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本《采購流程管理制度》旨在規(guī)范企業(yè)采購行為，提高采購效率，降低運營成本，確保采購質量，主要內(nèi)容包括以下幾個方面：
1. 采購計劃管理
2. 供應商選擇與評估
3. 采購合同簽訂與執(zhí)行
4. 采購訂單管理
5. 貨物驗收與付款
6. 庫存控制與跟蹤
7. 采購績效評估
包括哪些方面
1. 采購計劃管理：制定年度及季度采購計劃，根據(jù)生產(chǎn)需求、庫存狀況和市場變化進行動態(tài)調整。
2. 供應商管理：建立供應商數(shù)據(jù)庫，定期進行供應商資質審查，評估供應商的供應能力、價格、質量和服務。
3. 合同管理：明確采購合同條款，包括價格、交貨期、質量標準等，確保合同合法性與合規(guī)性。
4. 訂單管理：規(guī)范采購訂單流程，確保訂單準確無誤，及時傳達給供應商。
5. 驗收與付款：設定嚴格的驗收標準，依據(jù)驗收結果進行付款，保障企業(yè)利益。
6. 庫存控制：實施合理的庫存策略，防止過度庫存或缺貨情況發(fā)生。
7. 績效評估：定期對采購活動進行評估，分析采購成本、效率和質量，推動持續(xù)改進。
重要性
有效的采購流程管理制度對于企業(yè)來說至關重要，它能：
1. 降低采購成本，提高資金使用效率。
2. 確保原材料和產(chǎn)品的質量，保障生產(chǎn)順利進行。
3. 增強供應商關系管理，提升供應鏈穩(wěn)定性。
4. 防止不合規(guī)行為，維護企業(yè)聲譽。
5. 提升采購團隊的工作效率，減少錯誤和延誤。
方案
1. 建立采購流程標準化：制定詳細的采購流程圖，明確每個環(huán)節(jié)的責任人和操作步驟，確保流程的透明度和可追溯性。
2. 引入供應商管理系統(tǒng)：通過數(shù)字化工具管理供應商信息，實現(xiàn)供應商評估的系統(tǒng)化和自動化。
3. 實施采購審批制度：設置多層次審批機制，確保重大采購決策的合理性和合規(guī)性。
4. 加強合同管理：使用統(tǒng)一的合同模板，強化合同審核，避免法律風險。
5. 推行電子采購訂單：利用電子化手段，提高訂單處理速度和準確性。
6. 定期開展內(nèi)部審計：對采購流程進行定期檢查，發(fā)現(xiàn)并糾正潛在問題。
7. 建立績效考核體系：根據(jù)采購目標設定kpi，將績效考核結果與員工激勵掛鉤，激發(fā)團隊積極性。
通過上述方案的實施，我們期望構建一個高效、透明、可控的采購流程管理體系，為企業(yè)創(chuàng)造更大的價值。
采購流程管理制度范文
【第1篇】采購流程管理制度
采購流程管理制度（一）
一、目的
為了進一步加強公司制度管理，健全企業(yè)采購管理制度，監(jiān)督和控制不必要的開支，保證采購工作的正?；?、規(guī)范化，特制定此制度。
二、工作程序
（一）采購原則
1、采購是一項重要、嚴肅的工作，各級管理人員和采購經(jīng)辦人必須高度重視。
2、采購必須堅持“秉公辦事、維護公司利益”的原則，并綜合考慮“質量、價格”的競爭，擇優(yōu)選取。
3、一般日常辦公用品及其它消耗用品由綜合辦公室人員負責采購，需求時填寫《物品申請單》；
4、原材料及設備的請購由各子公司或部門自行負責采購，需求時填寫《物品申請單》或《采購訂單》，入庫時由采購的子公司或部門對固定資產(chǎn)進行編碼，送綜合辦資產(chǎn)管理專員處備案。
5、物料采購應盡量采用月結方式為付款條件與供應商洽談。
6、單次采購在金額在2000元以上的，有兩名采購人員一同進行采購，單次采購金額在10000元以上的有財務部派人一同進行采購。
（二）采購申請
1、需采購部門填寫《物品申請單》，填寫清楚物件的品名、規(guī)格、數(shù)量，需求日期及注意事項，經(jīng)部門負責人簽字確認后交由綜合辦公室處；原材料及設備的《物品申請單》或《采購訂單》交財務部審核。
2、采購之前，采購經(jīng)辦人進行統(tǒng)一匯總采購原則。
3、緊急采購時，由需求部門在《物品申請單》或《采購訂單》上注明“緊急采購”字樣，以便及時處理。
4、若撤銷采購，應立即通知綜合辦公室或采購人員，以免造成不必要的損失。
（三）采購流程
1、采購經(jīng)辦人根據(jù)《物品申請單》或《采購訂單》內(nèi)需填寫所購物品和數(shù)量進行估算價格。
2、原材料及設備的采購在采購之前必須把《物品申請單》或《采購定單》交到財務部進行審核，審核后報分管負責人或總經(jīng)理審批后，方能給采購人員進行采購。
3、采購物料定單和采購設備必須寫上公司統(tǒng)一規(guī)定po單號報總經(jīng)理審批后復印一份交與財務。
（四）采購經(jīng)辦人職責
1、建立供應商資料與價格記錄。
2、做好采內(nèi)參市場行情的經(jīng)常性調查。
3、詢價、比價、議價及定購作業(yè)。
4、所購物品的品質、數(shù)量異常的處理及交期進度的控制。
5、做好平時的采購記錄及對帳工作。
（五）采購方式
1、集中計劃采購：凡屬日常辦公用品必須集中計劃購買。
2、長期報價采購：凡生產(chǎn)用物料須選定供應商議定長期供貨價格。
3、與供應商洽談需兩人以上進行，并對供應商評審。
采購流程管理制度（二）
一、請購及其規(guī)定
1、請購的定義
請購是指某人或者某部門根據(jù)需要確定一種或多種物料，并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。
2、請購單的要素
完整的請購單應包括以下要素：
（1）請購的部門；
（2）請購單填寫人；
（3）請購的日期及需求時間；
（4）請購的物品名；
（5）請購的物品數(shù)量；
（6）請購的物品規(guī)格；
（7）請購的物品用途；
（8）請購如有特殊需要請備注；
（9）請購部門主管；
（10）請購單審核人；
（11）公司總經(jīng)理。
3、請購單及其提報規(guī)定
（1）請購單應按照要素填寫完整、清晰，由部門主管審核批準后報采購部門；
（2）食品采購是根據(jù)警戒庫存按月銷量在網(wǎng)店管家新建采購訂單，辦公用品及包材采購物料的請購應統(tǒng)一填寫《物料申請表》；
（3）食品的采購訂單應由采購主管審核后再由采購專員提報至供應商，與供應商確認到貨信息后填寫計劃到貨日期，如遇缺貨要及時通知采購主管從其它渠道調貨。請購部門提報的其它請購單應按照要素填寫完整、清晰，由部門主管審核批準后報采購部門，待采購部簽字后，請購部門備份；
（4）其它涉及的請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進行提交，該清單的電子文檔也需一并提交；
（5）遇公司經(jīng)營、生活急需的物資，公司領導不在的情況，可以電話或其他形式請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認手續(xù)后補。
（6）單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，請購部門必須作出書面說明。
（7）其它請購單的更改和補充應以書面形式由部門主管簽字后報采購部。
二、請購單的接收及分發(fā)規(guī)定
1、請購的接收要點
（1）采購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經(jīng)過公司領導審批；
（2）接收請購單時應遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則；
（3）通知倉庫管理人員核查請購物資是否有超儲庫存；
（4）對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。
2、請購單的分發(fā)規(guī)定
（1）對于請購單采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理；
（2）對于緊急請購項目應優(yōu)先處理；
（3）無法于請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門；
（4）重要的項目采購前應征求公司相關領導的建議。
三、詢價及其規(guī)定
1、詢價應認真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，遇到問題應及時的與請購部門溝通；
2、屬于相同類型或屬性近似的產(chǎn)品應整理、歸類集中打包采購；
3、對于緊急請購項目應優(yōu)先處理；
4、對于請購部門需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品；
5、詢價時對于相同規(guī)格和技術要求應對不同品牌進行詢價；
6、在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。
四、比價、議價
1、對廠商的供應能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務質量進行確認；
2、對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他供應商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出；
3、收到供應單位第一次報價應向公司領導匯報情況，設定議價目標；
4、重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力，資質進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等。
五、入庫
（1）采購物資到達倉庫后，由倉庫驗貨員嚴格按照驗收標準查看物品的包裝與日期，散裝食品應做質量判定，再按照采購清單驗收物資；
（2）倉庫驗收發(fā)現(xiàn)不合格品應不予入庫，并及時通知采購部作退換貨處理；
（3）已經(jīng)驗收的產(chǎn)品，倉庫應及時的辦理入庫。
六、付款
采購部憑收貨單及入庫單填寫《付款申請審批單》，最終審批后由財務付款。
【第2篇】餐飲業(yè)采購管理工作流程
根據(jù)餐飲采貯管理流程采購、驗收、倉管、發(fā)放四個環(huán)節(jié),針對餐飲部的實際情況,具體從以下環(huán)節(jié)入手,切實做好采貯工作:
一、理順采購流程
1、確定供貨商,簽訂供貨合同。供貨商類別:米油類、雞鴨類、魚類、海鮮類、蔬菜類、肉類、米粉類、豆制品類。
其他類別:均由酒店采購中心根據(jù)申購計劃統(tǒng)一采購。(在簽訂供貨合同后,可取消餐飲采購員)。
簽訂供貨合同:供貨合同一式三聯(lián):一份供應商;一份財務部;一份倉管員。合同應確定定價時間、供貨質保金、貨物的質量要求等。
設立尋價員:由廚師長、倉管員、質檢員組成,三人每月初、月中旬分兩次入市場尋價,在尋價基礎上再定價。
2、制定采購計劃
1%26gt; 廚房根據(jù)庫存及所需量填寫好菜品申購單,并報廚師長簽字批準。菜品申購單壹式叁聯(lián),供貨商、倉管員、財務部各一聯(lián)。
2%26gt; 倉庫、樓面根據(jù)庫存量,遵循最小庫存原則,上報申購計劃,經(jīng)部門負責人簽字,報總經(jīng)理簽字方可,申購計劃單壹式叁聯(lián),采購員、倉管員、財務部各一聯(lián)。
3、安排組織采購
1%26gt; 供貨商應每晚21:20到收銀臺拿申購單并簽字認可;于第二日(或規(guī)定時間內(nèi))按質按時按量送貨。
2%26gt; 采購員根據(jù)申購計劃單及時采購到位。
二、完善驗貨制度
1.成立收貨小組由倉管員、廚師長(廚師長指定人員)、質檢員,除急用物品外,其余物品均需倉管員稱量,廚師長負責質量,經(jīng)倉管員、廚師長、供貨商叁方簽字認可(收貨單壹式四聯(lián)),質檢員不定時抽量。
(注)收貨單沒有倉管員、廚師長、供貨商當天簽字無效。
供貨商憑收貨單結算。
2、急用菜品收貨:急用海鮮,可由一樓主管或經(jīng)理負責稱量,廚師長把質量關,開收貨單經(jīng)乙方簽字方可。 米粉由員工餐廳廚師及零點班保安收貨稱量,經(jīng)叁方簽字認可后方可,未用完者,過稱后將當天收貨單及退貨單交倉管員壹聯(lián),一聯(lián)交財務部。
【第3篇】工廠采購部管理制度工作流程
工廠采購部管理制度與工作流程
一 總則
為加強采購工作的管理,提高采購工作的效率,制定本制度。所有的采購人員及相關人員均應以本制度為依據(jù)開展工作。
二 采購部人員職責及管理制度
1.熱愛本職工作,勤于學習新技術,了解新產(chǎn)品,注意市場信息的積累。
2.廉潔奉公,不徇私舞弊,不違法亂紀,勤儉節(jié)約,講究職業(yè)道德。
3.負責公司生產(chǎn)所需材料的采購工作。
4.負責供應商的開發(fā)、管理及維護工作。
5.堅決執(zhí)行各項采購工作制度及公司各項規(guī)章制度。
6.大項材料必須做招標工作,其他材料詢價必須三家供應商以上參與。
7.積極了解材料的短缺、發(fā)貨、驗收等實際情況,早知道,早處理。
8.及時協(xié)助財務部對照欠款數(shù)額或者合同要求安排對供應商進行付款。
9.做到每周一小結,每月一總結,每年一審核。
10.完成領導交辦的其他工作。
三 采購工作流程
采購部作為一個職能部門,在項目的具體實施中擔負了不可推卸的重要責任,采購工作的好壞,直接影響了工程的質量、工期、成本。建立高效、實用、完善的采購工作流程是提高采購效率,較低成本最有效的方法。在項目實施的過程中,采購部需要生產(chǎn)、財務、質檢等各個部門的大力支持才能順利的完成采購工作,每個部門之間的聯(lián)系需要一個標準來規(guī)劃,來提升工作效率,減少工作失誤,為項目的順利實施做出各自的貢獻。
具體的工作流程如下圖所示:
1.在項目的初始運作階段,采購部根據(jù)項目部、投標部的具體要求,配合進行投標的材料報價,以更好的達到在以后的生產(chǎn)中控制成本的目的,更要避免發(fā)生投標價低于實際采購價的情況出現(xiàn)。
2.項目正式運作后,采購部應該在第一時間開始進行所需材料的采購準備工作。生產(chǎn)計劃部門依據(jù)工程合同和對比庫存后的實際需求,對采購部下達《材料申購單》(附表1)此單由申請人填寫,生產(chǎn)或者項目負責人簽字后生效,一試三份,一份申請人留存,一份發(fā)往采購部,一份發(fā)往工廠或者生產(chǎn)基地。
3.采購部接到《材料申購單》后,根據(jù)所需材料的規(guī)格,質量要求,數(shù)量,生產(chǎn)地址等實際情況,向公司已經(jīng)確定的合格供應商中的3家―5家發(fā)出《材料詢價單》(附表2)。供應商根據(jù)要求確認價格后對我司的《材料詢價單》簽字,蓋公章后回傳,簽字蓋章的《材料詢價單》會做為以后向供應商付款的依據(jù)之一,需妥善保存。采購部根據(jù)幾家供應商的對比研究后確定其中的一家或者幾家進行供貨。向其發(fā)出《材料訂購單》(附表3),同時向收貨的工廠或者生產(chǎn)基地發(fā)送傳真件通知其準備收貨。
4.供應商根據(jù)《材料訂購單》安排生產(chǎn)運輸,各項具體要求以與我司簽訂的供貨合同為準。隨貨攜帶各種合格證和材質證明書。
5.工廠和生產(chǎn)基地在所需材料到場后,應由專人負責材料的質量、數(shù)量檢查,檢查中必須將供應商的送貨單與我司的《材料申購單》和《材料訂購單》相對照,質量和數(shù)量都準確無誤后才能進行收貨,然后填寫《材料到貨單》(附表4),相關責任人簽字后回傳采購部。
6.工廠或者生產(chǎn)基地完成生產(chǎn)任務后,及時通知采購部,由采購部根據(jù)貨物情況和送貨地址等安排物流公司進行運輸。建議物流公司相對固定,便于統(tǒng)一定價,統(tǒng)一結算,節(jié)約運輸成本。
7.項目完成后,采購部根據(jù)與供應商簽訂的合同條款安排付款。付款時,采購部填寫統(tǒng)一的《付款申請單》或者《支票領用單》,同時向財務部遞交此批次材料的《材料訂購單》和《到貨確認單》,如有需要,采購部有義務向財務部提供《材料訂購單》以及各家供應商簽字蓋章的《材料詢價單》。由財務部根據(jù)實際情況安排付款額度。
8.供應商應于付款前開具出相符的增值稅發(fā)票或者普通發(fā)票,財務部在收到發(fā)票后即向供應商付款。
四 采購部發(fā)展規(guī)劃
原材料采購在任何一個公司都是決定生產(chǎn)、銷售的關鍵環(huán)節(jié),早在幾年前,資深的管理專家就提出了:采購成本降低5%企業(yè)利潤提升10%的戰(zhàn)略觀點。但是時至今日,又有多少個公司能真正的做到這點呢
降低采購成本不是一個短期的目標,也不是短期內(nèi)就可以達成的目標,而是一個公司必須要規(guī)劃、重視的長遠發(fā)展策略,是需要長期的工作經(jīng)驗的積累和公司整體的采購流程,采購制度的規(guī)范化來支撐的。需要公司的各個部門精誠合作,來完成這一共同目標。
我們采購部的初步計劃如下,其中的時間和工作目標根據(jù)實際情況會作出相應調整,但是保證前進的大方向永遠不變
(一)在3個月內(nèi)完成采購體系的建立,包括采購制度,工作流程,供應商管理等制度。進行供應商資格的初步審核,每種材料確定出5―10家候選供應商。開始逐步實施采購工作流程。
(二)在6個月內(nèi)完善采購體系,修正具體工作中出現(xiàn)的問題。進一步完善供應商系統(tǒng)的開發(fā)和維護。讓采購工作流程走入正軌,高效,準確的運行。
(三)在1年內(nèi)建立高效的采購團隊,杜絕缺貨、少貨、次品、殘品、送貨不及時、報驗不及時等工作失誤,不出現(xiàn)一起由于采購工作失誤造成的公司損失,建立完善的采購管理體系,能初步感受到采購工作流程高效、準確帶來的便利,能看到采購成本降低帶來的實際效果。
(四)在2年內(nèi)建立起相對固定的采購團隊和供應商隊伍。能切實看到由于采購成本降低而帶來的公司利潤上漲。
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【第4篇】公司采購管理表單工作流程
公司采購管理表單流程
一、采購預算清單
1、制單:商務輸單人員
2、審核:商務部主管
3、流程:商務根據(jù)業(yè)務員需求填寫采購預算清單(一式四聯(lián),白、紅、藍、黃四聯(lián)),并輸入采購訂單,在預算清單上加蓋已錄章,如果是業(yè)務員要求的采購,業(yè)務員應在采購預算清單上簽字,預算清單紅聯(lián)商務留底,其他三聯(lián)交倉庫;倉庫清點商品到入庫后,在預算清單上加蓋貨已收章,并關聯(lián)生成入庫單;倉庫將預算清單、入庫單配對后,藍聯(lián)留底,白、黃兩聯(lián)交業(yè)務會計記帳。
二、采購訂單
1、制單:商務
2、審核:商務部
3、流程:商務根據(jù)采購預算清單輸入采購訂單,并審核;倉庫根據(jù)訂單關聯(lián)生成入庫單,采購訂單不打印。
三、入庫單
1、制單:倉庫
2、審核:倉庫主管
3、打印:倉庫
4、流程:倉庫清點實物,審核采購訂單后根據(jù)采購訂單關聯(lián)生成入庫單(一式四聯(lián)),由倉庫負責將入庫單一聯(lián)送交倉庫,一聯(lián)送交業(yè)務員、一聯(lián)送交商務、一聯(lián)送交業(yè)務會計,并負責打印。
與采購訂單配對
四、銷售預算清單
1、制單:業(yè)務員
2、審核:商務部
3、流程:業(yè)務員填寫銷售預算清單(一式四聯(lián),白、紅、藍、黃四聯(lián))紅聯(lián)業(yè)務員留底,其他三聯(lián)交商務,商務審核預算清單,輸入訂單后在四聯(lián)預算清單上加蓋已錄章,商務將三聯(lián)預算清單送交倉庫,倉庫審核銷售訂單,關聯(lián)生成發(fā)貨單,業(yè)務員發(fā)貨時按照是否即時開發(fā)票,下面流程分兩種。
(1)業(yè)務員即時開發(fā)票:業(yè)務員將三聯(lián)預算清單送交財務部開票員,開票員根據(jù)預算清單開具發(fā)票,讓業(yè)務員在發(fā)票存根聯(lián)和記帳聯(lián)上簽字,并在預算清單上加蓋已開票章,同時將發(fā)票號碼寫在預算清單上;業(yè)務員再將蓋有已錄已開票章的三聯(lián)預算清單送交倉庫;提貨人根據(jù)提貨聯(lián)或發(fā)票號碼到倉庫提貨,發(fā)貨員發(fā)貨,提貨人在發(fā)貨單上簽字后,發(fā)貨員在三聯(lián)預算清單上加蓋貨已發(fā)章,藍聯(lián)倉庫留底,白、黃兩聯(lián)與發(fā)貨單配對后交業(yè)務會計記帳,業(yè)務會計根據(jù)白聯(lián)記帳。
(2)業(yè)務員未即時開票:發(fā)貨員發(fā)貨,提貨人在發(fā)貨單上簽字后,發(fā)貨員在白、藍、黃三聯(lián)預算清單上加蓋貨已發(fā)章,藍聯(lián)倉庫留底,白、黃兩聯(lián)與發(fā)貨單配對后交業(yè)務會計記帳,業(yè)務會計根據(jù)白聯(lián)記帳。
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五、銷售訂單
1、制單:商務
2、審核:商務部、倉庫
3、流程:商務根據(jù)銷售預算清單輸入銷售訂單并審核,倉庫根據(jù)銷售訂單關聯(lián)生成發(fā)貨單,銷售訂單不打印。
六、發(fā)貨單
1、制單:倉庫
2、審核:倉庫主管
3、打印:倉庫
4、流程:倉庫根據(jù)商務審核后的銷售訂單關聯(lián)生成發(fā)貨單(一式五聯(lián)),由倉庫負責打印,一聯(lián)倉庫留底,一聯(lián)與銷售預算清單配對后送業(yè)務會計,三聯(lián)送交業(yè)務員,客戶收到貨物在發(fā)貨單上簽字確認后,一聯(lián)客戶留底,另兩聯(lián)由業(yè)務員送交業(yè)務會計,業(yè)務會計將發(fā)貨單和出庫單配對記帳。
七、送貨單
1、制單:倉庫
2、審核:倉庫主管
3、流程:業(yè)務員根據(jù)業(yè)務需要申請緊急放行,倉庫審核后發(fā)貨、并填寫送貨單(一式三聯(lián)),客戶收到商品時簽收,一聯(lián)客戶留底、一聯(lián)業(yè)務員留底作為催款憑證、一聯(lián)由業(yè)務員送交業(yè)務會計。
八、出庫單
1、制單:倉庫
2、審核:倉庫主管
3、打印:業(yè)務會計
4、流程:倉庫每天記帳,業(yè)務會計于次日打印出庫單,出庫單一式四聯(lián),一聯(lián)倉庫、一聯(lián)業(yè)務員、兩聯(lián)業(yè)務會計,與發(fā)貨單配對,并由業(yè)務會計負由責將出庫單送交倉庫和業(yè)務員核銷。
九、內(nèi)部調撥申請單
1、制單:調入方
2、審核:商務部
3、流程:調入方根據(jù)商品庫存量及市場銷售形勢,填寫調撥申請單(一式二聯(lián)),一聯(lián)由調入方保存、一聯(lián)傳真到商務。
十、調撥單
1、制單:商務部
2、審核:倉庫
3、打印:倉庫
4、流程:商務部輸入調撥單,倉庫審核調單撥后發(fā)貨,同時打印調撥單,調撥單一式四聯(lián),一聯(lián)調出方、一聯(lián)調入方、一聯(lián)商務,一聯(lián)業(yè)務會計。
十一、商品檢測報告
1、制表:維修部
2、審核:倉庫
3、流程:維修部填寫商品檢測報告(一式三聯(lián)),一聯(lián)維修部留底,一聯(lián)業(yè)務員留底,一聯(lián)由業(yè)務員送交倉庫。
