人員做好會(huì)議記錄,會(huì)議結(jié)束后客戶(hù)服務(wù)分部?jī)?nèi)勤人員進(jìn)行整理,和會(huì)議的議案、決議一起進(jìn)行分類(lèi)歸檔。
市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部對(duì)外的發(fā)文以及公司各部門(mén)對(duì)市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部的發(fā)文,客戶(hù)服務(wù)分部?jī)?nèi)勤人員進(jìn)行分類(lèi)歸檔。
市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部的各種規(guī)定、制度、方案等,客戶(hù)服務(wù)分部要進(jìn)行歸檔備份。
各種市場(chǎng)反饋信息、調(diào)查結(jié)果等,市場(chǎng)分部都要按期進(jìn)行分析、作出報(bào)告文件,并進(jìn)行歸檔。
市場(chǎng)分部進(jìn)行的各種宣傳策劃、培訓(xùn)等,要做好記錄并歸檔。
第五條各相關(guān)部門(mén)和人員要按規(guī)定傳遞和保管檔案文件,以便于記錄和查詢(xún),并遵循公司規(guī)定做好保密工作。市場(chǎng)分部每半年檢查一次檔案情況,檢查結(jié)果作為考核相關(guān)部門(mén)和人員的指標(biāo)?？己税础?004年市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部績(jī)效考核辦法》中日常工作質(zhì)量考核的規(guī)定執(zhí)行。
第14篇 會(huì)計(jì)檔案管理辦法
《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》已經(jīng)財(cái)政部部務(wù)會(huì)議、國(guó)家檔案局局務(wù)會(huì)議修訂通過(guò),修訂后的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》自2022年1月1日起就已經(jīng)開(kāi)始施行。下面是小編整理的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》 的具體內(nèi)容,歡迎大家閱讀。
會(huì)計(jì)檔案管理辦法
第一條 為了加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理,有效保護(hù)和利用會(huì)計(jì)檔案,根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》等有關(guān)法律和行政法規(guī),制定本辦法。
第二條 國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織(以下統(tǒng)稱(chēng)單位)管理會(huì)計(jì)檔案適用本辦法。
第三條 本辦法所稱(chēng)會(huì)計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的,記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的,具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料,包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。
第四條 財(cái)政部和國(guó)家檔案局主管全國(guó)會(huì)計(jì)檔案工作,共同制定全國(guó)統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案工作制度,對(duì)全國(guó)會(huì)計(jì)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
縣級(jí)以上地方人民政府財(cái)政部門(mén)和檔案行政管理部門(mén)管理本行政區(qū)域內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案工作,并對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)會(huì)計(jì)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
第五條 單位應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作,建立和完善會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷(xiāo)毀等管理制度,采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)和措施,保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全。
單位的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員所屬機(jī)構(gòu)(以下統(tǒng)稱(chēng)單位檔案管理機(jī)構(gòu))負(fù)責(zé)管理本單位的會(huì)計(jì)檔案。單位也可以委托具備檔案管理?xiàng)l件的機(jī)構(gòu)代為管理會(huì)計(jì)檔案。
第六條 下列會(huì)計(jì)資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔:
(一)會(huì)計(jì)憑證,包括原始憑證、記賬憑證;
(二)會(huì)計(jì)賬簿,包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿;
(三)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告,包括月度、季度、半年度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告;
(四)其他會(huì)計(jì)資料,包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。
第七條 單位可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案。
第八條 同時(shí)滿(mǎn)足下列條件的,單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式保存,形成電子會(huì)計(jì)檔案:
(一)形成的電子會(huì)計(jì)資料來(lái)源真實(shí)有效,由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸;
(二)使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料,能夠輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料,設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序;
(三)使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案,符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求,并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系;
(四)采取有效措施,防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改;
(五)建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫?能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響;
(六)形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。
第九條 滿(mǎn)足本辦法第八條規(guī)定條件,單位從外部接收的電子會(huì)計(jì)資料附有符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的,可僅以電子形式歸檔保存,形成電子會(huì)計(jì)檔案。
第十條 單位的會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)或會(huì)計(jì)人員所屬機(jī)構(gòu)(以下統(tǒng)稱(chēng)單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu))按照歸檔范圍和歸檔要求,負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)資料整理立卷,編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。
第十一條 當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可由單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管一年,再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的,應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意。
單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案最長(zhǎng)不超過(guò)三年。臨時(shí)保管期間,會(huì)計(jì)檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定,且出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。
第十二條 單位會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)在辦理會(huì)計(jì)檔案移交時(shí),應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),并按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。
紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交,且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。
單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)當(dāng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測(cè),符合要求的才能接收。
第十三條 單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度利用會(huì)計(jì)檔案,在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制、借出時(shí)履行登記手續(xù),嚴(yán)禁篡改和損壞。
單位保存的會(huì)計(jì)檔案一般不得對(duì)外借出。確因工作需要且根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定必須借出的,應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。
會(huì)計(jì)檔案借用單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的會(huì)計(jì)檔案,確保借入會(huì)計(jì)檔案的安全完整,并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。
第十四條 會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類(lèi)。定期保管期限一般分為10年和30年。
會(huì)計(jì)檔案的保管期限,從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。
第十五條 各類(lèi)會(huì)計(jì)檔案的保管期限原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表執(zhí)行,本辦法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限。
單位會(huì)計(jì)檔案的具體名稱(chēng)如有同本辦法附表所列檔案名稱(chēng)不相符的,應(yīng)當(dāng)比照類(lèi)似檔案的保管期限辦理。
第十六條 單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)已到保管期限的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行鑒定,并形成會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)。經(jīng)鑒定,仍需繼續(xù)保存的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限;對(duì)保管期滿(mǎn),確無(wú)保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案,可以銷(xiāo)毀。
第十七條 會(huì)計(jì)檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭,組織單位會(huì)計(jì)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行。
第十八條 經(jīng)鑒定可以銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷(xiāo)毀:
(一)單位檔案管理機(jī)構(gòu)編制會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè),列明擬銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案的名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容。
(二)單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。
(三)單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀工作,并與會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。監(jiān)銷(xiāo)人在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀前,應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì);在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀后,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽名或蓋章。
電子會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀還應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)電子檔案的規(guī)定,并由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷(xiāo)。
第十九條 保管期滿(mǎn)但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會(huì)計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證不得銷(xiāo)毀,紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷,電子會(huì)計(jì)檔案單獨(dú)轉(zhuǎn)存,保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。
單獨(dú)抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。
第二十條 單位因撤銷(xiāo)、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的,在終止或辦理注銷(xiāo)登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案,按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置。
第二十一條 單位分立后原單位存續(xù)的,其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管,其他方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。
單位分立后原單位解散的,其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置,各方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。
單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。
單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由原單位保管,承接業(yè)務(wù)單位可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。對(duì)其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證,應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由承接業(yè)務(wù)單位保存,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。
第二十二條 單位合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的,原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。單位合并后原各單位仍存續(xù)的,其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)當(dāng)由原各單位保管。
第二十三條 建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案,需要移交給建設(shè)項(xiàng)目接受單位的,應(yīng)當(dāng)在辦理竣工財(cái)務(wù)決算后及時(shí)移交,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。
第二十四條 單位之間交接會(huì)計(jì)檔案時(shí),交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。
移交會(huì)計(jì)檔案的單位,應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè),列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容。
交接會(huì)計(jì)檔案時(shí),交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接,并由交接雙方的單位有關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督。交接完畢后,交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或蓋章。
電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交,特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對(duì)保存電子會(huì)計(jì)檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn),確保所接收電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全。
第二十五條 單位的會(huì)計(jì)檔案及其復(fù)制件需要攜帶、寄運(yùn)或者傳輸至境外的,應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十六條 單位委托中介機(jī)構(gòu)代理記賬的,應(yīng)當(dāng)在簽訂的書(shū)面委托合同中,明確會(huì)計(jì)檔案的管理要求及相應(yīng)責(zé)任。
第二十七條 違反本辦法規(guī)定的單位和個(gè)人,由縣級(jí)以上人民政府財(cái)政部門(mén)、檔案行政管理部門(mén)依據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》等法律法規(guī)處理處罰。
第二十八條 預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料,應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書(shū)檔案管理規(guī)定,不適用本辦法。
第二十九條 不具備設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個(gè)體工商戶(hù),其會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷(xiāo)毀等參照本辦法執(zhí)行。
第三十條 各省、自治區(qū)、直轄市、計(jì)劃單列市人民政府財(cái)政部門(mén)、檔案行政管理部門(mén),新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)財(cái)務(wù)局、檔案局,國(guó)務(wù)院各業(yè)務(wù)主管部門(mén),中國(guó)人民解放軍總后勤部,可以根據(jù)本辦法制定具體實(shí)施辦法。
第三十一條 本辦法由財(cái)政部、國(guó)家檔案局負(fù)責(zé)解釋,自2022年1月1日起施行。1998年8月21日財(cái)政部、國(guó)家檔案局發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》(財(cái)會(huì)字[1998]32號(hào))同時(shí)廢止。
附表:1.企業(yè)和其他組織會(huì)計(jì)檔案保管期限表
2.財(cái)政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會(huì)計(jì)檔案保管期限表
第15篇 某電網(wǎng)公司檔案管理辦法
1 總則
1.1為加強(qiáng)貴州電網(wǎng)公司(以下簡(jiǎn)稱(chēng)公司)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化,充分發(fā)揮各類(lèi)檔案在公司生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理中的作用,根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等相關(guān)法規(guī)和南方電網(wǎng)公司的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合公司實(shí)際,制定本辦法。
1.2檔案管理是公司基礎(chǔ)管理工作的組成部分,是維護(hù)公司合法權(quán)益,記載公司發(fā)展過(guò)程的一項(xiàng)重要工作。檔案是公司資產(chǎn)的一部分,受?chē)?guó)家法律保護(hù)。各單位有承擔(dān)保護(hù)檔案的義務(wù)。
1.3公司的檔案不向社會(huì)開(kāi)放,只限于公司工作活動(dòng)中使用。檔案管理部門(mén)要嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家和公司的保密規(guī)定,防止檔案的失密、泄密。
1.4對(duì)在工作中不負(fù)責(zé)任,違反本辦法,造成檔案失損、損毀的,依照公司有關(guān)規(guī)定處理;觸犯《檔案法》、《刑法》的依法追究刑事責(zé)任。
2適用范圍
本辦法適用于公司所屬各單位。
3定義
3.1公司檔案是指公司在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理、工程建設(shè)、科學(xué)研究等活動(dòng)中直接形成的,具有保存和利用價(jià)值的文件材料、圖表、照片、錄音(像)帶、光盤(pán)、電子等不同形式、不同載體的原始記錄。
3.2特殊載體主要指載體類(lèi)型為非紙介質(zhì)的檔案。
4管理職責(zé)
4.1公司檔案管理工作接受南方電網(wǎng)公司的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),實(shí)行以本行業(yè)管理為主,地方檔案行政管理部門(mén)業(yè)務(wù)指導(dǎo)為輔的管理體制,實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理。
4.2公司辦公室是公司檔案的歸口管理部門(mén)。
4.2.1貫徹執(zhí)行國(guó)家檔案局以及上級(jí)機(jī)關(guān)頒布的有關(guān)檔案工作的政策、法規(guī)和規(guī)定,制定公司及所屬單位檔案管理工作規(guī)范、制度及實(shí)施辦法。
4.2.2負(fù)責(zé)對(duì)公司各部門(mén)及所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo),交流和推廣公司檔案工作經(jīng)驗(yàn)。
4.2.3收集、保管本單位各類(lèi)檔案。
4.2.4進(jìn)行檔案修復(fù),延長(zhǎng)檔案壽命,并負(fù)責(zé)組織檔案鑒定和銷(xiāo)毀工作。
4.2.5組織所屬單位檔案管理人員的培訓(xùn)工作。
4.2.6參與本單位系統(tǒng)科研成果、技術(shù)鑒定、工程竣工等項(xiàng)目文件資料的驗(yàn)收工作。
4.2.7做好檔案統(tǒng)計(jì)和檔案資料開(kāi)發(fā)利用工作,積極提供各類(lèi)檔案資料信息,為公司發(fā)展服務(wù)。
4.2.8負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案管理現(xiàn)代化工作,建設(shè)公司數(shù)字檔案館。
5 歸檔
5.1公司單位(部門(mén))的檔案由形成部門(mén)負(fù)責(zé)收集、整理、歸檔,單位檔案部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)檔案的收集、整理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo),對(duì)接收進(jìn)檔案室的檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理并提供利用。
5.2各單位辦公室應(yīng)加強(qiáng)對(duì)法律文書(shū)歸檔工作的指導(dǎo)、督促和審查。
5.3各單位的部門(mén)專(zhuān)兼職檔案員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢的、應(yīng)歸檔的資料收集齊全,按照歸檔文件整理規(guī)則和檔案分類(lèi)進(jìn)行整理后在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)統(tǒng)一向檔案室移交。對(duì)不符合歸檔要求的,檔案管理部門(mén)有權(quán)提出整改意見(jiàn)、限期整改。
5.4歸檔范圍包括本單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的,已辦理完畢,具有查考利用價(jià)值的文字、圖紙、圖表、照片、錄音、錄像、電子文件、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)杯、題詞和字畫(huà)等。(詳參見(jiàn)《科技檔案歸檔文件指導(dǎo)目錄》及《貴州電網(wǎng)公司本部文書(shū)檔案歸檔范圍、時(shí)間及保管期限表》)
5.5歸檔要求
5.5.1歸檔的文件和材料要求齊全、完整和準(zhǔn)確。各部門(mén)應(yīng)注意日常工作中歸檔材料的形成和積累,做好收集整理工作,檔案部門(mén)有權(quán)要求歸檔材料形成部門(mén)提供相應(yīng)的資料,任何部門(mén)和個(gè)人不得以任何借口拒交文件。
5.5.2歸檔部門(mén)將歸檔文件按照歸檔規(guī)范在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入,打印移交目錄向檔案室移交。
5.6歸檔時(shí)間
5.6.1文書(shū)檔案(含信訪(fǎng)檔案、合同檔案、審計(jì)檔案、0-5大類(lèi)照片檔案)每年3月份以前移交上年的檔案。
5.6.2科技檔案在項(xiàng)目竣工(成果鑒定)3個(gè)月之內(nèi)向檔案室移交。
5.6.3會(huì)計(jì)檔案每年12月底以前移交在財(cái)務(wù)部門(mén)保管了一年的檔案(例如2008年12月底以前移前2006年的檔案)。
5.6.4榮譽(yù)類(lèi)、紀(jì)念品類(lèi)實(shí)物檔案在收到后一周內(nèi)移交歸檔;證件類(lèi)實(shí)物檔案每年1月份以前移交;印章類(lèi)實(shí)物檔案在印章作廢一月內(nèi)移交歸檔。
5.6.5錄音文件的歸檔時(shí)間為錄制完成一周之內(nèi)移交歸檔。
6歸檔方式
6.1文書(shū)檔案采取檔案管理部門(mén)與檔案形成部門(mén)結(jié)合立卷的方式,即各部門(mén)兼職檔案員按照檔案室安排的時(shí)間,在檔案室的指導(dǎo)下對(duì)本部門(mén)的帳外文件進(jìn)行補(bǔ)充錄入,對(duì)本部門(mén)的檔案進(jìn)行整理、編號(hào),檔案室裝盒入庫(kù)上架。
6.2科技檔案由歸檔部門(mén)兼職檔案員在專(zhuān)職檔案員的指導(dǎo)下,在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入歸檔案卷及文件,對(duì)文件進(jìn)行整理并立卷,打印文件移交目錄,檔案室對(duì)案卷進(jìn)行編目并入庫(kù)上架。
6.3會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門(mén)兼職檔案員在專(zhuān)職檔案員的指導(dǎo)下,在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入會(huì)計(jì)檔案,對(duì)會(huì)計(jì)憑證、工資冊(cè)、對(duì)帳單、帳簿、報(bào)表進(jìn)行整理、裝訂,打印移交目錄,檔案室對(duì)案卷進(jìn)行編目并入庫(kù)上架。
6.4照片檔案由各拍攝者在專(zhuān)業(yè)檔案員的指導(dǎo)下,在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入照片檔案并對(duì)一組關(guān)聯(lián)照片進(jìn)行組合,打印照片移交目錄,檔案室對(duì)照片檔案進(jìn)行整理、裝冊(cè)并入庫(kù)上架。
6.5錄音文件檔案由錄音者在專(zhuān)業(yè)檔案員的指導(dǎo)下,在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入錄音文件,打印錄音文件移交目錄,檔案室對(duì)錄音文件進(jìn)行整理入庫(kù)。
6.6實(shí)物檔案由各部門(mén)兼職檔案員在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入實(shí)物檔案,打印移交目錄,檔案室拍攝實(shí)物檔案照片并與目錄掛接,對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行編號(hào)并入庫(kù)。
6.7光盤(pán)檔案由歸檔部門(mén)將電子數(shù)據(jù)按照年度或項(xiàng)目刻錄光盤(pán),在數(shù)字檔案館系統(tǒng)中錄入光盤(pán)檔案,打印移交目錄,檔案室對(duì)光盤(pán)檔案進(jìn)行編號(hào)并入庫(kù)。
6.8各類(lèi)檔案的歸檔方式和流程嚴(yán)格按照《貴州電網(wǎng)公司檔案業(yè)務(wù)工作規(guī)范》(以下簡(jiǎn)稱(chēng)“規(guī)范”)中的相關(guān)要求執(zhí)行。
6.9歸檔流程所涉及的部門(mén)有責(zé)任按時(shí)完成在歸檔過(guò)程中所承擔(dān)的工作,保障檔案收集的齊全、完整、準(zhǔn)確、規(guī)范、及時(shí)和高效。
7檔案的分類(lèi)
7.1各類(lèi)檔案的整理和編目工作要遵循《貴州電網(wǎng)公司檔案業(yè)務(wù)工作規(guī)范》中的整理規(guī)則、著錄信息和目錄格式規(guī)范。
7.2公司的檔案分類(lèi)、編碼設(shè)置與實(shí)際工作密切結(jié)合,根據(jù)國(guó)家檔案局對(duì)企業(yè)檔案分類(lèi)管理和南方電網(wǎng)公司對(duì)分類(lèi)表的統(tǒng)一要求,以公司全部檔案為對(duì)象,遵循檔案形成的規(guī)律,依據(jù)公司職能,本著便于保管和利用的原則進(jìn)行分類(lèi)。
7.3公司檔案共設(shè)置五大門(mén)類(lèi)14個(gè)檔案類(lèi)型。
7.3.1文書(shū)檔案。包括:0黨群工作,1行政管理,2經(jīng)營(yíng)管理,3生產(chǎn)技術(shù)管理,4財(cái)務(wù)審計(jì)和5人事勞資,六個(gè)一級(jí)類(lèi)目。
7.3.2會(huì)計(jì)檔案。會(huì)計(jì)帳務(wù)類(lèi)檔案屬于4大類(lèi)財(cái)務(wù)審計(jì)類(lèi)目下,但由于其管理方式與文書(shū)檔案不同,因此單獨(dú)設(shè)為一個(gè)門(mén)類(lèi)。各單位可結(jié)合自身實(shí)際,根據(jù)其形成特點(diǎn),增設(shè)類(lèi)型分別編目、排架。
7.3.3科技檔案。包括:電力系統(tǒng)生產(chǎn)調(diào)度(6大類(lèi)),科學(xué)技術(shù)研究(7大類(lèi)),基本建設(shè)(8大類(lèi)),設(shè)備儀器(9大類(lèi))。
7.3.4特殊載體檔案。其在傳統(tǒng)的10個(gè)一級(jí)類(lèi)目的管理范疇,在內(nèi)容和分類(lèi)上屬于上述0-9大類(lèi)類(lèi)目,但由于存載體形式的不同,其保管方式也不同,因此在實(shí)際管理時(shí)設(shè)立單獨(dú)的門(mén)類(lèi)進(jìn)行管理,包括:照片檔案、磁性載體檔案、錄音文件、實(shí)物檔案和電子文件光盤(pán)。其分類(lèi)代字如下:
特殊載體檔案名稱(chēng)
代字
照片檔案
zp
磁性載體檔案
c_
錄音文件
ly
實(shí)物檔案
sw
光盤(pán)
gp
7.3.5電子類(lèi)文件(ed)。
8 檔案管理
8.1根據(jù)《檔案法》第十三條規(guī)定,為便于檔案的管理和利用,檔案室應(yīng)建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度,并制定嚴(yán)格的考核和獎(jiǎng)懲辦法。檔案管理制度主要有《庫(kù)房管理制度》、《電子檔案保管制度》、《保密工作制度》、《統(tǒng)計(jì)制度》、《鑒定、銷(xiāo)毀制度》等。
8.2檔案室要設(shè)置規(guī)范的檔案專(zhuān)用庫(kù)房及檔案柜架。必須做到“三室分設(shè)”,即檔案室(庫(kù))、工作室、閱覽室。檔案庫(kù)必須堅(jiān)固、嚴(yán)密,做到防火、防盜、防潮、防高溫、防光、防塵、防蟲(chóng)、防鼠、防磁。
8.3檔案室須配備溫(濕)度控制設(shè)備、計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、激光掃描儀、打印機(jī)及影像設(shè)備等。
8.4各種載體的檔案進(jìn)入庫(kù)房前必須進(jìn)行檢查和必要的技術(shù)處理,定期進(jìn)行庫(kù)藏檔案的清理和核對(duì)工作,發(fā)現(xiàn)情況,立即采取搶救措施。
8.5公司部門(mén)要定期對(duì)檔案的接收、移出、保管數(shù)量和狀況及利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
9檔案的開(kāi)發(fā)利用
9.1開(kāi)發(fā)利用檔案信息是檔案工作的重要任務(wù)。檔案部門(mén)要積極開(kāi)展檔案信息開(kāi)發(fā)、利用工作,嚴(yán)格執(zhí)行檔案開(kāi)發(fā)利用的相關(guān)制度和規(guī)范,為公司各項(xiàng)工作服務(wù)。檔案的開(kāi)發(fā)利用制度和規(guī)范主要有《檔案借閱制度》、《檔案編研工作規(guī)范》
9.2檔案部門(mén)要積極主動(dòng)配合檔案利用者,并為其提供方便。公司檔案室可根據(jù)檔案特點(diǎn)及工作需要,重點(diǎn)編寫(xiě)具有參考價(jià)值的資料。如:全宗介紹、年鑒、專(zhuān)題介紹、科研項(xiàng)目及成果簡(jiǎn)介等。
9.3檔案的開(kāi)發(fā)與利用必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密制度。若有違反者,按國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。
10 附則
10.1本辦法由公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。
10.2本辦法自印發(fā)之日起實(shí)行。
10.3《貴州電網(wǎng)公司檔案業(yè)務(wù)工作規(guī)范》《貴州電網(wǎng)公司檔案管理工作規(guī)范》《貴州電網(wǎng)公司數(shù)字檔案館系統(tǒng)管理規(guī)范》《檔案目錄格式、標(biāo)準(zhǔn)表單》是本辦法的具體管理規(guī)范,與本檔案管理辦法具有相同的效力。
