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第1篇 門業(yè)公司公文管理辦法
門業(yè)制造公司公文管理辦法
第一條 公司對(duì)外發(fā)送的公文,除簽呈外,其它公文用紙一律采用國際標(biāo)準(zhǔn)a4型,左側(cè)裝訂。印刷格式參照《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》的規(guī)定執(zhí)行。
第二條 以公司名義發(fā)出的公文須經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā),經(jīng)授權(quán),有的公文可以由公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。但對(duì)外發(fā)送的公文必須由總經(jīng)理簽發(fā)。
第三條 公司的公文種類規(guī)定如下:
一、e:文種適用于公司向外單位匯報(bào)工作、反映情況(即對(duì)外行文),要求批準(zhǔn)或解決有關(guān)事項(xiàng)等內(nèi)容的發(fā)文,文種一般用請(qǐng)示、報(bào)告、匯報(bào)、議案、情況說明;
二、e文:適用于公司向各部(室)的發(fā)文,文種一般用通知、決定、通報(bào)、意見、批復(fù);
二、e人:適用于公司向各部(室)的有關(guān)人事任免、獎(jiǎng)懲、崗位調(diào)整、機(jī)構(gòu)設(shè)置等人事方面的發(fā)文,文種一般用通知、決定、通報(bào);
四、e函:適用于公司向與公司不相隸屬的機(jī)關(guān)、單位、企業(yè)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題等內(nèi)容的公文;
五、e辦:適用于經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),以行政部名義向公司各部(室)、屬下各企業(yè)布置工作、安排任務(wù)、轉(zhuǎn)發(fā)行業(yè)部門的公文,但文中應(yīng)注明'經(jīng)公司(或公司領(lǐng)導(dǎo))同意',文種一般用通報(bào)、批復(fù)、通知、意見、內(nèi)部情況通報(bào)等;
第四條 公司公文格式的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加'文件'組成;發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。具體舉例如:'e文[2003]1號(hào)'。
第五條 凡上行公文(包括簽呈)要按格式要求,在公文規(guī)定位置標(biāo)注'簽發(fā)人'姓名,簽發(fā)人應(yīng)是公文制發(fā)機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)或主持工作的負(fù)責(zé)人。
第六條 公文中的人名、地名、數(shù)字、引文應(yīng)準(zhǔn)確,引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題,后引發(fā)文字號(hào)。日期應(yīng)當(dāng)寫具體的年、月、日。結(jié)構(gòu)層次序數(shù),第一層為'一、' 第二層為'(一)'、第三層為'1、'、第四層為'(1)'。
第七條 行文中如在文內(nèi)使用簡稱,一般應(yīng)當(dāng)先用全稱,并注明簡稱。
第八條 公文主題詞主要用途是便于計(jì)算機(jī)檢索和管理公文,凡正式對(duì)外行文均應(yīng)有主題詞,主題詞的標(biāo)引參照《國務(wù)院公文主題詞表》(1997年12月修訂版)。詞表分為三個(gè)層次,第一層是對(duì)主題詞區(qū)域職能的分類,如'行政'、'人事'、'財(cái)務(wù)'類等。第二層是類別詞,即對(duì)主題詞的具體分類,如'管理'、'經(jīng)濟(jì)'、 '任免'類等。最后一層是類屬詞,主要是由公文文種組成。但一份文件除類別詞外最多不應(yīng)超過5個(gè)主題詞。
第九條 公司行政部應(yīng)參照國務(wù)院、省政府規(guī)定的有關(guān)公文處理程序辦法及時(shí)制訂本企業(yè)的公文處理規(guī)程或公文處理辦法。
附相關(guān)表單:
1、上行公文樣式;
2、平行、下行公文樣式;
3、公函公文樣式;
4、簽呈樣式。
第2篇 a公司公文歸口管理辦法
a公司公文歸口管理辦法
各事業(yè)部(中心):
為提高公文處理工作的效率和質(zhì)量,使之規(guī)范化、科學(xué)化、制度化,并結(jié)合公司公文管理制度,特重申公文歸口管理辦法。
一、公文歸口管理部門
行政部文秘室是公文的歸口管理部門,負(fù)責(zé)建立健全公文工作制度,加強(qiáng)公文的統(tǒng)一協(xié)調(diào)與管理,按期進(jìn)行匯總分析,保證公文處理工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)。
二、公文歸口管理原則
公文處理應(yīng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡、高效的原則,做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、規(guī)范。由文秘室統(tǒng)一編號(hào)、發(fā)文、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀。行政部文秘人員的負(fù)責(zé)公文處理工作時(shí),應(yīng)忠于職守、廉潔正派、保密觀念強(qiáng)且具備有關(guān)專業(yè)知識(shí)。
三、公文歸口管理方法
發(fā)文需求部門填寫《文件呈批閱辦表》→發(fā)文需求部門擬定公文→文秘室進(jìn)行公文審核、編號(hào)→發(fā)文需求部門提交至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)(一式兩份)→提交一份公文原件至文秘室留存→文秘室發(fā)文并張貼
上述規(guī)定自20__年6月1日起正式實(shí)施。
附件一:《文件呈批閱辦表》
附件二:《發(fā)文格式》
行政中心
二o__年_月_日
第3篇 物業(yè)管理公司公文處理辦法格式怎樣的
物業(yè)管理公司公文處理辦法(十七)第一章 總則
第一條 為使公司各部門、項(xiàng)目(以下簡稱各部門)的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,制定本辦法。
第二條 各部門的公文(包括電報(bào),下同),是各部門在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書,是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。
第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。
第四條 公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡、高效的原則,做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。
第五條 公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)以及公司的相關(guān)規(guī)定,確保公司秘密的安全。
第六條 各部門的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作,模范遵守本辦法并加強(qiáng)對(duì)本部門公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。
第七條 各部門的辦公室是公文處理的管理機(jī)構(gòu),主管本部門的公文處理工作并指導(dǎo)下級(jí)部門的公文處理工作。
第八條 各部門的辦公室應(yīng)當(dāng)配備專職人員負(fù)責(zé)公文處理工作。
第二章 公文種類
第九條 各部門的公文種類主要有:
(一)命令(令)適用于依照有關(guān)法律公布公司規(guī)章;
宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施;
嘉獎(jiǎng)有關(guān)部門/項(xiàng)目及人員。
(二)決定適應(yīng)于公司對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行為及動(dòng)作作出安排、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及個(gè)人、變更或者撤銷下級(jí)單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng),并要在公司內(nèi)部以文件的形勢(shì)及下達(dá)。
(三)公告適用于向企業(yè)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)。
(四)通告適用于公布公司各部門應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。
(五)通知適用于公司批轉(zhuǎn)下級(jí)部門的公文、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)部門和不相隸屬部門的公文、宣布實(shí)施某項(xiàng)制度、傳達(dá)要求下級(jí)部門辦理和需要有關(guān)部門周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)、任免人員。
(六)通報(bào)適用于表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要精神或者情況。
(七)報(bào)告適用于向上級(jí)部門匯報(bào)工作,反映情況,答復(fù)上級(jí)部門的詢問。
(八)請(qǐng)示適用于向上級(jí)部門請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。
(九)批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)部門的請(qǐng)示事項(xiàng)。
(十)意見適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。
(十一)函適用于不相隸屬部門之間商洽工作,詢問和答復(fù)問題,請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。
(十二)會(huì)議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。
第三章 公文格式
第十條 公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文部門標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送部門、正文、 說明、成文日期、印章、附注、 、主題詞、抄送部門、印發(fā)部門和印發(fā)日期等部分組成。
(一)涉及公司秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)和保密期限,其中,“絕密”、“機(jī)密”級(jí)公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。
(二)緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。
(三)發(fā)文部門標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文部門全稱或者規(guī)范化簡稱;
聯(lián)合行文,主辦部門排列在前。
(四)發(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)包括部門代字、年份、序號(hào)。
聯(lián)合行文,只標(biāo)明主辦部門發(fā)文字號(hào)。
(五)上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名。
其中,“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。
(六)公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類,一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文部門。
公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。
(七)主送部門指公文的主要受理部門,應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
(八)公文如有 ,應(yīng)當(dāng)注明 順序和名稱。
(九)公文除“會(huì)議紀(jì)要”和以電子版形式發(fā)出的以外,應(yīng)當(dāng)加蓋印章。
(十)成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn),聯(lián)合行文以最后簽發(fā)部門負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。
電子版形式公文以發(fā)出日期為準(zhǔn)。
(十一)公文如有附注(需要說明的其他事項(xiàng)),應(yīng)當(dāng)加括號(hào)標(biāo)注。
(十二)公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。
上行文按照上級(jí)部門的要求標(biāo)注主題詞。
(十三)抄送部門指除主送部門外需要執(zhí)行或知曉公文的其他部門,應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
(十四)文字從左至右橫寫、橫排。
第十一條 公文中各組成部分的標(biāo)識(shí)規(guī)則,參照《國家各部門公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
第十二條 公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)a4型(210mm__297mm),左側(cè)裝訂。
張貼的公文用紙大小,根據(jù)實(shí)際需要確定。
第四章 行文規(guī)則
第十三條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要,注重效用。
第十四條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定,一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。
第十五條 各部門依據(jù)本部門職權(quán)可以相互行文和向下一級(jí)部門的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文;
除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)外,一般不得向下一級(jí)政府正式行文。
第十六條 同級(jí)部門、上級(jí)部門與下一級(jí)部門可以聯(lián)合行文;
各部門之間、各項(xiàng)目之間可以聯(lián)合行文;
第十七條 屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù),應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。
聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。
須經(jīng)公司審批的事項(xiàng),經(jīng)公司同意也可以由部門行文,文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)公司同意。
第十八條 屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題,應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送主管部門處理。
第十九條 部門之間對(duì)有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致,不得各自向下行文。
如擅自行文,上級(jí)部門應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。
第二十條 向下級(jí)部門或者本系統(tǒng)的重要行文,應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)部門。
第二十一條 “請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事;
一般只寫一個(gè)主送部門,需要同時(shí)送其他部門的,應(yīng)當(dāng)用抄送形式,但不得抄送其下級(jí)部門。
“報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。
第二十二條 除上級(jí)部門負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外,不得以部門名義向上級(jí)部門負(fù)責(zé)人報(bào)送“請(qǐng)示”、“意見”和“報(bào)告”。
第二十三條 受雙重領(lǐng)導(dǎo)的部門向上級(jí)部門行文,應(yīng)當(dāng)寫明主送部門和抄送部門。
上級(jí)部門向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)部門行文,必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級(jí)部門。
第五章 發(fā)文辦理
第二十四條 發(fā)文辦理指以本部門名義制發(fā)公文的過程,包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。
第二十五條 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到:
(一)符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。
如提出新的政策、規(guī)定等,要切實(shí)可行并加以說明。
(二)情況確實(shí),觀點(diǎn)明確,表述準(zhǔn)確,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),條理清楚,直述不曲,字詞規(guī)范,標(biāo)點(diǎn)正確,篇幅力求簡短。
(三)公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文部門的職權(quán)和與主送部門的行文關(guān)系確定。
(四)擬制緊急公文,應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因,并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。
(五)人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。
引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題,后引發(fā)文字號(hào)。
引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。
日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。
(六)結(jié)構(gòu)層次序數(shù),第一層為“
一、”,第二層為“
(一)”,第三層為“1.”,第四層為“
(1)”。
(七)應(yīng)當(dāng)使用國家法定計(jì)量單位。
(八)文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱,應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。
使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。
(九)公文中的數(shù)字,除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。
第二十六條 擬制公文,對(duì)涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng),主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商,取得一致意見后方可行文;
如有分歧,主辦部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào),仍不能取得一致時(shí),主辦部門可以列明各方理據(jù),提出建設(shè)性意見,并與有關(guān)部門會(huì)簽后報(bào)請(qǐng)上級(jí)部門協(xié)調(diào)或裁定。
第二十七條 公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前,應(yīng)當(dāng)由辦公室進(jìn)行審核。
審核的重點(diǎn)是:是否確需行文,行文方式是否妥當(dāng),是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求,公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。
第二十八條 以本部門名義制發(fā)的上行文,由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā);
以本部門名義制發(fā)的下行文或平行文,由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。
第二十九條 公文正式印制前,行政部應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核,重點(diǎn)是:審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備, 材料是否齊全,格式是否統(tǒng)
一、規(guī)范等。
經(jīng)復(fù)核需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的,應(yīng)按程序復(fù)審。
第六章 收文辦理
第三十條 收文辦理指對(duì)收到公文的辦理過程,包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。
第三十一條 收到下級(jí)部門上報(bào)的需要辦理的公文,行政部應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。
審核的重點(diǎn)是:是否應(yīng)由本部門辦理;
是否符合行文規(guī)則;
內(nèi)容是否符合公司的有關(guān)規(guī)定;
涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽;
文種使用、公文格式是否規(guī)范。
第三十二條 經(jīng)審核,對(duì)符合本辦法規(guī)定的公文,行政部應(yīng)當(dāng)及時(shí)提出擬辦意見送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理,需要兩個(gè)以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。
緊急公文,應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。
對(duì)不符合本辦法規(guī)定的公文,經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,可以退回呈報(bào)單位并說明理由。
第三十三條 承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理,不得延誤、推諉。
緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理,確有困難的,應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以說明。
對(duì)不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的,應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回交辦的行政部并說明理由。
第三十四條 收到上級(jí)部門下發(fā)或交辦的公文,由行政部提出擬辦意見,送負(fù)責(zé)人批示后辦理。
第三十五條 公文辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng),主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商;
如有分歧,主辦部門主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào),如仍不能取得一致,可以報(bào)請(qǐng)上級(jí)部門協(xié)調(diào)或裁定。
第三十六條 審批公文時(shí),對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的,主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期,其他審批人圈閱視為同意;
沒有請(qǐng)示事項(xiàng)的,圈閱表示已閱知。
第三十七條 送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理的公文,行政部要負(fù)責(zé)催辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點(diǎn)催辦,一般公文定期催辦。
第七章 公文歸檔
第三十八條 公文辦理完畢后,應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定,及時(shí)整理(立卷)、歸檔。
個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。
第三十九條 歸檔范圍內(nèi)的公文,應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等整理(立卷),要保證歸檔公文的齊全、完整,能正確反映本部門的主要工作情況,便于保管和利用。
第四十條 聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦部門整理(立卷)、歸檔,其他部門保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。
第四十一條 本部門負(fù)責(zé)人兼任其他部門職務(wù),在履行所兼職務(wù)職責(zé)過程中形成的公文,由其兼職部門整理(立卷)、歸檔。
第四十二條 歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限,按照有關(guān)規(guī)定定期整理、存檔。
第四十三條 擬制、修改和簽批公文,書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
第八章 公文管理
第四十四條 公司行政公文由行政部統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。
第四十五條 行政部應(yīng)當(dāng)建立健全公司公文處理的有關(guān)制度。
第四十六條 上級(jí)部門的公文,除絕密級(jí)和注明不準(zhǔn)翻印的以外,下一級(jí)部門經(jīng)負(fù)責(zé)人或者辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),可以翻印。
翻印時(shí),應(yīng)當(dāng)注明翻印的部門、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。
第四十七條 公開發(fā)布各部門公文,必須經(jīng)發(fā)文部門批準(zhǔn)。
經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文,同發(fā)文部門正式印發(fā)的公文具有同等效力。
第四十八條 公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí),應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印部門證明章。
第四十九條 公文被撤銷,視作自始不產(chǎn)生效力;
公文被廢止,視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。
第五十條 不具備歸檔和存查價(jià)值的公文,經(jīng)過鑒別并經(jīng)各部門/項(xiàng)目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),可以銷毀。
第五十一條 銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓?chǎng)所由二人以上監(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。
其中,銷毀絕密公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記。
第五十二條 部門合并時(shí),全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。
部門撤銷時(shí),需要?dú)w檔的公文整理(立卷)后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。
工作人員調(diào)離工作崗位時(shí),應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。
第九章 附則
第五十三條 公文處理中涉及電子文件的有關(guān)規(guī)定另行制定。
統(tǒng)一規(guī)定發(fā)布之前,各部門可以制定本部門或者本地區(qū)、本系統(tǒng)的試行規(guī)定。
第五十四條 各部門對(duì)上級(jí)部門和本部門下發(fā)公文的貫徹落實(shí)情況應(yīng)當(dāng)進(jìn)行督促檢查并建立督查制度。
有關(guān)規(guī)定另行制定。
第五十五條 本辦法自2022年4月7日起施行。
第4篇 油品調(diào)運(yùn)分公司公文處理管理辦法
工貿(mào)油品調(diào)運(yùn)分公司公文處理管理辦法
第一章 總則
第一條 為使zz石油(集團(tuán))工貿(mào)有限公司油品調(diào)運(yùn)分公司(以下簡稱“油品調(diào)運(yùn)分公司”或“公司”)的公文處理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,根據(jù)國家《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》、《黨政機(jī)關(guān)公文格式》及上級(jí)單位相關(guān)管理辦法,結(jié)合油品調(diào)運(yùn)分公司實(shí)際,制定本辦法。
第二條 油品調(diào)運(yùn)分公司公文(包括行政公文和黨公文),是公司履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書,是公司開展管理工作及公務(wù)活動(dòng)的重要工具。油品調(diào)運(yùn)分公司公文分為電子公文、紙質(zhì)公文兩種,具有同等效力。
第三條 公文管理指公文的擬訂、收文、發(fā)文、歸檔、處理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。
第四條 公文管理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。公文管理必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)、規(guī)定,以及公司有關(guān)保密工作的制度,確保國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密的安全。
第二章 組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)
第五條 公司綜合辦公室是行政公文管理工作的管理部門,負(fù)責(zé)本單位的行政公文管理工作。
第三章 公文種類
第六條 油品調(diào)運(yùn)分公司公文種類包括:決議、決定、通告、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、函、會(huì)議紀(jì)要10個(gè)文種。
(一)決議:適用于會(huì)議討論通過的重大決策事項(xiàng)。
(二)決定:適用于對(duì)重要事項(xiàng)做出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員、變更或者撤銷下級(jí)單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。
(三)通告:適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。
(四)意見:適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。
(五)通知:適用于發(fā)布、傳達(dá)要求所屬部門執(zhí)行和有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項(xiàng),任免人員,批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。
(六)通報(bào):適用于表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要精神和告知重要情況。
(七)報(bào)告:適用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作,反映情況,回復(fù)上級(jí)單位的詢問。
(八)請(qǐng)示:適用于向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)事項(xiàng)。
(九)函:適用于不相隸屬單位之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題,請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。
(十)會(huì)議紀(jì)要:適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。會(huì)議決定事項(xiàng)如涉及機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、人員任免、項(xiàng)目投資、資產(chǎn)重組、資金計(jì)劃以及政策性強(qiáng)、涉及面廣的重大事項(xiàng)等,應(yīng)以其它文種專項(xiàng)行文。
第四章 公文格式
第七條 公文一般由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。
(一)份號(hào)。公文印制份數(shù)的順序號(hào)。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)。
(二)密級(jí)和保密期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)按照保密有關(guān)規(guī)定標(biāo)注密級(jí)和保密期限。涉及國家秘密的,分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限;涉及商業(yè)秘密的,分別標(biāo)注“核心商秘”、“普通商秘”和保密期限。
(三)緊急程度。公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。根據(jù)緊急程度,緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”。
(四)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志。由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成,也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時(shí),發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱,也可以單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱。主辦單位排列在前。同級(jí)或者相應(yīng)的黨、政、群機(jī)關(guān)聯(lián)合行文,按照黨、政、群的順序排列。
(五)發(fā)文字號(hào)。由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。聯(lián)合行文時(shí),使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。
(六)簽發(fā)人。上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名,聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注各發(fā)文單位的簽發(fā)人姓名。
(七)標(biāo)題。由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容,標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào),詞組、短語之間一般不空格。
(八)主送單位。公文的主要受理單位,應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。普發(fā)性的公文使用準(zhǔn)確、統(tǒng)一的規(guī)范化統(tǒng)稱。
(九)正文。公文的主體,用來表述公文的內(nèi)容。
(十)附件說明。公文附件的順序號(hào)和名稱。印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文,不應(yīng)以附件說明。
(十一)發(fā)文單位署名。署發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱。
(十二)成文日期。署會(huì)議通過或者發(fā)文單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí),署最后簽發(fā)單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。
(十三)印章。公文中有發(fā)文單位署名的,應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文單位印章,并與署名單位相符。會(huì)議紀(jì)要不加蓋印章。
(十四)附注。公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項(xiàng)。其中“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人(具體承辦人)的姓名和電話。
(十五)附件。公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。
(十六)抄送單位。除主送單位外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他單位,應(yīng)當(dāng)使用單位全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型單位統(tǒng)稱。
(十七)印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。公文的送印單位和送印日期。
(十八)頁碼。公文頁數(shù)順序號(hào)。
第八條 公文的版式按照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》(gb/t9704--2022)國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
第九條 公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等,按照有關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行。
第十條 公文用紙幅面采用國際標(biāo)準(zhǔn)a4 型。特殊形式的公文用紙幅面,根據(jù)實(shí)際需要確定。
第五章 行文規(guī)則
第十一條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要,講求實(shí)效,注重針對(duì)性和可操作性,從嚴(yán)控制發(fā)文數(shù)量。
第十二條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定,一般不得越級(jí)行文。特殊情況下需要越級(jí)行文的,應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過的單位。
第十三條 向上級(jí)行文,應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則:
(一)原則上主送一個(gè)上級(jí)單位,根據(jù)需要同時(shí)抄送相關(guān)上級(jí)單位和同級(jí)單位,不抄送下級(jí)單位;
(二)油品調(diào)運(yùn)分公司一般不直接向集團(tuán)公司行文;一般不直接向上級(jí)單位工作部門行文;公司所屬各部門、營業(yè)室一般不直接向上級(jí)單位或上級(jí)單位工作部門行文。
(三)油品調(diào)運(yùn)分公司各工作部門一般不得向公司以外的單位行文。確有需要,需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),以公司名義行文。凡涉及項(xiàng)目、投資、資產(chǎn)、資金、人事等重要業(yè)務(wù),必須經(jīng)油品調(diào)運(yùn)分公司上報(bào)上級(jí)單位批準(zhǔn)后方可以公司名義行文,或以上級(jí)單位名義行文。
(四)“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事
。一般只寫一個(gè)主送單位,需要同時(shí)送其他單位的,應(yīng)當(dāng)用抄送形式,但不得抄送下屬單位。不得在報(bào)告等非請(qǐng)示性公文中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。
(五)除上級(jí)單位負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外,不得以單位名義向上級(jí)單位負(fù)責(zé)人報(bào)送公文,不得以本公司負(fù)責(zé)人名義向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送公文。
第十四條 向下級(jí)行文,應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則:
(一)主送受理單位,根據(jù)需要抄送相關(guān)單位。重要行文應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送發(fā)文單位的直接上級(jí)單位;
(二)公司機(jī)關(guān)各部室一般不得以部門名義向所屬下級(jí)單位行文,確需行文應(yīng)以公司名義行文;
(三)公司機(jī)關(guān)各部室的一般性具體業(yè)務(wù),應(yīng)以內(nèi)部專函形式向下級(jí)單位及相關(guān)部門行文;
(四)涉及多個(gè)部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù),牽頭部門應(yīng)主動(dòng)與會(huì)辦部門協(xié)商一致后方可行文,未協(xié)商一致的不得行文;擅自行文造成不良影響的,應(yīng)當(dāng)及時(shí)糾正或者撤銷;
(五)上級(jí)單位向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)單位行文,必要時(shí)抄送該下級(jí)單位的另一個(gè)上級(jí)單位。
第十五條 公司黨總支和行政可以聯(lián)合行文,屬于黨總支和行政各自職權(quán)范圍內(nèi)的工作,不得聯(lián)合行文。
第十六條 公司向本系統(tǒng)的重要行文,應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)單位。
第六章 發(fā)文辦理
第十七條 發(fā)文辦理包括公文起草、審核、簽發(fā)、校對(duì)、復(fù)核、登記、印制、蓋章、分發(fā)等程序。
第十八條 公文起草應(yīng)當(dāng)做到:
(一)符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策,完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖,并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。
(二)一切從實(shí)際出發(fā),分析問題實(shí)事求是,所提政策措施和辦法切實(shí)可行。
(三)內(nèi)容簡潔、情況真實(shí)、主題突出、觀點(diǎn)鮮明、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、表述準(zhǔn)確、文字精煉、標(biāo)點(diǎn)正確。
(四)文種正確,格式規(guī)范。
(五)深入調(diào)查研究,充分論證,廣泛聽取意見。
(六)公文涉及其他部門和單位職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng),牽頭起草部門應(yīng)征求相關(guān)部門和單位意見,力求達(dá)成一致。
(七)對(duì)涉及國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密的公文應(yīng)當(dāng)按相關(guān)保密規(guī)定,在公文擬制時(shí),注明密級(jí)及保密期限。
(八)對(duì)涉及其他部門職責(zé)范圍內(nèi)的事項(xiàng),主辦部門應(yīng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商,取得一致后方可行文。
(九)擬制緊急公文,應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急原因,并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。
第十九條 公文審核。公文文稿簽發(fā)前,應(yīng)當(dāng)由發(fā)文部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是:
(一)行文理由是否充分,行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。
(二)內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策;是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖;是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接;所提政策措施和辦法是否切實(shí)可行。
(三)涉及有關(guān)單位或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否經(jīng)過充分協(xié)商并達(dá)成一致意見,如有分歧,部門主要負(fù)責(zé)人應(yīng)出面協(xié)調(diào)。
(四)重要公文文稿的起草,部門負(fù)責(zé)人審核后應(yīng)送發(fā)文單位綜合辦公室進(jìn)行初核。
(五)經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿,應(yīng)當(dāng)退回并說明理由;符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進(jìn)一步研究和修改的,由起草部門修改后重新報(bào)送。
第二十條 公文簽發(fā)。公文應(yīng)當(dāng)經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人審批簽發(fā),應(yīng)當(dāng)做到:
(一)主辦部門起草的公文涉及有關(guān)協(xié)辦單位或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)的,應(yīng)當(dāng)交由協(xié)辦部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽。會(huì)簽后,交由主辦部門提交公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
(二)重要公文和上行文由單位主要負(fù)責(zé)人簽發(fā),一般性的下行文由分管負(fù)責(zé)人簽發(fā)。簽發(fā)人簽發(fā)公文,應(yīng)當(dāng)簽署意見、姓名和完整日期;簽名的,視為同意。
(三)聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)合發(fā)文單位負(fù)責(zé)人會(huì)簽,會(huì)簽一般不得使用復(fù)印件。
第二十一條 公文校對(duì)。公文經(jīng)單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)后,應(yīng)交由擬稿人校對(duì)。校對(duì)的重點(diǎn)是:文稿內(nèi)容文字表述是否準(zhǔn)確無歧義,文種是否正確,糾正錯(cuò)別字,檢查附件是否齊全,格式、字體是否規(guī)范,單位名稱、人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確;文字、數(shù)字、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等用法是否規(guī)范。
第二十二條 公文復(fù)核。已經(jīng)公文擬稿人員校對(duì)后的公文,綜合辦公室印發(fā)前應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核。復(fù)核的重點(diǎn)是:審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備,文種是否正確,內(nèi)容是否符合相關(guān)規(guī)定,附件材料是否齊全,格式、字體是否規(guī)范等。經(jīng)復(fù)核需要進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的,應(yīng)按程序復(fù)審。
第二十三條 公文登記。對(duì)復(fù)核后的公文,要確定發(fā)文字號(hào)、分送范圍和份數(shù)并詳細(xì)記載,發(fā)文字號(hào)編號(hào)應(yīng)當(dāng)規(guī)范統(tǒng)一,避免重復(fù)。
第二十四條 公文印制。公文印制應(yīng)當(dāng)確保質(zhì)量和時(shí)效。涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場(chǎng)所印制。
第二十五條 公文蓋章。文稿除會(huì)議紀(jì)要外,一律加蓋公司印章,蓋章位置應(yīng)當(dāng)符合公文格式位置要求。
第二十六條 公文分發(fā)。公文印制、蓋章完畢后,應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查后分發(fā),并做好發(fā)文登記,傳真發(fā)文的要做好傳真記錄。
第七章 收文辦理
第二十七條 收文辦理包括公文的簽收,登記、初審、擬辦、簽批、承辦、傳閱、催辦和答復(fù)等程序。
第二十八條 公文簽收。對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點(diǎn),核對(duì)無誤后簽字或蓋章,并注明簽收時(shí)間。公司外來文件由綜合辦公室統(tǒng)一接收,凡代表公司外出參加會(huì)議、考察、訪問帶回的文件、重要資料,均應(yīng)交綜合辦公室統(tǒng)一登記、處理。
第二十九條 公文登記。對(duì)公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細(xì)登記。
第三十條 公文初審。對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行初審。初審的重點(diǎn)是:內(nèi)容是否符合國家法律,法規(guī)及其它有關(guān)規(guī)定;是否符合行文規(guī)則,文種、格式是否符合要求;涉及其他單位或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否已經(jīng)協(xié)商、會(huì)簽;是否符合公文起草的其他要求。
經(jīng)初審有下列不符合規(guī)定的情形之一的,經(jīng)綜合辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,應(yīng)該退回呈報(bào)單位并說明理由。
(一)請(qǐng)示內(nèi)容不符合國家法律、法規(guī)規(guī)定,不符合黨和國家的方針、政策的;
(二)不符合行文規(guī)則的;
(三)文種使用不當(dāng)?shù)?
(四)涉及其他單位或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng),未經(jīng)協(xié)商、會(huì)簽的;
(五)涉及事項(xiàng)應(yīng)由報(bào)文機(jī)關(guān)自行解決的;
(六)一文數(shù)事、多頭主報(bào)、不蓋公章的;
(七)“報(bào)告”夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)的;
(八)上行文未按要求注明簽發(fā)人,未注明聯(lián)系人和聯(lián)系方式的。
第三十一條 公文擬辦。經(jīng)審核符合規(guī)定的公文,由綜合辦公室文秘人員報(bào)綜合辦公室負(fù)責(zé)人提出擬辦意見,緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。
第三十二條 公文簽批。綜合辦公室負(fù)責(zé)人審批后,呈送本單
位主要領(lǐng)導(dǎo)批示(行政文件呈送經(jīng)理批示,黨總支文件呈送黨總支書記批示)。主要領(lǐng)導(dǎo)按照公司分管領(lǐng)導(dǎo)分工,提出批示意見批轉(zhuǎn)分管領(lǐng)導(dǎo)閱處,分管領(lǐng)導(dǎo)按照文件內(nèi)容提出閱辦意見批轉(zhuǎn)分管業(yè)務(wù)部門具體辦理。簽批文件時(shí),主批人應(yīng)簽署明確意見、姓名和審批日期,其他審批人圈閱或者簽名視為同意,沒有請(qǐng)示事項(xiàng)的圈閱表示已閱知。
第三十三條 公文承辦。承辦部門對(duì)分管領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理,有明確辦理時(shí)限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理完畢。單位負(fù)責(zé)人收到交辦事項(xiàng)的行文,應(yīng)在批示后交由綜合辦公室登記規(guī)定,需要轉(zhuǎn)有關(guān)部門的,用復(fù)印件。
第三十四條 公文傳閱。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要,應(yīng)將公文及時(shí)送傳閱對(duì)象。辦理公文傳閱時(shí),綜合辦公室文秘人員應(yīng)隨時(shí)掌握公文去向,不得漏傳、誤傳、延誤。閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定閱知范圍,經(jīng)綜合辦公室負(fù)責(zé)人審批后分送。
第三十五條 公文催辦。文秘人員應(yīng)及時(shí)了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況,督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)催辦。
第三十六條 公文答復(fù)。公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時(shí)答復(fù)來文單位,并根據(jù)需要告知其他相關(guān)單位,下級(jí)單位上報(bào)“請(qǐng)示”文件,要予以書面批復(fù)。
第八章 公文管理
第三十七條 公文由綜合辦公室文秘部門或者專人統(tǒng)一管理。綜合辦公室應(yīng)當(dāng)建立健全本單位公文管理制度,確保管理規(guī)范,充分發(fā)揮公文效用。
第三十八條 公文整理與歸檔。公文辦理完畢后,應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)國家檔案法律法規(guī)和集團(tuán)公司檔案管理有關(guān)規(guī)定,及時(shí)收集齊全、整理歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。
第三十九條 應(yīng)按照分工負(fù)責(zé)的原則,做好歸檔公文的收集、整理與歸檔工作。
(一)各種公文定稿、正本,由公司綜合辦公室收集整理;
(二)各種例會(huì)的會(huì)議記錄、紀(jì)要等,包括原始記錄及有關(guān)資料,有承辦機(jī)構(gòu)或承辦人收集、整理。紀(jì)要定稿應(yīng)交綜合辦公室歸檔。
(三)單位負(fù)責(zé)人外出參加會(huì)議收到的應(yīng)歸檔的公文,使用后交公司綜合辦公室整理歸檔。
(四)單位負(fù)責(zé)人兼任其他單位職務(wù)的,在履行所兼職務(wù)過程中形成的公文,由其兼職單位歸檔。
(五)兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦單位歸檔,相關(guān)單位保存復(fù)印件。
(六)每年5月底前,須將上年度應(yīng)整理、歸檔的公文,向檔案管理機(jī)構(gòu)移交并辦理交接手續(xù)。
第四十條 公文歸檔,應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值分類整理立卷,要保證檔案的齊全、完整,能正確反映本單位的主要工作情況,以便于保管和利用。
第四十一條 公文歸檔期限按照集團(tuán)公司檔案分類保管期限表的規(guī)定執(zhí)行。擬制、修改和簽批的公文的紙張和字跡材料,必須符合存檔要求。
第四十二條 涉密文件按照集團(tuán)公司保密相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
(一)公文確定密級(jí)前,應(yīng)根據(jù)擬定的密級(jí)先行采取保密措施。確定密級(jí)后,應(yīng)當(dāng)按照鎖定密級(jí)嚴(yán)格管理。絕密級(jí)公文應(yīng)當(dāng)由專人管理。公文的密級(jí)需要變更或者解除的,由原確定密級(jí)的單位或者其上級(jí)單位決定。
(二)涉及公文應(yīng)當(dāng)通過機(jī)要交通、郵政機(jī)要通信、城市機(jī)要文件交換站或者收發(fā)件機(jī)關(guān)機(jī)要收發(fā)人員進(jìn)行傳遞,通過密碼電報(bào)或者符合國家保密規(guī)定的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行傳輸。
(三)涉密公文公開發(fā)布前應(yīng)當(dāng)履行解密程序。公開發(fā)布的時(shí)間、形式和渠道,由發(fā)文單位確定。經(jīng)批轉(zhuǎn)公開發(fā)布的公文,同發(fā)文單位正式印發(fā)的公文具有同等效力。
(四)復(fù)制、匯編機(jī)密級(jí)、秘密級(jí)公文,應(yīng)當(dāng)符合有關(guān)規(guī)定并經(jīng)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。絕密級(jí)公文一般不得復(fù)制、匯編,確有工作需要的,應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)或者其上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。復(fù)制、匯編的公文視同原件管理。復(fù)制件應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制機(jī)關(guān)戳記。翻印件應(yīng)當(dāng)注明翻印的機(jī)關(guān)名稱、日期。匯編本的密級(jí)按照編入公文的最高密級(jí)標(biāo)注。
第四十三條 公文撤銷或廢止,由發(fā)文單位或上級(jí)單位根據(jù)職權(quán)范圍和有關(guān)法律法規(guī)決定。公文被撤銷的,視為自始無效;公文被廢止的,視為自廢止之日起失效。
第四十四條 不具備歸檔和保存價(jià)值的公文,經(jīng)批準(zhǔn)后可以銷毀。銷毀涉密公文必須嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定履行審批登記手續(xù),確保不丟失、不漏銷。個(gè)人不得私自銷毀、留存涉密公文。
第四十五條 機(jī)構(gòu)合并時(shí),全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理;機(jī)構(gòu)撤銷時(shí),需要?dú)w檔的公文經(jīng)整理后按照有關(guān)規(guī)定移交檔案管理部門。
第四十六條 工作人員離崗離職時(shí),所在機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)督促其將暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。
第九章 附則
第四十七條 本辦法由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。
第四十八條 本辦法未盡事項(xiàng)按照國家法規(guī)及工貿(mào)公司要求執(zhí)行。
第5篇 物業(yè)管理公司公文處理辦法
物業(yè)管理公司公文處理辦法(十七)第一章 總則
第一條 為使公司各部門、項(xiàng)目(以下簡稱各部門)的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,制定本辦法。
第二條 各部門的公文(包括電報(bào),下同),是各部門在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書,是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。
第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。
第四條 公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡、高效的原則,做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。
第五條 公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)以及公司的相關(guān)規(guī)定,確保公司秘密的安全。
第六條 各部門的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作,模范遵守本辦法并加強(qiáng)對(duì)本部門公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。
第七條 各部門的辦公室是公文處理的管理機(jī)構(gòu),主管本部門的公文處理工作并指導(dǎo)下級(jí)部門的公文處理工作。
第八條 各部門的辦公室應(yīng)當(dāng)配備專職人員負(fù)責(zé)公文處理工作。
第二章 公文種類
第九條 各部門的公文種類主要有:
(一)命令(令)適用于依照有關(guān)法律公布公司規(guī)章;
宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施;
嘉獎(jiǎng)有關(guān)部門/項(xiàng)目及人員。
(二)決定適應(yīng)于公司對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行為及動(dòng)作作出安排、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及個(gè)人、變更或者撤銷下級(jí)單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng),并要在公司內(nèi)部以文件的形勢(shì)及下達(dá)。
(三)公告適用于向企業(yè)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)。
(四)通告適用于公布公司各部門應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。
(五)通知適用于公司批轉(zhuǎn)下級(jí)部門的公文、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)部門和不相隸屬部門的公文、宣布實(shí)施某項(xiàng)制度、傳達(dá)要求下級(jí)部門辦理和需要有關(guān)部門周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)、任免人員。
(六)通報(bào)適用于表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要精神或者情況。
(七)報(bào)告適用于向上級(jí)部門匯報(bào)工作,反映情況,答復(fù)上級(jí)部門的詢問。
(八)請(qǐng)示適用于向上級(jí)部門請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。
(九)批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)部門的請(qǐng)示事項(xiàng)。
(十)意見適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。
(十一)函適用于不相隸屬部門之間商洽工作,詢問和答復(fù)問題,請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。
(十二)會(huì)議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。
第三章 公文格式
第十條 公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文部門標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送部門、正文、 說明、成文日期、印章、附注、 、主題詞、抄送部門、印發(fā)部門和印發(fā)日期等部分組成。
(一)涉及公司秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)和保密期限,其中,“絕密”、“機(jī)密”級(jí)公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。
(二)緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。
(三)發(fā)文部門標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文部門全稱或者規(guī)范化簡稱;
聯(lián)合行文,主辦部門排列在前。
(四)發(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)包括部門代字、年份、序號(hào)。
聯(lián)合行文,只標(biāo)明主辦部門發(fā)文字號(hào)。
(五)上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名。
其中,“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。
(六)公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類,一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文部門。
公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。
(七)主送部門指公文的主要受理部門,應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
(八)公文如有 ,應(yīng)當(dāng)注明 順序和名稱。
(九)公文除“會(huì)議紀(jì)要”和以電子版形式發(fā)出的以外,應(yīng)當(dāng)加蓋印章。
(十)成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn),聯(lián)合行文以最后簽發(fā)部門負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。
電子版形式公文以發(fā)出日期為準(zhǔn)。
(十一)公文如有附注(需要說明的其他事項(xiàng)),應(yīng)當(dāng)加括號(hào)標(biāo)注。
(十二)公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。
上行文按照上級(jí)部門的要求標(biāo)注主題詞。
(十三)抄送部門指除主送部門外需要執(zhí)行或知曉公文的其他部門,應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
(十四)文字從左至右橫寫、橫排。
第十一條 公文中各組成部分的標(biāo)識(shí)規(guī)則,參照《國家各部門公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
第十二條 公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)a4型(210mm__297mm),左側(cè)裝訂。
張貼的公文用紙大小,根據(jù)實(shí)際需要確定。
第四章 行文規(guī)則
第十三條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要,注重效用。
第十四條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定,一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。
第十五條 各部門依據(jù)本部門職權(quán)可以相互行文和向下一級(jí)部門的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文;
除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)外,一般不得向下一級(jí)政府正式行文。
第十六條 同級(jí)部門、上級(jí)部門與下一級(jí)部門可以聯(lián)合行文;
各部門之間、各項(xiàng)目之間可以聯(lián)合行文;
第十七條 屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù),應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。
聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。
須經(jīng)公司審批的事項(xiàng),經(jīng)公司同意也可以由部門行文,文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)公司同意。
第十八條 屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題,應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送主管部門處理。
第十九條 部門之間對(duì)有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致,不得各自向下行文。
如擅自行文,上級(jí)部門應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。
第二十條 向下級(jí)部門或者本系統(tǒng)的重要行文,應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)部門。
第二十一條 “請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事;
一般只寫一個(gè)主送部門,需要同時(shí)送其他部門的,應(yīng)當(dāng)用抄送形式,但不得抄送其下級(jí)部門。
“報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。
第二十二條 除上級(jí)部門負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外,不得以部門名義向上級(jí)部門負(fù)責(zé)人報(bào)送“請(qǐng)示”、“意見”和“報(bào)告”。
第二十三條 受雙重領(lǐng)導(dǎo)的部門向上級(jí)部門行文,應(yīng)當(dāng)寫明主送部門和抄送部門。
上級(jí)部門向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)部門行文,必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級(jí)部門。
第五章 發(fā)文辦理
第二十四條 發(fā)文辦理指以本部門名義制發(fā)公文的過程,包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。
第二十五條 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到:
(一)符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。
如提出新的政策、規(guī)定等,要切實(shí)可行并加以說明。
(二)情況確實(shí),觀點(diǎn)明確,表述準(zhǔn)確,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),條理清楚,直述不曲,字詞規(guī)范,標(biāo)點(diǎn)正確,篇幅力求簡短。
(三)公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文部門的職權(quán)和與主送部門的行文關(guān)系確定。
(四)擬制緊急公文,應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因,并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。
(五)人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。
引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題,后引發(fā)文字號(hào)。
引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。
日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。
(六)結(jié)構(gòu)層次序數(shù),第一層為“
一、”,第二層為“
(一)”,第三層為“1.”,第四層為“
(1)”。
(七)應(yīng)當(dāng)使用國家法定計(jì)量單位。
(八)文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱,應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。
使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。
(九)公文中的數(shù)字,除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。
第二十六條 擬制公文,對(duì)涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng),主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商,取得一致意見后方可行文;
如有分歧,主辦部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào),仍不能取得一致時(shí),主辦部門可以列明各方理據(jù),提出建設(shè)性意見,并與有關(guān)部門會(huì)簽后報(bào)請(qǐng)上級(jí)部門協(xié)調(diào)或裁定。
第二十七條 公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前,應(yīng)當(dāng)由辦公室進(jìn)行審核。
審核的重點(diǎn)是:是否確需行文,行文方式是否妥當(dāng),是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求,公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。
第二十八條 以本部門名義制發(fā)的上行文,由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā);
以本部門名義制發(fā)的下行文或平行文,由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。
第二十九條 公文正式印制前,行政部應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核,重點(diǎn)是:審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備, 材料是否齊全,格式是否統(tǒng)
一、規(guī)范等。
經(jīng)復(fù)核需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的,應(yīng)按程序復(fù)審。
第六章 收文辦理
第三十條 收文辦理指對(duì)收到公文的辦理過程,包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。
第三十一條 收到下級(jí)部門上報(bào)的需要辦理的公文,行政部應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。
審核的重點(diǎn)是:是否應(yīng)由本部門辦理;
是否符合行文規(guī)則;
內(nèi)容是否符合公司的有關(guān)規(guī)定;
涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽;
文種使用、公文格式是否規(guī)范。
第三十二條 經(jīng)審核,對(duì)符合本辦法規(guī)定的公文,行政部應(yīng)當(dāng)及時(shí)提出擬辦意見送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理,需要兩個(gè)以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。
緊急公文,應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。
對(duì)不符合本辦法規(guī)定的公文,經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,可以退回呈報(bào)單位并說明理由。
第三十三條 承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理,不得延誤、推諉。
緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理,確有困難的,應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以說明。
對(duì)不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的,應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回交辦的行政部并說明理由。
第三十四條 收到上級(jí)部門下發(fā)或交辦的公文,由行政部提出擬辦意見,送負(fù)責(zé)人批示后辦理。
第三十五條 公文辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng),主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商;
如有分歧,主辦部門主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào),如仍不能取得一致,可以報(bào)請(qǐng)上級(jí)部門協(xié)調(diào)或裁定。
第三十六條 審批公文時(shí),對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的,主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期,其他審批人圈閱視為同意;
沒有請(qǐng)示事項(xiàng)的,圈閱表示已閱知。
第三十七條 送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理的公文,行政部要負(fù)責(zé)催辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點(diǎn)催辦,一般公文定期催辦。
第七章 公文歸檔
第三十八條 公文辦理完畢后,應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定,及時(shí)整理(立卷)、歸檔。
個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。
第三十九條 歸檔范圍內(nèi)的公文,應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等整理(立卷),要保證歸檔公文的齊全、完整,能正確反映本部門的主要工作情況,便于保管和利用。
第四十條 聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦部門整理(立卷)、歸檔,其他部門保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。
第四十一條 本部門負(fù)責(zé)人兼任其他部門職務(wù),在履行所兼職務(wù)職責(zé)過程中形成的公文,由其兼職部門整理(立卷)、歸檔。
第四十二條 歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限,按照有關(guān)規(guī)定定期整理、存檔。
第四十三條 擬制、修改和簽批公文,書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
第八章 公文管理
第四十四條 公司行政公文由行政部統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。
第四十五條 行政部應(yīng)當(dāng)建立健全公司公文處理的有關(guān)制度。
第四十六條 上級(jí)部門的公文,除絕密級(jí)和注明不準(zhǔn)翻印的以外,下一級(jí)部門經(jīng)負(fù)責(zé)人或者辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),可以翻印。
翻印時(shí),應(yīng)當(dāng)注明翻印的部門、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。
第四十七條 公開發(fā)布各部門公文,必須經(jīng)發(fā)文部門批準(zhǔn)。
經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文,同發(fā)文部門正式印發(fā)的公文具有同等效力。
第四十八條 公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí),應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印部門證明章。
第四十九條 公文被撤銷,視作自始不產(chǎn)生效力;
公文被廢止,視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。
第五十條 不具備歸檔和存查價(jià)值的公文,經(jīng)過鑒別并經(jīng)各部門/項(xiàng)目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),可以銷毀。
第五十一條 銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓?chǎng)所由二人以上監(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。
其中,銷毀絕密公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記。
第五十二條 部門合并時(shí),全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。
部門撤銷時(shí),需要?dú)w檔的公文整理(立卷)后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。
工作人員調(diào)離工作崗位時(shí),應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。
第九章 附則
第五十三條 公文處理中涉及電子文件的有關(guān)規(guī)定另行制定。
統(tǒng)一規(guī)定發(fā)布之前,各部門可以制定本部門或者本地區(qū)、本系統(tǒng)的試行規(guī)定。
第五十四條 各部門對(duì)上級(jí)部門和本部門下發(fā)公文的貫徹落實(shí)情況應(yīng)當(dāng)進(jìn)行督促檢查并建立督查制度。
有關(guān)規(guī)定另行制定。
第五十五條 本辦法自2022年4月7日起施行。
第6篇 物業(yè)管理公司公文處理辦法（17）
物業(yè)管理公司公文處理辦法(十七)
第一章 總 則
第一條 為使公司各部門、項(xiàng)目(以下簡稱各部門)的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,制定本辦法。
第二條 各部門的公文(包括電報(bào),下同),是各部門在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書,是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。
第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。
第四條 公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡、高效的原則,做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。
第五條 公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)以及公司的相關(guān)規(guī)定,確保公司秘密的安全。
第六條 各部門的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作,模范遵守本辦法并加強(qiáng)對(duì)本部門公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。
第七條 各部門的辦公室是公文處理的管理機(jī)構(gòu),主管本部門的公文處理工作并指導(dǎo)下級(jí)部門的公文處理工作。
第八條 各部門的辦公室應(yīng)當(dāng)配備專職人員負(fù)責(zé)公文處理工作。
第二章 公文種類
第九條 各部門的公文種類主要有:
(一)命令(令)
適用于依照有關(guān)法律公布公司規(guī)章;宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施;嘉獎(jiǎng)有關(guān)部門/項(xiàng)目及人員。
(二)決定
適應(yīng)于公司對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行為及動(dòng)作作出安排、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及個(gè)人、變更或者撤銷下級(jí)單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng),并要在公司內(nèi)部以文件的形勢(shì)及下達(dá)。
(三)公告
適用于向企業(yè)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)。
(四)通告
適用于公布公司各部門應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。
(五)通知
適用于公司批轉(zhuǎn)下級(jí)部門的公文、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)部門和不相隸屬部門的公文、宣布實(shí)施某項(xiàng)制度、傳達(dá)要求下級(jí)部門辦理和需要有關(guān)部門周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)、任免人員。
(六)通報(bào)
適用于表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要精神或者情況。
(七)報(bào)告
適用于向上級(jí)部門匯報(bào)工作,反映情況,答復(fù)上級(jí)部門的詢問。
(八)請(qǐng)示
適用于向上級(jí)部門請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。
(九)批復(fù)
適用于答復(fù)下級(jí)部門的請(qǐng)示事項(xiàng)。
(十)意見
適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。
(十一)函
適用于不相隸屬部門之間商洽工作,詢問和答復(fù)問題,請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。
(十二)會(huì)議紀(jì)要
適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。
第三章 公文格式
第十條 公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文部門標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送部門、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送部門、印發(fā)部門和印發(fā)日期等部分組成。
(一)涉及公司秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)和保密期限,其中,“絕密”、“機(jī)密”級(jí)公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。
(二)緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。
(三)發(fā)文部門標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文部門全稱或者規(guī)范化簡稱;聯(lián)合行文,主辦部門排列在前。
(四)發(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)包括部門代字、年份、序號(hào)。聯(lián)合行文,只標(biāo)明主辦部門發(fā)文字號(hào)。
(五)上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名。其中,“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。
(六)公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類,一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文部門。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。
(七)主送部門指公文的主要受理部門,應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
(八)公文如有附件,應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。
(九)公文除“會(huì)議紀(jì)要”和以電子版形式發(fā)出的以外,應(yīng)當(dāng)加蓋印章。
(十)成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn),聯(lián)合行文以最后簽發(fā)部門負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電子版形式公文以發(fā)出日期為準(zhǔn)。
(十一)公文如有附注(需要說明的其他事項(xiàng)),應(yīng)當(dāng)加括號(hào)標(biāo)注。
(十二)公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上行文按照上級(jí)部門的要求標(biāo)注主題詞。
(十三)抄送部門指除主送部門外需要執(zhí)行或知曉公文的其他部門,應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
(十四)文字從左至右橫寫、橫排。
第十一條 公文中各組成部分的標(biāo)識(shí)規(guī)則,參照《國家各部門公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
第十二條 公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)a4型(210mm×297mm),左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小,根據(jù)實(shí)際需要確定。
第四章 行文規(guī)則
第十三條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要,注重效用。
第十四條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定,一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。
第十五條 各部門依據(jù)本部門職權(quán)可以相互行文和向下一級(jí)部門的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文;除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)外,一般不得向下一級(jí)政府正式行文。
第十六條 同級(jí)部門、上級(jí)部門與下一級(jí)部門可以聯(lián)合行文;各部門之間、各項(xiàng)目之間可以聯(lián)合行文;
第十七條 屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù),應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。須經(jīng)公司審批的事項(xiàng),經(jīng)公司同意也可以由部門行文,文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)公司同意。
第十八條 屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題,應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送主管部門處理。
第十九條 部門之間對(duì)有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致,不得各自向下行文。如擅自行文,上級(jí)部門應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。
第二十條 向下級(jí)部門或者本系統(tǒng)的重要行文,應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)部門。
第二十一條 “請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事;一般只寫一個(gè)主送部門,需要同時(shí)送其他部門的,應(yīng)當(dāng)用抄送形式,但不得抄送其下級(jí)部門。
“報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。
第二十二條 除上級(jí)部門負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外,不得以部門名義向上級(jí)部門負(fù)責(zé)人報(bào)送“請(qǐng)示”、“意見”和“報(bào)告”。
第二十三條 受雙重領(lǐng)導(dǎo)的部門向上級(jí)部門行文,應(yīng)當(dāng)寫明主送部門和抄送部門。上級(jí)部門向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)部門行文,必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級(jí)部門。
第五章 發(fā)文辦理
第二十四條 發(fā)文辦理指以本部門名義制發(fā)公文的過程,包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。
第二十五條 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到:
(一)符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等,要切實(shí)可行并加以說明。
(二)情況確實(shí),觀點(diǎn)明確,表述準(zhǔn)確,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),條理清楚,直述不曲,字詞規(guī)范,標(biāo)點(diǎn)正確,篇幅力求簡短。
(三)公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文部門的職權(quán)和與主送部門的行文關(guān)系確定。
(四)擬制緊急公文,應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因,并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。
(五)人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題,后引發(fā)文字號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。
(六)結(jié)構(gòu)層次序數(shù),第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1.”,第四層為“(1)”。
(七)應(yīng)當(dāng)使用國家法定計(jì)量單位。
(八)文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱,應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。
(九)公文中的數(shù)字,除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。
第二十六條 擬制公文,對(duì)涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng),主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商,取得一致意見后方可行文;如有分歧,主辦部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào),仍不能取得一致時(shí),主辦部門可以列明各方理據(jù),提出建設(shè)性意見,并與有關(guān)部門會(huì)簽后報(bào)請(qǐng)上級(jí)部門協(xié)調(diào)或裁定。
第二十七條 公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前,應(yīng)當(dāng)由辦公室進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是:是否確需行文,行文方式是否妥當(dāng),是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求,公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。
第二十八條 以本部門名義制發(fā)的上行文,由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā);以本部門名義制發(fā)的下行文或平行文,由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。
第二十九條 公文正式印制前,行政部應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核,重點(diǎn)是:審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備,附件材料是否齊全,格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。
經(jīng)復(fù)核需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的,應(yīng)按程序復(fù)審。
第六章 收
文辦理
第三十條 收文辦理指對(duì)收到公文的辦理過程,包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。
第三十一條 收到下級(jí)部門上報(bào)的需要辦理的公文,行政部應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是:是否應(yīng)由本部門辦理;是否符合行文規(guī)則;內(nèi)容是否符合公司的有關(guān)規(guī)定;涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽;文種使用、公文格式是否規(guī)范。
第三十二條 經(jīng)審核,對(duì)符合本辦法規(guī)定的公文,行政部應(yīng)當(dāng)及時(shí)提出擬辦意見送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理,需要兩個(gè)以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文,應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。對(duì)不符合本辦法規(guī)定的公文,經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,可以退回呈報(bào)單位并說明理由。
第三十三條 承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理,不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理,確有困難的,應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以說明。對(duì)不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的,應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回交辦的行政部并說明理由。
第三十四條 收到上級(jí)部門下發(fā)或交辦的公文,由行政部提出擬辦意見,送負(fù)責(zé)人批示后辦理。
第三十五條 公文辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng),主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商;如有分歧,主辦部門主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào),如仍不能取得一致,可以報(bào)請(qǐng)上級(jí)部門協(xié)調(diào)或裁定。
第三十六條 審批公文時(shí),對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的,主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期,其他審批人圈閱視為同意;沒有請(qǐng)示事項(xiàng)的,圈閱表示已閱知。
第三十七條 送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理的公文,行政部要負(fù)責(zé)催辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點(diǎn)催辦,一般公文定期催辦。
第七章 公文歸檔
第三十八條 公文辦理完畢后,應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定,及時(shí)整理(立卷)、歸檔。
個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。
第三十九條 歸檔范圍內(nèi)的公文,應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等整理(立卷),要保證歸檔公文的齊全、完整,能正確反映本部門的主要工作情況,便于保管和利用。
第四十條 聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦部門整理(立卷)、歸檔,其他部門保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。
第四十一條 本部門負(fù)責(zé)人兼任其他部門職務(wù),在履行所兼職務(wù)職責(zé)過程中形成的公文,由其兼職部門整理(立卷)、歸檔。
第四十二條 歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限,按照有關(guān)規(guī)定定期整理、存檔。
第四十三條 擬制、修改和簽批公文,書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
第八章 公文管理
第四十四條 公司行政公文由行政部統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。
第四十五條 行政部應(yīng)當(dāng)建立健全公司公文處理的有關(guān)制度。
第四十六條 上級(jí)部門的公文,除絕密級(jí)和注明不準(zhǔn)翻印的以外,下一級(jí)部門經(jīng)負(fù)責(zé)人或者辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),可以翻印。翻印時(shí),應(yīng)當(dāng)注明翻印的部門、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。
第四十七條 公開發(fā)布各部門公文,必須經(jīng)發(fā)文部門批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文,同發(fā)文部門正式印發(fā)的公文具有同等效力。
第四十八條 公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí),應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印部門證明章。
第四十九條 公文被撤銷,視作自始不產(chǎn)生效力;公文被廢止,視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。
第五十條 不具備歸檔和存查價(jià)值的公文,經(jīng)過鑒別并經(jīng)各部門/項(xiàng)目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),可以銷毀。
第五十一條 銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓?chǎng)所由二人以上監(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。其中,銷毀絕密公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記。
第五十二條 部門合并時(shí),全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。部門撤銷時(shí),需要?dú)w檔的公文整理(立卷)后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。
工作人員調(diào)離工作崗位時(shí),應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。
第九章 附 則
第五十三條 公文處理中涉及電子文件的有關(guān)規(guī)定另行制定。統(tǒng)一規(guī)定發(fā)布之前,各部門可以制定本部門或者本地區(qū)、本系統(tǒng)的試行規(guī)定。
第五十四條 各部門對(duì)上級(jí)部門和本部門下發(fā)公文的貫徹落實(shí)情況應(yīng)當(dāng)進(jìn)行督促檢查并建立督查制度。有關(guān)規(guī)定另行制定。
第7篇 石油公司公文處理管理辦法
石油銷售公司公文處理管理辦法(暫行)
第一章 總則
第一條 為使hb公司的公文處理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,根據(jù)國家《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》、《黨政機(jī)關(guān)公文格式》及上級(jí)單位相關(guān)管理辦法,結(jié)合hb公司實(shí)際,制定本辦法。
第二條 公司公文(包括行政公文和黨公文),是公司履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書,是公司開展管理工作及公務(wù)活動(dòng)的重要工具。公司公文分為電子公文、紙質(zhì)公文兩種,具有同等效力。
第三條 公文管理指公文的擬訂、收文、發(fā)文、歸檔、處理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。
第四條 公文管理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡高效、安全保密的原則。公文管理必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)、規(guī)定,以及公司有關(guān)保密工作的制度,確保國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密的安全。
第五條 公司綜合辦公室是行政公文管理工作的管理部門,負(fù)責(zé)本單位的行政公文管理工作。
第二章 公文種類
第六條 公司公文種類包括:決議、決定、通告、意見、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、函、會(huì)議紀(jì)要10個(gè)文種。
(一)決議:適用于會(huì)議討論通過的重大決策事項(xiàng)。
(二)決定:適用于對(duì)重要事項(xiàng)做出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員、變更或者撤銷下級(jí)單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。
(三)通告:適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)。
(四)意見:適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。
(五)通知:適用于發(fā)布、傳達(dá)要求所屬部門執(zhí)行和有關(guān)單位周知或執(zhí)行的事項(xiàng),任免人員,批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。
(六)通報(bào):適用于表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要精神和告知重要情況。
(七)報(bào)告:適用于向上級(jí)單位匯報(bào)工作,反映情況,回復(fù)上級(jí)單位的詢問。
(八)請(qǐng)示:適用于向上級(jí)單位請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)事項(xiàng)。
(九)函:適用于不相隸屬單位之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題,請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。
(十)會(huì)議紀(jì)要:適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。會(huì)議決定事項(xiàng)如涉及機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、人員任免、項(xiàng)目投資、資產(chǎn)重組、資金計(jì)劃以及政策性強(qiáng)、涉及面廣的重大事項(xiàng)等,應(yīng)以其它文種專項(xiàng)行文。
第三章 公文格式
第七條 公文一般由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁碼等組成。
(一)份號(hào)。公文印制份數(shù)的順序號(hào)。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)。
(二)密級(jí)和保密期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)按照保密有關(guān)規(guī)定標(biāo)注密級(jí)和保密期限。涉及國家秘密的,分別標(biāo)注'絕密''機(jī)密''秘密'和保密期限;涉及商業(yè)秘密的,分別標(biāo)注'核心商秘'、'普通商秘'和保密期限。
(三)緊急程度。公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。根據(jù)緊急程度,緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注'特急''加急'。
(四)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志。由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加'文件'二字組成,也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時(shí),發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱,也可以單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱。主辦單位排列在前。同級(jí)或者相應(yīng)的黨、政、群機(jī)關(guān)聯(lián)合行文,按照黨、政、群的順序排列。
(五)發(fā)文字號(hào)。由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。聯(lián)合行文時(shí),使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。
(六)簽發(fā)人。上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名,聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注各發(fā)文單位的簽發(fā)人姓名。
(七)標(biāo)題。由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容,標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào),詞組、短語之間一般不空格。
(八)主送單位。公文的主要受理單位,應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱。普發(fā)性的公文使用準(zhǔn)確、統(tǒng)一的規(guī)范化統(tǒng)稱。
(九)正文。公文的主體,用來表述公文的內(nèi)容。
(十)附件說明。公文附件的順序號(hào)和名稱。印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的公文,不應(yīng)以附件說明。
(十一)發(fā)文單位署名。署發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱。
(十二)成文日期。署會(huì)議通過或者發(fā)文單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí),署最后簽發(fā)單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。
(十三)印章。公文中有發(fā)文單位署名的,應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文單位印章,并與署名單位相符。會(huì)議紀(jì)要不加蓋印章。
(十四)附注。公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說明的事項(xiàng)。其中'請(qǐng)示'應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人(具體承辦人)的姓名和電話。
(十五)附件。公文正文的說明、補(bǔ)充或者參考資料。
(十六)抄送單位。除主送單位外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他單位,應(yīng)當(dāng)使用單位全稱、規(guī)范化簡稱或者同類型單位統(tǒng)稱。
(十七)印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。公文的送印單位和送印日期。
(十八)頁碼。公文頁數(shù)順序號(hào)。
第八條 公文的版式按照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》(gb/t9704--2022)國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
第九條 公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等,按照有關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行。
第十條 公文用紙幅面采用國際標(biāo)準(zhǔn)a4 型。特殊形式的公文用紙幅面,根據(jù)實(shí)際需要確定。
第四章 行文規(guī)則
第十一條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要,講求實(shí)效,注重針對(duì)性和可操作性,從嚴(yán)控制發(fā)文數(shù)量。
第十二條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定,一般不得越級(jí)行文。特殊情況下需要越級(jí)行文的,應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過的單位。
第十三條 向上級(jí)行文,應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則:
(一)原則上主送一個(gè)上級(jí)單位,根據(jù)需要同時(shí)抄送相關(guān)上級(jí)單位和同級(jí)單位,不抄送下級(jí)單位;
(二)公司一般不直接向集團(tuán)公司行文;一般不直接向上級(jí)單位工作部門行文;公司所屬各部門、營業(yè)室一般不直接向上級(jí)單位或上級(jí)單位工作部門行文。
(三)公司各工作部門一般不得向公司以外的單位行文。確有需要,需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),以公司名義行文。凡涉及項(xiàng)目、投資、資產(chǎn)、資金、人事等重要業(yè)務(wù),必須經(jīng)公司上報(bào)上級(jí)單位批準(zhǔn)后方可以公司名義行文,或以上級(jí)單位名義行文。
(四)'請(qǐng)示'應(yīng)當(dāng)一文一事。一般只寫一個(gè)主送單位,需要同時(shí)送其他單位的,應(yīng)當(dāng)用抄送形式,但不得抄送下屬單位。不得在報(bào)告等非請(qǐng)示性公文中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。
(五)除上級(jí)單位負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外,不得以單位名義向上級(jí)單位負(fù)責(zé)人報(bào)送公文,不得以本公司負(fù)責(zé)人
名義向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送公文。
第十四條 向下級(jí)行文,應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則:
(一)主送受理單位,根據(jù)需要抄送相關(guān)單位。重要行文應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送發(fā)文單位的直接上級(jí)單位;
(二)公司機(jī)關(guān)各部室一般不得以部門名義向所屬下級(jí)單位行文,確需行文應(yīng)以公司名義行文;
(三)公司機(jī)關(guān)各部室的一般性具體業(yè)務(wù),應(yīng)以內(nèi)部專函形式向下級(jí)單位及相關(guān)部門行文;
(四)涉及多個(gè)部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù),牽頭部門應(yīng)主動(dòng)與會(huì)辦部門協(xié)商一致后方可行文,未協(xié)商一致的不得行文;擅自行文造成不良影響的,應(yīng)當(dāng)及時(shí)糾正或者撤銷;
(五)上級(jí)單位向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)單位行文,必要時(shí)抄送該下級(jí)單位的另一個(gè)上級(jí)單位。
第十五條 公司黨支部和行政可以聯(lián)合行文,屬于黨支部和行政各自職權(quán)范圍內(nèi)的工作,不得聯(lián)合行文。
第十六條 公司向本系統(tǒng)的重要行文,應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)單位。
第五章 發(fā)文辦理
第十七條 發(fā)文辦理包括公文起草、審核、簽發(fā)、校對(duì)、復(fù)核、登記、印制、蓋章、分發(fā)等程序。
第十八條 公文起草應(yīng)當(dāng)做到:
(一)符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策,完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖,并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。
(二)一切從實(shí)際出發(fā),分析問題實(shí)事求是,所提政策措施和辦法切實(shí)可行。
(三)內(nèi)容簡潔、情況真實(shí)、主題突出、觀點(diǎn)鮮明、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、表述準(zhǔn)確、文字精煉、標(biāo)點(diǎn)正確。
(四)文種正確,格式規(guī)范。
(五)深入調(diào)查研究,充分論證,廣泛聽取意見。
(六) 公文涉及其他部門和單位職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng),牽頭起草部門應(yīng)征求相關(guān)部門和單位意見,力求達(dá)成一致。
(七)對(duì)涉及國家秘密和企業(yè)商業(yè)秘密的公文應(yīng)當(dāng)按相關(guān)保密規(guī)定,在公文擬制時(shí),注明密級(jí)及保密期限。
(八)對(duì)涉及其他部門職責(zé)范圍內(nèi)的事項(xiàng),主辦部門應(yīng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商,取得一致后方可行文。
(九)擬制緊急公文,應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急原因,并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。
第十九條 公文審核。公文文稿簽發(fā)前,應(yīng)當(dāng)由發(fā)文部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是:
(一)行文理由是否充分,行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。
(二)內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)和黨的路線方針政策;是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖;是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接;所提政策措施和辦法是否切實(shí)可行。
(三)涉及有關(guān)單位或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否經(jīng)過充分協(xié)商并達(dá)成一致意見,如有分歧,部門主要負(fù)責(zé)人應(yīng)出面協(xié)調(diào)。
(四)重要公文文稿的起草,部門負(fù)責(zé)人審核后應(yīng)送發(fā)文單位綜合辦公室進(jìn)行初核。
(五)經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿,應(yīng)當(dāng)退回并說明理由;符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進(jìn)一步研究和修改的,由起草部門修改后重新報(bào)送。
第二十條 公文簽發(fā)。公文應(yīng)當(dāng)經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人審批簽發(fā),應(yīng)當(dāng)做到:
(一)主辦部門起草的公文涉及有關(guān)協(xié)辦單位或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)的,應(yīng)當(dāng)交由協(xié)辦部門負(fù)責(zé)人會(huì)簽。會(huì)簽后,交由主辦部門提交公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。
(二)重要公文和上行文由單位主要負(fù)責(zé)人簽發(fā),一般性的下行文由分管負(fù)責(zé)人簽發(fā)。簽發(fā)人簽發(fā)公文,應(yīng)當(dāng)簽署意見、姓名和完整日期;簽名的,視為同意。
(三)聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)合發(fā)文單位負(fù)責(zé)人會(huì)簽,會(huì)簽一般不得使用復(fù)印件。
第二十一條 公文校對(duì)。公文經(jīng)單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)后,應(yīng)交由擬稿人校對(duì)。校對(duì)的重點(diǎn)是:文稿內(nèi)容文字表述是否準(zhǔn)確無歧義,文種是否正確,糾正錯(cuò)別字,檢查附件是否齊全,格式、字體是否規(guī)范,單位名稱、人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確;文字、數(shù)字、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等用法是否規(guī)范。
第二十二條 公文復(fù)核。已經(jīng)公文擬稿人員校對(duì)后的公文,綜合辦公室印發(fā)前應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核。復(fù)核的重點(diǎn)是:審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備,文種是否正確,內(nèi)容是否符合相關(guān)規(guī)定,附件材料是否齊全,格式、字體是否規(guī)范等。經(jīng)復(fù)核需要進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的,應(yīng)按程序復(fù)審。
第二十三條 公文登記。對(duì)復(fù)核后的公文,要確定發(fā)文字號(hào)、分送范圍和份數(shù)并詳細(xì)記載,發(fā)文字號(hào)編號(hào)應(yīng)當(dāng)規(guī)范統(tǒng)一,避免重復(fù)。
第二十四條 公文印制。公文印制應(yīng)當(dāng)確保質(zhì)量和時(shí)效。涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場(chǎng)所印制。
第二十五條 公文蓋章。文稿除會(huì)議紀(jì)要外,一律加蓋公司印章,蓋章位置應(yīng)當(dāng)符合公文格式位置要求。
第二十六條 公文分發(fā)。公文印制、蓋章完畢后,應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查后分發(fā),并做好發(fā)文登記,傳真發(fā)文的要做好傳真記錄。
第六章 收文辦理
第二十七條 收文辦理包括公文的簽收,登記、初審、擬辦、簽批、承辦、傳閱、催辦和答復(fù)等程序。
第二十八條 公文簽收。對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點(diǎn),核對(duì)無誤后簽字或蓋章,并注明簽收時(shí)間。公司外來文件由綜合辦公室統(tǒng)一接收,凡代表公司外出參加會(huì)議、考察、訪問帶回的文件、重要資料,均應(yīng)交綜合辦公室統(tǒng)一登記、處理。
第二十九條 公文登記。對(duì)公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細(xì)登記。
第三十條 公文初審。對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行初審。初審的重點(diǎn)是:內(nèi)容是否符合國家法律,法規(guī)及其它有關(guān)規(guī)定;是否符合行文規(guī)則,文種、格式是否符合要求;涉及其他單位或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否已經(jīng)協(xié)商、會(huì)簽;是否符合公文起草的其他要求。
經(jīng)初審有下列不符合規(guī)定的情形之一的,經(jīng)綜合辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,應(yīng)該退回呈報(bào)單位并說明理由。
(一)請(qǐng)示內(nèi)容不符合國家法律、法規(guī)規(guī)定,不符合黨和國家的方針、政策的;
(二)不符合行文規(guī)則的;
(三)文種使用不當(dāng)?shù)?
(四)涉及其他單位或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng),未經(jīng)協(xié)商、會(huì)簽的;
(五)涉及事項(xiàng)應(yīng)由報(bào)文機(jī)關(guān)自行解決的;
(六)一文數(shù)事、多頭主報(bào)、不蓋公章的;
(七)'報(bào)告'夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)的;
(八)上行文未按要求注明簽發(fā)人,未注明聯(lián)系人和聯(lián)系方式的。
第三十一條 公文擬辦。經(jīng)審核符合規(guī)定的公文,由綜合辦公室文秘人員報(bào)綜合辦公室負(fù)責(zé)人提出擬辦意見,緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。
第三十二條 公文簽批。綜合辦公室負(fù)責(zé)人審批后,呈送本單位主要領(lǐng)導(dǎo)批示(行政文件呈送總經(jīng)理批示,黨支部文件呈送黨支部書記批示)。主要領(lǐng)導(dǎo)按照公司分管領(lǐng)導(dǎo)分工,提出批示意見批轉(zhuǎn)分管領(lǐng)導(dǎo)閱處,分管領(lǐng)導(dǎo)按照文件內(nèi)容提出閱辦意見批轉(zhuǎn)分管業(yè)務(wù)部門具體辦理。簽批文件時(shí),主批人應(yīng)簽署明確意見、姓名和審批日期,
其他審批人圈閱或者簽名視為同意,沒有請(qǐng)示事項(xiàng)的圈閱表示已閱知。
第三十三條 公文承辦。承辦部門對(duì)分管領(lǐng)導(dǎo)批辦的公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理,有明確辦理時(shí)限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理完畢。單位負(fù)責(zé)人收到交辦事項(xiàng)的行文,應(yīng)在批示后交由綜合辦公室登記規(guī)定,需要轉(zhuǎn)有關(guān)部門的,用復(fù)印件。
第三十四條 公文傳閱。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要,應(yīng)將公文及時(shí)送傳閱對(duì)象。辦理公文傳閱時(shí),綜合辦公室文秘人員應(yīng)隨時(shí)掌握公文去向,不得漏傳、誤傳、延誤。閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定閱知范圍,經(jīng)綜合辦公室負(fù)責(zé)人審批后分送。
第三十五條 公文催辦。文秘人員應(yīng)及時(shí)了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況,督促承辦部門按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專人負(fù)責(zé)催辦。
第三十六條 公文答復(fù)。公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時(shí)答復(fù)來文單位,并根據(jù)需要告知其他相關(guān)單位,下級(jí)單位上報(bào)'請(qǐng)示'文件,要予以書面批復(fù)。
第七章 公文管理
第三十七條 公文由綜合辦公室文秘部門或者專人統(tǒng)一管理。綜合辦公室應(yīng)當(dāng)建立健全本單位公文管理制度,確保管理規(guī)范,充分發(fā)揮公文效用。
第三十八條 公文整理與歸檔。公文辦理完畢后,應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)國家檔案法律法規(guī)和集團(tuán)公司檔案管理有關(guān)規(guī)定,及時(shí)收集齊全、整理歸檔。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。
第三十九條 應(yīng)按照分工負(fù)責(zé)的原則,做好歸檔公文的收集、整理與歸檔工作。
(一)各種公文定稿、正本,由公司綜合辦公室收集整理;
(二)各種例會(huì)的會(huì)議記錄、紀(jì)要等,包括原始記錄及有關(guān)資料,有承辦機(jī)構(gòu)或承辦人收集、整理。紀(jì)要定稿應(yīng)交綜合辦公室歸檔。
(三)單位負(fù)責(zé)人外出參加會(huì)議收到的應(yīng)歸檔的公文,使用后交公司綜合辦公室整理歸檔。
(四)單位負(fù)責(zé)人兼任其他單位職務(wù)的,在履行所兼職務(wù)過程中形成的公文,由其兼職單位歸檔。
(五)兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦單位歸檔,相關(guān)單位保存復(fù)印件。
(六)每年5月底前,須將上年度應(yīng)整理、歸檔的公文,向檔案管理機(jī)構(gòu)移交并辦理交接手續(xù)。
第四十條 公文歸檔,應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值分類整理立卷,要保證檔案的齊全、完整,能正確反映本單位的主要工作情況,以便于保管和利用。
第四十一條 公文歸檔期限按照集團(tuán)公司檔案分類保管期限表的規(guī)定執(zhí)行。擬制、修改和簽批的公文的紙張和字跡材料,必須符合存檔要求。
第四十二條 涉密文件按照集團(tuán)公司保密相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
(一)公文確定密級(jí)前,應(yīng)根據(jù)擬定的密級(jí)先行采取保密措施。確定密級(jí)后,應(yīng)當(dāng)按照鎖定密級(jí)嚴(yán)格管理。絕密級(jí)公文應(yīng)當(dāng)由專人管理。公文的密級(jí)需要變更或者解除的,由原確定密級(jí)的單位或者其上級(jí)單位決定。
(二)涉及公文應(yīng)當(dāng)通過機(jī)要交通、郵政機(jī)要通信、城市機(jī)要文件交換站或者收發(fā)件機(jī)關(guān)機(jī)要收發(fā)人員進(jìn)行傳遞,通過密碼電報(bào)或者符合國家保密規(guī)定的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行傳輸。
(三)涉密公文公開發(fā)布前應(yīng)當(dāng)履行解密程序。公開發(fā)布的時(shí)間、形式和渠道,由發(fā)文單位確定。經(jīng)批轉(zhuǎn)公開發(fā)布的公文,同發(fā)文單位正式印發(fā)的公文具有同等效力。
(四)復(fù)制、匯編機(jī)密級(jí)、秘密級(jí)公文,應(yīng)當(dāng)符合有關(guān)規(guī)定并經(jīng)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。絕密級(jí)公文一般不得復(fù)制、匯編,確有工作需要的,應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)或者其上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。復(fù)制、匯編的公文視同原件管理。復(fù)制件應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制機(jī)關(guān)戳記。翻印件應(yīng)當(dāng)注明翻印的機(jī)關(guān)名稱、日期。匯編本的密級(jí)按照編入公文的最高密級(jí)標(biāo)注。
第四十三條 公文撤銷或廢止,由發(fā)文單位或上級(jí)單位根據(jù)職權(quán)范圍和有關(guān)法律法規(guī)決定。公文被撤銷的,視為自始無效;公文被廢止的,視為自廢止之日起失效。
第四十四條 不具備歸檔和保存價(jià)值的公文,經(jīng)批準(zhǔn)后可以銷毀。銷毀涉密公文必須嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定履行審批登記手續(xù),確保不丟失、不漏銷。個(gè)人不得私自銷毀、留存涉密公文。
第四十五條 機(jī)構(gòu)合并時(shí),全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理;機(jī)構(gòu)撤銷時(shí),需要?dú)w檔的公文經(jīng)整理后按照有關(guān)規(guī)定移交檔案管理部門。
第四十六條 工作人員離崗離職時(shí),所在機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)督促其將暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。
第八章 附則
第四十七條 本辦法由公司綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。
第8篇 物業(yè)管理公司公文處理辦法怎么寫
物業(yè)管理公司公文處理辦法(十七)第一章 總則
第一條 為使公司各部門、項(xiàng)目(以下簡稱各部門)的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,制定本辦法。
第二條 各部門的公文(包括電報(bào),下同),是各部門在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書,是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。
第三條 公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。
第四條 公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡、高效的原則,做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。
第五條 公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)以及公司的相關(guān)規(guī)定,確保公司秘密的安全。
第六條 各部門的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作,模范遵守本辦法并加強(qiáng)對(duì)本部門公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。
第七條 各部門的辦公室是公文處理的管理機(jī)構(gòu),主管本部門的公文處理工作并指導(dǎo)下級(jí)部門的公文處理工作。
第八條 各部門的辦公室應(yīng)當(dāng)配備專職人員負(fù)責(zé)公文處理工作。
第二章 公文種類
第九條 各部門的公文種類主要有:
(一)命令(令)適用于依照有關(guān)法律公布公司規(guī)章;
宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施;
嘉獎(jiǎng)有關(guān)部門/項(xiàng)目及人員。
(二)決定適應(yīng)于公司對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行為及動(dòng)作作出安排、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及個(gè)人、變更或者撤銷下級(jí)單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng),并要在公司內(nèi)部以文件的形勢(shì)及下達(dá)。
(三)公告適用于向企業(yè)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)。
(四)通告適用于公布公司各部門應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。
(五)通知適用于公司批轉(zhuǎn)下級(jí)部門的公文、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)部門和不相隸屬部門的公文、宣布實(shí)施某項(xiàng)制度、傳達(dá)要求下級(jí)部門辦理和需要有關(guān)部門周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)、任免人員。
(六)通報(bào)適用于表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要精神或者情況。
(七)報(bào)告適用于向上級(jí)部門匯報(bào)工作,反映情況,答復(fù)上級(jí)部門的詢問。
(八)請(qǐng)示適用于向上級(jí)部門請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。
(九)批復(fù)適用于答復(fù)下級(jí)部門的請(qǐng)示事項(xiàng)。
(十)意見適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。
(十一)函適用于不相隸屬部門之間商洽工作,詢問和答復(fù)問題,請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。
(十二)會(huì)議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。
第三章 公文格式
第十條 公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文部門標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送部門、正文、 說明、成文日期、印章、附注、 、主題詞、抄送部門、印發(fā)部門和印發(fā)日期等部分組成。
(一)涉及公司秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)和保密期限,其中,“絕密”、“機(jī)密”級(jí)公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。
(二)緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。
(三)發(fā)文部門標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文部門全稱或者規(guī)范化簡稱;
聯(lián)合行文,主辦部門排列在前。
(四)發(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)包括部門代字、年份、序號(hào)。
聯(lián)合行文,只標(biāo)明主辦部門發(fā)文字號(hào)。
(五)上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名。
其中,“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。
(六)公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類,一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文部門。
公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。
(七)主送部門指公文的主要受理部門,應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
(八)公文如有 ,應(yīng)當(dāng)注明 順序和名稱。
(九)公文除“會(huì)議紀(jì)要”和以電子版形式發(fā)出的以外,應(yīng)當(dāng)加蓋印章。
(十)成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn),聯(lián)合行文以最后簽發(fā)部門負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。
電子版形式公文以發(fā)出日期為準(zhǔn)。
(十一)公文如有附注(需要說明的其他事項(xiàng)),應(yīng)當(dāng)加括號(hào)標(biāo)注。
(十二)公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。
上行文按照上級(jí)部門的要求標(biāo)注主題詞。
(十三)抄送部門指除主送部門外需要執(zhí)行或知曉公文的其他部門,應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
(十四)文字從左至右橫寫、橫排。
第十一條 公文中各組成部分的標(biāo)識(shí)規(guī)則,參照《國家各部門公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
第十二條 公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)a4型(210mm__297mm),左側(cè)裝訂。
張貼的公文用紙大小,根據(jù)實(shí)際需要確定。
第四章 行文規(guī)則
第十三條 行文應(yīng)當(dāng)確有必要,注重效用。
第十四條 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定,一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。
第十五條 各部門依據(jù)本部門職權(quán)可以相互行文和向下一級(jí)部門的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文;
除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)外,一般不得向下一級(jí)政府正式行文。
第十六條 同級(jí)部門、上級(jí)部門與下一級(jí)部門可以聯(lián)合行文;
各部門之間、各項(xiàng)目之間可以聯(lián)合行文;
第十七條 屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù),應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。
聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。
須經(jīng)公司審批的事項(xiàng),經(jīng)公司同意也可以由部門行文,文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)公司同意。
第十八條 屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題,應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送主管部門處理。
第十九條 部門之間對(duì)有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致,不得各自向下行文。
如擅自行文,上級(jí)部門應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。
第二十條 向下級(jí)部門或者本系統(tǒng)的重要行文,應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)部門。
第二十一條 “請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事;
一般只寫一個(gè)主送部門,需要同時(shí)送其他部門的,應(yīng)當(dāng)用抄送形式,但不得抄送其下級(jí)部門。
“報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。
第二十二條 除上級(jí)部門負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外,不得以部門名義向上級(jí)部門負(fù)責(zé)人報(bào)送“請(qǐng)示”、“意見”和“報(bào)告”。
第二十三條 受雙重領(lǐng)導(dǎo)的部門向上級(jí)部門行文,應(yīng)當(dāng)寫明主送部門和抄送部門。
上級(jí)部門向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)部門行文,必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級(jí)部門。
第五章 發(fā)文辦理
第二十四條 發(fā)文辦理指以本部門名義制發(fā)公文的過程,包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。
第二十五條 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到:
(一)符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。
如提出新的政策、規(guī)定等,要切實(shí)可行并加以說明。
(二)情況確實(shí),觀點(diǎn)明確,表述準(zhǔn)確,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),條理清楚,直述不曲,字詞規(guī)范,標(biāo)點(diǎn)正確,篇幅力求簡短。
(三)公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文部門的職權(quán)和與主送部門的行文關(guān)系確定。
(四)擬制緊急公文,應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因,并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。
(五)人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。
引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題,后引發(fā)文字號(hào)。
引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。
日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。
(六)結(jié)構(gòu)層次序數(shù),第一層為“
一、”,第二層為“
(一)”,第三層為“1.”,第四層為“
(1)”。
(七)應(yīng)當(dāng)使用國家法定計(jì)量單位。
(八)文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱,應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。
使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。
(九)公文中的數(shù)字,除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。
第二十六條 擬制公文,對(duì)涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng),主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商,取得一致意見后方可行文;
如有分歧,主辦部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào),仍不能取得一致時(shí),主辦部門可以列明各方理據(jù),提出建設(shè)性意見,并與有關(guān)部門會(huì)簽后報(bào)請(qǐng)上級(jí)部門協(xié)調(diào)或裁定。
第二十七條 公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前,應(yīng)當(dāng)由辦公室進(jìn)行審核。
審核的重點(diǎn)是:是否確需行文,行文方式是否妥當(dāng),是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求,公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。
第二十八條 以本部門名義制發(fā)的上行文,由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā);
以本部門名義制發(fā)的下行文或平行文,由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。
第二十九條 公文正式印制前,行政部應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核,重點(diǎn)是:審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備, 材料是否齊全,格式是否統(tǒng)
一、規(guī)范等。
經(jīng)復(fù)核需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的,應(yīng)按程序復(fù)審。
第六章 收文辦理
第三十條 收文辦理指對(duì)收到公文的辦理過程,包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。
第三十一條 收到下級(jí)部門上報(bào)的需要辦理的公文,行政部應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。
審核的重點(diǎn)是:是否應(yīng)由本部門辦理;
是否符合行文規(guī)則;
內(nèi)容是否符合公司的有關(guān)規(guī)定;
涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽;
文種使用、公文格式是否規(guī)范。
第三十二條 經(jīng)審核,對(duì)符合本辦法規(guī)定的公文,行政部應(yīng)當(dāng)及時(shí)提出擬辦意見送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理,需要兩個(gè)以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。
緊急公文,應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。
對(duì)不符合本辦法規(guī)定的公文,經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,可以退回呈報(bào)單位并說明理由。
第三十三條 承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理,不得延誤、推諉。
緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理,確有困難的,應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以說明。
對(duì)不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的,應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回交辦的行政部并說明理由。
第三十四條 收到上級(jí)部門下發(fā)或交辦的公文,由行政部提出擬辦意見,送負(fù)責(zé)人批示后辦理。
第三十五條 公文辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng),主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商;
如有分歧,主辦部門主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào),如仍不能取得一致,可以報(bào)請(qǐng)上級(jí)部門協(xié)調(diào)或裁定。
第三十六條 審批公文時(shí),對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的,主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期,其他審批人圈閱視為同意;
沒有請(qǐng)示事項(xiàng)的,圈閱表示已閱知。
第三十七條 送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理的公文,行政部要負(fù)責(zé)催辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點(diǎn)催辦,一般公文定期催辦。
第七章 公文歸檔
第三十八條 公文辦理完畢后,應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定,及時(shí)整理(立卷)、歸檔。
個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。
第三十九條 歸檔范圍內(nèi)的公文,應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等整理(立卷),要保證歸檔公文的齊全、完整,能正確反映本部門的主要工作情況,便于保管和利用。
第四十條 聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦部門整理(立卷)、歸檔,其他部門保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。
第四十一條 本部門負(fù)責(zé)人兼任其他部門職務(wù),在履行所兼職務(wù)職責(zé)過程中形成的公文,由其兼職部門整理(立卷)、歸檔。
第四十二條 歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限,按照有關(guān)規(guī)定定期整理、存檔。
第四十三條 擬制、修改和簽批公文,書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
第八章 公文管理
第四十四條 公司行政公文由行政部統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。
第四十五條 行政部應(yīng)當(dāng)建立健全公司公文處理的有關(guān)制度。
第四十六條 上級(jí)部門的公文,除絕密級(jí)和注明不準(zhǔn)翻印的以外,下一級(jí)部門經(jīng)負(fù)責(zé)人或者辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),可以翻印。
翻印時(shí),應(yīng)當(dāng)注明翻印的部門、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。
第四十七條 公開發(fā)布各部門公文,必須經(jīng)發(fā)文部門批準(zhǔn)。
經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文,同發(fā)文部門正式印發(fā)的公文具有同等效力。
第四十八條 公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí),應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印部門證明章。
第四十九條 公文被撤銷,視作自始不產(chǎn)生效力;
公文被廢止,視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。
第五十條 不具備歸檔和存查價(jià)值的公文,經(jīng)過鑒別并經(jīng)各部門/項(xiàng)目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),可以銷毀。
第五十一條 銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓?chǎng)所由二人以上監(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。
其中,銷毀絕密公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記。
第五十二條 部門合并時(shí),全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。
部門撤銷時(shí),需要?dú)w檔的公文整理(立卷)后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。
工作人員調(diào)離工作崗位時(shí),應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。
第九章 附則
第五十三條 公文處理中涉及電子文件的有關(guān)規(guī)定另行制定。
統(tǒng)一規(guī)定發(fā)布之前,各部門可以制定本部門或者本地區(qū)、本系統(tǒng)的試行規(guī)定。
第五十四條 各部門對(duì)上級(jí)部門和本部門下發(fā)公文的貫徹落實(shí)情況應(yīng)當(dāng)進(jìn)行督促檢查并建立督查制度。
有關(guān)規(guī)定另行制定。
第五十五條 本辦法自2022年4月7日起施行。
第9篇 物業(yè)管理公司公文處理辦法（6）
物業(yè)管理公司公文處理辦法(六)
第一章總則
第一條為使公司各部門、項(xiàng)目(以下簡稱各部門)的公文處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化,制定本辦法。
第二條各部門的公文(包括電報(bào),下同),是各部門在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書,是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。
第三條公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。
第四條公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡、高效的原則,做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。
第五條公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)以及公司的相關(guān)規(guī)定,確保公司秘密的安全。
第六條各部門的負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作,模范遵守本辦法并加強(qiáng)對(duì)本部門公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。
第七條各部門的辦公室是公文處理的管理機(jī)構(gòu),主管本部門的公文處理工作并指導(dǎo)下級(jí)部門的公文處理工作。
第八條各部門的辦公室應(yīng)當(dāng)配備專職人員負(fù)責(zé)公文處理工作。
第二章公文種類
第九條各部門的公文種類主要有:
(一)命令(令)
適用于依照有關(guān)法律公布公司規(guī)章;宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施;嘉獎(jiǎng)有關(guān)部門/項(xiàng)目及人員。
(二)決定
適應(yīng)于公司對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行為及動(dòng)作作出安排、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及個(gè)人、變更或者撤銷下級(jí)單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng),并要在公司內(nèi)部以文件的形勢(shì)及下達(dá)。
(三)公告
適用于向企業(yè)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)。
(四)通告
適用于公布公司各部門應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。
(五)通知
適用于公司批轉(zhuǎn)下級(jí)部門的公文、轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)部門和不相隸屬部門的公文、宣布實(shí)施某項(xiàng)制度、傳達(dá)要求下級(jí)部門辦理和需要有關(guān)部門周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)、任免人員。
(六)通報(bào)
適用于表彰先進(jìn),批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要精神或者情況。
(七)報(bào)告
適用于向上級(jí)部門匯報(bào)工作,反映情況,答復(fù)上級(jí)部門的詢問。
(八)請(qǐng)示
適用于向上級(jí)部門請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。
(九)批復(fù)
適用于答復(fù)下級(jí)部門的請(qǐng)示事項(xiàng)。
(十)意見
適用于對(duì)重要問題提出見解和處理辦法。
(十一)函
適用于不相隸屬部門之間商洽工作,詢問和答復(fù)問題,請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。
(十二)會(huì)議紀(jì)要
適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。
第三章公文格式
第十條公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文部門標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送部門、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送部門、印發(fā)部門和印發(fā)日期等部分組成。
(一)涉及公司秘密的公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)明密級(jí)和保密期限,其中,“絕密”、“機(jī)密”級(jí)公文還應(yīng)當(dāng)標(biāo)明份數(shù)序號(hào)。
(二)緊急公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“急件”。
(三)發(fā)文部門標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文部門全稱或者規(guī)范化簡稱;聯(lián)合行文,主辦部門排列在前。
(四)發(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)包括部門代字、年份、序號(hào)。聯(lián)合行文,只標(biāo)明主辦部門發(fā)文字號(hào)。
(五)上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人、會(huì)簽人姓名。其中,“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。
(六)公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類,一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文部門。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外,一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。
(七)主送部門指公文的主要受理部門,應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
(八)公文如有附件,應(yīng)當(dāng)注明附件順序和名稱。
(九)公文除“會(huì)議紀(jì)要”和以電子版形式發(fā)出的以外,應(yīng)當(dāng)加蓋印章。
(十)成文日期以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn),聯(lián)合行文以最后簽發(fā)部門負(fù)責(zé)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。電子版形式公文以發(fā)出日期為準(zhǔn)。
(十一)公文如有附注(需要說明的其他事項(xiàng)),應(yīng)當(dāng)加括號(hào)標(biāo)注。
(十二)公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。上行文按照上級(jí)部門的要求標(biāo)注主題詞。
(十三)抄送部門指除主送部門外需要執(zhí)行或知曉公文的其他部門,應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
(十四)文字從左至右橫寫、橫排。
第十一條公文中各組成部分的標(biāo)識(shí)規(guī)則,參照《國家各部門公文格式》國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。
第十二條公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)a4型(210mm×297mm),左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小,根據(jù)實(shí)際需要確定。
第四章行文規(guī)則
第十三條行文應(yīng)當(dāng)確有必要,注重效用。
第十四條行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定,一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。
第十五條各部門依據(jù)本部門職權(quán)可以相互行文和向下一級(jí)部門的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文;除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題、審批事項(xiàng)外,一般不得向下一級(jí)政府正式行文。
第十六條同級(jí)部門、上級(jí)部門與下一級(jí)部門可以聯(lián)合行文;各部門之間、各項(xiàng)目之間可以聯(lián)合行文;
第十七條屬于部門職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù),應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。須經(jīng)公司審批的事項(xiàng),經(jīng)公司同意也可以由部門行文,文中應(yīng)當(dāng)注明經(jīng)公司同意。
第十八條屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問題,應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送主管部門處理。
第十九條部門之間對(duì)有關(guān)問題未經(jīng)協(xié)商一致,不得各自向下行文。如擅自行文,上級(jí)部門應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。
第二十條向下級(jí)部門或者本系統(tǒng)的重要行文,應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)部門。
第二十一條“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事;一般只寫一個(gè)主送部門,需要同時(shí)送其他部門的,應(yīng)當(dāng)用抄送形式,但不得抄送其下級(jí)部門。
“報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。
第二十二條除上級(jí)部門負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外,不得以部門名義向上級(jí)部門負(fù)責(zé)人報(bào)送“請(qǐng)示”、“意見”和“報(bào)告”。
第二十三條受雙重領(lǐng)導(dǎo)的部門向上級(jí)部門行文,應(yīng)當(dāng)寫明主送部門和抄送部門。上級(jí)部門向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)部門行文,必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級(jí)部門。
第五章發(fā)文辦理
第二十四條發(fā)文辦理指以本部門名義制發(fā)公文的過程,包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。
第二十五條草擬公文應(yīng)當(dāng)做到:
> (一)符合國家的法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等,要切實(shí)可行并加以說明。
(二)情況確實(shí),觀點(diǎn)明確,表述準(zhǔn)確,結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn),條理清楚,直述不曲,字詞規(guī)范,標(biāo)點(diǎn)正確,篇幅力求簡短。
(三)公文的文種應(yīng)當(dāng)根據(jù)行文目的、發(fā)文部門的職權(quán)和與主送部門的行文關(guān)系確定。
(四)擬制緊急公文,應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因,并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。
(五)人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題,后引發(fā)文字號(hào)。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。
(六)結(jié)構(gòu)層次序數(shù),第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1.”,第四層為“(1)”。
(七)應(yīng)當(dāng)使用國家法定計(jì)量單位。
(八)文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱,應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名。
(九)公文中的數(shù)字,除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。
第二十六條擬制公文,對(duì)涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng),主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商,取得一致意見后方可行文;如有分歧,主辦部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào),仍不能取得一致時(shí),主辦部門可以列明各方理據(jù),提出建設(shè)性意見,并與有關(guān)部門會(huì)簽后報(bào)請(qǐng)上級(jí)部門協(xié)調(diào)或裁定。
第二十七條公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前,應(yīng)當(dāng)由辦公室進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是:是否確需行文,行文方式是否妥當(dāng),是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求,公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。
第二十八條以本部門名義制發(fā)的上行文,由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā);以本部門名義制發(fā)的下行文或平行文,由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。
第二十九條公文正式印制前,行政部應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核,重點(diǎn)是:審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備,附件材料是否齊全,格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。
經(jīng)復(fù)核需要對(duì)文稿進(jìn)行實(shí)質(zhì)性修改的,應(yīng)按程序復(fù)審。
第六章收文辦理
第三十條收文辦理指對(duì)收到公文的辦理過程,包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。
第三十一條收到下級(jí)部門上報(bào)的需要辦理的公文,行政部應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是:是否應(yīng)由本部門辦理;是否符合行文規(guī)則;內(nèi)容是否符合公司的有關(guān)規(guī)定;涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽;文種使用、公文格式是否規(guī)范。
第三十二條經(jīng)審核,對(duì)符合本辦法規(guī)定的公文,行政部應(yīng)當(dāng)及時(shí)提出擬辦意見送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理,需要兩個(gè)以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文,應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。對(duì)不符合本辦法規(guī)定的公文,經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,可以退回呈報(bào)單位并說明理由。
第三十三條承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理,不得延誤、推諉。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理,確有困難的,應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以說明。對(duì)不屬于本部門職權(quán)范圍或者不宜由本部門辦理的,應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回交辦的行政部并說明理由。
第三十四條收到上級(jí)部門下發(fā)或交辦的公文,由行政部提出擬辦意見,送負(fù)責(zé)人批示后辦理。
第三十五條公文辦理中遇有涉及其他部門職權(quán)的事項(xiàng),主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商;如有分歧,主辦部門主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào),如仍不能取得一致,可以報(bào)請(qǐng)上級(jí)部門協(xié)調(diào)或裁定。
第三十六條審批公文時(shí),對(duì)有具體請(qǐng)示事項(xiàng)的,主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期,其他審批人圈閱視為同意;沒有請(qǐng)示事項(xiàng)的,圈閱表示已閱知。
第三十七條送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理的公文,行政部要負(fù)責(zé)催辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點(diǎn)催辦,一般公文定期催辦。
第七章公文歸檔
第三十八條公文辦理完畢后,應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定,及時(shí)整理(立卷)、歸檔。
個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。
第三十九條歸檔范圍內(nèi)的公文,應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等整理(立卷),要保證歸檔公文的齊全、完整,能正確反映本部門的主要工作情況,便于保管和利用。
第四十條聯(lián)合辦理的公文,原件由主辦部門整理(立卷)、歸檔,其他部門保存復(fù)制件或其他形式的公文副本。
第四十一條本部門負(fù)責(zé)人兼任其他部門職務(wù),在履行所兼職務(wù)職責(zé)過程中形成的公文,由其兼職部門整理(立卷)、歸檔。
第四十二條歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限,按照有關(guān)規(guī)定定期整理、存檔。
第四十三條擬制、修改和簽批公文,書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
第八章公文管理
第四十四條公司行政公文由行政部統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。
第四十五條行政部應(yīng)當(dāng)建立健全公司公文處理的有關(guān)制度。
第四十六條上級(jí)部門的公文,除絕密級(jí)和注明不準(zhǔn)翻印的以外,下一級(jí)部門經(jīng)負(fù)責(zé)人或者辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),可以翻印。翻印時(shí),應(yīng)當(dāng)注明翻印的部門、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。
第四十七條公開發(fā)布各部門公文,必須經(jīng)發(fā)文部門批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)公開發(fā)布的公文,同發(fā)文部門正式印發(fā)的公文具有同等效力。
第四十八條公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí),應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印部門證明章。
第四十九條公文被撤銷,視作自始不產(chǎn)生效力;公文被廢止,視作自廢止之日起不產(chǎn)生效力。
第五十條不具備歸檔和存查價(jià)值的公文,經(jīng)過鑒別并經(jīng)各部門/項(xiàng)目負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),可以銷毀。
第五十一條銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓?chǎng)所由二人以上監(jiān)銷,保證不丟失、不漏銷。其中,銷毀絕密公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記。
第五十二條部門合并時(shí),全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。部門撤銷時(shí),需要?dú)w檔的公文整理(立卷)后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門。
工作人員調(diào)離工作崗位時(shí),應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。
第九章附則
第五十三條公文處理中涉及電子文件的有關(guān)規(guī)定另行制定。統(tǒng)一規(guī)定發(fā)布之前,各部門可以制定本部門或者本地區(qū)、本系統(tǒng)的試行規(guī)定。
第五十四條各部門對(duì)上級(jí)部門和本部門下發(fā)公文的貫徹落實(shí)情況應(yīng)當(dāng)進(jìn)行督促檢查并建立督查制度。有關(guān)規(guī)定另行制定。
第五十五條本辦法自2022年3月1日起施行。
第10篇 南油物管公司公文管理暫行辦法
物管公司公文管理暫行辦法
一.行文規(guī)定
1.呈報(bào)、下發(fā)的公文應(yīng)一文一事。
2.公司對(duì)外統(tǒng)一名稱:__物業(yè)管理有限責(zé)任公司。正式對(duì)外行文、簽署合同均應(yīng)使用公司名稱。
二.行文程序
1.公司的行文,先由承辦人擬稿,經(jīng)分管部門副總審閱后,送行政部核稿,再請(qǐng)總經(jīng)理簽發(fā)。
2.管理處行文,重要事項(xiàng)需事前請(qǐng)示總經(jīng)理同意后,由分管副總簽發(fā)。
3.公司和管理處發(fā)文,均由行政部統(tǒng)一編發(fā)文號(hào)。
三.行文格式與要求
1.凡屬對(duì)外行文,要使用統(tǒng)一規(guī)格的擬稿紙,如第一頁寫不下,應(yīng)附雙線橫格紙。
2.標(biāo)題簡要明確,注明文件種類(請(qǐng)示、報(bào)告、函等)。
3.注明報(bào)送單位。
4.注明行文編號(hào),以便可存放、查找和立卷歸檔。
(1)對(duì)外行文編號(hào)統(tǒng)一為:__物司[ ]第號(hào)
(2)對(duì)大廈客戶編號(hào)統(tǒng)一為:__物處字[ ]第號(hào)
5.撰寫、修改或譽(yù)請(qǐng)公文,必須使用墨水筆,不使用鉛筆、圓珠筆。經(jīng)修改后的稿件,如字跡潦草、涂改較多、模糊不清的,應(yīng)由原擬稿人譽(yù)請(qǐng)后再送打印。
四.繕印
1.文件簽發(fā)后,由行政部統(tǒng)一打印并存入磁盤,按核定數(shù)量打印份數(shù),印數(shù)少的采用復(fù)印,印數(shù)多的外送印刷。
2.繕印后的文件由撰稿人負(fù)責(zé)校對(duì),以公司管理處名義的行文,由行政部核稿人予以復(fù)檢。
3.繕印校對(duì)人應(yīng)在原稿上簽注姓名、日期。
五.發(fā)文
1.文件分發(fā)前對(duì)份數(shù)、附件、印章等進(jìn)行檢查。
2.文件分發(fā)時(shí)應(yīng)注明受文單位及地址,'急件'、'密件'應(yīng)做相應(yīng)的標(biāo)識(shí)、戳記,防止延誤與泄密。
3.繕印后發(fā)出的文件,應(yīng)留二份與原稿一份退承辦部門,由承辦部門按管理要求立卷歸檔。
第11篇 物業(yè)公司公文管理辦法－3
物業(yè)公司公文管理辦法(3)
一、企業(yè)對(duì)外發(fā)送的公文或廣告文稿等一律要求使用發(fā)文稿紙謄抄工整,經(jīng)發(fā)文部門和公司總經(jīng)理批閱簽發(fā)。
二、企業(yè)內(nèi)部公文需發(fā)文的,由部門擬稿會(huì)簽,由公司總經(jīng)理批閱簽發(fā)。
三、凡發(fā)文需按規(guī)定編排文號(hào),并標(biāo)引主題詞,文號(hào)按以下辦法編排。
()[]號(hào)
────────────
發(fā)文單位擬文部門發(fā)文年份文件順序號(hào)
四、屬企業(yè)內(nèi)部請(qǐng)示、報(bào)告類的,一律要求使用稿紙謄寫工整,經(jīng)各部門(或企業(yè))負(fù)責(zé)人核稿,報(bào)公司總經(jīng)理批。
五、屬財(cái)務(wù)類的資料如財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)報(bào)表、稅單、支票等,送總經(jīng)理審批。
六、收到外單位公文,應(yīng)即時(shí)做好收文登記,粘貼公文簽注單,呈領(lǐng)導(dǎo)批辦后,轉(zhuǎn)有關(guān)部門承辦,最后歸檔。
