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辦公室文件管理制度是一項旨在規(guī)范企業(yè)內部文件管理流程，確保信息的安全、有效利用和有序存儲的規(guī)則體系。它涵蓋了文件的創(chuàng)建、審批、存儲、檢索、更新、廢棄等多個環(huán)節(jié)，以提升辦公效率，保障企業(yè)運營的合規(guī)性。
包括哪些方面
1. 文件分類與編碼：確立各類文件的分類標準，如行政文件、財務文件、項目文件等，并為每類文件設定唯一的編碼，便于識別和查找。
2. 文件制作與審批流程：規(guī)定文件的起草、審核、批準和簽發(fā)程序，確保文件內容的準確性、合法性和時效性。
3. 文件存儲與保管：明確紙質文件的存放位置，電子文件的服務器存儲方式，以及備份策略，防止文件丟失或損壞。
4. 文件檢索與利用：建立快速有效的檢索系統(tǒng)，方便員工查閱和利用文件，同時規(guī)定文件的借閱和復制權限。
5. 文件更新與廢棄：規(guī)定文件修訂的程序和時間間隔，以及不再需要文件的廢棄處理辦法。
6. 文件安全與保密：制定文件安全措施，包括訪問控制、權限管理，以及涉密文件的保護和銷毀。
7. 文件審計與監(jiān)督：定期進行文件管理審計，檢查制度執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。
重要性
辦公室文件管理制度的重要性體現(xiàn)在以下幾個方面：
1. 提升工作效率：規(guī)范化的文件管理流程，可以減少尋找文件的時間，提高辦公效率。
2. 保證信息準確：嚴格的審批流程確保文件內容的正確性，降低錯誤和誤導的風險。
3. 遵守法規(guī)：符合法律法規(guī)要求，避免因文件管理不當導致的法律糾紛。
4. 保護企業(yè)資產：妥善保管重要文件，防止商業(yè)機密泄露，維護企業(yè)利益。
5. 促進知識傳承：有序的文件存儲和利用，有助于企業(yè)知識的積累和傳承。
方案
1. 制定詳細的操作手冊：編寫詳盡的文件管理制度手冊，明確各項操作流程和責任人。
2. 培訓與宣導：組織全員培訓，確保員工了解并遵守文件管理制度，加強日常的宣傳教育。
3. 技術支持：引入先進的文件管理系統(tǒng)，自動化處理文件的創(chuàng)建、審批、存儲等流程。
4. 定期審查：設立專門的文件管理小組，定期審查制度執(zhí)行情況，適時調整和完善制度。
5. 激勵機制：建立獎勵機制，鼓勵員工積極參與文件管理，提高制度執(zhí)行力。
通過上述方案，我們將逐步建立起一套科學、高效的辦公室文件管理制度，以支撐企業(yè)的高效運作和持續(xù)發(fā)展。
辦公室文件管理制度范文
【第1篇】辦公室文件管理制度
辦公室文件管理制度（一）
（一）總則
一、本管理制度旨在確保學校文件收發(fā)的完整、及時、準確，促進學院內部及學院和上級部門的信息溝通，提高各部門組織管理工作的效率。
二、本制度涉及的文件是指以學院名義發(fā)布的各類公文包括請示、報告、決定、通知、意見及規(guī)定等等，上級主管部門下達的各類公文，以及各部門上報的各類文件資料。
三、文件收發(fā)要做到仔細、認真、及時、完整。
（二）收文制度：
1、接收文件應在文件登記表上的作好登記，填寫應仔細、如實、及時，并由辦公室人員簽字確認。登記表須保持清潔、保存完整以備歸檔之用。
2、聯(lián)絡員在校團委領取的文件應根據(jù)校團委的指示及文件內容的緩急，及時將文件送達學院領導或有關部門輪閱，并做好文件傳閱記錄以備查。
3、傳閱文件應保持文件完整無缺，并在相應的時間內歸還辦公室。
4、分團委各部門每月月初和月末應按時上交當月的工作計劃及總結。如要舉辦活動，應上交相應的計劃和總結，未在規(guī)定時間內上交將按考核制度上的有關規(guī)定扣分。
5、各部門上交的計劃和總結包含打印稿和電子稿，打印稿應存放在各部門文件夾中，電子稿應存放在辦公室電腦各部門的文件夾下。
6、上交上來的打印搞應及時、認真、如實的做好各項登記，查看是否有圖片并做好備注，上交電子稿時辦公室接收人應確保其能打開并含有相關內容，做好相應的登記。
7、分團委所屬各部門可根據(jù)需要在辦公室查閱文件，但不得善自改動文件內容，查閱時應經過辦公室有關人員的批準。
（三）、發(fā)文制度：
1、學院各類文件指在學校內部統(tǒng)一意見、發(fā)布通知、決定和溝通信息；向上級部門請示、報告重要事項等。
2、欲發(fā)放文件應先起草文件草稿，起草完畢后交有關人員審定，審定合格后方可發(fā)放。
3、根據(jù)文件內容填制統(tǒng)一格式的文件簽發(fā)單，并將文件按學院統(tǒng)一規(guī)定編號在發(fā)文登記表上分門別類地做好文件的具體信息的登記，學院任何發(fā)送文件都得做好登記，該登記表作為歸檔資料應妥善保存，不得遺失。
4、文件發(fā)送之前應加蓋學院相應的公章。
5、對每一號文件辦公室都須將文件原稿及文件發(fā)放記錄按照文件編號順序完整保存并存放在辦公室文件夾下。
注：本管理制度由土建學院分團委辦公室制定，并經過相關領導審閱通過。如有改動，以分團委辦公室最新制度為準。
土木工程與建筑學院分團委辦公室
辦公室文件管理制度（二）
一、目的
為規(guī)范文件資料的管理，防止文件治療的丟失，提高日常辦公效率，特制定本規(guī)定。
二、適用范圍
本企業(yè)個部門文件柜、資料柜、墻柜等。
三、細則
1、各部門辦公室必須按規(guī)定的流程申請、購買文件柜。
2、各部門辦公室必須充分利用文件柜的空間，現(xiàn)場不的擺放多余的和利用率低的文件柜，否則將強制收回。
3、文件柜必須定置擺放，文件柜內的物品也必須分類并定置擺放。
4、做好文件柜的標識，具體做到以下兩點。
（1）文件柜表面貼上標簽，且一律貼在門的右上角。
（2）文件柜內貼有“物品清單”，(www.)且一律貼在右門的左上角。
5、文件柜物品必須按“物品清單”擺放整齊。
6、文件柜內資料必須編號，分類擺放。
7、文件必須裝在文件夾內，文件夾必須有文件目錄及編號。
8、文件柜表面及柜內保持干凈，無油污、無贓物、無垃圾等。
9、文件柜損壞或鑰匙丟失，按規(guī)定的程序申報維修，不得擅自撬文件柜。故意損壞者，照價賠償。
10、各部門辦公室必須建立文件柜管理臺賬。
11、各部門辦公室必須于每月月底自查文件柜，將自查結果報有關部門。
12、本規(guī)定由7s活動推行委員會辦公室起草。
13、本規(guī)定接受權屬于“7s檢查小組”
【第2篇】辦公室文件管理制度范文
在辦公室文件使用中可是有很多注意事項,下面小編為大家整理了一篇關于辦公室文件的管理制度,大家一起來看看吧。
(一)總則
第一條 為減少發(fā)文數(shù)量,提高辦文速度和發(fā)文質量,充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用,根據(jù)區(qū)建設局關于文書處理的有關規(guī)定,結合我單的實際情況,特制訂本制度。
第二條 文件管理內容主要包括:上級函、電、來文,同級函、電、來文,本單位上報下發(fā)的各種文件、資料。
第三條 按照黨政分工的原則,本單位各類文件(黨支部和行政)統(tǒng)一由辦公室歸口管理。
(二)收文的管理
第四條 公文的簽收
1.單位所有文件(除領導訂啟的外)均由收發(fā)員(文書)登記簽收、拆封(由上級或郵電局機要通訊員直送的機要文件除外)。在簽收和拆封時,收發(fā)員(文書)需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應查明原因。
2.對上級部門發(fā)來的文件,要進行文件、文號、機要編號的核定,如果其中一項不對口,應立即報告上級部門,并登記差錯文件的文號。
第五條 公文的編號保管
1. 收發(fā)員(文書) 拆封和簽收后應及時附上文件處理傳閱單,作分類登記編號、保管。
2.本單位外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交收發(fā)員(文書)進行登記編號保管,不得個人保存,如職工工作需要借閱的可復印或借用。
第六條 公文的閱批與分轉
1.凡正式文件均需由辦公室主任(或副主任)根據(jù)文件內容和性質閱簽后,由收發(fā)員(文書)分送領導和承辦部門閱辦,重要文件或急作應立刻呈送領導(或分管領導)閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事,一般應在當天閱簽完。
2.一般禮儀性質的函、電、單據(jù)等,可由辦公室直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件,應同各單位聯(lián)系后再分轉處理。
3.為加速文件運轉,收發(fā)員(文書)應在當天或第二天將文件送到領導和承辦部門,如關系到兩個以上部門,應按批示次序依次傳閱,最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第七條 文件的傳閱與催辦。
1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定,不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所,也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2.閱讀文件應抓緊時間,當天閱完后應在下班前將文件交收發(fā)員(文書),閱批文件一般不得超過兩天,閱后應簽名以示負責。如有領導批示、擬辦意見辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3.閱文時不得抄錄全文,不得任意取走文件夾內任何文件及附件,如確系工作需要,要辦理借閱手續(xù),以防止丟失泄密。
4.文件閱完后,應交收發(fā)員(文書),切忌橫傳。
5.辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任,承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散,如需備查,應按照有關保密規(guī)定,并征得辦公室同意后,予以復印或摘抄,原件應及時歸檔周轉。
6.按照閱文范圍,離、退休干部,一般由有關部門定期組織學習有關文件,或由辦公室通知到單位閱文。
(三)發(fā)文的管理
第八條 發(fā)文的規(guī)定
1.單位上報下發(fā)正式文件的權力分別集中黨支部和行政辦公室,各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正式文件。
2.各 群眾團體、部門需要向上反映匯報重要情況或向下安排布置重要工作要求發(fā)文應分別向黨支部、行政辦公室提出發(fā)文申請,并將文件底稿分別交黨支部、行政辦公室審核。黨支部、行政辦公室同意發(fā)文,方可按黨、政機構設置與業(yè)務分工統(tǒng)一歸口以黨×字、政×字發(fā)文。群眾團體文件由黨支部批轉。
3.對單位影響較大,涉及多個以上領導分管范圍的文件,須經領導班子研究決定后批準簽發(fā)。其余文件均由主要領導批準簽發(fā)。
第九條 發(fā)文的范圍:
1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報,均屬發(fā)文范圍。
2.黨支部、、行政辦公室下發(fā)文件主要用于:
(1)公布單位規(guī)章制度;
(2)轉發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的文件;
(3)公布單位體制機構變動或干部任免事項;
(4)公布單位重大生產、技術、管理、政治工作、生活福利等工作的決定;
(5)發(fā)布有關獎懲決定和通報;
(6)其他有關重大事項;
3.黨支部、行政辦公室上行文、外發(fā)文主要用于:
(1)對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定;
(2)同兄弟單位聯(lián)系有關重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。
4.日常生產、技術、管理、黨群工作中,有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項,應按有關制度辦理,經分管領導批準后,由各科室書面或口頭自行通知執(zhí)行,一般不用發(fā)文。
5.各科室如會議所作的決定,一般都不應發(fā)文,不備查考,可以科室名義用《工作簡訊》發(fā)會議紀要。
(四)發(fā)文程序與要求
第十條 發(fā)文程序規(guī)定:
1.各科室需要發(fā)文,應事先向黨支部、行政辦公室提出申請;
2.黨支部、行政辦公室同意發(fā)文后,主辦科室應以黨的方針、政策和國家法令,上級指示或工作實際需要草擬文件初稿;
3.草擬文稿必須從本單位角度出發(fā),做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫;
4.文稿擬就后,擬搞人應填附發(fā)文稿紙首頁,詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人,并簽名、蓋章、標定日期和密級;
5.辦公室應根據(jù)黨支部、行政的要求和上級有關指示精神,有關文件規(guī)定,對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿;
6.經辦公室審查修改后的文稿,送分管領導核稿(對文稿內容、質量負責);
7.對審核時修改較多,有礙打印和存檔的文稿,應由擬搞部門重新整理寫清楚;
8.需經會簽的文稿,應在交付打印前送會簽部門會簽;
9.文稿審核會簽后,按批準權限的規(guī)定分別呈送黨政領導審定批準簽發(fā);
10.經領導批準簽發(fā)后的文稿交辦公室收發(fā)員(文書)統(tǒng)一編號送打字室打印;
11.文件打印清樣,應由擬稿人校對,校對人員應在發(fā)文稿上簽名;
12.文件打字后,由辦公室派專人按數(shù)印刷,再由收發(fā)員(文書)分發(fā)并檢查落實情況。
(五)文件的借閱和清退
第十一條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件,需經本部門負責人簽寫便條,對有密級的文件須分管領導或辦公室主任同意后方可借閱。
第十二條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù),就地閱看,按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄,不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十三條 辦公室收發(fā)員(文書)對承辦的公文應抓緊催辦,應定期對事情已經辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件,進行收繳清退工作。(一般為月底一小清,季末一中清、年終一總清)。如發(fā)現(xiàn)文件丟失,必須及時查明原因和責任者,并如實向領導報告。
【第3篇】辦公室文件管理制度范文6
辦公室文件管理制度范文(六)
1、公文辦理包括分級、分辦、批辦、承辦、擬辦、核稿、簽發(fā)、打印、用印、傳遞、歸檔、銷毀等程序;
2、凡學校下發(fā)的收文,由辦公室簽收登記,屬總經理親收件,一律交收件人親自拆封,并根據(jù)總經理的批示,由辦公室轉交有關部門傳閱、辦理或存檔;
3、各部門或個人對承辦的公文,必須認真負責,按規(guī)定期限迅速辦理,不得拖延積壓,公文辦完后,辦公室應根據(jù)要求對文件立卷,編號、歸檔;
4、嚴禁文件丟失,并按有關規(guī)定辦理借閱手續(xù);
5、干部調動時,應將文件清理移交,凡參加會議帶回的文件,應及時作好登記、保管。
6、負責各種文件,材料的打印、發(fā)放、上報工作,按有關保密規(guī)定,嚴格保守秘密。
7、文件有保存價值的要及時鑒別并報總經理批準,無保留價值的文件由辦公室定期銷毀。
【第4篇】辦公室文件檔案辦公用品公章管理制度
辦公室管理制度
為完善公司的行政管理機制，建立規(guī)范化的行政管理，提高行政管理水平和工作效率，使公司各項行政工作有章可循、照章辦事，特制訂本制度。
文件收發(fā)規(guī)定
一、董事會和公司的文件由辦公室擬稿。文件形成后，屬董事會的由董事長簽發(fā)，屬公司的由總經理簽發(fā)。
業(yè)務文件由有關部門擬稿，分管副總經理或總工程師審核、簽發(fā)。
屬于商業(yè)秘密的文件，核稿人應該注“秘密”字樣，并確定報送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報送。
二、董事會和公司的文件由辦公室負責報送。送件人應把文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，并報告報送結果。
三、經簽發(fā)的文件原稿送辦公室存檔。
四、外來的文件由辦公室文書負責簽收，并于接件當日填寫閱辦單，按領導批示的要求送達有關部門，辦好文件閱辦;屬急件的，應在接件后即時報送。
五、文件閱辦部門或個人，對有閱辦要求的文件，應在三日內辦理完畢，并將辦理情況反饋至辦公室。三日內不能辦理完畢的，應向辦公室說明原因。
檔案管理制度
一、所有檔案文印人員應遵守公司的保密規(guī)定，不得泄露工作中接觸的公司保密事項。
二、打印正式文件，必須按文件簽發(fā)規(guī)定由總經理簽署意見，然后打印。如發(fā)傳真均需逐項登記，以備查驗。
三、文印人員必須按時、按質、按量完成各項打字、傳真、復印任務，不得積壓延誤。工作任務繁忙時，應加班完成。辦理中如遇不清楚的地方，應及時與有關人員校對清楚。
四、文件、傳真等應及時發(fā)送給有關人員。因積壓延誤而致工作失誤或造成損失的，追究當事人的責任。
五、嚴禁擅自為私人打印、復印材料，違犯者視情節(jié)輕重給予罰款處理。
六、公司文件原件，照冊登記存檔。
七、檔案管理員未經辦公室批準，文件原稿不能向他人復印外借。
八、如公司辦理其它事宜領用文件時，經辦公室批準，承辦人辦理借還手續(xù)方可。
辦公用品購置領用規(guī)定
一、公司領導及未實行經濟責任制考核部門所需的辦公用品，由辦公室填寫《資金使用審批表》，報總經理審批后購置。實行經濟責任制考核的部門所需購置辦公用品，到辦公室領用，辦理出入庫手續(xù)，明確金額。需購置的，由部門負責人填寫《資金使用審批表》，報總經理審批后由辦公室購置。大額資金的使用，由總經理審核并報董事長批準后辦理。
二、辦公用品購置后，須持總經理審批的《資金使用審批表》和購貨發(fā)票、清單，到辦理出入庫手續(xù)。未辦理出入庫手續(xù)的，財務部不予報銷。
三、各部門所用的專用表格等印刷品，由部門自行制定格式，按規(guī)定報總經理審批后，由辦公室統(tǒng)一印制。
四、辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。
五、所有員工要勤儉節(jié)約，杜絕浪費，努力降低消耗和辦公費用。
公章管理規(guī)定
一、公司文件、申請、協(xié)議、合同等，須加蓋印章時，要對文字、用語進行校對無誤方可加蓋公章。
二、外單位或個人，與公司有合作行為的，因某種情況須加蓋印章時，要經總經理批準方可加蓋，如行成法律訴訟的必須由董事會或董事長批準方可加蓋印章。
三、如因某種業(yè)務須要帶公章前往辦理，辦公室須派專人前往，或經總經理批準辦理帶章外出手續(xù)方可。
四、未經批準私自帶章外出給公司帶來重大損失和極壞影響時，公司將對相關人員進行依法追究。
