第1篇 w公司檔案室管理規(guī)定
公司的檔案事關(guān)眾多員工的隱私,需要進(jìn)行嚴(yán)格的管理。下面是小編給大家?guī)?lái)的關(guān)于公司檔案室管理規(guī)定的相關(guān)內(nèi)容,歡迎閱讀。
公司檔案管理辦法
第一章 總 則
第一條為了加強(qiáng)11公司系統(tǒng)的檔案管理,實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、更好地為11公司各項(xiàng)工作服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和(總公司辦公制度》有關(guān)規(guī)定,結(jié)合公司實(shí)際情況,特制定本辦法。
第二條凡總公司各部門(mén)、專(zhuān)業(yè)公司(下稱(chēng)各單位)在工作活動(dòng)中形成的,具有查考利用價(jià)值的文件材料,必須按規(guī)定定期向總公司機(jī)要檔案室移交,集中管理,任何單位和個(gè)人不得據(jù)為已有。
第三條各單位的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視本單位文件資料的管理和文書(shū)立卷工作,配備專(zhuān)職或兼職人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。
第四條11公司系統(tǒng)的文書(shū)立卷工作和檔案管理工作由總公司辦公室負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)。
第二章
歸檔范圍
第五條凡是反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的文件材料(公文、電報(bào)、傳真、圖表、書(shū)信、報(bào)刊、錄音、錄像、盤(pán)片j員片等)均屬歸檔范圍。
第六條上級(jí)機(jī)關(guān)文件材料應(yīng)歸檔的有。
(一)上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的需要公司貫徹執(zhí)行的文件材料;
(二)黨和國(guó)家領(lǐng)導(dǎo)人及上級(jí)機(jī)關(guān)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話(huà)。
題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等聲像材料及登載相關(guān)內(nèi)容的報(bào)刊。
(三)代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬并被采用為文件的定稿和印本。
(四)其他文件材料。
第七條公司文件材料應(yīng)歸檔的有。
(一)公司頒發(fā)的(包括轉(zhuǎn)發(fā)及其他單位聯(lián)合頒發(fā)的)各種正式文件的簽發(fā)稿、印本、重要文件的修改稿。
(二)公司的請(qǐng)求與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)文件,各部門(mén)、各專(zhuān)業(yè)公司、各子公司及其他各所屬企業(yè)的請(qǐng)求與本公司的批復(fù)文件;
(三)公司及各部門(mén)的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告;
(四)公司召開(kāi)的各種會(huì)議的全套文件以及會(huì)議形成的聲像材料;
(五)公司領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)形成的重要文件、電報(bào)、電話(huà)記錄,從外單位帶回的與公司有關(guān)的文件材料;
(六)公司領(lǐng)導(dǎo)或各部門(mén)有關(guān)負(fù)責(zé)人代表公司對(duì)電視臺(tái)、廣播電臺(tái)及報(bào)刊記者的新聞發(fā)布稿和聲像材料、撰寫(xiě)專(zhuān)題文章及在外單位重要講話(huà)的稿本;
(七)反映公司經(jīng)營(yíng)和管理的專(zhuān)業(yè)文件材料,如實(shí)業(yè)投資項(xiàng)目、房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)、貿(mào)易、證券、信貸、租賃、世行貸款、轉(zhuǎn)貸等業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的各種文件、資料、合同、樣票等;
(八)公司或公司匯總的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和統(tǒng)計(jì)分析資料(包括計(jì)算機(jī)盤(pán)片等);
(九)公司及各部門(mén)、各專(zhuān)業(yè)公司成立、啟用印章及其組織機(jī)構(gòu)、人員編制等文件材料;
(十)公司及各部門(mén)、各專(zhuān)業(yè)公司制定的規(guī)章制度等;
(十一)公司的歷史沿革(包括公司簡(jiǎn)介)、大事記、年鑒,反映公司重要活動(dòng)、事件的剪報(bào)、聲像材料,榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū),有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料;
(十二)公司編印的公司要聞、簡(jiǎn)報(bào)等刊物的定稿和印本,編輯出版物的定稿、樣本;
(十三)公司及各部門(mén)、各專(zhuān)業(yè)公司干部任免、調(diào)配、培訓(xùn)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、職工的錄用、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資退職、退休、醫(yī)療、扶恤、死亡、獎(jiǎng)懲等工作形成的文件材料;
(十四)公司干部、工人、黨員、團(tuán)員名冊(cè)、報(bào)表;
(十五)公司干部、工人轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團(tuán)關(guān)系的介紹信存根;
(十六)公司外事活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、考察總結(jié)、重要簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)談?dòng)涗洝⒙曄癫牧?、有參考價(jià)值的材料、互贈(zèng)禮品清單、工作來(lái)往文件等;
(十六)公司解決法律糾紛問(wèn)題形成的文件材料;
(十八)公司或部門(mén)、專(zhuān)業(yè)公司與有關(guān)單位簽訂的各種合同、協(xié)議書(shū)等文件材料;
(十九)公司固定資產(chǎn)登記,財(cái)產(chǎn),物資、檔案等移交憑證;
(二十)公司購(gòu)置大型設(shè)備和基建工作中形成的憑證、協(xié)議合同、圖紙文件材料。
第八條同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)文件材料應(yīng)歸檔的有:
(一)同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本公司經(jīng)營(yíng)范圍但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件;
(二)有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)檢查本公司工作形成的重要文件;
(三)同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)與本公司聯(lián)系、協(xié)商工作的來(lái)往文件。
第三章
立卷歸檔要求
第九條公司各單位應(yīng)在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的文件材料整理、立卷,向總公司辦公室移交。
第十條各單位必須嚴(yán)格遵守歸檔制度,不得無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料,如有些材料還需使用,也應(yīng)先按立卷歸檔后再辦理借閱手續(xù)。
第十一條各單位向總公司辦公室移交檔案時(shí),要嚴(yán)格履行移交手續(xù)。
第十二條歸檔案卷的總要求是:遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同價(jià)值,便于保管和利用。
具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn):
(一)歸檔的文件材料種類(lèi)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。
歸檔的項(xiàng)目檔案應(yīng)包括如下文件:項(xiàng)目建議書(shū)、可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)批復(fù)、項(xiàng)目評(píng)估報(bào)告、批準(zhǔn)項(xiàng)目文件、協(xié)議、合同、營(yíng)業(yè)執(zhí)照(復(fù)印件)、章程、項(xiàng)目人員任兔文件,有關(guān)項(xiàng)目業(yè)務(wù)的各種意向書(shū)、紀(jì)要、備忘錄、電話(huà)記錄、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)及其它有關(guān)項(xiàng)目業(yè)務(wù)的音像制品、計(jì)算機(jī)盤(pán)片等。
(二)在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起,不得分開(kāi);文電應(yīng)全在一立卷。
(三)卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;
(四)卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序依次編寫(xiě)頁(yè)號(hào)或件號(hào)。
裝訂的案卷,應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁(yè)材料正面的右上角、背面的左上角填寫(xiě)頁(yè)號(hào);不裝訂的案卷,應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號(hào),圖表和聲像材料等也應(yīng)在圖表上或聲像材料的背面編號(hào)。
(五)永久、長(zhǎng)期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄,對(duì)文件材料的題名不要隨意更改和簡(jiǎn)化;沒(méi)有題名應(yīng)擬寫(xiě)題名,有的雖有題名無(wú)實(shí)質(zhì)內(nèi)容的也應(yīng)重新擬寫(xiě):沒(méi)有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚,填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi);卷內(nèi)文件目錄放在卷目。
(六)聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。
(七)本公司各部門(mén)及各專(zhuān)業(yè)公司立卷所需的案卷封皮、卷內(nèi)文件目錄表由總公司辦公室統(tǒng)一發(fā)給。
第四章
檔案保管期限
第十三條文書(shū)檔案的保管期限定為永久、長(zhǎng)期和短期三種。
長(zhǎng)期為十六至五十年左右,短期為十五年以下,三年以上。
第十四條確定公司檔案保管期限的原則
(一)凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的,對(duì)本公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案,列為永久保管。
(二)凡是反映公司一般活動(dòng),在較長(zhǎng)期時(shí)間內(nèi)對(duì)公司工作有查考利用價(jià)值的文件材料,列為長(zhǎng)期保管。
(三)凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)公司有參考價(jià)值的文件材料,列為短期保管。
第五章
檔案的鑒定與銷(xiāo)毀
第十五條公司辦公室秘書(shū)處對(duì)所保存的檔案定期進(jìn)行鑒定,對(duì)于保存期限已滿(mǎn)的檔案材料,按規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。
第十六條檔案鑒定工作由辦公室主持,有關(guān)部門(mén)參加,組成檔案鑒定小組,對(duì)被鑒定的檔案進(jìn)行逐件審查,提出存毀意見(jiàn)。
第十七條檔案材料鑒定小組審定,并經(jīng)公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可銷(xiāo)毀。
第十八條銷(xiāo)毀檔案材料,要由二人以上并在指定地點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo),監(jiān)銷(xiāo)人要在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。
第六章
檔案的借閱
第十九條公司各部門(mén)因工作需要,借閱本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案需經(jīng)本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),然后到公司辦公室秘書(shū)處機(jī)要室填寫(xiě)檔案借閱單,方可借閱。
第二十條公司各部門(mén)借閱非本部門(mén)的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)檔案所屬部門(mén)同意或公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第二十一條借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù),歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn),并在登記薄上注銷(xiāo)。
第二十二條借閱檔案的同志,不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復(fù)印和攜帶檔案外出,如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時(shí),須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。
第二十三條借閱的檔案用完后,應(yīng)及時(shí)歸還,借用時(shí)間一般不得超過(guò)十天。
第二十四條借閱人對(duì)檔案要妥善保管,不得遺失,如有遺失,按本制度第七章第三十一條進(jìn)行處罰。
第二十五條凡借閱的檔案、文件一律不得私自復(fù)印,如工作需要,應(yīng)按公司有關(guān)保密規(guī)定辦理。
第七章
罰 則
第二十六條公司各單位凡違反制度第三章第九條,無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料的,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),限期上交,經(jīng)催交仍拖延不交的,除責(zé)令其文件負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫(xiě)出書(shū)面檢查外,各罰款100元~500元,并予以通報(bào)批評(píng)。
第二十七條公司各單位凡違反制度第六章第十四條,泄露秘密,按《公司保密工作條例)進(jìn)行處理。
對(duì)涂改、拆散或未經(jīng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的;視具體情況,對(duì)其單位領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款500元~1000元,并予以通報(bào)批評(píng)。
第二十八條公司各單位凡違反本制度第六章第二十五條,不按借閱期限歸還的,限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫(xiě)出書(shū)面檢查。
第二十九條公司各單位凡違反本制度第六章第二十六條,遺失檔案的,應(yīng)立即報(bào)告。
因遺失檔案,泄露秘密的,按《公司保密工作條例》進(jìn)行處理。
第八章
附 則
第三十條本辦法由總公司辦公室負(fù)責(zé)解釋。
第三十一條各子公司應(yīng)根據(jù)本辦法,結(jié)合本單位的實(shí)際情況,制定具體實(shí)施細(xì)則。
第三十二公司以往的相關(guān)規(guī)定與本辦法不一致的,以本辦法為準(zhǔn)。
公司檔案管理制度匯編
一、檔案歸檔制度
一、文件材料的歸檔要求:
1.公司在籌備、成立、經(jīng)營(yíng)、管理及產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文件材料均列入歸檔范圍。
2.公司各部門(mén)負(fù)責(zé)歸檔文件材料的收集和整理,并定期交檔案室集中管理,任何人不得拒絕歸檔。
3歸檔文件材料必須齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、簽署完備。
4.歸檔文件材料必須準(zhǔn)確地反映企業(yè)生產(chǎn)、科研、基建和經(jīng)營(yíng)管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史面貌。
5.歸檔文件材料必須層次分明,符合其形成規(guī)律,保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機(jī)聯(lián)系。
6.歸檔的文件材料主要包括紙質(zhì)、光盤(pán)、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等各種載體形式。
7.歸檔的文件材料必須為正本,本企業(yè)編制的文件應(yīng)附發(fā)文底稿。
8.歸檔的具有永久、長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
9.非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說(shuō)明一并歸檔。
10.外文(或少數(shù)民族文字)材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔,無(wú)譯文的要譯出標(biāo)題后歸檔。
11.為便于保管和利用,歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良,紙面清潔,書(shū)寫(xiě)文件材料應(yīng)用碳素墨水或藍(lán)黑墨水,禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍(lán)墨水及復(fù)寫(xiě)紙等不牢固的書(shū)寫(xiě)材料。
書(shū)寫(xiě)工整、圖像、字跡清晰。
二、歸檔范圍及保管期限(參照企業(yè)檔案歸檔范圍及保管期限表)
三、歸檔時(shí)間:
1.管理性文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交檔案室歸檔。
2.凡專(zhuān)項(xiàng)工程、專(zhuān)題項(xiàng)目、科研課題等由發(fā)生部門(mén)將文件材料整理后經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后向檔案室移交歸檔。
周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔。
3.外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開(kāi)箱驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記,安裝調(diào)試后歸檔。
4.工程項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)接收歸檔。
5.每年形成的會(huì)計(jì)檔案,由財(cái)務(wù)部及有關(guān)部門(mén)保存一年,在下一年的第一季度內(nèi)向檔案室移交歸檔。
6.電子文件邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行,物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一致。
7.榮譽(yù)檔案由行政部收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。
8.聲像檔案在每次活動(dòng)結(jié)束后整理歸檔。
9.相關(guān)會(huì)議(技術(shù)會(huì)議、專(zhuān)題會(huì)議、年度工作會(huì)議),在會(huì)議結(jié)束后歸檔。
10.外出、出差考察材料由當(dāng)事人在回來(lái)后一個(gè)月內(nèi)整理歸檔。
11.變更、修改、補(bǔ)充的文件材料隨進(jìn)歸檔。
12.公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門(mén)或個(gè)人手中的文件材料隨時(shí)歸檔。
13公司產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過(guò)程中形成的文件材料隨時(shí)歸檔。
第2篇 地產(chǎn)公司檔案室管理規(guī)定
地產(chǎn)公司檔案室管理規(guī)定為了加強(qiáng)檔案室管理,提高檔案保管的嚴(yán)謹(jǐn)性和規(guī)范性,作規(guī)定如下:
一、檔案室管理責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人公司檔案室管理責(zé)任部門(mén)為總經(jīng)理辦公室,責(zé)任人為總經(jīng)理辦公室檔案管理 員,其它人員不得隨意進(jìn)出檔案室。
二、 檔案室存檔范圍公司形成的各類(lèi)檔案以及各部門(mén)上報(bào)的存檔資料,除此之外的其它物品不得 存放檔案室。
三、 檔案柜編號(hào)與存放檔案室共有檔案柜十四列,編號(hào)為a―n列,每列分為1―5欄,根據(jù)各部門(mén)歸 檔資料分類(lèi)存放如下:
1、 a列為總經(jīng)理辦公室資料、人力資源部資料,以及歷年來(lái)獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、證 書(shū)、相片、光盤(pán)等。a1-a2:公司獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獲獎(jiǎng)證書(shū)等;a3:公司歷年活動(dòng)相片、公司調(diào)研、房展會(huì)、部門(mén)活動(dòng)、集團(tuán)、社區(qū)活動(dòng)及 項(xiàng)目圖片、公司歷年內(nèi)刊及光盤(pán)資料。a4:總經(jīng)理辦公室檔案a5:人力資源部檔案
2、 b列為公司重要證照及各部門(mén)歷年簽署的合同b1:公司重要證照b2-b5:歷年來(lái)各部門(mén)簽署的合同,根據(jù)時(shí)間、部門(mén)進(jìn)行分類(lèi)保存
3、 c列為工程前期部檔案(按項(xiàng)目分類(lèi))c1-c5: g72地塊文件、z國(guó)際公寓、翠竹園、玉蘭山莊、梅花山莊
4、 d列工程前期資料
5、 e列為工程項(xiàng)目檔案
6、 f列為工程項(xiàng)目檔案
7、 g列為營(yíng)銷(xiāo)部檔案公司各樓盤(pán)的買(mǎi)賣(mài)契約、客戶(hù)資料及認(rèn)購(gòu)協(xié)議等(按項(xiàng)目分類(lèi))
8、 h列為營(yíng)銷(xiāo)部檔案公司各樓盤(pán)的買(mǎi)賣(mài)契約、客戶(hù)資料及認(rèn)購(gòu)協(xié)議等(按項(xiàng)目分類(lèi))
9、 i列為預(yù)算部檔案
10、 j列為預(yù)算部檔案
11、 k列為物資部、物管技術(shù)部檔案k1-k3:物資部各類(lèi)招投標(biāo)文件k4-k5:物管技術(shù)部盤(pán)點(diǎn)表
12、 l列為財(cái)務(wù)部檔案(財(cái)務(wù)部歷年憑證)
13、 m列為財(cái)務(wù)部檔案(財(cái)務(wù)部歷年憑證)
14、 n列為財(cái)務(wù)部檔案n1:財(cái)務(wù)部歷年財(cái)務(wù)報(bào)表n2:貸款合同、貸款按揭協(xié)議登記表、抵押合同、審計(jì)業(yè)務(wù)約定書(shū)、稅務(wù)局 與外經(jīng)委等單位來(lái)函、其它資料n3:再投資退稅審核資料、公司注銷(xiāo)資料、利潤(rùn)再投資相關(guān)資料、審計(jì)報(bào)告 、評(píng)估報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告等n4:銀行資料n5:增加注冊(cè)資本相關(guān)資料、投資方名稱(chēng)變更相關(guān)資料
四、 檔案存放要求檔案文件根據(jù)內(nèi)容分列存放整齊,每列文件須有檔案文件目錄,并做好存放 時(shí)間及借閱時(shí)間的記錄。存放在檔案盒內(nèi)的資料必須在檔案盒上統(tǒng)一字體標(biāo)明名稱(chēng),便于查找。
五、 檔案室的清理要求檔案室必須定期打掃與清潔。檔案柜及所有保存文檔資料存放超過(guò)一年后, 檔案管理員必須定期清掃與整理,避免灰塵與污損。
六、 其它規(guī)定按檔案管理辦法執(zhí)行。
第3篇 _地產(chǎn)公司檔案室管理規(guī)定
地產(chǎn)公司檔案室管理規(guī)定
為了加強(qiáng)檔案室管理,提高檔案保管的嚴(yán)謹(jǐn)性和規(guī)范性,作規(guī)定如下:
一、檔案室管理責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人
公司檔案室管理責(zé)任部門(mén)為總經(jīng)理辦公室,責(zé)任人為總經(jīng)理辦公室檔案管理 員,其它人員不得隨意進(jìn)出檔案室。
二、檔案室存檔范圍
公司形成的各類(lèi)檔案以及各部門(mén)上報(bào)的存檔資料,除此之外的其它物品不得 存放檔案室。
三、檔案柜編號(hào)與存放
檔案室共有檔案柜十四列,編號(hào)為a―n列,每列分為1―5欄,根據(jù)各部門(mén)歸 檔資料分類(lèi)存放如下:
1、a列為總經(jīng)理辦公室資料、人力資源部資料,以及歷年來(lái)獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、證 書(shū)、相片、光盤(pán)等。
a1-a2:公司獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獲獎(jiǎng)證書(shū)等;
a3:公司歷年活動(dòng)相片、公司調(diào)研、房展會(huì)、部門(mén)活動(dòng)、集團(tuán)、社區(qū)活動(dòng)及 項(xiàng)目圖片、公司歷年內(nèi)刊及光盤(pán)資料。
a4:總經(jīng)理辦公室檔案
a5:人力資源部檔案
2、b列為公司重要證照及各部門(mén)歷年簽署的合同
b1:公司重要證照
b2-b5:歷年來(lái)各部門(mén)簽署的合同,根據(jù)時(shí)間、部門(mén)進(jìn)行分類(lèi)保存
3、c列為工程前期部檔案(按項(xiàng)目分類(lèi))
c1-c5:2006g72地塊文件、z國(guó)際公寓、翠竹園、玉蘭山莊、梅花山莊
4、d列工程前期資料
5、e列為工程項(xiàng)目檔案
6、f列為工程項(xiàng)目檔案
7、g列為營(yíng)銷(xiāo)部檔案
公司各樓盤(pán)的買(mǎi)賣(mài)契約、客戶(hù)資料及認(rèn)購(gòu)協(xié)議等(按項(xiàng)目分類(lèi))
8、h列為營(yíng)銷(xiāo)部檔案
公司各樓盤(pán)的買(mǎi)賣(mài)契約、客戶(hù)資料及認(rèn)購(gòu)協(xié)議等(按項(xiàng)目分類(lèi))
9、i列為預(yù)算部檔案
10、j列為預(yù)算部檔案
11、k列為物資部、物管技術(shù)部檔案
k1-k3:物資部各類(lèi)招投標(biāo)文件
k4-k5:物管技術(shù)部盤(pán)點(diǎn)表
12、l列為財(cái)務(wù)部檔案(財(cái)務(wù)部歷年憑證)
13、m列為財(cái)務(wù)部檔案(財(cái)務(wù)部歷年憑證)
14、n列為財(cái)務(wù)部檔案
n1:財(cái)務(wù)部歷年財(cái)務(wù)報(bào)表
n2:貸款合同、貸款按揭協(xié)議登記表、抵押合同、審計(jì)業(yè)務(wù)約定書(shū)、稅務(wù)局 與外經(jīng)委等單位來(lái)函、其它資料
n3:再投資退稅審核資料、公司注銷(xiāo)資料、利潤(rùn)再投資相關(guān)資料、審計(jì)報(bào)告 、評(píng)估報(bào)告、驗(yàn)資報(bào)告等
n4:銀行資料
n5:增加注冊(cè)資本相關(guān)資料、投資方名稱(chēng)變更相關(guān)資料
四、檔案存放要求
檔案文件根據(jù)內(nèi)容分列存放整齊,每列文件須有檔案文件目錄,并做好存放 時(shí)間及借閱時(shí)間的記錄。存放在檔案盒內(nèi)的資料必須在檔案盒上統(tǒng)一字體標(biāo)明名稱(chēng),便于查找。
五、檔案室的清理要求
檔案室必須定期打掃與清潔。檔案柜及所有保存文檔資料存放超過(guò)一年后, 檔案管理員必須定期清掃與整理,避免灰塵與污損。
六、其它規(guī)定按檔案管理辦法執(zhí)行。
